ERP – Enterprise Resource Planning, o software gestionale,  rappresenta il cuore dell’impresa di qualsiasi settore. Si tratta infatti del software che gestisce e amministra tutti i processi tipici di un’azienda, dall’amministrazione e contabilità, ma anche vendite e acquisti, passando dal magazzino.

C’è chi lo considera un “male necessario”, ma solo perché non conosce le potenzialità dello strumento. Certo, deve essere studiato per il proprio settore. Deve essere inoltre in grado di integrarsi con tutte le altre soluzioni presenti in azienda.

Se però viene scelto con la dovuta attenzione l’ERP può diventare il vero vantaggio competitivo di un’azienda.

Un ERP, ma forse è più corretto dire il suo fornitore, deve essere in grado di accompagnarci e non lasciarci soli in quel mare in tempesta che sono le novità in ambito normativo fiscale.

Deve essere inoltre sempre aggiornato alle ultime novità tecnologiche, in modo da poterci consentire migliori prestazioni al giusto costo.

Insomma, a un ERP si chiede tanto, ma dove non può arrivare lui, c’è tutto il resto dell’offerta.

Ecco di seguito una serie di articoli dedicati al tema  software gestionale scritti dagli esperti di Axioma, che se ne occupano da più di trent’anni.

 

Articoli

ERP

Risorse più efficienti: come?

In Italia i sistemi ERP si sono diffusi a partire dagli anni novanta, reputati come una tecnologia di nicchia, venivano impiegati soprattutto dalle grandi aziende. Oggi il software ERP è diventato essenziale e necessario per un efficiente funzionamento dell’organizzazione aziendale.

Secondo un’indagine condotta da Digital4Executive “Al Nord, al Centro e al Sud la scelta di una soluzione di Enterprise Resource Planning è un modello di riferimento consolidato in qualsiasi tipologia di settore: dall’alimentare all’automotive, dal chimico farmaceutico al manifatturiero.”

“La spesa legata alla gestione di soluzioni ERP continuerà a rappresentare una voce importante, soprattutto per le aziende con presenza internazionale.” (Report 2016 Confindustria sul Digitale in Italia)

erp ind

Questo vale particolarmente per il settore moda, settore in continua crescita e che ha esigenze specifiche per poter riuscire a stare a passo con i repentini cambiamenti del mercato come tendenze, stili, cataloghi etc. La velocità con cui si lavora è davvero frenetica; per questo motivo devono essere affiancate da una tecnologia che sia intuitiva e smart a 360 gradi.

Un ERP è un sistema di fondamentale importanza strategica perché supporta la pianificazione, le attività e il controllo di tutte le risorse aziendali. Ma il vero valore di questa soluzione consiste nell’integrazione tra i vari moduli e quindi tra le varie parti di un’impresa che consente di avere, in qualsiasi momento, una visione completa e aggiornata su diversi ambiti. In questo modo si ha quindi una centralizzazione delle informazioni che permette di ridurre drasticamente i costi e lo spreco di tempo.

Da quanto riporta una ricerca Digital4Executive “una user experience migliorata da una piattaforma ERP che favorisce la social collaboration consente l’utilizzo e lo scambio di informazioni anche ai non addetti ai lavori e contribuisce a promuovere il livello di efficienza (…) è inoltre importante disporre di piena visibilità su tutti i processi di business, in modo da potersi adattare e rispondere velocemente alle mutevoli richieste del mercato, per soddisfare al meglio i clienti.

Le aree che deve gestire un’azienda del settore fashion sono diverse, come la gestione delle distinte base e delle varianti dei prodotti, taglie e colori, movimenti dei magazzini e delle spedizioni, pianificazione del processo produttivo, gestione dei resi, delle fatturazioni etc.

Quale strumento migliore dell’ERP per far sì che tutte le aree siano funzionali e tutte le attività vengano coordinate intelligentemente?

YourcegidORLI – disponibile anche in cloud – consente di pianificare e gestire collezioni, modelli, cataloghi, stagionalità, controllare e coordinare l’intero processo produttivo, gestire gli ordini, la movimentazione dei vari prodotti, i prezzi di vendita per taglia e colore e le relazioni con i clienti, monitorare gli approvvigionamenti ed eventuali situazioni critiche e analizzare i dati relativi alle vendite e alla produzione attraverso uno strumento di Business Intelligence.

I vantaggi che tale sistema può apportare sono diversi e fondamentali, senza i quali non sarebbe possibile l’andamento positivo di un’azienda ed è proprio per questo che gli esperti ormai definiscono l’ERP come il cuore del business.

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Analytics e ERP: binomio strategico

Conoscere le tendenze del mercato, capire la logica e le dinamiche del proprio settore e monitorare tutti i processi aziendali sono passi inevitabili per poter eccellere nel lungo periodo.

Come riuscirci al meglio?

Il segreto sta negli analytics, strumenti indispensabili per rimanere competitivi ad oggi. La Digital Transformation ha il merito di aver portato un progresso tecnologico non indifferente. La qualità del lavoro è migliorata grazie all’ottimizzazione e automazione di molti processi, ma se da un lato ha portato più valore dall’altro ha generato anche maggiore complessità e competitività. A ciò si aggiunge, come fenomeno correlato, la crescente consapevolezza da parte dei clienti stessi, sempre più informati, esigenti e “digitali”.

Di fronte a questo panorama, qual è l’unica strategia che veramente vale, o meglio che è alla base poi di tutte le azioni di marketing? Analizzare scrupolosamente i dati. Lo sapevate che saper gestire nel modo giusto i dati e saperne ricavare della reale conoscenza potrebbe far aumentare le attività commerciali del 60%? (Fonti: McKinsey e MGI)

Il coinvolgimento di tutte le aree aziendali

Nel dettaglio, per il settore industriale gli strumenti di analisi dati sono fondamentali per ottimizzare la supply chain, conoscere costi e tempi impiegati nella produzione dei prodotti, monitorare le prestazioni dei vari macchinari e intervenire in tempo reale per la manutenzione o la risoluzione di determinate problematiche, analizzare i reclami e le segnalazioni dei clienti e comprenderne le cause.

La direzione è l’area che ottiene i benefici più importanti dagli strumenti di Analytics. Il processo di definizione delle strategie aziendali viene reso sempre più lungo e difficoltoso dalla grande mole di informazioni e dati a disposizione. Avere uno strumento che li aggrega e permette alla direzione di interpretarli e analizzarli in modo più semplice e veloce li rende condivisibili tra i vari reparti e graficamente più intuitivi attraverso grafici e report. Se si vuole dare un valore aggiunto ai risultati di lunghe riunioni aumentare il successo delle decisioni aziendali questo è lo strumento adatto.

Non deve mancare l’integrazione

Il valore aggiunto che tale strumento potrebbe dare a un’azienda è tanto; elevato alla potenza se integrato con un’altra soluzione, fondamentale per il funzionamento di tutte le risorse aziendali: l’ERP. Perché? Innanzitutto si investirebbe in un’unica soluzione integrata, e poi adottare un software ERP significa avere tutti i dati aziendali in un unico sistema e già solamente questa caratteristica permette una visione d’insieme, ordinata e in tempo reale che facilita l’analisi e le decisioni da prendere. Questi due aspetti permettono di ottenere maggiore efficienza e un risparmio di tempo non indifferente.

Noi di Axioma ne siamo consapevoli, per questo abbiamo sviluppato Axioma Cloud ERP con oltre 300 funzioni di analytics grafiche e intuitive pensate per la diverse figure professionali che consentono di analizzare i dati di tutti i moduli aziendali con un sistema di “navigabilità circolare”, cioè di estrapolazione delle informazioni più dettagliate a partire da quelle più complesse, per poi poter svolgere analisi storiche, real-time o predittive.

Voi siete a conoscenza del potenziale di uno strumento ERP con funzioni di analytics integrate?

Fattura XML B2B

Fatturazione elettronica tra privati: a che punto siamo?

Siamo pronti ad affrontare l’entrata in vigore della fatturazione elettronica tra privati? Questa domanda è stata posta ormai fin troppe volte, ma questo adempimento è ormai una realtà e possiamo dire che la maggioranza delle aziende italiane è pronta.

Dopo i dubbi iniziali, sta aumentando la consapevolezza che questo adempimento porterà benefici e nuove opportunità nella gestione di un processo amministrativo finora effettuato un po’ manualmente e un po’ con sistemi informatici tradizionali e datati. In questo modo la gestione delle informazioni e le fasi di trasmissione delle fatture vengono automatizzate velocizzando il processo e rendendolo standardizzato. Questo è un ulteriore step verso l’automazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali, focus che persiste ormai da molto tempo nell’ambito della digital transformation.

Ciò che è successo negli ultimi giorni però, ci mette di fronte ad un’altra domanda: se siamo pronti, perché c’è già stata una proroga della prima scadenza?

C’è ancora qualche dubbio

Via libera al primo rinvio e si spera anche l’unico. In realtà la pressione e la preoccupazione di un adeguamento, ha già provocato una proroga per coloro che dovevano partire per primi. L’obbligo di emissione di fatturazione elettronica per cessioni di carburante ad uso motore, fissata per il 1° luglio 2018, slitta al 2019 in modo da uniformarlo a quanto previsto dalla normativa generale valida per tutte le imprese. Rimane invece confermata l’entrata in vigore per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti delle PA.

Ancora qualche dubbio, quindi, che in parte frena alcune imprese ad intraprendere questo percorso. Le scarse competenze interne e la confusione nel capire esattamente come gestire in modo corretto questa nuova procedura provocano ancora un po’ di diffidenza e di conseguenza ritardi. Ecco perché è importante comunicare a queste imprese che ancora non si sentono pronte i benefici di questa normativa, fatta per creare efficienza nei processi di verifica, migliorare e rafforzare le procedure attraverso degli strumenti digitali e per porre le basi alla creazione di un Mercato Unico Digitale Europeo entro il 2020.

Certo come in ogni cambiamento le difficoltà non sono pari a zero, soprattutto per quelle imprese che hanno sempre lavorato nello stesso modo, svolgendo le attività di emissione, registrazione e ricezione delle fatture in modo tradizionale e le parole “digitale” e “innovazione” non fanno ancora del tutto parte dei valori aziendali. Per questa piccola fetta di imprese significherebbe gestire le informazioni sulle transazioni in maniera completamente diversa, digitale ed elettronica. Il timore di incorrere in sanzioni e di non riuscire a trovare un partner affidabile, in questo momento, hanno la meglio sulla volontà di fare un passo verso la digitalizzazione e l’automazione dei processi.

Qual è stato l’impatto finora?

I dati in realtà smentiscono questi dubbi e paure, confermando che nel complesso le imprese italiane sono a buon punto sia in termini di conoscenza sia di capacità di adeguamento alla normativa.

Dal sondaggio dell’ Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B del Politecnico di Milano su 126 grandi imprese (con più di 250 addetti) e 218 PMI “soltanto il 5% delle grandi imprese e il 9% delle PMI non ha ancora deciso come organizzarsi per adempiere all’obbligo normativo o non ne è a conoscenza. Sono positive anche le aspettative: il 50% delle grandi imprese e il 34% delle PMI percepiscono l’obbligo come un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali, mentre il 13% delle grandi imprese e il 14% delle PMI lo vedono come un aiuto per combattere l’evasione fiscale. Inoltre, poco più di un quinto del campione (21%) ritiene che ci sarà un po’ di confusione sul mercato al momento dell’entrata in vigore dell’obbligo.”

Chi ha saputo cogliere questa opportunità dovrà rivedere internamente i propri processi e sfruttare le potenzialità che si generano grazie al passaggio da una gestione cartacea e costituita da documenti a una gestione di flussi di dati, dove la dematerializzazione di un documento fa sì che l’intero ciclo ordine-pagamento diventi digitale e ben definito.

“I benefici di questo passaggio sono evidenti: con l’introduzione della sola fattura elettronica strutturata si possono risparmiare tra i 5,5 e gli 8,2 euro per ogni fattura, mentre con la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine tra 25 e 65 euro ogni ciclo” afferma Claudio Rorato, Direttore dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2b.

Quindi si parla anche di benefici in termini economici, legati alla riduzione dell’impiego di manodopera e costi di spedizione, produzione e stampa delle fatture.

I software gestionali rivestono un ruolo importante

Avere gli strumenti adeguati e tecnologicamente avanzati per far fronte a questo adempimento non è importante, è fondamentale.

Sempre secondo la ricerca dell’Osservatorio il 39% delle grandi aziende e il 32% delle PMI adegueranno il proprio gestionale per adempiere all’obbligo normativo. Mentre le imprese che hanno la propensione ad esternalizzare il servizio sono pari al 34% per le grandi aziende e al 21% per le PMI. Utilizzare un gestionale in grado di emettere fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate e di archiviarle con un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge sono i requisiti per poter emettere fatture in formato XML sia per la pubblica amministrazione, sia per le altre aziende.

Non hai ancora pensato a come scegliere la soluzione giusta? Forse ti sei perso questo articolo sul nostro blog!

integrare erp crm

Integrare ERP e CRM: quando 1+1=3

In un articolo di settimana scorsa abbiamo cercato di capire se il nostro gestionale si è evoluto nella giusta direzione. Lì abbiamo scritto che uno tra i segnali individuati era proprio la possibilità di integrarlo con nuove soluzioni gestionali.

Prendiamo ad esempio in considerazione l’area vendite, oggetto di attenzione particolare proprio per la sua importanza strategica. Il CRM è naturalmente la soluzione gestionale di riferimento, proprio per la sua funzione di supporto ai processi commerciali.

Ma ora sorge spontanea una domanda: integrare ERP e CRM è obbligatorio? Secondo noi sì, o almeno molto utile, ma la risposta in effetti non è così scontata. Tanti addirittura partono un passo indietro e si chiedono perché adottare un CRM se comunque il gestionale è ricco di funzionalità dedicate alla forza vendita.

Per rispondere a queste domande però dobbiamo prima stabilire qual è il confine tra ERP e CRM, chiarendo a cosa servono.

ERP: fa tanto, ma non tutto

Cominciamo con l’ERP. Il software gestionale, come abbiamo già stabilito nell’articolo precedente, è il cuore di ogni impresa, tant’è che presenta funzionalità per tutte le aree: acquisti, magazzino, amministrazione, finanza e controllo, produzione e sì, anche vendite. Qui vengono raccolti gli ordini, inserite le cifre, codificati i prodotti, emesse le fatture, … insomma, tutto ciò che riguarda il “back office” delle vendite.

È un sistema unico, che permette quindi una gestione integrata dei processi. Possiamo dire che l’ERP svolge infatti il ruolo di motore centrale di un’impresa.

Le sue funzioni però si limitano ad essere “amministrative”. Ma la forza vendita ha bisogno di molto di più, non trovate?

CRM: quello che fa il “lavoro sporco”

Un commerciale al lavoro deve curare molti aspetti che appartengono alla sfera “relazionale”. Deve essere cioè in grado di ascoltare il cliente, capire le sue esigenze, trovare la chiave giusta per proporre la sua offerta, scegliere i momenti e i modi giusti. Lo stesso possiamo dire per chi lavora nel marketing: scegliere i destinatari con determinate caratteristiche, confezionare il messaggio più efficace, cogliere i momenti e i mezzi giusti in cui inviarlo, … non sono cose facilmente automatizzabili.

In tutto questo un CRM deve svolgere il ruolo essenziale di assistente, fornendo gli strumenti e le informazioni per far sì che le persone possano dare il meglio di sé in competenze che un software non potrà mai sostituire. (Qui potete trovare tutto ciò che può fare un CRM)

Un buon CRM inoltre si differenzia da un ERP anche perché è in grado di gestire non solo la fase di ricerca dell’opportunità commerciale e della vendita vera e propria, ma anche il post-vendita. Vi rimandiamo a un nostro articolo precedente per approfondire la fase di customer service.

1+1=3: integrare ERP e CRM fa bene

Torniamo alla domanda da cui siamo partiti: perché dovremmo integrare ERP e CRM? Abbiamo chiarito che svolgono funzioni vicine ma diverse, ma questo non spiega ancora la necessità di integrare. Non abbiamo però ancora parlato di una delle fasi fondamentali del processo commerciale: l’analisi delle performance. Sia alla fine, sia durante la trattativa commerciale o la lead generation è importante misurare i risultati o l’andamento di un determinato evento. Ovviamente più dati ci sono a disposizione, più questi sono organizzati, più questa attività diventa agile e soprattutto utile. E cosa concorre a questo risultato più dell’integrazione tra i due software aziendali più coinvolti? Integrare ERP e CRM infatti significa avere dati coerenti, omogenei e corretti, poiché un sistema “attinge” dall’altro e viceversa.

Per ottenere lo stato risultato senza l’integrazione sarebbe necessario un lungo lavoro di ridigitazione dei dati e delle informazioni da un’applicazione all’altra: una grande perdita di tempo e un rischio di commettere errori fin troppo alto. Con l’integrazione invece tutto avviene in automatico e gli stessi dati che troviamo da un lato li troviamo anche dall’altro.

1+1=3 quindi significa proprio questo, cioè avere non solo i vantaggi delle applicazioni singole, ma ottenere molto di più dalla loro integrazione: la possibilità di avere dati, analisi, report che possono indicare la strategia migliore da seguire.

L’ERP e il CRM di Axioma sono integrabili tra loro ma anche alle soluzioni più diffuse sul mercato. Puoi dare un’occhiata e darci la tua opinione.

ERP media impresa

ERP media impresa: 3 segnali per capire se si è evoluto nella giusta direzione

Gli ERP sono il cuore e l’ossatura principale di tutti i processi principali di un’azienda. Si sono diffusi partendo dalla grande impresa, passando poi anche alla media impresa e alle aziende più piccole.

La loro funzione iniziale di sostituzione delle attività gestionali ripetitive è rimasta nel tempo, ma si è evoluta per venire incontro alle esigenze nate con i cambiamenti del mercato. Le imprese si sono infatti trovate ad affrontare una competizione crescente dove sempre più spesso velocità e produttività potevano fare la differenza. Si è partiti quindi includendo la gestione dei processi produttivi, per spaziare man mano anche alle altre attività di business come vendite, acquisti, risorse umane

L’ERP ha potuto in seguito vantare il raggiungimento di un altro obiettivo: la semplificazione delle attività e l’alta disponibilità delle informazioni. Si è andati in questa direzione poiché l’esigenza delle aziende era proprio quella di avere informazioni aggiornate sempre disponibili per aumentare la propria efficienza.

ERP per la media impresa: le dimensioni contano?

La sua applicazione nel frattempo si è radicata nelle imprese di tutte le dimensioni. D’altra parte non poteva andare diversamente: la competizione crescente non ha risparmiato – e non risparmia – nessuno ed era naturale che tutti cercassero uno strumento che potesse supportarli nella corsa.

E se il principio rimane uguale indipendentemente dalle dimensioni, scendendo più nello specifico i bisogni cambiano parecchio. Alcuni esempi sono: la quantità e la tipologia di dati trattatti, la complessità dei processi, le aree e le persone coinvolte nell’utilizzo di un gestionale.

Le risposte a questi bisogni sono state sempre più specializzate per potere fornire un reale supporto. È infatti dall’esperienza di Axioma a contatto con le medie imprese che nasce, e si sviluppa, il nostro ERP, un gestionale dotate di tutte le caratteristiche che queste aziende cercano. Quindi ora proviamo rispondere a una domanda che in tanti clienti ci pongono:

come si fa a capire se un ERP per la media impresa si è evoluto nella giusta direzione?

Tralasciando le questioni tecniche, cerchiamo di rispondere prendendo in esame le caratteristiche strutturali.

Un ERP per la media impresa si deve integrare con gli altri software gestionali

Il tempo ha portato non solo a “un’espansione” dell’ERP, ma anche alla nascita di soluzioni gestionali specifiche per la gestione delle relazioni commerciali con clienti e l’automazione della forza vendita (CRM), per l’analisi avanzata dei dati (Business Intelligence), per la pianificazione della produzione e della domanda a lungo, medio e breve termine (Soluzioni di SCM).

Tutte queste soluzioni garantiscono a chi le utilizza un vero e proprio asso nella manica nella spietata partita della competitività tra imprese, ma rischiano di essere totalmente inefficaci se non sono integrate con l’ERP. La centralità dei dati infatti è la base per ogni strategia e solo la sicurezza che questi siano univoci ed omogenei in ogni sistema utilizzato in azienda è la conditio sine qua non si realizzi l’efficienza. Un ERP per la media impresa deve quindi porsi come centralizzatore di tutti questi dati.

Cambiano le regole, cambia l’ERP

Gli aggiornamenti fiscali e i cambi di normativa, almeno qui in Italia, sono all’ordine del giorno. E sapete meglio di noi quali siano le conseguenze se non si è in regola nei tempi e nei modi previsti. Il gestionale è naturalmente il più coinvolto tra i sistemi informativi ed è quindi fondamentale che il fornitore garantisca gli sviluppi necessari all’aggiornamento. Pensiamo solo a quest’anno: tra GDPR, SpesometroFatturazione elettronica tra imprese (B2B),  ecc… Avrete avuto modo di capire quanto il vostro ERP possa essere flessibile o complesso (e costoso) da aggiornare.

Riguardo a questo tema, uno degli errori che nel tempo abbiamo visto commettere più spesso è scegliere un gestionale internazionale. Perché? Spesso non viene calato nelle realtà locali, perciò una sua modifica in caso di cambi legislativi diventa lunga e costosa, ma soprattutto dipende dai distributori locali e non da chi ha programmato il software. In questo senso un fornitore più vicino alle esigenze locali delle medie imprese italiane può rappresentare la scelta migliore in termini di competenza, reattività e costi.

Ogni azienda ha le sue caratteristiche: il tuo ERP deve rispecchiarle

È subito evidente la differenza che passa tra un’azienda del settore manifatturiero e una del settore servizi, che quindi non ha problematiche di produzione, o una del fashion, che si trova ad affrontare stagionalità e cicli dei prodotti velocissimi. Non è altrettanto evidente invece la diversità di due imprese dello stesso mercato, simili anche per dimensioni. Eppure la storia, la crescita, l’evoluzione di ognuna spesso portano a sviluppare esigenze completamente diverse che richiedono soluzioni peculiari. La storia invece è piena di progetti di adattamento di gestionali generici, naufragati per il troppo tempo e denaro che hanno richiesto. Anche in questo caso l’ERP di un fornitore internazionale rischia di risultare troppo “rigido” e dispendioso da adattare alla propria realtà. Insomma, un ERP moderno deve poter essere personalizzato in modo puntuale, veloce e senza costi eccessivi.

Da anni Axioma lavora con le medie imprese italiane e sa bene quali sono le sue esigenze. Il suo ERP è infatti verticalizzato per settori, flessibile, sempre aggiornato e integrabile con un’ampia gamma di soluzioni software che completano l’offerta.

come migliorare l'efficienza aziendale

5 punti su come migliorare l’efficienza aziendale

A noi piace partire dai dati. Anche in questo caso infatti siamo partiti dall’Assintel Report 2018 e abbiamo analizzato quali sono le priorità di business delle aziende italiane nel 2018 per capire dove concentrare i nostri sforzi in quanto azienda informatica al servizio delle imprese italiane.

Priorità business 2018 - Assintel

Da questi dati risulta che la prima sfida che le aziende sentono di dover affrontare è quella della fidelizzazione del cliente. Questo dato dimostra che molte imprese sono uscite dalla crisi e quindi ora si possono concentrare su attività volte alla crescita dell’azienda e non solo alla sua sopravvivenza. Di fidelizzazione del cliente e Customer Satisfaction però abbiamo già parlato nel nostro articolo sul Customer Service, quindi ora ci possiamo dedicare al secondo e terzo posto della classifica, cioè la Riduzione dei costi aziendali e l’Incremento delle produttività del lavoro dei dipendenti.

Entrambe queste tematiche afferiscono direttamente alla sfera dell’efficienza, meta agognata nel pieno della crisi, ma evidentemente ancora attuale per chi ancora non si sente al sicuro.

Come migliorare l’efficienza aziendale quindi?

La aree di intervento possono essere tante e varie, ma noi ci occupiamo di software, quindi abbiamo fatto ciò che ci viene meglio e abbiamo cercato di capire quali sono le possibilità dal punto di vista applicativo. Abbiamo perciò messo insieme alcuni obiettivi parziali che concorrono poi al raggiungimento del goal finale: l’efficienza aziendale.

1 Utilizzare software semplici, ovvero non complicarsi inutilmente la vita

Partiamo dal punto all’apparenza più banale: per lavorare di più e in meno tempo dobbiamo avvalerci strumenti facili da usare. Sembra la più ovvia delle conclusioni, eppure quante volte sentiamo che l’informatica e in generale la tecnologia ci sono nemiche invece di sostenerci? Soprattutto quando si tratta di lavoro e business e quindi gli strumenti intervengono in processi complessi che devono essere compiuti sotto la pressione di tempo e obiettivi, si compie l’errore di scegliere soluzioni informatiche senza tenere conto della loro complessità d’uso. Eppure un software è solo un mezzo per raggiungere un obiettivo e come tale il suo scopo principale non deve essere solo quello di ottenere il risultato, ma anche di farlo nel minore tempo possibile e col minimo sforzo. Vien da sé che un software complicato, poco intuitivo, con la capacità di innervosire chi lo utilizza, manca almeno uno dei suoi obiettivi. Con una soluzione user-friendly invece gli effetti sono immediati: maggiore produttività, minor tempo, minori costi.

2 Mettere a disposizione tutte le informazioni

Se vogliamo migliorare l’efficienza dell’azienda, e quindi aumentare la produttività a fronte di una riduzione dei tempi e dei costi, dobbiamo mettere le persone nelle condizioni di avere sempre disponibili tutte le informazioni di cui ha bisogno. Lasciare che lo scambio di conoscenza avvenga solo attraverso le interazioni personali all’interno dell’azienda è troppo rischioso, se non ottimistico. Pensiamo a un commerciale, ad esempio. Se deve andare in visita da un cliente, è bene che sappia qual è la storia della relazione con lui: banalmente i prodotti che ha già, le offerte che gli sono state già sottoposte, il materiale marketing inviato. Prima di poter recuperare tutte queste informazioni semplicemente chiedendole ai colleghi coinvolti, potrebbe passare troppo tempo, e potrebbe non venire a sapere tutto ciò che gli serve. Spostiamoci dall’area commerciale e facciamo un altro esempio: personale tecnico che deve occuparsi di una richiesta post-vendita di un cliente. Anche in questo caso è importante sapere se aveva inoltrato altre richieste in precedenza, quali sono i prodotti acquistati, se esistono casi simili già risolti in precedenza, …. tutti elementi che potrebbero essere facilmente centralizzati e resi disponibili da un solo software applicativo e quindi raggiungibili in pochi clic.

3 Rendere accessibili tutte le funzioni facilmente

Per portare a compimento una determinata attività, ognuno di noi deve utilizzare diverse applicazioni aziendali. Entrare e uscire da queste, avviare nuovi programmi, utilizzare strumenti diversi sono tra le maggiori perdite di tempo per chi sta cercando di compiere un lavoro, lo sappiamo bene tutti. Una figura manageriale che deve ad esempio controllare le performance commerciali di una certa area e poi confrontarle con gli sforzi marketing, dovrebbe entrare e uscire da diverse applicazioni. Come può intervenire una soluzione informatica in questo caso? Raggruppando tutte le funzioni che servono nella stessa applicazione.

3-bis Mettere a disposizione informazioni e funzioni, sempre e ovunque

Questa è una postilla ai due punti precedenti, poiché tratta ancora della disponibilità di informazioni e funzioni, ma aggiunge due variabili: il tempo e lo spazio. Senza addentrarci in tematiche di telelavoro, possiamo però sostenere con sicurezza che l’efficienza aziendale passa inevitabilmente anche dalla possibilità di poter lavorare in qualsiasi posto e momento grazie a una connessione via internet. Chiamate e e-mail da smartphone e tablet hanno fatto la differenza per i lavoratori, ma perché limitarsi a questo? Perché non consentire un pieno utilizzo di un’applicazione software anche fuori dall’ufficio? Chi potrebbe beneficiarne è subito chiaro: dipendenti in trasferta con davanti lunghe ore di viaggio, o personale con la necessità di fornire immediatamente a un cliente il suo preventivo. E queste sono solo alcune delle occasioni in cui può succedere che la disponibilità via web e mobile di un’applicazione possa aumentare l’efficienza di un’azienda.

4 Monitorare e analizzare

Non basta agire e mettere le persone in grado di dare il meglio sul lavoro. Arriva un momento in cui è necessario trarre conclusioni per prendere le decisioni migliori sul futuro. Misurare lo sforzo che è costato il raggiungimento di un determinato obiettivo aziendale è fondamentale in un’ottica di attenzione ai costi. E questo genere di analisi va compiuto non solo alla conclusione di un processo, che sia commerciale o produttivo, ma anche durante il processo stesso per effettuare eventuali azioni correttive. Software applicativi in grado di fornire avanzate funzionalità di analisi sono quindi da preferire, proprio per i vantaggi che portano.

5 Integrare, integrare, integrare

Per ultimo, ma non per importanza, il punto senza il quale la maggior parte dei passi precedenti sarebbero irrealizzabili: utilizzare soluzioni integrate. Innanzi tutto spieghiamo cosa significa: utilizzare applicazioni che “si parlano” tra loro, che attingano cioè una dai dati dell’altra. Questo nella pratica si traduce per prima cosa in dati coerenti, autentico miraggio per tante aziende ancora oggi. Eppure non sarebbe più facile la vita di tutti se il gestionale, il CRM e le soluzioni di gestione della produzione utilizzassero tutti gli stessi codici cliente o codici prodotto? Non sarebbe più breve analizzare ogni mese le performance commerciali se i dati che risultano alla direzione vendite fossero gli stessi che si trovano nell’ERP? Siete d’accordo anche voi che il personale in trasferta potrebbe lavorare meglio, in modo più efficiente, se si basasse su dati affidabili e coerenti in tutti i sistemi, e non validi solo nell’applicazione a cui riesce ad accedere? L’integrazione tra i sistemi renderebbe possibile tutto questo.

Questi sono i punti su cui secondo noi è importante riflettere se ci si sta chiedendo come migliorare l’efficienza aziendale, e anche le caratteristiche sui cui vale la pena investire quando si valuta l’adozione di un software per la propria azienda, che si tratti di gestionale, CRM, CPQ (nel caso di prodotti configurabili) o SCM.

Axioma ha tenuto ben presente queste caratteristiche quando ha sviluppato le sue soluzioni, e i suoi clienti hanno ottenuto gli obiettivi di efficienza che cercavano. E nella tua azienda avete tenuto in considerazione gli stessi punti?

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La fatturazione elettronica tra privati: cosa c’è [ancora] da sapere

L’anno scorso abbiamo scritto un articolo sull’attesissima fatturazione elettronica tra privati, la cosiddetta Fattura B2B. In quell’articolo dicevamo che le aziende avevano la possibilità di godere fin da subito dei benefici fiscali derivanti dall’adozione di questa modalità di fatturazione.
Modalità quindi disponibile e opzionabile, ma non obbligatoria.

In quanti avranno aderito? Pochi (alcune statistiche parlano dell’1% delle aziende), date le incertezze che, come sempre, generano queste disposizioni intermedie.
Con l’approvazione della manovra finanziaria del 30 novembre 2017 in Senato, le incertezze crollano e la fatturazione elettronica tra privati diventa obbligatoria.

Fatturazione B2B: il tuo gestionale è conforme? Axioma Cloud ERP è già predisposto per la nuova normativa. Scrivici per scoprire come funziona!

Fatturazione elettronica tra privati: normative, scadenze e dati di utilizzo

Senza ripercorrere tutti i passi normativi che hanno portato ai diversi step della fatturazione elettronica – anche perché ammettiamolo, alla maggior parte di noi interessa in concreto COME oggi dobbiamo adeguarci – vediamo i punti salienti: nel 2014 è entrata in vigore la FattPA, ovvero l’obbligo di fatturare in modalità elettronica alla Pubblica Amministrazione. Tutte le aziende fornitori di Comuni, Province, Regioni, scuole, … stanno utilizzando da circa 4 anni questa nuova, e unica, modalità di fatturazione.

Dall’Agenzia dell’Entrate possiamo recuperare i dati sull’utilizzo, riferiti ai diversi periodi. Vediamo il primo mese di avvio:

  • 6 giugno 2014 – 30 giugno 2014: 25.851 file fattPA inviate al Sistema di Interscambio, di cui il 53% non conforme.

Per altri periodi potete consultare il sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/numeri_sdi.htm

Da gennaio 2017 tale modalità è possibile anche tra privati, come si diceva prima in regime opzionale. Di seguito il report a gennaio 2018 della Fattura PA e Fattura B2B:

Dati fatturazione elettronica tra privati

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Prima fase compiuta. Ora tocca rendere obbligatoria anche la fatturazione elettronica tra privati.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati dal 1° gennaio 2019. Ma non per tutti, vediamo i dettagli:

  1. Decorrenza 1° luglio 2018 per le cessioni di benzina o gasolio per motori e per le prestazioni rese da subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici. Questo significa l’abolizione della scheda carburante da parte di soggetti IVA che dovrà essere documentata solo con fattura elettronica
  2. Decorrenza 1° settembre 2018 per i soggetti extra-UE nell’ambito tax free shopping. In concreto in caso di cessioni di beni o servizi per un valore superiore a 154,94 euro, ai fini personali o familiari, da trasportarsi in bagagli personali fuori dal territorio doganale comunitario, l’emissione delle fatture deve avvenire in modalità elettronica. È uno stimolo per il turismo europeo in quanto i residenti al di fuori della Comunità Europea possono richiedere a rimborso l’IVA pagata sugli acquisti effettuati in Italia.
  3. Decorrenza 1° gennaio 2019 per tutte le operazioni effettuate nei confronti di altri privati titolari di partita IVA, tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato.
  4. Esonero dall’obbligo per i soggetti di minori dimensioni che si avvalgono del cosiddetto “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14

Cosa succede se non si rispetta l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati? In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B è necessario ricordare che il documento emesso in qualsiasi altra forma non ha nessuna validità. Trovano poi applicazione le sanzioni amministrative che consistono in un pagamento compreso tra il 90 e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.

Facciamo un passo indietro: che cos’è la fatturazione elettronica tra privati?

Fatturazione elettronica tra privati, fatturazione B2B, fatturazione Business to Business, fatturazione tra imprese: stiamo parlando della stessa cosa!
La fatturazione elettronica tra privati consiste nell’emissione di una fattura in formato elettronico standard (XML), nella sua trasmissione e ricezione tramite il Sistema Di Interscambio (SDI) e nella relativa conservazione sostitutiva per 10 anni in formato elettronico.

Al momento lo standard previsto è simile a quello utilizzato per la fattura PA, ma bisognerà adeguarsi al formato unico europeo che la Comunità approverà in tempi successivi.
La fattura B2B sarà l’unica fattura ammessa e ne garantisce l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Perché adottare la fatturazione elettronica tra privati?

Innanzitutto per recepire le direttive europee, volte a creare un unico mercato con standard condivisi per facilitare il commercio e lo scambio tra i Paesi membri.

Altro punto è rappresentato dai vantaggi che la dematerializzazione dei documenti comporta, lo abbiamo detto per altri processi aziendali, ma vale anche in questo caso: riduzione dei costi, semplificazione delle operazioni e maggior possibilità di controllo.

Nello specifico, lo Stato è in grado di:

  1. prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, fenomeno particolarmente elevato nel nostro paese;
  2. aumentare la semplificazione fiscale;
  3. ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie a una maggiore quantità di dati a disposizione dell’Amministrazione Finanziaria.

Per gli utilizzatori del sistema, come abbiamo sottolineato nell’articolo citato all’inizio, la maggior parte dei vantaggi economici non deriva dal risparmio sui costi di stampa o spedizione, ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le aziende: se da entrambi i lati si utilizzano processi digitalizzati, si evitano data entry manuali con conseguenti rischi di errori e perdita dei dati, duplicazioni di informazioni e ridondanze di registrazioni a favore di tempi più veloci nei pagamenti e nelle ricerche documentali.

Per riepilogare di quali vantaggi potremmo godere a regime:

I vantaggi fiscali:

  • Accertamenti fiscali ridotti di 2 anni con tracciabilità dei flussi finanziari
  • Rimborsi IVA entro 3 mesi dalla richiesta
  • Controlli fiscali meno gravosi
  • Soppressione della comunicazione dello Spesometro periodico
  • Soppressione dell’obbligo di apposizione del visto di conformità sul credito IVA (per importi superiori ai 5.000€)

I vantaggi economici e di processo:

  • Riduzione acquisti materiali quali carta, buste, bolli
  • Riduzione dei costi di stampa, spedizione ed archiviazione
  • Riduzione del tempo di archiviazione e ricerca documenti
  • Integrazione dei processi di Ricezione delle Fatture
  • Riduzione delle attività manuali
  • Azzeramento dei costi dovuti agli errori di data entry
  • Riduzione dei tempi di esecuzione
  • Eliminazione dei ritardi e dei disguidi dovuti all’invio di fatture cartacee
  • Riduzione degli errori di fatturazione
  • Unificazione comunicazione commerciale e fiscale

Un’unica via: la dematerializzazione dei processi

Siamo nel bel mezzo del cambiamento. Sta a noi decidere se farne parte fin da subito o arrivare in ritardo e con più fatica.

Le normative italiane e comunitarie stanno accelerando processi che in altri stati sono già completamente digitalizzati e consolidati. Ma non possiamo aspettare l’obbligo normativo per innovarci, risparmiare e organizzarci meglio.

Serve una tecnologia adeguata, serve personale competente e qualificato o comunque una formazione più adeguata dei team di lavoro, servono processi ben definiti e controllabili. Serve prima di tutto un cambiamento nella mentalità dell’imprenditoria, ma non solo. Il cambiamento deve coinvolgere tutti: dal negozietto sotto casa che accetta pagamenti tramite carta ed emette fatture elettroniche, alla multinazionale che condivide informazioni, documenti e processi uniformi in ogni sua sede attraverso sistemi di collaboration, di gestione documentale avanzata che consente processi autorizzativi senza alzarsi dalla scrivania  e senza l’utilizzo della penna per apporre la firma, di integrazione delle informazioni tra applicazioni diverse, …

Da parte nostra cerchiamo di diffondere questa cultura e soprattutto di aiutare le aziende nel cambiamento, accompagnandole nell’adozione di nuovi modelli di lavoro in cui l’efficienza dei processi aziendali viene coniugata alla capacità di interagire efficacemente con clienti e fornitori, ma soprattutto all’interno dell’azienda stessa.

Technovaa Italy Macplast Spa ha scelto la soluzione ERP di Axioma per gestire i processi aziendali

Technovaa Italy Macplast Spa è una società appartenente al gruppo Darvesh e  operante nel settore della produzione di film estensibile e film in polietilene principalmente utilizzati nell’imballaggio industriale. Dopo un’analisi dei sistemi informatici esistenti, Technovaa sceglie di confermare Axioma come partner informatico e inoltre di adottare la soluzione gestionale, Axioma Cloud ERP per accompagnare la crescita dell’azienda e i progetti innovativi che ne conseguono.

“Grazie al gestionale di Axioma ora possiamo effettuare analisi specifiche su ogni area di business emettendo grafici e report chiari e precisi” spiega Mauro Zatta, direttore finanza, amministrazione e controllo di Technovaa Italy Macplast Spa.

Technovaa Italy Macplast Spa e Axioma hanno cominciato la loro collaborazione molti anni fa con l’adozione di soluzioni software per la gestione della produzione di sedApta, partner di Axioma. Nello specifico soluzioni di Factory Scheduling per la schedulazione degli ordini di produzione e Shop Floor Monitor per il monitoraggio di impianti e performance.

“Siamo certi che la collaborazione con Axioma e sedApta ci porterà ad ottenere grandi risultati in termini di efficienza e organizzazione, che sono punto fondamentale per il percorso di crescita che abbiamo in mente” commenta Francesco Cusumano, responsabile dei Sistemi Informativi di Technovaa Italy Macplast Spa.

Technovaa Italy Macplast Spa ha scelto di adottare Axioma Cloud ERP perché è perfettamente integrato con le soluzioni della suite sedApta e consente attraverso interfacce semplici ed intuitive di gestire acquisti, vendite, magazzino, amministrazione e contabilità.

Per approfondire, leggi la case history!

 

Axioma Cloud ERP

Axioma Cloud ERP è il software gestionale di Axioma pensato per le aziende industriali che permette di gestire in modo semplice e integrato le funzioni delle aree di amministrazione e finanza, produzione, magazzino, acquisiti e vendite. Inoltre è possibile ottenere per ogni area di business report e analisi con grafici chiari ed esaustivi. E’ utilizzabile via web e disponibile anche in cloud.

Integrazione software in banca

Il telefono senza fili in banca

Parlare di integrazione di dati e sistemi informativi è sempre complesso, perciò oggi voglio partire dal concetto di telefono senza fili.

Sapete di cosa sto parlando: quel giochino che tutti abbiamo imparato da piccoli dove una frase viene sussurrata all’orecchio di una persona, e poi di un’altra e così via finché raggiunge l’ultimo interlocutore che la ripete puntualmente… distorta!

Ecco, questa è la stessa cosa che subisce un’informazione quando viaggia in sistemi informativi non integrati.

Un sistema informativo è l’insieme di procedure, strumenti e risorse umane impegnate nel produrre e gestire informazioni. Le informazioni gestite nascono, si arricchiscono, vengono modificate e sostituite esternamente e internamente all’azienda. Lo stesso dato viene poi condiviso da più uffici per scopi differenti all’interno della stessa azienda.

La sfida è di assicurarsi un dato utile, aggiornato e certo, al contrario del telefono senza fili dove l’ultimo bambino riceve un’informazione sicuramente imprecisa. 

Fino a pochi anni fa ogni ufficio sembrava un’isola indipendente. Dati e documenti erano appannaggio di una sola area aziendale che al massimo procedeva a fare una fotocopia per altri dipartimenti che lavoravano le informazioni anch’essi in maniera autonoma, come appartenenti ad aziende diverse. Quindi database separati e dati disgregati.

Secondo questo tipo di organizzazione, i sistemi informativi non sono integrati tra loro: ogni software governa dati che non trasferisce ad altri sistemi, la registrazione manuale in altri programmi è del tutto fuori dal controllo di chi li ha generati.

Oggi fortunatamente il mercato è cambiato e molte realtà hanno compreso il valore di gestire informazioni scambiate e condivise trasversalmente tra i diversi uffici. Due vantaggi tra tutti sono:

  • l’univocità della base dati: ogni elemento viene registrato in modo univoco e centralizzato all’interno del database e reso immediatamente disponibile a tutti i reparti che lo utilizzano e ne hanno i permessi aziendali. Questo consente di registrare i dati una volta sola riducendo al minimo gli errori di imputazione, di non dover attivare procedure di trasferimento dati asincrono tra diversi sistemi e quindi di poter aggiornare i dati una volta sola, aggiornamento che scenderà a cascata su tutti gli altri sistemi/database
  • l’omogeneità delle informazioni: qualsiasi sia il soggetto in grado di ottenere l’informazione e il sistema che ne permette la lavorazione, questa avrà le stesse caratteristiche e le stesse peculiarità di quella inserita originariamente

Questi sono i punti che le banche nostre clienti ci sentono ripetere ultimamente, unitamente al concetto di risparmio che l’integrazione porta con sé.

In questo mercato in piena trasformazione, sia per esigenze normative che finanziarie, perché continuare a gestire processi obsoleti, lunghi e onerosi? Perché si è restii al cambiamento, perché l’investimento (visto in realtà come un costo) in tecnologia è l’ultima delle priorità e perché le risorse interne non si abitueranno mai ad un nuovo strumento (“sa quanti miei dipendenti hanno iniziato da poco a usare il PC?”): queste sono le obiezioni più frequenti.

Che queste affermazioni siano o meno condivisibili, rimane un dato di fatto, cioè che l’inserimento una tantum di un dato, che viene subito dato in pasto ai sistemi che devono processarlo, ha molti più vantaggi del suo inserimento moltiplicato n volte in programmi non comunicanti tra loro: se viene aggiornato in un software, cosa succede negli altri dove è stato replicato? Come si fa a creare il flusso operativo se ad un certo punto le operazioni vengono interrotte per estrarre uno statico file Excel che poi verrà importato – sicuramente modificato – in un altro sistema?

Per fare un esempio più semplice: senza un sistema integrato, dei documenti prodotti in filiale quanti arrivano in sede integralmente? Il collega o il corriere che si incarica di raccogliere le pile di carta tra fotocopie, documenti aggiornati a penna, allegati che non sono graffettati al documento primario, … non sono certo una garanzia di completezza e integrità dell’informazione.

La soluzione in questo caso? Potrebbe essere un unico sistema documentale in grado di archiviare dati e documenti dipartimentali (per uffici e filiali) integrati ai sistemi operativi che li generano o a cui sono correlati.

Integrazione software in banca

L’integrazione di software bancari di Axioma

Se vuoi scoprire di più sull’integrazione clicca qui

In assenza di un sistema integrato, il controllo sul patrimonio informativo sfugge inevitabilmente di mano e se gli uffici dispongono di informazioni parziali e diverse tra loro, probabilmente svilupperanno strategie di business contrastanti.

Senza farvi i soliti discorsi sui vantaggi in termini di tempo e di denaro dell’integrazione, vorrei che vi soffermaste a riflettere su una domanda: quante informazioni siete disposti a perdere?