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Sara Quadri

Case History Demand Planning: intervista al project manager

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Il precedente articolo ha destato la vostra attenzione, perciò vorremmo ringraziarvi per il numero di visite ricevute dandovi ulteriori spunti di riflessione sulla tematica. Come? Abbiamo intervistato uno dei nostri project manager dell’area Impresa 4.0 per farci raccontare storie di successo dei nostri clienti, storie di esigenze e soluzioni che potrebbero essere d’aiuto alla vostra trasformazione verso lo smart manufacturing.

F. :”Il primo caso che vi presento riguarda una società leader mondiale nel settore dell’automotive nella progettazione e produzione di sistemi di trasmissione di potenza per il primo impianto, che fornisce soluzioni tecniche di avanguardia ai suoi clienti, i più importanti costruttori di autoveicoli nel mondo. Ha anche una divisione Aftermarket che segue sia i principali clienti costruttori che i distributori o i singoli clienti nel mondo. È un’azienda globale, con sedi produttive e magazzini in Europa, Nordamerica, Sudamerica, India e Cina.”

E.: “Quali elementi hanno portato il cliente a voler analizzare il processo produttivo per migliorarlo?”

F. :” Sicuramente lo spezzettamento degli ordini da parte di molti suoi clienti – tanti ordini piccoli mensili piuttosto che un solo ordine mensile di rifornimento – che imponeva l’esigenza di avere un quadro globale completo della domanda (pianificata a livello locale) per bilanciare correttamente le tempistiche di produzione, la pianificazione delle scorte i piani di distribuzione e approvvigionamento.

Era necessaria una maggior accuratezza nella previsione della domanda al fine di migliorare il livello di servizio, diminuire le scorte e ridurre i costi complessivi delle operation.”

E.: “Puoi fornirci qualche dato per capire la mole di lavoro del cliente?”

F: “I volumi allo stato iniziale del progetto erano:

  • 5.000 righe di spedizione medie giornaliere
  • 75.000 pezzi/giorno movimentati
  • 1.300 clienti diretti”

E: “E dopo aver adottato i moduli di Demand e Inventory Management, il cliente che risultati ha ottenuto?”

F: “Oltre ai risultati tipici di un prodotto di Demand Planning (previsioni di vendita, caratterizzazione della domanda, scorte minime dinamiche, lotti ideali, punto di riordino,…) è stata completata l’integrazione bidirezionale con l’ERP esistente (un ERP internazionale non gestito da Axioma) comprensivo della nettificazione degli ordini acquisiti nel periodo.

Dopo soli 5 mesi dall’inizio del progetto, i risultati erano già tangibili:

  • Livello di servizio: +11% (da 80% a 91%)
  • Valore delle scorte: -18%
  • Rotazione stock: da 3,4 a 4,1 volte l’anno
  • Riduzione dello slow moving: -26% (da 2.7000.000 pezzi a 2.000.000)”

A regime l’impegno di personale del cliente per la preparazione delle previsioni, controllo dei risultati, market intelligence per variazioni mirate alle previsioni automatiche è di circa 2/3 giorni al mese, migliorando in modo sensibile i risultati operativi insieme ad un abbattimento del lavoro manuale per il controllo delle previsioni fatte con programmi realizzati ad hoc.”

E: “Questo vale per tutte le sedi produttive?”

F.: “Il progetto è in continua evoluzione: siamo partiti dall’Europa e visti gli ottimi risultati si è deciso di usarlo come best practice per le altre sedi.
È stato quindi avviato in Sudamerica (sedi di Argentina e Brasile), in Nordamerica (sedi USA, Messico e Canada) e per quest’anno è prevista l’installazione in Cina.”

E:”Quale elemento pensi sia stato determinate per la riuscita del progetto?”

F.: “Se i prodotti sono importanti, e le soluzioni software da noi proposte sul mercato sono di ottimo livello, ancora più importante è la consulenza del fornitore o di una società esperta che parametrizzi il prodotto per l’azienda e per le necessità esplicitate dalla Direzione (qualche volta anche non esplicitate…) e guidi le persone del cliente nell’avviamento e nel tuning del sistema. La prossima volta vi racconterò un altra esperienza”

 

Se vuoi saperne di più sulle necessità di previsione della domanda, leggi l’articolo precedente.

Alla prossima!

 

gestire le scorte di magazzino
MarketingAxioma

Come prevedere la domanda da parte del mercato e gestire le scorte di magazzino

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Oggi un’azienda che deve comprare per rivendere o per produrre cerca di avere il minimo livello di scorte e diventa ancora più complicato gestire le scorte in un mercato dove gli ordini di vendita sono sempre più ridotti e parcellizzati.

Un nostro cliente una volta ci ha detto “prima pianificavo la produzione per 2/3 mesi, oggi mi muovo a settimane”. In questa situazione, per rispondere efficacemente agli ordini che arrivano dalle vendite (e sappiamo bene che il cliente vuole subito la consegna…), bisogna che i prodotti finiti siano già a magazzino e che la produzione abbia a disposizione le scorte di prodotti intermedi e materie prime necessarie.

La direzione, d’altro canto, chiede espressamente di abbassare i valori di magazzino per aumentare il capitale circolante, e allora che cosa si può fare?

In questo articolo non prendiamo in considerazione tutta la Supply Chain, ma solo la parte iniziale, cioè la previsione della domanda sulla base della quale si organizza la gestione delle scorte. Lasciamo la capacità produttiva e la pianificazione e schedulazione delle attività ad un altro articolo (intanto potete dare un’occhiata qui).

La gestione delle scorte di magazzino

In base al tipo di azienda e dei prodotti che vende, le scorte sono relative a prodotti finiti, semilavorati e materie prime di lavorazione, ma in tutti i casi esistono gli stessi problemi di ottimizzazione. Come abbiamo visto, sotto la spinta della direzione (controllo dei costi) e dei clienti (disponibilità immediata o quasi dei prodotti) il gestore delle scorte di magazzino si trova sotto pressione per non avere sia rotture di stock, che overstock.

Spesso in molte aziende l’overstock riguarda prodotti a bassa rotazione, (che sono mediamente il 50% del valore di magazzino) con scarsa movimentazione e/o con facilità di obsolescenza.

Nonostante una continua attenzione del responsabile del magazzino e delle operations che lavorano sugli ordini fornitori, sulle scorte minime e sui lotti di riordino su basi previsionali, senza un software di Demand Planning che aiuti la previsione della domanda diventa veramente difficile ottimizzare le scorte, soprattutto in aziende con migliaia di SKU da gestire.

Come lavora un software di Demand Planning

Innanzitutto diciamo che un programma di questo tipo è veramente efficace per aziende che producono o vendono da stock e per aziende che producono e vendono in processo ripetitivo, che hanno cioè prodotti con serialità (parti di ricambio, piccoli elettrodomestici, food,etc…). Un prodotto di DP è molto meno performante ed efficiente per aziende che producono sempre nuovi prodotti che difficilmente possono essere accostati a prodotti simili fuori produzione (ad esempio nel settore fashion) a meno di verticalizzazioni specifiche (in alcuni ambiti sono addirittura preferiti prodotti di Production Planning).

Il programma inizia a recuperare i dati di vendita del periodo precedente (serie storiche di solito da 18 a 36 mesi) e propone in automatico un’ipotesi di vendita nel prossimo futuro. Le ipotesi saranno chiaramente più affidabili per periodi vicini alla data di simulazione, ma per prodotti particolari (automotive e spare parts) sono affidabili anche per per medi periodi.

Con molti sistemi la previsione può anche essere graficizzata per facilitarne la visione per gruppo o singolo SKU (vedi grafico 1). Molti prodotti software gestiscono in automatico stagionalità, step change, rotazione, deviazioni erratiche garantendo una previsione efficace.

Grafico 1

Variazioni da parte degli operatori

Ci sono però situazioni per cui le serie storiche non sono sufficienti: in questi casi interviene, per singolo SKU o per gruppo o categoria, un operatore che inserisce nuovi eventi e/o modifica la previsione fornita in automatico. Ad esempio, per le introduzioni e le progressive dismissioni di prodotti, nuovi mercati, canali e scenari di clienti, per promozioni o eventi a qualsiasi livello, per aumenti e diminuzioni sia a %, che in valore assoluto.

Le Note dei distributori e/o del responsabile vendite vengono registrate. Di solito, anche in aziende medio grandi, il lavoro per questi interventi è limitato a uno/due giorni al mese di un operatore e se richiesto, possono partecipare alle variazioni anche direttamente i responsabili di area o i venditori.

In questo modo viene effettuata una previsione della domanda sicura e il forecast viene così trasferito a un modulo di Inventory Planning che evidenzia, tra l’altro, la gestione delle scorte di magazzino giorno per giorno (grafico 2).

Grafico Modulo Inventory

Esempio di grafico di un modulo di Inventory Planning per la gestione delle scorte giornaliera

I valori temporali di scorta per singolo SKU

Siamo convinti che non tutti i prodotti richiedano gli stessi livelli di inventario, per cui un programma di Inventory Planning permette per ogni SKU di classificare la scorta temporalmente, di valutare e calcolare la quantità/frequenza ottimale dell’ordine definendo ogni mese (o ogni periodo a scelta) il lotto economico e il punto di riordino tenendo presente anche i vari lead-time da parte dei fornitori. 

Alcuni programmi prevedono anche delle tecniche “What if” sulle giacenze, ad esempio:

  • Quanto inventario serve per raggiungere un miglioramento dell’1% nel livello di servizio?

  • Quanto costerebbe?

  • Quanto mi farebbe risparmiare un miglioramento del 10% nell’accuratezza delle previsioni?

  • Quante scorte posso eliminare se il lead-time si riduce di 5 giorni?

Qualche programma di Previsione delle Domanda è integrato con l’ERP aziendale, ma è estremamente importante che, una volta fatte tutte le simulazioni, i dati congelati del prossimo futuro (settimana, mese, trimestre, ecc…) vengano inviati all’ERP aziendale sia per quanto riguarda le previsioni di vendita che le scorte di magazzino, comprensivi di giacenza giorno per giorno, punto di riordino e lotto economico ricalcolati.

Chi ci legge capisce a questo punto che programmi di questo genere danno la possibilità di evadere positivamente le richieste da parte della direzione e del mercato, esigenza che abbiamo visto all’inizio di questo articolo.

Da consulenti quali siamo, abbiamo visto molti dei nostri clienti ridurre in modo significativo il valore di magazzino (in qualche caso facendo promozioni su prodotti in obsolescenza), migliorando anche il livello di servizio.

Ai prossimi articoli per qualche case history…

velocizzare-le-offerte-cpq
Sara Quadri

Come velocizzare la preparazione delle offerte ai clienti

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Quante volte capita che il cliente è davvero interessato ad acquistare il nostro prodotto e manca veramente poco per finalizzare la vendita, ma passano giorni e giorni prima che gli venga inviata l’offerta formale? Magari nel frattempo il cliente ha già valutato preventivi dei nostri concorrenti…

Non è un segreto che formulare e inviare velocemente un preventivo corretto al cliente, battendo sul tempo la concorrenza, aumenta la possibilità di concludere la vendita. Ma i dettagli a cui i venditori devono prestare attenzione sono molti e la preparazione dell’offerta può richiedere più tempo del previsto.

Offrire il giusto supporto all’area vendite

È anche vero che, molto spesso, l’area vendite è poco supportata dagli altri reparti e non è dotata di strumenti adeguati. Blocchi degli appunti, post-it, agende, strumenti di produttività quotidiana per registrare le informazioni e formulare le offerte (tra fogli di calcolo e di testo, chi riesce a ritrovare tutto?): l’intero processo di vendita viene gestito a mano, e ogni volta che serve recuperare delle informazioni si perde molto tempo e si origina disorganizzazione.

Con tutte le attività che un venditore deve svolgere ogni giorno, è davvero complicato stare dietro a tutte le trattative di vendita.

“solo 10,8 delle ore settimanali dei professionisti e manager che si occupano di Sales sono dedicate alla vendita (poco più del 22% del tempo lavorativo complessivo). La maggior parte del tempo viene impiegata per compiti amministrativi (23% del tempo) e gestione degli ordini (12%). Alla pianificazione ed ai servizi pre e post vendita vendono dedicate poche ore, solo il 10% del tempo complessivo delle attività di lavoro.” [GetMoreDone Research]

Inoltre la gestione non organizzata delle informazioni sui clienti e possibili tali, ne rallenta notevolmente la ricerca e la consultazione. “Dove ho registrato le informazioni sul cliente che ho incontrato settimana scorsa?”, “Devo essermi appuntato da qualche parte quella richiesta, ma non ricordo dove…”,…

Se queste possono essere le difficoltà nella “banale” ricerca delle informazioni, figuriamoci quanto tempo occorre per la formulazione delle offerte.
I tempi si allungano notevolmente se l’azienda vende prodotti composti da più variabili perché il processo di preventivazione richiederà il coinvolgimento e l’approvazione di più reparti.

Più il prodotto è configurabile, più sono le approvazioni da richiedere

Proviamo a ripensare ai passaggi che il venditore deve fare per ottenere un’offerta corretta per un prodotto o servizio ad alta configurabilità:

  1. consultare e verificare a catalogo i listini applicabili
  2. se il cliente mi chiede una personalizzazione, verificarne la fattibilità insieme al reparto tecnico e attendere una loro approvazione
  3. calcolare i costi interni
  4. decidere il prezzo da applicare al cliente
  5. infine, inviare l’offerta al cliente

…ma non è tutto. Il cliente richiede uno sconto, quindi è probabile che dovrai inviare la richiesta alla direzione commerciale per un’ulteriore autorizzazione.

Ecco, ora è possibile fornire al cliente quanto richiesto. Ma quanti giorni sono passati? E se i colleghi dell’area tecnica sono troppo impegnati per visionare la mia offerta? E se il file Excel che ho consultato per controllare i prezzi non è l’ultima versione aggiornata?

Tutti questi inconvenienti rallentano il processo di preventivazione e causano errori.

Come velocizzare la formulazione delle offerte, avere tutte le informazioni commerciali a portata di mano e garantire la fattibilità della richiesta in pochi passaggi, magari direttamente presso il cliente?

I vantaggi di una vendita guidata con un CPQ

Un software di configurazione d’offerta automatizza molti passaggi, riducendo drasticamente sia gli errori, sia il tempo di creazione dei preventivi. Con i seguenti vantaggi:

  • RISPOSTE IMMEDIATE AL CLIENTE: con tutte le informazioni su cataloghi, listini delle diverse linee di prodotto, scontistiche applicabili il venditore non dovrà più ricorrere al solo aiuto della memoria o a strumenti diversi per confermare velocemente la fattibilità della richiesta al cliente e supportarlo nel processo di acquisto.
  • RIDUZIONE DEGLI ERRORI E DELLE TEMPISTICHE NELLA GENERAZIONE DEI PREVENTIVI: il processo di configurazione è guidato attraverso una proposta di combinazioni possibili e valorizzazione automatica di ciascuna variabile, definite a priori in base alle regole produttive e commerciali dell’azienda. Questo elimina la necessità di dover richiedere e aspettare un’approvazione sulla validità del preventivo e sulla producibilità di quanto richiesto (anche su prodotti mai realizzati…).
  • RISPETTO DELLA MARGINALITÀ: grazie al calcolo automatico dei prezzo delle variabili coerentemente ai costi interni, il venditore ha la sicurezza di concludere la trattativa tutelando ila marginalità.
  • RECUPERO IMMEDIATO DI DOCUMENTI COMMERCIALI: tutte le offerte configurate vengono salvate in un archivio digitale così da essere disponibili per la creazione di un’offerta simile. Non dover ripartire da zero, è un grande vantaggio in termini di tempo!
  • RACCOLTA DEGLI ORDINI IN TEMPO REALE: se il cliente conferma l’offerta, viene inviata direttamente al gestionale aziendale, eliminando attività di trascrizione, inserimento e controllo una volta tornati in ufficio. Anche l’invio della distinta base alla Supply Chain è automatico, di modo da rendere immediato l’avvio in produzione.

Insomma, i vantaggi sono davvero tanti. Soprattutto per quelle aziende che hanno più sedi e una forza vendita multicanale: agenti, rivenditori, distributori,… Formulare offerte con un software CPQ rende uniforme il flusso di informazioni commerciali e l’intero processo di preventivazione che molto spesso viene effettuato da persone diverse, con ruoli differenti.

Noi di Axioma offriamo una soluzione di CPQ utilizzabile via web così da poter accedervi direttamente presso il cliente su tablet o su pc, disponibile anche in cloud e integrabile con i sistemi aziendali già in uso.

 

Documenti elettronici nei processi aziendali
Elisabetta Cimino

I documenti: come renderli parte dei flussi aziendali, non solo per la FE

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Con la fatturazione elettronica diventa centrale il ruolo del DOCUMENTO nei processi aziendali, documento che potrebbe rappresentare il grande motore della trasformazione digitale di questo periodo.

La normativa prevede un solo formato standard per i documenti fattura, l’XML, e un solo canale tramite cui inviarli e riceverli, il Sistema di Interscambio. Il focus quindi è orientato verso l’adeguamento delle fatture che non avranno validità se emesse in altri formati, tipicamente in pdf.

Abbiamo spiegato in altri articoli che, limitandoci ad estrarre le fatture attive e a leggere le passive in XML, l’adeguamento non sembra così impegnativo… se non fosse per la mole di attività di data entry richiesta per il caricamento delle fatture e la relativa contabilizzazione. Certo, se si trattano poche decine di fatture l’operazione non è gravosa, ma quando la quantità aumenta i problemi relativi a costi e tempi si moltiplicano. Per non parlare della sicurezza e correttezza dei dati gestiti.

Ecco perché è importante considerare la fatturazione elettronica come un’opportunità per digitalizzare i processi amministrativi, ma non solo. Con la dematerializzazione del documento fattura si può pensare di fare un passo un po’ più lungo per arrivare a digitalizzare tutti i documenti aziendali, e di conseguenza i processi a essi connessi. Un fil rouge che passa dall’area amministrativa, a quella commerciale, tecnica, legale, … e che mira e velocizzare i processi, a interconnetterli e a renderli più efficienti e meno costosi.

I documenti nei processi aziendali

Il documento nei processi aziendali…

…nell’area commerciale

Partiamo dall’attività di vendita: in questa fase vengono generati diversi tipi di documenti (preventivi, bozze di offerte, ordini,…), spesso non direttamente dal venditore che ne ha bisogno.

Produrli, raccoglierli, organizzarli e archiviarli richiede tempo, soprattutto quando devono essere sottoposti a controlli o autorizzazioni. L’esempio pratico più semplice è quello della richiesta di fornitura da parte di un possibile cliente che necessita di un preventivo dei costi per far produrre al commerciale di riferimento un’offerta coerente con la politica commerciale dell’azienda (in sostanza che garantisca marginalità e delivery fattibile): il commerciale riceve la richiesta, chiede al reparto predisposto la verifica dei costi interni, produce il documento di offerta che deve essere autorizzato dalla direzione commerciale e lo invia al cliente. Si tratta di un flusso di attività che presuppone lo scambio e la condivisione di documenti.

I possibili problemi che possono sorgere sono:

    1. perdita del documento e dei dati
    2. moltiplicazione delle versioni
    3. condivisione tradizionale del documento troppo costosa (stampe, spedizioni, …)
    4. condivisione via mail troppo destrutturata con rischio che il documento venga cestinato, non letto, perso oppure, come al punto 2, già obsoleto nel momento in cui lo si legge
    5. tempistiche dilatate per ottenere tutte le autorizzazioni/firme necessarie al documento
    6. problemi di spazio di archiviazione
    7. problemi di ricerca per criteri di classificazione e archiviazione non condivisi

Poter recuperare velocemente un’offerta, senza doverla cercare tra le cartelle del proprio PC, tra la posta inviata o, ancor peggio, tra i documenti cartacei sulla scrivania, consente al commerciale di gestire le trattative in maniera più efficiente, senza perdite di dati e soprattutto di tempo. Attraverso la digitalizzazione dei documenti è più semplice e immediato recuperare le informazioni con la sicurezza di trovarle sempre nello stesso posto, aggiornate e condivisibili con altri uffici.

Inoltre, ridurre le tempistiche, ma anche l’utilizzo di carta, significa anche ridurre i costi. 

Ma non finisce qui. Cosa succede quando il cliente conferma l’offerta?

…nell’area amministrativa, produzione e logistica

L’amministrazione riceve dal commerciale l’offerta firmata per inserire e processare l’ordine nel gestionale. Questo innesca tutta una serie di azioni che porteranno alla realizzazione del prodotto, alla consegna, eventuale installazione e, infine, alla fatturazione. Anche in queste fasi il documento si configura come elemento trasversale e indispensabile (ordine, distinta di produzione, bolla e fattura) in cui vengono raccolte le informazioni necessarie a tutti i dipartimenti per realizzare la fornitura del prodotto o servizio venduto.

Se archiviato digitalmente, classificato correttamente e condiviso, consente di centralizzare le informazioni, far attingere tutte le persone coinvolte nelle attività a un unico file sempre aggiornato e organizzare flussi operativi fluidi e veloci.

Il documento viene quindi “liberato” dal concetto di supporto fisico con cui viene veicolato e dalle limitazioni e problematiche che ne derivano.

Potremmo andare avanti così a descrivere il ruolo del documento negli altri dipartimenti aziendali. Ciò che appare chiaro è che dotarsi di un sistema documentale avanzato in grado di archiviare, classificare ed abilitare workflow approvativi in maniera elettronica diventa indispensabile per pensare ad un processo di trasformazione digitale.

Il documento digitale per la fatturazione elettronica, ma non solo

Adeguarsi alla normativa è un obbligo. Sfruttarla per estendere la digitalizzazione anche agli altri documenti e processi è un’opportunità unica per trasportare la propria azienda in una nuova era.

Ciò non vuol dire che da domani non esisterà più la carta: la trasformazione richiede tempo, un passaggio graduale, ma i benefici saranno godibili fin da subito.

Pensando alla sola fatturazione elettronica, secondo l’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano, il costo di una fattura trattata in maniera tradizionale si attesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro. I risparmi derivanti dall’introduzione della fattura elettronica oscilleranno tra i 5,5 e gli 8,2 euro a singola fattura, dai 25 ai 65 euro per l’intero ciclo dell’ordine.

 

Per approfondire il tema della dematerializzazione dei documenti, visita la nostra pagina.

 

Assintel report 2019: spesa, priorità e cambiamenti organizzativi in ambito ICT in Italia
Elisabetta Cimino

Assintel Report 2019: spesa, priorità e cambiamenti organizzativi in ambito ICT in Italia

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Assintel Report 2019: la trasformazione digitale deve essere veramente compresa e inserita in una strategia bene precisa per trarne beneficio.

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Scegliere il software adatto
Elisabetta Cimino

2 elementi necessari per scegliere il software adatto alle tue esigenze

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In questo articolo affronteremo il tema dell’adozione di un software e, nello specifico, della valutazione di due elementi molto importanti per scegliere il software adatto alle tue esigenze: l’analisi e la demo.

Digitalizzazione dei processi, automazione della forza vendita, digital disruption, gestione paperless, … tutti concetti molto attuali, considerati talvolta degli imperativi aziendali e che sottintendono l’adozione di strumenti tecnologici avanzati. Ma come scegliere la miglior soluzione? In un precedente articolo abbiamo detto che non esiste il miglior software in assoluto, ma il miglior software ADATTO A TE. E allora come deve essere affrontata tale valutazione?

Scegliere il software adatto alla tua azienda: l’analisi

Sembrerà una banalità, ma per capire se quel programma è in grado di soddisfare le richieste aziendali, sia applicative che tecnologiche, è necessario condurre un’analisi.

In questa fase l’azienda dovrebbe descrivere i processi fino a quel momento in essere e raccogliere l’elenco delle esigenze espresse dai reparti coinvolti dal futuro processo di automazione. Si tratta di una fase molto delicata, in cui è fondamentale sviscerare tutti gli elementi e le pratiche inerenti, eccezioni al flusso comprese. L’azienda deve cioè essere in grado di sapere in che situazione si trova e quali obiettivi vuole raggiungere.

Si parte con il coinvolgimento della direzione e dei futuri utilizzatori del software, oltre che del reparto IT: la direzione in qualità di decision maker e probabilmente – ci si augura – promotrice dell’innovazione e della digitalizzazione di quell’area aziendale; gli utilizzatori del software o key user perché conoscono il processo nel profondo e potranno contribuire a individuare le funzionalità imprescindibili oltre a valutarne l’interfaccia; infine l’IT, fondamentale per le scelte in merito alle modalità di installazione, distribuzione, accesso e sicurezza della nuova soluzione software.

Insieme, si ripercorrono tutti gli step delle attività svolte quotidianamente indicando i punti critici del relativo espletamento manuale e se vengono utilizzati strumenti informatici di supporto.

L’errore che l’impresa commette solitamente consiste nel descrivere le funzioni del programma piuttosto che il processo applicativo desiderato. Facciamo un semplice esempio: non dovrò dire che cerco un programma online, bensì un software che potrà essere utilizzato dai miei agenti, spesso fuori ufficio e con accesso al solo tablet o smartphone. Cosa che significa ben più di un semplice “software online”!

Le funzioni lasciamole a carico del fornitore che contatteremo, l’importante è che la soluzione proposta risponda esattamente ai nostri bisogni.

La stessa cosa vale per l’aspetto tecnologico: se in azienda non dispongo di risorse in grado di lavorare su uno specifico database o tecnologia oppure non ho i mezzi e la capacità economica di dotarmi di un’infrastruttura tale da accogliere un software di un certo tipo , lo farò presente nell’analisi in modo tale che sia il fornitore a propormi la soluzione più idonea. Se il prodotto è standard e quindi non si può intervenire sulla tecnologia usata per svilupparlo,  ad esempio, mi proporrà un’adozione in cloud per sollevarmi da qualsiasi incombenza, a patto di avere una connessione Internet adeguata.

Una volta terminata la vostra parte, spetta all’azienda informatica completare il vostro documento in base alla sua esperienza e agli approfondimenti che condurrà con voi.

E un buon approfondimento non può prescindere da una demo. Il consiglio che vi diamo è quello di affrontare una demo, dopo aver analizzato la vostra realtà o rischiereste di essere troppo influenzati da ciò che avete visto e quindi legarvi alle funzioni interessanti che vi hanno presentato – che potrebbero essere un plus ma non un must – piuttosto che sulle vostre reali esigenze.

 

Scegliere il software adatto alla tua azienda: la demo

Cosa vuol dire demo? In base alla nostra esperienza, il termine ha assunto diversi significati che hanno un un minimo comun denominatore: la dimostrazione pratica del funzionamento del software. Come poi viene effettuata questa dimostrazione, dipende dal fornitore.

Noi di Axioma amiamo presentare il software vis à vis al possibile cliente e quindi ripercorrere con lui i moduli e le funzioni simulando casi reali. Vien da sé che per l’incontro ci impegniamo nel creare un ambiente dove il cliente possa riconoscere la propria operatività. Crediamo che questa modalità sia utile per il cliente che viene guidato nella visione di un nuovo programma e che può trovare risposte immediate ai suoi dubbi, ma anche per noi che riusciamo a interpretare meglio le sue esigenze grazie alla relazione diretta e individuare subito i punti critici che richiedono un maggior approfondimento.

C’è invece chi fornisce demo online, chiamate anche trial, senza contatto diretto con il cliente che, previa registrazione, scarica una prova gratuita per un periodo limitato. Durante questo periodo ha la possibilità di “giocare” con le diverse funzioni e valutare autonomamente se risponde ai bisogni aziendali. Alcuni fornitori forniscono comunque supporto durante il periodo di demo.

La presentazione del software vi permette di immedesimarvi nell’utilizzo quotidiano che potreste farne, immaginando la futura automazione del vostro lavoro.

 

Per concludere non servono grossi ragionamenti: non acquistate un software senza aver condotto un’analisi sulle esigenze e, soprattutto, senza averlo visto all’opera!

 

Fatturazione B2B
Elisabetta Cimino

Fatturazione elettronica: automatica o manuale?

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Continuano le nostre considerazioni sulla fatturazione elettronica.

Come già scritto nel precedente articolo si tratta di un’occasione per rendere efficienti i processi di gestione amministrativa e per ridurre i costi. Quando parliamo di riduzione dei costi non pensiamo solo al taglio dei costi della carta, ma prevalentemente del risparmio derivante dall’automazione di molte attività, ad esempio quella di inserimento dati e contabilizzazione. Il risparmio è quindi maggiore laddove l’automazione raggiunge livelli molto alti. Altrimenti si limita al risparmio sulle risme di carta e sull’inchiostro delle stampanti.

Il tema di cui parliamo oggi è quindi il seguente: fatturazione elettronica manuale o automatica?

La produzione del file XML è un aspetto puramente tecnico, esattamente come l’invio e la ricezione dallo SDI. Elementi poco rilevanti ai fini dell’efficienza, in quanto in base alla professione del tuo fornitore questi servizi vengono erogati da quasi tutti i concorrenti presenti sul mercato.

La differenza sostanziale consiste nell’esistenza o meno di un’integrazione di questi servizi con il vostro sistema gestionale. Se uno solo di questi passaggi – e scusate se riproponiamo la solita immagine ma è necessaria per comprendere la complessità dell’intero processo – viene svolto a mano (ad esempio la registrazione della fattura e la contabilizzazione sia attiva che passiva) allora si produrranno inesorabilmente delle inefficienze e dei costi sicuramente superiori rispetto all’investimento che avreste sostenuto per adottare una soluzione informatica in grado di automatizzare tutto il ciclo.

Fatturazione elettronica attiva

Fatturazione elettronica passiva

La scelta di procedere manualmente mette anche a rischio l’adempimento: la normativa, infatti, impone delle restrizioni e dei vincoli sia per il formato dei dati da trasmettere sia per il trattamento stesso delle fatture. Come essere sicuri di non incorrere in nessun errore se il processo non è digitale e quindi sottoposto a verifiche e controlli automatici?

 

 

 

Fatturazione elettronica
Elisabetta Cimino

Fatturazione elettronica: dubbi e domande a cui dovresti dare risposta

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Mancano 3 mesi alla partenza ufficiale della fatturazione elettronica B2B che interesserà tutte le aziende italiane, a eccezione dei contribuenti “minimi” e “forfettari”.

Come tutti sapranno ormai, la questione non è da prendere sottogamba: se all’inizio sembrava un cambiamento di poco impatto, limitato al formato elettronico a cui dovranno adeguarsi le fatture, ora è chiaro che si tratta di un cambiamento di considerevole entità che coinvolgerà molti processi aziendali, persone e sistemi. Cambierà il rapporto con i fornitori, con i clienti, muterà l’organizzazione del flusso informativo e si riposizioneranno le risorse all’interno del processo.

Come in ogni cambiamento, ci saranno pro e contro da valutare con attenzione per trasformare un adeguamento normativo impegnativo in un’opportunità imperdibile per migliorare l’efficienza della propria azienda: un’occasione per snellire i processi, per ridurre i costi, per garantire sicurezza e correttezza dei dati e per portare l’azienda ad un alto livello di automazione e digitalizzazione.

In questo articolo, cercheremo di suggerirvi alcune domande da porvi per effettuare delle valutazioni complete ed effettivamente aderenti alla vostra realtà aziendale.

Le vostre caselle mail saranno prese d’assalto dai messaggi pubblicitari che vi propongono “la miglior soluzione per la fatturazione elettronica”. Quali domande dobbiamo farci per capire se è davvero una valida soluzione per la nostra azienda?

Partiamo con il rivedere tutto il flusso coinvolto:

Fatturazione elettronica attiva

Ciclo attivo

Fatturazione elettronica passiva

Ciclo passivo

Come si vede dall’immagine, nel ciclo attivo, a seguito di una vendita, emissione DDT e consegna, la fattura viene emessa dall’ERP (come Axioma Cloud ERP), trasformata in XML, inviata allo SDI – che risponde con eventuali notifiche – e portata in conservazione sostitutiva. Si procede poi con la ricezione del pagamento.

Nel ciclo passivo si parte con una richiesta d’acquisto, l’arrivo della merce o l’erogazione di un servizio, la ricezione di una fattura in formato XML, la registrazione nell’ERP coerentemente con quanto richiesto nella richiesta d’acquisto e quindi l’autorizzazione al pagamento.

 

Fatturazione elettronica: perché si parla solo di processo documentale?

Prima questione: perché molti fornitori parlano esclusivamente di documento? La fatturazione elettronica riguarda, per l’appunto, i processi di fatturazione attiva e passiva. è vero che la normativa si basa sul concetto di formato standard, l’XML, e quindi è necessario dotarsi di uno strumento che estragga la fattura di vendita dal nostro sistema e che legga quella passiva in XML, ma questo è solo una parte di un intero processo che viene smaterializzato.

Il processo di per sé è prettamente gestionale. Banalmente, prima dell’entrata in vigore del concetto di fattura elettronica, quando si parlava di fatturazione si pensava all’ERP, non certo al documentale dove veniva archiviata la fattura.

Anche la conservazione sostitutiva, che lo ricordiamo può essere fatta solo da un ente accreditato, è una parte di un processo ben più ampio.

Quindi assolutamente il sistema documentale è un aspetto cruciale, ma non è il solo da considerare.

La domanda da porsi in questo caso è: che livello di automazione voglio raggiungere? Le strade in questo caso sono 2:

  1. posso accontentarmi di un servizio che gestisca solo l’invio e la ricezione delle fatture in XML: che converta cioè le fatture attive emesse dal mio ERP e legga le fatture passive che ricevo in formato XML, che gestisca il colloquio con lo SDI (attenzione perché anche questa attività potrebbe non essere coperta dal fornitore) e che proceda alla conservazione sostitutiva. Il resto delle attività, ad esempio la registrazione, la verifica e la contabilizzazione delle fatture, verrebbe così gestito a mano dal personale della mia azienda.
  2. posso avvalermi di un servizio che automatizzi l’intero processo attivo e passivo e che coinvolga quindi anche il gestionale.

Oltre che dall’obiettivo di innovazione, la risposta deriva sicuramente da un’analisi dei costi, e quindi del tempo, impiegato nelle varie fasi del processo, ma anche dalle risposte che darete alle prossime domande.

 

Fatturazione elettronica: come faccio a garantire coerenza tra l’XML e la fattura registrata?

In alcuni convegni abbiamo sentito alcune aziende dire: “…tanto mi farò mandare comunque il PDF della fattura dal mio fornitore”. Questo vuol dire adottare un sistema che gestisce ricezione e invio, ma procedere alla registrazione delle fatture in maniera manuale grazie al documento in PDF che facilita la lettura dei dati.

Una prassi che sicuramente semplifica il lavoro, ma espone l’azienda a forti rischi: chi ci assicura infatti che quello che è stato riportato nel PDF (generato manualmente dal fornitore? estratto dal suo ERP?) sia esattamente ciò che contiene l’XML? Se ci fossero delle incongruenze e io contabilizzo i dati del PDF, quali errori potrei riportare? Quando, ma soprattutto se, ho la possibilità di accorgermene?

Il sistema che sceglierai dovrà essere in grado di garantirti questa coerenza.

 

Fatturazione elettronica: in caso di controlli, dove risiedono i dati delle mie fatture?

In base al sistema da te scelto, devi sempre essere in grado di recuperare i dati – e sapere dove risiedono. Innanzitutto per una questione di sicurezza delle informazioni che gestisci e di operatività quotidiana (mai capitato di dover ricontrollare una fattura anche dopo averla archiviata?), ma anche in occasione di controlli fiscali.

 

Abbiamo elencato 3 delle domande principali che secondo noi possono indicarvi la strada da percorrere per sfruttare l’adeguamento normativo a vantaggio di un efficientamento dei vostri processi aziendali.

 

Sicuramente non sono tutte, l’argomento è delicato e meriterebbe un’analisi più approfondita.

Se hai interesse ad affrontare l’argomento della fatturazione elettronica puoi continuare a seguire il nostro blog o contattarci tramite apposito form.

Scegliere il miglior software
Elisabetta Cimino

Best practice: scegliere il miglior software – e il miglior fornitore – per la tua azienda

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Cosa guida le aziende italiane nella scelta del fornitore del miglior software per le proprie esigenze?

La qualità del software? Sarebbe la risposta più immediata.

In realtà i processi di software selection sono molto complessi in quanto i fattori in gioco sono molti e le valutazioni si basano per lo più su ipotesi piuttosto che certezze. Ad alcuni di voi ad esempio sarà capitato di ricevere un preventivo per un progetto, che poi in fase di realizzazione si è trasformato in tutt’altra cosa. Ecco, su questo frangente bisogna stare attenti a valutare l’esperienza del fornitore in progetti simili al nostro e, purtroppo bisogna dirlo, l’onestà del referente commerciale. Ma nessuno può darci la sicurezza di compiere la giusta scelta.

Per darvi un po’ il quadro dei fattori da esaminare, prenderò l’esempio di un cliente che ha scelto Axioma dopo essere incappato in una brutta e soprattutto costosa esperienza.

La scelta del fornitore e del software – parte 1

Partiamo dal contesto: media azienda italiana in forte espansione. Negli ultimi anni ha creato sedi all’estero e oggi è presente in 15 Paesi, con una rete commerciale sia diretta che indiretta.

Passiamo al problema: finché il personale era interno e facente capo ad una sola sede, la gestione degli ordini era abbastanza semplice. Semplice, ma pur sempre bisognosa di uno strumento per velocizzare la gestione commerciale e ottenere report puntuali su tutto il lavoro fatto o in sospeso. In vista anche dell’espansione all’estero, si è avviata la software selection tra prodotti di stampo internazionale.

Dopo qualche settimana di incontri, analisi, demo del prodotto e varie ipotesi di progetto, si identifica il consulente informatico, partner della software house multinazionale, che li avrebbe condotti all’automazione della forza vendita.

I problemi della fase di start-up

Alcuni problemi nascono nel momento in cui, una volta installato e configurato il prodotto, si passa alla fase di training ai venditori, ovvero ai veri utilizzatori del software.

È anche il momento in cui il prodotto viene presentato per la prima volta ai reali utilizzatori e diventa subito chiaro che nell’analisi tecnica non erano state considerate molte situazioni e casistiche che il software avrebbe dovuto coprire.

Le proposte di workaround o di gestione semi-manuale non trovano d’accordo i venditori, ma neanche la direzione. Per cui si procede con un’ulteriore analisi e la realizzazione di personalizzazioni che posticipano di 6 mesi l’utilizzo dell’applicazione. Senza contare il costo non preventivato in fase iniziale.

Con questi “aggiustamenti” l’azienda procede per un altro anno, imparando molto bene a lavorare con questo nuovo strumento.

Le esigenze aumentano, il software risponde

Dopo circa 12 mesi, apre finalmente le prime 4 sedi estere. E iniziano i veri problemi. Senza entrare nei minimi particolari, il software si rivela non idoneo a questa nuova situazione poiché non è in grado di integrarsi con altre piccole applicazioni locali, trova difficoltà ad adattarsi a nuovi scenari organizzativi e manifesta problemi di stabilità dovuta alla moltiplicazione degli utenti connessi contemporaneamente.

Aspetto forse più problematico: essere stati dirottati su un altro Partner.

Questo ha voluto dire cambiare l’interlocutore, il metodo di lavoro e il dover ripercorrere anche solo in minima parte tutto il lavoro svolto fino a quel momento per rendere edotto il nuovo fornitore.

La scelta del fornitore e del software – parte 2

Soluzione? L’azienda ha compiuto una nuova software selection, consapevole questa volta di dover trovare un fornitore e un software con determinate caratteristiche:

  1. fornitore
    • solido e possibilmente con un buon brand, ma soprattutto con esperienza con aziende come la propria (es. che possa vantare clienti dello stesso settore merceologico, che abbia già avuto esperienze con aziende con sedi all’estero e con aziende in forte crescita) in modo tale da poter affrontare un’analisi il più completa possibile fin dall’inizio – sapendo bene che l’analisi va condotta anche con gli utenti finali! – e essere supportati da qualcuno che possa guidare non solo la trasformazione tecnologica, ma anche il cammino organizzativo e operativo del cliente
    • che fornisca supporto dall’inizio alla fine del progetto – anche dopo la vendita e quindi per sviluppi futuri –  e che quindi abbia bene in mente lo storico del cliente
  2. software
    • flessibile e scalabile in base alle esigenze del cliente
    • stabile con numero di utenti pari o superiore a quello richiesto – in ottica anche di crescita aziendale
    • già utilizzato da aziende simili per settore merceologico e dimensioni
    • sviluppato con una tecnologia tale da integrarsi facilmente con altre applicazioni già presenti in azienda
    • utilizzabile via web per permettere ai venditori di lavorare anche se sono fuori ufficio
    • che permetta di aggregare i dati provenienti da tutte le sedi
    • multilingua

è così che Axioma è diventata il loro fornitore.

Non abbiamo la presunzione di essere l’unica azienda con queste caratteristiche. Un elemento da evidenziare è che non esiste un miglior software o un miglior fornitore in assoluto, ma esiste quello che è migliore per te!

Quello che possiamo dire è che i 300 utenti presenti in 15 Paesi utilizzano Axioma Cloud CPQ con soddisfazione e con benefici tangibili. Vuoi qualche esempio? Clicca su questa infografica.

Digitalizzazione e l’innovazione dei processi produttivi
Sara Quadri

Piano Industria 4.0, Iper ammortamento e Super ammortamento: interconnessione sì o no?

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Uno degli obiettivi delle aziende, ora più che mai, è stare al passo con l’evoluzione tecnologica. Il Piano Industria 4.0 finora ha contribuito positivamente a dare una spinta alle imprese verso la digitalizzazione e l’innovazione dei processi produttivi, anche se la strada da fare è ancora lunga.

Da quando parliamo di Industria 4.0 si è sempre parlato anche di interconnessione, un concetto legato alla comunicazione tra impianti, persone e dati per rendere l’azienda sempre più innovativa, automatizzata ed efficiente.

Non dimentichiamo però che è anche una caratteristica necessaria per godere degli incentivi dell’iper ammortamento e super ammortamento: incentivi economici a supporto delle imprese che investono in beni strumentali nuovi, beni materiali e immateriali (ad esempio software e soluzioni IT) volti alla trasformazione tecnologica e digitale dei processi produttivi.

Recentemente una nuova Circolare modifica i requisiti richiesti dal Piano Industria 4.0 per ottenere le agevolazioni fiscali dell’iper ammortamento e super ammortamento e la protagonista in questo caso è proprio l’interconnessione.

Cosa dice la Circolare

Entriamo un po’ più nel dettaglio. Il Ministero dello Sviluppo Economico ha emesso la Circolare del 1°agosto 295485 dal titolo “Agevolazione agli investimenti in beni strumentali per la trasformazione tecnologica e digitale – Ulteriori chiarimenti concernenti il requisito dell’interconnessione per alcuni beni del primo gruppo dell’allegato A” dove viene specificato che per alcuni beni strumentali il requisito dell’interconnessione potrebbe risultare non necessario.

“si ritiene che, con riferimento al rispetto del requisito dell’interconnessione ai sistemi informatici di fabbrica […] non richieda necessariamente che il bene sia in grado di ricevere in ingresso istruzioni e/o part program riguardanti lo svolgimento di una o più sequenze di attività identificate, programmate e/o dettate esternamente […] è, al contrario, sufficiente che il bene sia in grado di trasmettere dati in uscita”

Quindi è sufficiente che il bene trasmetta dati verso l’esterno. Questa modifica interessa solo alcune macchine utensili progettate per eseguire un unico ciclo di lavoro o per un’unica lavorazione standardizzata poiché, come si legge nella Circolare, “non necessitano di ricevere istruzioni operative né in relazione alla sequenza (temporale e/o logica) delle attività o delle azioni da eseguire, né in relazione ai parametri o alle variabili di processo”.

Quindi in sintesi, a seguito di questa Circolare, un macchinario rispetta il requisito di interconnessione se è in grado di generare dati in uscita, quindi per esempio passare informazioni al sistema gestionale, mentre non è richiesto che debba ricevere istruzioni da remoto.

Una precisazione che forse arriva un po’ in ritardo e che avrebbe potuto semplificare il lavoro di chi ha avuto molte difficoltà a ricercare beni strumentali che potessero soddisfare il concetto di tecnologia bidirezionale. Il risvolto positivo di questo aggiornamento è che va a restringere il campo e a semplificare un concetto che probabilmente ha scoraggiato molte imprese a fare investimenti costosi per paura di sbagliare.

Interconnessione sì, ma non solo tra macchinari

Questa Circolare fa riferimento all’interconnessione legata ai beni strumentali materiali, ma sappiamo bene che per poter realizzare la Smart Factory questo concetto non deve limitarsi alle macchine. La base da cui partire dev’essere la comunicazione tra risorse umane e soluzioni tecnologiche.

Il processo di trasformazione deve passare attraverso le persone, le competenze aziendali e le tecnologie, ma soprattutto non deve essere circoscritto all’area produttiva di un’azienda, ma deve coinvolgere tutte le aree aziendali.

Come fare per rendere protagonisti di questo cambiamento ogni singolo elemento che costituisce l’azienda? Utilizzare soluzioni informatiche integrate, uniformi nei processi e facili da utilizzare potrebbe essere il primo passo, seguito da un’adeguata formazione del personale.

Garantire un flusso delle operazioni omogeneo

Se all’interno della mia azienda vengono utilizzati sistemi informatici differenti, che non parlano tra di loro e che richiedono competenze troppo specifiche ne risente tutta l’organizzazione aziendale. Troppo spesso a causa di errori, malfunzionamenti e difficoltà nel reperimento delle informazioni si creano “colli di bottiglia” che rallentano l’intero flusso delle operazioni aziendali.

Aderire alla quarta rivoluzione industriale non significa avere per il reparto produttivo macchinari nuovi, automatizzati e tecnologicamente avanzati se poi nell’area commerciale, i venditori si ritrovano a dover identificare la miglior offerta per il cliente tra quelle possibili sfogliando cataloghi e listini, compilare fogli Excel o addirittura cartacei per redigere offerte manualmente, incrementando il rischio di errore sulla documentazione tecnica che servirà poi alla produzione.

Adottare soluzioni informatiche che permettono di centralizzare le informazioni, averne la disponibilità, essere in grado di recuperarle in tempi ridotti e garantire uniformità nella gestione aziendale sono ottimi punti di partenza per la scalata verso l’innovazione della propria impresa. In un contesto di questo tipo Axioma, che sviluppa software per le aziende da 40 anni, sa bene quanto sia importante offrire per il mondo industriale soluzioni software innovative e integrate.