Uniformare il processo di configurazione ed emissione delle offerte per renderlo più efficiente

L’azienda e il contesto operativo

WAMGROUP è il leader mondiale del mercato dei trasportatori a coclea e tra i più importanti attori nel campo delle apparecchiature per la movimentazione e la lavorazione di solidi sfusi. L’azienda impiega circa 2.100 persone in più di 60 sedi tra unità produttive e commerciali in 40 paesi.

La gamma completa di prodotti di WAM comprende apparecchiature per la manipolazione e l’elaborazione di solidi sfusi, la filtrazione delle polveri, il trattamento delle acque reflue e la generazione di energia rinnovabile.

WAM mira a produrre soluzioni orientate al mercato su misura per una varietà di settori quali edilizia, materie plastiche, energie rinnovabili, mangimi e agricoltura. La soddisfazione del cliente attraverso consulenza professionale, servizio completo e costante disponibilità a magazzino di macchine e ricambi sono i punti di forza di WAM Italia.

WAM è caratterizzata da una forte complessità organizzativa a seguito della scelta di internazionalizzare la produzione con unità di produzione per le principali linee di prodotti dislocate nel mondo.

Attualmente WAM produce la sua gamma di prodotti in quattro continenti e la distribuisce attraverso la sua rete di filiali in tutto il mondo che offre ai clienti consulenza professionale, una gestione regolare degli ordini e un elevato servizio di ricambi.

Le esigenze gestionali

L’esigenza primaria di WAM era di disporre di una soluzione gestionale di configurazione delle offerte (CPQ) per far fronte all’aumento di domanda rispetto a una gamma di prodotti con più varianti e più qualificata e per consentire l’emissione di offerte e l’attività di raccolta ordini da parte della rete vendita in tutte le filiali presenti nei diversi paesi in modo omogeneo e strutturato, sulla base di una politica commerciale ben definita.

La rete vendita di WAM, infatti, per l’emissione di offerte dei prodotti più complessi necessitava il supporto dell’ufficio tecnico per individuare con correttezza la possibilità di accettare determinate varianti di prodotto richieste dai clienti e definirne il costo. Questo significava un continuo scambio di informazioni con il reparto tecnico che poteva indurre a errori e a incongruenze tra le varianti richieste del cliente e i criteri di fattibilità produttiva, ma soprattutto le offerte richiedevano tempi di configurazione e di emissione non coerenti con le richieste dei clienti, in un contesto di crescente competitività.

La complessità nell’emissione delle offerte con varianti di prodotto era dovuta principalmente al fatto che la presenza di numerose linee di prodotto con più accessori in funzione del settore specifico di applicazione, richiedevano nei funzionari commerciali un elevato grado di conoscenza delle tecniche produttive.

Inoltre, per evitare di ridigitare i dati tra le varie applicazioni gestionali si rendeva necessaria una integrazione che consentisse il caricamento automatico degli ordini ricevuti dai Clienti tramite il CPQ nell’ERP e di emettere automaticamente, una volta ricevuto l’ordine del Cliente, la distinta di produzione, di caricarla automaticamente nell’ERP per avviare i processi di acquisto dei materiali e di pianificazione delle lavorazioni.

In questa logica, per assicurare un miglioramento dell’efficienza interna, la soluzione di configuratore d’offerta doveva essere integrata all’ERP e ad un modulo di gestione elettronica dei documenti, per ridurre l’utilizzo e la circolazione di documenti cartacei necessari nell’attività commerciale e di vendita, e per disporre di un archivio delle conversazioni intercorse con i clienti.

Infine, in un contesto caratterizzato da una rete di vendita eterogenea e distribuita sul territorio la soluzione gestionale doveva essere fruibile in modalità mobile, disporre di un’interfaccia web semplice e intuitiva che guidasse il venditore nella configurazione, essere multilingua e rispettare requisiti di sicurezza e di protezione dei dati attraverso un accesso profilato in base al ruolo aziendale.

L’applicazione gestionale realizzata

L’adozione della soluzione di configurazione delle offerte di Axioma (CPQ) viene introdotta per soddisfare l’esigenza di ridurre i tempi ed i costi di emissione delle offerte che nel corso degli ultimi anni erano aumentate sia in termini di quantità che di personalizzazione dei prodotti, con l’obiettivo di rendere più efficiente il processo di vendita.

Con la soluzione di configurazione delle offerte di Axioma, l’emissione dell’offerta avviene in automatico attraverso un’interfaccia utente che guida il funzionario commerciale nella fase di configurazione in funzione delle varianti richieste dei clienti consentendo di selezionare la tipologia di prodotto, le dimensioni, il settore di applicazione in funzione del materiale che i trasportatori dovranno sostenere, il materiale e gli accessori richiesti dall’apparecchiatura. Poi, una volta completata, la configurazione viene valorizzata in modo automatico in funzione delle condizioni commerciali riservate al cliente.
Una volta completata l’offerta viene inviata via mail al cliente e, in caso di conferma, viene caricata automaticamente nell’ ERP per trasformarla in ordine.

Ciò che ha consentito di raggiungere un’ulteriore livello di efficienza è la realizzazione dell’integrazione tra la soluzione di configuratore e l’ERP Industria di Axioma, in quanto, garantisce un aggiornamento quotidiano e automatico dei dati relativi a Clienti, costi e listini di vendita dei materiali mantenendoli allineati rispetto alla rete di vendita grazie ad un unico data base. Inoltre, il configuratore emette automaticamente la distinta di produzione che viene caricata su ERP Industria, per consentire l’avvio immediato dei processi di acquisto e di pianificazione della produzione ed per evitare tempi di attesa per la presa in carico dell’ordine da parte dell’area produttiva.

Una funziona specifica del CPQ consente di archiviare in automatico le offerte emesse in un unico data base condiviso. In questo modo, tutti i funzionari della rete vendita, in caso di nuove richieste con varianti di prodotto simili ad offerte precedenti, possono richiamare quella che è più simile alla richiesta di offerta ricevuta, aggiornare l’anagrafica e eventuali variazioni del nuovo Cliente, ed ottenere una nuova offerta senza dover partire da zero nella configurazione.
Questa funzionalità migliora la collaborazione tra i venditori e consente di ridurre i tempi e i costi di emissione delle offerte.

L’utilizzo del configuratore di Axioma consente a tutta la rete di vendita la condivisione della politica commerciale di valorizzazione delle configurazioni definita dall’azienda, applicandola in modo sistematico in fase di offerta assicurando ai funzionari una valorizzazione corretta e sistematica delle varianti di prodotto.

Infine, l’integrazione della soluzione CPQ di Axioma con il modulo di gestione elettronica dei documenti consente ai funzionari di vendita di WAM di disporre di tutta la documentazione e le informazioni condivise con il cliente in modo efficiente, con un approccio ed una gestione innovativa della vendita , in grado di far fronte alla grande competitività richiesta dal mercato.

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI

di Axioma

INTEGRAZIONE CON L’ERP INDUSTRIA

di Axioma

INTEGRAZIONE CON IL CPQ

di Axioma

I vantaggi della soluzione

I vantaggi ottenuti da WAM a seguito dell’utilizzo della soluzione di configuratore d’offerta di Axioma sono molteplici:

Miglioramento dell’efficienza nel processo di emissione delle offerte. I funzionari commerciali di WAM sono passati da una durata di emissione delle offerte di circa 2 ore a pochi minuti.

Niente più errori e incongruenze nella definizione delle varianti di prodotto richieste dai clienti in fase di offerta

Riduzione di oltre l’80% di tempi e di costi per l’emissione delle offerte

100% di ordini senza contestazioni sulle forniture, grazie alle specifiche ben definite nel processo di configurazione.

Aumento della conoscenza e della condivisione aziendale sui metodi di configurazione delle variabili dei prodotti più complessi richieste dei clienti

Miglioramento della collaborazione tra la rete di vendita composta da oltre 250 funzionari commerciali.

Inoltre, l’integrazione della soluzione di configuratore d’offerta di Axioma con il modulo di gestione elettronica dei documenti ha consentito a WAM di attuare un processo di digitalizzazione delle attività della rete di vendita riducendo drasticamente l’utilizzo della carta tra le varie filiali.

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