Gestione degli acquisti beni e servizi
La soluzione gestionale consente di gestire tutto il processo per l’acquisto di beni e servizi: il budget, l’RDA, l’emissione degli ordini ai fornitori, l’eseguito lavori, il controllo delle fatture fornitori e la contabilizzazione.
Elenco delle fasi del processo di gestione:
- budget e acquisti
- richieste di acquisto e autorizzazione RDA
- ordini e contratti a fornitori
- eseguito lavori
- controllo fatture fornitori
- contabilizzazione automatica fatture fornitori
Budget e acquisti
Le funzioni consentono di definire il budget degli acquisti ripartendolo per anno di competenza, centro di responsabilità o progetti e voci di spesa.
Il modulo è correlato al piano dei conti per consentire una corretta imputazione in termini di contabilità analitica e controllo di gestione.
Appositi report consentono di controllare l’avanzamento della spesa rispetto al budget deliberato.
Richieste di acquisto e autorizzazione RDA
La funzione, a fronte di diversi preventivi di acquisto, consente di inserire una RDA nella quale sono indicate le condizioni di fornitura per tutti i beni e i servizi da acquistare. Inoltre, permette di controllare in maniera puntuale la disponibilità del budget per la successiva autorizzazione.
Sulla base del regolamento della spesa dell’Istituto, tramite la gestione elettronica dei documenti viene eseguito il workflow approvativo, in cui sono definiti i limiti di spesa per singolo acquisto, per voce di spesa e per periodo.
Ordini e contratti a fornitori
A seguito dell’autorizzazione della RDA, un’apposita funzione permette di generare automaticamente l’ordine al fornitore sulla base dei dati definiti nella RDA. L’ordine viene inoltrato in formato elettronico, archiviato automaticamente nella gestione elettronica dei documenti e reso disponibile alle figure aziendali autorizzate.
Analogamente, è possibile registrare i contratti di fornitura di servizi verificando e impegnando il budget di spesa. Il contratto viene automaticamente archiviato nella gestione elettronica dei documenti, e reso disponibile alle figure aziendali autorizzate.
Eseguito lavori
A seguito del ricevimento della fornitura o dell’attestazione del servizio, tramite apposita funzione viene caricato l’eseguito lavori. Il documento ricevuto, una volta collegato all’ordine o al contratto emesso al fornitore, potrà essere archiviato in modo automatico nella gestione elettronica dei documenti.
Controllo fatture fornitori
Al ricevimento della fattura elettronica dallo SDI, tramite un’apposita funzione è possibile accertare la congruità della fattura del fornitore rispetto all’eseguito lavori e all’ordine inviato al fornitore.
In questo contesto, vengono verificate le quantità e gli importi dando evidenza degli scostamenti ai fini di un successivo controllo con i fornitori.
Contabilizzazione automatica fatture fornitori
Le funzioni previste in questa fase consentono di acquisire automaticamente le fatture dallo SDI attraverso un cruscotto, e tramite un’apposita parametrizzazione di contabilizzare in modo automatico la fattura fornitori attraverso il file XML.
Le fatture fornitori vengono archiviate automaticamente nella gestione elettronica dei documenti, alla quale si accede direttamente dalle maschere di consultazione contenute nel modulo di amministrazione di Axioma Banche.
Accesso controllato, sicuro e affidabile
Il modulo gestione degli acquisti di beni e servizi e contributi di beneficenza è stato sviluppato utilizzando tecnologia Java su data base Oracle. Si tratta, quindi, di un’applicazione con un’interfaccia moderna e intuitiva, facile da utilizzare e in grado di garantire un’elevata sicurezza nella gestione dei dati e delle transazioni.
Il seguente modulo può essere installato in rete locale o geografica, ed è fruibile attraverso PC e Tablet.
L’accesso è profilato da un sistema di login e password che ne assicura un uso controllato e conforme alle disposizioni in materia di sicurezza del trattamento dei dati (GDPR).
Link a: BAN – I servizi professionali e di presidio
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