Una soluzione gestionale per configurare l’offerta sulla base delle richieste del clienti integrata con l’ERP aziendale

L’azienda e il contesto operativo

Faac, multinazionale italiana, leader nella produzione di automatismi per cancelli, porte garage e porte automatiche, barriere, serrande e persiane e sistemi di parcheggio e controllo accessi.
L’azienda distribuisce propri prodotti attraverso una rete commerciale composta di aziende di proprietà presenti in 24 nazioni e da una rete indiretta di distributori che le consentono di coprire i mercati in oltre 80 nazioni.
L’azienda è in continua espansione, anche attraverso acquisizioni mirate, in particolare in Europa e Stati Uniti con la linea di prodotti per realizzare sistemi di parcheggio e controllo accessi rispetto alla quale si manifesta una richiesta di mercato in crescita da fornire sulla base di specifiche di prodotto definite dai Clienti.

Le esigenze gestionali

La crescita dell’azienda e le acquisizioni hanno indotto l’azienda a dotarsi di una soluzione gestionale in grado di soddisfare due esigenze ben definite:

  • da una parte una esigenza di carattere organizzativo e di politica commerciale per far fronte ad una gamma di prodotti sempre più numerosa e qualificata e dall’altra di consentire l’emissione di offerte e di raccolta ordini in tutti i paesi,con una proposta omogenea e strutturata sulla base una politica commerciale ben definita
  • dall’altra di supportare la forza vendita attraverso una soluzione gestionale in grado di metterla in condizione di cogliere tutte le opportunità che il mercato richiede attraverso la formulazione di preventivi di fornitura di prodotti “configurati sulla base di esigenze specifiche dei Clienti” in modo controllato e condiviso, in tempi ridotti senza dover ricorrere al supporto della divisione tecnica

Per rispondere a questi requisiti si è reso necessario disporre di soluzione gestionale che oltre a soddisfare i requisiti sopra indicati, potesse essere distribuita via web, cioè in grado di essere utilizzata dalla rete di vendita in modalità “mobile” e quindi disporre di:

  • interfaccia web
  • grafica di presentazione personalizzabile
  • flessibile e scalabile in funzione della domanda dei vari mercati
  • multilingua per poter essere utilizzata in tutti i paesi dove è presente l’azienda
  • in grado di rispettare requisiti di sicurezza e di protezione dei dati

Infine, ma non meno importante disporre di una soluzione integrata in grado di assicurare un miglioramento dell’efficienza interna evitando di ridigitare informazioni nei diversi moduli applicativi presenti in azienda, attività costosa e con potenziali errori.

In questa logica si rendeva necessaria una integrazione che consentisse il caricamento automatico degli ordini ricevuti dai Clienti nell’ERP e di emettere automaticamente, tramite il CPQ, una volta ricvuto l’ordine del Cliente, la distinta di produzione e di caricarla automaticamente nell’ERP per avviare i processi di acquisto e di pianificazione della produzione.

L’applicazione gestionale realizzata ed il progetto di sviluppo

L’obiettivo dichiarato dall’azienda era di ridurre i tempi ed i costi di emissione dell’offerta e di ricevimento dell’ordine, far fronte ad una domanda in crescita da parte dei Clienti sia in termini di quantità che di personalizzazione dei prodotti e soprattutto di condivisione di una conoscenza e di una competenza aziendale tra i collaboratori, difficile da conseguire senza una soluzione informatica evoluta.

L’adozione del configuratore CPQ di Axioma è stato inserito e utilizzato, in una prima fase, nella business unit parcheggi dove la domanda di prodotti su misura è più forte, e successivamente anche alla divisione porte automatiche e agli altri prodotti da realizzare in base alle specifiche dei Clienti.

Il processo di emissione dell’offerta di prodotti parte dal CPQ sulla base di una interfaccia utente in grado di configurarla sulla base delle richieste dei Clienti, e una volta completata, viene inviata via mail al Cliente ed in caso di conferma, l’ordine viene ricevuto senza alcun intervento manuale.

Per rispondere ai requisiti si è proceduto in una fase successiva alla progettazione e la realizzazione dell’integrazione del CPQ con l’ERP gestionale Sap in uso presso l’azienda che ha consentito di raggiungere un livello di efficienza notevole grazie al fatto che:

  • gli ordini ricevuti vengono caricati automaticamente in Sap senza la necessità di doverli reinserire manualmente
  • il CPQ di Axioma viene aggiornato giornalmente con i dati provenienti da Sap relativi a Clienti, costi e listino di vendita dei materiali per mantenere allineati tali dati rispetto alla rete di vendita grazie ad un unico data base centralizzato.
  • il CPQ emette inoltre automaticamente la distinta di produzione che viene caricata nel sistema gestionale Sap, per consentire l’avvio dei processi di acquisto e di pianificazione della produzione.

Il supporto e la formazione del personale del Cliente da parte dei consulenti Axioma è stato significativo ed ha consentito di utilizzare il CPQ come sistema per accrescere la conoscenza e la condivisione aziendale sui metodi di gestione delle complessità indotte dalle esigenze dei Clienti con l’obiettivo di valorizzarle correttamente ed in modo sistematico in fase di offerta.

I moduli gestionali utilizzati

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON APPOSITI CONNETTORI ALL’ERP

di SAP

I vantaggi della soluzione

Ad oggi oltre 300 collaboratori usano l’applicazione gestionale CPQ di Axioma in tutti i paesi dove è presente l’azienda emettendo offerte configurate sulla base delle richieste dei Clienti con tempestività e precisione, realizzando configurazioni corrette e controllate ed in linea con i vincoli produttivi definiti dall’Azienda, anche in modalità Mobile, a costi molto contenuti.

L’integrazione bidirezionale con l’Erp Sap ha consentito di eliminare qualunque tipo di intervento manuale nella emissione dell’offerta e nella raccolta degli ordini dei Clienti, e di evitare attività manuali in grado di rallentare le attività di inserimento e aggiornamento dei dati per l’avviamento del processo di fornitura, migliorando l’efficienza del processo sia commerciale che produttivo.

Un successo ottenuto grazie alla professionalità, alla collaborazione e alla sinergia che ha caratterizzato il rapporto tra Axioma e l’Azienda e grazie ad una precisa definizione e condivisione degli obiettivi organizzativi e gestionali da raggiungere.

Una soluzione scalabile e replicabile in contesti di aziende che necessitano di una soluzione gestionale in grado di ridurre i costi di emissione di una offerta relativa a prodotti configurati sulla base delle specifiche definite dal Cliente, in modo corretto e controllato, migliorando l’efficienza aziendale, a costi coerenti con la dimensione aziendale.

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