L’azienda e il contesto operativo
L’azienda progetta, produce e fornisce schede elettroniche per equipaggiare apparecchiature, strumenti e prodotti nei settori difesa e avionico, strumenti medicali, telecomunicazioni e automotive.
La produzione dei propri componenti avviene in due stabilimenti, seguendo procedure dettate da sistemi di qualità rigorosi che garantiscono il rispetto degli standard qualitativi e il conseguimento delle certificazioni dei settori in cui l’azienda è attiva.
Grazie ai servizi di supporto per la messa in esercizio dei sistemi elettronici, l’area tecnico-commerciale segue il cliente lungo tutto il processo di progettazione e fornitura, offrendo una soluzione specifica per ogni esigenza.
Le esigenze gestionali
L’esigenza principale dell’azienda era rendere più efficiente la gestione dei documenti lungo i processi operativi di tutte le aree aziendali, in particolare quella produttiva.
Il progetto aveva come obiettivi:
- una gestione centralizzata e coerente dei documenti in tutte le aree aziendali
- la riduzione delle tempistiche nelle fasi di emissione, archiviazione e ricerca dei documenti
- una condivisione dei documenti secondo un sistema di profilazione degli utenti, in base al ruolo e all’area aziendale
- disporre di un archivio elettronico per la traccabilità dei documenti tecnici, utili per le certificazioni dei prodotti
- lo snellimento dei processi di autorizzazione dei documenti
In particolare, per gli addetti all’area tecnica e progettazione, disporre delle informazioni presenti nei documenti tecnici in tempo reale, era una delle prerogative per garantire in fabbrica un flusso di lavoro scorrevole. In particolare, la soluzione avrebbe reso più efficiente le attività di archiviazione, ricerca e consultazione di documenti inerenti schede tecniche o disegni, evitando interventi manuali.
Inoltre, in caso di richieste di prodotti simili, una soluzione di gestione elettronica dei documenti avrebbe garantito la disponibilità di un archivio storico dei documenti tecnici ben definito e organizzato, al quale i progettisti potevano accedere per evitare di riscrivere ex novo un documento già esistente, ma aggiornandolo sulla base delle richieste del cliente.
Un’altra esigenza gestionale era semplificare i processi di autorizzazione dei documenti, ottenibile attraverso una funzione specifica di workflow della soluzione.
L’integrazione della soluzione di gestione elettronica dei documenti con le applicazioni gestionali in uso presso l’azienda, avrebbe reso più efficiente l’emissione, l’archiviazione e la ricerca dei documenti anche all’area amministrativa, all’area acquisti e all’area vendite.
Infine, l’esigenza era disporre di una soluzione sviluppata utilizzando tecnologie innovative, con un’interfaccia moderna e intuitiva, facili da utilizzare e in grado di garantire un’elevata sicurezza nella gestione dei documenti, utilizzabile attraverso PC e Tablet.
L’applicazione gestionale realizzata ed il progetto di sviluppo
Il percorso di digitalizzazione dei documenti intrapreso dall’azienda ha consentito l’introduzione della soluzione di gestione elettronica dei documenti di Axioma, integrata attraverso appositi connettori al sistema gestionale AS400 e al software di gestione della produzione in uso presso l’azienda in tutte le aree aziendali.
Grazie alla gestione elettronica dei documenti, il personale può acquisire e archiviare tutti i documenti aziendali in un unica base dati, classificarli per poi ritrovarli in modo semplice e immediato, condividerli all’interno dell’azienda e inviarli in modo controllato a clienti o fornitori.
In fase di archiviazione, è possibile raggruppare i documenti per argomento (prodotto,…) o per entità (fornitore,…) creando un fascicolo elettronico e analogamente poterle ricercare con lo stesso criterio. Inoltre, la classificazione dei documenti sulla base della tipologia, caratterizzandoli attraverso l’attributo di riferimento del prodotto, permette agli addetti della produzione di entrambi gli stabilimenti di richiamare i documenti tecnici in modo semplice e veloce.
La soluzione di gestione elettronica dei documenti ha garantito, inoltre, la tracciabilità dei documenti tecnici, un elemento fondamentale per l’azienda in virtù dei settori in cui opera, per supportare l’attività di verifica di qualità e delle certificazioni dei prodotti.
Un altro elemento molto importante ottenuto grazie all’introduzione della soluzione, è stato il miglioramento della gestione dei processi autorizzativi dei documenti. L’approvazione di un documento ora avviene in pochi minuti, in quanto, attraverso una notifica o un email, è possibile da parte di un responsabile fornire la propria autorizzazione e passare ad una fase successiva di autorizzazione in modo automatico.
Inoltre, funzioni specifiche consentono di acquisire i documenti e le comunicazioni che provengono da fonti esterni quali clienti e fornitori e di creare apposite cartelle organizzate sulla base delle esigenze di ciascuna divisione aziendale e migliorare l’efficienza nella gestione delle informazioni.
In azienda l’utilizzo della soluzione per la gestione elettronica dei documenti ha migliorato l’efficienza anche dell’area amministrativa, in quanto è possibile archiviare le fatture B2B a seguito delle nuove normative fiscali, che impongono ad ogni azienda di emettere fatture in formato XML.
La soluzione per la gestione elettronica dei documenti consente di inviare all’intermediario che effettua la conservazione sostitutiva i documenti e scritture contabili di magazzino e tutti i documenti amministrativi e gestionali che l’azienda intende portare in conservazione sostitutiva, garantendo l’equivalenza fra i documenti in formato elettronico archiviate internamente e le loro copie digitali conservate a norma.
I moduli gestionali utilizzati
Le integrazioni
INTEGRAZIONE ATTRAVERSO APPOSITI CONNETTORI ALL’ERP AS400
INTEGRAZIONE ATTRAVERSO APPOSITI CONNETTORI AL SOFTWARE DI GESTIONE DELLA PRODUZIONE IN USO PRESSO L’AZIENDA
I vantaggi della soluzione
L’utilizzo della soluzione di gestione elettronica dei documenti di Axioma ha consentito all’azienda di ottenere i seguenti vantaggi:
- riduzione del 55% del tempo impiegato dalle persone nell’archiviazione, ma soprattutto nella ricerca dei documenti, e migliorare l’efficienza nella gestione delle informazioni
- facilitare la condivisione dei documenti, accessibili e visualizzabili in modo controllato dalle persone coinvolte nel processo, grazie al sistema di profilazione degli utenti
- garantire la traccabilità della documentazione tecnica ai fini delle certificazioni dei prodotti
- semplificare e automatizzare il processo di autorizzazione dei documenti
- disporre di documenti tecnici corretti e aggiornati e disponibili per tutte le fasi produttive
- effettuare in modo automatico la conservazione digitale a norma grazie alla conservazione dei documenti in formato digitale di modo da assicurarne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità
Inoltre, a tutte le funzioni della soluzione per la gestione elettronica dei documenti di Axioma si accede tramite un sistema di login e password assicurandone un accesso controllato e conforme alle disposizioni in materia di sicurezza del trattamento dei dati (GDPR).
Il progetto di digitalizzazione dei documenti ha permesso all’azienda non solo di velocizzare la ricerca dei documenti ma anche, più in generale, di migliorare la qualità del lavoro, migliorare l’efficienza interna in tutte le divisioni aziendali e il livello di servizio al cliente.
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