Il modulo Facility Management è rivolto al Facility Manager della Banca per gestire tutte le attività di manutenzione ordinaria e straordinaria attraverso una serie di funzioni che consentono di digitalizzare l‘attività di gestione delle relazioni con i fornitori.
Attraverso il seguente modulo è possibile definire un budget per i costi di manutenzione che deve essere autorizzato dagli enti competenti. Funzioni specifiche consentono di controllare progressivamente i costi sostenuti rispetto ai budget stanziati per ogni tipo di manutenzione e a seguito dell’inserimento dell’ordine è possibile abbinare le fatture ricevute dai fornitori associandole ai centri di costo definiti a budget.
Il modulo permette di raccogliere le segnalazioni da una o più filiali, con l’obiettivo di tracciare le attività e gli interventi eseguiti dai fornitori e di registrare le comunicazioni scambiate e i documenti correlati (preventivi, ordini, fatture) con possibilità di gestire le fasi di autorizzazione tramite workflow, il tutto in formato elettronico.
Il Facility Management prevede, per la digitalizzazione dell’attività, le seguenti anagrafiche:
- Prodotti/Cespiti
- Filiali/Sedi di lavoro
- Fornitori di servizi
- Manutentori
Tali anagrafiche vanno popolate con i dati relativi, al fine di poter caricare gli incarichi e i contratti con i fornitori manutentori.
Manutenzione ordinaria
I contratti di manutenzione ordinaria dei fornitori prevedono interventi di manutenzione programmata, vengono registrati nel Facility Management e archiviati per poter essere consultati facilmente. È disponibile, inoltre, una funzione di notifica automatica al Facility manager e/o al personale della filiale con l’indicazione della data dell’intervento programmato e con l’invio di una mail ai manutentori affinché intervengano secondo il piano stabilito.
Apposite funzioni consentono di gestire le seguenti fasi:
- Caricamento del contratto con la programmazione degli interventi per i fornitori
- Notifica al fornitore degli interventi pianificati
- Registrazione degli interventi
- Autorizzazione all’addebito secondo quanto definito dal contratto
Manutenzione straordinaria
Il modulo dispone di funzioni per gestire gli interventi di manutenzione straordinaria a fronte di malfunzionamenti e/o guasti ai prodotti/cespiti disponibili, e poter seguire tutte le fasi ope-rative dell’intervento, in particolare:
- Inserimento da parte della filiale del malfunzionamento con notifica automatica al Facility Manger
- Analisi della segnalazione da parte del Facility Manager per definire se approvare l’intervento o rifiutarlo
- Approvazione dell’intervento da parte del Facility Manager e individuazione del fornito-re/manutentore
- Richiesta del preventivo di spesa
- Approvazione del preventivo con notifica automatica al fornitore dell’ordine
E a seguito dell’intervento:
- Caricamento da parte della filiale degli estremi delle attività di manutenzione svolte dal fornitore con notifica automatica al Facility Manager
- Notifica e autorizzazione dell’addebito al fornitore sulla base del preventivo ricevuto
Integrazione con il documentale
Attraverso una funzione specifica della gestione elettronica dei documenti è possibile ottenere l’approvazione dei budget di spesa e dei pagamenti degli interventi, da parte di tutti i Responsabili aziendali coinvolti attraverso una funzione specifica (workflow) che consente di digitalizzare il processo di raccolta delle firme di approvazione.
Accesso controllato, sicuro e affidabile
Il modulo Facility Management è stato sviluppato utilizzando tecnologia Java su data base Oracle. Si tratta, quindi, di un’applicazione con un’interfaccia moderna e intuitiva, facile da utilizzare e in grado di garantire un’elevata sicurezza nella gestione dei dati e delle transazioni.
Il seguente modulo può essere installato su un server appositamente configurato presso la banca, oppure essere utilizzato in logica Cloud ed è fruibile attraverso PC e Tablet.
L’accesso è profilato da un sistema di login e password che ne assicura un uso controllato e conforme alle disposizioni in materia di sicurezza del trattamento dei dati (GDPR).
Link a: BAN – I servizi professionali e di presidio
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