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CRM in Smart Working: le soluzioni per il marketing

Proseguiamo nei nostri articoli di approfondimento sulle soluzioni tecnologiche che possono essere utili in fase di Smart Working. Anzi, a dirla tutta, abbiamo potuto constatare negli articoli precedenti che le soluzioni tecnologiche non sono semplicemente utili, ma sono la discriminante tra uno Smart Working funzionante e senza intoppi e uno che provoca frustrazioni e inefficienze.

Ma quali sono le reali funzionalità che cerca chi sta lavorando da casa in questo momento? Analizziamo ad esempio le necessità dell’area marketing.

Le necessità del marketing in Smart Working

Chi si occupa di marketing ad esempio, come la sottoscritta, ha bisogno di poter accedere al suo tesoro più prezioso, e cioè il database dei contatti di clienti e prospect. L’attività di marketing infatti può essere vista come un dialogo e la scelta dell’interlocutore è fondamentale. Da quella poi dipende tutto il resto, dalla definizione del messaggio, fino alla scelta stessa del contenuto.

E se anche le operazioni di marketing si fermassero, visto il momento critico del mercato, potrebbe essere il momento giusto per fare quelle operazioni di manutenzione e cura che in condizioni normali non si ha mai tempo di fare.

Se invece le azioni vanno avanti, è più che mai necessario essere in grado di confezionare campagne, inviarle al target selezionato e poi tracciare i risultati, con la possibilità di condividere i risultati con colleghi e responsabili.

Lo strumento che consente di fare tutte queste cose è ovviamente il CRM. Ma tutti i CRM sul mercato possono vantare questa completezza di funzionalità? E soprattutto… tutti sono completamente accessibili via web?

CRM in Smart Working: le possibilità per il marketing

Una soluzione CRM utile in Smart Working infatti deve essere in grado di farti accedere all’anagrafica dei contatti in modo facile, dando la possibilità di modifica e intervento a seconda delle responsabilità aziendali. Contatti, clienti, società, situazione aziendale… Per ogni contatto e società è importante sapere non solo il suo stato di cliente o prospect, ma anche quali comunicazioni ha ricevuto, di quali attività è stato protagonista, quali sono stati i risultati di chiamate e incontri, quali eventuali offerte, preventivi, o documenti tecnici ha mai ricevuto.

Insomma, in fase di Smart Working più che mai, tutto deve essere chiaro e definito limitando al minimo il bisogno di chiedere delucidazioni ai colleghi.

Inviare campagne marketing anche da casa

La soluzione CRM inoltre deve offrire funzionalità tali che consentano di inviare campagne marketing senza l’ausilio di fogli excel. Questi forse sono rimasti sul pc in ufficio e richiedono approvazioni incrociate di più di una persona. Lo scambio via mail di questi file crea solo sovrapposizioni di versioni e intasamento della posta elettronica, che in questo periodo ha già i suoi problemi. Tutto dovrebbe essere gestito attraverso il CRM e le sue funzionalità di filtro sul database.

Con un CRM adeguato, si è poi in grado di analizzare i risultati di ogni campagna e rendere partecipi tutti gli interessati senza bisogno di inviare alcun file, ma semplicemente lavorando su accessi e permessi. Sarà così possibile anche per il responsabile, senza sforzo, sapere chi ha letto la mail e dove ha cliccato.

Manutenzione del database: fondamentale per ogni marketer

Che altro può fare il reparto marketing con un buon CRM? Lavorare sul database, abbiamo detto. Poter inserire nuovi contatti, cancellarne altri che non risultano più validi, ma soprattutto, affinare la classificazione. Prendiamo ad esempio l’anagrafica di aziende e società: si parte infatti dalla definizione delle informazioni base con ragione sociale, indirizzo, informazioni di contatto, persone a essa collegate. Ma poi spesso ci si trova a dover gestire altre informazioni che possono risultare necessarie ai fini di una futura profilazione. Dove si possono inserire ad esempio l’appartenenza di una società a un gruppo o a un particolare settore? O il fatto che questa società utilizzi un prodotto o un altro?

Diventa quindi necessario un altro campo.

Se si tratta di un CRM flessibile, facilmente personalizzabile e sviluppato con una tecnologia avanzata, aggiungere un campo nelle anagrafiche è una cosa semplice che si può fare in poco tempo con un piccolo intervento tecnico. Quel campo poi, sarà selezionabile in fase di estrazione dei dati.

Capita spesso inoltre di dover inviare a prospect e clienti documentazione di prodotto, come brochure, presentazioni, video, … Se queste sono state salvate sul catalogo prodotti del CRM, il fatto di essere in Smart Working non è un impedimento, poiché sarà facile e immediato raggiungerle per aggiornarle, caricare eventualmente la nuova versione e poi inviarle ai nostri contatti.

CRM via web, ovviamente

Questo è ovviamente ciò che succede se il CRM è completamente raggiungibile via web, da pc ma anche dai dispositivi mobile, per venire incontro alle esigenze di tutti che in casa spesso si trovano a dover lavorare in orari e postazioni non sempre paragonabili a quelle dell’ufficio.

Nei prossimi articoli proseguiremo nell’analisi delle aree aziendali e delle loro necessità. Nel frattempo, date un’occhiata al nostro CRM

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Smart Working e Cloud: un’accoppiata vincente

Nell’articolo precedente abbiamo visto che, a cinque settimane dallo scoppio dell’emergenza Coronavirus, molte aziende si sono attrezzate per abilitare lo Smart Working.

Il primo bilancio non è stato negativo, infatti, dalla nostra intervista a colleghi e clienti, abbiamo potuto trarre le seguenti conclusioni: maggior efficienza e produttività dei lavoratori, meno costi per le aziende e anche meno traffico e inquinamento.

“Secondo una ricerca Bva Doxa di metà marzo il 73% delle aziende italiane ha introdotto il lavoro agile per garantire continuità operativa durante la pandemia da Coronavirus. Il 90% si dice soddisfatto dei risultati in termini di efficienza e operatività.”

In poche parole, lo Smart Working ha impatti positivi sia sulla qualità della vita lavorativa, sia sull’ambiente.

I dubbi più frequenti

In realtà, per molte aziende queste considerazioni sullo Smart Working non sono una novità poiché ne fanno uso già da parecchi anni, ma c’è chi, invece, ha fatto conoscenza con questa modalità solo ora e, purtroppo, è stato colto di sorpresa.

Infatti, molte imprese non erano ancora pronte ad attuare una trasformazione digitale di questa portata e per tutelare la salute dei lavoratori e allo stesso tempo mantenere la continuità dei servizi, si sono ritrovate ad attivare lo Smart Working in pochi giorni, in maniera improvvisata.

E come per tutte quelle cose sulle quali non siamo adeguatamente preparati, hanno dovuto fare i conti con molti dubbi e difficoltà.

Quali rischi si possono correre? Quali sono gli strumenti tecnologici più adeguati? Ci vuole molto tempo per abilitarlo? E ancora, come è possibile garantire sicurezza e fruibilità dei dati aziendali a tutti i lavoratori?

Queste sono alcune domande sulle incertezze più comuni, alla quale abbiamo provato a rispondere con una sola parola: il Cloud.

Vediamo insieme perché.

Azzerare i rischi

L’esigenza di rendere in breve tempo l’azienda e i suoi dipendenti in grado di lavorare da casa, in alcuni casi, ha portato a sottovalutare l’attivazione del lavoro agile con la seguente frase: “vi basterà utilizzare il vostro pc personale e sarete in grado di lavorare come se foste in ufficio”.

In gran parte è vero, ma bisogna prima di tutto pensare ai rischi che può comportare, in termini di sicurezza, privacy e cybersecurity.

Accedere all’email aziendale, ai calendari e alle applicazioni software via web da un pc esterno all’azienda può andare a scapito della sicurezza dell’intera rete aziendale.

Infatti, in azienda, per proteggere reti e computer vengono utilizzati firewall, proxy, antivirus e sistemi di messaggistica sicuri.

Ma a casa? Bisogna far attenzione alla qualità della propria connessione, ai sistemi operativi in uso (che devono essere aggiornati), all’antivirus installato, alla gestione delle password…

Perciò, è fondamentale attrezzarsi con strumenti per proteggere le connessioni da remoto e che possano garantire la totale sicurezza nella gestione dei dati.

Quindi, da dove iniziare?

Per prima cosa è opportuno fornire una VPN (virtual private network) e sicura e  limitare i diritti di accesso ai soli dipendenti.

E poi? Non è finita qui.

Esiste una modalità che, oltre a garantire che tutti i dati aziendali vengano memorizzati in cartelle locali sincronizzate in tempo reale con il server, rende in breve tempo l’azienda e i suoi dipendenti agili e collaborativi in tutta sicurezza: il Cloud.

Attivare il Cloud richiede poco tempo

La cosiddetta “nuvola tecnologica” rende disponibili, ad ogni computer in grado di accedere ad internet, le risorse aziendali (dati e infrastruttura) garantendo continuità, flessibilità e sicurezza.

Dunque, i vantaggi del Cloud ormai li conosciamo tutti, ma chissà quanto tempo richiederà attivare e trasferire tutto sul Cloud…

In realtà, qualche ora!

Possono testimoniarlo molti nostri clienti che, in questi giorni di emergenza sanitaria, in un arco temporale molto breve, hanno potuto attivare e fruire dell’utilizzo delle soluzioni software Axioma per tutti i loro dipendenti, a livello nazionale e globale.

Quindi, non lasciatevi spaventare dal pensiero che i tempi di attivazione possano essere lunghi e difficoltosi, perché non è così.

Comunicazione a distanza sicura

Nel concreto, quindi, tutto si può tradurre in un accesso facile e sicuro alle informazioni, ai documenti e ai dati aziendali.

Ma per quanto riguarda la comunicazione coi colleghi? Bisogna rendere sicura anche quella.

C’è chi utilizza email e telefono, ma in questi giorni è esploso l’utilizzo di strumenti di videoconferenza perché permettono una maggior pianificazione degli appuntamenti e un’interazione migliore tra gli interlocutori.

Anche in questo caso, utilizzare strumenti di questo tipo attraverso il Cloud garantisce una comunicazione sicura a distanza.

Il Cloud favorisce l’adozione dello Smart Working

Insomma, lo Smart Working aumenta la produttività e la flessibilità e il Cloud ne favorisce l’adozione in tutta sicurezza e velocità.

Il nostro partner Amazon AWS mette a disposizione servizi di cloud computing, il proprio supporto e la propria assistenza per lo sviluppo di progetti digitali, soprattutto per l’abilitazione allo Smart Working.

E noi di Axioma possiamo aiutarti a realizzare le condizioni necessarie affinché tutti i tuoi collaboratori siano sempre in grado di accedere alle informazioni aziendali attraverso prodotti e servizi per attivare postazioni di lavoro virtuali e strumenti di videoconferenza.

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5 settimane di Smart Working. Un primo bilancio

Oggi, 26 marzo, siamo quasi a 5 settimane complete dallo scoppio di questa emergenza. Molte aziende hanno preso la strada dello Smart Working da subito, altri più gradualmente dopo una o due settimane. Sta di fatto che ormai è passato un po’ di tempo anche dagli ultimi che si sono convinti e quindi si possono già guardare i primi dati e rispondere alle prime domande.

Cominciamo dai numeri. Secondo il Corriere della Sera, i numeri dello Smart Working sono aumentati vertiginosamente.

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Fonte: corriere.it

Niente di sorprendente in effetti. C’è però da riflettere sul fatto che qualcosa di così efficace come lo Smart Working, già disponibile da diversi anni, sia stato scoperto solo in stato di emergenza. Ma prima di trarre conclusioni, abbiamo fatto qualche domanda ai nostri colleghi e ai nostri clienti che hanno scelto il telelavoro per cercare di capire, nel concreto, cosa significa lavorare da casa.

I: Domanda poco scientifica: lavori più o meno di prima?

Tutti, all’unanimità, hanno risposto “Di più!”. Le motivazioni sono diverse: si passa dalla mancanza di pause e distrazioni, alla maggiore facilità di isolarsi e quindi di concentrarsi su quello che si sta facendo. L’azzeramento del tempo necessario per recarsi al lavoro e per tornare elimina il rischio di ritardi e gli orari stessi diventano più fluidi, quindi spesso non ci si rende conto di che si sono superate abbondantemente le 8 ore.

I: Come procede la comunicazione coi colleghi?

Le risposte in questo caso sono state diverse. Chi utilizza solo mail e telefono, spesso si trova in difficoltà: è più difficile infatti mettersi in contatto con le persone, perché i cellulari diventano una sorta di centralino continuo, di non sempre facile gestione. Chi invece ha associato strumenti di videoconferenza ha trovato un nuovo modo di lavorare, che da un lato costringe a una maggiore pianificazione, dall’altro però concentra tutte le domande e le interazioni nel momento della riunione, così che poi le fasi operative si svolgano senza interruzioni.

I: L’accesso alle informazioni è facile?

Anche per questa domanda le risposte sono state diverse. In Axioma ad esempio, abbiamo tutti accesso al nostro CRM, che da sempre è disponibile via web ed è quindi il repository di tutte le informazioni relative ai clienti e in generale alle vendite. Se ad esempio il nostro direttore commerciale ha bisogno di qualche dato sulle vendite negli ultimi mesi del 2019, potrà avere con pochi clic le sue risposte.
Chi invece non ha accesso a un CRM completamente via web, lamenta il fatto di dipendere ancora una volta da telefono e mail per richieste e scambi continui di messaggi e documenti, alla ricerca del collega che per miracolo ha salvato l’informazione sul suo desktop o nella sua testa.

I: E coi documenti?

La discriminante ancora una volta è la tecnologia scelta. Il sistema documentale di Axioma consente a tutti noi di accedere a tutti i documenti aziendali e salvarli, classificarli e conservarli in totale sicurezza. Purtroppo non è la stessa cosa per chi non può contare su uno strumento simile e si trova quindi a doversi basare solo sulla mail per la condivisione e sul proprio pc per l’archiviazione. Anche il processo di approvazione è complicato senza un motore di workflow, che permetterebbe invece di rendere definitivo un documento senza la creazione di mille versioni sovrapposte e confuse che girano ancora una volta su posta elettronica.

I: E se qualche documento era rimasto fuori dal documentale ma salvato sul desktop di un pc rimasto in ufficio?

Per alcuni rimane inaccessibile, per altri è un problema superabile. Grazie alle tecnologie proposte dal nostro IT infrastructure manager infatti è possibile accedere direttamente alle cartelle di rete in totale sicurezza, creando una vera e propria postazione virtuale.

I: La tecnologia quindi può risolvere ogni cosa?

La maggior parte, ma altre si possono risolvere solo così:

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Smart Working? Meno complicato di quello che si crede

Sarebbe facile introdurre questo articolo parlando di coronavirus e di come questo stia cambiando la nostra quotidianità, anche dal punto di vista lavorativo. È vero però che questo fortissimo argomento di attualità ha costretto le aziende e il mondo del lavoro in generale a fare i conti con una tematica che troppo spesso è stata tralasciata: lo Smart Working.

I giornali

Partiamo quindi da alcuni titoli di giornali di questi giorni che parlano proprio di questo:

Repubblica.it

Digital4Biz

Il Sole 24ore

Corriere.it

Si parla di sicurezza, di benefici, di esigenze… gli aspetti sono molti, noi ci concentreremo su quelli tecnologici.

I dati dello Smart Working

Cominciamo comunque con un dato incoraggiante e cioè che secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete per consentire ai propri dipendenti di lavorare da casa. Accanto a questo dato però ce n’è un altro che indica come contemporaneamente cresce la percentuale di imprese disinteressate al tema dal 38% al 51%.

Gli ostacoli

Ma come mai il tema è così scomodo nelle aziende italiane? Quali sono le reticenze che bloccano uno sviluppo in questo senso?

Alcuni temono la perdita di produttività, nonostante ormai ci siano moltissimi studi che dimostrano l’esatto opposto. Ma come abbiamo anticipato non ne discuteremo in questo articolo, in cui invece vogliamo trattare questioni tecnologiche.

La sicurezza è un’altra tra le preoccupazioni delle Direzioni aziendali, che temono che l’accesso ai dati da linee e postazioni esterne non protette adeguatamente possa rappresentare un pericolo. Questo paura ha una sua ragione d’essere, ma è anche vero che le misure di protezione di dati e sistemi andrebbero prese indipendentemente dallo smart working e qui vi diamo un’idea di come fare. (link)

Altra preoccupazione è l’impatto organizzativo. Un progetto di smart working può coinvolgere diverse aree e richiede sicuramente investimenti che un’azienda non necessariamente ha voglia e modo di impiegare. Si tratta di implementare tecnologie specifiche e dotare tutti i dipendenti di dispositivi e pc in grado di connettersi ai sistemi aziendali. È ovvio che un percorso del genere richiederebbe un cambiamento notevole anche nel modo di lavorare di ogni azienda e come ogni cambiamento richiederebbe tempo e traumi di vario genere.

Progetti graduali

È anche vero però che un progetto del genere non è per forza immediato, ma anzi, è necessario che sia graduale. Già l’apporto di alcuni cambiamenti relativi potrebbe consentire a moltissimi dipendenti di lavorare da casa, magari non tutti i giorni ma anche solo per parte della settimana. O come in questi giorni, per un caso di emergenza.

Qual è infatti lo strumento principale che si usa per lavorare nella stragrande maggioranza degli uffici al giorno d’oggi? La mail, alla quale è facile dare libero accesso. Se a questa si aggiunge poi l’accesso anche ad agenda e informazioni su clienti e fornitori… ecco che hai reso indipendente una persona per almeno un giorno alla settimana.

Lo Smart Working non ferma il flusso di informazioni

Le mail rappresentano infatti ancora il principale mezzo di comunicazione nel mondo aziendale, ma sappiamo che il loro limite è di rendere poco efficiente il lavoro, intrappolando le informazioni al loro interno e bloccandone la disponibilità a tutti gli interessati.

Da questa situazione di può uscirne collegando al client di posta un CRM, che sia accessibile completamente via web e che consenta quindi di salvare tutte le informazioni al loro posto, protette e accessibili a chi di dovere. Hai ricevuto feedback da qualche cliente? Devi fare una relazione sulla telefonata? Un CRM accessibile via web e da mobile ti permetterebbe di mettere tutte queste informazioni a fattor comune dei tuoi colleghi in Smart Working come te.

Scopri di più sul CRM di Axioma.

La gestione documentale in Smart Working

E i documenti? Ogni documento aziendale può essere salvato automaticamente o manualmente in un sistema unico che consente di eliminare la carta, il cui uso in fase di Smart Working sarebbe impossibile. Un sistema documentale accessibile via web infatti consentirebbe a chi lavora da casa di trovare facilmente tutti i documenti di cui ha bisogno e di salvarli classificandoli secondo le regole aziendali. Non solo. Un documentale avanzato consente anche di gestire il processo approvativo di ogni documento, che può passare attraverso vari step di approvazione da parte delle figure aziendali definite, rendendo ancora una volta non necessaria la presenza fisica in ufficio.

Scopri di più sul sistema documentale di Axioma.

 

Smart Working: cominciamo dai primi passi

Abbiamo provato in questo articolo a dare qualche suggerimento in un periodo di emergenza come questo. Sappiamo bene che un progetto completo di Smart Working sarebbe complesso e lungo, con notevoli impatti su tutta l’azienda. È vero però che con l’adozione di soluzioni informatiche avanzate e di facilissima implementazione si potrebbero ottenere già degli ottimi risultati e dei miglioramenti nella vita lavorativa di tutti, anche per quando il coronavirus non ci spaventerà più.