Una soluzione web di raccolta ordini di servizi turistici integrata all’ERP per migliorare il livello di servizio al cliente e l’efficienza interna

L’azienda e il contesto operativo

First Travel Italy è un’azienda specializzata nel settore del trasporto passeggeri, per ogni destinazione, in Italia e all’estero, e fornisce inoltre assistenza e servizi top-level per i suoi clienti, quali la logistica e la pianificazione di trasporti e l’organizzazione di eventi e congressi.

Il tipo di servizio offerto ai clienti, quindi, richiede un’attenzione e un’efficienza che siano all’altezza delle aspettative del cliente: in particolare per quanto riguarda il settore business e leisure, dove First Travel Italy garantisce flessibilità, velocità, efficienza nel rispondere alle richieste dei clienti.

Le esigenze gestionali

Gli standard qualitativi e la personalizzazione dei servizi offerti da First Travel Italy richiedono interventi professionali specifici legati all’operatività e alla gestione delle prenotazioni con costi elevati.

Infatti, ogni volta che un cliente aveva l’esigenza di prenotare un servizio chiamava e si affidava a un operatore First Travel Italy per la creazione e la prenotazione dell’intero pacchetto: un’attività che poteva durare molto tempo poiché i clienti di First Travel Italy sono spesso aziende che usufruiscono del servizio in occasione di grandi eventi che richiedono lo spostamento di molte persone. Ogni Cliente poi, in base ai contratti e agli accordi sottoscritti, ha listini di vendita dedicati che prevedono condizioni di fornitura. Analogamente gli accordi con i fornitori, prevedono di applicare costi diversi a seconda della quantità e della qualità dei servizi forniti.

L’ERP aziendale utilizzato era diventato insufficiente a gestire la crescita dell’azienda, poiché si basava ancora su moduli amministrativi ed un sistema di gestione delle prenotazioni effettuate manualmente e con il supporto telefonico; caratteristiche non adatte a sostenere la complessità e l’urgenza nella prenotazione e nella configurazione dei servizi erogate da First Travel Italy, motivo per cui si è reso necessario un rinnovamento del sistema informativo.

Il punto cardine del progetto di rinnovamento della soluzione gestionale era l’introduzione di un’applicazione Web di prenotazione e di raccolta ordini, integrata con l’ERP per eliminare tempi lunghi e bassa efficienza, e raggiungere l’obiettivo di ottimizzare la fase di gestione dell’ordine e migliorare il livello di servizio al cliente.

Quindi, l’esigenza primaria di First Travel Italy era, infatti, quella di disporre di un’applicazione Web impeccabile attraverso un sistema di prenotazione intuitivo, funzionale ed efficiente da utilizzare internamente e da fornire ai clienti; una soluzione di self-booking che consentisse ai clienti di prenotare un servizio di trasporto via terra di alta qualità con la stessa facilità con cui siamo abituati a effettuare prenotazioni di voli e alberghi.

L’applicazione doveva servire non solo ai clienti di lunga data affinché potessero velocizzare la fase di prenotazione, abbandonando gradualmente un mezzo obsoleto come il telefono o l’e-mail, per passare a uno agile e veloce come la prenotazione via web, ma anche a nuovi clienti che per la prima volta effettuavano prenotazioni a First Travel Italy grazie ad uno strumento estremamente innovativo.

La soluzione e il progetto di sviluppo

Nel progetto è stata prevista l’introduzione di un ERP che dispone di tutte le funzionalità necessarie allo svolgimento dell’attività di First Travel Italy, con anagrafiche complete di clienti, fornitori e dei servizi offerti, e su listini vendita e acquisto specifici per il settore dei viaggi e del turismo.

L’applicazione gestionale che ha consentito un radicale miglioramento dell’efficienza aziendale è rappresentato dal modulo di prenotazione servizi online web integrato con l’ERP, che consente ai clienti e agli operatori interni di First Travel Italy di emettere preventivi immediati e corretti combinando i vari servizi.

L’applicazione Web consente al cliente, attraverso un accesso controllato e sicuro, di organizzare i suoi spostamenti attraverso la compilazione di pochi campi, guidandolo in un percorso che ha come risultato un servizio impeccabile. L’applicazione inoltre, è in grado di calcolare i prezzi speciali riservati per determinate fasce orarie o periodi dell’anno.

Una vera comodità per il Travel Manager di un’azienda cliente, che così può agire autonomamente nella fase di prenotazione dei servizi e anche un miglioramento dell’efficienza per gli operatori di First Travel Italy che efftuano le prenotazioni sulla base delle richieste telefoniche.

Quando poi il cliente conclude la sua prenotazione via web, viene inviata automaticamente un’email sia a First Travel Italy, sia al cliente stesso per la conferma della fornitura; la prenotazione viene subito trasformata in ordine e registrata automaticamente nell’ERP inviando contemporaneamente le notifiche di conferma ai fornitori per l’erogazione del servizio.

Quando infine il servizio è stato erogato, viene emessa in automatico la fattura al cliente, la generazione e la spedizione dell’XML allo SDI secondo la normativa attualmente in vigore e la registrazione dei movimenti contabili direttamente nell’ERP.

Inoltre, i clienti registrati che hanno sottoscritto un accordo commerciale specifico possono accedere all’area riservata dove è possibile consultare lo storico dei propri ordini e preventivi e visualizzare le condizioni di fornitura a loro riservate. I clienti non registrati possono comunque utilizzare il sistema di self-booking per risparmiare tempo, concludere la prenotazione con fatturazione diretta e pagare i servizi con la carta di credito. A tutti i clienti è consentito di visualizzare lo stato della prenotazione in tempo reale.

“Grazie alle soluzioni Axioma, siamo riusciti a rendere automatici molte delle operazioni tipiche della nostra attività migliorando l’efficienza interna e guadagnando competitività sul mercato”.

I moduli gestionali utilizzati

Le integrazioni

INTEGRAZIONE CON L’ERP SERVIZI

di Axioma

I vantaggi della soluzione

Il sistema di prenotazione on line è totalmente integrato con il gestionale e questo porta diversi vantaggi: i listini vendite e acquisti sono sempre univoci, esatti e aggiornati, e questo evita errori e perdite di tempo nella generazione di offerte e preventivi.

Questo ha consentito una notevole riduzione dei tempi di gestione e di amministrazione del servizio, oltre che una migliore efficienza e autonomia del cliente, ora in grado di scegliere i servizi a lui congeniali in autonomia, 24/24, 7 giorni su 7 e richiedere preventivi di fornitura online.

Anche la fase di chiusura dell’ordine risulta più semplice e veloce poiché registra un ordine effettivo sull’ERP e definisce le condizioni di fornitura per erogare i servizi e fatturarli in modo automatico.

La stessa applicazione viene utilizzata dal personale interno di First Travel Italy che agendo su una base dati comune e condivisa emette preventivi coerenti con una eventuale prenotazione effettuata direttamente dal cliente via Web.

Le integrazioni tra il sistema di prenotazione online e l’ERP hanno consentito di migliorare il livello di servizio al cliente e aumentato l’efficienza interna grazie a:

Il reperimento delle informazioni anagrafiche, i lisitini e le condizioni di vendita nell’ERP e trasferimento automatico senza errori nell’applicazione web di prenotazione online.

L’eliminazione di interventi o trascrizioni di dati manuali perché alla conferma del preventivo di vendita da parte del cliente, i dati vengono caricati automaticamente nell’ERP

Una gestione automatica della fatturazione, dal momento che, una volta erogati i servizi, la fatturazione viene effettuata secondo la normativa attualmente in vigore con produzione dell’XML e invio automatico allo SDI

Emissione automatica dei movimenti contabili relativi alle fatture

Alla conferma in tempo reale dell’ordine ai fornitori dei servizi, contestualmente a quella del Cliente

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