Una soluzione gestionale
L’azienda e il contesto operativo
Ravasi, azienda italiana leader nella realizzazione e vendita di cassette postali e casellari postali condominiali da esterno e interno.
Con oltre 60 anni di esperienza, la sua offerta è in grado di soddisfare qualsiasi necessità di installazione: una linea per esterni, una per gli interni, linee classiche per edifici d’epoca e cassette singole per abitazioni unifamiliari e aziende. Inoltre, la presenza di un ufficio tecnico offre la possibilità di realizzare progetti e prodotti su misura, con materiali e dimensioni coerenti alle misure degli spazi destinati ad accoglierli.
L’attività di vendita di Ravasi è organizzata tra agenti distribuiti sul territorio, rivenditori, ma anche vendita diretta.
In un contesto come questo, rappresentato da una una vasta gamma di accessori a disposizione che permette ai Clienti di realizzare cassette postali personalizzate e una rete di vendita complessa e diversificata, vi è la necessità di dotare il personale di vendita di una soluzione gestionale idonea e innovativa per elaborare in maniera efficiente le trattative.
Le esigenze gestionali
L’aumento delle vendite ha indotto l’azienda a dotarsi di una soluzione gestionale in grado di soddisfare due esigenze ben precise:
- da una parte un’esigenza di carattere organizzativo per far fronte ad un aumento delle richieste di offerta di prodotti su misura che causava un allungamento dei tempi di lavorazione di definizione dell’offerta ed errori nel processo di caricamento degli ordini nell’ERP
- dall’altra di supportare la forza vendita attraverso una soluzione gestionale in grado di metterla in condizione di preparare l’offerta con precisione, in funzione delle varianti richieste dal Cliente e rispettando i criteri di fattibilità produttiva senza dover ricorrere ogni volta al supporto della divisione tecnica
Per rispondere a questi requisiti si è reso necessario disporre di una soluzione gestionale di configuratore dell’offerta (CPQ) che oltre a soddisfare i requisiti sopra indicati, prevedesse con appositi connettori con il Data Base dell’ERP di ottenere in modo automatico le condizioni di vendita riservate al Cliente e una volta ricevuto l’ordine, emettere automaticamente la distinta di produzione per avviare i processi di acquisto e di pianificazione della produzione. Queste funzionalità, inoltre, avrebbero consentito a tutta la rete vendita di emettere offerte coerenti, senza eccezioni e errori, rispettando e applicando in maniera condivisa le politiche commerciali e produttive dell’azienda.
L’applicazione gestionale realizzata ed il progetto di sviluppo
L’adozione del configuratore CPQ di Axioma arriva a seguito di un’attenta analisi delle esigenze sopra descritte, con l’obiettivo di ridurre i tempi ed i costi di emissione dell’offerta e di ricevimento dell’ordine per far fronte ad una domanda in crescita da parte dei Clienti sia in termini di quantità che di personalizzazione dei prodotti.
Il processo di configurazione dell’offerta dei prodotti, viene realizzato tramite il CPQ attraverso una interfaccia utente che guida il funzionario nella fase di configurazione in funzione delle varianti richieste dei Clienti che, può selezionare il modello, la tipologia di materiale, le dimensioni, gli accessori richiesti e una volta completata, viene valorizzata in modo automatico.
Una volta completata l’offerta viene inviata via mail al Cliente e, in caso di conferma, viene caricata automaticamente nell’ ERP per trasformarla in ordine. Tutto questo, senza interventi manuali di digitazione dei dati.
La realizzazione dell’integrazione del CPQ di Axioma con l’ERP Axioma Industria in uso presso l’azienda, ha consentito di raggiungere un livello di efficienza notevole poiché i dati disponibili nell’Erp, quelli anagrafici del Cliente e le condizioni di vendita e i codici prodotto, vengono acquisiti automaticamente senza doverli ridigitare nel CPQ.
Analogamente gli ordini ricevuti vengono caricati automaticamente nell’ERP senza la necessità di doverli reinserire manualmente. Inoltre un funzione specifica il CPQ provvede ad emettere anche la distinta di produzione, a caricarla automaticamente nell’ ERP per consentire la pianificazione della produzione e completare in automatico il processo.
Un altro elemento qualificante del progetto è stato la presenza di un modulo di gestione dei documenti, integrato al CPQ, in grado di creare un archivio digitale delle offerte. In questo modo, la rete vendita, oltre a disporre di uno storico con tutte le informazioni relative al Cliente, in caso di nuove richieste, ma con varianti di prodotto simili ad offerte precedenti, può richiamarle e aggiornarle, senza dover ripartire da zero.
Le integrazioni
INTEGRAZIONE CON L’ERP INDUSTRIA
di Axioma
I vantaggi della soluzione
A pochi mesi di distanza dall’introduzione del configuratore di Axioma, Ravasi ne ha potuto apprezzare subito i risultati. Infatti, se prima dell’avviamento del progetto la configurazione dell’offerta richiedeva ore di lavorazione con il rischio di commettere errori causando costi aggiuntivi, adesso un utilizzo a pieno regime del CPQ consente di elaborare in maniera corretta un’offerta con le varianti richieste dal Cliente in pochi minuti.
Ad oggi, tutta la rete vendita utilizza l’applicazione gestionale CPQ di Axioma, emettendo offerte configurate sulla base delle varie caratteristiche richieste dal Cliente con tempestività e precisione e coerenti con i vincoli commerciali e produttivi dell’azienda.
I vantaggi ottenuti sono molteplici e tutti riconducibili in termini di efficienza, riduzione dei costi nella fase di configurazione delle offerte e una forte crescita degli affari.
L’area vendite interna, composta da due risorse, è passata da emettere circa 1200 offerte all’anno a quasi 4000 con un costo giornaliero di 4 ore, riducendo a un decimo i costi di emissione delle offerte.
Gli ordini sono raddoppiati, senza contestazioni sulle forniture, grazie alle specifiche ben definite nel processo di configurazione.
L’offerta è corredata di specifiche grafiche, disegni e istruzioni per l’installazione, utili sia al Cliente, sia al reparto tecnico e installatori.
Si è resa possibile un’espansione verso il mercato estero (CH) con una nuova linea di prodotti configurati e che richiedono specifiche di prodotto e varianti molto più rigorose rispetto al mercato Italia.
Si è registrato
un aumento
del fatturato aziendale
Inoltre, l’integrazione della soluzione CPQ di Axioma con il modulo di gestione elettronica dei documenti consente a Ravasi di ottenere un’automazione delle attività e della rete di vendita, renderle efficienti, usare un metodo di lavoro innovativo ed in grado di far fronte alla grande competitività presente sul mercato.
Una soluzione scalabile e replicabile in contesti di aziende che necessitano di una soluzione gestionale in grado di ridurre i costi di emissione di una offerta relativa a prodotti configurati sulla base delle specifiche definite dal Cliente, in modo veloce, corretto e controllato, migliorando l’efficienza aziendale, a costi coerenti con la dimensione aziendale.
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