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Documenti elettronici nei processi aziendali

I documenti: come renderli parte dei flussi aziendali, non solo per la FE

Con la fatturazione elettronica diventa centrale il ruolo del DOCUMENTO nei processi aziendali, documento che potrebbe rappresentare il grande motore della trasformazione digitale di questo periodo.

La normativa prevede un solo formato standard per i documenti fattura, l’XML, e un solo canale tramite cui inviarli e riceverli, il Sistema di Interscambio. Il focus quindi è orientato verso l’adeguamento delle fatture che non avranno validità se emesse in altri formati, tipicamente in pdf.

Abbiamo spiegato in altri articoli che, limitandoci ad estrarre le fatture attive e a leggere le passive in XML, l’adeguamento non sembra così impegnativo… se non fosse per la mole di attività di data entry richiesta per il caricamento delle fatture e la relativa contabilizzazione. Certo, se si trattano poche decine di fatture l’operazione non è gravosa, ma quando la quantità aumenta i problemi relativi a costi e tempi si moltiplicano. Per non parlare della sicurezza e correttezza dei dati gestiti.

Ecco perché è importante considerare la fatturazione elettronica come un’opportunità per digitalizzare i processi amministrativi, ma non solo. Con la dematerializzazione del documento fattura si può pensare di fare un passo un po’ più lungo per arrivare a digitalizzare tutti i documenti aziendali, e di conseguenza i processi a essi connessi. Un fil rouge che passa dall’area amministrativa, a quella commerciale, tecnica, legale, … e che mira e velocizzare i processi, a interconnetterli e a renderli più efficienti e meno costosi.

I documenti nei processi aziendali

Il documento nei processi aziendali…

…nell’area commerciale

Partiamo dall’attività di vendita: in questa fase vengono generati diversi tipi di documenti (preventivi, bozze di offerte, ordini,…), spesso non direttamente dal venditore che ne ha bisogno.

Produrli, raccoglierli, organizzarli e archiviarli richiede tempo, soprattutto quando devono essere sottoposti a controlli o autorizzazioni. L’esempio pratico più semplice è quello della richiesta di fornitura da parte di un possibile cliente che necessita di un preventivo dei costi per far produrre al commerciale di riferimento un’offerta coerente con la politica commerciale dell’azienda (in sostanza che garantisca marginalità e delivery fattibile): il commerciale riceve la richiesta, chiede al reparto predisposto la verifica dei costi interni, produce il documento di offerta che deve essere autorizzato dalla direzione commerciale e lo invia al cliente. Si tratta di un flusso di attività che presuppone lo scambio e la condivisione di documenti.

I possibili problemi che possono sorgere sono:

    1. perdita del documento e dei dati
    2. moltiplicazione delle versioni
    3. condivisione tradizionale del documento troppo costosa (stampe, spedizioni, …)
    4. condivisione via mail troppo destrutturata con rischio che il documento venga cestinato, non letto, perso oppure, come al punto 2, già obsoleto nel momento in cui lo si legge
    5. tempistiche dilatate per ottenere tutte le autorizzazioni/firme necessarie al documento
    6. problemi di spazio di archiviazione
    7. problemi di ricerca per criteri di classificazione e archiviazione non condivisi

Poter recuperare velocemente un’offerta, senza doverla cercare tra le cartelle del proprio PC, tra la posta inviata o, ancor peggio, tra i documenti cartacei sulla scrivania, consente al commerciale di gestire le trattative in maniera più efficiente, senza perdite di dati e soprattutto di tempo. Attraverso la digitalizzazione dei documenti è più semplice e immediato recuperare le informazioni con la sicurezza di trovarle sempre nello stesso posto, aggiornate e condivisibili con altri uffici.

Inoltre, ridurre le tempistiche, ma anche l’utilizzo di carta, significa anche ridurre i costi. 

Ma non finisce qui. Cosa succede quando il cliente conferma l’offerta?

…nell’area amministrativa, produzione e logistica

L’amministrazione riceve dal commerciale l’offerta firmata per inserire e processare l’ordine nel gestionale. Questo innesca tutta una serie di azioni che porteranno alla realizzazione del prodotto, alla consegna, eventuale installazione e, infine, alla fatturazione. Anche in queste fasi il documento si configura come elemento trasversale e indispensabile (ordine, distinta di produzione, bolla e fattura) in cui vengono raccolte le informazioni necessarie a tutti i dipartimenti per realizzare la fornitura del prodotto o servizio venduto.

Se archiviato digitalmente, classificato correttamente e condiviso, consente di centralizzare le informazioni, far attingere tutte le persone coinvolte nelle attività a un unico file sempre aggiornato e organizzare flussi operativi fluidi e veloci.

Il documento viene quindi “liberato” dal concetto di supporto fisico con cui viene veicolato e dalle limitazioni e problematiche che ne derivano.

Potremmo andare avanti così a descrivere il ruolo del documento negli altri dipartimenti aziendali. Ciò che appare chiaro è che dotarsi di un sistema documentale avanzato in grado di archiviare, classificare ed abilitare workflow approvativi in maniera elettronica diventa indispensabile per pensare ad un processo di trasformazione digitale.

Il documento digitale per la fatturazione elettronica, ma non solo

Adeguarsi alla normativa è un obbligo. Sfruttarla per estendere la digitalizzazione anche agli altri documenti e processi è un’opportunità unica per trasportare la propria azienda in una nuova era.

Ciò non vuol dire che da domani non esisterà più la carta: la trasformazione richiede tempo, un passaggio graduale, ma i benefici saranno godibili fin da subito.

Pensando alla sola fatturazione elettronica, secondo l’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano, il costo di una fattura trattata in maniera tradizionale si attesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro. I risparmi derivanti dall’introduzione della fattura elettronica oscilleranno tra i 5,5 e gli 8,2 euro a singola fattura, dai 25 ai 65 euro per l’intero ciclo dell’ordine.

 

Per approfondire il tema della dematerializzazione dei documenti, visita la nostra pagina.

 

Assintel report 2019: spesa, priorità e cambiamenti organizzativi in ambito ICT in Italia

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Assintel Report 2019: la trasformazione digitale deve essere veramente compresa e inserita in una strategia bene precisa per trarne beneficio.

Scegliere il software adatto

2 elementi necessari per scegliere il software adatto alle tue esigenze

In questo articolo affronteremo il tema dell’adozione di un software e, nello specifico, della valutazione di due elementi molto importanti per scegliere il software adatto alle tue esigenze: l’analisi e la demo.

Digitalizzazione dei processi, automazione della forza vendita, digital disruption, gestione paperless, … tutti concetti molto attuali, considerati talvolta degli imperativi aziendali e che sottintendono l’adozione di strumenti tecnologici avanzati. Ma come scegliere la miglior soluzione? In un precedente articolo abbiamo detto che non esiste il miglior software in assoluto, ma il miglior software ADATTO A TE. E allora come deve essere affrontata tale valutazione?

Scegliere il software adatto alla tua azienda: l’analisi

Sembrerà una banalità, ma per capire se quel programma è in grado di soddisfare le richieste aziendali, sia applicative che tecnologiche, è necessario condurre un’analisi.

In questa fase l’azienda dovrebbe descrivere i processi fino a quel momento in essere e raccogliere l’elenco delle esigenze espresse dai reparti coinvolti dal futuro processo di automazione. Si tratta di una fase molto delicata, in cui è fondamentale sviscerare tutti gli elementi e le pratiche inerenti, eccezioni al flusso comprese. L’azienda deve cioè essere in grado di sapere in che situazione si trova e quali obiettivi vuole raggiungere.

Si parte con il coinvolgimento della direzione e dei futuri utilizzatori del software, oltre che del reparto IT: la direzione in qualità di decision maker e probabilmente – ci si augura – promotrice dell’innovazione e della digitalizzazione di quell’area aziendale; gli utilizzatori del software o key user perché conoscono il processo nel profondo e potranno contribuire a individuare le funzionalità imprescindibili oltre a valutarne l’interfaccia; infine l’IT, fondamentale per le scelte in merito alle modalità di installazione, distribuzione, accesso e sicurezza della nuova soluzione software.

Insieme, si ripercorrono tutti gli step delle attività svolte quotidianamente indicando i punti critici del relativo espletamento manuale e se vengono utilizzati strumenti informatici di supporto.

L’errore che l’impresa commette solitamente consiste nel descrivere le funzioni del programma piuttosto che il processo applicativo desiderato. Facciamo un semplice esempio: non dovrò dire che cerco un programma online, bensì un software che potrà essere utilizzato dai miei agenti, spesso fuori ufficio e con accesso al solo tablet o smartphone. Cosa che significa ben più di un semplice “software online”!

Le funzioni lasciamole a carico del fornitore che contatteremo, l’importante è che la soluzione proposta risponda esattamente ai nostri bisogni.

La stessa cosa vale per l’aspetto tecnologico: se in azienda non dispongo di risorse in grado di lavorare su uno specifico database o tecnologia oppure non ho i mezzi e la capacità economica di dotarmi di un’infrastruttura tale da accogliere un software di un certo tipo , lo farò presente nell’analisi in modo tale che sia il fornitore a propormi la soluzione più idonea. Se il prodotto è standard e quindi non si può intervenire sulla tecnologia usata per svilupparlo,  ad esempio, mi proporrà un’adozione in cloud per sollevarmi da qualsiasi incombenza, a patto di avere una connessione Internet adeguata.

Una volta terminata la vostra parte, spetta all’azienda informatica completare il vostro documento in base alla sua esperienza e agli approfondimenti che condurrà con voi.

E un buon approfondimento non può prescindere da una demo. Il consiglio che vi diamo è quello di affrontare una demo, dopo aver analizzato la vostra realtà o rischiereste di essere troppo influenzati da ciò che avete visto e quindi legarvi alle funzioni interessanti che vi hanno presentato – che potrebbero essere un plus ma non un must – piuttosto che sulle vostre reali esigenze.

 

Scegliere il software adatto alla tua azienda: la demo

Cosa vuol dire demo? In base alla nostra esperienza, il termine ha assunto diversi significati che hanno un un minimo comun denominatore: la dimostrazione pratica del funzionamento del software. Come poi viene effettuata questa dimostrazione, dipende dal fornitore.

Noi di Axioma amiamo presentare il software vis à vis al possibile cliente e quindi ripercorrere con lui i moduli e le funzioni simulando casi reali. Vien da sé che per l’incontro ci impegniamo nel creare un ambiente dove il cliente possa riconoscere la propria operatività. Crediamo che questa modalità sia utile per il cliente che viene guidato nella visione di un nuovo programma e che può trovare risposte immediate ai suoi dubbi, ma anche per noi che riusciamo a interpretare meglio le sue esigenze grazie alla relazione diretta e individuare subito i punti critici che richiedono un maggior approfondimento.

C’è invece chi fornisce demo online, chiamate anche trial, senza contatto diretto con il cliente che, previa registrazione, scarica una prova gratuita per un periodo limitato. Durante questo periodo ha la possibilità di “giocare” con le diverse funzioni e valutare autonomamente se risponde ai bisogni aziendali. Alcuni fornitori forniscono comunque supporto durante il periodo di demo.

La presentazione del software vi permette di immedesimarvi nell’utilizzo quotidiano che potreste farne, immaginando la futura automazione del vostro lavoro.

 

Per concludere non servono grossi ragionamenti: non acquistate un software senza aver condotto un’analisi sulle esigenze e, soprattutto, senza averlo visto all’opera!

 

Fatturazione B2B

Fatturazione elettronica: automatica o manuale?

Continuano le nostre considerazioni sulla fatturazione elettronica.

Come già scritto nel precedente articolo si tratta di un’occasione per rendere efficienti i processi di gestione amministrativa e per ridurre i costi. Quando parliamo di riduzione dei costi non pensiamo solo al taglio dei costi della carta, ma prevalentemente del risparmio derivante dall’automazione di molte attività, ad esempio quella di inserimento dati e contabilizzazione. Il risparmio è quindi maggiore laddove l’automazione raggiunge livelli molto alti. Altrimenti si limita al risparmio sulle risme di carta e sull’inchiostro delle stampanti.

Il tema di cui parliamo oggi è quindi il seguente: fatturazione elettronica manuale o automatica?

La produzione del file XML è un aspetto puramente tecnico, esattamente come l’invio e la ricezione dallo SDI. Elementi poco rilevanti ai fini dell’efficienza, in quanto in base alla professione del tuo fornitore questi servizi vengono erogati da quasi tutti i concorrenti presenti sul mercato.

La differenza sostanziale consiste nell’esistenza o meno di un’integrazione di questi servizi con il vostro sistema gestionale. Se uno solo di questi passaggi – e scusate se riproponiamo la solita immagine ma è necessaria per comprendere la complessità dell’intero processo – viene svolto a mano (ad esempio la registrazione della fattura e la contabilizzazione sia attiva che passiva) allora si produrranno inesorabilmente delle inefficienze e dei costi sicuramente superiori rispetto all’investimento che avreste sostenuto per adottare una soluzione informatica in grado di automatizzare tutto il ciclo.

Fatturazione elettronica attiva

Fatturazione elettronica passiva

La scelta di procedere manualmente mette anche a rischio l’adempimento: la normativa, infatti, impone delle restrizioni e dei vincoli sia per il formato dei dati da trasmettere sia per il trattamento stesso delle fatture. Come essere sicuri di non incorrere in nessun errore se il processo non è digitale e quindi sottoposto a verifiche e controlli automatici?

 

 

 

Fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: dubbi e domande a cui dovresti dare risposta

Mancano 3 mesi alla partenza ufficiale della fatturazione elettronica B2B che interesserà tutte le aziende italiane, a eccezione dei contribuenti “minimi” e “forfettari”.

Come tutti sapranno ormai, la questione non è da prendere sottogamba: se all’inizio sembrava un cambiamento di poco impatto, limitato al formato elettronico a cui dovranno adeguarsi le fatture, ora è chiaro che si tratta di un cambiamento di considerevole entità che coinvolgerà molti processi aziendali, persone e sistemi. Cambierà il rapporto con i fornitori, con i clienti, muterà l’organizzazione del flusso informativo e si riposizioneranno le risorse all’interno del processo.

Come in ogni cambiamento, ci saranno pro e contro da valutare con attenzione per trasformare un adeguamento normativo impegnativo in un’opportunità imperdibile per migliorare l’efficienza della propria azienda: un’occasione per snellire i processi, per ridurre i costi, per garantire sicurezza e correttezza dei dati e per portare l’azienda ad un alto livello di automazione e digitalizzazione.

In questo articolo, cercheremo di suggerirvi alcune domande da porvi per effettuare delle valutazioni complete ed effettivamente aderenti alla vostra realtà aziendale.

Le vostre caselle mail saranno prese d’assalto dai messaggi pubblicitari che vi propongono “la miglior soluzione per la fatturazione elettronica”. Quali domande dobbiamo farci per capire se è davvero una valida soluzione per la nostra azienda?

Partiamo con il rivedere tutto il flusso coinvolto:

Fatturazione elettronica attiva

Ciclo attivo

Fatturazione elettronica passiva

Ciclo passivo

Come si vede dall’immagine, nel ciclo attivo, a seguito di una vendita, emissione DDT e consegna, la fattura viene emessa dall’ERP (come Axioma Cloud ERP), trasformata in XML, inviata allo SDI – che risponde con eventuali notifiche – e portata in conservazione sostitutiva. Si procede poi con la ricezione del pagamento.

Nel ciclo passivo si parte con una richiesta d’acquisto, l’arrivo della merce o l’erogazione di un servizio, la ricezione di una fattura in formato XML, la registrazione nell’ERP coerentemente con quanto richiesto nella richiesta d’acquisto e quindi l’autorizzazione al pagamento.

 

Fatturazione elettronica: perché si parla solo di processo documentale?

Prima questione: perché molti fornitori parlano esclusivamente di documento? La fatturazione elettronica riguarda, per l’appunto, i processi di fatturazione attiva e passiva. è vero che la normativa si basa sul concetto di formato standard, l’XML, e quindi è necessario dotarsi di uno strumento che estragga la fattura di vendita dal nostro sistema e che legga quella passiva in XML, ma questo è solo una parte di un intero processo che viene smaterializzato.

Il processo di per sé è prettamente gestionale. Banalmente, prima dell’entrata in vigore del concetto di fattura elettronica, quando si parlava di fatturazione si pensava all’ERP, non certo al documentale dove veniva archiviata la fattura.

Anche la conservazione sostitutiva, che lo ricordiamo può essere fatta solo da un ente accreditato, è una parte di un processo ben più ampio.

Quindi assolutamente il sistema documentale è un aspetto cruciale, ma non è il solo da considerare.

La domanda da porsi in questo caso è: che livello di automazione voglio raggiungere? Le strade in questo caso sono 2:

  1. posso accontentarmi di un servizio che gestisca solo l’invio e la ricezione delle fatture in XML: che converta cioè le fatture attive emesse dal mio ERP e legga le fatture passive che ricevo in formato XML, che gestisca il colloquio con lo SDI (attenzione perché anche questa attività potrebbe non essere coperta dal fornitore) e che proceda alla conservazione sostitutiva. Il resto delle attività, ad esempio la registrazione, la verifica e la contabilizzazione delle fatture, verrebbe così gestito a mano dal personale della mia azienda.
  2. posso avvalermi di un servizio che automatizzi l’intero processo attivo e passivo e che coinvolga quindi anche il gestionale.

Oltre che dall’obiettivo di innovazione, la risposta deriva sicuramente da un’analisi dei costi, e quindi del tempo, impiegato nelle varie fasi del processo, ma anche dalle risposte che darete alle prossime domande.

 

Fatturazione elettronica: come faccio a garantire coerenza tra l’XML e la fattura registrata?

In alcuni convegni abbiamo sentito alcune aziende dire: “…tanto mi farò mandare comunque il PDF della fattura dal mio fornitore”. Questo vuol dire adottare un sistema che gestisce ricezione e invio, ma procedere alla registrazione delle fatture in maniera manuale grazie al documento in PDF che facilita la lettura dei dati.

Una prassi che sicuramente semplifica il lavoro, ma espone l’azienda a forti rischi: chi ci assicura infatti che quello che è stato riportato nel PDF (generato manualmente dal fornitore? estratto dal suo ERP?) sia esattamente ciò che contiene l’XML? Se ci fossero delle incongruenze e io contabilizzo i dati del PDF, quali errori potrei riportare? Quando, ma soprattutto se, ho la possibilità di accorgermene?

Il sistema che sceglierai dovrà essere in grado di garantirti questa coerenza.

 

Fatturazione elettronica: in caso di controlli, dove risiedono i dati delle mie fatture?

In base al sistema da te scelto, devi sempre essere in grado di recuperare i dati – e sapere dove risiedono. Innanzitutto per una questione di sicurezza delle informazioni che gestisci e di operatività quotidiana (mai capitato di dover ricontrollare una fattura anche dopo averla archiviata?), ma anche in occasione di controlli fiscali.

 

Abbiamo elencato 3 delle domande principali che secondo noi possono indicarvi la strada da percorrere per sfruttare l’adeguamento normativo a vantaggio di un efficientamento dei vostri processi aziendali.

 

Sicuramente non sono tutte, l’argomento è delicato e meriterebbe un’analisi più approfondita.

Se hai interesse ad affrontare l’argomento della fatturazione elettronica puoi continuare a seguire il nostro blog o contattarci tramite apposito form.

Scegliere il miglior software

Best practice: scegliere il miglior software – e il miglior fornitore – per la tua azienda

Cosa guida le aziende italiane nella scelta del fornitore del miglior software per le proprie esigenze?

La qualità del software? Sarebbe la risposta più immediata.

In realtà i processi di software selection sono molto complessi in quanto i fattori in gioco sono molti e le valutazioni si basano per lo più su ipotesi piuttosto che certezze. Ad alcuni di voi ad esempio sarà capitato di ricevere un preventivo per un progetto, che poi in fase di realizzazione si è trasformato in tutt’altra cosa. Ecco, su questo frangente bisogna stare attenti a valutare l’esperienza del fornitore in progetti simili al nostro e, purtroppo bisogna dirlo, l’onestà del referente commerciale. Ma nessuno può darci la sicurezza di compiere la giusta scelta.

Per darvi un po’ il quadro dei fattori da esaminare, prenderò l’esempio di un cliente che ha scelto Axioma dopo essere incappato in una brutta e soprattutto costosa esperienza.

La scelta del fornitore e del software – parte 1

Partiamo dal contesto: media azienda italiana in forte espansione. Negli ultimi anni ha creato sedi all’estero e oggi è presente in 15 Paesi, con una rete commerciale sia diretta che indiretta.

Passiamo al problema: finché il personale era interno e facente capo ad una sola sede, la gestione degli ordini era abbastanza semplice. Semplice, ma pur sempre bisognosa di uno strumento per velocizzare la gestione commerciale e ottenere report puntuali su tutto il lavoro fatto o in sospeso. In vista anche dell’espansione all’estero, si è avviata la software selection tra prodotti di stampo internazionale.

Dopo qualche settimana di incontri, analisi, demo del prodotto e varie ipotesi di progetto, si identifica il consulente informatico, partner della software house multinazionale, che li avrebbe condotti all’automazione della forza vendita.

I problemi della fase di start-up

Alcuni problemi nascono nel momento in cui, una volta installato e configurato il prodotto, si passa alla fase di training ai venditori, ovvero ai veri utilizzatori del software.

È anche il momento in cui il prodotto viene presentato per la prima volta ai reali utilizzatori e diventa subito chiaro che nell’analisi tecnica non erano state considerate molte situazioni e casistiche che il software avrebbe dovuto coprire.

Le proposte di workaround o di gestione semi-manuale non trovano d’accordo i venditori, ma neanche la direzione. Per cui si procede con un’ulteriore analisi e la realizzazione di personalizzazioni che posticipano di 6 mesi l’utilizzo dell’applicazione. Senza contare il costo non preventivato in fase iniziale.

Con questi “aggiustamenti” l’azienda procede per un altro anno, imparando molto bene a lavorare con questo nuovo strumento.

Le esigenze aumentano, il software risponde

Dopo circa 12 mesi, apre finalmente le prime 4 sedi estere. E iniziano i veri problemi. Senza entrare nei minimi particolari, il software si rivela non idoneo a questa nuova situazione poiché non è in grado di integrarsi con altre piccole applicazioni locali, trova difficoltà ad adattarsi a nuovi scenari organizzativi e manifesta problemi di stabilità dovuta alla moltiplicazione degli utenti connessi contemporaneamente.

Aspetto forse più problematico: essere stati dirottati su un altro Partner.

Questo ha voluto dire cambiare l’interlocutore, il metodo di lavoro e il dover ripercorrere anche solo in minima parte tutto il lavoro svolto fino a quel momento per rendere edotto il nuovo fornitore.

La scelta del fornitore e del software – parte 2

Soluzione? L’azienda ha compiuto una nuova software selection, consapevole questa volta di dover trovare un fornitore e un software con determinate caratteristiche:

  1. fornitore
    • solido e possibilmente con un buon brand, ma soprattutto con esperienza con aziende come la propria (es. che possa vantare clienti dello stesso settore merceologico, che abbia già avuto esperienze con aziende con sedi all’estero e con aziende in forte crescita) in modo tale da poter affrontare un’analisi il più completa possibile fin dall’inizio – sapendo bene che l’analisi va condotta anche con gli utenti finali! – e essere supportati da qualcuno che possa guidare non solo la trasformazione tecnologica, ma anche il cammino organizzativo e operativo del cliente
    • che fornisca supporto dall’inizio alla fine del progetto – anche dopo la vendita e quindi per sviluppi futuri –  e che quindi abbia bene in mente lo storico del cliente
  2. software
    • flessibile e scalabile in base alle esigenze del cliente
    • stabile con numero di utenti pari o superiore a quello richiesto – in ottica anche di crescita aziendale
    • già utilizzato da aziende simili per settore merceologico e dimensioni
    • sviluppato con una tecnologia tale da integrarsi facilmente con altre applicazioni già presenti in azienda
    • utilizzabile via web per permettere ai venditori di lavorare anche se sono fuori ufficio
    • che permetta di aggregare i dati provenienti da tutte le sedi
    • multilingua

è così che Axioma è diventata il loro fornitore.

Non abbiamo la presunzione di essere l’unica azienda con queste caratteristiche. Un elemento da evidenziare è che non esiste un miglior software o un miglior fornitore in assoluto, ma esiste quello che è migliore per te!

Quello che possiamo dire è che i 300 utenti presenti in 15 Paesi utilizzano Axioma Cloud CPQ con soddisfazione e con benefici tangibili. Vuoi qualche esempio? Clicca su questa infografica.

Digitalizzazione e l’innovazione dei processi produttivi

Piano Industria 4.0, Iper ammortamento e Super ammortamento: interconnessione sì o no?

Uno degli obiettivi delle aziende, ora più che mai, è stare al passo con l’evoluzione tecnologica. Il Piano Industria 4.0 finora ha contribuito positivamente a dare una spinta alle imprese verso la digitalizzazione e l’innovazione dei processi produttivi, anche se la strada da fare è ancora lunga.

Da quando parliamo di Industria 4.0 si è sempre parlato anche di interconnessione, un concetto legato alla comunicazione tra impianti, persone e dati per rendere l’azienda sempre più innovativa, automatizzata ed efficiente.

Non dimentichiamo però che è anche una caratteristica necessaria per godere degli incentivi dell’iper ammortamento e super ammortamento: incentivi economici a supporto delle imprese che investono in beni strumentali nuovi, beni materiali e immateriali (ad esempio software e soluzioni IT) volti alla trasformazione tecnologica e digitale dei processi produttivi.

Recentemente una nuova Circolare modifica i requisiti richiesti dal Piano Industria 4.0 per ottenere le agevolazioni fiscali dell’iper ammortamento e super ammortamento e la protagonista in questo caso è proprio l’interconnessione.

Cosa dice la Circolare

Entriamo un po’ più nel dettaglio. Il Ministero dello Sviluppo Economico ha emesso la Circolare del 1°agosto 295485 dal titolo “Agevolazione agli investimenti in beni strumentali per la trasformazione tecnologica e digitale – Ulteriori chiarimenti concernenti il requisito dell’interconnessione per alcuni beni del primo gruppo dell’allegato A” dove viene specificato che per alcuni beni strumentali il requisito dell’interconnessione potrebbe risultare non necessario.

“si ritiene che, con riferimento al rispetto del requisito dell’interconnessione ai sistemi informatici di fabbrica […] non richieda necessariamente che il bene sia in grado di ricevere in ingresso istruzioni e/o part program riguardanti lo svolgimento di una o più sequenze di attività identificate, programmate e/o dettate esternamente […] è, al contrario, sufficiente che il bene sia in grado di trasmettere dati in uscita”

Quindi è sufficiente che il bene trasmetta dati verso l’esterno. Questa modifica interessa solo alcune macchine utensili progettate per eseguire un unico ciclo di lavoro o per un’unica lavorazione standardizzata poiché, come si legge nella Circolare, “non necessitano di ricevere istruzioni operative né in relazione alla sequenza (temporale e/o logica) delle attività o delle azioni da eseguire, né in relazione ai parametri o alle variabili di processo”.

Quindi in sintesi, a seguito di questa Circolare, un macchinario rispetta il requisito di interconnessione se è in grado di generare dati in uscita, quindi per esempio passare informazioni al sistema gestionale, mentre non è richiesto che debba ricevere istruzioni da remoto.

Una precisazione che forse arriva un po’ in ritardo e che avrebbe potuto semplificare il lavoro di chi ha avuto molte difficoltà a ricercare beni strumentali che potessero soddisfare il concetto di tecnologia bidirezionale. Il risvolto positivo di questo aggiornamento è che va a restringere il campo e a semplificare un concetto che probabilmente ha scoraggiato molte imprese a fare investimenti costosi per paura di sbagliare.

Interconnessione sì, ma non solo tra macchinari

Questa Circolare fa riferimento all’interconnessione legata ai beni strumentali materiali, ma sappiamo bene che per poter realizzare la Smart Factory questo concetto non deve limitarsi alle macchine. La base da cui partire dev’essere la comunicazione tra risorse umane e soluzioni tecnologiche.

Il processo di trasformazione deve passare attraverso le persone, le competenze aziendali e le tecnologie, ma soprattutto non deve essere circoscritto all’area produttiva di un’azienda, ma deve coinvolgere tutte le aree aziendali.

Come fare per rendere protagonisti di questo cambiamento ogni singolo elemento che costituisce l’azienda? Utilizzare soluzioni informatiche integrate, uniformi nei processi e facili da utilizzare potrebbe essere il primo passo, seguito da un’adeguata formazione del personale.

Garantire un flusso delle operazioni omogeneo

Se all’interno della mia azienda vengono utilizzati sistemi informatici differenti, che non parlano tra di loro e che richiedono competenze troppo specifiche ne risente tutta l’organizzazione aziendale. Troppo spesso a causa di errori, malfunzionamenti e difficoltà nel reperimento delle informazioni si creano “colli di bottiglia” che rallentano l’intero flusso delle operazioni aziendali.

Aderire alla quarta rivoluzione industriale non significa avere per il reparto produttivo macchinari nuovi, automatizzati e tecnologicamente avanzati se poi nell’area commerciale, i venditori si ritrovano a dover identificare la miglior offerta per il cliente tra quelle possibili sfogliando cataloghi e listini, compilare fogli Excel o addirittura cartacei per redigere offerte manualmente, incrementando il rischio di errore sulla documentazione tecnica che servirà poi alla produzione.

Adottare soluzioni informatiche che permettono di centralizzare le informazioni, averne la disponibilità, essere in grado di recuperarle in tempi ridotti e garantire uniformità nella gestione aziendale sono ottimi punti di partenza per la scalata verso l’innovazione della propria impresa. In un contesto di questo tipo Axioma, che sviluppa software per le aziende da 40 anni, sa bene quanto sia importante offrire per il mondo industriale soluzioni software innovative e integrate.

industria 4.0

Integrazione tecnologica: Industria 4.0 sì, ma prima interconnessione tra gli uffici aziendali

Le nuove tendenze e richieste del mercato portano le imprese industriali ad investire in tecnologie integrate e interconnesse. Eppure uno dei principali problemi che ostacola il progresso verso Industria 4.0 è l’impiego da parte dei vari settori di soluzioni software poco intuitive e non comunicanti fra di loro.

Prima delle nuove tecnologie, prima di nuovi impianti, prima di nuovi macchinari 4.0, è fondamentale una soluzione che permetta di far comunicare le varie parti di un’azienda per assicurare efficienza al 100%. Quale strumento migliore del CRM?

Un software CRM è in grado di creare interconnessione fra le varie aree aziendali, portando a un risparmio di tempo da impiegare in altre attività e soprattutto una riduzione del margine di errore e un aumento dell’efficienza generale di tutta l’organizzazione.

Lo scenario attuale

Prima però di parlare dei vantaggi, vediamo se e come viene utilizzato dalle aziende italiane. Nonostante il CRM sia reputato dalla maggioranza come il cuore del business, forse solo secondo all’ERP, dall’indagine svolta dall’Osservatorio CRM 2017 risulta che il suo posizionamento in azienda sia attualmente ancora debole. Soltanto infatti il 38% delle imprese che hanno partecipato alla ricerca afferma che si tratta di un’area aziendale consolidata e operativa, per il 23% è invece esistente ma ancora non ben definita.

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Alla base di questo posizionamento debole ci sarebbe un problema di budget seguito da poche competenze e poca formazione in materia.

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I risultati e i vantaggi che però portano all’adozione di un CRM sono evidenti e condivisi da tutti i decision Manager che lo hanno adottato e lo utilizzano quotidianamente. Per esempio, si concorda sul fatto che si sono ottenuti una condivisione e una qualità migliore di dati e informazioni, una maggiore conoscenza della customer base e una gestione più efficiente della relazione con clienti e prospect. Se sfruttate in modo giusto e intelligente, le funzioni del CRM possono portare reali benefici e infiniti vantaggi a un’azienda.

Budget e competenze sono i primi ostacoli all’adozione del CRM. Axioma Cloud CRM può però aiutare i top manager a oltrepassarli grazie all’interfaccia intuitiva e user friendly che consente a tutti di imparare facilmente a utilizzarlo. Per quanto concerne il budget, Axioma presenta diverse soluzioni che vanno incontro alle esigenze di tutti i clienti, a partire per esempio dalla possibilità di acquisirlo in Cloud, opportunità che permette di contenere i costi iniziali di investimento.

Quali sono i benefici che può ottenere un’azienda dall’impiego del CRM?

  • Centralizzazione delle informazioni: il CRM ti dà la possibilità di registrare tutte le attività e le informazioni relative ai clienti, che diventano così facilmente reperibili in qualsiasi momento. In questo modo puoi creare un profilo clienti dettagliato con le preferenze e le tendenze, così da poter generare comunicazioni e campagne marketing mirate, in grado di catturare l’attenzione e interesse che si potrebbe mutare in una reale opportunità di vendita.

  • Organizzazione e monitoraggio del servizio clienti: secondo il principio di Pareto “il 20% delle cause produce l’80% dei risultati”. Significa in sostanza che l’80% del fatturato di un’azienda è generato dal 20% dei clienti, perciò – per migliorare i propri risultati – bisognerebbe individuare quali azioni portano a risultati concreti e quali comportamenti sono invece dispersivi e poco produttivi. E come individuare questo segmento? Come definire la clientela? Con un software intuitivo di CRM è possibile identificare quali clienti sono più profittevoli, in questo modo si potranno indirizzare le giuste azioni strategiche per soddisfarli al cento per cento. Ovviamente un cliente si può ritenere soddisfatto pienamente solo quando viene seguito e assistito anche nel post vendita, fase che molti non considerano nelle proprie strategie aziendali. Con il CRM di Axioma è possibile raccogliere e monitorare le varie segnalazioni e reclami, assegnarli a chi di competenza e assicurarsi che tutti ricevano risposte e assistenza.

“La tecnologia da sola non basta a risolvere un processo se questo è disegnato male (…), il vero valore delle tecnologie di Industria 4.0 si ottiene quando si usano tutte insieme.” (Osservatorio Industria 4.0 del Politecnico di Milano)

Fattura XML B2B

Fatturazione elettronica tra privati: a che punto siamo?

Siamo pronti ad affrontare l’entrata in vigore della fatturazione elettronica tra privati? Questa domanda è stata posta ormai fin troppe volte, ma questo adempimento è ormai una realtà e possiamo dire che la maggioranza delle aziende italiane è pronta.

Dopo i dubbi iniziali, sta aumentando la consapevolezza che questo adempimento porterà benefici e nuove opportunità nella gestione di un processo amministrativo finora effettuato un po’ manualmente e un po’ con sistemi informatici tradizionali e datati. In questo modo la gestione delle informazioni e le fasi di trasmissione delle fatture vengono automatizzate velocizzando il processo e rendendolo standardizzato. Questo è un ulteriore step verso l’automazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali, focus che persiste ormai da molto tempo nell’ambito della digital transformation.

Ciò che è successo negli ultimi giorni però, ci mette di fronte ad un’altra domanda: se siamo pronti, perché c’è già stata una proroga della prima scadenza?

C’è ancora qualche dubbio

Via libera al primo rinvio e si spera anche l’unico. In realtà la pressione e la preoccupazione di un adeguamento, ha già provocato una proroga per coloro che dovevano partire per primi. L’obbligo di emissione di fatturazione elettronica per cessioni di carburante ad uso motore, fissata per il 1° luglio 2018, slitta al 2019 in modo da uniformarlo a quanto previsto dalla normativa generale valida per tutte le imprese. Rimane invece confermata l’entrata in vigore per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti delle PA.

Ancora qualche dubbio, quindi, che in parte frena alcune imprese ad intraprendere questo percorso. Le scarse competenze interne e la confusione nel capire esattamente come gestire in modo corretto questa nuova procedura provocano ancora un po’ di diffidenza e di conseguenza ritardi. Ecco perché è importante comunicare a queste imprese che ancora non si sentono pronte i benefici di questa normativa, fatta per creare efficienza nei processi di verifica, migliorare e rafforzare le procedure attraverso degli strumenti digitali e per porre le basi alla creazione di un Mercato Unico Digitale Europeo entro il 2020.

Certo come in ogni cambiamento le difficoltà non sono pari a zero, soprattutto per quelle imprese che hanno sempre lavorato nello stesso modo, svolgendo le attività di emissione, registrazione e ricezione delle fatture in modo tradizionale e le parole “digitale” e “innovazione” non fanno ancora del tutto parte dei valori aziendali. Per questa piccola fetta di imprese significherebbe gestire le informazioni sulle transazioni in maniera completamente diversa, digitale ed elettronica. Il timore di incorrere in sanzioni e di non riuscire a trovare un partner affidabile, in questo momento, hanno la meglio sulla volontà di fare un passo verso la digitalizzazione e l’automazione dei processi.

Qual è stato l’impatto finora?

I dati in realtà smentiscono questi dubbi e paure, confermando che nel complesso le imprese italiane sono a buon punto sia in termini di conoscenza sia di capacità di adeguamento alla normativa.

Dal sondaggio dell’ Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B del Politecnico di Milano su 126 grandi imprese (con più di 250 addetti) e 218 PMI “soltanto il 5% delle grandi imprese e il 9% delle PMI non ha ancora deciso come organizzarsi per adempiere all’obbligo normativo o non ne è a conoscenza. Sono positive anche le aspettative: il 50% delle grandi imprese e il 34% delle PMI percepiscono l’obbligo come un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali, mentre il 13% delle grandi imprese e il 14% delle PMI lo vedono come un aiuto per combattere l’evasione fiscale. Inoltre, poco più di un quinto del campione (21%) ritiene che ci sarà un po’ di confusione sul mercato al momento dell’entrata in vigore dell’obbligo.”

Chi ha saputo cogliere questa opportunità dovrà rivedere internamente i propri processi e sfruttare le potenzialità che si generano grazie al passaggio da una gestione cartacea e costituita da documenti a una gestione di flussi di dati, dove la dematerializzazione di un documento fa sì che l’intero ciclo ordine-pagamento diventi digitale e ben definito.

“I benefici di questo passaggio sono evidenti: con l’introduzione della sola fattura elettronica strutturata si possono risparmiare tra i 5,5 e gli 8,2 euro per ogni fattura, mentre con la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine tra 25 e 65 euro ogni ciclo” afferma Claudio Rorato, Direttore dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2b.

Quindi si parla anche di benefici in termini economici, legati alla riduzione dell’impiego di manodopera e costi di spedizione, produzione e stampa delle fatture.

I software gestionali rivestono un ruolo importante

Avere gli strumenti adeguati e tecnologicamente avanzati per far fronte a questo adempimento non è importante, è fondamentale.

Sempre secondo la ricerca dell’Osservatorio il 39% delle grandi aziende e il 32% delle PMI adegueranno il proprio gestionale per adempiere all’obbligo normativo. Mentre le imprese che hanno la propensione ad esternalizzare il servizio sono pari al 34% per le grandi aziende e al 21% per le PMI. Utilizzare un gestionale in grado di emettere fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate e di archiviarle con un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge sono i requisiti per poter emettere fatture in formato XML sia per la pubblica amministrazione, sia per le altre aziende.

Non hai ancora pensato a come scegliere la soluzione giusta? Forse ti sei perso questo articolo sul nostro blog!

integrare erp crm

Integrare ERP e CRM: quando 1+1=3

In un articolo di settimana scorsa abbiamo cercato di capire se il nostro gestionale si è evoluto nella giusta direzione. Lì abbiamo scritto che uno tra i segnali individuati era proprio la possibilità di integrarlo con nuove soluzioni gestionali.

Prendiamo ad esempio in considerazione l’area vendite, oggetto di attenzione particolare proprio per la sua importanza strategica. Il CRM è naturalmente la soluzione gestionale di riferimento, proprio per la sua funzione di supporto ai processi commerciali.

Ma ora sorge spontanea una domanda: integrare ERP e CRM è obbligatorio? Secondo noi sì, o almeno molto utile, ma la risposta in effetti non è così scontata. Tanti addirittura partono un passo indietro e si chiedono perché adottare un CRM se comunque il gestionale è ricco di funzionalità dedicate alla forza vendita.

Per rispondere a queste domande però dobbiamo prima stabilire qual è il confine tra ERP e CRM, chiarendo a cosa servono.

ERP: fa tanto, ma non tutto

Cominciamo con l’ERP. Il software gestionale, come abbiamo già stabilito nell’articolo precedente, è il cuore di ogni impresa, tant’è che presenta funzionalità per tutte le aree: acquisti, magazzino, amministrazione, finanza e controllo, produzione e sì, anche vendite. Qui vengono raccolti gli ordini, inserite le cifre, codificati i prodotti, emesse le fatture, … insomma, tutto ciò che riguarda il “back office” delle vendite.

È un sistema unico, che permette quindi una gestione integrata dei processi. Possiamo dire che l’ERP svolge infatti il ruolo di motore centrale di un’impresa.

Le sue funzioni però si limitano ad essere “amministrative”. Ma la forza vendita ha bisogno di molto di più, non trovate?

CRM: quello che fa il “lavoro sporco”

Un commerciale al lavoro deve curare molti aspetti che appartengono alla sfera “relazionale”. Deve essere cioè in grado di ascoltare il cliente, capire le sue esigenze, trovare la chiave giusta per proporre la sua offerta, scegliere i momenti e i modi giusti. Lo stesso possiamo dire per chi lavora nel marketing: scegliere i destinatari con determinate caratteristiche, confezionare il messaggio più efficace, cogliere i momenti e i mezzi giusti in cui inviarlo, … non sono cose facilmente automatizzabili.

In tutto questo un CRM deve svolgere il ruolo essenziale di assistente, fornendo gli strumenti e le informazioni per far sì che le persone possano dare il meglio di sé in competenze che un software non potrà mai sostituire. (Qui potete trovare tutto ciò che può fare un CRM)

Un buon CRM inoltre si differenzia da un ERP anche perché è in grado di gestire non solo la fase di ricerca dell’opportunità commerciale e della vendita vera e propria, ma anche il post-vendita. Vi rimandiamo a un nostro articolo precedente per approfondire la fase di customer service.

1+1=3: integrare ERP e CRM fa bene

Torniamo alla domanda da cui siamo partiti: perché dovremmo integrare ERP e CRM? Abbiamo chiarito che svolgono funzioni vicine ma diverse, ma questo non spiega ancora la necessità di integrare. Non abbiamo però ancora parlato di una delle fasi fondamentali del processo commerciale: l’analisi delle performance. Sia alla fine, sia durante la trattativa commerciale o la lead generation è importante misurare i risultati o l’andamento di un determinato evento. Ovviamente più dati ci sono a disposizione, più questi sono organizzati, più questa attività diventa agile e soprattutto utile. E cosa concorre a questo risultato più dell’integrazione tra i due software aziendali più coinvolti? Integrare ERP e CRM infatti significa avere dati coerenti, omogenei e corretti, poiché un sistema “attinge” dall’altro e viceversa.

Per ottenere lo stato risultato senza l’integrazione sarebbe necessario un lungo lavoro di ridigitazione dei dati e delle informazioni da un’applicazione all’altra: una grande perdita di tempo e un rischio di commettere errori fin troppo alto. Con l’integrazione invece tutto avviene in automatico e gli stessi dati che troviamo da un lato li troviamo anche dall’altro.

1+1=3 quindi significa proprio questo, cioè avere non solo i vantaggi delle applicazioni singole, ma ottenere molto di più dalla loro integrazione: la possibilità di avere dati, analisi, report che possono indicare la strategia migliore da seguire.

L’ERP e il CRM di Axioma sono integrabili tra loro ma anche alle soluzioni più diffuse sul mercato. Puoi dare un’occhiata e darci la tua opinione.