La soluzione di gestione elettronica dei documenti di Axioma consente di automatizzare il processo di digitalizzazione dei documenti riducendo progressivamente, fino a eliminarlo, l’uso del formato cartaceo. Con questa soluzione è possibile acquisire e archiviare tutti i documenti aziendali, classificarli per ritrovarli in modo semplice e immediato, condividerli all’interno dell’azienda o inviarli in modo controllato a clienti o fornitori.
Tutte le soluzioni della suite Axioma Banche sono in grado di emettere e di archiviare automaticamente tutti i documenti creati attraverso le funzioni gestionali, e di richiamarli dalla funzione applicativa che li ha generati archiviandoli in un’unica base dati.
Funzioni specifiche consentono di acquisire i documenti e le comunicazioni che provengono da fonti esterne, come clienti e fornitori, e di creare apposite cartelle organizzate sulla base delle esigenze di ciascuna divisione aziendale, migliorando l’efficienza nella ricerca dei documenti.
Classificazione e organizzazione dell’archivio
La soluzione di gestione elettronica dei documenti di Axioma permette di classificare i documenti sulla base della tipologia, caratterizzandoli attraverso attributi per consentire una archiviazione e una ricerca.
Tale modalità di classificazione è automatica per i documenti emessi dai moduli della suite Axioma Banche, mentre quelli provenienti dall’esterno devono essere classificati utilizzando specifici attributi di identificazione.
Ulteriori funzionalità consentono, in fase di archiviazione, di raggruppare i documenti per argomento (prodotto, …) o per entità (fornitore, …), e di poterli ricercare con lo stesso criterio all’interno di un fascicolo elettronico appositamente creato.
Workflow approvativo
Sulla base di un iter di autorizzazione, una funzione della gestione elettronica dei documenti di Axioma consente di definire un processo automatico di approvazione di un documento inerente ai vari processi aziendali di amministrazione e gestione.
Per rendere il processo ancora più efficiente e funzionale, ogni volta che un documento per cui è richiesta l’approvazione passa al livello successivo viene inviata una notifica alla figura aziendale di riferimento, che lo approva tramite l’inserimento della firma in formato elettronico.
Grazie a questa funzione, per approvare il pagamento di una fattura fornitore non sarà più necessario raccogliere le firme di tutte le figure aziendali interessate, ma basterà inviare il documento ai destinatari per avere la loro approvazione.
La funzione consente di creare diversi iter di approvazione in base alla tipologia di documento, all’importo e al ruolo aziendale che lo deve autorizzare. In questo modo si possono definire diversi modelli di workflow approvativo in relazione alle esigenze dell’Istituto.
Gestione del protocollo
Attraverso una funzione specifica, la gestione elettronica dei documenti consente di gestire la protocollazione dei documenti sia in entrata che in uscita, in modo da creare un ordine progressivo nelle tipologie dei documenti della banca. Per ogni tipologia di documenti selezionata (contratti, lettere, accordi, reclami…), la funzione appone al documento stesso una sigla che identifica la tipologia, una numerazione progressiva, l’anno, la data e l’ora di caricamento.
Si può scegliere inoltre di aggiungere a queste informazioni attributi a scelta presi dal documento stesso (autore, note, revisione…) per identificarlo con maggiore precisione, archiviarlo e poterlo poi ricercare più facilmente.
Una volta attivato il protocollo, i documenti gestiti con questa funzione possono essere quindi richiamati dalla funzione di ricerca attraverso la tipologia di documento o la data, oltre che attraverso i normali attributi di ricerca.
Fatturazione elettronica Clienti B2B e conservazione sostitutiva
La soluzione per la gestione elettronica dei documenti ha assunto un ruolo strategico in quanto consente di archiviare le fatture B2B a seguito delle nuove normative fiscali, che impongono ad ogni azienda, banche comprese, di emettere fatture in formato xml sia per la pubblica amministrazione, sia per le altre aziende (fatture B2B).
Dopo aver emesso le fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate, un connettore specifico permette di archiviarle nella soluzione per la gestione elettronica dei documenti, di trasmetterle all’intermediario che provvederà a inviarle allo SDI e di archiviarle successivamente nella propria applicazione di conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge.
Il processo di gestione dei documenti supporta con modalità analoghe la ricezione dei documenti da parte dei fornitori in formato xml, e consente di archiviarli nella soluzione di gestione elettronica dei documenti di Axioma mantenendo un parallelo di gestione con l’intermediario che effettua la conservazione sostitutiva a norma di legge.
La soluzione consente inoltre di inviare all’intermediario che effettua la conservazione sostitutiva il manuale di gestione della conservazione, nonché i documenti, le scritture contabili e tutti la documentazione amministrativa e gestionale che l’Istituto intende portare in conservazione sostitutiva, garantendo l’equivalenza fra i documenti in formato elettronico archiviati internamente e le loro copie digitali conservate a norma.
Infine, è disponibile un cruscotto gestionale specifico per il controllo delle transazioni riguardanti la fatturazione B2B relativa ai fornitori, attraverso il quale è possibile acquisire dallo SDI, in modo automatico e controllato, le fatture fornitori generando la relativa movimentazione contabile.
Accesso controllato, sicuro e affidabile
Il modulo di gestione elettronica dei documenti è stato sviluppato utilizzando tecnologia Java su data base Oracle. Si tratta, quindi, di un’applicazione con un’interfaccia moderna e intuitiva, facile da utilizzare e in grado di garantire un’elevata sicurezza nella gestione dei dati e delle transazioni.
Il seguente modulo può essere installato in rete locale o geografica, ed è fruibile attraverso PC e Tablet.
L’accesso è profilato da un sistema di login e password che ne assicura un uso controllato e conforme alle disposizioni in materia di sicurezza del trattamento dei dati (GDPR).
Integrazioni
La soluzione per la gestione elettronica dei documenti è integrata in modo nativo con tutti i moduli della suite Axioma Banche.
Connettori
Avere un archivio disponibile per tutte le aree aziendali, con documenti accessibili e allineati con quelli inviati in conservazione sostitutiva, rappresenta un valore importante poiché consente di migliorare l’efficienza all’interno dei processi aziendali.
Axioma ha sviluppato una serie di connettori con i prodotti ERP più diffusi sul mercato e con soluzioni applicative in grado di rispondere alle specifiche esigenze dei clienti.
Nello specifico, sono stati sviluppati appositi connettori per inviare e ricevere automaticamente i documenti per la fatturazione elettronica e per la conservazione sostitutiva con Faber System e con altri intermediari, accreditati e certificati dall’Agenzia delle Entrate.
Link a: BAN – I servizi professionali e di presidio
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