First Travel Italy é un’azienda specializzata nel settore del trasporto passeggeri, da e per ogni destinazione, in Italia e all’estero, che fornisce assistenza fino a quando non si sia assicurata che tutto è stato fatto nel migliore dei modi, proprio come lo fareste voi.

First Travel Italy aumenta il livello di servizio al cliente e migliora l’operatività interna.

Esigenze espresse

First Travel Italy è un’azienda specializzata nel settore del trasporto passeggeri, da e per ogni destinazione, in Italia e all’estero, e fornisce inoltre assistenza e servizi top-level per i suoi clienti, quali la logistica e la pianificazione di trasporti per eventi.

Il tipo di servizio offerto ai clienti quindi richiede un’attenzione e un’efficienza che siano all’altezza delle aspettative.

In particolare per quanto riguarda il settore business e leisure, First Travel Italy aveva la necessità di garantire flessibilità, velocità, comodità e prontezza nel rispondere alle richieste dei clienti. A questo aspetto si affiancava anche l’esigenza di tagliare i costi legati all’operatività, necessariamente alti per rispondere agli standard qualitativi e di personalizzazione dei servizi offerti.
Ogni volta che un cliente aveva l’esigenza di prenotare un servizio, infatti, chiamava e si affidava a un operatore First Travel Italy per la creazione e la prenotazione dell’intero pacchetto: un’attività che poteva durare molto tempo poiché i clienti di First Travel Italy sono spesso aziende che usufruiscono del servizio in occasione di grandi eventi che richiedono lo spostamento di molte persone.
Ogni cliente poi, in base ai contratti e agli accordi sottoscritti, ha listini di vendita dedicati. Lo stesso vale per i fornitori, che possono applicare costi diversi a seconda delle condizioni.

Il sistema informativo utilizzato non era adatto a sostenere la complessità e l’urgenza delle attività di First Travel Italy, motivo per cui si rese necessario un rinnovamento.

Il software gestionale, nato tempo prima come una verticalizzazione di un prodotto esistente, era diventato insufficiente a gestire la crescita dell’azienda, poiché si basava ancora su processi non integrati tra loro.

“Il nostro problema era l’integrazione, con tutto ciò che comporta, cioè tempi lunghi e bassa efficienza: una situazione non più accettabile vista la nostra crescita.” Così racconta Stefania Semenzato, Direttore Generale di First Travel Italy.

Per offrire un ottimo servizio al cliente e contemporaneamente tagliare i costi, bisognava passare senza dubbio dall’ottimizzazione della fase di prenotazione. L’esigenza primaria di First Travel Italy era infatti quella di fornire una customer experience impeccabile attraverso un sistema di prenotazione intuitivo, funzionale ed efficiente. Un sistema di self-booking quindi, che consentisse di prenotare un servizio di trasporto via terra di alta qualità con la stessa facilità con cui siamo abituati a effettuare prenotazioni di voli e alberghi.

Questo sistema doveva servire non solo ai clienti che per la prima volta si avvicinavano a First Travel Italy, ma anche a clienti di lunga data, affinché anche loro potessero velocizzare la fase di prenotazione, abbandonando gradualmente un mezzo obsoleto come il telefono o l’e-mail, per passare a uno agile e veloce come la prenotazione via web.

Dopo una fase di analisi delle soluzioni informatiche esistenti, dei processi e delle esigenze, First Travel Italy ha scelto Axioma e insieme, hanno messo in luce quali erano i punti da migliorare, decidendo dove e in quale modo intervenire.

La soluzione

Dal 2016, First Travel Italy si avvale delle soluzioni informatiche e della consulenza di Axioma.

Il progetto ha previsto l’introduzione di un gestionale che comprende tutte le funzionalità necessarie allo svolgimento dell’attività di First Travel Italy. Basandosi su anagrafiche complete di clienti, fornitori e dei servizi offerti, e su listini vendita e acquisto, il gestionale permette agli operatori di First Travel Italy di emettere preventivi immediati e corretti, poiché combina in tempo reale le varie possibilità e dà subito risposte corrette.

Se poi il cliente accetta il preventivo, questo viene subito trasformato in ordine, facendo partire sistemi di notifiche ai fornitori per l’erogazione del servizio e registrando tutti i movimenti contabili necessari.

Quando infine il servizio è stato erogato, si avvia la fatturazione con la generazione e la spedizione dell’XML allo SDI secondo la normativa attualmente in vigore.

Il progetto non si limita al gestionale, ma si arricchisce con un sistema di prenotazione dei servizi via web. Questo ha consentito una notevole riduzione dei tempi di gestione del servizio, oltre che una migliore esperienza del cliente, ora in grado di scegliere i servizi a lui congeniali in autonomia, 24/24, 7 giorni su 7.

Una vera comodità per il Travel Manager di un’azienda, che così può agire tempestivamente e un grande salto di efficienza per First Travel Italy.

La soluzione Axioma infatti consente al cliente di organizzare i suoi spostamenti attraverso la compilazione di pochi campi, guidandolo in un percorso che ha come risultato un servizio impeccabile. Basta infatti immatricolarsi per raggiungere i servizi disponibili, per consultare lo storico dei propri ordini e preventivi e per accedere alle proprie condizioni di pagamento. I clienti che hanno sottoscritto un accordo commerciale specifico possono comunque utilizzare il sistema di self-booking per risparmiare tempo e possono concludere la prenotazione senza passare dal pagamento via carta di credito, ma direttamente da quello classico con fatturazione. Per questi clienti inoltre è possibile accedere alla propria aera riservata per visualizzare l’elenco dei servizi ordinati, sia quelli passati, sia quelli di cui non si è ancora usufruito, con la possibilità quindi di controllarne l’esattezza.

Il sistema è inoltre in grado di calcolare i prezzi speciali riservati a determinate fasce orarie o periodi dell’anno.

Quando poi il cliente conclude la sua prenotazione, viene inviata una e-mail sia a First Travel Italy, sia al cliente stesso per conferma.

Il sistema di prenotazione on line è totalmente integrato con il gestionale e questo porta diversi vantaggi. Ad esempio i listini vendite e acquisti sono sempre univoci, esatti e aggiornati, e questo evita errori e perdite di tempo nella generazione di offerte e preventivi. Anche la fase di chiusura dell’ordine risulta più semplice e veloce: il pagamento effettuato tramite il servizio on line infatti crea un ordine effettivo sul gestionale, generando quindi i movimenti contabili necessari.

“Grazie alle soluzioni Axioma, siamo riusciti a rendere automatici molte delle operazioni tipiche della nostra attività” racconta Stefania Semenzato “guadagnando in termini di tempo ed efficienza”.

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