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Smart Working in sicurezza: alcuni suggerimenti

Smart working e sicurezza sono tra gli argomenti più attuali dell’ultimo anno e mezzo. Dopo più di un anno di questa situazione senza precedenti, possiamo dire infatti che il lavoro da remoto fa parte in modo stabile delle nostre vite. Proprio per questo motivo la sicurezza non può andare in secondo piano.

Da un utilizzo assolutamente marginale nel 2019, che aveva visto in Itala solo 570.000 persone che svolgevano il loro lavoro a distanza, siamo passati a 6,58 milioni di lavoratori nel 2020. Un aumento enorme che ha visto in prima linea le grandi aziende, con un’adozione del 97%, seguiti dalla PA (94%) e un po’ più distanti le PMI (58%) (fonte: Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano)

Ma se pensavamo che la decentralizzazione dei device e dei punti di accesso potesse rappresentare un aspetto a favore della sicurezza e dei dati aziendali, è vero il contrario: ora come non mai è necessario pensare alla cyber security.

Infatti, in contemporanea a questa rivoluzione dal punto di vista del lavoro, sono nate nuove opportunità per i cyber criminali, che hanno scoperto inedite opportunità per attaccare i sistemi aziendali ora che i punti di accesso si sono spostati dall’ufficio alle case di ognuno di noi.

Non è cambiato solo il luogo fisico da cui i dipendenti svolgono la propria attività, ma anche i device da loro utilizzati. Mentre prima il computer fisso era il più diffuso, ora il pc portatile lo ha di gran lunga superato. Lo dicono anche i dati di vendita, che indicano un record di oltre 320 milioni di unità e confermano che non tutti i settori sono in crisi. Il pc utilizzato a casa spesso però non è aziendale ma privato e quindi rappresenta una rottura al protocollo di sicurezza stabilito per il lavoro in azienda.

Per lavorare da casa quindi ci vuole un’attenzione in più rispetto ad alcuni comportamenti che, per fretta o distrazione, possono farci incappare in qualche tranello di malintenzionati del web.

Password efficaci per uno Smart Working in sicurezza

Tra i comportamenti più a rischio c’è ad esempio utilizzare password non efficaci. Quante volte durante la registrazione, il sito ci avverte che la nostra password è debole? Capita spesso ed è sempre considerata una scocciatura, ma in realtà è il primo livello di protezione che siamo chiamati ad attuare.

Eppure spesso ci troviamo a riutilizzare password già usate in passato per la stessa applicazione oppure in applicazioni diverse contemporaneamente. Un gradito regalo per i cyber criminali a cui risparmiamo una grande fatica!

Le password dovrebbero essere casuali, lunghe e contenenti diversi caratteri e numeri. Esistono diversi generatori di chiavi on line che possono servire allo scopo, oppure basta attenersi ai protocolli di sicurezza stabiliti dall’azienda.

Un piccolo sforzo che però può proteggerci da danni economici enormi.

Rispettare i protocolli anche in Smart Working

A proposito di sforzi, i protocolli aziendali di sicurezza vengono spesso aggirati. Avviene per la maggior parte delle volte quando questi sono lunghi e laboriosi e quindi, per accorciare i tempi, troviamo strade alternative più rapide.

Questo però mette a repentaglio la sicurezza in modo importante: ad esempio utilizzare la propria posta personale per far girare un documento senza utilizzare un sistema documentale e salvarlo sulla memoria locale del proprio pc, mette a repentaglio informazioni potenzialmente sensibili.

Altra prassi che appartiene alla quotidianità di tutti noi è salvare le password nella memoria del browser, così da non dover ricorrere alla propria memoria. È vero che ormai la quantità di password che dobbiamo utilizzare è immensa, ma la memoria dei browser è il primo luogo dove un cyber criminale va a guardare.

Smart Working in sicurezza: device, rete, accessi

Nell’era della DAD, ciò che accade nelle case degli italiani è una proliferazione di computer e connessioni al Wi-Fi che si stabiliscono in contemporanea. Questo quando si hanno a disposizione più computer. Altrimenti si condivide lo stesso pc per attività lavorative, ludiche, di istruzione e chi più ne ha, più ne metta.

È evidente che le occasioni per il cyber crime si moltiplicano, perché sullo stesso device ci sono più persone che possono distrarsi. C’è chi clicca sul link sbagliato o  chi apre una e-mail truffaldina che non è passata dal controllo dell’antispam aziendale.

Anche la condivisione della rete Wi-Fi può rappresentare un rischio, nel momento in cui più pc comunicano tra loro creando una rete. La soluzione a questo problema però richiede competenze più avanzate.

C’è un altro aspetto della condivisione che può rappresentare un problema e cioè la condivisione degli accessi ai sistemi aziendali con partner e fornitori. Se da un lato questa è una pratica che porta efficienza e ha consentito e consentirà di collaborare a distanza, dall’altra è fondamentale che vengano condivisi e rispettati anche i protocolli di sicurezza.

Saper riconoscere un attacco informatico

A volte l’attacco di un criminale informatico è riconoscibile da certi segnali: finestre che si aprono da sole, tastiera che sembra prendere vita… Ma anche arrivo nella casella di posta aziendale di email con strani link o inviate apparentemente da colleghi con allegati sospetti.

Sono tutti eventi che se si è in ufficio insieme è più facile notare, anche solo facendo due chiacchiere col compagno di ufficio. Nell’isolamento del proprio spazio di smart working invece può passare inosservato.

Una buona formazione rispetto a ciò che può essere riconosciuto come attacco informatico può preservare da gravi danni futuri.

L’importanza degli aggiornamenti

Abbiamo già scritto qui quanto sia importante aggiornare tutte le applicazioni che siamo soliti utilizzare per una questione di funzionalità, certo, ma anche di sicurezza. Ogni aggiornamento infatti contiene quasi sempre novità rispetto alla protezione dai virus, apportate in seguito all’analisi degli ultimi attacchi informatici perpetrati nel mondo.

Quando si è in Smart Working, la responsabilità dell’aggiornamento viene affidata al singolo, che spesso tralascia o posticipa. A volte la causa è la mancanza di tempo, altre la paura di eventuali malfunzionamenti che possono sopraggiungere.

Affidarsi agli esperti

Ancora una volta quindi risulta evidente quanto sia importante un protocollo di sicurezza aziendale ben definito, che venga condiviso e illustrato a tutti i lavoratori con chiarezza. L’ideale sarebbe accompagnarlo da una buona formazione che li metta in grado di attuare un primo livello di auto protezione.

Non sempre le aziende sono in grado di mettere in atto tali procedure e per questo è importante affidarsi agli esperti. Axioma offre questo tipo di servizio ai suoi clienti: contattaci per saperne di più.

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Digitalizzazione: tra smart working e contatto umano

È passato un mese e mezzo dall’inizio del 2021, ma è troppo presto per dire cosa ci riserverà questo nuovo anno, che segue uno dei più imprevedibili della storia dell’umanità.

Possiamo però fare qualche bilancio sul 2020 e, concentrandoci sull’effetto che la pandemia ha avuto sul lato tecnologico delle nostre vite, diciamo senz’altro che c’è stata un enorme spinta alla digitalizzazione.

Questa riflessione è ampia. Si estende infatti sia delle imprese, che delle singole persone, che hanno cambiato il loro stile di vita nei consumi, come nel lavoro. D’altra parte questa pandemia, e la ri-scoperta dello smart working, hanno reso il confine tra vita privata e lavorativa estremamente labile.

Digitalizzazione durante la pandemia: i numeri

Ma vediamo i numeri. Secondo lo studio di Deloitte Umanesimo digitale, stella polare della ripresa il 30% dei consumatori europei ha provato per la prima volta shopping online e e-banking durante la prima ondata Covid. Quasi la stessa percentuale (35%) di intervistati pensa che sfrutterà i canali di vendita digitali anche dopo la fine dell’emergenza sanitaria.

Questo però non significa che la digitalizzazione risolva ogni necessità. Infatti il 41% degli intervistati dichiara di preferire un mix tra canale virtuale e fisico per lo shopping. Il 38% ritiene comunque che l’aspetto umano non sia sufficientemente considerato.

Guardiamo all’aspetto prettamente lavorativo. Possiamo invece dire che le aziende che avevano già iniziato un processo di digitalizzazione hanno potuto affrontare l’emergenza senza interruzioni lavorative.

Il 38% dei rispondenti dichiara infatti di essere riuscito a svolgere le proprie attività regolarmente durante il lockdown solo grazie all’innovazione tecnologica.

Noi stessi di Axioma da un giorno all’altro abbiamo potuto cominciare a lavorare da casa senza difficoltà e nella massima sicurezza. ERP, CRM, gestione documentale… Era già tutto accessibile via web prima della chiusura, quindi non c’è stata alcuna difficoltà nel cambiamento di location, da ufficio a casa.

I sistemi di protezione attivati hanno reso ogni collegamento sicuro. Addirittura è stato possibile accedere ai desktop dei pc in ufficio (dove capita di salvare qualche file) con facilità e in totale sicurezza.

Senza digitalizzazione: tra stop lavorativi e vulnerabilità dei dati

Chi ancora non aveva cominciato la digital transformation dei suoi processi si è invece trovato più in difficoltà e ha dovuto passare attraverso un tempo di transizione per organizzarsi.

La dipendenza dalla carta o comunque da sistemi ancora non accessibili dal web, ha creato inevitabili rallentamenti al business. Anzi, si può parlare di un pericolo vero e proprio per le persone che si trovavano costrette ad andare in ufficio durante il periodo più nero della pandemia.

Tante imprese inoltre non avevano un piano specifico di protezione dalle minacce informatiche, né avevano mai messo in atto una corretta formazione dei propri dipendenti. Spesso infatti capita che questi non sappiano come comportarsi davanti a mail sospette o SMS ingannevoli. Per queste imprese la sicurezza di dati e sistemi è stata pericolosamente messa a rischio.

Il futuro tra smart working e contatto umano

L’altro lato della medaglia che emerge dalla ricerca è che il contatto umano è ancora insostituibile, per fortuna. Chi durante il lockdown ha lavorato soltanto in smart working ha espresso in percentuale maggiore l’esigenza di contatto umano (55%) rispetto a chi ha lavorato in presenza o in modalità ibrida (50%).

Lo smart working quindi ha portato vantaggi e svantaggi e come ogni cosa andrebbe valutata nel suo complesso. Ancora non sappiamo come sarà il 2021, ma possiamo prevedere facilmente che il virus farà ancora parte delle nostre vite. Allo stesso modo lo smart working farà ancora parte della vita aziendale, e forse potremo godere dei suoi lati positivi sfruttandolo in una modalità parziale, con giorni di presenza e giorni di lavoro da casa.

Quello che è certo è che la spinta alla digitalizzazione ormai è iniziata e ha pervaso ogni aspetto della nostra vita, lavorativa e non. I suoi vantaggi sono stati evidenti a tutti e ora l’unica cosa che rimane è scegliere il miglior fornitore di soluzioni software informatiche, che possa offrire consulenza sui processi di business con un’architettura tecnologica modellata sulle esigenze dell’impresa.

 

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Servizi Cloud Computing: dall’emergenza all’opportunità

Ti stai chiedendo se i servizi di Cloud Computing facciano per te o siano adatti solo all’emergenza? Questo è l’articolo che fa per te.

Siamo ormai alla fine di questo 2020, un periodo senza precedenti che ha segnato in modo indelebile le nostre vite, personali e professionali. L’avvento dello Smart Working, da alcuni agognato, da altri odiato, ha dato modo di sviluppare nuove vie di svolgere la propria attività, sia nei tempi, sia nelle modalità, oltre che nelle interazioni con i colleghi. Inoltre la crisi che si è innescata inevitabilmente dopo questo stop a tanti settori si evolverà secondo vie ancora difficili da prevedere.

Ma c’è un elemento che non solo non ha subito cali, ma anzi ha avuto una diffusione esponenziale tra le imprese: i servizi di Cloud Computing.

I numeri dei servizi di Cloud Computing nel 2020

Il cloud infatti si è rivelato il migliore “abilitatore” per affrontare la crisi poiché ha reso concretamente possibile uno Smart Working pienamente funzionante ed efficiente. In particolare le logiche di SaaS (Software-as-a-Service), hanno consentito a migliaia di persone di lavorare da casa propria con tutti gli strumenti che erano solite utilizzare in ufficio.

I numeri parlano chiaro. Secondo l’Osservatorio del Politecnico l’adozione nelle PMI è passata dal 30 al 42% a seguito dell’emergenza Covid-19. Una crescita enorme in un settore come quelle delle Piccole e Medie Imprese tradizionalmente scettico rispetto alla Digital Transformation. E di sicuro, come abbiamo già anticipato, il SaaS è il protagonista, con una crescita di ben il 46% rispetto al 2019. In particolare le applicazioni che più hanno interessato la rivoluzione cloud sono quelle dedicata alla gestione dei documenti e della collaboration, all’e-commerce, ma anche all’analisi dei dati.

Anche la parte IaaS (Infrastructure-as-a-Service) è cresciuta del 19%, ricordando quindi quanto sia fondamentale anche la gestione e la manutenzione di un impianto tecnologico che possa sostenere una Digital Transformation completa ed efficace.

servizi cloud computing Politecnico Milano 2020

Questi dati di crescita però sono inevitabilmente legati all’emergenza che tutte le aziende hanno vissuto e stanno vivendo. Ma è possibile trasformare questa crescita dettata da una crisi a una vera e propria opportunità?

Così dovrebbe essere, per cercare di non sprecare un’occasione di crescita. Ma quali sono i vantaggi quindi dell’adozione del cloud in un’impresa?

Servizi di Cloud Computing: dall’emergenza all’opportunità

Partiamo dal più ovvio, e cioè che il cloud abilita lo Smart Working. E’ vero che questa emergenza sanitaria prima o poi finirà, ma lo Smart Working va molto al di là del semplice “lavoro da casa”, si tratta infatti di una metodologia di lavoro flessibile che prevede di eseguire i propri compiti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, senza rinunciare all’interazione tra colleghi. Ormai numerosi studi dimostrano che la produttività non solo non ne risente, ma addirittura aumenta, e se non bastassero gli studi, basta ormai basarsi sull’esperienza personale di ognuno di noi.

L’altro vantaggio che di solito attira di più l’attenzione degli imprenditori è l’enorme risparmio di costi che il il cloud promette. Noi ve lo confermiamo: si calcola una riduzione del 75% dei costi di utilizzo della tecnologia. Questo è possibile grazie al fatto che l’utilizzo delle tecnologie attraverso il cloud diventa “al consumo e all’esigenza” e se si sceglie il giusto fornitore si puoi godere di vantaggi quali scalabilità e modularità.

Questi per ora sono aspetti ancora legati a una situazione di crisi o comunque di difficoltà. Ma se vi dicessimo che è possibile anche crescere grazie al cloud? Spesso capita infatti che progetti di innovazione aziendale neanche partano proprio perché il budget non consente l’acquisto di un software o perché la tecnologia necessaria è troppo impegnativa, sia dal punto di vista economico che di gestione. Affidarsi al cloud consente invece di accedere a tecnologie allo stato dell’arte, manutenute da veri esperti specializzati in quello. I software possono essere adottati in logica pay-per-use al consumo, senza quindi l’onere dei costi iniziali di attivazione.

Sicurezza e norme di leggi con i servizi di Cloud Computing

Per non parlare di sicurezza. Quando non si ha un’esperienza diretta, è difficile percepire un rischio. Ma basta guardarsi intorno e fare i conti per calcolare un eventuale danno derivato da un’interruzione dei sistemi e di conseguenza del lavoro.

E se qualche malintenzionato dovesse mettere a segno un attacco informatico per rubare i dati e chiedere il riscatto? Sembra la trama di un film, ma ormai è all’ordine del giorno che molte aziende si trovino in questa situazione. E purtroppo pensare “la mia realtà è troppo piccola, a me non può succedere”, non ha superato lo scoglio della realtà, perché il cybercrime è in aumento e non si limita alle aziende di grandi dimensioni.

La verità è che sia che il danno sia doloso, sia un incidente, sia che si tratti di guasti fisici, sia di attacchi informatici, un blocco dei sistemi si calcola in migliaia di euro.

La possibilità di mantenere dati e sistemi in ambiente protetti, costruiti per essere al sicuro da incidenti e attacchi, e manutenuti da persone che fanno solo quello di mestiere è una di quei vantaggi del cloud a cui non si pensa immediatamente, ma che si apprezza al momento giusto.

Ci si può trovare a spendere migliaia di euro non preventivate anche quando i fuorilegge siamo noi. Come? Pagando multe salate perché non abbiamo rispettato una qualche normativa. Un esempio su tutti è la famigerata GDPR, che richiede non solo dei comportamenti idonei, ma anche una tecnologia a supporto che non è così scontato possedere in azienda.

Insomma i motivi per scegliere i servizi di Cloud Computing al di là dell’emergenza Covid-19 sono moltissimi e vantaggiosi. Noi di Axioma possiamo fornirti consulenza in questo passo di crescita grazie anche al nostro partner Amazon AWS, protagonista assoluto nel campo. Se sei curioso, puoi approfondire qui. 

 

 

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Digital Transformation: perché attuarla ora

“Nel 2020, secondo il nuovo Digital Transformation Index di Dell Technologies, l’accelerazione digitale ha registrato un importante balzo in avanti, con l’85% delle aziende italiane che ha all’attivo un processo di Digital Transformation.

È evidente, la pandemia da Covid-19 ha spinto le imprese italiane ad accelerare.

Lo scenario globale dell’ultimo anno ha rafforzato la consapevolezza che per affrontare le nuove sfide del mercato la strada da intraprendere è soltanto una: ridisegnare i processi di business in chiave digital.

Pertanto, se da una parte la pandemia sta avendo pesanti effetti sull’economia, dal punto di vista tecnologico invece, sta agendo da acceleratore della digitalizzazione. Ci si è resi conto che l’innovazione tecnologica non è più necessaria solo per competere, ma addirittura per sopravvivere.

Quali sono le priorità di un progetto di Digital Transformation? Quali sono le sfide più grandi?

E ancora, quali sono le tecnologie abilitanti?

In questo articolo abbiamo analizzato i dati più significativi di questa ricerca che ci aiuteranno a rispondere a queste domande.

Le priorità dei progetti di Digital Transformation

Dando uno sguardo all’Italia, le maggiori iniziative sono state prese per abilitare il lavoro da remoto (46%) e per mettere in sicurezza gli asset e i dati aziendali (46%) seguite dai progetti sull’edge della rete (36%).

I risultati incoraggianti partono proprio da un aumento vertiginoso dello smart working, con in parallelo un rafforzamento della messa in sicurezza di dati.

Secondo il 72% dei business leader italiani, oggi, più del 30% della forza lavoro di ogni azienda sta operando a distanza, un dato in linea con la media dei Paesi europei (71%).

Peccato però, che qualcosa di così efficace e utilizzato già da diversi anni in tutta Europa, in Italia sia stato scoperto e apprezzato solo per via di uno stato di emergenza.

In questi mesi abbiamo aiutato molti dei nostri clienti a intraprendere progetti di smart working, con effetti notevoli su tutta l’azienda (e sui lavoratori). Inoltre, ne abbiamo parlato a lungo in diversi articoli del nostro blog, passando a setaccio tutti i benefici di questa modalità di lavoro per tutte le aree aziendali.

 

Le tecnologie abilitanti

Ciononostante, attuare un percorso di digitalizzazione non è qualcosa di facile e immediato.

Innanzitutto, prima di valutare quali tecnologie abilitanti adottare, è opportuno domandarsi se la propria organizzazione è pronta ad affrontare un cambiamento di questo tipo. Per poi decidere a quale livello di profondità arrivare e quali risultati si vogliono ottenere.

Ridisegnare i modelli di business e riuscire a cogliere i vantaggi del digitale sono due elementi fondamentali. Senza di essi, si rischia di investire in qualcosa che poi non si è in grado di sfruttare in maniera efficiente.

Secondo il Digital Transformation Index il focus è su infrastrutture IT agili e scalabili capaci di rispondere tempestivamente a ogni eventuale criticità. Inoltre, gli investimenti si stanno indirizzando verso l’infrastruttura 5G (45%), che serve proprio come pilastro per la trasformazione digitale, verso le soluzioni di cybersecurity (45%) e verso l’hardware 5G-ready (10%).

Quindi, non basta investire in tecnologie tradizionali, anzi. Queste sono tecnologie emergenti e avanzate, necessarie a rendere i benefici di una digitalizzazione duraturi nel tempo.

Gli ostacoli

In realtà è ancora evidente che l’imprenditorialità italiana fa ancora fatica ad abbracciare questo mondo.

In particolar modo a causa di tre mancanze, su cui le imprese dovranno concentrare i loro sforzi nei prossimi anni:

  1. la mancanza di una strategia unica e condivisa derivante a sua volta dall’assenza di una cultura aziendale propensa al cambiamento e all’innovazione
  2. la carenza di risorse economiche
  3. la mancanza di competenze adeguate, che rallenta o ancora peggio, impedisce la piena realizzazione di progetti innovativi

Purtroppo, queste condizioni poco favorevoli portano le imprese a intraprendere progetti di trasformazione digitale con risorse e budget molto limitati o addirittura a non poterli intraprendere affatto.

Digital Transformation: perché attuarla ora?

Alla luce di queste considerazioni e di quello che stiamo affrontando a livello mondiale, diventa cruciale dare continuità ai processi di business e alla redditività delle aziende. Per farlo, non ci resta che cogliere tutte le opportunità che il digitale ci può dare.

Qual è il momento migliore per innovarsi, se non quello di oggi?

Il futuro delle vendite? Innovazione e digitalizzazione

Secondo uno studio di Forrester Research (2019) il 77% dei consumatori afferma che i fattori principali per la scelta di un brand sono un’esperienza personalizzata e un’assistenza clienti efficace.

Questi sono i due fattori chiave per aumentare le vendite. Senza di essi, un’azienda non riuscirebbe né ad acquisire nuovi clienti, né ad assicurarsi vendite future e fidelizzare i clienti esistenti.

Tuttavia, il contesto attuale mette le imprese davanti a numerose sfide per raggiungerli. Il business corre a ritmi sempre più veloci, la concorrenza diventa sempre più spietata e come se non bastasse ci siamo trovati da un giorno all’altro ad affrontare un’emergenza sanitaria che ha destabilizzato imprese e consumatori.

Per far fronte a tutto questo, oggi più che mai, dobbiamo cogliere l’opportunità della digitalizzazione.

Anche nel nuovo Decreto Rilancio del Governo (che abbiamo approfondito nell’articolo precedente) le misure a supporto dell’innovazione tecnologica non mancano. Questo ci fa capire quanto la tecnologia, oggi, sia diventata un elemento imprescindibile da includere nelle strategie di business delle imprese.

È evidente che la Digital Transformation è un’esigenza percepita da un numero sempre più alto di aziende, ma l’entità di quelle che la mettono in pratica non è altrettanto elevata.

Secondo noi, riuscire a individuarne i vantaggi concreti può essere uno spunto interessante per convincersi.

Ecco perché abbiamo pensato di sviluppare degli approfondimenti a riguardo e il primo lo dedichiamo proprio alla digitalizzazione del processo di vendita.

Digitalizzare le operazioni di vendita può renderle più semplici e veloci? Utilizzare strumenti di configurazione guidata può essere un vantaggio competitivo per la ripresa delle aziende?

Axioma ha scritto un’articolo per BitMat, rivista online dedicata agli specialisti dell’lCT, dove rispondiamo a queste domande e approfondiamo questa tematica.

Smart Working: sicurezza e continuità operativa per svolgerlo al meglio

Dopo un mese e mezzo di lockdown, settimana scorsa grazie all’avvio della Fase 2, molte imprese hanno potuto riaprire e ricominciare la propria attività.

Ciò nonostante, tutte quelle attività che non richiedono la presenza fisica in azienda, potranno continuare a lavorare in Smart Working.

Insomma, ormai siamo tutti convinti che si tratti di una soluzione dai numerosi vantaggi, da prendere in considerazione anche in futuro, una volta che l’emergenza sarà finita.

Secondo Gartner, entro il 2030, le richieste di lavoro agile aumenteranno del 30%. Oggi, il 64% dei dipendenti afferma di poter svolgere tranquillamente la propria attività lavorativa a distanza e il 71% delle organizzazioni ha già regolarizzato il lavoro da remoto.

Ma se la domanda da parte dei lavoratori di poter lavorare in Smart Working aumenta, aumentano anche le difficoltà e le sfide che professionisti IT devono affrontare per renderlo sicuro e pienamente operativo.

Il contesto attuale

Una cosa è certa: questa pandemia ha cambiato le carte in tavola. Nessuno poteva immaginare di dover sostenere tali ripercussioni economiche e sociali, ma pare che dovremo conviverci per un po’. Quindi, dobbiamo essere in grado di adeguarci a questa condizione, soprattutto in ambito lavorativo.

E, purtroppo, le criticità non mancano. La problematica principale riguarda l’inadeguatezza infrastrutturale e tecnologica delle imprese italiane, in aggiunta a una scarsa cultura del lavoro agile, che ne complica l’implementazione ed espone le aziende ai rischi di sicurezza.

Se poi si cade nel grande errore di pensare che tra un mese tutto tornerà come prima, gli effetti potrebbero essere ancora più disastrosi.

Per essere efficienti, le aziende devono -e dovranno- non solo attrezzarsi dal punto di vista tecnologico, ma anche dal punto di vista organizzativo. Ed è necessario organizzare una strategia digitale a medio-lungo termine.

Questi sono gli elementi che possono davvero garantire uno Smart Working in sicurezza e in continuità.

Il ruolo dell’area IT

Questa condizione di emergenza ha fatto sì che aziende e lavoratori abbiano dovuto “correre ai ripari” nel più breve tempo possibile, senza aver avuto la possibilità di organizzare questo passaggio in modo strutturato e sicuro.

Per non parlare poi di quelle piccole aziende dove il ruolo dell’area IT è pressoché inesistente e dirigenti e i responsabili hanno dovuto improvvisarsi esperti informatici per preservare la continuità operativa dell’azienda.

Axioma, oltre a sviluppare software, offre anche servizi IT per garantire business continuity e sicurezza delle applicazioni e dei dati. Il nostro quindi è stato un punto di vista privilegiato in questa occasione, perché abbiamo potuto toccare con mano e aiutare a superare le difficoltà e le complicazioni dei clienti nate in seguito un’attivazione messa in piedi “in fretta e furia”.

In molti erano convinti che bastasse attivare una VPN e aggiornare l’antivirus nel pc personale per lavorare bene in Smart Working. Ma presto si sono resi conto che adeguare l’infrastruttura attraverso il supporto di professionisti IT è fondamentale.

Le problematiche più comuni

Abbiamo detto che l’emergenza da Covid-19 ha colto tutti alla sprovvista.

Ma per le aziende cosa ha significato?

Ad esempio, è stato necessario organizzare e attivare in pochi giorni tantissime postazioni di lavoro da remoto, controllare che tutti i dispositivi in uso dai dipendenti fossero aggiornati e implementare applicazioni di sicurezza standard come i gateway VPN e software anti-malware.

Operazioni che di norma richiedono tempo e attenzione, sono state eseguite nel minor tempo possibile per limitare i danni causati dall’inattività dell’azienda. E molto spesso, la fretta porta con sé dei rischi.

Inoltre, gli interventi urgenti per l’attivazione di postazioni da remoto, molto spesso si scontrano con risorse informatiche obsolete e non aggiornate.

Gli attacchi informatici ai tempi del Covid-19

Se grazie al lavoro agile da una parte si vanno a eliminare problemi, dall’altra se ne generano di nuovi a cui spesso non si dà abbastanza importanza e attenzione. Come ad esempio il discorso legato alla sicurezza. Cerchiamo quindi di approfondire.

Qual è l’elemento imprescindibile per lavorare da casa? La connessione internet.

Il web è tanto utile, quanto insidioso e poco sicuro. Tutti i dati – aziendali e non – che vengono “messi in rete” possono essere rubati, spiati, letti e sfruttati da malintenzionati.

Il 71% dei professionisti che dichiara di aver notato un aumento di minacce e attacchi reali da quando è iniziata la pandemia. Inoltre, il 55% degli intervistati ha visto crescere il phishing, anche quello direttamente legato al coronavirus e un aumento anche dei malware. [Dimensional Research, 2020]

Inoltre, vengono utilizzati spesso dispositivi esterni all’azienda e quindi non gestiti direttamente dal team IT che ne garantisce la messa in sicurezza attraverso aggiornamenti, patch e protocolli. La distanza fisica, poi, impedisce di intervenire fisicamente sul pc come in azienda e l’assistenza telefonica o da remoto rende la risoluzione dei problemi più macchinosa e non sempre efficace.

Smart Working in sicurezza

È vero. Come abbiamo già detto, la Virtual Private Network (VPN) permette di creare una rete sicura e resiliente e gli antivirus proteggono da attacchi informatici esterni, ma questi due strumenti da soli non bastano. Occorre un approccio più olistico e un’analisi accurata dei processi coinvolti per poterne usufruire anche in futuro.

Ma allora come si può garantire una transizione dal lavoro in ufficio a uno Smart Working sicuro e performante?

Facendo sì che le persone vengano adeguatamente formate e preparate e che tutti i processi siano integrati con strumenti di collaboration, di comunicazione VoIP, di web conference, nonché di accesso alle applicazioni aziendali.

Se vogliamo rendere lo Smart Working una prospettiva valida e consolidata per il futuro, dobbiamo sviluppare una strategia digitale in grado di assicurare continuità operativa, sicurezza e maggior collaborazione e produttività.

Insomma, gli strumenti non mancano, ma vanno implementati con la giusta metodologia.

Gestione elettronica documenti

La gestione documentale in Smart Working

Questa settimana è cominciata finalmente la fatidica fase 2, che prevede il rientro al lavoro di tante categorie, soprattutto quelle per cui il lavoro da remoto non era una possibilità applicabile. Parliamo quindi del settore manifatturiero e di quello dell’edilizia, che potranno tornare alla propria attività pur rispettando le regole del distanziamento sociale.

Tutti quei settori che invece non richiedono una presenza fisica in azienda, ma anche quelle funzioni che si svolgono interamente in ufficio, possono invece continuare in modalità Smart Working. Questa accortezza consentirà di limitare il contagio senza fermare l’attività economica.

Come poi abbiamo già provato a dire negli articoli precedenti, lo Smart Working è una soluzione che può essere valutata al di là dell’emergenza Coronavirus, proprio perché è ricca di vantaggi e risvolti positivi proprio per il lavoro stesso. Migliore qualità della vita, maggiore responsabilizzazione delle persone, minori costi ma soprattutto… maggiore produttività.

Ma quindi quali sono gli ostacoli a un’adozione dello Smart Working anche al di fuori della situazione che stiamo vivendo? In tanti “non si fidano” del fatto che sia possibile avere anche a casa tutto quello che si ha sulla scrivania in ufficio.

E noi siamo d’accordo. Perché se si basa la propria attività ancora sulla carta, questa rappresenta un grosso limite. Parliamo per esperienza personale: se la nostra vita lavorativa si fosse basata ancora su faldoni e documenti stipati in schedari, proseguire con l’attività a casa avrebbe comportato la necessità di portarli fisicamente a casa propria! E anche a volerlo fare (e sicuramente in tanti lo hanno fatto) si pone un altro problema: la condivisione.

Il problema della condivisione e della revisione

Ogni documento infatti viene archiviato in singola copia, poiché poi rimane a disposizione di tutti quelli che ci lavorano. Come è possibile gestire questa condivisione se il documento si trova a casa di una persona sola? Si parla ancora di scansioni, telefonate o magari – perché no? – fotografie via Whatsapp. Tutti strumenti poco ortodossi, poco efficienti e poco sicuri.

Le difficoltà poi non finiscono qui. Se si lavora ancora con la carta oppure si comincia a produrre e scambiarsi documenti in formato elettronico senza mai stamparli, ci si trova davanti a un problema da risolvere: la revisione del documento. I file infatti raramente sono definitivi alla loro prima emissione. Spesso richiedono il lavoro di più di una persona affinché vengano completati. Questo processo di solito avviene attraverso delle lunghe passeggiate nei corridoi dell’azienda di qualcuno che, con i fogli in mano, gira tra gli uffici degli interessati annotandosi modifiche, aggiunte, ecc… e poi stila il documento definitivo. Altra modalità è quella dello scambio via mail: c’è quindi qualcuno che invia a un gruppo di colleghi il documento da correggere. Ognuno risponde in tempi e modi diversi senza tenere conto delle risposte degli altri, lasciando al mittente iniziale l’ingrato compito di mettere insieme i pezzi.

Naturalmente una situazione come quella che stiamo vivendo amplifica il problema.

E poi l’approvazione

I documenti poi, oltre a richiedere il contributo di più persone, devono passare anche attraverso un ciclo di approvazioni, magari in vari step, che li rendono definitivi solo all’ultimo “ok” dato dal capo. Torniamo quindi alla questione già presentata: siamo sicuri che il giro di mail sia la soluzione più efficiente per questo tipo di processo? La quantità di mail che ogni persona con un ruolo di responsabilità riceve è soverchiante rispetto al suo tempo lavorativo e succede che la corsa a smaltire le mail “da leggere” distolga di fatto da attività strategiche ben più importanti. Il rischio di perdersene qualcuna ovviamente c’è, ma il vero problema è che nella casella postale si accumulano mail di tutti i tipi, dalla pubblicità alle comunicazioni amministrative, da quelle personali a quelle urgenti, senza quindi un minimo di organizzazione che consenta di risparmiare tempo e fatica.

Archiviare i documenti: un problema di spazio e sicurezza

E infine c’è il problema dell’archiviazione. Quando ognuno è a casa propria, chi tiene il documento definitivo? Dove lo si salva? Come si garantisce la sua conservazione sicura? Tutte domande che rischiano di non avere risposta, o almeno nessuna soddisfacente, poiché se si lavora da casa senza soluzioni idonee, c’è solo una strada possibile: utilizzare il proprio pc, senza un sistema di protezione adeguato.

Anche stando in ufficio comunque, l’utilizzo di armadi e schedari è ormai obsoleto e spesso non più sufficiente. Ritrovare il documento inoltre richiede anche grande abilità nell’entrare nella testa di chi lo ha riposto, poiché il metodo di archiviazione non sempre è univoco per tutti.

La soluzione, non solo in tempo di Covid 19

L’emergenza Coronavirus ci ha obbligati tutti ad affrontare bruscamente questa realtà, ma come non ci stanchiamo mai di ripetere, lo Smart Working non deve essere un male necessario, ma un’opportunità per i motivi elencati prima.

E’ giusto allora cercare le soluzioni migliori per quelle difficoltà oggettive che si vengono a creare e ancora una volta la strada della digitalizzazione e dell’informatica diventano le uniche percorribili.

Partendo dal presupposto che ormai ogni documento prende vita in modo digitale e poi viene stampato, si tratta solo di far sì che la sua esistenza continui in formato elettronico. Ciò che fa quindi un software di gestione documentale non è altro che realizzare questa condizione, aggiungendo opzioni e possibilità che migliorano la semplice gestione via mail.

Con un software di gestione documentale in Smart Working sarebbe possibile rendere disponibile a tutti gli interessati ogni documento, immediatamente e senza scambio di mail. Questo potrebbe essere quindi consultato da chiunque e in qualsiasi momento, a patto che si abbia accesso a un dispositivo connesso a Internet.

Accessi regolati e approvazione garantita

Se il software lo consente, è possibile anche regolare accessi e azioni consentite a seconda del ruolo aziendale. Eliminando la necessità di mandare il documento via mail, non sarebbe più necessario ricordarsi i nomi delle persone che ricoprono una certa funzione e verrebbe eliminato il rischio di dimenticarsi qualcuno o al contrario di aggiungere troppi destinatari.

Se è necessario che più di una persona intervenga alla stesura del documento, un software documentale avanzato consente di lavorare su più versioni successive, così da rimanere sempre tutti costantemente aggiornati sulle modifiche e non creare mille revisioni diverse e parallele.

Ci sono molti prodotti che rendono possibile la modifica condivisa di un testo, ma spesso il lavoro di integrazione con il resto dei sistemi aziendali è lungo e complicato, in altre parole costoso.

Se poi il file deve passare attraverso diversi step approvativi, un buon sistema documentale è dotato anche di un motore di workflow, cioè un flusso i cui step vengono definiti in partenza e che consente di rendere definitivo il file dopo che è stato approvato dalle varie figure aziendali stabilite. Ogni volta che è richiesta l’approvazione, l’interessato dovrebbe ricevere una notifica, il tutto in modo automatico.

L’archiviazione fatta bene

E l’archiviazione? Abbiamo detto che questo è un tasto dolente in tempi di Smart Working, forzato o meno che sia, ma spesso lo è anche in una tradizionale gestione in ufficio: gli spazi fisici per stipare i documenti non sono infiniti, ma la loro produzione invece sembra non finire mai.

Con un software idoneo si potrebbe non solo trovare loro uno spazio digitale, ma consentire una classificazione attraverso più di un criterio. In questo modo sarebbe possibile una ricerca più veloce e semplice, senza per forza dover chiedere lumi alla persona che si è occupata dell’archiviazione. In casi estremi si potrebbe ad esempio cercare un documento anche per una parola particolare che contiene. Ma altrimenti ogni file potrebbe essere ritrovato sia per criteri temporali, o per tipologia o per cliente. Insomma, la ricerca sarebbe possibile da più strade.

Se poi questo sistema documentale è integrato con il gestionale e con gli altri sistemi aziendali in uso, i vantaggi si moltiplicherebbero, perché il processo avverrebbe in automatico.

Se vuoi qui puoi avere un’idea di ciò che fa il nostro. E voi come siete organizzati in azienda?

industria4.0-post-coronavirus

Settore manifatturiero: come ripartire in chiave 4.0

L’emergenza Coronavirus ha portato come effetto collaterale alle aziende italiane grossi danni economici.

“Secondo i primi dati dell’Osservatorio economia e territorio, l’impatto economico delle misure di contrasto all’epidemia da Covid-19 ha compromesso, in Lombardia, 62,2 miliardi di euro di fatturato, pari all’8% del valore annuo complessivo.”

Anche se si tratta di un dato poco rassicurante, dobbiamo riconoscere che alcune delle misure messe in atto per il contrasto e il contenimento del contagio hanno ridotto il rischio di danni economici ben peggiori.

Infatti, come abbiamo analizzato negli articoli precedenti, lo Smart Working ha garantito a moltissime imprese il continuo svolgimento della propria attività lavorativa, a patto che vengano utilizzati strumenti tecnologici adeguati e sicuri.

Tuttavia, non tutti hanno potuto ricorrere a questa strategia.

Chi non ha potuto ricorrere allo Smart Working

Infatti, hanno potuto abilitare lo Smart Working quei settori economici e quelle aree aziendali dove la propria mansione può essere svolta al proprio domicilio o in modalità “a distanza”.

Ma per i comparti produttivi e manifatturieri? A esclusione delle attività indispensabili ed essenziali (ad esempio i comparti agroalimentare e farmaceutico), questi settori hanno dovuto fermare la produzione.

Questo stop ha causato rallentamenti e disagi difficili da risolvere, aprendo gli occhi anche sulla necessità di una maggior digitalizzazione del comparto produttivo.

E, ora più che mai, per garantire una ripresa efficace le imprese non possono rifiutarsi di cogliere questa occasione anche per il futuro.

Quindi, come rispondere all’esigenza di ripartire con efficienza e velocità?

Fase 2: pronti a ripartire?

Ormai manca poco all’attuazione della fase 2 e quindi alla riapertura di molte attività produttive, che dovranno fare i conti con una serie di difficoltà. Prima fra tutte, la riorganizzazione totale dei piani produttivi e della disponibilità di risorse umane.

Per poi arrivare a risolvere problemi di approvvigionamento, ritardi, rallentamenti e guasti o manutenzioni a macchinari lasciati inattivi da giorni.

Se già prima dell’emergenza queste erano complessità difficili da gestire, figuriamoci adesso.

Dunque, utilizzare soluzioni software per l’Industria 4.0 connessi ai dispositivi, ai macchinari e alle persone in questo momento di crisi può diventare anche un trampolino di lancio per attuare nuovi modelli produttivi, più efficienti, performanti e reattivi alle instabilità del mercato.

Le esigenze di un reparto produttivo

Chi si occupa di monitorare tutta la filiera produttiva e pianificarne l’avanzamento sa quanto sia importante operare con tempestività e con dati corretti e aggiornati.

Purtroppo sono ancora troppe le imprese che non riescono ad abbandonare l’utilizzo della carta e dei fogli di calcolo.

E, nel momento in cui la complessità produttiva aumenta, questi strumenti diventano un limite.

File difficili da interpretare, calcoli sulla marginalità di commessa errati, disallineamenti tra fabbisogni e disponibilità di materiali, imprevisti e fermi macchina difficili da risolvere…con impatti disastrosi sulla puntualità di consegna.

Ecco che, un’accurata pianificazione e schedulazione diventano condizioni imprescindibili per recuperare il tempo perso e attuare una ripresa all’altezza della situazione.

Ecco come intervenire (in tempo reale)

Molti responsabili di stabilimento si troveranno a fare i conti con riduzioni e modifiche all’organizzazione del lavoro, ma anche a stabilire turnazioni ridotte per quanto riguarda il personale.

Come organizzare tutto al meglio e garantire il corretto allineamento tra disponibilità di risorse (sia materiali, che fisiche), priorità e ordini di lavoro?

E in caso di imprevisti come riorganizzare velocemente risorse e materiali?

Le soluzioni software di Axioma per l’Industria 4.0 consentono di riorganizzare in maniera corretta e precisa gli ordini di lavoro, tenendo conto delle priorità e della disponibilità di risorse e competenze.

Inoltre, trattandosi di software integrati ai macchinari e al gestionale aziendale, permettono di monitorare le performance dello stabilimento in tempo reale e di facilitare il lavoro di analisi alla direzione che avrà a disposizione dati corretti, precisi e che tengano conto di tutte le variabili di produzione.

…con qualche regola in più da seguire

Inoltre, non dimentichiamo che il 4 maggio gli impianti riprenderanno ad operare, ma sempre adottando le misure sul distanziamento sociale imposte fin dall’inizio della pandemia.

Questo significa che, sarà più difficile comunicare rispetto a prima, poiché gli operai si ritroveranno a lavorare distanziati sia su postazioni che in turni di lavoro diversi.

Le soluzioni software per l’Industria 4.0, oltre a rendere tutto il processo produttivo più fluido ed efficiente, consentono di condividere le informazioni in velocità e semplicità, grazie all’utilizzo di task operativi, dashboard intuitive e la presenza di un documentale per la ricerca e l’archivio dei documenti in formato elettronico.

In questo modo tutti gli attori coinvolti nel processo di produzione sono in grado di avere accesso alle stesse informazioni in tempo reale, senza dover essere fisicamente presenti in stabilimento.

Software per l’Industria 4.0 per superare la crisi

Tutti sappiamo quanto sia importante oggi, nel mondo manifatturiero, riuscire a reagire rapidamente alle perturbazioni e ai cambiamenti del mercato.

Noi di Axioma riteniamo che la tecnologia sia un alleato fondamentale per mantenere la propria competitività. Per cui, questi strumenti con il supporto e la consulenza dei nostri esperti, possono garantire alle imprese un buon punto di partenza per ripartire massimizzando l’efficienza produttiva degli impianti e apportando benefici a tutta l’organizzazione aziendale.

CRM post-vendita smart-working

CRM in Smart Working 3: la gestione del post-vendita

C’è chi li chiama reclami, chi segnalazioni, chi ticket, altri ancora semplicemente richieste dei clienti. Ma tutti questi termini hanno una cosa in comune: l’urgenza di essere affrontati e risolti. Pandemia o non pandemia.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono le necessità e le soluzioni di chi si occupa della gestione del post-vendita in azienda e delle possibilità che ha quando è in modalità Smart Working.

Hai già letto i nostri articoli precedenti? Abbiamo parlato di marketing e vendite e di come un CRM completo funzionalmente e disponibile via web sia la soluzione per poter interamente lavorare dalla propria postazione casalinga. Scopriamo quindi se anche il post-vendita ha le stesse possibilità.

Esigenza di partenza: saper raccogliere le richieste dei clienti

Per prima cosa è necessario che le richieste dei clienti vengano raccolte e catalogate in modo funzionale e ordinato. Sia che la raccolta avvenga attraverso un portale, sia per telefono, oppure tramite e-mail, ogni segnalazione deve trovare spazio in un sistema unico che consenta di individuare immediatamente il suo argomento.

E questo per quale motivo? Certo, anche a fini di archiviazione, ma soprattutto perché a seconda dell’ambito, ci sarà una persona diversa in azienda che interviene per risolvere il problema.

Seconda fase: l’assegnazione

Come abbiamo detto, la natura della segnalazione può essere un guasto, ma anche il ritardo di una consegna, una sostituzione, una richiesta di un pezzo di ricambio… questo se si tratta di un’azienda industriale. Se invece stiamo parlando di un’azienda che eroga servizi, i ticket possono essere riguardare malfunzionamenti, richieste di modifiche o miglioramenti o a volte semplicemente richieste di chiarimenti o informazioni.

E’ evidente quindi che gli ambiti sono numerosi e che le figure aziendali che devono occuparsene possono essere diversissime tra loro.

Se chi si occupa di raccogliere le segnalazioni è in sede, può semplicemente andare di ufficio in ufficio finché tutte le segnalazioni non sono state assegnate. Se però ci si trova in Smart Working? Il telefono o la mail diventano l’unica possibilità? Non sarebbe però una via molto efficiente.

L’intervento di risoluzione: tempismo e accuratezza

Tutti sappiamo, in quanto fornitori ma anche in quanto clienti, quanto sia importante la tempestività della risposta rispetto alla richiesta di un cliente. La capacità di soddisfarlo non solo con la vendita, ma anche nel post-vendita, trasforma un cliente sporadico in uno abituale e contribuisce in maniera preponderante a costruire la reputazione di un’azienda.

Rispondere subito e bene quindi diventa la presentazione migliore che un’azienda può fare di sé stessa. Ma per riuscirci è necessaria una condizione preliminare: avere chiara la situazione del cliente. Sapere quali prodotti ha acquistato o quali servizi ha sottoscritto, quali richieste ha già fatto e quando.

E cosa succede quando non si può essere presenti in ufficio e quindi comunicazioni e contatti diventano più complicati? Ci vuole un repository per tutte le informazioni di un cliente, una sorta di fascicolo elettronico che dia tutte le informazioni necessarie.

Tempi certi: quanto tempo ci vuole ancora?

Questa è una domanda che parte dal cliente e arriva a cascata su tutte le persone coinvolte nel progetto. E chi deve rispondere non sempre ha tutte le informazioni per poterlo fare con esattezza. Questo perché la cosa che capita più spesso è che ognuno rimanga con un pezzetto del lavoro o di conoscenza nella sua testa o nel suo pc. Cosa complicata da gestire in ufficio, figuriamoci in Smart Working.

La richiesta del cliente rimane quindi in un limbo senza risposta e non sempre si ha un’idea del reale stato di avanzamento del lavoro.

Insomma le complessità sono numerose e non legate necessariamente alla necessità di lavorare fuori sede, anche se di sicuro è una situazione che le aggrava.

E quindi, quali sono le soluzioni?

Centralizzazione delle informazioni, condivisione organizzata… il tutto via web!

Partiamo dall’inizio: la raccolta della segnalazione, reclamo, o qualsiasi termine scegliate di utilizzare. Ogni azienda avrà il suo modo di raccoglierle, come abbiamo già detto, ma l’importante è una cosa sola: che tutte vengano centralizzate in un unico sistema. Un software che sia in grado di normalizzarle e concentrarle in un archivio, consultabile da tutte le persone interessate in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione via web.

In questo modo si rende più facile la seconda fase del processo, e cioè l’assegnazione del ticket. A seconda delle scelte fatte e del business di cui ci si occupa, la soluzione informatica deve essere in grado di dare un’assegnazione automatica alle persone coinvolte. Questo significa che ogni persona deve collegarsi ogni giorno per controllare che gli sia arrivato qualche nuovo compito? Naturalmente no. È necessario un sistema di notifiche che renda gli avvisi tempestivi.

E questo ci porta al punto nevralgico della questione: immediatezza nella risposta al cliente. Come possiamo risolvere velocemente il suo problema? Notifiche immediate sono il primo passo, ma ciò che può fare davvero la differenza è avere a disposizione tutte le informazioni sul cliente. Prodotti e servizi scelti, ticket già aperti e risolti, situazione commerciale, referenti interni che se ne sono occupati in passato… tutti dati che dovrebbero essere raccolti sotto una sorta di fascicolo elettronico.

Consultabile via web, ovviamente.

La disponibilità di una soluzione del genere via web diventa un punto chiave anche per quanto riguarda lo stato di avanzamento del lavoro. Posto che ci sia un sistema che prevede di condividere la conclusione di ogni step, mettendo così a fattor comune la situazione di ogni segnalazione, il fatto che tutto questo sia accessibile via web rende superflua la presenza in ufficio o la necessità di chiamate ed e-mail.

La soluzione di Axioma

Il CRM di Axioma integra tutto quanto abbiamo detto fino ad ora ai moduli di marketing e vendite, così da rendere la gestione del cliente completa, dal primo contatto, fino al post-vendita. In particolare poi la gestione delle segnalazioni è arricchita anche di un archivio di tutti i ticket. Questo per rendere possibile la consultazione in ogni momento, per trovare casi simili già risolti o i colleghi giusti a cui rivolgersi.

Vuoi dare un’occhiata? Ecco qui

Qui invece i nostri precedenti articoli sul marketing e sulle vendite.

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CRM in Smart Working 2: le soluzioni per le vendite

Come promesso, continuano i nostri approfondimenti su come un software CRM può rendere lo Smart Working efficiente per tutte le aree aziendali.

Settimana scorsa abbiamo analizzato le necessità dei marketers e come un CRM completo e fruibile via web può permettere loro di continuare a sviluppare campagne marketing come se fossero in ufficio.

Vien da sé, però, che la realizzazione di campagne marketing e lead generation, deve essere poi seguita e rafforzata dal lavoro dall’area commerciale.

Infatti, acquisire nuovi contatti, elaborare preventivi e costruire rapporti di fiducia con i clienti non sono attività che possono essere messe “in pausa”. A maggior ragione in questi giorni, in previsione dell’attuazione della fase 2 che consisterà nella riapertura di determinate attività.

Quindi, di cosa ha bisogno un venditore che sta lavorando da casa? Analizziamolo insieme.

Le necessità del venditore in Smart Working

Chi si occupa di vendite, è consapevole che dalla sua attività dipende la redditività dell’azienda. Benché la forza vendita di alcune aziende non ha potuto far altro che sospendere -o comunque limitare- alcune operazioni, ce n’è una che non può essere interrotta: rimanere in contatto con i clienti.

Comunicare con loro, ascoltarli e raccogliere le loro richieste diventa fondamentale in un periodo come questo, dove regna sovrana l’incertezza e la paura di non riuscire a riprendere in mano la produttività e l’economia del Paese.

La forza vendita avrà bisogno di pianificare appuntamenti e telefonate, raccogliere informazioni salienti, creare documenti per analizzare richieste specifiche, consultare un catalogo prodotti con listini, prezzi e scontistiche aggiornate…e avere tutto sotto controllo anche da casa.

Però, per fare tutto ciò, avrà anche bisogno di tutti gli strumenti che utilizza anche in ufficio (o presso i clienti). Uno di questi è sicuramente il CRM.

Conoscere il cliente a 360° in Smart Working

La soluzione CRM ideale deve racchiudere tutte le informazioni sui clienti e possibili tali. E quando dico tutte, intendo proprio tutti i dettagli utili alla vendita.

Un CRM completo deve consentire di consultare tutte le informazioni, dati anagrafici, email scambiate, appuntamenti e attività dei clienti in una sola schermata. In realtà, non solo consultare, ma anche registrare, piuttosto che utilizzare fogli di carta che poi vengono dimenticati o erroneamente buttati. Così da poter condividere queste informazioni coi colleghi e utilizzarle per generare nuove opportunità di vendita.

Una soluzione CRM accessibile via web, consente a tutta l’area commerciale la consultazione immediata di tutte le informazioni su clienti e prospect, ma anche di spostare appuntamenti semplicemente con un drag and drop sul calendario condiviso e riprendere in mano offerte pregresse per rielaborarle con nuove caratteristiche o esigenze.

Insomma, avere tutta la storia commerciale del cliente (o del prospect) a portata di mano, anche se mi trovo seduto in salotto piuttosto che in ufficio (dove magari mi basterebbe chiedere al collega), è un valore aggiunto imprescindibile se si vuole essere dei venditori efficienti anche da casa.

Soddisfare le richieste dei clienti in Smart Working

Inoltre, in questo periodo, molti di noi sono stati costretti a mutare il modo di lavorare e a modificare i prodotti e i servizi offerti, per andare incontro a nuovi bisogni e preferenze dei clienti.

Ad esempio, pensiamo alle numerose aziende che hanno dovuto riadattare il loro core business per far fronte alla richiesta di materiale sanitario: nel tessile aziende di alta moda che ora producono mascherine e camici, oppure Ferrari che ora produce respiratori.

Si tratta di prodotti con caratteristiche mai realizzate, quindi come riuscire a confezionare offerte senza errori o incompatibilità di prodotto?

Se si ha a disposizione un CRM integrato ad uno strumento di configuratore d’offerta sarà molto semplice configurare offerte (anche su prodotti o servizi mai realizzati) senza errori anche da casa.

Entriamo più nel dettaglio e vediamo insieme come.

 

Configurare offerte senza errori da casa

La funzione principale di un CPQ è aiutare il venditore nella definizione di un’offerta grazie alla sua capacità di semplificare un’attività che altrimenti risulterebbe troppo complessa.

Ai venditori capita spesso di dover fornire risposte immediate e che non vadano contro le regole produttive e commerciali dell’azienda. Questa operazione risulta già molto complicata quando si è in ufficio: consulta il catalogo, verifica i listini, chiedi la fattibilità al reparto tecnico e l’approvazione alla direzione e forse poi -dopo quanti giorni?- fornisci una risposta al cliente con tanto di offerta.

Figuriamoci effettuare queste operazioni in un contesto casalingo e senza uno strumento adeguato. Si rischia di passare l’intera giornata al telefono o in video conferenza coi colleghi per recuperare informazioni o chiedere approvazioni.

CRM via web e integrato a un configuratore d’offerta

Attraverso un configuratore d’offerta il processo di configurazione è guidato attraverso una proposta di combinazioni possibili e valorizzazione automatica di ciascuna variabile. Come è possibile tutto ciò? Questi valori vengono definiti a priori in base alle regole produttive e commerciali dell’azienda (e modificabili in breve tempo a seconda delle esigenze).

Questo elimina la necessità di dover richiedere e aspettare un’approvazione sulla validità del preventivo e sulla producibilità di quanto richiesto (anche su prodotti mai realizzati…).

Inoltre, se la vendita va a buon fine, la raccolta degli ordini avviene in tempo reale poiché vengono inviati direttamente al gestionale aziendale.

In più, questo software se integrato a un CRM, può trasformarsi in uno strumento veramente completo con una serie di funzionalità in grado di rendere agile e performante il lavoro del venditore anche da casa. In effetti, questa cosa potrebbe risultare alquanto strana per questa figura aziendale, abituata a spostarsi frequentemente e con pochissimo tempo per rimanere seduto alla scrivania.

…e dopo la vendita?

Non possiamo svelarvi tutto subito. Possiamo anticiparvi però, che nel prossimo articolo approfondiremo le necessità del customer service e di come un CRM può supportare le attività di post-vendita quando si è in Smart Working. Siete curiosi? Continuate a seguirci!