Una soluzione innovativa dedicata al settore bancario per una gestione efficiente del processo di acquisto di beni e servizi e della fatturazione elettronica

L’azienda e il contesto operativo

La Banca oggetto del seguente progetto, oltre alla sede centrale della capogruppo è organizzata attraverso 43 filiali domiciliate presso i centri produttivi più significativi presenti nel Centro Italia, ed eroga servizi di credito sia nei confronti delle imprese sia nei confronti dei privati.

La decisione di gestire in modo centralizzato il ciclo degli acquisti di prodotti strumentali e di servizi, nonché l’entrata in vigore della normativa che regola la fatturazione elettronica tra imprese compreso il settore bancario, rendeva necessario l’utilizzo di un nuovo sistema gestionale innovativo e integrato per uniformare i processi amministrativi e operativi nel rispetto delle normative fiscali previste.

Le esigenze gestionali

La Banca aveva lo scopo di ridefinire l’organizzazione dei processi legati all’acquisto di beni e servizi, quali il budget, le richieste di acquisto (RDA), l’emissione degli ordini ai fornitori, il controllo delle fatture fornitori e la relativa contabilizzazione.

In particolare, aveva l’obiettivo di esercitare un controllo puntuale delle spese a partire da una corretta e attenta definizione del budget attraverso un processo di approvazione specifico.

La soluzione applicativa doveva, quindi, disporre dei seguenti moduli funzionali:

  • gestione degli acquisti di beni e servizi
  • contabilità clienti, fornitori e IVA
  • fatturazione B2B clienti e ricezione fatture fornitori
  • gestione dei cespiti specifica per il settore bancario

Tali moduli dovevano essere tra di loro integrati, per evitare di dover ridigitare dati tra un’applicazione e l’altra e garantire, quindi, un miglioramento dell’efficienza interna. La soluzione doveva, inoltre, disporre di un modulo di gestione elettronica dei documenti per archiviare in modo automatico sia quelli emessi dai moduli gestionali che compongono la soluzione, sia quelli ricevuti dall’esterno, e poterli richiamare in maniera semplice e intuitiva.

La gestione elettronica dei documenti aveva anche l’obiettivo di consentire la definizione di diversi modelli di workflow approvativi delle attività inerenti al ciclo degli acquisti, con la possibilità di creare iter di approvazione in funzione della tipologia di documento di spesa, dell’importo e del ruolo aziendale del responsabile che lo deve approvare.

Un’ulteriore esigenza della Banca era quella di effettuare in modo efficiente l’analisi dell’attività operativa e gestionale, in particolare nell’area amministrativa e nei cespiti.

Strumenti specifici di Business Intelligence, presenti in tutti i moduli che compongono la soluzione, avrebbero inoltre consentito di esportare in Excel i dati gestionali e di sviluppare analisi e grafici.

Infine, era richiesta la disponibilità di cruscotti gestionali per il controllo delle transazioni amministrative inerenti agli acquisti, ai cespiti e alla ricezione delle fatture fornitori. In quest’ultimo caso, il cruscotto doveva acquisire in modo controllato le fatture fornitori dallo SDI, generando automaticamente la relativa contabilizzazione.

Un sistema di profilazione attraverso login e password garantisce a tutti i moduli gestionali della soluzione un accesso sicuro e conforme alle disposizioni in materia di sicurezza del trattamento dei dati (GDPR). Lo sviluppo con tecnologia innovativa Oracle e Java, consente l’utilizzo della soluzione attraverso il Cloud privato adottato dalla Banca.

L’applicazione gestionale realizzata

Dopo un’analisi congiunta con Axioma, la Banca ha deciso di avviare un progetto per introdurre i moduli applicativi della suite Axioma Banche, pensata e realizzata in logica integrata.

Modulo gestione degli acquisti di beni e servizi

La soluzione consente di gestire tutto il processo per l’acquisto di beni e servizi: il budget, le richieste di acquisto (RDA), l’autorizzazione RDA, l’emissione degli ordini ai fornitori, l’eseguito lavori, il controllo delle fatture fornitori e la relativa contabilizzazione.

Funzioni dedicate consentono agli operatori della Banca di:

  • definire il budget degli acquisti, ripartendolo per anno di competenza, centro di responsabilità o progetto, e voci di spesa;
  • inserire, a fronte di diversi preventivi di acquisto, una RDA indicando le condizioni di fornitura per tutti i beni e i servizi da acquistare, controllando in maniera puntuale la disponibilità del budget per la successiva autorizzazione;
  • di autorizzare l’RDA sulla base dei criteri di autorizzazione (plafond, intervallo temporale e voci spesa);
  • generare automaticamente l’ordine al fornitore sulla base dei dati relativi ai beni e ai servizi definiti nella RDA;
  • caricare l’eseguito lavori a seguito del ricevimento della fornitura o dell’attestazione del servizio;
  • verificare la congruità della fattura elettronica ricevuta dallo SDI rispetto all’eseguito lavori e all’ordine inviato al fornitore;
  • acquisire automaticamente, attraverso un cruscotto, le fatture XML ricevute dallo SDI e contabilizzarle in modo automatico.

Ogni documento generato dalle funzioni sopra elencate, grazie all’integrazione con il modulo di gestione elettronica dei documenti, viene archiviato in modo automatico e reso accessibile direttamente dalle funzioni di consultazione di Axioma Banche.

Modulo contabilità clienti, fornitori e IVA

Il modulo comprende una serie di funzioni applicative per la gestione della contabilità clienti e fornitori secondo le specifiche definite dalla normativa fiscale per le Banche e gli Istituti Finanziari. Inoltre, il modulo consente di gestire i regimi IVA relativi all’IVA 36BIS specifica per le Banche, all’IVA ordinaria e all’IVA pro-rata, sia in maniera esclusiva sia in maniera congiunta.

Il modulo applicativo viene aggiornato in funzione delle variazioni delle normative in materia fiscale quali IVA, CU, Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva dei dati e dei documenti.
È in linea con le disposizioni fornite dall’Agenzia delle Entrate e dall’Agid, e consente di rispondere a tutte le esigenze operative specifiche.

Fatturazione elettronica (B2B) clienti e ricezione fatture fornitori

Il seguente modulo permette agli operatori della Banca di gestire in modo efficiente e automatico la fatturazione elettronica di beni e servizi da spedire tramite lo SDI, nel rispetto delle specifiche definite dall’Agenzia delle Entrate.

I moduli della soluzione consentono di emettere fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate, di archiviarle nella gestione elettronica dei documenti e di inviarle automaticamente a un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge.

Al termine della fase di fatturazione vengono generati automaticamente tutti i movimenti contabili e IVA sia per quanto riguarda la contabilità ordinaria che per quella in regime 36BIS, e predisposte le informazioni per l’emissione degli estratti conto, degli scadenziari relativi agli incassi e i registri IVA.

Successivamente, attraverso un cruscotto, la Banca può acquisire automaticamente le fatture fornitori dallo SDI, e tramite un’apposita parametrizzazione, contabilizzarle in modo automatico attraverso il file XML. Le fatture fornitori vengono archiviate in modo automatico nella gestione elettronica dei documenti.

Gestione elettronica dei documenti

Il modulo di gestione elettronica dei documenti di Axioma consente ad Affide di avviare un processo di digitalizzazione dei documenti, riducendo progressivamente l’uso della carta fino a eliminarla. Gli operatori possono acquisire e archiviare tutti i documenti aziendali, classificarli per ricercarli in modo semplice e immediato, condividerli all’interno dell’azienda o inviarli in maniera controllata a clienti o fornitori.

Tutti i moduli applicativi della suite Axioma Banche sono in grado di emettere e di archiviare automaticamente i documenti creati attraverso le funzioni gestionali, di richiamarli dalla funzione applicativa che li ha generati e di archiviarli in un’unica base dati per renderne più efficiente la ricerca.

Gestione cespiti

Il modulo consente agli operatori di Affide di disporre di una visione complessiva dei cespiti aziendali attraverso una serie di report e di inventari ordinati per categoria fiscale, fornitore, anno di registrazione e natura del cespite, nonché per la destinazione d’uso riferita al luogo in cui il bene viene utilizzato, tracciando eventuali spostamenti ai fini degli addebiti interni.

Al ricevimento della fattura di acquisto dei beni materiali e immateriali, la soluzione consente di creare un’anagrafica con i riferimenti delle caratteristiche del bene, sia dal punto di vista civilistico che fiscale. Specifiche funzioni consentono di registrare le movimentazioni riferite a vendite, distruzioni del bene e spese incrementative, e di calcolare sulla base della normativa gli ammortamenti periodici e annuali, sia civilistici che fiscali.

Al fine di gestire gli ammortamenti variabili, un’apposita funzione permette di elaborare un piano di ammortamento specifico, IFRS16, sulla base dei contratti di uso e di locazione del bene, simulandone tutte le modalità di assegnazione e di uso.

Viene inoltre prodotto un libro giornale che riporta l’elenco dei cespiti e tutta la relativa movimentazione periodica.

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON IL MODULO AMMINISTRAZIONE E CONTABILITÀ GENERALE DELLA BANCA

I vantaggi della soluzione

L’introduzione dei moduli integrati della suite Axioma Banche ha permesso al cliente di avere, su un unico data base, dati condivisi e sempre aggiornati. Tale disponibilità, assicura la conformità e la correttezza dei dati stessi, garantendo alla Banca un sostanziale miglioramento dell’efficienza operativa e gestionale.

La soluzione ha inoltre consentito di ottenere i seguenti vantaggi:

  • un maggior controllo sulle spese a partire da una corretta e attenta definizione del budget, nonché un aumento dell’efficienza nella gestione di tutte le procedure, dalle richieste di acquisto, contabilità clienti /fornitori e fatturazione B2B fino alla gestione dei cespiti;

  • il miglioramento dell’efficienza aziendale grazie alle integrazioni realizzate, che evitano il reinserimento dei dati e informazioni tra i vari moduli applicativi gestionali ed eliminano attività costose in grado di causare errori di digitazione;
  • l’acquisizione dei nuovi modelli di lavoro che hanno avviato un immediato processo di digitalizzazione dei documenti a supporto delle attività operative, grazie alla disponibilità del modulo integrato di gestione elettronica dei documenti;

  • assicurare un accesso controllato e conforme alle funzioni gestionali attraverso un sistema di profilazione tramite login e password, nel rispetto delle disposizioni in materia di sicurezza del trattamento dei dati (GDPR);

  • dati corretti e controllati disponibili alla direzione aziendale per le analisi di business.

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