Trasparenza ed efficienza nel processo di raccolta fondi per donazioni e progetti nelle Onlus

L’azienda e il contesto operativo

Fondazione Opera Don Bosco nasce per sostenere progetti socio-educativi e per aiutare le popolazioni colpite da calamità naturali e da emergenze umanitarie. Oltre ai progetti, promuove un programma di sostegno a distanza nelle diverse zone del Mondo.

Trattandosi di una ONLUS, si è sempre contraddistinta per la volontà di garantire trasparenza e di mantenere un forte legame con i propri donatori: li ha sempre informati di tutti i progetti attivati, fornendo riscontri sulla destinazione delle offerte ricevute.

Le esigenze gestionali

In linea con questa filosofia, Fondazione Opera Don Bosco ONLUS aveva l’esigenza di una soluzione gestionale per registrare e gestire le offerte che riceveva a favore dei progetti che sviluppa in tutto il mondo.

Infatti, con l’intensificarsi delle attività e della partecipazione dei donatori, era necessario disporre di strumenti informatici per migliorare l’efficienza nel processo di raccolta fondi attraverso una gestione organizzata delle anagrafiche dei benefattori e una registrazione più precisa e monitorabile delle offerte ricevute. Esigenza aggiuntiva, come per tutte le ONLUS che vivono di questo: rafforzare la promozione delle iniziative e sensibilizzare la comunità in maniera più veloce ed efficace.

Il nostro primo dovere è nei confronti dei benefattori, che hanno il diritto di essere informati su che fine fanno i loro generosi contributi. Per questo motivo abbiamo cercato una soluzione che ci consentisse di registrare tutte le donazioni e di inviare comunicazioni periodiche e personalizzate relative ai progetti realizzati. Per quanto riguarda la nostra organizzazione interna, invece, abbiamo la necessità di realizzare analisi chiare sull’andamento delle donazioni.

La soluzione e il progetto di sviluppo

Grazia alla parametrizzazione di alcuni moduli del CRM di Axioma, tutte le sedi della Fondazione (Milano e Lugano) possono accedere all’applicazione via web, raccogliere le anagrafiche di tutti i benefattori, di tutti i progetti, dei bambini delle comunità gestite dalle Opere Salesiane e registrare in maniera dettagliata le donazioni ricevute, classificandole per destinazione, data, valuta e modalità di pagamento per tenere tutto sotto controllo in base ai progetti attivi.

Nella scheda del benefattore si possono trovare dati di contatto, e-mail scambiate, attività, appuntamenti, donazioni ricevute. Tutte facilmente consultabili in un’unica applicazione per poter tracciare in maniera sempre aggiornata e organizzata il patrimonio informativo della Fondazione.

Con la stessa applicazione, Fondazione Opera Don Bosco, può effettuare campagne attraverso creazione di newsletter personalizzate e inviare in automatico via e-mail le ricevute delle donazioni per la dichiarazione dei redditi automatizzando tutto il processo di promozione e raccolta delle donazioni. Tuttavia, se qualche benefattore richiede ancora il cartaceo, è possibile stampare gli indirizzi di tutti i benefattori per l’invio delle lettere da inviare per posta.

Inoltre, anche la gestione delle adozioni avviene in maniera più veloce e corretta poiché l’applicazione segnala in automatico i bambini non adottabili (perché già adottati o maggiorenni), e consente di ricordare alle famiglie e di gestire in pochi click i rinnovi delle adozioni.

Infine, da ultimo, ma non meno importante, è possibile connotare e riportare nel Bilancio sociale le donazioni erogate a favore dei diversi progetti nel Mondo.

I moduli gestionali utilizzati

I vantaggi della soluzione

Grazie a questa applicazione e a tutti i dati presenti nel Data Base, Fondazione Opera Don Bosco può estrarre report e generare analisi di qualsiasi tipo per conoscere l’andamento dei progetti e presentarli al direttivo o durante gli eventi che lo richiedono.

L’applicazione, semplice e intuitiva, migliora la relazione con i benefattori e consente di poter sviluppare campagne di raccolta fondi o di sensibilizzazione della comunità in maniera più mirata ed efficace.

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