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CRM in Smart Working: le soluzioni per il marketing

Proseguiamo nei nostri articoli di approfondimento sulle soluzioni tecnologiche che possono essere utili in fase di Smart Working. Anzi, a dirla tutta, abbiamo potuto constatare negli articoli precedenti che le soluzioni tecnologiche non sono semplicemente utili, ma sono la discriminante tra uno Smart Working funzionante e senza intoppi e uno che provoca frustrazioni e inefficienze.

Ma quali sono le reali funzionalità che cerca chi sta lavorando da casa in questo momento? Analizziamo ad esempio le necessità dell’area marketing.

Le necessità del marketing in Smart Working

Chi si occupa di marketing ad esempio, come la sottoscritta, ha bisogno di poter accedere al suo tesoro più prezioso, e cioè il database dei contatti di clienti e prospect. L’attività di marketing infatti può essere vista come un dialogo e la scelta dell’interlocutore è fondamentale. Da quella poi dipende tutto il resto, dalla definizione del messaggio, fino alla scelta stessa del contenuto.

E se anche le operazioni di marketing si fermassero, visto il momento critico del mercato, potrebbe essere il momento giusto per fare quelle operazioni di manutenzione e cura che in condizioni normali non si ha mai tempo di fare.

Se invece le azioni vanno avanti, è più che mai necessario essere in grado di confezionare campagne, inviarle al target selezionato e poi tracciare i risultati, con la possibilità di condividere i risultati con colleghi e responsabili.

Lo strumento che consente di fare tutte queste cose è ovviamente il CRM. Ma tutti i CRM sul mercato possono vantare questa completezza di funzionalità? E soprattutto… tutti sono completamente accessibili via web?

CRM in Smart Working: le possibilità per il marketing

Una soluzione CRM utile in Smart Working infatti deve essere in grado di farti accedere all’anagrafica dei contatti in modo facile, dando la possibilità di modifica e intervento a seconda delle responsabilità aziendali. Contatti, clienti, società, situazione aziendale… Per ogni contatto e società è importante sapere non solo il suo stato di cliente o prospect, ma anche quali comunicazioni ha ricevuto, di quali attività è stato protagonista, quali sono stati i risultati di chiamate e incontri, quali eventuali offerte, preventivi, o documenti tecnici ha mai ricevuto.

Insomma, in fase di Smart Working più che mai, tutto deve essere chiaro e definito limitando al minimo il bisogno di chiedere delucidazioni ai colleghi.

Inviare campagne marketing anche da casa

La soluzione CRM inoltre deve offrire funzionalità tali che consentano di inviare campagne marketing senza l’ausilio di fogli excel. Questi forse sono rimasti sul pc in ufficio e richiedono approvazioni incrociate di più di una persona. Lo scambio via mail di questi file crea solo sovrapposizioni di versioni e intasamento della posta elettronica, che in questo periodo ha già i suoi problemi. Tutto dovrebbe essere gestito attraverso il CRM e le sue funzionalità di filtro sul database.

Con un CRM adeguato, si è poi in grado di analizzare i risultati di ogni campagna e rendere partecipi tutti gli interessati senza bisogno di inviare alcun file, ma semplicemente lavorando su accessi e permessi. Sarà così possibile anche per il responsabile, senza sforzo, sapere chi ha letto la mail e dove ha cliccato.

Manutenzione del database: fondamentale per ogni marketer

Che altro può fare il reparto marketing con un buon CRM? Lavorare sul database, abbiamo detto. Poter inserire nuovi contatti, cancellarne altri che non risultano più validi, ma soprattutto, affinare la classificazione. Prendiamo ad esempio l’anagrafica di aziende e società: si parte infatti dalla definizione delle informazioni base con ragione sociale, indirizzo, informazioni di contatto, persone a essa collegate. Ma poi spesso ci si trova a dover gestire altre informazioni che possono risultare necessarie ai fini di una futura profilazione. Dove si possono inserire ad esempio l’appartenenza di una società a un gruppo o a un particolare settore? O il fatto che questa società utilizzi un prodotto o un altro?

Diventa quindi necessario un altro campo.

Se si tratta di un CRM flessibile, facilmente personalizzabile e sviluppato con una tecnologia avanzata, aggiungere un campo nelle anagrafiche è una cosa semplice che si può fare in poco tempo con un piccolo intervento tecnico. Quel campo poi, sarà selezionabile in fase di estrazione dei dati.

Capita spesso inoltre di dover inviare a prospect e clienti documentazione di prodotto, come brochure, presentazioni, video, … Se queste sono state salvate sul catalogo prodotti del CRM, il fatto di essere in Smart Working non è un impedimento, poiché sarà facile e immediato raggiungerle per aggiornarle, caricare eventualmente la nuova versione e poi inviarle ai nostri contatti.

CRM via web, ovviamente

Questo è ovviamente ciò che succede se il CRM è completamente raggiungibile via web, da pc ma anche dai dispositivi mobile, per venire incontro alle esigenze di tutti che in casa spesso si trovano a dover lavorare in orari e postazioni non sempre paragonabili a quelle dell’ufficio.

Nei prossimi articoli proseguiremo nell’analisi delle aree aziendali e delle loro necessità. Nel frattempo, date un’occhiata al nostro CRM

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5 settimane di Smart Working. Un primo bilancio

Oggi, 26 marzo, siamo quasi a 5 settimane complete dallo scoppio di questa emergenza. Molte aziende hanno preso la strada dello Smart Working da subito, altri più gradualmente dopo una o due settimane. Sta di fatto che ormai è passato un po’ di tempo anche dagli ultimi che si sono convinti e quindi si possono già guardare i primi dati e rispondere alle prime domande.

Cominciamo dai numeri. Secondo il Corriere della Sera, i numeri dello Smart Working sono aumentati vertiginosamente.

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Fonte: corriere.it

Niente di sorprendente in effetti. C’è però da riflettere sul fatto che qualcosa di così efficace come lo Smart Working, già disponibile da diversi anni, sia stato scoperto solo in stato di emergenza. Ma prima di trarre conclusioni, abbiamo fatto qualche domanda ai nostri colleghi e ai nostri clienti che hanno scelto il telelavoro per cercare di capire, nel concreto, cosa significa lavorare da casa.

I: Domanda poco scientifica: lavori più o meno di prima?

Tutti, all’unanimità, hanno risposto “Di più!”. Le motivazioni sono diverse: si passa dalla mancanza di pause e distrazioni, alla maggiore facilità di isolarsi e quindi di concentrarsi su quello che si sta facendo. L’azzeramento del tempo necessario per recarsi al lavoro e per tornare elimina il rischio di ritardi e gli orari stessi diventano più fluidi, quindi spesso non ci si rende conto di che si sono superate abbondantemente le 8 ore.

I: Come procede la comunicazione coi colleghi?

Le risposte in questo caso sono state diverse. Chi utilizza solo mail e telefono, spesso si trova in difficoltà: è più difficile infatti mettersi in contatto con le persone, perché i cellulari diventano una sorta di centralino continuo, di non sempre facile gestione. Chi invece ha associato strumenti di videoconferenza ha trovato un nuovo modo di lavorare, che da un lato costringe a una maggiore pianificazione, dall’altro però concentra tutte le domande e le interazioni nel momento della riunione, così che poi le fasi operative si svolgano senza interruzioni.

I: L’accesso alle informazioni è facile?

Anche per questa domanda le risposte sono state diverse. In Axioma ad esempio, abbiamo tutti accesso al nostro CRM, che da sempre è disponibile via web ed è quindi il repository di tutte le informazioni relative ai clienti e in generale alle vendite. Se ad esempio il nostro direttore commerciale ha bisogno di qualche dato sulle vendite negli ultimi mesi del 2019, potrà avere con pochi clic le sue risposte.
Chi invece non ha accesso a un CRM completamente via web, lamenta il fatto di dipendere ancora una volta da telefono e mail per richieste e scambi continui di messaggi e documenti, alla ricerca del collega che per miracolo ha salvato l’informazione sul suo desktop o nella sua testa.

I: E coi documenti?

La discriminante ancora una volta è la tecnologia scelta. Il sistema documentale di Axioma consente a tutti noi di accedere a tutti i documenti aziendali e salvarli, classificarli e conservarli in totale sicurezza. Purtroppo non è la stessa cosa per chi non può contare su uno strumento simile e si trova quindi a doversi basare solo sulla mail per la condivisione e sul proprio pc per l’archiviazione. Anche il processo di approvazione è complicato senza un motore di workflow, che permetterebbe invece di rendere definitivo un documento senza la creazione di mille versioni sovrapposte e confuse che girano ancora una volta su posta elettronica.

I: E se qualche documento era rimasto fuori dal documentale ma salvato sul desktop di un pc rimasto in ufficio?

Per alcuni rimane inaccessibile, per altri è un problema superabile. Grazie alle tecnologie proposte dal nostro IT infrastructure manager infatti è possibile accedere direttamente alle cartelle di rete in totale sicurezza, creando una vera e propria postazione virtuale.

I: La tecnologia quindi può risolvere ogni cosa?

La maggior parte, ma altre si possono risolvere solo così:

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imprese decreto coronavirus

Decreto Cura Italia: ecco le misure a sostegno delle imprese

È chiaro a tutti ormai che l’emergenza coronavirus non sarà né breve né facile. Per fortuna però è stata varata la manovra di sostegno alle imprese, motore sul quale poggia l’economia italiana e non solo. Questi provvedimenti, sufficienti o meno che siano, rappresentano comunque un tentativo di venire incontro alle imprese nel momento di maggiore necessità da parte loro.

Axioma offre servizi, consulenza e soluzioni software proprio alle imprese italiane e per questo motivo cerchiamo di sintetizzare in questo articolo alcune delle misure recentemente varate.

Per le imprese

La manovra per le imprese, per la quale sono stati stanziati 3 miliardi di euro, è volta soprattutto al sostegno rispetto ai prestiti erogati, a fornire garanzie e a supportare la liquidità delle imprese. Ci sono inoltre misure a sostegno del lavoro dipendente.

Ecco alcuni stralci dai principali quotidiani:

Da corriere.it

Viene inoltre potenziato il Fondo di Garanzia per le PMI, che ad esempio consentirà a ogni impresa di ricevere in garanzia fino a 5 milioni di euro: un sospiro di sollievo per molti. Ogni impresa avrà diritto a una copertura pari all’80 per cento per ogni singola operazione di rifinanziamento fino a un massimo di 1,5 milioni per impresa.

Da PMI.it

C’è inoltre un’attenzione particolare a chi ha dovuto sostenere o sosterrà spese per la sanificazione dell’ambiente di lavoro.

Da Internazionale.it

 

Tutela al lavoro dipendente

Anche i lavoratori dipendenti trovano in questa misura degli interventi tutelativi nei loro confronti. Un aiuto è dato ad esempio ai genitori che si trovano in Smart Working e devono trovare il modo di conciliarlo coi figlia a casa da scuola. È prevista infatti un’indennità per il pagamento di babysitter o in alternativa un’estensione del congedo parentale.

Particolare cura anche per la disabilità: lavoratori disabili  o lavoratori che si occupano di un parente disabile la cui struttura di degenza è stata chiusa hanno il diritto ad accedere a forme di Smart Working.

Si parla inoltre di cassa integrazione in varie forme che viene concessa a tutte le imprese indipendentemente dalla loro dimensione. Questo per evitare in tutti i modi che qualcuno perda il posto a causa di queste terribile emergenza.

Da ilpost.it

Da ilpost.it

 

Il turismo, uno dei settori con cui Axioma collabora da più tempo e del quale conosce bene le problematiche, risulta putroppo tra i più colpiti e per questo è beneficiario di misure speciali.

 

Da PMI.it

Conclusione

In questo articolo abbiamo fatto un riassunto delle misure previste dal decreto Cura Italia. I nostri consulenti rimangono comunque a disposizione dei nostri clienti per fornire supporto e consulenza in questo frangente e per trovare le soluzioni più idonee a lavorare al meglio e con continuità, per quanto è possibile.

classificazione documenti aziendali

Classificazione documenti aziendali: abolire la carta nelle agenzie di viaggi

Come avviene la classificazione dei documenti aziendali nella tua agenzia di viaggio? In questo articolo spiegheremo quali sono i vantaggi della digitalizzazione applicata alla classificazione dei documenti aziendali.

Cataloghi, contratti di viaggio, fatture, voucher… tutti i documenti che girano nelle agenzie di viaggi e che in effetti costituiscono il loro business sono gli stessi che occupano scaffali, tavoli, cassetti e che invadono le scrivanie degli operatori nel mondo del turismo.

Tra l’obbligo di legge di conservare certi documenti e la necessità operativa di farlo per ogni evenienza, lo spazio fisico di archiviazione può diventare un problema man mano che gli anni passano e i clienti, e i documenti, aumentano.

Classificazione documenti aziendali: ci vuole un metodo

Ma anche ammesso che lo spazio non sia un problema e che in qualche modo lo si trovi, rimane un’altra difficoltà: qual è il metodo di classificazione più intelligente? Quello che ti permette di ritrovare quello che stai cercando più facilmente e velocemente?

Puoi scegliere ad esempio di classificare tutto secondo un ordine temporale, ma poi succede che di un determinato cliente ti ricordi il nome ma non l’anno e quindi il tempo di ricerca si dilata, facendoti perdere tempo e pazienza. Può funzionare una classificazione per tipologia di documenti, ma il rischio di errori è alto e una certa fattura può finire nello schedario sbagliato. Non sono errori irrimediabili e in qualche modo una soluzione si trova sempre. Nel frattempo però è stato perso tempo che poteva essere sicuramente impiegato meglio.

Non fraintendeteci. Sappiamo che nelle agenzie ci sono dei ninja nella ricerca di documenti, che nella loro testa hanno un vero e proprio database di conoscenza dei propri clienti che nessuna tecnologia informatica potrà mai eguagliare. Vero. E proprio per questo pare proprio uno spreco di talento. Senza contare il pericolo che un giorno questi ninja scelgano di sfruttare il proprio talento altrove, portandosi con sé tutta la propria conoscenza.

La carta poi ha un altro limite e cioè che rimane sempre e solo nel posto dove è stata messa. Sembra banale, ma lo è meno quando si è fuori ufficio e si ha bisogno di quell’informazione scritta proprio in quel foglio rimasto sulla scrivania.

Anche qui le soluzioni ci sono, ma le conseguenze sono tempo perso e malumore creato.

 

La digitalizzazione dei documenti

L’unica soluzione che ti permette di risolvere queste difficoltà senza inutili perdite di tempo è classificare i documenti aziendali passando dalla loro digitalizzazione.

La loro gestione in formato elettronico infatti consente tutte una serie di azioni impossibili avendo a che fare con la carta.

Ecco un esempio di quello che potrebbe succedere in agenzia con un’archiviazione digitale dei documenti.

Una volta che viene conclusa la vendita di un pacchetto viaggi, vengono prodotti una serie di documenti, fra cui ad esempio la fattura. Con l’avvento della fatturazione elettronica, il processo di digitalizzazione è già stato introdotto, ma si tratta di file xml, difficili da consultare in caso di necessità. A questo punto l’operatore “analogico” può decidere di generare il pdf, stamparlo, andare allo schedario e inserirlo nel faldone “Fatture 2020”.

Oppure potrebbe venire archiviato direttamente in un sistema documentale.

Facendo così, quando il direttore dell’agenzia tra un anno chiamerà mentre si trova fuori ufficio chiedendo di verificare l’importo fatto pagare per un viaggio, l’operatore potrà cercarlo per anno, se se lo ricorda, ma anche per cliente. O se non si ricorda neanche il nome del cliente, può cercarlo per parola chiave: un sistema documentale avanzato infatti è in grado di trovare i documenti anche attraverso le parole contenute al suo interno.

Addirittura tutto questo può farlo il direttore in autonomia, semplicemente collegandosi col suo pc.

Certo, sarebbe una situazione risolvibile anche con metodi “analogici” come abbiamo già detto. Ma quanto tempo si può perdere in una situazione del genere? Diciamo mezz’ora. Non molto, direte voi. Proviamo allora a moltiplicarlo per tutte le fatture 74ter, fatture servizi singoli, contratti di viaggio, ricevute, bolle, registri IVA, cataloghi, … i minuti diventano ore perse e il singolo foglio di carta stampato, si trasforma in interi faldoni a cui bisogna trovare uno spazio.

 

La soluzione

Rendere digitale la classificazione dei documenti aziendali è quindi un’evoluzione che porterà risparmio di tempo e di costi legati alla stampa.

Il processo può essere graduale, in modo che non risulti troppo traumatico per l’organizzazione dell’agenzia.

Certo è che bisogna affidarsi a un partner che ha già affrontato progetti simili, che conosce il settore e che sia in grado di fornire una soluzione informatica valida. Il tutto con la garanzia di un’assistenza sempre presente.

Scopri di più sul sistema documentale di Axioma.