Axioma Cloud DOC

Gestione documentale di Axioma

Con il software di gestione documentale di Axioma potrai acquisire e archiviare tutti i documenti aziendali, classificarli per poi ritrovarli in modo semplice e immediato. E li coinvolgi nei processi aziendali grazie all’integrazione con gli altri software gestionali.

Axioma Cloud DOC è integrato nativamente con tutti i software dell’offerta Axioma (CRM, ERP, CPQ, SCM, …) ed è quindi in grado di archiviare e visualizzare automaticamente tutti i documenti creati ed emessi con tali applicazioni.

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I documenti trattati

I documenti trattati sono tutti visualizzabili e modificabili sia da Axioma Cloud DOC, sia dalle applicazioni software con cui si integra:

Documenti trattati dal gestionale: quelli emessi dal gestionale sono archiviati in automatico (es: fatture attive, RDA, …), quelli provenienti dall’esterno possono comunque essere archiviati manualmente (fatture attive, ordini, …)
Documenti trattati da altre applicazioni: quelli emessi dall’applicazione sono archiviati in automatico (es: offerte di vendita, distinta base, …), mentre quelli provenienti dall’esterno possono comunque essere archiviati manualmente (conferme d’ordine, documenti dal cliente o dal fornitore, …)
Altri documenti in formato elettronico: e-mail, documenti prodotti internamente tramite Excel, Word, PowerPoint,… possono essere archiviati manualmente in Axioma Cloud DOC

Classificazione e organizzazione dell’archivio

Classificazione dei documenti sulla base della tipologia, caratterizzandoli attraverso attributi definiti nell’ambito della metodologia aziendale di archiviazione
Raggruppamento per argomento (prodotto,…) o per entità (fornitore,…) creando un “fascicolo elettronico”

Ricerca e archivio

I documenti in formato elettronico classificati e organizzati possono essere ricercati direttamente o attraverso un motore di ricerca che opera sugli attributi in modo diretto e immediato. È possibile cercare il documento attraverso una parola contenuta nel suo testo.

Approvazione automatica dei documenti (workflow documentale)

Le gestione documentale di Axioma rende automatico il processo di approvazione di un documento facendolo passare attraverso diversi livelli di autorizzazione, tanti quanti vengono richiesti dall’azienda.

Ogni volta che per un documento è richiesta l’approvazione e passa al livello successivo, viene inviata una notifica alla figura aziendale interessata, per rendere il processo ancora più efficiente e funzionale.

Grazie a questa funzione non dovrai ad esempio raccogliere le firme di tutte le figure interessate quando dovrai approvare il pagamento di una fattura fornitore. Basteranno i loro clic di approvazione: una volta ottenuti tutti si sbloccherà automaticamente il pagamento dal gestionale.

Il personale interno può:

assegnare i permessi di visualizzazione, modifica e annullamento dei documenti sulla base delle esigenze operative
salvare nuove versioni dello stesso documento, tenendo traccia di quelle vecchie
regolare gli accessi ai singoli documenti in modo da garantire che le modifiche vengano apportate da un utente alla volta
notificare tramite e-mail automatiche informazioni relative ai documenti
far passare il documento attraverso un workflow di utenti che devono dare la loro approvazione affinché sia definitivo

Le persone esterne (clienti, fornitori, partner…) possono:

pubblicare tutti i documenti archiviati in Axioma Cloud DOC anche sul portale aziendale
tagliare i costi di stampa e spedizione facendo accedere in sicurezza clienti, fornitori e partner al portale tramite una password che li identifica

Conservazione sostitutiva

Axioma Cloud DOC consente la conservazione di documenti contabili, scritture contabili e fatture attraverso la digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti, garantendo l’equivalenza fra i documenti cartacei o in formato elettronico e le loro copie digitali.

Vuoi accedere anche a tutti i documenti relativi alla transazione commerciale?
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17 agosto 2018/da Sophia Zamperoni

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