Tutti gli articoli relativi alle soluzione informatiche per le aziende del settore moda

Documenti elettronici nei processi aziendali

I documenti: come renderli parte dei flussi aziendali, non solo per la FE

Con la fatturazione elettronica diventa centrale il ruolo del DOCUMENTO nei processi aziendali, documento che potrebbe rappresentare il grande motore della trasformazione digitale di questo periodo.

La normativa prevede un solo formato standard per i documenti fattura, l’XML, e un solo canale tramite cui inviarli e riceverli, il Sistema di Interscambio. Il focus quindi è orientato verso l’adeguamento delle fatture che non avranno validità se emesse in altri formati, tipicamente in pdf.

Abbiamo spiegato in altri articoli che, limitandoci ad estrarre le fatture attive e a leggere le passive in XML, l’adeguamento non sembra così impegnativo… se non fosse per la mole di attività di data entry richiesta per il caricamento delle fatture e la relativa contabilizzazione. Certo, se si trattano poche decine di fatture l’operazione non è gravosa, ma quando la quantità aumenta i problemi relativi a costi e tempi si moltiplicano. Per non parlare della sicurezza e correttezza dei dati gestiti.

Ecco perché è importante considerare la fatturazione elettronica come un’opportunità per digitalizzare i processi amministrativi, ma non solo. Con la dematerializzazione del documento fattura si può pensare di fare un passo un po’ più lungo per arrivare a digitalizzare tutti i documenti aziendali, e di conseguenza i processi a essi connessi. Un fil rouge che passa dall’area amministrativa, a quella commerciale, tecnica, legale, … e che mira e velocizzare i processi, a interconnetterli e a renderli più efficienti e meno costosi.

I documenti nei processi aziendali

Il documento nei processi aziendali…

…nell’area commerciale

Partiamo dall’attività di vendita: in questa fase vengono generati diversi tipi di documenti (preventivi, bozze di offerte, ordini,…), spesso non direttamente dal venditore che ne ha bisogno.

Produrli, raccoglierli, organizzarli e archiviarli richiede tempo, soprattutto quando devono essere sottoposti a controlli o autorizzazioni. L’esempio pratico più semplice è quello della richiesta di fornitura da parte di un possibile cliente che necessita di un preventivo dei costi per far produrre al commerciale di riferimento un’offerta coerente con la politica commerciale dell’azienda (in sostanza che garantisca marginalità e delivery fattibile): il commerciale riceve la richiesta, chiede al reparto predisposto la verifica dei costi interni, produce il documento di offerta che deve essere autorizzato dalla direzione commerciale e lo invia al cliente. Si tratta di un flusso di attività che presuppone lo scambio e la condivisione di documenti.

I possibili problemi che possono sorgere sono:

    1. perdita del documento e dei dati
    2. moltiplicazione delle versioni
    3. condivisione tradizionale del documento troppo costosa (stampe, spedizioni, …)
    4. condivisione via mail troppo destrutturata con rischio che il documento venga cestinato, non letto, perso oppure, come al punto 2, già obsoleto nel momento in cui lo si legge
    5. tempistiche dilatate per ottenere tutte le autorizzazioni/firme necessarie al documento
    6. problemi di spazio di archiviazione
    7. problemi di ricerca per criteri di classificazione e archiviazione non condivisi

Poter recuperare velocemente un’offerta, senza doverla cercare tra le cartelle del proprio PC, tra la posta inviata o, ancor peggio, tra i documenti cartacei sulla scrivania, consente al commerciale di gestire le trattative in maniera più efficiente, senza perdite di dati e soprattutto di tempo. Attraverso la digitalizzazione dei documenti è più semplice e immediato recuperare le informazioni con la sicurezza di trovarle sempre nello stesso posto, aggiornate e condivisibili con altri uffici.

Inoltre, ridurre le tempistiche, ma anche l’utilizzo di carta, significa anche ridurre i costi. 

Ma non finisce qui. Cosa succede quando il cliente conferma l’offerta?

…nell’area amministrativa, produzione e logistica

L’amministrazione riceve dal commerciale l’offerta firmata per inserire e processare l’ordine nel gestionale. Questo innesca tutta una serie di azioni che porteranno alla realizzazione del prodotto, alla consegna, eventuale installazione e, infine, alla fatturazione. Anche in queste fasi il documento si configura come elemento trasversale e indispensabile (ordine, distinta di produzione, bolla e fattura) in cui vengono raccolte le informazioni necessarie a tutti i dipartimenti per realizzare la fornitura del prodotto o servizio venduto.

Se archiviato digitalmente, classificato correttamente e condiviso, consente di centralizzare le informazioni, far attingere tutte le persone coinvolte nelle attività a un unico file sempre aggiornato e organizzare flussi operativi fluidi e veloci.

Il documento viene quindi “liberato” dal concetto di supporto fisico con cui viene veicolato e dalle limitazioni e problematiche che ne derivano.

Potremmo andare avanti così a descrivere il ruolo del documento negli altri dipartimenti aziendali. Ciò che appare chiaro è che dotarsi di un sistema documentale avanzato in grado di archiviare, classificare ed abilitare workflow approvativi in maniera elettronica diventa indispensabile per pensare ad un processo di trasformazione digitale.

Il documento digitale per la fatturazione elettronica, ma non solo

Adeguarsi alla normativa è un obbligo. Sfruttarla per estendere la digitalizzazione anche agli altri documenti e processi è un’opportunità unica per trasportare la propria azienda in una nuova era.

Ciò non vuol dire che da domani non esisterà più la carta: la trasformazione richiede tempo, un passaggio graduale, ma i benefici saranno godibili fin da subito.

Pensando alla sola fatturazione elettronica, secondo l’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano, il costo di una fattura trattata in maniera tradizionale si attesta tra i 7,5 e gli 11,5 euro. I risparmi derivanti dall’introduzione della fattura elettronica oscilleranno tra i 5,5 e gli 8,2 euro a singola fattura, dai 25 ai 65 euro per l’intero ciclo dell’ordine.

 

Per approfondire il tema della dematerializzazione dei documenti, visita la nostra pagina.

 

Assintel Report 2019

Assintel Report 2019: spesa, priorità e cambiamenti organizzativi in ambito ICT in Italia

Ed eccolo, come ogni anno, l’Assintel Report: la fotografia italiana del mondo ICT che fornisce dati e proiezioni sugli investimenti e sull’uso delle tecnologie tra le imprese in Italia. Quest’anno la novità dell’analisi non è l’oggetto della spesa o dell’investimento in sé, quanto l’approccio delle aziende ai temi che ci accompagnano ormai da qualche anno: cloud, intelligenza artificiale, Internet delle cose, …

Cambiano i mercati, cambiano i consumatori, cambiano i modelli di business, … e le aziende stanno prendendo sempre più coscienza del fatto che la loro conseguente trasformazione digitale deve essere compresa e inserita in una strategia bene precisa per trarne beneficio. Non basta cioè dotarsi di una tecnologia innovativa, serve renderla al servizio di un progetto di business ben delineato dove sono chiari gli obiettivi, le modalità di realizzazione e i risultati che si vogliono ottenere.

Prima abbiamo detto che cambia l’approccio ai temi ICT. Perché? Di base perché da un mercato spinto dal prodotto e dalle caratteristiche di tale prodotto, si è ormai passati ad un business customer centric, dove cioè la soddisfazione del cliente e l’esperienza di acquisto che creiamo assumono ruoli primari. Ne deriva una logica prettamente data-driven e platform-driven: per porre al centro delle nostre azioni il cliente, dobbiamo essere in grado di raccogliere una miriade di dati, organizzarli, analizzarli e sfruttarli per nuove azioni distribuite sui vecchi e nuovi canali di vendita.

Se cambiano questi elementi, necessariamente devono essere revisionati i modelli di organizzazione e coordinamento delle funzioni aziendali: nascono così smart working, meccanismi collaborativi, processi agili, … che mettono in discussione le strutture tradizionali consolidate che, soprattutto in Italia, oppongono una forte resistenza.

 

Dati sulla spesa ICT in Italia

Il mercato ICT vale 30 miliardi di euro, in crescita dello 0,7% rispetto al 2017. Se escludiamo le telecomunicazioni che vedono una leggera contrazione, il totale è di circa 23 miliardi di euro con una crescita dell’1,6%.

Dove si sono concentrati gli investimenti ICT delle aziende italiane? Date le precedenti premesse, si è rilevato un passaggio da un focus sul mantenimento dell’infrastruttura esistente a soluzioni che conducono a una vera innovazione e competitività sui mercati.

Se da un lato il clima è reso frizzante dalla spinta verso il Cloud, Internet of Things, robotica, droni e realtà aumentata, una grossa porzione degli investimenti si è rivolta alle modalità di archiviazione, gestione e analisi dei dati: nel 2025 il volume globale dei dati sarà di 163 zettabyte. Ne consegue che crescerà ulteriormente la spesa verso software in grado di gestire e analizzare i dati, in maniera dinamica e proattiva.

Quando forniamo questo tipo di risultati, notiamo che molte aziende sono un po’ scettiche poiché non si identificano nel quadro delineato.

In effetti dobbiamo considerare che il 48% degli investimenti è costituito dalle grandi imprese. Di seguito il dettaglio:

Assintel report - mercato ict per dimensione

Mentre per le grandi aziende è valido il discorso della ricerca di nuovi progetti innovativi, per il 25% è vero invece il contrario: nel loro caso infatti si tratta del primo – timido – approccio all’innovazione che comprenderà quindi investimenti su infrastruttura e applicativi di gestione aziendale di base, che le grandi aziende hanno affrontato circa un decennio fa.

Ne consegue anche che il 23% dell’investimento sia costituito dal settore manifatturiero. Complici anche gli aiuti del Piano Industria 4.0, il reparto industriale ha potuto ingranare la marcia su temi già consolidati e strutturati, avviando una vera rivoluzione digitale… o Quarta Rivoluzione Industriale: al via quindi “l’introduzione di macchine intelligenti, automatizzate, interconnesse e collegate a internet” per migliorare i processi produttivi.

Entrando nel merito dei prodotti,

il mercato del software (ERP, CRM e content&collaborative application) si conferma il principale motore di crescita della spesa IT, con una previsione di crescita del 5% nel 2019. […]

Per quanto riguarda i servizi IT, in crescita dell’1,4% rispetto al 2017, i servizi progettuali e di supporto e formazione della medio e grande impresa fanno da traino, in particolare quelli di system integration quale conseguenza dei progetti che le aziende italiane portano avanti in ottica digitale e trasformativa. Vedono una contrazione i servizi di outsourcing tecnologico, compensata dall’aumento dei servizi di gestione delle applicazione soprattutto mobile e cloud. […]

La necessità di confrontarsi con un nuovo mercato e di identificare nuove tecnologie e modelli organizzativi ha permesso di crescere anche al mercato del Business Consulting, stimando un +6%  nel 2019.

 

Parlando di tecnologie emergenti, constatiamo che la spesa per l’Internet of Things è pari a 16miliardi di euro. Anche le piattaforme di intelligenza artificiale vedono una forte crescita, mentre la spesa per i dispositivi wearable e di realtà aumentata è ancora limitata, ma destinata a crescere e a superare quella dei consumatori privati che al momento investono più delle aziende.

 

Priorità, sfide e riorganizzazione

L’Assintel Report affronta anche le sfide che le aziende italiane devono affrontare nei prossimi anni, la riorganizzazione a cui sono inevitabilmente destinate e priorità di business e IT per il 2019.

Svilupperemo i temi nel prossimo articolo, per ora concludiamo citando il Report:

La sfida è quella di stare al passo di una rivoluzione digitale che porterà alla produzione industriale automatizzata e interconnessa, dove a fare la differenza sarà la capacità di utilizzare le informazioni per creare profitti, aprire nuovi mercati, far dialogare uomini e macchine, razionalizzare i costi e ridurre gli sprechi. 

Scegliere il software adatto

2 elementi necessari per scegliere il software adatto alle tue esigenze

In questo articolo affronteremo il tema dell’adozione di un software e, nello specifico, della valutazione di due elementi molto importanti per scegliere il software adatto alle tue esigenze: l’analisi e la demo.

Digitalizzazione dei processi, automazione della forza vendita, digital disruption, gestione paperless, … tutti concetti molto attuali, considerati talvolta degli imperativi aziendali e che sottintendono l’adozione di strumenti tecnologici avanzati. Ma come scegliere la miglior soluzione? In un precedente articolo abbiamo detto che non esiste il miglior software in assoluto, ma il miglior software ADATTO A TE. E allora come deve essere affrontata tale valutazione?

Scegliere il software adatto alla tua azienda: l’analisi

Sembrerà una banalità, ma per capire se quel programma è in grado di soddisfare le richieste aziendali, sia applicative che tecnologiche, è necessario condurre un’analisi.

In questa fase l’azienda dovrebbe descrivere i processi fino a quel momento in essere e raccogliere l’elenco delle esigenze espresse dai reparti coinvolti dal futuro processo di automazione. Si tratta di una fase molto delicata, in cui è fondamentale sviscerare tutti gli elementi e le pratiche inerenti, eccezioni al flusso comprese. L’azienda deve cioè essere in grado di sapere in che situazione si trova e quali obiettivi vuole raggiungere.

Si parte con il coinvolgimento della direzione e dei futuri utilizzatori del software, oltre che del reparto IT: la direzione in qualità di decision maker e probabilmente – ci si augura – promotrice dell’innovazione e della digitalizzazione di quell’area aziendale; gli utilizzatori del software o key user perché conoscono il processo nel profondo e potranno contribuire a individuare le funzionalità imprescindibili oltre a valutarne l’interfaccia; infine l’IT, fondamentale per le scelte in merito alle modalità di installazione, distribuzione, accesso e sicurezza della nuova soluzione software.

Insieme, si ripercorrono tutti gli step delle attività svolte quotidianamente indicando i punti critici del relativo espletamento manuale e se vengono utilizzati strumenti informatici di supporto.

L’errore che l’impresa commette solitamente consiste nel descrivere le funzioni del programma piuttosto che il processo applicativo desiderato. Facciamo un semplice esempio: non dovrò dire che cerco un programma online, bensì un software che potrà essere utilizzato dai miei agenti, spesso fuori ufficio e con accesso al solo tablet o smartphone. Cosa che significa ben più di un semplice “software online”!

Le funzioni lasciamole a carico del fornitore che contatteremo, l’importante è che la soluzione proposta risponda esattamente ai nostri bisogni.

La stessa cosa vale per l’aspetto tecnologico: se in azienda non dispongo di risorse in grado di lavorare su uno specifico database o tecnologia oppure non ho i mezzi e la capacità economica di dotarmi di un’infrastruttura tale da accogliere un software di un certo tipo , lo farò presente nell’analisi in modo tale che sia il fornitore a propormi la soluzione più idonea. Se il prodotto è standard e quindi non si può intervenire sulla tecnologia usata per svilupparlo,  ad esempio, mi proporrà un’adozione in cloud per sollevarmi da qualsiasi incombenza, a patto di avere una connessione Internet adeguata.

Una volta terminata la vostra parte, spetta all’azienda informatica completare il vostro documento in base alla sua esperienza e agli approfondimenti che condurrà con voi.

E un buon approfondimento non può prescindere da una demo. Il consiglio che vi diamo è quello di affrontare una demo, dopo aver analizzato la vostra realtà o rischiereste di essere troppo influenzati da ciò che avete visto e quindi legarvi alle funzioni interessanti che vi hanno presentato – che potrebbero essere un plus ma non un must – piuttosto che sulle vostre reali esigenze.

 

Scegliere il software adatto alla tua azienda: la demo

Cosa vuol dire demo? In base alla nostra esperienza, il termine ha assunto diversi significati che hanno un un minimo comun denominatore: la dimostrazione pratica del funzionamento del software. Come poi viene effettuata questa dimostrazione, dipende dal fornitore.

Noi di Axioma amiamo presentare il software vis à vis al possibile cliente e quindi ripercorrere con lui i moduli e le funzioni simulando casi reali. Vien da sé che per l’incontro ci impegniamo nel creare un ambiente dove il cliente possa riconoscere la propria operatività. Crediamo che questa modalità sia utile per il cliente che viene guidato nella visione di un nuovo programma e che può trovare risposte immediate ai suoi dubbi, ma anche per noi che riusciamo a interpretare meglio le sue esigenze grazie alla relazione diretta e individuare subito i punti critici che richiedono un maggior approfondimento.

C’è invece chi fornisce demo online, chiamate anche trial, senza contatto diretto con il cliente che, previa registrazione, scarica una prova gratuita per un periodo limitato. Durante questo periodo ha la possibilità di “giocare” con le diverse funzioni e valutare autonomamente se risponde ai bisogni aziendali. Alcuni fornitori forniscono comunque supporto durante il periodo di demo.

La presentazione del software vi permette di immedesimarvi nell’utilizzo quotidiano che potreste farne, immaginando la futura automazione del vostro lavoro.

 

Per concludere non servono grossi ragionamenti: non acquistate un software senza aver condotto un’analisi sulle esigenze e, soprattutto, senza averlo visto all’opera!

 

fatturazione-b2b-campagna

Fatturazione elettronica: automatica o manuale?

Continuano le nostre considerazioni sulla fatturazione elettronica.

Come già scritto nel precedente articolo si tratta di un’occasione per rendere efficienti i processi di gestione amministrativa e per ridurre i costi. Quando parliamo di riduzione dei costi non pensiamo solo al taglio dei costi della carta, ma prevalentemente del risparmio derivante dall’automazione di molte attività, ad esempio quella di inserimento dati e contabilizzazione. Il risparmio è quindi maggiore laddove l’automazione raggiunge livelli molto alti. Altrimenti si limita al risparmio sulle risme di carta e sull’inchiostro delle stampanti.

Il tema di cui parliamo oggi è quindi il seguente: fatturazione elettronica manuale o automatica?

La produzione del file XML è un aspetto puramente tecnico, esattamente come l’invio e la ricezione dallo SDI. Elementi poco rilevanti ai fini dell’efficienza, in quanto in base alla professione del tuo fornitore questi servizi vengono erogati da quasi tutti i concorrenti presenti sul mercato.

La differenza sostanziale consiste nell’esistenza o meno di un’integrazione di questi servizi con il vostro sistema gestionale. Se uno solo di questi passaggi – e scusate se riproponiamo la solita immagine ma è necessaria per comprendere la complessità dell’intero processo – viene svolto a mano (ad esempio la registrazione della fattura e la contabilizzazione sia attiva che passiva) allora si produrranno inesorabilmente delle inefficienze e dei costi sicuramente superiori rispetto all’investimento che avreste sostenuto per adottare una soluzione informatica in grado di automatizzare tutto il ciclo.

Fatturazione elettronica attiva

Fatturazione elettronica passiva

La scelta di procedere manualmente mette anche a rischio l’adempimento: la normativa, infatti, impone delle restrizioni e dei vincoli sia per il formato dei dati da trasmettere sia per il trattamento stesso delle fatture. Come essere sicuri di non incorrere in nessun errore se il processo non è digitale e quindi sottoposto a verifiche e controlli automatici?

 

 

 

ERP

Risorse più efficienti: come?

In Italia i sistemi ERP si sono diffusi a partire dagli anni novanta, reputati come una tecnologia di nicchia, venivano impiegati soprattutto dalle grandi aziende. Oggi il software ERP è diventato essenziale e necessario per un efficiente funzionamento dell’organizzazione aziendale.

Secondo un’indagine condotta da Digital4Executive “Al Nord, al Centro e al Sud la scelta di una soluzione di Enterprise Resource Planning è un modello di riferimento consolidato in qualsiasi tipologia di settore: dall’alimentare all’automotive, dal chimico farmaceutico al manifatturiero.”

“La spesa legata alla gestione di soluzioni ERP continuerà a rappresentare una voce importante, soprattutto per le aziende con presenza internazionale.” (Report 2016 Confindustria sul Digitale in Italia)

erp ind

Questo vale particolarmente per il settore moda, settore in continua crescita e che ha esigenze specifiche per poter riuscire a stare a passo con i repentini cambiamenti del mercato come tendenze, stili, cataloghi etc. La velocità con cui si lavora è davvero frenetica; per questo motivo devono essere affiancate da una tecnologia che sia intuitiva e smart a 360 gradi.

Un ERP è un sistema di fondamentale importanza strategica perché supporta la pianificazione, le attività e il controllo di tutte le risorse aziendali. Ma il vero valore di questa soluzione consiste nell’integrazione tra i vari moduli e quindi tra le varie parti di un’impresa che consente di avere, in qualsiasi momento, una visione completa e aggiornata su diversi ambiti. In questo modo si ha quindi una centralizzazione delle informazioni che permette di ridurre drasticamente i costi e lo spreco di tempo.

Da quanto riporta una ricerca Digital4Executive “una user experience migliorata da una piattaforma ERP che favorisce la social collaboration consente l’utilizzo e lo scambio di informazioni anche ai non addetti ai lavori e contribuisce a promuovere il livello di efficienza (…) è inoltre importante disporre di piena visibilità su tutti i processi di business, in modo da potersi adattare e rispondere velocemente alle mutevoli richieste del mercato, per soddisfare al meglio i clienti.

Le aree che deve gestire un’azienda del settore fashion sono diverse, come la gestione delle distinte base e delle varianti dei prodotti, taglie e colori, movimenti dei magazzini e delle spedizioni, pianificazione del processo produttivo, gestione dei resi, delle fatturazioni etc.

Quale strumento migliore dell’ERP per far sì che tutte le aree siano funzionali e tutte le attività vengano coordinate intelligentemente?

YourcegidORLI – disponibile anche in cloud – consente di pianificare e gestire collezioni, modelli, cataloghi, stagionalità, controllare e coordinare l’intero processo produttivo, gestire gli ordini, la movimentazione dei vari prodotti, i prezzi di vendita per taglia e colore e le relazioni con i clienti, monitorare gli approvvigionamenti ed eventuali situazioni critiche e analizzare i dati relativi alle vendite e alla produzione attraverso uno strumento di Business Intelligence.

I vantaggi che tale sistema può apportare sono diversi e fondamentali, senza i quali non sarebbe possibile l’andamento positivo di un’azienda ed è proprio per questo che gli esperti ormai definiscono l’ERP come il cuore del business.

einvoice b2b

Fatturazione elettronica tra privati: a che punto siamo?

Siamo pronti ad affrontare l’entrata in vigore della fatturazione elettronica tra privati? Questa domanda è stata posta ormai fin troppe volte, ma questo adempimento è ormai una realtà e possiamo dire che la maggioranza delle aziende italiane è pronta.

Dopo i dubbi iniziali, sta aumentando la consapevolezza che questo adempimento porterà benefici e nuove opportunità nella gestione di un processo amministrativo finora effettuato un po’ manualmente e un po’ con sistemi informatici tradizionali e datati. In questo modo la gestione delle informazioni e le fasi di trasmissione delle fatture vengono automatizzate velocizzando il processo e rendendolo standardizzato. Questo è un ulteriore step verso l’automazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali, focus che persiste ormai da molto tempo nell’ambito della digital transformation.

Ciò che è successo negli ultimi giorni però, ci mette di fronte ad un’altra domanda: se siamo pronti, perché c’è già stata una proroga della prima scadenza?

C’è ancora qualche dubbio

Via libera al primo rinvio e si spera anche l’unico. In realtà la pressione e la preoccupazione di un adeguamento, ha già provocato una proroga per coloro che dovevano partire per primi. L’obbligo di emissione di fatturazione elettronica per cessioni di carburante ad uso motore, fissata per il 1° luglio 2018, slitta al 2019 in modo da uniformarlo a quanto previsto dalla normativa generale valida per tutte le imprese. Rimane invece confermata l’entrata in vigore per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti delle PA.

Ancora qualche dubbio, quindi, che in parte frena alcune imprese ad intraprendere questo percorso. Le scarse competenze interne e la confusione nel capire esattamente come gestire in modo corretto questa nuova procedura provocano ancora un po’ di diffidenza e di conseguenza ritardi. Ecco perché è importante comunicare a queste imprese che ancora non si sentono pronte i benefici di questa normativa, fatta per creare efficienza nei processi di verifica, migliorare e rafforzare le procedure attraverso degli strumenti digitali e per porre le basi alla creazione di un Mercato Unico Digitale Europeo entro il 2020.

Certo come in ogni cambiamento le difficoltà non sono pari a zero, soprattutto per quelle imprese che hanno sempre lavorato nello stesso modo, svolgendo le attività di emissione, registrazione e ricezione delle fatture in modo tradizionale e le parole “digitale” e “innovazione” non fanno ancora del tutto parte dei valori aziendali. Per questa piccola fetta di imprese significherebbe gestire le informazioni sulle transazioni in maniera completamente diversa, digitale ed elettronica. Il timore di incorrere in sanzioni e di non riuscire a trovare un partner affidabile, in questo momento, hanno la meglio sulla volontà di fare un passo verso la digitalizzazione e l’automazione dei processi.

Qual è stato l’impatto finora?

I dati in realtà smentiscono questi dubbi e paure, confermando che nel complesso le imprese italiane sono a buon punto sia in termini di conoscenza sia di capacità di adeguamento alla normativa.

Dal sondaggio dell’ Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B del Politecnico di Milano su 126 grandi imprese (con più di 250 addetti) e 218 PMI “soltanto il 5% delle grandi imprese e il 9% delle PMI non ha ancora deciso come organizzarsi per adempiere all’obbligo normativo o non ne è a conoscenza. Sono positive anche le aspettative: il 50% delle grandi imprese e il 34% delle PMI percepiscono l’obbligo come un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali, mentre il 13% delle grandi imprese e il 14% delle PMI lo vedono come un aiuto per combattere l’evasione fiscale. Inoltre, poco più di un quinto del campione (21%) ritiene che ci sarà un po’ di confusione sul mercato al momento dell’entrata in vigore dell’obbligo.”

Chi ha saputo cogliere questa opportunità dovrà rivedere internamente i propri processi e sfruttare le potenzialità che si generano grazie al passaggio da una gestione cartacea e costituita da documenti a una gestione di flussi di dati, dove la dematerializzazione di un documento fa sì che l’intero ciclo ordine-pagamento diventi digitale e ben definito.

“I benefici di questo passaggio sono evidenti: con l’introduzione della sola fattura elettronica strutturata si possono risparmiare tra i 5,5 e gli 8,2 euro per ogni fattura, mentre con la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine tra 25 e 65 euro ogni ciclo” afferma Claudio Rorato, Direttore dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2b.

Quindi si parla anche di benefici in termini economici, legati alla riduzione dell’impiego di manodopera e costi di spedizione, produzione e stampa delle fatture.

I software gestionali rivestono un ruolo importante

Avere gli strumenti adeguati e tecnologicamente avanzati per far fronte a questo adempimento non è importante, è fondamentale.

Sempre secondo la ricerca dell’Osservatorio il 39% delle grandi aziende e il 32% delle PMI adegueranno il proprio gestionale per adempiere all’obbligo normativo. Mentre le imprese che hanno la propensione ad esternalizzare il servizio sono pari al 34% per le grandi aziende e al 21% per le PMI. Utilizzare un gestionale in grado di emettere fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate e di archiviarle con un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge sono i requisiti per poter emettere fatture in formato XML sia per la pubblica amministrazione, sia per le altre aziende.

Non hai ancora pensato a come scegliere la soluzione giusta? Forse ti sei perso questo articolo sul nostro blog!

integrare-erp-crm

Integrare ERP e CRM: quando 1+1=3

In un articolo di settimana scorsa abbiamo cercato di capire se il nostro gestionale si è evoluto nella giusta direzione. Lì abbiamo scritto che uno tra i segnali individuati era proprio la possibilità di integrarlo con nuove soluzioni gestionali.

Prendiamo ad esempio in considerazione l’area vendite, oggetto di attenzione particolare proprio per la sua importanza strategica. Il CRM è naturalmente la soluzione gestionale di riferimento, proprio per la sua funzione di supporto ai processi commerciali.

Ma ora sorge spontanea una domanda: integrare ERP e CRM è obbligatorio? Secondo noi sì, o almeno molto utile, ma la risposta in effetti non è così scontata. Tanti addirittura partono un passo indietro e si chiedono perché adottare un CRM se comunque il gestionale è ricco di funzionalità dedicate alla forza vendita.

Per rispondere a queste domande però dobbiamo prima stabilire qual è il confine tra ERP e CRM, chiarendo a cosa servono.

ERP: fa tanto, ma non tutto

Cominciamo con l’ERP. Il software gestionale, come abbiamo già stabilito nell’articolo precedente, è il cuore di ogni impresa, tant’è che presenta funzionalità per tutte le aree: acquisti, magazzino, amministrazione, finanza e controllo, produzione e sì, anche vendite. Qui vengono raccolti gli ordini, inserite le cifre, codificati i prodotti, emesse le fatture, … insomma, tutto ciò che riguarda il “back office” delle vendite.

È un sistema unico, che permette quindi una gestione integrata dei processi. Possiamo dire che l’ERP svolge infatti il ruolo di motore centrale di un’impresa.

Le sue funzioni però si limitano ad essere “amministrative”. Ma la forza vendita ha bisogno di molto di più, non trovate?

CRM: quello che fa il “lavoro sporco”

Un commerciale al lavoro deve curare molti aspetti che appartengono alla sfera “relazionale”. Deve essere cioè in grado di ascoltare il cliente, capire le sue esigenze, trovare la chiave giusta per proporre la sua offerta, scegliere i momenti e i modi giusti. Lo stesso possiamo dire per chi lavora nel marketing: scegliere i destinatari con determinate caratteristiche, confezionare il messaggio più efficace, cogliere i momenti e i mezzi giusti in cui inviarlo, … non sono cose facilmente automatizzabili.

In tutto questo un CRM deve svolgere il ruolo essenziale di assistente, fornendo gli strumenti e le informazioni per far sì che le persone possano dare il meglio di sé in competenze che un software non potrà mai sostituire. (Qui potete trovare tutto ciò che può fare un CRM)

Un buon CRM inoltre si differenzia da un ERP anche perché è in grado di gestire non solo la fase di ricerca dell’opportunità commerciale e della vendita vera e propria, ma anche il post-vendita. Vi rimandiamo a un nostro articolo precedente per approfondire la fase di customer service.

1+1=3: integrare ERP e CRM fa bene

Torniamo alla domanda da cui siamo partiti: perché dovremmo integrare ERP e CRM? Abbiamo chiarito che svolgono funzioni vicine ma diverse, ma questo non spiega ancora la necessità di integrare. Non abbiamo però ancora parlato di una delle fasi fondamentali del processo commerciale: l’analisi delle performance. Sia alla fine, sia durante la trattativa commerciale o la lead generation è importante misurare i risultati o l’andamento di un determinato evento. Ovviamente più dati ci sono a disposizione, più questi sono organizzati, più questa attività diventa agile e soprattutto utile. E cosa concorre a questo risultato più dell’integrazione tra i due software aziendali più coinvolti? Integrare ERP e CRM infatti significa avere dati coerenti, omogenei e corretti, poiché un sistema “attinge” dall’altro e viceversa.

Per ottenere lo stato risultato senza l’integrazione sarebbe necessario un lungo lavoro di ridigitazione dei dati e delle informazioni da un’applicazione all’altra: una grande perdita di tempo e un rischio di commettere errori fin troppo alto. Con l’integrazione invece tutto avviene in automatico e gli stessi dati che troviamo da un lato li troviamo anche dall’altro.

1+1=3 quindi significa proprio questo, cioè avere non solo i vantaggi delle applicazioni singole, ma ottenere molto di più dalla loro integrazione: la possibilità di avere dati, analisi, report che possono indicare la strategia migliore da seguire.

L’ERP e il CRM di Axioma sono integrabili tra loro ma anche alle soluzioni più diffuse sul mercato. Puoi dare un’occhiata e darci la tua opinione.

erp-media-impresa

ERP media impresa: 3 segnali per capire se si è evoluto nella giusta direzione

Gli ERP sono il cuore e l’ossatura principale di tutti i processi principali di un’azienda. Si sono diffusi partendo dalla grande impresa, passando poi anche alla media impresa e alle aziende più piccole.

La loro funzione iniziale di sostituzione delle attività gestionali ripetitive è rimasta nel tempo, ma si è evoluta per venire incontro alle esigenze nate con i cambiamenti del mercato. Le imprese si sono infatti trovate ad affrontare una competizione crescente dove sempre più spesso velocità e produttività potevano fare la differenza. Si è partiti quindi includendo la gestione dei processi produttivi, per spaziare man mano anche alle altre attività di business come vendite, acquisti, risorse umane

L’ERP ha potuto in seguito vantare il raggiungimento di un altro obiettivo: la semplificazione delle attività e l’alta disponibilità delle informazioni. Si è andati in questa direzione poiché l’esigenza delle aziende era proprio quella di avere informazioni aggiornate sempre disponibili per aumentare la propria efficienza.

ERP per la media impresa: le dimensioni contano?

La sua applicazione nel frattempo si è radicata nelle imprese di tutte le dimensioni. D’altra parte non poteva andare diversamente: la competizione crescente non ha risparmiato – e non risparmia – nessuno ed era naturale che tutti cercassero uno strumento che potesse supportarli nella corsa.

E se il principio rimane uguale indipendentemente dalle dimensioni, scendendo più nello specifico i bisogni cambiano parecchio. Alcuni esempi sono: la quantità e la tipologia di dati trattatti, la complessità dei processi, le aree e le persone coinvolte nell’utilizzo di un gestionale.

Le risposte a questi bisogni sono state sempre più specializzate per potere fornire un reale supporto. È infatti dall’esperienza di Axioma a contatto con le medie imprese che nasce, e si sviluppa, il nostro ERP, un gestionale dotate di tutte le caratteristiche che queste aziende cercano. Quindi ora proviamo rispondere a una domanda che in tanti clienti ci pongono:

come si fa a capire se un ERP per la media impresa si è evoluto nella giusta direzione?

Tralasciando le questioni tecniche, cerchiamo di rispondere prendendo in esame le caratteristiche strutturali.

Un ERP per la media impresa si deve integrare con gli altri software gestionali

Il tempo ha portato non solo a “un’espansione” dell’ERP, ma anche alla nascita di soluzioni gestionali specifiche per la gestione delle relazioni commerciali con clienti e l’automazione della forza vendita (CRM), per l’analisi avanzata dei dati (Business Intelligence), per la pianificazione della produzione e della domanda a lungo, medio e breve termine (Soluzioni di SCM).

Tutte queste soluzioni garantiscono a chi le utilizza un vero e proprio asso nella manica nella spietata partita della competitività tra imprese, ma rischiano di essere totalmente inefficaci se non sono integrate con l’ERP. La centralità dei dati infatti è la base per ogni strategia e solo la sicurezza che questi siano univoci ed omogenei in ogni sistema utilizzato in azienda è la conditio sine qua non si realizzi l’efficienza. Un ERP per la media impresa deve quindi porsi come centralizzatore di tutti questi dati.

Cambiano le regole, cambia l’ERP

Gli aggiornamenti fiscali e i cambi di normativa, almeno qui in Italia, sono all’ordine del giorno. E sapete meglio di noi quali siano le conseguenze se non si è in regola nei tempi e nei modi previsti. Il gestionale è naturalmente il più coinvolto tra i sistemi informativi ed è quindi fondamentale che il fornitore garantisca gli sviluppi necessari all’aggiornamento. Pensiamo solo a quest’anno: tra GDPR, SpesometroFatturazione elettronica tra imprese (B2B),  ecc… Avrete avuto modo di capire quanto il vostro ERP possa essere flessibile o complesso (e costoso) da aggiornare.

Riguardo a questo tema, uno degli errori che nel tempo abbiamo visto commettere più spesso è scegliere un gestionale internazionale. Perché? Spesso non viene calato nelle realtà locali, perciò una sua modifica in caso di cambi legislativi diventa lunga e costosa, ma soprattutto dipende dai distributori locali e non da chi ha programmato il software. In questo senso un fornitore più vicino alle esigenze locali delle medie imprese italiane può rappresentare la scelta migliore in termini di competenza, reattività e costi.

Ogni azienda ha le sue caratteristiche: il tuo ERP deve rispecchiarle

È subito evidente la differenza che passa tra un’azienda del settore manifatturiero e una del settore servizi, che quindi non ha problematiche di produzione, o una del fashion, che si trova ad affrontare stagionalità e cicli dei prodotti velocissimi. Non è altrettanto evidente invece la diversità di due imprese dello stesso mercato, simili anche per dimensioni. Eppure la storia, la crescita, l’evoluzione di ognuna spesso portano a sviluppare esigenze completamente diverse che richiedono soluzioni peculiari. La storia invece è piena di progetti di adattamento di gestionali generici, naufragati per il troppo tempo e denaro che hanno richiesto. Anche in questo caso l’ERP di un fornitore internazionale rischia di risultare troppo “rigido” e dispendioso da adattare alla propria realtà. Insomma, un ERP moderno deve poter essere personalizzato in modo puntuale, veloce e senza costi eccessivi.

Da anni Axioma lavora con le medie imprese italiane e sa bene quali sono le sue esigenze. Il suo ERP è infatti verticalizzato per settori, flessibile, sempre aggiornato e integrabile con un’ampia gamma di soluzioni software che completano l’offerta.

software-ticketing

Software Ticketing: necessità o investimento?

Quante volte hai rischiato di perdere un cliente perché hai tardato a rispondere alla sua richiesta di intervento? Quante volte hai impiegato ore e risorse a cercare di ricostruire la storia di un reclamo per dare una risposta soddisfacente?

Questi sono solo due esempi di quello che succede a chi eroga un servizio di post-vendita senza un software di ticketing. Eppure l’elevato costo di acquisizione di un nuovo cliente in termini di sforzi marketing, commerciali, … spiegherebbe immediatamente la necessità di curare con particolare attenzione la soddisfazione, e quindi la fidelizzazione, del cliente.

Un software ovviamente non rappresenta la soluzione a tutti i problemi, poiché come sempre va inserito in un contesto e in una strategia più ampia. Ma andiamo con ordine.

Customer service importante? Chiediamolo ai clienti

C’è chi considera la customer satisfaction un investimento da fare solo se proprio avanzano tempo e budget. Un “di più”, ma non certo una priorità. D’altra parte dopo aver acquisito un cliente nuovo, la sensazione è quella di aver già fatto la maggior parte della fatica, al resto ci si penserà.

Ma quindi investire in una strategia di customer satisfaction è assolutamente necessario?

Arriviamo subito al sodo. Il 97% delle persone intervistate afferma che il servizio clienti è molto importante o abbastanza importante nella loro scelta di fedeltà alla marca. (Global State of Multichannel Customer Service Report )

Una percentuale che non ha bisogno di ulteriori commenti e che da sola già potrebbe convincere gli scettici. Ma si potrebbe dire che questo è solo un lato della medaglia, poiché ci dice solo che la qualità del customer service è un elemento importante, ma non necessariamente il più importante.

Poniamo quindi la domanda diretta: ma la qualità del servizio post-vendita può essere la causa della perdita di un cliente? Un altro dato ci dice di sì.

Il 62% dei consumatori mondiali ha smesso di seguire un brand e di relazionarsi con l’impresa, a causa di un customer service improduttivo (Global State of Multichannel Customer Service Report)

Un rischio di perdita veramente troppo alto se consideriamo quanto sia più difficile trovare clienti nuovi piuttosto che mantenere quelli già esistenti:

Le probabilità di vendere i propri prodotti e servizi a un cliente fedele e felice sono 14 volte superiori alla probabilità di acquisire e vendere a nuovi clienti (Marketing Metrics: The Definitive Guide to Measuring Marketing Performance).

E la situazione italiana?

Anche l’Italia conferma questa tendenza. L’assitenza ai clienti nel post vendita è considerata fondamentale anche dagli Italiani che basano le loro scelte anche su questo parametro.

Se la tua preoccupazione però è quella che un software di ticketing possa essere troppo costoso, arrivano questi dati a tranquillizzarti. I clienti italiani sono disposti a spendere di più per un prodotto se possono contare su un customer service affidabile.

Nel 59% dei casi pensano infatti che nella valutazione del rapporto qualità/prezzo, la qualità del servizio dato al cliente sia un fattore determinante.
E non è solo una dichiarazione di intenzioni, ma un fatto. Quasi il quaranta percento degli intervistati ha dichiarato di aver speso di più con un’azienda grazie a esperienze di servizio clienti positive. (Customer Service Barometer 2017)

Abbiamo capito quindi che un investimento sul customer service non è solo una necessità, ma un vantaggio competitivo. Ma come scegliere la strategia migliore? Le possibilità sono diverse e abbracciano diversi ambiti aziendali, ma noi in questo blog parlaremo di ciò di cui siamo più esperti, cioè la via tecnologica.

Software ticketing italiano: la migliore strategia

Un software ticketing è un software in grado di organizzare e portare efficienza nella gestione dell’assistenza data al cliente nel post-vendita. È in grado cioè di raccogliere le richieste del cliente, inserirle in un sistema organizzato e creare le premesse affinché a ogni richiesta venga data una risposta veloce e soddisfacente.

La gestione del customer service dovrebbe far parte della politica commerciale di un’azienda, proprio per i motivi elencati prima. Dal punto di vista tecnico questo significa che l’ideale sarebbe che il software di ticketing sia integrato con gli altri sistemi di automazione della forza vendita. In questo modo tutte le informazioni relative al cliente sarebbero uniche ed omogenee, facilitando le analisi, ma anche il monitoraggio e la visione di insieme della situazione di ogni contatto.

Un software di ticketing dovrebbe inoltre saper facilitare la raccolta delle segnalazioni, rendendola agevole e immediata. Dovrebbe poter collegare la segnalazione non solo all’anagrafica del cliente, ma anche alle altre richieste simili già risolte. Queste infatti possono essere un punto di partenza per la risoluzione di quelle future.

La soluzione Axioma

Non tutti i software ticketing garantiscono questi tipi di integrazione, ma se i sistemi sono separati diventa complicato applicare una strategia commerciale completa ed efficace.

Il software ticketing italiano di Axioma invece ha queste e altre caratteristiche utili alla realizzazione di un post-vendita che non sia solo un costo, ma anche un investimento proficuo.

fatturazione-B2B

Fatturazione B2B: come scegliere la soluzione giusta

Non ci sono speranze per la proroga: la fatturazione elettronica sarà un obbligo per tutti a partire dal 1°gennaio 2019. Lo conferma il provvedimento n. 89757/2018 pubblicato lo scorso 30 aprile dove l’Agenzia delle Entrate ha definito le Regole Tecniche per l’emissione, la ricezione e la gestione delle fatture elettroniche.

Se ci pensiamo bene, sarà un cambiamento radicale poiché tutte le imprese – a eccezione di quelle molto piccole – saranno costrette a dotarsi di strumenti e metodi di lavoro adeguati alla normativa.

Per capirne meglio l’impatto, vediamo chi e quante sono le imprese coinvolte:

  • 5 milioni di Partite IVA
  • 1,5 milioni le micro imprese (da 2 a 9 dipendenti)
  • 250.000 le piccole e medie imprese (PMI), tra 10 e 249 dipendenti
  • 4500 le grandi imprese (da 250 addetti in su)

[Osservatorio Fatturazione Elettronica (Polimi)]

Il cambiamento prevede una trasformazione digitale che consiste in un nuovo modo di relazionarsi con clienti e fornitori e un processo di dematerializzazione dei documenti e dei processi di fatturazione. Sarà ormai chiaro a tutti che la fatturazione elettronica si presenta come un’opportunità per tutti coloro che vogliono dare una spinta alla crescita e all’innovazione, a vantaggio di una migliore efficienza e di un considerevole abbattimento dei costi e dei tempi di lavorazione delle informazioni.

Un processo di tale portata, completamente digitalizzato, permetterebbe infatti di emettere automaticamente la fattura elettronica in formato XML – quello standard definito dall’Agenzia delle Entrate – che viene inviata tramite il Sistema di Intercambio al cliente che a sua volta la riceverà nel proprio sistema, la contabilizzerà e la manderà in pagamento. Verrebbe meno l’inserimento manuale dei dati delle fatture – sia attive che passive -, si ridurrebbe altresì la possibilità di errore, non si presenterebbero problemi di riconciliazione dei documenti e la ricerca e archiviazione diventerebbero semplici, veloci e sicure.

In queste settimane si sono presentate sul mercato diverse soluzioni software per rispondere alla normativa. Ognuna con i propri vantaggi, i propri plus, ma crediamo che la confusione tra le imprese sia ancora molto alta. Innanzitutto perché si parla quasi sempre dell’obbligo di emettere la fattura in formato elettronico, ma ci si dimentica che questo comporta anche la ricezione di fatture XML.

In poche parole: non solo in qualità di fornitore devo essere in grado di inviare al mio cliente una fattura XML, ma a mia volta sarò cliente e dovrò essere pronto a ricevere una fattura dello stesso formato e leggerla. Ma non finisce qui: cosa succede infatti una volta interpretato il documento XML? Dovrò registrare la fattura. Come? A mano inserendo i dati nel mio gestionale oppure dotandomi di un software in grado anche di contabilizzare la fattura passiva.

Ecco quindi che per valutare un buon software per adempiere alla normativa è importante verificare che copra tutte le fasi, compresa quella della contabilizzazione della fattura passiva e della conservazione sostitutiva a norma di legge.

Il provvedimento n. 89757/2018 indica le possibili modalità con cui le aziende possono trasmettere/ricevere la fattura elettronica al/dal Sistema di interscambio:

a) posta elettronica certificata (PEC)
b) servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate (procedura web e app)
c) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”
d) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP

Le modalità a) e b) facilitano chi ha una mole di fatture molto bassa. Le modalità c) e d) invece richiedono l’accreditamento al Sistema di Interscambio.

Il Provvedimento contempla anche la figura dell’intermediario per inviare e ricevere fatture elettroniche attraverso il SdI: “Il cessionario/committente può ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso”. Ecco quindi che l’impresa può continuare a lavorare come ha fatto finora, affidandosi per tutto il processo (estrazione ed emissione fattura attiva, invio allo SdI, gestione notifiche, conservazione sostitutiva e, per il ciclo passivo, ricezione del documento e contabilizzazione) a un Intermediario accreditato e competente.

Perché pensare alla fatturazione B2B come ad un’opportunità per una totale trasformazione digitale e non come un mero provvedimento a cui conformarsi? Lasciamo a te la risposta con questa infografica creata dal Politecnico di Milano.

fattura B2B