Automatizzare le attività della rete di vendita attraverso soluzioni applicative integrate

L’azienda e il contesto operativo

L’azienda è uno dei principali operatori nazionali ed europei di produzione di tubi, componenti speciali e pozzetti in polietilene, utilizzati per la realizzazione di reti fognarie, cavidotti e sistemi di drenaggio con un fatturato che supera i 100 milioni di euro.

Sin dalla nascita, Industrie Polieco, ha perseguito l’obiettivo di ricercare soluzioni tecniche sempre più innovative e all’avanguardia, per rendere le linee automatiche di produzione competitive e caratterizzate da alti standard qualitativi.

Polieco vende i prodotti della linea tubi attraverso una rete commerciale diretta a Clienti che realizzano progetti per la realizzazione e l’aggiornamento dei sistemi di smaltimento di acque reflue e per posare cavi utilizzati nell’ambito delle utilities e delle reti di comunicazione e trasmissione. L’attività di vendita è organizzata assegnando ai propri commerciali, i Clienti ed i potenziali Clienti, secondo una logica territoriale in modo dedicato.

La gestione delle relazioni commerciali con questo tipo di Clienti richiede la necessità di disporre di informazioni aggiornate costantemente e accessibili in mobilità, data la complessità che caratterizza le proprie forniture, nell’ambito dei progetti operativi dei propri Clienti.

Le esigenze gestionali

In linea con la filosofia aziendale che la caratterizza di ricerca e applicazione dei sistemi produttivi, Polieco ha definito un progetto per fornire alla rete commerciale una applicazione gestionale specifica che metta a disposizione dati sempre aggiornati e informazioni e documenti in formato elettronico. Il progetto, volto a migliorare l’efficienza dell’attività commerciale, richiede che l’applicazione gestionale di automazione della forza vendite risponda ai requisiti descritti di seguito.

Il primo obiettivo prevedeva di creare un data base commerciale contenente:

  • un’anagrafica dei clienti e dei potenziali clienti suddivisi su base territoriale, in grado di qualificarli in base alle tipologie di progetti che realizzano e ai prodotti utilizzati nelle loro lavorazioni, e di assegnarli a un commerciale. L’anagrafica deve inoltre contenere una serie di tab informativi che descrivono le relazioni con il cliente dal punto di vista commerciale ed economico-finanziario. Tali informazioni, che devono essere registrate dai commerciali, devono anche essere facilmente accessibili al funzionario a cui il cliente è assegnato;
  • un’anagrafica dei prodotti corredata di documenti di carattere commerciale, in grado di descriverne le caratteristiche tecniche e di supportare il commerciale nella presentazione a clienti e potenziali clienti.

Tali anagrafiche devono essere perfettamente uniformate e integrate con le anagrafiche disponibili nell’ERP aziendale per:

  • tenere allineate la base dati delle due applicazioni senza dover ridigitare le informazioni, per evitare una perdita di efficienza e potenziali errori sui dati;
  • rendere disponibili, aggiornati e corretti, i dati commerciali ed economico-finanziari, le mail e i documenti elaborati e contenuti nella base dati dell’ERP, per evitare di richiederne l’emissione al personale amministrativo e a quello addetto alla gestione degli ordini.

Il secondo obiettivo, rappresentato dalla possibilità di fornire giornalmente ai funzionari commerciali una serie di report economici e finanziari in formato elettronico elaborati dall’ERP, presupponeva che l’applicazione per la rete di vendita disponesse di un modulo di gestione elettronica dei documenti

Il terzo obiettivo prevedeva, invece, che l’applicazione disponesse di un modulo per la gestione delle campagne promozionali su potenziali clienti, da realizzare attraverso la digitalizzazione delle attività, dei documenti e delle e-mail.

L’applicazione doveva quindi poter essere utilizzata in logica di mobilità, fruibile via web attraverso strumenti quali tablet e smartphone in modo da consentire ai funzionari di accedere alle informazioni senza passare dalle sedi operative, e senza usare documenti cartacei.

L’applicazione gestionale realizzata e il progetto di sviluppo

Per automatizzare l’attività di vendita, l’applicazione gestionale ha comportato l’uso di alcuni moduli ben definiti:

  • un data base relazionale con un’anagrafica clienti in grado di essere configurata in funzione dell’organizzazione della rete di vendita, in modo da evitare conflitti e sovrapposizioni sullo stesso cliente, assegnare in modo mirato il cliente a un venditore e inserire una serie di campi parametrici per identificare la sua domanda. L’anagrafica viene poi arricchita con una serie di cartelle specifiche per ogni cliente (tab informativi) per fornire al venditore le informazioni e i documenti necessari per gestire al meglio la relazione commerciale, e tracciare le attività di vendita;
  • un archivio prodotti per registrare e catalogare l’offerta dell’azienda dal punto di vista commerciale, proporla ai clienti e supportare l’attività di promozione.

Questi due requisiti richiedono la presenza di un modulo di gestione dei documenti e di un modulo per la gestione delle comunicazioni e delle relazioni (Client di posta) integrati nell’applicazione, in grado di digitalizzare e archiviare tutte le informazioni relative al rapporto e alle relazioni commerciali, attività, visite, e-mail e documenti di vendita.

In questo contesto, l’integrazione dell’applicazione di automazione della rete vendite con l’ERP aziendale è l’elemento qualificante per allineare e aggiornare i due sistemi gestionali, e garantire un aggiornamento costante e un allineamento automatico dei dati.
L’integrazione crea quindi le premesse per generare grande efficienza nell’attività di vendita.

La disponibilità di report giornalieri generati dall’ERP e inviati su una cartella specifica del venditore ha consentito di fornire dati commerciali e finanziari indispensabili per documentare in automatico l’attività di vendita e la gestione dei crediti, mettendo a disposizione della rete di vendita un set completo di informazioni fruibili in modo semplice e veloce.

L’uso di un ulteriore modulo per la gestione delle campagne di promozione dei propri prodotti su clienti opportunamente profilati, è stato l’ultimo passo per automatizzare e digitalizzare l’attività di ricerca di potenziali clienti, i quali, una volta individuati, possono essere poi assegnati ai funzionari commerciali in modo selezionato e mirato.

Il progetto si è sviluppato per fasi, configurando e popolando i vari archivi con i dati relativi ai clienti, ai potenziali clienti e alle loro esigenze, e organizzando l’attività dei venditori con l’assegnazione mirata dei clienti stessi.

Particolare attenzione è stata dedicata alla fase formativa, nel corso della quale il cambiamento di abitudini consolidate è andato a vantaggio di un nuovo modo di lavorare capace di creare autonomia gestionale.

Capace, cioè, di valorizzare l’importanza dei dati e delle informazioni disponibili, l’uso della posta elettronica e delle nuove funzioni gestionali, per registrare e tracciare l’attività di controllo delle relazioni con i clienti.

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON L’ERP INDUSTRIA

di Axioma

I vantaggi della soluzione

I benefici sono molteplici in termini di efficienza e di riduzione dei costi.
I vantaggi sono infatti apprezzabili in tutte le fasi del processo di gestione delle relazioni con i clienti e delle attività di vendita, e sono stati ottenuti grazie alla disponibilità di informazioni, dati e documenti in un’unica applicazione

Dati aggiornati in tempo reale, affidabili e corretti, per supportare le attività del processo di ricerca delle opportunità di vendita e di gestione commerciale e finanziaria del cliente.

Un ulteriore vantaggio è stato lo sviluppo, da parte delle persone della rete di vendita e commerciale, della conoscenza di tecniche e competenze nell’uso di strumenti informatici evoluti e in grado di consentire l’accesso alle informazioni e ai documenti in modalità mobile.

Un perfetto esempio di digitalizzazione di un processo aziendale in grado di assicurare continuità, un’organizzazione efficace e un miglioramento dei risultati con una riduzione dei costi in tutte le fasi, e l’acquisizione di una conoscenza aziendale documentata riguardo alle relazioni con i clienti.

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