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Il futuro delle vendite? Innovazione e digitalizzazione

Secondo uno studio di Forrester Research (2019) il 77% dei consumatori afferma che i fattori principali per la scelta di un brand sono un’esperienza personalizzata e un’assistenza clienti efficace.

Questi sono i due fattori chiave per aumentare le vendite. Senza di essi, un’azienda non riuscirebbe né ad acquisire nuovi clienti, né ad assicurarsi vendite future e fidelizzare i clienti esistenti.

Tuttavia, il contesto attuale mette le imprese davanti a numerose sfide per raggiungerli. Il business corre a ritmi sempre più veloci, la concorrenza diventa sempre più spietata e come se non bastasse ci siamo trovati da un giorno all’altro ad affrontare un’emergenza sanitaria che ha destabilizzato imprese e consumatori.

Per far fronte a tutto questo, oggi più che mai, dobbiamo cogliere l’opportunità della digitalizzazione.

Anche nel nuovo Decreto Rilancio del Governo (che abbiamo approfondito nell’articolo precedente) le misure a supporto dell’innovazione tecnologica non mancano. Questo ci fa capire quanto la tecnologia, oggi, sia diventata un elemento imprescindibile da includere nelle strategie di business delle imprese.

È evidente che la Digital Transformation è un’esigenza percepita da un numero sempre più alto di aziende, ma l’entità di quelle che la mettono in pratica non è altrettanto elevata.

Secondo noi, riuscire a individuarne i vantaggi concreti può essere uno spunto interessante per convincersi.

Ecco perché abbiamo pensato di sviluppare degli approfondimenti a riguardo e il primo lo dedichiamo proprio alla digitalizzazione del processo di vendita.

Digitalizzare le operazioni di vendita può renderle più semplici e veloci? Utilizzare strumenti di configurazione guidata può essere un vantaggio competitivo per la ripresa delle aziende?

Axioma ha scritto un’articolo per BitMat, rivista online dedicata agli specialisti dell’lCT, dove rispondiamo a queste domande e approfondiamo questa tematica.

Giuseppe Conte decreto

Decreto Rilancio: ecco le principali misure per le imprese

La Fase 2 è arrivata e sono stati stanziati nuovi fondi per sostenere le imprese nella loro ripresa. Oltre ad affrontare le evidenti difficoltà dovute all’arresto dell’economia, c’è anche la difficoltà di garantire il distanziamento e le misure di protezione per i lavoratori, sia per la loro sicurezza, sia per evitare di tornare a nuovi picchi di contagio che richiederebbero ulteriori misure di lockdown.

Il decreto mira ad aumentare le risorse stanziate nel precedente provvedimento e a risolvere quei problemi nell’erogazione dei fondi che si sono riscontrati fino a qui.
Per prima cosa si parla di uno stanziamento di aiuti a fondo perduto alle imprese, di entità proporzionale ai danni subiti e alla dimensione dell’impresa stessa.

aiuti a fondo perduto

Da Il post

Anche le imprese più grandi riceveranno un sostegno alla ricapitalizzazione in termini di vere e proprie iniezioni di capitale.

ricapitalizzazione grandi imprese

Da Il Post

Dal punto di vista fiscale inoltre sono stati presi provvedimenti che serviranno a rimandare alcune scadenze e dare un po’ di respiro sia ai singoli, sia alle imprese.

fisco-rilancio

Da PMI.it

Non mancano inoltre le misure a supporto dell’innovazione tecnologica, più che mai necessarie in momento in cui la tecnologia ha reso possibile la continuazione della vita lavorativa di tante persone.

fondo innovazione tecnologica

Da Innovation Post

Continuano i sostegni e le tutele ai lavoratori dipendenti, con misure specifiche sulla cassa integrazione, cercando di sbloccarne il pagamento, e sul divieto di licenziamento, che rimane in vigore per altri tre mesi.

fondo cassa integrazione

Da Il Post

La chiusura della scuola è uno dei tasti dolenti nella gestione di questa emergenza, poiché molti genitori si trovano nella difficile situazione di non sapere come gestire i figli con il rientro al lavoro. Il decreto ha previsto a questo scopo ulteriori misure, sia con l’estensione del congedo parentale, sia con un’ulteriore erogazione del bonus baby sitter.

Da PMI.it

bonus baby sitter

Da Innovation Post

Lo Smart Working continua a essere incentivato, proprio perché, come dicevamo all’inizio, consente di continuare la propria attività produttiva senza rischiare di far aumentare di nuovo i contagi.

Secondo Innovation Post, “chi ha almeno un figlio minore di 14 anni avrà diritto a svolgere la prestazione di lavoro in smart working anche in assenza degli accordi individuali fino alla cessazione dello stato di emergenza, a condizione che entrambi i genitori lavorino e che nel nucleo familiare non vi sia “un genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa”. Il lavoro agile dovrà essere “compatibile con le caratteristiche della prestazione”. Per i datori di lavoro del settore privato è previsto l’obbligo di comunicare al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità smart working.”

Axioma è stata in prima linea nell’attuazione dello Smart Working totale per i suoi dipendenti ed è disponibile a dare consulenza a chi lo voglia implementare in sicurezza nella sua azienda.

In alcuni settori però le imprese che invece non hanno la possibilità di consentire ai propri lavoratori di lavorare da casa, si prospettano nuovi costi per la sanificazione degli ambienti. Per fortuna però è previsto un bonus anche per questo aspetto.

Da Il Sole 24Ore: “La procedura implica nuovi costi da mettere a budget, per cui il Governo ha previsto un bonus fiscale – un credito d’imposta incrementato al 60% dal Dl Rilancio-, ma le imprese possono anche affidare la sanificazione a personale interno e i titolari di attività possono eseguirla in prima persona. Perché, di fatto, non esiste una certificazione “univoca” della validità del trattamento. L’unica indicazione, contenuta già nella circolare del ministero della Salute 5443 del 22 febbraio 2020, è quella dei prodotti da usare: varechina allo 0,1% o etanolo al 70 per cento.”

Infine, oltre agli sconti fiscali precedentemente citati, c’è anche un provvedimento dedicato al rilancio del turismo, con un fondo dedicato specificatamente alle famiglie in difficoltà che desiderano comunque andare in vacanza quest’estate.

Da PMI.it: “voucher da 150 a 500 euro in base all’ISEE e alla composizione del nucleo famigliare, in parte utilizzabili come sconto per alberghi e strutture ricettive in parte come credito d’imposta.”

Smart Working: sicurezza e continuità operativa per svolgerlo al meglio

Dopo un mese e mezzo di lockdown, settimana scorsa grazie all’avvio della Fase 2, molte imprese hanno potuto riaprire e ricominciare la propria attività.

Ciò nonostante, tutte quelle attività che non richiedono la presenza fisica in azienda, potranno continuare a lavorare in Smart Working.

Insomma, ormai siamo tutti convinti che si tratti di una soluzione dai numerosi vantaggi, da prendere in considerazione anche in futuro, una volta che l’emergenza sarà finita.

Secondo Gartner, entro il 2030, le richieste di lavoro agile aumenteranno del 30%. Oggi, il 64% dei dipendenti afferma di poter svolgere tranquillamente la propria attività lavorativa a distanza e il 71% delle organizzazioni ha già regolarizzato il lavoro da remoto.

Ma se la domanda da parte dei lavoratori di poter lavorare in Smart Working aumenta, aumentano anche le difficoltà e le sfide che professionisti IT devono affrontare per renderlo sicuro e pienamente operativo.

Il contesto attuale

Una cosa è certa: questa pandemia ha cambiato le carte in tavola. Nessuno poteva immaginare di dover sostenere tali ripercussioni economiche e sociali, ma pare che dovremo conviverci per un po’. Quindi, dobbiamo essere in grado di adeguarci a questa condizione, soprattutto in ambito lavorativo.

E, purtroppo, le criticità non mancano. La problematica principale riguarda l’inadeguatezza infrastrutturale e tecnologica delle imprese italiane, in aggiunta a una scarsa cultura del lavoro agile, che ne complica l’implementazione ed espone le aziende ai rischi di sicurezza.

Se poi si cade nel grande errore di pensare che tra un mese tutto tornerà come prima, gli effetti potrebbero essere ancora più disastrosi.

Per essere efficienti, le aziende devono -e dovranno- non solo attrezzarsi dal punto di vista tecnologico, ma anche dal punto di vista organizzativo. Ed è necessario organizzare una strategia digitale a medio-lungo termine.

Questi sono gli elementi che possono davvero garantire uno Smart Working in sicurezza e in continuità.

Il ruolo dell’area IT

Questa condizione di emergenza ha fatto sì che aziende e lavoratori abbiano dovuto “correre ai ripari” nel più breve tempo possibile, senza aver avuto la possibilità di organizzare questo passaggio in modo strutturato e sicuro.

Per non parlare poi di quelle piccole aziende dove il ruolo dell’area IT è pressoché inesistente e dirigenti e i responsabili hanno dovuto improvvisarsi esperti informatici per preservare la continuità operativa dell’azienda.

Axioma, oltre a sviluppare software, offre anche servizi IT per garantire business continuity e sicurezza delle applicazioni e dei dati. Il nostro quindi è stato un punto di vista privilegiato in questa occasione, perché abbiamo potuto toccare con mano e aiutare a superare le difficoltà e le complicazioni dei clienti nate in seguito un’attivazione messa in piedi “in fretta e furia”.

In molti erano convinti che bastasse attivare una VPN e aggiornare l’antivirus nel pc personale per lavorare bene in Smart Working. Ma presto si sono resi conto che adeguare l’infrastruttura attraverso il supporto di professionisti IT è fondamentale.

Le problematiche più comuni

Abbiamo detto che l’emergenza da Covid-19 ha colto tutti alla sprovvista.

Ma per le aziende cosa ha significato?

Ad esempio, è stato necessario organizzare e attivare in pochi giorni tantissime postazioni di lavoro da remoto, controllare che tutti i dispositivi in uso dai dipendenti fossero aggiornati e implementare applicazioni di sicurezza standard come i gateway VPN e software anti-malware.

Operazioni che di norma richiedono tempo e attenzione, sono state eseguite nel minor tempo possibile per limitare i danni causati dall’inattività dell’azienda. E molto spesso, la fretta porta con sé dei rischi.

Inoltre, gli interventi urgenti per l’attivazione di postazioni da remoto, molto spesso si scontrano con risorse informatiche obsolete e non aggiornate.

Gli attacchi informatici ai tempi del Covid-19

Se grazie al lavoro agile da una parte si vanno a eliminare problemi, dall’altra se ne generano di nuovi a cui spesso non si dà abbastanza importanza e attenzione. Come ad esempio il discorso legato alla sicurezza. Cerchiamo quindi di approfondire.

Qual è l’elemento imprescindibile per lavorare da casa? La connessione internet.

Il web è tanto utile, quanto insidioso e poco sicuro. Tutti i dati – aziendali e non – che vengono “messi in rete” possono essere rubati, spiati, letti e sfruttati da malintenzionati.

Il 71% dei professionisti che dichiara di aver notato un aumento di minacce e attacchi reali da quando è iniziata la pandemia. Inoltre, il 55% degli intervistati ha visto crescere il phishing, anche quello direttamente legato al coronavirus e un aumento anche dei malware. [Dimensional Research, 2020]

Inoltre, vengono utilizzati spesso dispositivi esterni all’azienda e quindi non gestiti direttamente dal team IT che ne garantisce la messa in sicurezza attraverso aggiornamenti, patch e protocolli. La distanza fisica, poi, impedisce di intervenire fisicamente sul pc come in azienda e l’assistenza telefonica o da remoto rende la risoluzione dei problemi più macchinosa e non sempre efficace.

Smart Working in sicurezza

È vero. Come abbiamo già detto, la Virtual Private Network (VPN) permette di creare una rete sicura e resiliente e gli antivirus proteggono da attacchi informatici esterni, ma questi due strumenti da soli non bastano. Occorre un approccio più olistico e un’analisi accurata dei processi coinvolti per poterne usufruire anche in futuro.

Ma allora come si può garantire una transizione dal lavoro in ufficio a uno Smart Working sicuro e performante?

Facendo sì che le persone vengano adeguatamente formate e preparate e che tutti i processi siano integrati con strumenti di collaboration, di comunicazione VoIP, di web conference, nonché di accesso alle applicazioni aziendali.

Se vogliamo rendere lo Smart Working una prospettiva valida e consolidata per il futuro, dobbiamo sviluppare una strategia digitale in grado di assicurare continuità operativa, sicurezza e maggior collaborazione e produttività.

Insomma, gli strumenti non mancano, ma vanno implementati con la giusta metodologia.

Gestione elettronica documenti

La gestione documentale in Smart Working

Questa settimana è cominciata finalmente la fatidica fase 2, che prevede il rientro al lavoro di tante categorie, soprattutto quelle per cui il lavoro da remoto non era una possibilità applicabile. Parliamo quindi del settore manifatturiero e di quello dell’edilizia, che potranno tornare alla propria attività pur rispettando le regole del distanziamento sociale.

Tutti quei settori che invece non richiedono una presenza fisica in azienda, ma anche quelle funzioni che si svolgono interamente in ufficio, possono invece continuare in modalità Smart Working. Questa accortezza consentirà di limitare il contagio senza fermare l’attività economica.

Come poi abbiamo già provato a dire negli articoli precedenti, lo Smart Working è una soluzione che può essere valutata al di là dell’emergenza Coronavirus, proprio perché è ricca di vantaggi e risvolti positivi proprio per il lavoro stesso. Migliore qualità della vita, maggiore responsabilizzazione delle persone, minori costi ma soprattutto… maggiore produttività.

Ma quindi quali sono gli ostacoli a un’adozione dello Smart Working anche al di fuori della situazione che stiamo vivendo? In tanti “non si fidano” del fatto che sia possibile avere anche a casa tutto quello che si ha sulla scrivania in ufficio.

E noi siamo d’accordo. Perché se si basa la propria attività ancora sulla carta, questa rappresenta un grosso limite. Parliamo per esperienza personale: se la nostra vita lavorativa si fosse basata ancora su faldoni e documenti stipati in schedari, proseguire con l’attività a casa avrebbe comportato la necessità di portarli fisicamente a casa propria! E anche a volerlo fare (e sicuramente in tanti lo hanno fatto) si pone un altro problema: la condivisione.

Il problema della condivisione e della revisione

Ogni documento infatti viene archiviato in singola copia, poiché poi rimane a disposizione di tutti quelli che ci lavorano. Come è possibile gestire questa condivisione se il documento si trova a casa di una persona sola? Si parla ancora di scansioni, telefonate o magari – perché no? – fotografie via Whatsapp. Tutti strumenti poco ortodossi, poco efficienti e poco sicuri.

Le difficoltà poi non finiscono qui. Se si lavora ancora con la carta oppure si comincia a produrre e scambiarsi documenti in formato elettronico senza mai stamparli, ci si trova davanti a un problema da risolvere: la revisione del documento. I file infatti raramente sono definitivi alla loro prima emissione. Spesso richiedono il lavoro di più di una persona affinché vengano completati. Questo processo di solito avviene attraverso delle lunghe passeggiate nei corridoi dell’azienda di qualcuno che, con i fogli in mano, gira tra gli uffici degli interessati annotandosi modifiche, aggiunte, ecc… e poi stila il documento definitivo. Altra modalità è quella dello scambio via mail: c’è quindi qualcuno che invia a un gruppo di colleghi il documento da correggere. Ognuno risponde in tempi e modi diversi senza tenere conto delle risposte degli altri, lasciando al mittente iniziale l’ingrato compito di mettere insieme i pezzi.

Naturalmente una situazione come quella che stiamo vivendo amplifica il problema.

E poi l’approvazione

I documenti poi, oltre a richiedere il contributo di più persone, devono passare anche attraverso un ciclo di approvazioni, magari in vari step, che li rendono definitivi solo all’ultimo “ok” dato dal capo. Torniamo quindi alla questione già presentata: siamo sicuri che il giro di mail sia la soluzione più efficiente per questo tipo di processo? La quantità di mail che ogni persona con un ruolo di responsabilità riceve è soverchiante rispetto al suo tempo lavorativo e succede che la corsa a smaltire le mail “da leggere” distolga di fatto da attività strategiche ben più importanti. Il rischio di perdersene qualcuna ovviamente c’è, ma il vero problema è che nella casella postale si accumulano mail di tutti i tipi, dalla pubblicità alle comunicazioni amministrative, da quelle personali a quelle urgenti, senza quindi un minimo di organizzazione che consenta di risparmiare tempo e fatica.

Archiviare i documenti: un problema di spazio e sicurezza

E infine c’è il problema dell’archiviazione. Quando ognuno è a casa propria, chi tiene il documento definitivo? Dove lo si salva? Come si garantisce la sua conservazione sicura? Tutte domande che rischiano di non avere risposta, o almeno nessuna soddisfacente, poiché se si lavora da casa senza soluzioni idonee, c’è solo una strada possibile: utilizzare il proprio pc, senza un sistema di protezione adeguato.

Anche stando in ufficio comunque, l’utilizzo di armadi e schedari è ormai obsoleto e spesso non più sufficiente. Ritrovare il documento inoltre richiede anche grande abilità nell’entrare nella testa di chi lo ha riposto, poiché il metodo di archiviazione non sempre è univoco per tutti.

La soluzione, non solo in tempo di Covid 19

L’emergenza Coronavirus ci ha obbligati tutti ad affrontare bruscamente questa realtà, ma come non ci stanchiamo mai di ripetere, lo Smart Working non deve essere un male necessario, ma un’opportunità per i motivi elencati prima.

E’ giusto allora cercare le soluzioni migliori per quelle difficoltà oggettive che si vengono a creare e ancora una volta la strada della digitalizzazione e dell’informatica diventano le uniche percorribili.

Partendo dal presupposto che ormai ogni documento prende vita in modo digitale e poi viene stampato, si tratta solo di far sì che la sua esistenza continui in formato elettronico. Ciò che fa quindi un software di gestione documentale non è altro che realizzare questa condizione, aggiungendo opzioni e possibilità che migliorano la semplice gestione via mail.

Con un software di gestione documentale in Smart Working sarebbe possibile rendere disponibile a tutti gli interessati ogni documento, immediatamente e senza scambio di mail. Questo potrebbe essere quindi consultato da chiunque e in qualsiasi momento, a patto che si abbia accesso a un dispositivo connesso a Internet.

Accessi regolati e approvazione garantita

Se il software lo consente, è possibile anche regolare accessi e azioni consentite a seconda del ruolo aziendale. Eliminando la necessità di mandare il documento via mail, non sarebbe più necessario ricordarsi i nomi delle persone che ricoprono una certa funzione e verrebbe eliminato il rischio di dimenticarsi qualcuno o al contrario di aggiungere troppi destinatari.

Se è necessario che più di una persona intervenga alla stesura del documento, un software documentale avanzato consente di lavorare su più versioni successive, così da rimanere sempre tutti costantemente aggiornati sulle modifiche e non creare mille revisioni diverse e parallele.

Ci sono molti prodotti che rendono possibile la modifica condivisa di un testo, ma spesso il lavoro di integrazione con il resto dei sistemi aziendali è lungo e complicato, in altre parole costoso.

Se poi il file deve passare attraverso diversi step approvativi, un buon sistema documentale è dotato anche di un motore di workflow, cioè un flusso i cui step vengono definiti in partenza e che consente di rendere definitivo il file dopo che è stato approvato dalle varie figure aziendali stabilite. Ogni volta che è richiesta l’approvazione, l’interessato dovrebbe ricevere una notifica, il tutto in modo automatico.

L’archiviazione fatta bene

E l’archiviazione? Abbiamo detto che questo è un tasto dolente in tempi di Smart Working, forzato o meno che sia, ma spesso lo è anche in una tradizionale gestione in ufficio: gli spazi fisici per stipare i documenti non sono infiniti, ma la loro produzione invece sembra non finire mai.

Con un software idoneo si potrebbe non solo trovare loro uno spazio digitale, ma consentire una classificazione attraverso più di un criterio. In questo modo sarebbe possibile una ricerca più veloce e semplice, senza per forza dover chiedere lumi alla persona che si è occupata dell’archiviazione. In casi estremi si potrebbe ad esempio cercare un documento anche per una parola particolare che contiene. Ma altrimenti ogni file potrebbe essere ritrovato sia per criteri temporali, o per tipologia o per cliente. Insomma, la ricerca sarebbe possibile da più strade.

Se poi questo sistema documentale è integrato con il gestionale e con gli altri sistemi aziendali in uso, i vantaggi si moltiplicherebbero, perché il processo avverrebbe in automatico.

Se vuoi qui puoi avere un’idea di ciò che fa il nostro. E voi come siete organizzati in azienda?

CRM post-vendita smart-working

CRM in Smart Working 3: la gestione del post-vendita

C’è chi li chiama reclami, chi segnalazioni, chi ticket, altri ancora semplicemente richieste dei clienti. Ma tutti questi termini hanno una cosa in comune: l’urgenza di essere affrontati e risolti. Pandemia o non pandemia.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono le necessità e le soluzioni di chi si occupa della gestione del post-vendita in azienda e delle possibilità che ha quando è in modalità Smart Working.

Hai già letto i nostri articoli precedenti? Abbiamo parlato di marketing e vendite e di come un CRM completo funzionalmente e disponibile via web sia la soluzione per poter interamente lavorare dalla propria postazione casalinga. Scopriamo quindi se anche il post-vendita ha le stesse possibilità.

Esigenza di partenza: saper raccogliere le richieste dei clienti

Per prima cosa è necessario che le richieste dei clienti vengano raccolte e catalogate in modo funzionale e ordinato. Sia che la raccolta avvenga attraverso un portale, sia per telefono, oppure tramite e-mail, ogni segnalazione deve trovare spazio in un sistema unico che consenta di individuare immediatamente il suo argomento.

E questo per quale motivo? Certo, anche a fini di archiviazione, ma soprattutto perché a seconda dell’ambito, ci sarà una persona diversa in azienda che interviene per risolvere il problema.

Seconda fase: l’assegnazione

Come abbiamo detto, la natura della segnalazione può essere un guasto, ma anche il ritardo di una consegna, una sostituzione, una richiesta di un pezzo di ricambio… questo se si tratta di un’azienda industriale. Se invece stiamo parlando di un’azienda che eroga servizi, i ticket possono essere riguardare malfunzionamenti, richieste di modifiche o miglioramenti o a volte semplicemente richieste di chiarimenti o informazioni.

E’ evidente quindi che gli ambiti sono numerosi e che le figure aziendali che devono occuparsene possono essere diversissime tra loro.

Se chi si occupa di raccogliere le segnalazioni è in sede, può semplicemente andare di ufficio in ufficio finché tutte le segnalazioni non sono state assegnate. Se però ci si trova in Smart Working? Il telefono o la mail diventano l’unica possibilità? Non sarebbe però una via molto efficiente.

L’intervento di risoluzione: tempismo e accuratezza

Tutti sappiamo, in quanto fornitori ma anche in quanto clienti, quanto sia importante la tempestività della risposta rispetto alla richiesta di un cliente. La capacità di soddisfarlo non solo con la vendita, ma anche nel post-vendita, trasforma un cliente sporadico in uno abituale e contribuisce in maniera preponderante a costruire la reputazione di un’azienda.

Rispondere subito e bene quindi diventa la presentazione migliore che un’azienda può fare di sé stessa. Ma per riuscirci è necessaria una condizione preliminare: avere chiara la situazione del cliente. Sapere quali prodotti ha acquistato o quali servizi ha sottoscritto, quali richieste ha già fatto e quando.

E cosa succede quando non si può essere presenti in ufficio e quindi comunicazioni e contatti diventano più complicati? Ci vuole un repository per tutte le informazioni di un cliente, una sorta di fascicolo elettronico che dia tutte le informazioni necessarie.

Tempi certi: quanto tempo ci vuole ancora?

Questa è una domanda che parte dal cliente e arriva a cascata su tutte le persone coinvolte nel progetto. E chi deve rispondere non sempre ha tutte le informazioni per poterlo fare con esattezza. Questo perché la cosa che capita più spesso è che ognuno rimanga con un pezzetto del lavoro o di conoscenza nella sua testa o nel suo pc. Cosa complicata da gestire in ufficio, figuriamoci in Smart Working.

La richiesta del cliente rimane quindi in un limbo senza risposta e non sempre si ha un’idea del reale stato di avanzamento del lavoro.

Insomma le complessità sono numerose e non legate necessariamente alla necessità di lavorare fuori sede, anche se di sicuro è una situazione che le aggrava.

E quindi, quali sono le soluzioni?

Centralizzazione delle informazioni, condivisione organizzata… il tutto via web!

Partiamo dall’inizio: la raccolta della segnalazione, reclamo, o qualsiasi termine scegliate di utilizzare. Ogni azienda avrà il suo modo di raccoglierle, come abbiamo già detto, ma l’importante è una cosa sola: che tutte vengano centralizzate in un unico sistema. Un software che sia in grado di normalizzarle e concentrarle in un archivio, consultabile da tutte le persone interessate in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione via web.

In questo modo si rende più facile la seconda fase del processo, e cioè l’assegnazione del ticket. A seconda delle scelte fatte e del business di cui ci si occupa, la soluzione informatica deve essere in grado di dare un’assegnazione automatica alle persone coinvolte. Questo significa che ogni persona deve collegarsi ogni giorno per controllare che gli sia arrivato qualche nuovo compito? Naturalmente no. È necessario un sistema di notifiche che renda gli avvisi tempestivi.

E questo ci porta al punto nevralgico della questione: immediatezza nella risposta al cliente. Come possiamo risolvere velocemente il suo problema? Notifiche immediate sono il primo passo, ma ciò che può fare davvero la differenza è avere a disposizione tutte le informazioni sul cliente. Prodotti e servizi scelti, ticket già aperti e risolti, situazione commerciale, referenti interni che se ne sono occupati in passato… tutti dati che dovrebbero essere raccolti sotto una sorta di fascicolo elettronico.

Consultabile via web, ovviamente.

La disponibilità di una soluzione del genere via web diventa un punto chiave anche per quanto riguarda lo stato di avanzamento del lavoro. Posto che ci sia un sistema che prevede di condividere la conclusione di ogni step, mettendo così a fattor comune la situazione di ogni segnalazione, il fatto che tutto questo sia accessibile via web rende superflua la presenza in ufficio o la necessità di chiamate ed e-mail.

La soluzione di Axioma

Il CRM di Axioma integra tutto quanto abbiamo detto fino ad ora ai moduli di marketing e vendite, così da rendere la gestione del cliente completa, dal primo contatto, fino al post-vendita. In particolare poi la gestione delle segnalazioni è arricchita anche di un archivio di tutti i ticket. Questo per rendere possibile la consultazione in ogni momento, per trovare casi simili già risolti o i colleghi giusti a cui rivolgersi.

Vuoi dare un’occhiata? Ecco qui

Qui invece i nostri precedenti articoli sul marketing e sulle vendite.

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CRM in Smart Working 2: le soluzioni per le vendite

Come promesso, continuano i nostri approfondimenti su come un software CRM può rendere lo Smart Working efficiente per tutte le aree aziendali.

Settimana scorsa abbiamo analizzato le necessità dei marketers e come un CRM completo e fruibile via web può permettere loro di continuare a sviluppare campagne marketing come se fossero in ufficio.

Vien da sé, però, che la realizzazione di campagne marketing e lead generation, deve essere poi seguita e rafforzata dal lavoro dall’area commerciale.

Infatti, acquisire nuovi contatti, elaborare preventivi e costruire rapporti di fiducia con i clienti non sono attività che possono essere messe “in pausa”. A maggior ragione in questi giorni, in previsione dell’attuazione della fase 2 che consisterà nella riapertura di determinate attività.

Quindi, di cosa ha bisogno un venditore che sta lavorando da casa? Analizziamolo insieme.

Le necessità del venditore in Smart Working

Chi si occupa di vendite, è consapevole che dalla sua attività dipende la redditività dell’azienda. Benché la forza vendita di alcune aziende non ha potuto far altro che sospendere -o comunque limitare- alcune operazioni, ce n’è una che non può essere interrotta: rimanere in contatto con i clienti.

Comunicare con loro, ascoltarli e raccogliere le loro richieste diventa fondamentale in un periodo come questo, dove regna sovrana l’incertezza e la paura di non riuscire a riprendere in mano la produttività e l’economia del Paese.

La forza vendita avrà bisogno di pianificare appuntamenti e telefonate, raccogliere informazioni salienti, creare documenti per analizzare richieste specifiche, consultare un catalogo prodotti con listini, prezzi e scontistiche aggiornate…e avere tutto sotto controllo anche da casa.

Però, per fare tutto ciò, avrà anche bisogno di tutti gli strumenti che utilizza anche in ufficio (o presso i clienti). Uno di questi è sicuramente il CRM.

Conoscere il cliente a 360° in Smart Working

La soluzione CRM ideale deve racchiudere tutte le informazioni sui clienti e possibili tali. E quando dico tutte, intendo proprio tutti i dettagli utili alla vendita.

Un CRM completo deve consentire di consultare tutte le informazioni, dati anagrafici, email scambiate, appuntamenti e attività dei clienti in una sola schermata. In realtà, non solo consultare, ma anche registrare, piuttosto che utilizzare fogli di carta che poi vengono dimenticati o erroneamente buttati. Così da poter condividere queste informazioni coi colleghi e utilizzarle per generare nuove opportunità di vendita.

Una soluzione CRM accessibile via web, consente a tutta l’area commerciale la consultazione immediata di tutte le informazioni su clienti e prospect, ma anche di spostare appuntamenti semplicemente con un drag and drop sul calendario condiviso e riprendere in mano offerte pregresse per rielaborarle con nuove caratteristiche o esigenze.

Insomma, avere tutta la storia commerciale del cliente (o del prospect) a portata di mano, anche se mi trovo seduto in salotto piuttosto che in ufficio (dove magari mi basterebbe chiedere al collega), è un valore aggiunto imprescindibile se si vuole essere dei venditori efficienti anche da casa.

Soddisfare le richieste dei clienti in Smart Working

Inoltre, in questo periodo, molti di noi sono stati costretti a mutare il modo di lavorare e a modificare i prodotti e i servizi offerti, per andare incontro a nuovi bisogni e preferenze dei clienti.

Ad esempio, pensiamo alle numerose aziende che hanno dovuto riadattare il loro core business per far fronte alla richiesta di materiale sanitario: nel tessile aziende di alta moda che ora producono mascherine e camici, oppure Ferrari che ora produce respiratori.

Si tratta di prodotti con caratteristiche mai realizzate, quindi come riuscire a confezionare offerte senza errori o incompatibilità di prodotto?

Se si ha a disposizione un CRM integrato ad uno strumento di configuratore d’offerta sarà molto semplice configurare offerte (anche su prodotti o servizi mai realizzati) senza errori anche da casa.

Entriamo più nel dettaglio e vediamo insieme come.

 

Configurare offerte senza errori da casa

La funzione principale di un CPQ è aiutare il venditore nella definizione di un’offerta grazie alla sua capacità di semplificare un’attività che altrimenti risulterebbe troppo complessa.

Ai venditori capita spesso di dover fornire risposte immediate e che non vadano contro le regole produttive e commerciali dell’azienda. Questa operazione risulta già molto complicata quando si è in ufficio: consulta il catalogo, verifica i listini, chiedi la fattibilità al reparto tecnico e l’approvazione alla direzione e forse poi -dopo quanti giorni?- fornisci una risposta al cliente con tanto di offerta.

Figuriamoci effettuare queste operazioni in un contesto casalingo e senza uno strumento adeguato. Si rischia di passare l’intera giornata al telefono o in video conferenza coi colleghi per recuperare informazioni o chiedere approvazioni.

CRM via web e integrato a un configuratore d’offerta

Attraverso un configuratore d’offerta il processo di configurazione è guidato attraverso una proposta di combinazioni possibili e valorizzazione automatica di ciascuna variabile. Come è possibile tutto ciò? Questi valori vengono definiti a priori in base alle regole produttive e commerciali dell’azienda (e modificabili in breve tempo a seconda delle esigenze).

Questo elimina la necessità di dover richiedere e aspettare un’approvazione sulla validità del preventivo e sulla producibilità di quanto richiesto (anche su prodotti mai realizzati…).

Inoltre, se la vendita va a buon fine, la raccolta degli ordini avviene in tempo reale poiché vengono inviati direttamente al gestionale aziendale.

In più, questo software se integrato a un CRM, può trasformarsi in uno strumento veramente completo con una serie di funzionalità in grado di rendere agile e performante il lavoro del venditore anche da casa. In effetti, questa cosa potrebbe risultare alquanto strana per questa figura aziendale, abituata a spostarsi frequentemente e con pochissimo tempo per rimanere seduto alla scrivania.

…e dopo la vendita?

Non possiamo svelarvi tutto subito. Possiamo anticiparvi però, che nel prossimo articolo approfondiremo le necessità del customer service e di come un CRM può supportare le attività di post-vendita quando si è in Smart Working. Siete curiosi? Continuate a seguirci!

CRM in Smart Working: le soluzioni per il marketing

Proseguiamo nei nostri articoli di approfondimento sulle soluzioni tecnologiche che possono essere utili in fase di Smart Working. Anzi, a dirla tutta, abbiamo potuto constatare negli articoli precedenti che le soluzioni tecnologiche non sono semplicemente utili, ma sono la discriminante tra uno Smart Working funzionante e senza intoppi e uno che provoca frustrazioni e inefficienze.

Ma quali sono le reali funzionalità che cerca chi sta lavorando da casa in questo momento? Analizziamo ad esempio le necessità dell’area marketing.

Le necessità del marketing in Smart Working

Chi si occupa di marketing ad esempio, come la sottoscritta, ha bisogno di poter accedere al suo tesoro più prezioso, e cioè il database dei contatti di clienti e prospect. L’attività di marketing infatti può essere vista come un dialogo e la scelta dell’interlocutore è fondamentale. Da quella poi dipende tutto il resto, dalla definizione del messaggio, fino alla scelta stessa del contenuto.

E se anche le operazioni di marketing si fermassero, visto il momento critico del mercato, potrebbe essere il momento giusto per fare quelle operazioni di manutenzione e cura che in condizioni normali non si ha mai tempo di fare.

Se invece le azioni vanno avanti, è più che mai necessario essere in grado di confezionare campagne, inviarle al target selezionato e poi tracciare i risultati, con la possibilità di condividere i risultati con colleghi e responsabili.

Lo strumento che consente di fare tutte queste cose è ovviamente il CRM. Ma tutti i CRM sul mercato possono vantare questa completezza di funzionalità? E soprattutto… tutti sono completamente accessibili via web?

CRM in Smart Working: le possibilità per il marketing

Una soluzione CRM utile in Smart Working infatti deve essere in grado di farti accedere all’anagrafica dei contatti in modo facile, dando la possibilità di modifica e intervento a seconda delle responsabilità aziendali. Contatti, clienti, società, situazione aziendale… Per ogni contatto e società è importante sapere non solo il suo stato di cliente o prospect, ma anche quali comunicazioni ha ricevuto, di quali attività è stato protagonista, quali sono stati i risultati di chiamate e incontri, quali eventuali offerte, preventivi, o documenti tecnici ha mai ricevuto.

Insomma, in fase di Smart Working più che mai, tutto deve essere chiaro e definito limitando al minimo il bisogno di chiedere delucidazioni ai colleghi.

Inviare campagne marketing anche da casa

La soluzione CRM inoltre deve offrire funzionalità tali che consentano di inviare campagne marketing senza l’ausilio di fogli excel. Questi forse sono rimasti sul pc in ufficio e richiedono approvazioni incrociate di più di una persona. Lo scambio via mail di questi file crea solo sovrapposizioni di versioni e intasamento della posta elettronica, che in questo periodo ha già i suoi problemi. Tutto dovrebbe essere gestito attraverso il CRM e le sue funzionalità di filtro sul database.

Con un CRM adeguato, si è poi in grado di analizzare i risultati di ogni campagna e rendere partecipi tutti gli interessati senza bisogno di inviare alcun file, ma semplicemente lavorando su accessi e permessi. Sarà così possibile anche per il responsabile, senza sforzo, sapere chi ha letto la mail e dove ha cliccato.

Manutenzione del database: fondamentale per ogni marketer

Che altro può fare il reparto marketing con un buon CRM? Lavorare sul database, abbiamo detto. Poter inserire nuovi contatti, cancellarne altri che non risultano più validi, ma soprattutto, affinare la classificazione. Prendiamo ad esempio l’anagrafica di aziende e società: si parte infatti dalla definizione delle informazioni base con ragione sociale, indirizzo, informazioni di contatto, persone a essa collegate. Ma poi spesso ci si trova a dover gestire altre informazioni che possono risultare necessarie ai fini di una futura profilazione. Dove si possono inserire ad esempio l’appartenenza di una società a un gruppo o a un particolare settore? O il fatto che questa società utilizzi un prodotto o un altro?

Diventa quindi necessario un altro campo.

Se si tratta di un CRM flessibile, facilmente personalizzabile e sviluppato con una tecnologia avanzata, aggiungere un campo nelle anagrafiche è una cosa semplice che si può fare in poco tempo con un piccolo intervento tecnico. Quel campo poi, sarà selezionabile in fase di estrazione dei dati.

Capita spesso inoltre di dover inviare a prospect e clienti documentazione di prodotto, come brochure, presentazioni, video, … Se queste sono state salvate sul catalogo prodotti del CRM, il fatto di essere in Smart Working non è un impedimento, poiché sarà facile e immediato raggiungerle per aggiornarle, caricare eventualmente la nuova versione e poi inviarle ai nostri contatti.

CRM via web, ovviamente

Questo è ovviamente ciò che succede se il CRM è completamente raggiungibile via web, da pc ma anche dai dispositivi mobile, per venire incontro alle esigenze di tutti che in casa spesso si trovano a dover lavorare in orari e postazioni non sempre paragonabili a quelle dell’ufficio.

Nei prossimi articoli proseguiremo nell’analisi delle aree aziendali e delle loro necessità. Nel frattempo, date un’occhiata al nostro CRM

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Smart Working e Cloud: un’accoppiata vincente

Nell’articolo precedente abbiamo visto che, a cinque settimane dallo scoppio dell’emergenza Coronavirus, molte aziende si sono attrezzate per abilitare lo Smart Working.

Il primo bilancio non è stato negativo, infatti, dalla nostra intervista a colleghi e clienti, abbiamo potuto trarre le seguenti conclusioni: maggior efficienza e produttività dei lavoratori, meno costi per le aziende e anche meno traffico e inquinamento.

“Secondo una ricerca Bva Doxa di metà marzo il 73% delle aziende italiane ha introdotto il lavoro agile per garantire continuità operativa durante la pandemia da Coronavirus. Il 90% si dice soddisfatto dei risultati in termini di efficienza e operatività.”

In poche parole, lo Smart Working ha impatti positivi sia sulla qualità della vita lavorativa, sia sull’ambiente.

I dubbi più frequenti

In realtà, per molte aziende queste considerazioni sullo Smart Working non sono una novità poiché ne fanno uso già da parecchi anni, ma c’è chi, invece, ha fatto conoscenza con questa modalità solo ora e, purtroppo, è stato colto di sorpresa.

Infatti, molte imprese non erano ancora pronte ad attuare una trasformazione digitale di questa portata e per tutelare la salute dei lavoratori e allo stesso tempo mantenere la continuità dei servizi, si sono ritrovate ad attivare lo Smart Working in pochi giorni, in maniera improvvisata.

E come per tutte quelle cose sulle quali non siamo adeguatamente preparati, hanno dovuto fare i conti con molti dubbi e difficoltà.

Quali rischi si possono correre? Quali sono gli strumenti tecnologici più adeguati? Ci vuole molto tempo per abilitarlo? E ancora, come è possibile garantire sicurezza e fruibilità dei dati aziendali a tutti i lavoratori?

Queste sono alcune domande sulle incertezze più comuni, alla quale abbiamo provato a rispondere con una sola parola: il Cloud.

Vediamo insieme perché.

Azzerare i rischi

L’esigenza di rendere in breve tempo l’azienda e i suoi dipendenti in grado di lavorare da casa, in alcuni casi, ha portato a sottovalutare l’attivazione del lavoro agile con la seguente frase: “vi basterà utilizzare il vostro pc personale e sarete in grado di lavorare come se foste in ufficio”.

In gran parte è vero, ma bisogna prima di tutto pensare ai rischi che può comportare, in termini di sicurezza, privacy e cybersecurity.

Accedere all’email aziendale, ai calendari e alle applicazioni software via web da un pc esterno all’azienda può andare a scapito della sicurezza dell’intera rete aziendale.

Infatti, in azienda, per proteggere reti e computer vengono utilizzati firewall, proxy, antivirus e sistemi di messaggistica sicuri.

Ma a casa? Bisogna far attenzione alla qualità della propria connessione, ai sistemi operativi in uso (che devono essere aggiornati), all’antivirus installato, alla gestione delle password…

Perciò, è fondamentale attrezzarsi con strumenti per proteggere le connessioni da remoto e che possano garantire la totale sicurezza nella gestione dei dati.

Quindi, da dove iniziare?

Per prima cosa è opportuno fornire una VPN (virtual private network) e sicura e  limitare i diritti di accesso ai soli dipendenti.

E poi? Non è finita qui.

Esiste una modalità che, oltre a garantire che tutti i dati aziendali vengano memorizzati in cartelle locali sincronizzate in tempo reale con il server, rende in breve tempo l’azienda e i suoi dipendenti agili e collaborativi in tutta sicurezza: il Cloud.

Attivare il Cloud richiede poco tempo

La cosiddetta “nuvola tecnologica” rende disponibili, ad ogni computer in grado di accedere ad internet, le risorse aziendali (dati e infrastruttura) garantendo continuità, flessibilità e sicurezza.

Dunque, i vantaggi del Cloud ormai li conosciamo tutti, ma chissà quanto tempo richiederà attivare e trasferire tutto sul Cloud…

In realtà, qualche ora!

Possono testimoniarlo molti nostri clienti che, in questi giorni di emergenza sanitaria, in un arco temporale molto breve, hanno potuto attivare e fruire dell’utilizzo delle soluzioni software Axioma per tutti i loro dipendenti, a livello nazionale e globale.

Quindi, non lasciatevi spaventare dal pensiero che i tempi di attivazione possano essere lunghi e difficoltosi, perché non è così.

Comunicazione a distanza sicura

Nel concreto, quindi, tutto si può tradurre in un accesso facile e sicuro alle informazioni, ai documenti e ai dati aziendali.

Ma per quanto riguarda la comunicazione coi colleghi? Bisogna rendere sicura anche quella.

C’è chi utilizza email e telefono, ma in questi giorni è esploso l’utilizzo di strumenti di videoconferenza perché permettono una maggior pianificazione degli appuntamenti e un’interazione migliore tra gli interlocutori.

Anche in questo caso, utilizzare strumenti di questo tipo attraverso il Cloud garantisce una comunicazione sicura a distanza.

Il Cloud favorisce l’adozione dello Smart Working

Insomma, lo Smart Working aumenta la produttività e la flessibilità e il Cloud ne favorisce l’adozione in tutta sicurezza e velocità.

Il nostro partner Amazon AWS mette a disposizione servizi di cloud computing, il proprio supporto e la propria assistenza per lo sviluppo di progetti digitali, soprattutto per l’abilitazione allo Smart Working.

E noi di Axioma possiamo aiutarti a realizzare le condizioni necessarie affinché tutti i tuoi collaboratori siano sempre in grado di accedere alle informazioni aziendali attraverso prodotti e servizi per attivare postazioni di lavoro virtuali e strumenti di videoconferenza.

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5 settimane di Smart Working. Un primo bilancio

Oggi, 26 marzo, siamo quasi a 5 settimane complete dallo scoppio di questa emergenza. Molte aziende hanno preso la strada dello Smart Working da subito, altri più gradualmente dopo una o due settimane. Sta di fatto che ormai è passato un po’ di tempo anche dagli ultimi che si sono convinti e quindi si possono già guardare i primi dati e rispondere alle prime domande.

Cominciamo dai numeri. Secondo il Corriere della Sera, i numeri dello Smart Working sono aumentati vertiginosamente.

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Fonte: corriere.it

Niente di sorprendente in effetti. C’è però da riflettere sul fatto che qualcosa di così efficace come lo Smart Working, già disponibile da diversi anni, sia stato scoperto solo in stato di emergenza. Ma prima di trarre conclusioni, abbiamo fatto qualche domanda ai nostri colleghi e ai nostri clienti che hanno scelto il telelavoro per cercare di capire, nel concreto, cosa significa lavorare da casa.

I: Domanda poco scientifica: lavori più o meno di prima?

Tutti, all’unanimità, hanno risposto “Di più!”. Le motivazioni sono diverse: si passa dalla mancanza di pause e distrazioni, alla maggiore facilità di isolarsi e quindi di concentrarsi su quello che si sta facendo. L’azzeramento del tempo necessario per recarsi al lavoro e per tornare elimina il rischio di ritardi e gli orari stessi diventano più fluidi, quindi spesso non ci si rende conto di che si sono superate abbondantemente le 8 ore.

I: Come procede la comunicazione coi colleghi?

Le risposte in questo caso sono state diverse. Chi utilizza solo mail e telefono, spesso si trova in difficoltà: è più difficile infatti mettersi in contatto con le persone, perché i cellulari diventano una sorta di centralino continuo, di non sempre facile gestione. Chi invece ha associato strumenti di videoconferenza ha trovato un nuovo modo di lavorare, che da un lato costringe a una maggiore pianificazione, dall’altro però concentra tutte le domande e le interazioni nel momento della riunione, così che poi le fasi operative si svolgano senza interruzioni.

I: L’accesso alle informazioni è facile?

Anche per questa domanda le risposte sono state diverse. In Axioma ad esempio, abbiamo tutti accesso al nostro CRM, che da sempre è disponibile via web ed è quindi il repository di tutte le informazioni relative ai clienti e in generale alle vendite. Se ad esempio il nostro direttore commerciale ha bisogno di qualche dato sulle vendite negli ultimi mesi del 2019, potrà avere con pochi clic le sue risposte.
Chi invece non ha accesso a un CRM completamente via web, lamenta il fatto di dipendere ancora una volta da telefono e mail per richieste e scambi continui di messaggi e documenti, alla ricerca del collega che per miracolo ha salvato l’informazione sul suo desktop o nella sua testa.

I: E coi documenti?

La discriminante ancora una volta è la tecnologia scelta. Il sistema documentale di Axioma consente a tutti noi di accedere a tutti i documenti aziendali e salvarli, classificarli e conservarli in totale sicurezza. Purtroppo non è la stessa cosa per chi non può contare su uno strumento simile e si trova quindi a doversi basare solo sulla mail per la condivisione e sul proprio pc per l’archiviazione. Anche il processo di approvazione è complicato senza un motore di workflow, che permetterebbe invece di rendere definitivo un documento senza la creazione di mille versioni sovrapposte e confuse che girano ancora una volta su posta elettronica.

I: E se qualche documento era rimasto fuori dal documentale ma salvato sul desktop di un pc rimasto in ufficio?

Per alcuni rimane inaccessibile, per altri è un problema superabile. Grazie alle tecnologie proposte dal nostro IT infrastructure manager infatti è possibile accedere direttamente alle cartelle di rete in totale sicurezza, creando una vera e propria postazione virtuale.

I: La tecnologia quindi può risolvere ogni cosa?

La maggior parte, ma altre si possono risolvere solo così:

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Interconnessione e Analytics per una raccolta dati 4.0

Ormai siamo tutti a conoscenza del significato di interconnessione tra macchine, persone e risorse in ambito Industria 4.0. L’obiettivo è riuscire a gestire la produzione in modo integrato e in tempo reale per essere più reattivi alle esigenze del mercato ed eliminare le inefficienze.

Nel 2018 gli investimenti in tecnologie digitali si sono concentrati soprattutto in software, IoT e Cloud dimostrando che le imprese italiane hanno intrapreso progetti di digitalizzazione della produzione introducendo software avanzati connessi ai dispositivi, ai macchinari e alle persone.

Va precisato però che, per ottenere la totale efficienza produttiva, introdurre un software e integrarlo ai macchinari non basta. Non dev’essere soltanto un requisito da soddisfare in termini di Industria 4.0, ma deve apportare benefici tangibili attraverso la ridefinizione dei processi organizzativi e produttivi , con la creazione di nuove forme di interazione uomo-macchina dove per “uomo” si intende una figura professionale formata e competente a supporto di queste tecnologie abilitanti.

Cambiare e stravolgere le modalità di organizzazione di processi e persone però non è sempre facile, e noi di Axioma pensiamo che condividere esperienze e casi di successo possa risultare una guida molto efficace per comprendere meglio le tematiche di digitalizzazione e Industria 4.0.

Pertanto, in questo articolo, attraverso un progetto di Industria 4.0 di un nostro cliente, abbiamo deciso di approfondire una tematica sempre più rilevante in ambito manifatturiero: il valore aggiunto di effettuare una raccolta dati in tempo reale.

Integrare i processi aziendali

In un articolo precedente, abbiamo preso come esempio l’esperienza di un nostro cliente leader nel settore della produzione di prodotti in plastica tramite estrusione che, come abbiamo già approfondito, ha caratteristiche particolari che rendono la definizione e il controllo dei costi un’attività molto complessa.

Anche in questo caso l’azienda in questione produce attraverso estrusione prodotti in polietilene, ma la volontà di intraprendere un progetto di questo tipo nasce da un’esigenza diversa: ottenere un flusso costante di dati e informazioni aggiornate sull’avanzamento produttivo.

Il flusso produttivo di questa azienda, infatti, era spesso “bloccato” dall’assenza di una gestione integrata con le diverse linee produttive che rendeva complicata non solo la raccolta di dati affidabili sui consumi, ma anche la verifica immediata dei parametri macchina di ogni impianto.

Attraverso l’introduzione di un software di raccolta dati in tempo reale collegato ai macchinari e al gestionale in uso, l’azienda ha ottenuto i requisiti per diventare una fabbrica intelligente e aumentare l’efficienza produttiva: interconnessione e integrazione dei processi.

Entriamo più nel dettaglio e vediamo insieme come.

 

Come garantire una raccolta dati affidabile?

Avere a disposizione una grande quantità di dati oggi non è un problema.

La vera difficoltà sta nella raccolta e nell’elaborazione di quest’ultimi che molto spesso viene effettuata con strumenti che non sono all’altezza del concetto di Industria 4.0.

Abbiamo pensato tutti alla stessa cosa? Excel. Si tratta sicuramente di uno strumento flessibile, utilizzabile da chiunque e che permette di effettuare calcoli e set di dati in un formato di facile utilizzo e lettura. Tuttavia, nel momento in cui aumentano le vendite e la complessità produttiva, questo strumento diventa un limite allo sviluppo perché non garantisce l’attendibilità e l’affidabilità del dato. File estremamente complessi, con celle evidenziate di colori diversi che indicano qualcosa che solo l’autore è in grado di interpretare.

Questa era la situazione pre-progetto dell’azienda, in un contesto dove:

  • I responsabili di reparto erano costretti a impiegare ore e ore del loro tempo per effettuare la verifica manuale dei dati di produzione che non risultava mai precisa e in linea con gli ordini in attesa di lavorazione.
  • La Direzione non era in grado di definire i consumi e i margini reali di ogni commessa a causa di file con dati poco coerenti e di difficile interpretazione.
  • In caso di imprevisti, la Direzione e i responsabili tecnici non riuscivano ad organizzare velocemente risorse e materiali per mettere in atto azioni correttive e rischedulare il piano produttivo per far fronte alla consegna al cliente per la data prefissata.

Addirittura un guasto a una macchina poteva causare fermi della durata di più giorni perché poteva accadere che l’operaio specializzato non fosse presente in azienda nel momento in cui si verificava il malfunzionamento con conseguenti ritardi e problematiche supplementari.

Insomma, non era possibile monitorare le performance dello stabilimento, risalire velocemente all’origine delle anomalie di produzione e di conseguenza prendere decisioni in breve tempo, perché le informazioni a disposizione erano frammentate e il processo organizzativo confuso e non definito.

La domanda che incentivò la Direzione a intraprendere un progetto Industria 4.0 con Axioma fu: come valorizzare le informazioni che io e miei colleghi abbiamo a disposizione nelle diverse fasi della filiera produttiva e rendere tutto il processo più fluido ed efficiente?

Proviamo a rispondere con i risultati ottenuti a seguito dell’avviamento di questo progetto.

 

Cosa significa introdurre un software di raccolta dati?

Adottare un software di raccolta dati, integrato ai macchinari e al gestionale aziendale significa fornire alla direzione dati precisi e corretti su cui lavorare e che tengono conto di tutte le variabili di produzione (disponibilità dei materiali, utilizzo delle materie prime,..).

È quello che fece l’azienda in questione circa un anno fa, che, grazie al supporto continuo dei consulenti Axioma specializzati in Industria 4.0, ha ottenuto lo scambio di dati automatico e bidirezionale sui parametri di macchina e sul consumo effettivo dei materiali, con un riscontro immediato di tutto ciò che accade durante il ciclo produttivo.

Gli operatori a bordo macchina, in caso di anomalie o eventi perturbativi, ora riescono a ridurre drasticamente i tempi di reazione ottimizzando il processo di consegna. Inoltre, attraverso il modulo Analytics tutti i dati vengono poi archiviati in automatico, creando una base dati statistica valida e costantemente aggiornata per la realizzazione di report e cruscotti specifici.

Avere una grande mole di dati significa anche saperli gestire e con un software di raccolta dati in tempo reale queste operazioni diventano più semplici e sicure.

Naturalmente, un progetto di Industria 4.0 coinvolge più persone e il supporto del fornitore deve essere costante durante tutte le fasi del progetto, per fornire consulenza non solo in merito al funzionamento del software, ma soprattutto sulla ridefinizione e riorganizzazione dei processi produttivi aziendali che molto spesso vengono rivisti e riadattati.

Benefici e risultati raggiunti

Tutti gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti e l’azienda ora può:

  • Effettuare un monitoraggio continuo e in tempo reale della produzione che permette di adattare immediatamente e a costo zero il piano produttivo al verificarsi di qualsiasi evento
  • Lavorare su dati oggettivi, certificati e aggiornati e conoscere con precisione i costi oggettivi di ogni commessa e macchinario
  • Disporre in maniera immediata di report e grafici intuitivi sulle performance di produzione (stato macchinari, scarti, ore lavorate,…) eliminando l’enorme quantità di carta in circolazione nei diversi reparti produttivi.

L’integrazione software-macchinari consente di entrare nel mondo dell’industria 4.0 aumentando la propria competitività e innovazione.