Aumentare l’efficienza e la conoscenza aziendale attraverso una soluzione di configurazione delle offerte

L’azienda e il contesto operativo

Cocif, leader italiano nella produzione di porte e finestre in legno con oltre 300 modelli e una capacità produttiva di oltre 200.000 porte per le più importanti realtà italiane di architettura. Un riferimento unico nel Made in Italy con oltre 75 anni di storia e di passione per dare un valore aggiunto ai progetti di architetti, progettisti e interior designer.

Oltre 300 modelli concepiti con una flessibilità senza confini per tipologie, formati e finiture: il migliore legno vivo con fiamma orizzontale o verticale, ampio campionario di laccature con 10 sfumature glamour, in finitura liscia lucida, opaca o con texture rusticata legno.

L’azienda distribuisce propri prodotti attraverso una rete commerciale diretta e una serie di rivenditori.
Attualmente Cocif occupa oltre 250 dipendenti, con un giro d’affari di circa 30 mln €.

Le esigenze gestionali

Data la complessità dei prodotti offerti in termini di configurazione e l’aumento delle richieste di varianti di prodotto da parte dei clienti nella fase di trattativa commerciale, in Cocif nasce l’esigenza di dotarsi di una soluzione gestionale per automatizzare e migliorare l’efficienza del processo di configurazione delle offerte e ridurre i costi di elaborazione e di emissione delle offerte.

La rete di vendita di Cocif, infatti, per l’emissione di offerte dei prodotti più complessi necessitava il supporto dell’ufficio tecnico via email o attraverso telefonate per individuare con correttezza la possibilità di accettare determinate varianti di prodotto e definirne il costo.

Tutti questi scambi di informazioni potevano generare errori e incongruenze tra le varianti richieste del cliente e i criteri di fattibilità produttiva, ma soprattutto tempi di configurazione e di emissione dell’offerta non coerenti con le richieste dei clienti, in un contesto di crescente competitività e in un mercato in grande evoluzione.

Da qui nasce l’esigenza di introdurre una soluzione di configurazione delle offerte per aumentare l’efficienza e la conoscenza aziendale del processo di preparazione delle offerte, sia in termini di realizzabilità delle varianti richieste dai clienti sia in termini di tempi e costi per la configurazione e emissione delle offerte.

Un’altra esigenza è rappresentata dalla necessità di evitare alle funzioni commerciali di ridigitare informazioni e dati già presenti nell’ERP aziendale e di iniziare un processo di digitalizzazione dei documenti con l’obiettivo di ridurre l’uso e la condivisione dei documenti cartacei tra l’area tecnica e l’area commerciale.

Una volta ricevuto l’ordine del cliente, infatti, viene inserito automaticamente nell’ERP aziendale, senza interventi manuali che possono causare errori e rendere l’attività costosa e inefficiente, oltre che allungare i tempi di presa in carico dell’ordine da parte della divisione produttiva.

In sintesi, gli obiettivi dichiarati dall’azienda erano di ridurre i tempi ed i costi di emissione dell’offerta e di ricevimento dell’ordine, far fronte ad una domanda in crescita da parte dei clienti sia in termini di quantità che di personalizzazione dei prodotti e soprattutto di far condividere la conoscenza sui processi di emissione dell’offerta e di produzione tra tutto il personale dell’azienda, poiché eventuali attività di formazione erano difficili da mettere in atto, senza una soluzione informatica evoluta che facesse da supporto a tale obiettivo.

L’applicazione gestionale realizzata ed il progetto di sviluppo

L’adozione del configuratore CPQ di Axioma è stato inserito e utilizzato, in una prima fase, nelle linee di prodotti dove la domanda di varianti è più forte, e successivamente anche alla altre tipologie di porte da realizzare in base alle specifiche dei clienti.

Il processo di configurazione dell’offerta dei prodotti, viene realizzato tramite il CPQ attraverso un’interfaccia utente che guida il funzionario nella fase di configurazione in funzione delle varianti richieste dei clienti, può selezionare la linea di prodotto, la tipologia di materiale, le dimensioni della porta, le lavorazioni speciali e tutte richieste specifiche del cliente attraverso un percorso guidato e controllato valorizzando in modo puntuale e automatico le varianti e le specifiche di fornitura richieste.

Un altro elemento qualificante della soluzione è una funzione che archivia in automatico le offerte emesse in un unico data base condiviso. In questo modo, tutti i funzionari della rete vendita, in caso di nuove richieste, ma con varianti di prodotto simili ad offerte precedenti, possono richiamare quella che è più simile alla richiesta di offerta ricevuta, aggiornare l’anagrafica e le eventuali variazioni del nuovo cliente, ed ottenere una nuova offerta senza dover partire da zero nella configurazione.

Questa funzionalità migliora la collaborazione tra i venditori e riduce ulteriormente il tempo di configurazione e di emissione dell’offerta.

Una volta completata l’offerta viene inviata via mail al cliente e, in caso di conferma, viene caricata automaticamente nell’ ERP per trasformarla in ordine. Tutto questo, senza interventi manuali di digitazione dei dati.

Per rispondere alle esigenze gestionali di Cocif, si è proceduto in una fase successiva alla progettazione e la realizzazione dell’integrazione del CPQ con l’ERP Industria Axioma in uso presso l’azienda che ha consentito di raggiungere un livello di efficienza notevole grazie al fatto che:

  • il CPQ di Axioma viene aggiornato giornalmente con i dati provenienti dall’ERP relativi a clienti, costi e listino di vendita dei materiali per mantenere allineati tali dati rispetto alla rete di vendita grazie ad un unico data base, che vengono utilizzati dal CPQ in fase di configurazione ed emissione dell’offerta
  • se confermate dal cliente, le offerte emesse vengono inserite automaticamente nel portafoglio ordini dell’ERP senza doverli reinserire manualmente
  • il CPQ emette inoltre automaticamente la distinta di produzione che viene caricata su ERP Industria, per consentire l’avvio dei processi di acquisto e di pianificazione della produzione ed evitare tempi di attesa per la presa in carico dell’ordine da parte dell’area produttiva.

Infine, l’integrazione della soluzione CPQ di Axioma con il modulo di gestione elettronica dei documenti consente ai funzionari di vendita di Cocif di disporre di tutta la documentazione e le informazioni condivise con il cliente in modo efficiente, con un approccio ed una gestione innovativa della vendita, in grado di far fronte alla grande competitività richiesta dal mercato.

L’utilizzo del configuratore di offerta di Axioma in Cocif contribuisce ad accresce la conoscenza e la condivisione aziendale, sia nell’area tecnica e produttiva che nelle rete di vendita, dei metodi di gestione delle variabili dei prodotti più complessi richieste dei clienti e la condivisione della politica commerciale di valorizzazione delle configurazioni definita dall’azienda, applicandola in modo sistematico in fase di offerta.

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON L’ERP INDUSTRIA

di Axioma

INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI

di Axioma

I vantaggi della soluzione

Ad oggi i funzionari della rete vendita e i rivenditori usano la soluzione CPQ di Axioma in tutti i paesi dove vende l’azienda, emettendo offerte coerenti con le richieste dei clienti con tempestività e precisione, realizzando configurazioni corrette e controllate ed in linea con i vincoli produttivi definiti, anche in modalità Mobile, a costi molto contenuti.

L’utilizzo del configuratore di offerta di Axioma in Cocif accresce la conoscenza e la condivisione aziendale sui metodi di configurazione delle variabili dei prodotti più complessi richieste dei clienti con l’obiettivo di valorizzarle correttamente in fase di offerta.

L’integrazione bidirezionale con l’ERP Industria di Axioma ha consentito di eliminare qualunque tipo di intervento manuale nella emissione dell’offerta e nella raccolta degli ordini dei clienti, eliminando i rallentamenti nelle attività di inserimento e aggiornamento dei dati per l’avviamento del processo di fornitura, migliorando l’efficienza del processo sia commerciale che produttivo.

Inoltre, l’integrazione della soluzione CPQ di Axioma con il modulo di gestione dei documenti consente a Cocif di ottenere un’automazione delle attività e della rete di vendita, e di mettere in atto un processo di digitalizzazione dei documenti e delle comunicazioni intercorse con il cliente, introducendo un modello di lavoro innovativo ed efficiente.

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