Adozione di una soluzione innovativa per la fatturazione clienti, fornitori e adempimenti IVA e fiscali per Istituti bancari e finanziari

L’azienda e il contesto operativo

Affide è la più grande società attiva nel settore del credito su pegno, autorizzata dalla Banca d’Italia ai sensi dell’articolo 106 del testo unico bancario e con una copertura garantita su tutto il territorio nazionale. Affide, ex Custodia Valore – Credito su Pegno, nasce dall’acquisizione da parte del gruppo Dorotheum del ramo del credito su pegno di Unicredit.

Affide, leader del credito su stima, si pone l’obiettivo di rendere il mondo del credito su pegno contemporaneo, snello, veloce e vantaggioso per i clienti.

Gli italiani possiedono il più grande patrimonio familiare di oggetti preziosi al mondo. Affide mette i suoi clienti in condizione di trasformare questo patrimonio in nuove imprese, aiutandoli a soddisfare i desideri e le necessità del presente.

Con i suoi servizi, Affide si propone come riferimento per tutti coloro che vogliono comprendere il valore del proprio patrimonio familiare.

Le esigenze gestionali

Il primo requisito richiesto da Affide prevedeva l’uso di una suite software completa e innovativa per migliorare la gestione della contabilità clienti, fornitori e IVA, compresi gli adempimenti richiesti dalla normativa fiscale.

La suite doveva disporre dei seguenti moduli funzionali:

  • contabilità clienti, fornitori e IVA
  • fatturazione elettronica clienti e invio allo SDI (B2B)
  • cruscotto per la ricezione e la gestione delle fatture fornitori dallo SDI
  • gestione dei cespiti in ambito civilistico e fiscale

Nello specifico, la soluzione doveva dotarsi di un modulo per la gestione elettronica dei documenti, sia quelli emessi dai moduli gestionali che compongono la suite sia quelli ricevuti dall’esterno, per poterli archiviare e richiamare in maniera semplice e definita nell’ambito dell’attività operativa.

Questo modulo doveva anche definire diversi modelli di workflow approvativo in funzione delle esigenze dell’Istituto, e consentire di creare vari modelli di approvazione in funzione della tipologia di documento, dell’importo e del ruolo aziendale del responsabile che lo deve autorizzare.

Un’ulteriore esigenza era quella di disporre di una serie di report e di strumenti per permettere al personale aziendale di effettuare in modo efficiente l’analisi e la verifica dell’attività operativa e gestionale.

Strumenti specifici di Business Intelligence, presenti in tutti i moduli che compongono la soluzione, avrebbero inoltre consentito di esportare in Excel i dati gestionali e di sviluppare analisi e grafici.

Inoltre, era richiesta la disponibilità di cruscotti gestionali per il controllo delle transazioni amministrative inerenti agli acquisti, ai cespiti e alla fatturazione B2B. In quest’ultimo caso, il cruscotto doveva consentire di acquisire in modo controllato le fatture fornitori dallo SDI, generando automaticamente la relativa contabilizzazione.

Infine, la soluzione doveva integrarsi con il sistema informativo Bancario Flexcube di Cabel per la contabilità generale, per le disposizioni di pagamento e per l’acquisizione dal modulo funzionale specifico dei dati di fatturazione relativi ai diritti d’asta.

Un sistema di profilazione attraverso login e password garantisce a tutti i moduli gestionali della soluzione un accesso sicuro e conforme alle disposizioni in materia di sicurezza del trattamento dei dati (GDPR).
Lo sviluppo con tecnologia innovativa Oracle e Java, consente l’utilizzo della soluzione attraverso il Cloud privato adottato dalla Banca.

L’applicazione gestionale realizzata

Dopo aver sviluppato un’analisi congiunta con il cliente, e verificate tutte le esigenze richieste, Axioma ha proposto l’introduzione dei seguenti moduli applicativi della suite Axioma banche, progettata e realizzata in logica integrata.
I dati condivisi e aggiornati su un unico data base assicurano la massima efficienza operativa e gestionale poiché non sono necessarie attività di ridigitazione delle informazioni tra un modulo gestionale e l’altro. Tale caratteristica assicura, inoltre, la conformità e la correttezza dei dati.

Modulo contabilità clienti, fornitori e IVA

Il modulo comprende una serie di funzioni applicative per la gestione della contabilità clienti e fornitori secondo le specifiche definite dalla normativa fiscale per le Banche e gli Istituti Finanziari. Inoltre, il modulo consente di gestire i regimi IVA relativi all’IVA 36BIS specifica per le Banche, all’IVA ordinaria e all’IVA pro-rata, sia in maniera esclusiva sia in maniera congiunta.

Il modulo applicativo viene aggiornato in funzione delle variazioni delle normative in materia fiscale quali IVA, CU, Fatturazione Elettronica e Conservazione Sostitutiva dei dati e dei documenti, è in linea con le specifiche fornite dall’Agenzia delle Entrate e dell’Agid e permette di rispondere a tutte le esigenze operative specifiche.

Fatturazione elettronica clienti e invio allo SDI (B2B)

Grazie al seguente modulo, gli operatori di Affide possono gestire in modo efficiente ed automatico la fatturazione elettronica di beni e servizi da spedire tramite lo SDI, nel rispetto delle specifiche definite dall’Agenzia delle Entrate.

Alla luce delle nuove normative fiscali, ogni azienda, banche comprese, è tenuta a emettere fatture in formato XML sia per la pubblica amministrazione sia per le altre aziende (fatture B2B).

I moduli specifici della soluzione consentono di emettere fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate, di archiviarle nella gestione elettronica dei documenti e di inviarle automaticamente a un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge.

Al termine della fase di fatturazione vengono generati automaticamente tutti i movimenti contabili e IVA sia per la contabilità ordinaria sia per quella in regime 36BIS, e predisposte le informazioni per l’emissione degli estratti conto, degli scadenziari relativi agli incassi e i registri IVA.

Ricezione e contabilizzazione automatica fatture fornitori

Le funzioni previste per questa fase consentono di acquisire automaticamente le fatture fornitori dallo SDI attraverso un cruscotto, e di contabilizzarle in modo automatico tramite file XML grazie a un’apposita parametrizzazione. Le fatture fornitori, infine, vengono archiviate nella gestione elettronica dei documenti.

Gestione elettronica dei documenti

Il modulo di gestione elettronica dei documenti di Axioma consente ad Affide di avviare un processo di digitalizzazione dei documenti, che riduce progressivamente l’uso della carta fino a eliminarla. Gli operatori possono acquisire e archiviare tutti i documenti aziendali, classificarli per ricercarli in modo semplice e immediato, condividerli all’interno dell’azienda o inviarli in maniera controllata a clienti o fornitori.

Tutti i moduli applicativi della suite Axioma Banche sono in grado di emettere e di archiviare automaticamente i documenti creati attraverso le funzioni gestionali, di richiamarli dalla funzione applicativa che li ha generati e di archiviarli in un’unica base dati per renderne più efficiente la ricerca.

Gestione cespiti

Il modulo consente agli operatori di Affide di disporre di una visione complessiva dei cespiti aziendali attraverso una serie di report e di inventari ordinati per categoria fiscale, fornitore, anno di registrazione e natura del cespite, nonché per la destinazione d’uso riferita al luogo in cui il bene viene utilizzato tracciando eventuali spostamenti ai fini degli addebiti interni.

Al ricevimento della fattura di acquisto dei beni materiali e immateriali, la soluzione consente di creare un’anagrafica con i riferimenti delle caratteristiche del bene, sia dal punto di vista civilistico che fiscale. Specifiche funzioni consentono di registrare le movimentazioni riferite a vendite, distruzioni del bene e spese incrementative, e di calcolare sulla base della normativa gli ammortamenti periodici e annuali, sia civilistici che fiscali.

Al fine di gestire gli ammortamenti variabili, un’apposita funzione permette di elaborare un piano di ammortamento specifico, IFRS16, sulla base dei contratti di uso e di locazione del bene, simulandone tutte le modalità di assegnazione e di uso.

Viene inoltre prodotto un libro giornale che riporta l’elenco dei cespiti e tutta la relativa movimentazione periodica.

Le integrazioni

Per rispondere al requisito di integrazione con il sistema informativo Bancario Flexcube di Cabel per la parte di contabilità generale, disposizioni di pagamento e acquisizione dal modulo funzionale specifico dei dati di fatturazione relativi ai diritti d’asta, è stato fornito un apposito modulo sviluppato grazie alla partnership con Cabel.

Il trasferimento dei dati gestionali storici

Per garantire continuità operativa alla gestione e verificarne al contempo la coerenza all’interno del nuovo sistema, è stato sviluppato un apposito kit che permette di popolare la base dati di Axioma Banche con i dati storici contenuti nell’archivio della precedente soluzione.

In particolare, sono stati trasferiti:

  • anagrafiche clienti e fornitori
  • fatture clienti e fornitori
  • movimenti contabili e saldi
  • anagrafica cespiti
  • movimenti contabili civilistici e fiscali relativi ai cespiti

I moduli gestionali utilizzati

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON IL SISTEMA INFORMATIVO BANCARIO FLEXCUBE DI CABEL

I vantaggi della soluzione

Il piano di lavoro concordato con Affide per l’avviamento della soluzione in effettivo presso l’Istituto, prevedeva la disponibilità della soluzione con i dati gestionali aggiornati a una data definita, e aveva come prerequisito la formazione del personale e dei responsabili.

Questo ha consentito di:

  • acquisire le competenze sulle modalità d’uso della soluzione operando direttamente su dati reali e migliorando l’efficienza della fase formativa;
  • acquisire la conoscenza delle funzionalità della soluzione grazie a un’interfaccia utente moderna e di facile utilizzo;
  • acquisire i nuovi modelli di lavoro indotti dalla nuova soluzione, attivando fin da subito un processo di digitalizzazione delle attività operative grazie alla disponibilità del modulo di gestione elettronica dei documenti;
  • utilizzare la soluzione applicativa installata presso la server farm di Cabel grazie alla tecnologia utilizzata per lo sviluppo della soluzione fornita;
  • migliorare l’efficienza aziendale grazie alle integrazioni realizzate, che evitano attività costose di reinserimento dati tra i vari moduli applicativi gestionali;
  • disporre di un servizio di assistenza e supporto applicativo agli utenti puntuale e competente, in grado di migliorare il livello di conoscenza della soluzione fornendo risposte in tempo reale.

Il progetto di fornitura è stato realizzato nei tempi e nelle modalità definite con il cliente e con Cabel, come testimonia il livello di soddisfazione espresso da Affide nei nostri confronti.

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