Gestione degli acquisti beni e servizi
e contributi di beneficenza

La soluzione gestionale consente di gestire tutto il processo per l’acquisto di beni e servizi, dal budget alla RDA alla emissione degli ordini ai fornitori e eseguito lavori, il controllo delle fatture fornitori e la contabilizzazione.

Elenco delle fasi del processo di gestione:

  • budget e acquisti
  • richieste di acquisto e autorizzazione RDA
  • ordini e contratti a fornitori
  • eseguito lavori
  • controllo fatture fornitori
  • contabilizzazione automatica fatture fornitori

Budget e acquisti

Le funzioni consentono di definire il budget degli acquisti, ripartendolo per anno di competenza, centro di responsabilità o progetti e voci di spesa.

Il modulo è correlato al piano dei conti per consentire una corretta imputazione in termini di contabilità analitica e controllo di gestione.

Appositi report consentono di controllare l’avanzamento della spesa rispetto al budget deliberato.

Richieste di acquisto e autorizzazione RDA

La funzione consente di inserire, a fronte di diversi preventivi di acquisto, una RDA indicando le condizioni di fornitura per tutti i beni e i servizi da acquistare, controllando in maniera puntuale la disponibilità del budget per la successiva autorizzazione.

Sulla base del regolamento della spesa dell’Istituto viene eseguito il workflow approvativo tramite la gestione elettronica dei documenti, in cui sono stati definiti i limiti di spesa per singolo acquisto, per voce di spesa e per periodo.

Ordini e contratti a fornitori

A seguito dell’autorizzazione della RDA, un apposita funzione permette di generare automaticamente l’ordine al fornitore sulla base dei dati relativi ai beni e servizi da ordinare definiti nella RDA: l’ordine viene spedito in formato elettronico al fornitore e archiviato automaticamente nella gestione elettronica dei documenti disponibile alle figure aziendali autorizzate.

Analogamente è possibile definire e registrare i contratti di fornitura di servizi verificando e impegnando il budget di spesa. Anche per questa tipologia di contratto è possibile archiviare automaticamente nella gestione elettronica dei documenti disponibile alle figure aziendali autorizzate.

Eseguito lavori

A seguito del ricevimento della fornitura o dell’attestazione del servizio, tramite apposita funzione viene caricato l’eseguito lavori, acquisisco il documento archiviandolo automaticamente nella gestione elettronica dei documenti e collegandolo all’ordine o al contratto emesso al fornitore.

Controllo fatture fornitori

Al ricevimento della fattura elettronica dallo SDI, tramite un’apposita funzione, è possibile verificare la congruità della fattura del fornitore rispetto all’eseguito lavori e all’ordine inviato al fornitore; in questo contesto vengono verificate le quantità e gli importi dando evidenza degli scostamenti ai fini di una successiva verifica con i fornitori.

Contabilizzazione automatica fatture fornitori

Le funzioni previste per questa fase consentono attraverso un cruscotto, di acquisire automaticamente le fatture dallo SDI e tramite un’apposita parametrizzazione contabilizzare in modo automatico la fattura fornitori attraverso il file XML.

Le fatture fornitori vengono archiviate automaticamente nella gestione elettronica dei documenti accessibile direttamente dalle maschere di consultazione nel modulo di amministrazione di Axioma Banche.

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