Axioma Cloud DOC

Gestione documentale di Axioma

Con il software di gestione documentale di Axioma potrai acquisire e archiviare tutti i documenti aziendali, classificarli per poi ritrovarli in modo semplice e immediato. E li coinvolgi nei processi aziendali grazie all’integrazione con gli altri software gestionali.

Axioma Cloud DOC è integrato nativamente con tutti i software dell’offerta Axioma (CRM, ERP, CPQ, SCM, …) ed è quindi in grado di archiviare e visualizzare automaticamente tutti i documenti creati ed emessi con tali applicazioni.

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I documenti trattati

Documenti emessi dal gestionale: acquisiti automaticamente sia dal gestionale Axioma, sia da quello che hai già in azienda (ordini e fatture attive, richieste e ordini d’acquisto,..)
Altri documenti in formato elettronico: e-mail, documenti in formato elettronico provenienti dall’esterno (fatture passive, …) e quelli prodotti internamente tramite Excel, Word, PowerPoint,…
Documenti emessi o ricevuti in formato cartaceo (lettere, appunti…) tramite scanner

Classificazione e organizzazione dell’archivio

Classificazione dei documenti sulla base della tipologia, caratterizzandoli attraverso attributi definiti nell’ambito della metodologia aziendale di archiviazione
Raggruppamento per argomento (prodotto,…) o per entità (fornitore,…) creando un “fascicolo elettronico”

Ricerca e archivio

I documenti in formato elettronico classificati e organizzati possono essere ricercati direttamente o attraverso un motore di ricerca che opera sugli attributi in modo diretto e immediato. È possibile cercare il documento attraverso una parola contenuta nel suo testo.

Approvazione automatica dei documenti (workflow documentale)

Le gestione documentale di Axioma rende automatico il processo di approvazione di un documento facendolo passare attraverso diversi livelli di autorizzazione, tanti quanti vengono richiesti dall’azienda.

Ogni volta che per un documento è richiesta l’approvazione e passa al livello successivo, viene inviata una notifica alla figura aziendale interessata, per rendere il processo ancora più efficiente e funzionale.

Il personale interno può:

assegnare i permessi di visualizzazione, modifica e annullamento dei documenti sulla base delle esigenze operative
salvare nuove versioni dello stesso documento, tenendo traccia di quelle vecchie
regolare gli accessi ai singoli documenti in modo da garantire che le modifiche vengano apportate da un utente alla volta
notificare tramite e-mail automatiche informazioni relative ai documenti
far passare il documento attraverso un workflow di utenti che devono dare la loro approvazione affinché sia definitivo

Le persone esterne (clienti, fornitori, partner…) possono:

pubblicare tutti i documenti archiviati in Axioma Cloud DOC anche sul portale aziendale
tagliare i costi di stampa e spedizione facendo accedere in sicurezza clienti, fornitori e partner al portale tramite una password che li identifica

Vuoi accedere anche a tutti i documenti relativi alla transazione commerciale?
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Axioma Cloud DOC (Documenti)
il software per classificare, archiviare e richiamare tutti i documenti aziendali

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22 giugno 2018/da Sara Quadri

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