Emettere offerte configurate sulla base delle richieste dei clienti con tempestività e precisione

L’azienda e il contesto operativo

L’azienda Montanari Giulio & C. è leader nella produzione di macchine di trazione, argani e componenti per ascensori. Attualmente occupa oltre 180 persone su una superficie di 40.000 mq, con un fatturato annuo che raggiunge i 50 milioni di €.

Il continuo investimento in prodotti di alta qualità e nell’ottimizzazione delle tecnologie ha portato Montanari Giulio & C. ad essere un’azienda in cui il servizio e l’affidabilità vengono riconosciuti ed apprezzati in oltre 80 paesi. Data la crescita del proprio giro d’affari e della tipologia dei clienti, Montanari Giulio & C. ha migliorato i propri standard di qualità sia in termini di fabbricazione dei prodotti, sia per quanto riguarda la fornitura dei prodotti investendo in soluzioni per il miglioramento del processo di vendita.

Le esigenze gestionali

Nel processo di vendita di Montanari Giulio & C. la rapidità di risposta al cliente sulla fattibilità delle variabili di prodotto richieste è essenziale per poter aumentare le performance di vendita. L’attesa di una conferma da parte dell’area tecnica, la consultazione manuale di listini e cataloghi e la presenza di informazioni scollegate e incomplete sono tutti fattori che portano a rallentamenti sia all’area vendite sia alla produzione.

In quest’ottica nasce la necessità di introdurre una soluzione gestionale in grado di soddisfare le seguenti esigenze:

Per il reparto vendite:

  • far fronte ad una gamma di prodotti con numerose variabili che rendevano la configurazione delle offerte un processo lungo e complicato perché era fondamentale la consultazione del reparto tecnico
  • avere la certezza di rispettare le certificazioni tecnico-normative dei prodotti
  • velocizzare la configurazione dell’offerta, che, effettuata manualmente, richiedeva tempo poiché le varianti richieste dal cliente dovevano rispettare i criteri di fattibilità produttiva e ogni volta era necessario ricorrere al supporto della divisione tecnica attraverso telefonate o email

Per il reparto produttivo:

  • disporre di un documento tecnico corretto per accellerare tutta la catena di fornitura ed evitare di non riuscire a far fronte alle richieste dei clienti
  • disporre in automatico della distinta di produzione per avviare i processi di acquisto e pianificazione della produzione

Infine, esigenza comune a entrambi i reparti, disporre di una soluzione integrata in grado di assicurare un miglioramento dell’efficienza interna evitando di ridigitare informazioni nei diversi moduli applicativi presenti in azienda, attività costosa e con potenziali errori, e di ridurre la circolazione di documenti cartacei.

In questa logica si rendeva necessario un trasferimento dei dati presenti nell’ERP in uso tramite appositi connettori che consentisse il caricamento automatico degli ordini ricevuti dai clienti nell’Erp e di emettere automaticamente, tramite il CPQ , una volta ricevuto l’ordine del cliente, la distinta di produzione per avviare i processi di acquisto e di pianificazione della produzione.

L’applicazione gestionale realizzata ed il progetto di sviluppo

L’adozione del configuratore di offerta di Axioma è stato inserito e utilizzato da tutta la forza vendita di Montanari Giulio & C.

Il processo di emissione dell’offerta parte dal configuratore sulla base di una interfaccia utente in grado di configurarla sulla base delle variabili di prodotto richieste dei clienti, e una volta completata viene inviata via mail al cliente ed in caso di conferma, l’ordine viene ricevuto e caricato nell’ERP attraverso appositi connettori senza alcun intervento manuale.

Grazie a questa automazione, una volta finita la configurazione in base alle variabili di prodotto richieste dal cliente, insieme all’offerta, il configuratore consente di archiviare e di allegare anche tutta la documentazione in formato elettronico relativa alle certificazioni tecnico-normative dei prodotti.

La soluzione di configuratore di offerta di Axioma, infatti, è nativamente integrata con un sistema di gestione elettronica dei documenti che permette alla forza vendita di Montanari Giulio & C. di archiviare automaticamente i documenti, richiamarli contestualmente all’esecuzione delle funzioni gestionali e visualizzarli in formato elettronico senza dover ricorrere ai documenti in formato cartaceo.

Il trasferimento dei dati attraverso appositi connettori tra l’ERP in uso in azienda e il configuratore di offerta di Axioma ha consentito:

  • il caricamento automatico nell’ERP degli ordini ricevuti, senza interventi manuali
  • ai venditori di disporre sull’applicazione di configuratore le informazioni in merito ai clienti e i listini di vendita aggiornati in base alle variabili richieste
  • di emettere automaticamente la distinta di produzione per avviare i processi di acquisto, cicli di lavoro e pianificazione della produzione

L’utilizzo di una soluzione di configuratore ha consentito a Montanari Giulio & C. di creare conoscenza e condivisione aziendale, ridurre le complessità di preparazione delle offerte indotte dalle numerose varianti richieste dai clienti e aumentare l’efficienza sia dell’area vendite, sia dell’area produttiva.

I moduli gestionali utilizzati

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI

di Axioma

I vantaggi della soluzione

Oggi, Montanari Giulio & C. può emettere offerte configurate sulla base delle richieste dei clienti con tempestività e precisione, realizzando configurazioni corrette e controllate ed in linea con i vincoli produttivi definiti dall’azienda, anche in modalità mobile, a costi molto contenuti.

Inoltre, eliminando qualunque tipo di intervento manuale nell’emissione dell’offerta e nella raccolta degli ordini dei clienti, la produzione può avviare velocemente il processo di fornitura senza rischi di errori o incompatibilità con le condizioni di fornitura dell’offerta inviata al cliente.

Una soluzione scalabile e replicabile in contesti di aziende che necessitano di una soluzione gestionale in grado di ridurre i costi di emissione di una offerta relativa a prodotti configurati sulla base delle specifiche definite dal cliente, in modo corretto e controllato, migliorando l’efficienza aziendale, a costi coerenti con la dimensione aziendale.