Gestione elettronica dei documenti

La soluzione di gestione elettronica dei documenti di Axioma consente di automatizzare il processo di digitalizzazione dei documenti riducendo progressivamente, fino ad eliminare l’uso dei documenti cartacei.

Con questa soluzione è possibile acquisire e archiviare tutti i documenti aziendali, classificarli per poi ritrovarli in modo semplice e immediato, condividerli all’interno dell’azienda o inviarli in modo controllato a clienti o fornitori.

Tutte le soluzioni gestionali di Axioma quali l’ERP Industria, automazione delle attività di vendita (CRM) e configuratore di offerta (CPQ), sono in grado di emettere e di archiviare automaticamente tutti i documenti creati attraverso le funzioni gestionali, e di richiamarli dalla funzione applicativa che li ha generati, archiviandoli in un unica base dati.

Funzioni specifiche consentono di acquisire i documenti e le comunicazioni che provengono da fonti esterni quali clienti e fornitori e di creare apposite cartelle organizzate sulla base delle esigenze di ciascuna divisione aziendale e migliorare l’efficienza nella ricerca dei documenti.

Classificazione e organizzazione dell’archivio

La soluzione di gestione elettronica dei documenti di Axioma consente di classificare i documenti sulla base della tipologia, caratterizzandoli attraverso attributi per consentirne una archiviazione ed una ricerca semplice e veloce.

Tale modalità di classificazione è automatica per quanto riguarda i documenti emessi dalle applicazioni gestionali di Axioma, mentre quelli provenienti dall’esterno devono essere classificati utilizzando specifici attributi di identificazione.

Ulteriori funzionalità consentono, in fase di archiviazione, di raggruppare i documenti per argomento (prodotto,…) o per entità (fornitore,…) creando un “fascicolo elettronico” e analogamente poterle ricercare con lo stesso criterio.

Workflow approvativo

Una funzione della gestione documentale di Axioma consente di definire un processo automatico di approvazione di un documento inerente i vari processi aziendali di amministrazione e gestione, facendolo passare attraverso diversi livelli di autorizzazione.

Ogni volta che per un documento è richiesta l’approvazione passa al livello successivo, viene inviata una notifica alla figura aziendale interessata, per rendere il processo ancora più efficiente e funzionale, che lo approva attraverso l’inserimento di una firma in formato elettronico.

Grazie a questa funzione non si deve, ad esempio, raccogliere le firme di tutte le funzioni aziendali interessate quando si deve approvare il pagamento di una fattura fornitore, ma basta inviare il documento a tutti i destinatari per raccogliere la loro approvazione.

La funzione consente di creare diversi percorsi di approvazione in funzione della tipologia di documento, dell’importo, e del ruolo aziendale che deve approvare il documento: in questo modo si possono definire diversi modelli di workflow approvativo in funzione delle esigenze dell’azienda.

Fatturazione elettronica clienti B2B e conservazione sostitutiva

La soluzione per la gestione elettronica dei documenti ha assunto un ruolo strategico in quanto consente di archiviare le fatture B2B a seguito delle nuove normative fiscali, che impongono ad ogni azienda, banche comprese, di emettere fatture in formato XML sia per la pubblica amministrazione, sia per le altre aziende (fatture B2B).

Attraverso un connettore specifico è possibile, dopo aver emesso e archiviato le fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate archiviarle nella soluzione per la gestione elettronica dei documenti , inviarla all’intermediario che provvederà a inviarle allo SDI e archiviarle nella propria applicazione di conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge.

Il processo di gestione dei documenti supporta con modalità analoghe la ricezione dei documenti da parte dei fornitori in formato XML, di archiviarle nella soluzione di gestione elettronica dei documenti di Axioma , mantenendo un parallelo di gestione con l’intermediario che effettua la conservazione sostitutiva a norma di legge.

La soluzione per la gestione elettronica dei documenti consente di inviare all’intermediario che effettua la conservazione sostitutiva il manuale di gestione della conservazione, i documenti e scritture contabili di magazzino e tutti i documenti amministrativi e gestionali che l’Azienda intende portare in conservazione sostitutiva , garantendo l’equivalenza fra i documenti in formato elettronico archiviate internamente e le loro copie digitali conservate a norma.

Accesso controllato e sicuro e affidabile

A tutte le funzioni della soluzione per la gestione elettronica dei documenti di Axioma si accede tramite un sistema di login e password in grado di assicurare un accesso controllato e conforme alle disposizioni in materia di sicurezza del trattamento dei dati (GDPR).

È stato sviluppato utilizzando tecnologia Java su data base Oracle, strumenti innovativi e all’avanguardia che consentono in modo nativo di utilizzare la soluzione applicativa installata presso i Server aziendali o accessibile tramite una connessione Internet se installata su un apposito Data Center; ed è inoltre disponibile in Amazon AWS.

La soluzione per la gestione elettronica dei documenti di Axioma può essere utilizzata sia internamente dal personale di tutte le aree aziendali, sia dal personale che lavora in mobilità, tramite Tablet e PC.

Integrazioni

La soluzione per la gestione elettronica dei documenti è integrata in modo nativo con l’ERP Industria e con la soluzione per l’automazione forza vendite (CRM) e con il configuratore d’offerta (CPQ) di Axioma.

Connettori

Avere un archivio dei documenti disponibile per tutte le aree aziendali, accessibili ed allineati con quelli inviati nella conservazione sostitutiva, rappresenta un valore importante per qualunque azienda perché consente di migliorare l’efficienza all’interno dei processi aziendali.

Axioma ha sviluppato una serie di connettori con i prodotti ERP più diffusi sul mercato e con soluzioni applicative in grado di rispondere a specifiche esigenze dei clienti.

Appositi connettori sono stati sviluppati per inviare e ricevere automaticamente i documenti per la fatturazione elettronica e per la conservazione sostitutiva con Faber System e altri intermediari certificati e accreditati dall’Agenzia delle Entrate presenti sul mercato.

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