Informativa sulla privacy e trattamento dei dati

PREMESSA

Nel rispetto di quanto previsto dal Regolamento UE 2016/679 (di seguito GDPR) forniamo le informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti dall’interessato, in relazione ai rapporti con le Società Axioma Srl, ASD Srl, Axioma Servizi Srl, Axioma Soluzioni Software Srl, Axioma Bologna Srl, Axioma Verona Srl.

IDENTITÀ E DATI DI CONTATTO

In relazione ai diversi ambiti in cui il trattamento sarà svolto ai fini della presente informativa, Axioma, email: teamgdpr@axioma.it; PEC: axioma@pec.axioma.it, potrà ricoprire il ruolo di Titolare o di Responsabile del trattamento.

I DATI TRATTATI

I dati personali trattati da Axioma, sono:

quelli raccolti per mezzo del sito web all’indirizzo https://axioma.it mediante la compilazione della scheda di richiesta informazioni che si trova nella sezione per contattarci e attraverso la documentazione pre-contrattuale/ contrattuale / amministrativa per poter consentire la fruizione di uno specifico servizio, per l’invio di informazioni e promozioni su prodotti e servizi, anche da parte dei nostri partner commerciali.
Quelli trattati a seguito di specifici contratti di forniture per conto dei propri clienti.

Il trattamento del dato avviene mediante elaborazioni manuali o strumenti elettronici, secondo logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo tale da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

FINALITÀ E MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati trattati potranno essere utilizzati per le seguenti finalità:

Finalità	Tipologia di dati trattati	Base giuridica
A) Precontrattuale/contrattuale. Fornire informazioni su prodotti e servizi commercializzati, se richiesto dall’interessato; esecuzione dei rapporti contrattuali in essere.	Dati anagrafici e dati di contatto; Dati necessari all’esecuzione del rapporto contrattuale.	Esecuzione di un contratto di cui Lei è parte o misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato; adempimenti di obblighi legali.
B) Marketing diretto invio, con modalità automatizzate di contatto (email e messaggistica istantanea) e tradizionali (telefonate con operatore e posta ordinaria), di materiale pubblicitario, newsletter, comunicazioni promozionali e commerciali relativi a prodotti e/o eventi e/o corsi di formazione in relazione, nonché realizzazione di studi di mercato e analisi statistiche e rilevazione del grado di soddisfazione della clientela.	Dati anagrafici e dati di contatto.	Consenso (richiesto con contratto o con richiesta specifica); (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento) Qualora l’interessato non abbia prestato il consenso per l’invio di comunicazioni commerciali con modalità automatizzate, potrà comunque riceverle attraverso le modalità tradizionali, qualora non abbia manifestato il dissenso attraverso le modalità ordinarie e/o il Registro delle opposizioni.
C) Marketing su già clienti invio di comunicazioni relative a prodotti/servizi contrattualizzati e/o a prodotti/servizi similari a quelli già contrattualizzati (newsletter, webinar, eventi, attività formative).	Dati anagrafici e dati di contatto; Dati relativi all’azienda di appartenenza e ruolo ricoperto.	Legittimo interesse
D) Marketing indiretto Comunicazione dei dati a partner commerciali/terzi affinché possano renderla destinataria di comunicazioni marketing.	Dati anagrafici e dati di contatto.	Consenso (richiesto con contratto o con richiesta specifica) (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento)
E) Raccolta e pubblicazione di contenuti: generazione di case history e pubblicazioni su social, quotidiani, riviste e siti internet di immagini, video, recensioni, valutazioni ed altri contenuti che l’interessato può liberamente decidere di condividere con i Contitolari del trattamento, nonché su eventuali altri mezzi di comunicazione utilizzati (come previsto dai singoli consensi di volta in volta richiesti).	Dati anagrafici; immagini, suoni, società di appartenenza, ruolo ed esperienza professionale, nickname, profilo dei social networks	Consenso (facoltativo e revocabile in qualsiasi momento)

COOKIE POLICY

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CATEGORIE DI SOGGETTI AI QUALI I DATI POSSONO ESSERE TRASFERITI

I dati personali dell’interessato, potranno essere comunicati a Partner Tecnologici di Axioma, per dare attuazione a tutti i necessari adempimenti. In particolare i dati personali dell’interessato potranno essere comunicati a Enti o Uffici Pubblici o autorità di controllo in funzione degli obblighi di legge. Axioma non diffonderà indiscriminatamente i dati personali dell’interessato e non ne darà conoscenza mediante messa a disposizione o consultazione. Axioma considera preziosa la fiducia dimostrata dagli interessati che avranno acconsentito al trattamento dei loro dati personali e per ciò si impegna a non vendere, noleggiare o affittare le informazioni personali ad altri. In conformità al Regolamento GDPR, l’interessato potrà esercitare i seguenti diritti:

accesso: ricevere conferma dell’esistenza dei propri dati personali, conoscere le finalità del trattamento o il loro ambito di circolazione e accedere al loro contenuto;
rettifica: correggere/ottenere la correzione dei dati personali se errati o obsoleti e di completarli, se incompleti;
cancellazione: chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione di legge o la limitazione del trattamento;
limitazione: i dati saranno archiviati, ma non potranno essere né trattati, né elaborati ulteriormente, nei casi previsti dalla normativa;
portabilità: spostare, copiare o trasferire i dati dai database delle Società a terzi. Questo vale solo per i dati forniti dall’interessato per l’esecuzione di un contratto o per i quali è stato fornito consenso e espresso e il trattamento viene eseguito con mezzi automatizzati;
opposizione al marketing diretto;
revoca del consenso in qualsiasi momento, qualora il trattamento si basi sul consenso.

I diritti in oggetto potranno essere esercitati, anche per il tramite di un incaricato, mediante:

richiesta con lettera raccomandata inviata ad Axioma Srl, con sede in Via Gerardo e Antonio Philips, 12 20900 Monza (MB), Italia
scrivendo liberamente a stop@axioma.it senza ricevere ulteriore conferma; la sezione dedicata alla disiscrizione dall’e-mail commerciale che ha ricevuto da Axioma Srl.

Axioma per garantire l’effettivo esercizio dei diritti dell’interessato, adotta misure idonee volte ad agevolare l’accesso ai dati personali da parte dell’interessato medesimo, a semplificare le modalità e a ridurre i tempi per il riscontro al richiedente.

POLITICA SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI TRATTATI PER CONTO DEI PROPRI CLIENTI

Il Cliente, è il Titolare autonomo del trattamento dei dati e ha la necessità di avvalersi delle prestazioni professionali di Axioma per i servizi e le attività da quest’ultima forniti, che comportano il trattamento di dati personali;

Axioma per l’ambito di attribuzioni, funzioni e competenze conferite, possiede adeguati requisiti di esperienza, capacità e affidabilità sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate e per svolgere il ruolo di Responsabile Esterno del trattamento dei dati personali.

Il Cliente, in qualità di Titolare del trattamento dei dati personali, nella persona del Rappresentante legale pro tempore, nomina Axioma quale Responsabile Esterno per il trattamento dei dati personali.

Axioma opera attraverso i propri Amministratori di Sistema e i propri Consulenti Applicativi.

Axioma, in qualità di Responsabile del trattamento dei dati, su richiesta del proprio Cliente, fornisce al Titolare del trattamento l’elenco degli Amministratori di Sistema e dei Consulenti Applicativi.

Il Cliente, in qualità di Titolare dei dati, fornisce al personale Axioma coinvolto nel processo di trattamento, le credenziali di autenticazione al proprio sistema informativo tramite collegamenti nominali e le istruzioni necessarie al trattamento dei dati.

Axioma, a seguito della nomina, si impegna ad impartire per iscritto ai propri collaboratori incaricati del trattamento, istruzioni in merito alle operazioni di trattamento dei dati personali ed a vigilare sulla loro puntuale applicazione.

Le attività possono comportare il trattamento di dati personali comuni e/o particolari.
Per l’esecuzione delle attività e dei servizi erogati da Axioma, il Titolare del trattamento mette a disposizione i dati e le informazioni necessarie.

Axioma, per ciascun trattamento di propria competenza, si impegna a:

trattare i dati nel rispetto dei principi del trattamento dei dati previsti nel regolamento GDPR e solo per i fini indicati dal rapporto contrattuale che intercorre con il Cliente;
accedere e trattare i dati secondo le istruzioni documentate del Titolare del trattamento dei dati;
garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate formalmente alla riservatezza e abbiano ricevuto la formazione necessaria in materia di protezione dei dati personali;
tenendo conto dello stato dell’arte e dei costi di attuazione, nonché della natura, dell’oggetto, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche del rischio di varia probabilità e gravità per i diritti e le libertà delle persone fisiche, mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso:
1. la capacità di assicurare su base permanente la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento;la capacità di ripristinare tempestivamente la disponibilità e l’accesso dei dati personali in caso di incidente fisico o tecnico;
2. una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche e organizzative al fine di garantire la sicurezza del trattamento
3. mettere a disposizione del Titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi assunti, consentire e contribuire alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzati dal Titolare del trattamento o da un altro soggetto da questi incaricato;
informare e coinvolgere tempestivamente il Titolare di tutte le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali ed in particolare nel caso di richieste di informazioni, controlli, ispezioni ed accessi da parte del Garante privacy;
tenendo conto della natura del trattamento, assistere il Titolare del trattamento con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, al fine di soddisfare l’obbligo del Titolare del trattamento di dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti dell’interessato;
assistere il Titolare del trattamento nel garantire il rispetto degli obblighi imposti dal regolamento GDPR, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione di Axioma, Responsabile del trattamento ed in particolare a collaborare nelle comunicazioni di violazioni di dati personali.

PERSONE AUTORIZZATE

Axioma in qualità di Responsabile del trattamento non ricorre ad un altro Responsabile se non previa autorizzazione scritta del Titolare del trattamento. Qualora Axioma intenda avvalersi di un altro Responsabile del trattamento (Sub Responsabile) per l’esecuzione di specifiche attività per conto del Titolare, si impegna a richiedere l’autorizzazione al Titolare del trattamento con congruo preavviso.

Il Sub Responsabile, opera per conto di Axioma ed applica le stesse regole e disposizioni impartite dal Titolare del trattamento.

COMPITI E ISTRUZIONI PARTICOLARI DEL RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO

In conformità al regolamento GDPR, che prescrive i principi applicabili al trattamento dei dati personali, Axioma, per ciascun trattamento di propria competenza, si impegna a fare in modo che siano sempre rispettati i seguenti presupposti del trattamento affinché i dati siano sempre:

Trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’interessato (liceità, correttezza e trasparenza);
Raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime e successivamente trattati in modo compatibile con tali finalità;
Adeguati, pertinenti e limitati a quanto è necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati (minimizzazione dei dati);
Esatti, aggiornati e vengono adottate tutte le misure ragionevoli per cancellare o rettificare tempestivamente i dati inesatti rispetto alle finalità per le quali sono trattati;
Conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati;
Trattati in maniera da garantire una adeguata sicurezza de dati personali compresa la protezione mediante misure tecniche e organizzative adeguate da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o da danni accidentali ;

Axioma in qualità di Responsabile del trattamento dei dati e per ciascun trattamento di propria competenza, operando nei principi sopra riportati si attiene ai seguenti compiti di carattere particolare:

Predisporre, qualora ne ricorrano i presupposti, il registro dei trattamenti da esibire in caso di ispezione delle Autorità;
Adottare tutte le preventive misure di sicurezza ritenute adeguate al fine di ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita anche accidentale dei dati, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta;
Definire una politica di sicurezza per assicurare su base permanente la riservatezza, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi afferenti il trattamento dei dati;
Definire una procedura per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure tecniche ed organizzative applicate;
Individuare tra i propri collaboratori, designandoli per iscritto, le persone autorizzate al trattamento;
Recepire le istruzioni cui devono attenersi le persone autorizzate nel trattamento dei dati impartite dal Titolare;
Adoperarsi al fine di rendere effettive le suddette istruzioni, curando in particolare il profilo della riservatezza, della sicurezza di accesso e della integrità dei dati e l’osservanza da parte delle persone autorizzate, nel compimento delle operazioni di trattamento, dei principi di carattere generale;
Stabilire le modalità di accesso ai dati e l’organizzazione del lavoro da parte delle persone autorizzate avendo cura di adottare preventivamente le misure tecniche ed organizzative adeguate ed impartire le necessarie istruzioni ai fini del riscontro di eventuali richieste di esecuzione dei diritti da parte degli interessati.

Axioma per ciascun trattamento di propria competenza, garantisce:

Il divieto di comunicazione o diffusione dei dati senza la preventiva autorizzazione del Titolare;
L’accesso ai dati autorizzato limitatamente all’espletamento delle proprie mansioni ed esclusivamente negli orari di lavoro o in casi eccezionali, quando si riceva espressa autorizzazione da parte del Titolare;
In caso di interruzione, anche temporanea del lavoro, la verifica che i dati trattati non siano accessibili a terzi non autorizzati;
Che le proprie credenziali di autenticazione fornite dal Titolare siano strettamente personali e riservate. Tali credenziali sono univocamente associate all’incaricato al quale sono state fornite;
Gli obblighi relativi alla riservatezza, alla comunicazione ed alla diffusione dei dati vengano osservati anche in seguito alla modifica dell’incarico e/o cessazione del rapporto;

Nell’ambito dell’incarico ricevuto, Axioma, per ciascun trattamento di propria competenza, si attiene inoltre alle istruzioni che vengono impartite ai sensi del Provvedimento del Garante del 27 novembre 2008 in materia di Amministratori di Sistema.

Axioma, per ciascun trattamento di propria competenza, risponde al Titolare per ogni violazione o mancata attivazione di quanto previsto dalla normativa in materia di tutela dei dati personali.
Per tutto quanto non espressamente previsto nella presente politica per la protezione dei dati personali , si rinvia alle disposizioni generali vigenti in materia di protezione dei dati personali.

CLAUSOLA DI RISERVATEZZA

Nel corso del rapporto contrattuale, Axioma potrebbe venire a conoscenza e a contatto con dati, informazioni e documenti confidenziali, di proprietà esclusiva del Cliente Titolare dei dati.

Axioma, per ciascun trattamento di propria competenza, che riguardi l’utilizzo di informazioni confidenziali, garantisce che ciascun dipendente o collaboratore, si impegna a tenere strettamente riservate tutte le informazioni di cui verrà a conoscenza verbalmente, per iscritto, di persona, e/o attraverso qualsiasi mezzo di comunicazione, portale o applicazione interna dell’azienda ed a farne un uso appropriato ed al solo fine di svolgere correttamente il proprio incarico all’interno dell’Azienda.

Definizioni e riferimenti legali

Dati Personali (o Dati)	Costituisce dato personale qualunque informazione che, direttamente o indirettamente, anche in collegamento con qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale, renda identificata o identificabile una persona fisica.
Interessato	La persona fisica cui si riferiscono i Dati Personali.
Responsabile del Trattamento (o Responsabile)	Axioma nel rispetto di un contratto do fornitura
Titolare del Trattamento (o Titolare)	La persona fisica o giuridica, l’autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali e gli strumenti adottati, ivi comprese le misure di sicurezza.
Axioma	Con Axioma si intendono le seguenti società: AXIOMA Srl Via Gerardo e Antonio Philips, 12 20900 Monza (MB) – P. Iva: 00811250968 PEC: axioma@pec.axioma.it ASD SISTEMI DI DIREZIONE Srl Via Gerardo e Antonio Philips, 12 20900 Monza (MB) – P. Iva: 00865030969 AXIOMA SERVIZI Srl Via Gerardo e Antonio Philips, 12 20900 Monza (MB) – P. Iva: 03055990968 AXIOMA SOLUZIONI SOFTWARE Srl Via Gerardo e Antonio Philips, 12 20900 Monza (MB) – P. Iva: 03540800269 ASD SISTEMI DI DIREZIONE Srl Via Gerardo e Antonio Philips, 12 20900 Monza (MB) – P. Iva: 03122690963 AXIOMA VERONA Srl Via Gerardo e Antonio Philips, 12 20900 Monza (MB) – P. Iva: 01828760239 AXIOMA BOLOGNA Srl Via dé Giudei, 21- Z.I. Larghe di Funo 40050 – Funo di Argelato (BO) – P.Iva: 01520761204