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Documenti elettronici nei processi aziendali

I documenti: come renderli parte dei flussi aziendali, non solo per la FE

Con la fatturazione elettronica diventa centrale il ruolo del DOCUMENTO nei processi aziendali, documento che potrebbe rappresentare il grande motore della trasformazione digitale di questo periodo.

La normativa prevede un solo formato standard per i documenti fattura, l’XML, e un solo canale tramite cui inviarli e riceverli, il Sistema di Interscambio. Il focus quindi è orientato verso l’adeguamento delle fatture che non avranno validità se emesse in altri formati, tipicamente in pdf.

Abbiamo spiegato in altri articoli che, limitandoci ad estrarre le fatture attive e a leggere le passive in XML, l’adeguamento non sembra così impegnativo… se non fosse per la mole di attività di data entry richiesta per il caricamento delle fatture e la relativa contabilizzazione. Certo, se si trattano poche decine di fatture l’operazione non è gravosa, ma quando la quantità aumenta i problemi relativi a costi e tempi si moltiplicano. Per non parlare della sicurezza e correttezza dei dati gestiti.

Ecco perché è importante considerare la fatturazione elettronica come un’opportunità per digitalizzare i processi amministrativi, ma non solo. Con la dematerializzazione del documento fattura si può pensare di fare un passo un po’ più lungo per arrivare a digitalizzare tutti i documenti aziendali, e di conseguenza i processi a essi connessi. Un fil rouge che passa dall’area amministrativa, a quella commerciale, tecnica, legale, … e che mira e velocizzare i processi, a interconnetterli e a renderli più efficienti e meno costosi.

I documenti nei processi aziendali

Il documento nei processi aziendali…

…nell’area commerciale

Partiamo dall’attività di vendita: in questa fase vengono generati diversi tipi di documenti (preventivi, bozze di offerte, ordini,…), spesso non direttamente dal venditore che ne ha bisogno.

Produrli, raccoglierli, organizzarli e archiviarli richiede tempo, soprattutto quando devono essere sottoposti a controlli o autorizzazioni. L’esempio pratico più semplice è quello della richiesta di fornitura da parte di un possibile cliente che necessita di un preventivo dei costi per far produrre al commerciale di riferimento un’offerta coerente con la politica commerciale dell’azienda (in sostanza che garantisca marginalità e delivery fattibile): il commerciale riceve la richiesta, chiede al reparto predisposto la verifica dei costi interni, produce il documento di offerta che deve essere autorizzato dalla direzione commerciale e lo invia al cliente. Si tratta di un flusso di attività che presuppone lo scambio e la condivisione di documenti.

I possibili problemi che possono sorgere sono:

    1. perdita del documento e dei dati
    2. moltiplicazione delle versioni
    3. condivisione tradizionale del documento troppo costosa (stampe, spedizioni, …)
    4. condivisione via mail troppo destrutturata con rischio che il documento venga cestinato, non letto, perso oppure, come al punto 2, già obsoleto nel momento in cui lo si legge
    5. tempistiche dilatate per ottenere tutte le autorizzazioni/firme necessarie al documento
    6. problemi di spazio di archiviazione
    7. problemi di ricerca per criteri di classificazione e archiviazione non condivisi

Poter recuperare velocemente un’offerta, senza doverla cercare tra le cartelle del proprio PC, tra la posta inviata o, ancor peggio, tra i documenti cartacei sulla scrivania, consente al commerciale di gestire le trattative in maniera più efficiente, senza perdite di dati e soprattutto di tempo. Attraverso la digitalizzazione dei documenti è più semplice e immediato recuperare le informazioni con la sicurezza di trovarle sempre nello stesso posto, aggiornate e condivisibili con altri uffici.

Inoltre, ridurre le tempistiche, ma anche l’utilizzo di carta, significa anche ridurre i costi. 

Ma non finisce qui. Cosa succede quando il cliente conferma l’offerta?

…nell’area amministrativa, produzione e logistica

L’amministrazione riceve dal commerciale l’offerta firmata per inserire e processare l’ordine nel gestionale. Questo innesca tutta una serie di azioni che porteranno alla realizzazione del prodotto, alla consegna, eventuale installazione e, infine, alla fatturazione. Anche in queste fasi il documento si configura come elemento trasversale e indispensabile (ordine, distinta di produzione, bolla e fattura) in cui vengono raccolte le informazioni necessarie a tutti i dipartimenti per realizzare la fornitura del prodotto o servizio venduto.

Se archiviato digitalmente, classificato correttamente e condiviso, consente di centralizzare le informazioni, far attingere tutte le persone coinvolte nelle attività a un unico file sempre aggiornato e organizzare flussi operativi fluidi e veloci.

Il documento viene quindi “liberato” dal concetto di supporto fisico con cui viene veicolato e dalle limitazioni e problematiche che ne derivano.

Potremmo andare avanti così a descrivere il ruolo del documento negli altri dipartimenti aziendali. Ciò che appare chiaro è che dotarsi di un sistema documentale avanzato in grado di archiviare, classificare ed abilitare workflow approvativi in maniera elettronica diventa indispensabile per pensare ad un processo di trasformazione digitale.

Il documento digitale per la fatturazione elettronica, ma non solo

Adeguarsi alla normativa è un obbligo. Sfruttarla per estendere la digitalizzazione anche agli altri documenti e processi è un’opportunità unica per trasportare la propria azienda in una nuova era.

Ciò non vuol dire che da domani non esisterà più la carta: la trasformazione richiede tempo, un passaggio graduale, ma i benefici saranno godibili fin da subito.

Pensando alla sola fatturazione elettronica, secondo l’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano, il costo di una fattura trattata in maniera tradizionale si attesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro. I risparmi derivanti dall’introduzione della fattura elettronica oscilleranno tra i 5,5 e gli 8,2 euro a singola fattura, dai 25 ai 65 euro per l’intero ciclo dell’ordine.

 

Per approfondire il tema della dematerializzazione dei documenti, visita la nostra pagina.

 

Fatturazione B2B

Fatturazione elettronica: automatica o manuale?

Continuano le nostre considerazioni sulla fatturazione elettronica.

Come già scritto nel precedente articolo si tratta di un’occasione per rendere efficienti i processi di gestione amministrativa e per ridurre i costi. Quando parliamo di riduzione dei costi non pensiamo solo al taglio dei costi della carta, ma prevalentemente del risparmio derivante dall’automazione di molte attività, ad esempio quella di inserimento dati e contabilizzazione. Il risparmio è quindi maggiore laddove l’automazione raggiunge livelli molto alti. Altrimenti si limita al risparmio sulle risme di carta e sull’inchiostro delle stampanti.

Il tema di cui parliamo oggi è quindi il seguente: fatturazione elettronica manuale o automatica?

La produzione del file XML è un aspetto puramente tecnico, esattamente come l’invio e la ricezione dallo SDI. Elementi poco rilevanti ai fini dell’efficienza, in quanto in base alla professione del tuo fornitore questi servizi vengono erogati da quasi tutti i concorrenti presenti sul mercato.

La differenza sostanziale consiste nell’esistenza o meno di un’integrazione di questi servizi con il vostro sistema gestionale. Se uno solo di questi passaggi – e scusate se riproponiamo la solita immagine ma è necessaria per comprendere la complessità dell’intero processo – viene svolto a mano (ad esempio la registrazione della fattura e la contabilizzazione sia attiva che passiva) allora si produrranno inesorabilmente delle inefficienze e dei costi sicuramente superiori rispetto all’investimento che avreste sostenuto per adottare una soluzione informatica in grado di automatizzare tutto il ciclo.

Fatturazione elettronica attiva

Fatturazione elettronica passiva

La scelta di procedere manualmente mette anche a rischio l’adempimento: la normativa, infatti, impone delle restrizioni e dei vincoli sia per il formato dei dati da trasmettere sia per il trattamento stesso delle fatture. Come essere sicuri di non incorrere in nessun errore se il processo non è digitale e quindi sottoposto a verifiche e controlli automatici?

 

 

 

Fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: dubbi e domande a cui dovresti dare risposta

Mancano 3 mesi alla partenza ufficiale della fatturazione elettronica B2B che interesserà tutte le aziende italiane, a eccezione dei contribuenti “minimi” e “forfettari”.

Come tutti sapranno ormai, la questione non è da prendere sottogamba: se all’inizio sembrava un cambiamento di poco impatto, limitato al formato elettronico a cui dovranno adeguarsi le fatture, ora è chiaro che si tratta di un cambiamento di considerevole entità che coinvolgerà molti processi aziendali, persone e sistemi. Cambierà il rapporto con i fornitori, con i clienti, muterà l’organizzazione del flusso informativo e si riposizioneranno le risorse all’interno del processo.

Come in ogni cambiamento, ci saranno pro e contro da valutare con attenzione per trasformare un adeguamento normativo impegnativo in un’opportunità imperdibile per migliorare l’efficienza della propria azienda: un’occasione per snellire i processi, per ridurre i costi, per garantire sicurezza e correttezza dei dati e per portare l’azienda ad un alto livello di automazione e digitalizzazione.

In questo articolo, cercheremo di suggerirvi alcune domande da porvi per effettuare delle valutazioni complete ed effettivamente aderenti alla vostra realtà aziendale.

Le vostre caselle mail saranno prese d’assalto dai messaggi pubblicitari che vi propongono “la miglior soluzione per la fatturazione elettronica”. Quali domande dobbiamo farci per capire se è davvero una valida soluzione per la nostra azienda?

Partiamo con il rivedere tutto il flusso coinvolto:

Fatturazione elettronica attiva

Ciclo attivo

Fatturazione elettronica passiva

Ciclo passivo

Come si vede dall’immagine, nel ciclo attivo, a seguito di una vendita, emissione DDT e consegna, la fattura viene emessa dall’ERP (come Axioma Cloud ERP), trasformata in XML, inviata allo SDI – che risponde con eventuali notifiche – e portata in conservazione sostitutiva. Si procede poi con la ricezione del pagamento.

Nel ciclo passivo si parte con una richiesta d’acquisto, l’arrivo della merce o l’erogazione di un servizio, la ricezione di una fattura in formato XML, la registrazione nell’ERP coerentemente con quanto richiesto nella richiesta d’acquisto e quindi l’autorizzazione al pagamento.

 

Fatturazione elettronica: perché si parla solo di processo documentale?

Prima questione: perché molti fornitori parlano esclusivamente di documento? La fatturazione elettronica riguarda, per l’appunto, i processi di fatturazione attiva e passiva. è vero che la normativa si basa sul concetto di formato standard, l’XML, e quindi è necessario dotarsi di uno strumento che estragga la fattura di vendita dal nostro sistema e che legga quella passiva in XML, ma questo è solo una parte di un intero processo che viene smaterializzato.

Il processo di per sé è prettamente gestionale. Banalmente, prima dell’entrata in vigore del concetto di fattura elettronica, quando si parlava di fatturazione si pensava all’ERP, non certo al documentale dove veniva archiviata la fattura.

Anche la conservazione sostitutiva, che lo ricordiamo può essere fatta solo da un ente accreditato, è una parte di un processo ben più ampio.

Quindi assolutamente il sistema documentale è un aspetto cruciale, ma non è il solo da considerare.

La domanda da porsi in questo caso è: che livello di automazione voglio raggiungere? Le strade in questo caso sono 2:

  1. posso accontentarmi di un servizio che gestisca solo l’invio e la ricezione delle fatture in XML: che converta cioè le fatture attive emesse dal mio ERP e legga le fatture passive che ricevo in formato XML, che gestisca il colloquio con lo SDI (attenzione perché anche questa attività potrebbe non essere coperta dal fornitore) e che proceda alla conservazione sostitutiva. Il resto delle attività, ad esempio la registrazione, la verifica e la contabilizzazione delle fatture, verrebbe così gestito a mano dal personale della mia azienda.
  2. posso avvalermi di un servizio che automatizzi l’intero processo attivo e passivo e che coinvolga quindi anche il gestionale.

Oltre che dall’obiettivo di innovazione, la risposta deriva sicuramente da un’analisi dei costi, e quindi del tempo, impiegato nelle varie fasi del processo, ma anche dalle risposte che darete alle prossime domande.

 

Fatturazione elettronica: come faccio a garantire coerenza tra l’XML e la fattura registrata?

In alcuni convegni abbiamo sentito alcune aziende dire: “…tanto mi farò mandare comunque il PDF della fattura dal mio fornitore”. Questo vuol dire adottare un sistema che gestisce ricezione e invio, ma procedere alla registrazione delle fatture in maniera manuale grazie al documento in PDF che facilita la lettura dei dati.

Una prassi che sicuramente semplifica il lavoro, ma espone l’azienda a forti rischi: chi ci assicura infatti che quello che è stato riportato nel PDF (generato manualmente dal fornitore? estratto dal suo ERP?) sia esattamente ciò che contiene l’XML? Se ci fossero delle incongruenze e io contabilizzo i dati del PDF, quali errori potrei riportare? Quando, ma soprattutto se, ho la possibilità di accorgermene?

Il sistema che sceglierai dovrà essere in grado di garantirti questa coerenza.

 

Fatturazione elettronica: in caso di controlli, dove risiedono i dati delle mie fatture?

In base al sistema da te scelto, devi sempre essere in grado di recuperare i dati – e sapere dove risiedono. Innanzitutto per una questione di sicurezza delle informazioni che gestisci e di operatività quotidiana (mai capitato di dover ricontrollare una fattura anche dopo averla archiviata?), ma anche in occasione di controlli fiscali.

 

Abbiamo elencato 3 delle domande principali che secondo noi possono indicarvi la strada da percorrere per sfruttare l’adeguamento normativo a vantaggio di un efficientamento dei vostri processi aziendali.

 

Sicuramente non sono tutte, l’argomento è delicato e meriterebbe un’analisi più approfondita.

Se hai interesse ad affrontare l’argomento della fatturazione elettronica puoi continuare a seguire il nostro blog o contattarci tramite apposito form.

Fattura XML B2B

Fatturazione elettronica tra privati: a che punto siamo?

Siamo pronti ad affrontare l’entrata in vigore della fatturazione elettronica tra privati? Questa domanda è stata posta ormai fin troppe volte, ma questo adempimento è ormai una realtà e possiamo dire che la maggioranza delle aziende italiane è pronta.

Dopo i dubbi iniziali, sta aumentando la consapevolezza che questo adempimento porterà benefici e nuove opportunità nella gestione di un processo amministrativo finora effettuato un po’ manualmente e un po’ con sistemi informatici tradizionali e datati. In questo modo la gestione delle informazioni e le fasi di trasmissione delle fatture vengono automatizzate velocizzando il processo e rendendolo standardizzato. Questo è un ulteriore step verso l’automazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali, focus che persiste ormai da molto tempo nell’ambito della digital transformation.

Ciò che è successo negli ultimi giorni però, ci mette di fronte ad un’altra domanda: se siamo pronti, perché c’è già stata una proroga della prima scadenza?

C’è ancora qualche dubbio

Via libera al primo rinvio e si spera anche l’unico. In realtà la pressione e la preoccupazione di un adeguamento, ha già provocato una proroga per coloro che dovevano partire per primi. L’obbligo di emissione di fatturazione elettronica per cessioni di carburante ad uso motore, fissata per il 1° luglio 2018, slitta al 2019 in modo da uniformarlo a quanto previsto dalla normativa generale valida per tutte le imprese. Rimane invece confermata l’entrata in vigore per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti delle PA.

Ancora qualche dubbio, quindi, che in parte frena alcune imprese ad intraprendere questo percorso. Le scarse competenze interne e la confusione nel capire esattamente come gestire in modo corretto questa nuova procedura provocano ancora un po’ di diffidenza e di conseguenza ritardi. Ecco perché è importante comunicare a queste imprese che ancora non si sentono pronte i benefici di questa normativa, fatta per creare efficienza nei processi di verifica, migliorare e rafforzare le procedure attraverso degli strumenti digitali e per porre le basi alla creazione di un Mercato Unico Digitale Europeo entro il 2020.

Certo come in ogni cambiamento le difficoltà non sono pari a zero, soprattutto per quelle imprese che hanno sempre lavorato nello stesso modo, svolgendo le attività di emissione, registrazione e ricezione delle fatture in modo tradizionale e le parole “digitale” e “innovazione” non fanno ancora del tutto parte dei valori aziendali. Per questa piccola fetta di imprese significherebbe gestire le informazioni sulle transazioni in maniera completamente diversa, digitale ed elettronica. Il timore di incorrere in sanzioni e di non riuscire a trovare un partner affidabile, in questo momento, hanno la meglio sulla volontà di fare un passo verso la digitalizzazione e l’automazione dei processi.

Qual è stato l’impatto finora?

I dati in realtà smentiscono questi dubbi e paure, confermando che nel complesso le imprese italiane sono a buon punto sia in termini di conoscenza sia di capacità di adeguamento alla normativa.

Dal sondaggio dell’ Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B del Politecnico di Milano su 126 grandi imprese (con più di 250 addetti) e 218 PMI “soltanto il 5% delle grandi imprese e il 9% delle PMI non ha ancora deciso come organizzarsi per adempiere all’obbligo normativo o non ne è a conoscenza. Sono positive anche le aspettative: il 50% delle grandi imprese e il 34% delle PMI percepiscono l’obbligo come un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali, mentre il 13% delle grandi imprese e il 14% delle PMI lo vedono come un aiuto per combattere l’evasione fiscale. Inoltre, poco più di un quinto del campione (21%) ritiene che ci sarà un po’ di confusione sul mercato al momento dell’entrata in vigore dell’obbligo.”

Chi ha saputo cogliere questa opportunità dovrà rivedere internamente i propri processi e sfruttare le potenzialità che si generano grazie al passaggio da una gestione cartacea e costituita da documenti a una gestione di flussi di dati, dove la dematerializzazione di un documento fa sì che l’intero ciclo ordine-pagamento diventi digitale e ben definito.

“I benefici di questo passaggio sono evidenti: con l’introduzione della sola fattura elettronica strutturata si possono risparmiare tra i 5,5 e gli 8,2 euro per ogni fattura, mentre con la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine tra 25 e 65 euro ogni ciclo” afferma Claudio Rorato, Direttore dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2b.

Quindi si parla anche di benefici in termini economici, legati alla riduzione dell’impiego di manodopera e costi di spedizione, produzione e stampa delle fatture.

I software gestionali rivestono un ruolo importante

Avere gli strumenti adeguati e tecnologicamente avanzati per far fronte a questo adempimento non è importante, è fondamentale.

Sempre secondo la ricerca dell’Osservatorio il 39% delle grandi aziende e il 32% delle PMI adegueranno il proprio gestionale per adempiere all’obbligo normativo. Mentre le imprese che hanno la propensione ad esternalizzare il servizio sono pari al 34% per le grandi aziende e al 21% per le PMI. Utilizzare un gestionale in grado di emettere fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate e di archiviarle con un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge sono i requisiti per poter emettere fatture in formato XML sia per la pubblica amministrazione, sia per le altre aziende.

Non hai ancora pensato a come scegliere la soluzione giusta? Forse ti sei perso questo articolo sul nostro blog!

ERP media impresa

ERP media impresa: 3 segnali per capire se si è evoluto nella giusta direzione

Gli ERP sono il cuore e l’ossatura principale di tutti i processi principali di un’azienda. Si sono diffusi partendo dalla grande impresa, passando poi anche alla media impresa e alle aziende più piccole.

La loro funzione iniziale di sostituzione delle attività gestionali ripetitive è rimasta nel tempo, ma si è evoluta per venire incontro alle esigenze nate con i cambiamenti del mercato. Le imprese si sono infatti trovate ad affrontare una competizione crescente dove sempre più spesso velocità e produttività potevano fare la differenza. Si è partiti quindi includendo la gestione dei processi produttivi, per spaziare man mano anche alle altre attività di business come vendite, acquisti, risorse umane

L’ERP ha potuto in seguito vantare il raggiungimento di un altro obiettivo: la semplificazione delle attività e l’alta disponibilità delle informazioni. Si è andati in questa direzione poiché l’esigenza delle aziende era proprio quella di avere informazioni aggiornate sempre disponibili per aumentare la propria efficienza.

ERP per la media impresa: le dimensioni contano?

La sua applicazione nel frattempo si è radicata nelle imprese di tutte le dimensioni. D’altra parte non poteva andare diversamente: la competizione crescente non ha risparmiato – e non risparmia – nessuno ed era naturale che tutti cercassero uno strumento che potesse supportarli nella corsa.

E se il principio rimane uguale indipendentemente dalle dimensioni, scendendo più nello specifico i bisogni cambiano parecchio. Alcuni esempi sono: la quantità e la tipologia di dati trattatti, la complessità dei processi, le aree e le persone coinvolte nell’utilizzo di un gestionale.

Le risposte a questi bisogni sono state sempre più specializzate per potere fornire un reale supporto. È infatti dall’esperienza di Axioma a contatto con le medie imprese che nasce, e si sviluppa, il nostro ERP, un gestionale dotate di tutte le caratteristiche che queste aziende cercano. Quindi ora proviamo rispondere a una domanda che in tanti clienti ci pongono:

come si fa a capire se un ERP per la media impresa si è evoluto nella giusta direzione?

Tralasciando le questioni tecniche, cerchiamo di rispondere prendendo in esame le caratteristiche strutturali.

Un ERP per la media impresa si deve integrare con gli altri software gestionali

Il tempo ha portato non solo a “un’espansione” dell’ERP, ma anche alla nascita di soluzioni gestionali specifiche per la gestione delle relazioni commerciali con clienti e l’automazione della forza vendita (CRM), per l’analisi avanzata dei dati (Business Intelligence), per la pianificazione della produzione e della domanda a lungo, medio e breve termine (Soluzioni di SCM).

Tutte queste soluzioni garantiscono a chi le utilizza un vero e proprio asso nella manica nella spietata partita della competitività tra imprese, ma rischiano di essere totalmente inefficaci se non sono integrate con l’ERP. La centralità dei dati infatti è la base per ogni strategia e solo la sicurezza che questi siano univoci ed omogenei in ogni sistema utilizzato in azienda è la conditio sine qua non si realizzi l’efficienza. Un ERP per la media impresa deve quindi porsi come centralizzatore di tutti questi dati.

Cambiano le regole, cambia l’ERP

Gli aggiornamenti fiscali e i cambi di normativa, almeno qui in Italia, sono all’ordine del giorno. E sapete meglio di noi quali siano le conseguenze se non si è in regola nei tempi e nei modi previsti. Il gestionale è naturalmente il più coinvolto tra i sistemi informativi ed è quindi fondamentale che il fornitore garantisca gli sviluppi necessari all’aggiornamento. Pensiamo solo a quest’anno: tra GDPR, SpesometroFatturazione elettronica tra imprese (B2B),  ecc… Avrete avuto modo di capire quanto il vostro ERP possa essere flessibile o complesso (e costoso) da aggiornare.

Riguardo a questo tema, uno degli errori che nel tempo abbiamo visto commettere più spesso è scegliere un gestionale internazionale. Perché? Spesso non viene calato nelle realtà locali, perciò una sua modifica in caso di cambi legislativi diventa lunga e costosa, ma soprattutto dipende dai distributori locali e non da chi ha programmato il software. In questo senso un fornitore più vicino alle esigenze locali delle medie imprese italiane può rappresentare la scelta migliore in termini di competenza, reattività e costi.

Ogni azienda ha le sue caratteristiche: il tuo ERP deve rispecchiarle

È subito evidente la differenza che passa tra un’azienda del settore manifatturiero e una del settore servizi, che quindi non ha problematiche di produzione, o una del fashion, che si trova ad affrontare stagionalità e cicli dei prodotti velocissimi. Non è altrettanto evidente invece la diversità di due imprese dello stesso mercato, simili anche per dimensioni. Eppure la storia, la crescita, l’evoluzione di ognuna spesso portano a sviluppare esigenze completamente diverse che richiedono soluzioni peculiari. La storia invece è piena di progetti di adattamento di gestionali generici, naufragati per il troppo tempo e denaro che hanno richiesto. Anche in questo caso l’ERP di un fornitore internazionale rischia di risultare troppo “rigido” e dispendioso da adattare alla propria realtà. Insomma, un ERP moderno deve poter essere personalizzato in modo puntuale, veloce e senza costi eccessivi.

Da anni Axioma lavora con le medie imprese italiane e sa bene quali sono le sue esigenze. Il suo ERP è infatti verticalizzato per settori, flessibile, sempre aggiornato e integrabile con un’ampia gamma di soluzioni software che completano l’offerta.

fatturazione-B2B

Fatturazione B2B: come scegliere la soluzione giusta

Non ci sono speranze per la proroga: la fatturazione elettronica sarà un obbligo per tutti a partire dal 1°gennaio 2019. Lo conferma il provvedimento n. 89757/2018 pubblicato lo scorso 30 aprile dove l’Agenzia delle Entrate ha definito le Regole Tecniche per l’emissione, la ricezione e la gestione delle fatture elettroniche.

Se ci pensiamo bene, sarà un cambiamento radicale poiché tutte le imprese – a eccezione di quelle molto piccole – saranno costrette a dotarsi di strumenti e metodi di lavoro adeguati alla normativa.

Per capirne meglio l’impatto, vediamo chi e quante sono le imprese coinvolte:

  • 5 milioni di Partite IVA
  • 1,5 milioni le micro imprese (da 2 a 9 dipendenti)
  • 250.000 le piccole e medie imprese (PMI), tra 10 e 249 dipendenti
  • 4500 le grandi imprese (da 250 addetti in su)

[Osservatorio Fatturazione Elettronica (Polimi)]

Il cambiamento prevede una trasformazione digitale che consiste in un nuovo modo di relazionarsi con clienti e fornitori e un processo di dematerializzazione dei documenti e dei processi di fatturazione. Sarà ormai chiaro a tutti che la fatturazione elettronica si presenta come un’opportunità per tutti coloro che vogliono dare una spinta alla crescita e all’innovazione, a vantaggio di una migliore efficienza e di un considerevole abbattimento dei costi e dei tempi di lavorazione delle informazioni.

Un processo di tale portata, completamente digitalizzato, permetterebbe infatti di emettere automaticamente la fattura elettronica in formato XML – quello standard definito dall’Agenzia delle Entrate – che viene inviata tramite il Sistema di Intercambio al cliente che a sua volta la riceverà nel proprio sistema, la contabilizzerà e la manderà in pagamento. Verrebbe meno l’inserimento manuale dei dati delle fatture – sia attive che passive -, si ridurrebbe altresì la possibilità di errore, non si presenterebbero problemi di riconciliazione dei documenti e la ricerca e archiviazione diventerebbero semplici, veloci e sicure.

In queste settimane si sono presentate sul mercato diverse soluzioni software per rispondere alla normativa. Ognuna con i propri vantaggi, i propri plus, ma crediamo che la confusione tra le imprese sia ancora molto alta. Innanzitutto perché si parla quasi sempre dell’obbligo di emettere la fattura in formato elettronico, ma ci si dimentica che questo comporta anche la ricezione di fatture XML.

In poche parole: non solo in qualità di fornitore devo essere in grado di inviare al mio cliente una fattura XML, ma a mia volta sarò cliente e dovrò essere pronto a ricevere una fattura dello stesso formato e leggerla. Ma non finisce qui: cosa succede infatti una volta interpretato il documento XML? Dovrò registrare la fattura. Come? A mano inserendo i dati nel mio gestionale oppure dotandomi di un software in grado anche di contabilizzare la fattura passiva.

Ecco quindi che per valutare un buon software per adempiere alla normativa è importante verificare che copra tutte le fasi, compresa quella della contabilizzazione della fattura passiva e della conservazione sostitutiva a norma di legge.

Il provvedimento n. 89757/2018 indica le possibili modalità con cui le aziende possono trasmettere/ricevere la fattura elettronica al/dal Sistema di interscambio:

a) posta elettronica certificata (PEC)
b) servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate (procedura web e app)
c) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”
d) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP

Le modalità a) e b) facilitano chi ha una mole di fatture molto bassa. Le modalità c) e d) invece richiedono l’accreditamento al Sistema di Interscambio.

Il Provvedimento contempla anche la figura dell’intermediario per inviare e ricevere fatture elettroniche attraverso il SdI: “Il cessionario/committente può ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso”. Ecco quindi che l’impresa può continuare a lavorare come ha fatto finora, affidandosi per tutto il processo (estrazione ed emissione fattura attiva, invio allo SdI, gestione notifiche, conservazione sostitutiva e, per il ciclo passivo, ricezione del documento e contabilizzazione) a un Intermediario accreditato e competente.

Perché pensare alla fatturazione B2B come ad un’opportunità per una totale trasformazione digitale e non come un mero provvedimento a cui conformarsi? Lasciamo a te la risposta con questa infografica creata dal Politecnico di Milano.

fattura B2B

 

fatturazione-elettronica-tra-privati

La fatturazione elettronica tra privati: cosa c’è [ancora] da sapere

L’anno scorso abbiamo scritto un articolo sull’attesissima fatturazione elettronica tra privati, la cosiddetta Fattura B2B. In quell’articolo dicevamo che le aziende avevano la possibilità di godere fin da subito dei benefici fiscali derivanti dall’adozione di questa modalità di fatturazione.
Modalità quindi disponibile e opzionabile, ma non obbligatoria.

In quanti avranno aderito? Pochi (alcune statistiche parlano dell’1% delle aziende), date le incertezze che, come sempre, generano queste disposizioni intermedie.
Con l’approvazione della manovra finanziaria del 30 novembre 2017 in Senato, le incertezze crollano e la fatturazione elettronica tra privati diventa obbligatoria.

Fatturazione B2B: il tuo gestionale è conforme? Axioma Cloud ERP è già predisposto per la nuova normativa. Scrivici per scoprire come funziona!

Fatturazione elettronica tra privati: normative, scadenze e dati di utilizzo

Senza ripercorrere tutti i passi normativi che hanno portato ai diversi step della fatturazione elettronica – anche perché ammettiamolo, alla maggior parte di noi interessa in concreto COME oggi dobbiamo adeguarci – vediamo i punti salienti: nel 2014 è entrata in vigore la FattPA, ovvero l’obbligo di fatturare in modalità elettronica alla Pubblica Amministrazione. Tutte le aziende fornitori di Comuni, Province, Regioni, scuole, … stanno utilizzando da circa 4 anni questa nuova, e unica, modalità di fatturazione.

Dall’Agenzia dell’Entrate possiamo recuperare i dati sull’utilizzo, riferiti ai diversi periodi. Vediamo il primo mese di avvio:

  • 6 giugno 2014 – 30 giugno 2014: 25.851 file fattPA inviate al Sistema di Interscambio, di cui il 53% non conforme.

Per altri periodi potete consultare il sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/numeri_sdi.htm

Da gennaio 2017 tale modalità è possibile anche tra privati, come si diceva prima in regime opzionale. Di seguito il report a gennaio 2018 della Fattura PA e Fattura B2B:

Dati fatturazione elettronica tra privati

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Prima fase compiuta. Ora tocca rendere obbligatoria anche la fatturazione elettronica tra privati.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati dal 1° gennaio 2019. Ma non per tutti, vediamo i dettagli:

  1. Decorrenza 1° luglio 2018 per le cessioni di benzina o gasolio per motori e per le prestazioni rese da subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici. Questo significa l’abolizione della scheda carburante da parte di soggetti IVA che dovrà essere documentata solo con fattura elettronica
  2. Decorrenza 1° settembre 2018 per i soggetti extra-UE nell’ambito tax free shopping. In concreto in caso di cessioni di beni o servizi per un valore superiore a 154,94 euro, ai fini personali o familiari, da trasportarsi in bagagli personali fuori dal territorio doganale comunitario, l’emissione delle fatture deve avvenire in modalità elettronica. È uno stimolo per il turismo europeo in quanto i residenti al di fuori della Comunità Europea possono richiedere a rimborso l’IVA pagata sugli acquisti effettuati in Italia.
  3. Decorrenza 1° gennaio 2019 per tutte le operazioni effettuate nei confronti di altri privati titolari di partita IVA, tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato.
  4. Esonero dall’obbligo per i soggetti di minori dimensioni che si avvalgono del cosiddetto “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14

Cosa succede se non si rispetta l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati? In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B è necessario ricordare che il documento emesso in qualsiasi altra forma non ha nessuna validità. Trovano poi applicazione le sanzioni amministrative che consistono in un pagamento compreso tra il 90 e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.

Facciamo un passo indietro: che cos’è la fatturazione elettronica tra privati?

Fatturazione elettronica tra privati, fatturazione B2B, fatturazione Business to Business, fatturazione tra imprese: stiamo parlando della stessa cosa!
La fatturazione elettronica tra privati consiste nell’emissione di una fattura in formato elettronico standard (XML), nella sua trasmissione e ricezione tramite il Sistema Di Interscambio (SDI) e nella relativa conservazione sostitutiva per 10 anni in formato elettronico.

Al momento lo standard previsto è simile a quello utilizzato per la fattura PA, ma bisognerà adeguarsi al formato unico europeo che la Comunità approverà in tempi successivi.
La fattura B2B sarà l’unica fattura ammessa e ne garantisce l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Perché adottare la fatturazione elettronica tra privati?

Innanzitutto per recepire le direttive europee, volte a creare un unico mercato con standard condivisi per facilitare il commercio e lo scambio tra i Paesi membri.

Altro punto è rappresentato dai vantaggi che la dematerializzazione dei documenti comporta, lo abbiamo detto per altri processi aziendali, ma vale anche in questo caso: riduzione dei costi, semplificazione delle operazioni e maggior possibilità di controllo.

Nello specifico, lo Stato è in grado di:

  1. prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, fenomeno particolarmente elevato nel nostro paese;
  2. aumentare la semplificazione fiscale;
  3. ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie a una maggiore quantità di dati a disposizione dell’Amministrazione Finanziaria.

Per gli utilizzatori del sistema, come abbiamo sottolineato nell’articolo citato all’inizio, la maggior parte dei vantaggi economici non deriva dal risparmio sui costi di stampa o spedizione, ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le aziende: se da entrambi i lati si utilizzano processi digitalizzati, si evitano data entry manuali con conseguenti rischi di errori e perdita dei dati, duplicazioni di informazioni e ridondanze di registrazioni a favore di tempi più veloci nei pagamenti e nelle ricerche documentali.

Per riepilogare di quali vantaggi potremmo godere a regime:

I vantaggi fiscali:

  • Accertamenti fiscali ridotti di 2 anni con tracciabilità dei flussi finanziari
  • Rimborsi IVA entro 3 mesi dalla richiesta
  • Controlli fiscali meno gravosi
  • Soppressione della comunicazione dello Spesometro periodico
  • Soppressione dell’obbligo di apposizione del visto di conformità sul credito IVA (per importi superiori ai 5.000€)

I vantaggi economici e di processo:

  • Riduzione acquisti materiali quali carta, buste, bolli
  • Riduzione dei costi di stampa, spedizione ed archiviazione
  • Riduzione del tempo di archiviazione e ricerca documenti
  • Integrazione dei processi di Ricezione delle Fatture
  • Riduzione delle attività manuali
  • Azzeramento dei costi dovuti agli errori di data entry
  • Riduzione dei tempi di esecuzione
  • Eliminazione dei ritardi e dei disguidi dovuti all’invio di fatture cartacee
  • Riduzione degli errori di fatturazione
  • Unificazione comunicazione commerciale e fiscale

Un’unica via: la dematerializzazione dei processi

Siamo nel bel mezzo del cambiamento. Sta a noi decidere se farne parte fin da subito o arrivare in ritardo e con più fatica.

Le normative italiane e comunitarie stanno accelerando processi che in altri stati sono già completamente digitalizzati e consolidati. Ma non possiamo aspettare l’obbligo normativo per innovarci, risparmiare e organizzarci meglio.

Serve una tecnologia adeguata, serve personale competente e qualificato o comunque una formazione più adeguata dei team di lavoro, servono processi ben definiti e controllabili. Serve prima di tutto un cambiamento nella mentalità dell’imprenditoria, ma non solo. Il cambiamento deve coinvolgere tutti: dal negozietto sotto casa che accetta pagamenti tramite carta ed emette fatture elettroniche, alla multinazionale che condivide informazioni, documenti e processi uniformi in ogni sua sede attraverso sistemi di collaboration, di gestione documentale avanzata che consente processi autorizzativi senza alzarsi dalla scrivania  e senza l’utilizzo della penna per apporre la firma, di integrazione delle informazioni tra applicazioni diverse, …

Da parte nostra cerchiamo di diffondere questa cultura e soprattutto di aiutare le aziende nel cambiamento, accompagnandole nell’adozione di nuovi modelli di lavoro in cui l’efficienza dei processi aziendali viene coniugata alla capacità di interagire efficacemente con clienti e fornitori, ma soprattutto all’interno dell’azienda stessa.