Automatizzare le attività della rete di vendita attraverso soluzioni applicative integrate

L’azienda e il contesto operativo

L’azienda è uno dei principali operatori nazionali ed europei di produzione di tubi, componenti speciali e pozzetti in polietilene, utilizzati per la realizzazione di reti fognarie, cavidotti e sistemi di drenaggio con un fatturato che supera i 100 milioni di euro.

Sin dalla nascita, Industrie Polieco, ha perseguito l’obiettivo di ricercare soluzioni tecniche sempre più innovative e all’avanguardia, per rendere le linee automatiche di produzione competitive e caratterizzate da alti standard qualitativi.

Polieco vende i prodotti della linea tubi attraverso una rete commerciale diretta a Clienti che realizzano progetti per la realizzazione e l’aggiornamento dei sistemi di smaltimento di acque reflue e per posare cavi utilizzati nell’ambito delle utilities e delle reti di comunicazione e trasmissione. L’attività di vendita è organizzata assegnando ai propri commerciali, i Clienti ed i potenziali Clienti, secondo una logica territoriale in modo dedicato.

La gestione delle relazioni commerciali con questo tipo di Clienti richiede la necessità di disporre di informazioni aggiornate costantemente e accessibili in mobilità, data la complessità che caratterizza le proprie forniture, nell’ambito dei progetti operativi dei propri Clienti.

Le esigenze gestionali

In linea con la propria filosofia aziendale di ricerca e applicazione dei propri sistemi produttivi, l’azienda ha definito un progetto per fornire alla propria rete commerciale una applicazione gestionale specifica per la rete di vendita con l’obiettivo di rendere disponibile ai propri commerciali dati sempre aggiornati informazioni e documenti in formato elettronico, per migliorare e rendere efficienti le attività di vendita.
I punti cardine di questo progetto richiedono che l’applicazione gestione di automazione della forza vendite rispondesse ai seguenti requisiti.

Il primo obiettivo prevedeva di creare un data base commerciale contenente:

  • un’anagrafica dei Clienti e dei potenziali Clienti suddivisi su base territoriale, in grado di essere qualificati per quanto riguarda le tipologie di progetti che realizzano e quali prodotti vengono utilizzati nelle loro lavorazioni, e di assegnarli ad un Commerciale. L’anagrafica deve inoltre contenere una serie di tab informativi per consentire ai commerciali di registrare tali informazioni che descrivono le relazioni con il Cliente dal punto di vista commerciale ed economico finanziario, facilmente accessibili al Funzionario commerciale a cui il Cliente è assegnato.
  • un’anagrafica dei prodotti in grado di descrivere le caratteristiche tecniche e supportare il commerciale nella presentazione a Clienti e potenziali Clienti, corredata di documenti di carattere commerciale

Tali anagrafiche devono essere perfettamente allineate e integrate con le anagrafiche disponibili nell’ERP aziendale per:

  • evitare di dover ridigitare informazioni per tenere allineate la base dati delle due applicazioni con perdita di efficienza ed evitare potenziali errori sui dati
  • rendere disponibili i dati commerciali ed economico finanziari , le mail e i documenti elaborati e disponibili nella base dati dell’ERP aggiornati e corretti, senza richiedere l’emissione di documenti e informazioni al personale amministrativo e a quelli addetti alla gestione degli ordini

Il secondo obiettivo è rappresentato dalla possibilità di fornire giornalmente ai funzionari commerciali una serie di report economico e finanziari in formato elettronico elaborati dall’ ERP, e questo presupponeva che l’applicazione gestionale per la rete di vendita disponesse di un modulo di gestione elettronica dei documenti

Il terzo obiettivo dell’applicazione gestionale è stato quello di dotarsi di un modulo per la gestione delle campagne promozionali su potenziali Clienti da realizzare attraverso la digitalizzazione delle attività, dei documenti e della mail.

L’applicazione quindi, doveva poter essere utilizzata in logica di mobilità, fruibile via web attraverso strumenti quai tablet e smart Phone in modo di consentire ai funzionari di accedere alle informazioni rese disponibili dall’applicazione, senza dover passare dalle sedi operative e usare documenti cartacei.

L’applicazione gestionale realizzata ed il progetto di sviluppo

L’applicazione gestionale per automatizzare l’attività di vendita ha comportato l’uso di alcuni moduli applicativi ben definiti:

  • un data base relazionale che dispone di una anagrafica Clienti in grado di essere configurata in funzione dell’organizzazione della rete di vendita in modo da evitare conflitti e sovrapposizioni sullo stesso Cliente, poter assegnare in modo mirato il Cliente ad un venditore, poter inserire una serie di campi parametrici per identificare la domanda del cliente. L’anagrafica Clienti viene arricchita con una serie di Cartelle specifiche per ogni Cliente (tab informativi) per fornire al venditore tutte le informazioni ed i documenti necessari per gestire al meglio la relazione commerciale e tracciare le attività di vendita
  • un archivio prodotti per registrare e catalogare l’offerta dell’azienda dal punto di vista commerciale per proporla ai Clienti e supportarli nell’attività di promozione.

Questi due requisiti richiedono la presenza di un modulo di gestione dei documenti ed un modulo per la gestione delle comunicazioni e delle relazioni (Client di posta) integrati nell’applicazione in grado di digitalizzare e archiviare tutte le informazioni relative al rapporto e alle relazioni commerciali, attività, visite, mail e documenti commerciali.

In questo contesto l’integrazione con l’Erp aziendale della applicazione di automazione della rete vendite è l’elemento qualificante per allineare e aggiornare in automatico i due sistemi gestionali per garantire un aggiornamento costante ed allineamento automatico dei dati: l’integrazione crea le premesse per generare grande efficienza nell’attività di vendita.

La disponibilità di report giornalieri generati dall’Erp e inviati giornalmente su una cartella specifica del venditore ha consentito di fornire informazioni commerciali e finanziarie indispensabili per documentare l’attività di vendita e la gestione dei crediti commerciali in modo automatico, fornendo un set completo di informazioni fruibili in modo semplice e veloce da parte della rete di vendita.

L’uso di un ulteriore modulo per la gestione delle campagne di promozione dei propri prodotti su Clienti profilati in modo opportuno, è stato l’ultimo passo per automatizzare e digitalizzare l’attività di ricerca di potenziali Clienti in modo selezionato e mirato, e individuato l’interesse del potenziale Cliente, assegnarli in modo mirato ai funzionari commerciali.

Il progetto si è sviluppato per fasi configurando e popolando i vari archivi con i dati relativi ai Clienti e ai potenziali Clienti e alle loro potenziali esigenze, organizzare l’attività dei venditori con l’assegnazione mirata dei Clienti.

Particolare attenzione è stata dedicata alla fase formativa sul nuovo modo di operare, cambiare le abitudini consolidate, a vantaggio di un nuovo modo di lavorare che creasse autonomia gestionale.

Valorizzare l’importanza dei dati e delle informazioni disponibili, l’uso della posta elettronica e delle nuove funzioni gestionali per registrare le attività e tracciare l’attività di gestione delle relazioni con i Clienti.

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON L’ERP INDUSTRIA

di Axioma

I vantaggi della soluzione

I vantaggi che sono stati ottenuti sono molteplici e tutti riconducibili in termini di efficienza e di riduzione dei costi, in tutte le fasi del processo di gestione delle relazioni con i Clienti e delle attività di vendita grazie alla disponibilità di tutte le informazioni, dei dati e dei documenti in un unica applicazione.

Dati aggiornati in tempo reale, affidabili e corretti per supportare tutte le attività del processo di ricerca delle opportunità, alla vendita ed alla gestione commerciale e finanziaria del Cliente.

Un ulteriore vantaggio è stato lo sviluppo della conoscenza di tecniche e competenze da parte delle persone della rete di vendita e commerciale nell’uso di strumenti informatici evoluti e in grado di consentire l’accesso alle informazioni ed ai documenti in modalità mobile.

Un perfetto esempio di digitalizzazione di un processo aziendale in grado di assicurare una organizzazione efficace, continuità e miglioramento dei risultati con una riduzione dei costi in tutte le fasi e di creazione di una conoscenza aziendale documentata delle relazioni con i Clienti.

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