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Fatturazione B2B: come scegliere la soluzione giusta

Non ci sono speranze per la proroga: la fatturazione elettronica sarà un obbligo per tutti a partire dal 1°gennaio 2019. Lo conferma il provvedimento n. 89757/2018 pubblicato lo scorso 30 aprile dove l’Agenzia delle Entrate ha definito le Regole Tecniche per l’emissione, la ricezione e la gestione delle fatture elettroniche.

Se ci pensiamo bene, sarà un cambiamento radicale poiché tutte le imprese – a eccezione di quelle molto piccole – saranno costrette a dotarsi di strumenti e metodi di lavoro adeguati alla normativa.

Per capirne meglio l’impatto, vediamo chi e quante sono le imprese coinvolte:

  • 5 milioni di Partite IVA
  • 1,5 milioni le micro imprese (da 2 a 9 dipendenti)
  • 250.000 le piccole e medie imprese (PMI), tra 10 e 249 dipendenti
  • 4500 le grandi imprese (da 250 addetti in su)

[Osservatorio Fatturazione Elettronica (Polimi)]

Il cambiamento prevede una trasformazione digitale che consiste in un nuovo modo di relazionarsi con clienti e fornitori e un processo di dematerializzazione dei documenti e dei processi di fatturazione. Sarà ormai chiaro a tutti che la fatturazione elettronica si presenta come un’opportunità per tutti coloro che vogliono dare una spinta alla crescita e all’innovazione, a vantaggio di una migliore efficienza e di un considerevole abbattimento dei costi e dei tempi di lavorazione delle informazioni.

Un processo di tale portata, completamente digitalizzato, permetterebbe infatti di emettere automaticamente la fattura elettronica in formato XML – quello standard definito dall’Agenzia delle Entrate – che viene inviata tramite il Sistema di Intercambio al cliente che a sua volta la riceverà nel proprio sistema, la contabilizzerà e la manderà in pagamento. Verrebbe meno l’inserimento manuale dei dati delle fatture – sia attive che passive -, si ridurrebbe altresì la possibilità di errore, non si presenterebbero problemi di riconciliazione dei documenti e la ricerca e archiviazione diventerebbero semplici, veloci e sicure.

In queste settimane si sono presentate sul mercato diverse soluzioni software per rispondere alla normativa. Ognuna con i propri vantaggi, i propri plus, ma crediamo che la confusione tra le imprese sia ancora molto alta. Innanzitutto perché si parla quasi sempre dell’obbligo di emettere la fattura in formato elettronico, ma ci si dimentica che questo comporta anche la ricezione di fatture XML.

In poche parole: non solo in qualità di fornitore devo essere in grado di inviare al mio cliente una fattura XML, ma a mia volta sarò cliente e dovrò essere pronto a ricevere una fattura dello stesso formato e leggerla. Ma non finisce qui: cosa succede infatti una volta interpretato il documento XML? Dovrò registrare la fattura. Come? A mano inserendo i dati nel mio gestionale oppure dotandomi di un software in grado anche di contabilizzare la fattura passiva.

Ecco quindi che per valutare un buon software per adempiere alla normativa è importante verificare che copra tutte le fasi, compresa quella della contabilizzazione della fattura passiva e della conservazione sostitutiva a norma di legge.

Il provvedimento n. 89757/2018 indica le possibili modalità con cui le aziende possono trasmettere/ricevere la fattura elettronica al/dal Sistema di interscambio:

a) posta elettronica certificata (PEC)
b) servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle entrate (procedura web e app)
c) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”
d) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP

Le modalità a) e b) facilitano chi ha una mole di fatture molto bassa. Le modalità c) e d) invece richiedono l’accreditamento al Sistema di Interscambio.

Il Provvedimento contempla anche la figura dell’intermediario per inviare e ricevere fatture elettroniche attraverso il SdI: “Il cessionario/committente può ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario, comunicando al cedente/prestatore “l’indirizzo telematico” (codice destinatario o PEC) dell’intermediario stesso”. Ecco quindi che l’impresa può continuare a lavorare come ha fatto finora, affidandosi per tutto il processo (estrazione ed emissione fattura attiva, invio allo SdI, gestione notifiche, conservazione sostitutiva e, per il ciclo passivo, ricezione del documento e contabilizzazione) a un Intermediario accreditato e competente.

Perché pensare alla fatturazione B2B come ad un’opportunità per una totale trasformazione digitale e non come un mero provvedimento a cui conformarsi? Lasciamo a te la risposta con questa infografica creata dal Politecnico di Milano.

fattura B2B

 

GDPR cosa fare

Il 25 maggio si avvicina: GDPR cosa fare

Tic toc, il tempo per adempiere agli obblighi del nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati personali sta scadendo. Per sintetizzare il tema, in questo articolo risponderemo in maniera molto semplice a questa domanda, una tra le più ricercate su Google negli ultimi giorni: GDPR cosa fare?

Il 25 maggio entrerà in vigore il General Data Protection Regulation, dopo aver lasciato due anni di tempo alle aziende per adeguarsi a quanto definito in materia di protezione dei dati.

Le norme si applicheranno a tutte le aziende europee, anche a quelle con sede extra UE che offrono prodotti e/o servizi al mercato europeo. Questo vale sia per le aziende private che per quelle pubbliche.

Finanza, HR, Marketing, Vendite, Legal, IT, … quando si parla di trattamento dei dati personali sono coinvolte molte figure aziendali: c’è chi si occupa del trattamento dei dati dei dipendenti, dei candidati, dei clienti, chi li utilizza per veicolare messaggi promozionali, chi ne fa profilazione, … Quando si deve pensare a cosa fare per il GDPR è fondamentale coinvolgere tutti gli attori aziendali che impattano sui dati e sul loro trattamento.

Le strade da percorrere sono due: quella di impronta legale e quella tecnica.

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GDPR cosa fare: la via legale e quella tecnica

Bene, il 25 maggio dovremo essere conformi al nuovo regolamento. Cosa significa in estrema sintesi?

  1. analizzare quali dati, come vengono raccolti e gestiti nella propria azienda
  2. nominare un DPO-Data Protection Officer che ha il compito di supervisionare i processi, garantire la conformità alla normativa e prevenire i rischi (l’obbligo è previsto solo per Enti pubblici, aziende private dove le “core activities” del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento “consista in trattamenti richiedenti il monitoraggio sistematico su larga scala” o ″riguardano il trattamento, su larga scala, di informazioni sensibili o di dati relativi a condanne penali e a reati”.)
  3. effettuare una valutazione d’impatto sui processi a rischio di violazione della privacy dei dati del soggetto interessato e definire una politica di prevenzione per limitare i rischi
  4. in caso di data breach, notificare al Garante della Privacy entro 72 ore la violazione subita

Ecco che arriviamo al punto concreto: GDPR cosa fare?

La prima strada, ovvero l’orientamento legale, è quella che si pone l’obiettivo di un adeguamento più formale che sostanziale della normativa. Le aziende che prediligono questa strada impegnate nello studio delle informative, dei consensi, delle policy dei dipendenti e dei collaboratori che accedono ai dati aziendali, nella creazione e gestione del registro dei trattamenti, nella nomina del DPO e nella nomina del DPO che supervisionerà i lavori.

La via tecnica, invece, una volta analizzate le procedure interne e valutati i rischi, adotta misure di prevenzione e di attuazione della normativa tramite tecnologie software sofisticate. Con il termine sofisticate non vogliamo intendere costose, ma l’utilità e l’efficacia di questi strumenti che vanno a intervenire su situazioni complesse e delicate. Stiamo parlando cioè del concetto di “privacy by design” ovvero la considerazione della privacy durante la definizione di un processo aziendale con le relative applicazioni informatiche di supporto.

Noi crediamo che quest’ultimo approccio sia quello che più risponde agli obiettivi del GDPR perché è a partire da una riorganizzazione aziendale, anche in termini di sistemi informativi, che si ottiene una vera gestione protetta e organizzata dei dati.

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GDPR cosa fare: la conformità attraverso soluzioni software e tecnologie

Di cosa avete bisogno? Di software per la gestione dei dati dove l’accesso sia profilato e ben tracciato e di tecnologie che consentano di prevenire i rischi o che, in caso di data breach, riescano a recuperare i dati violati.

In caso di guasto o di attacco informatico ai tuoi sistemi sei in grado di rispondere a queste domande:

“In quanto tempo siamo in grado di ripristinare dati e soluzioni applicative ? 1 ora, 1 giorno, 1 settimana?”
“A quale momento temporale risalgono i dati recuperati dall’ultima operazione di salvataggio ? 1 ora, 1 giorno, 1 settimana?”

I tempi di ripristino e lo stato di aggiornamento dei dati ripristinati è un tema che coinvolge in modo importante tanto la conformità al GDPR quanto la continuità dei processi di business gestiti con le vostre soluzioni applicative.

Per raggiungere il pieno livello di conformità al GDPR ed evitare le pesanti sanzioni previste, per evitare interruzioni prolungate nei processi di business o per non perdere quantità significative di dati, Axioma sviluppa i propri software secondo il concetto di privacy by design visto prima, dove i dati vengono raccolti, ad esempio nel CRM, tracciando la provenienza del dato, il suo trattamento e i consensi che il soggetto ha espresso al trattamento. Cosa molto importante, ogni accesso al software è possibile solo tramite un sistema di credenziali che previene da accessi non desiderati o non controllati.

Inoltre, attraverso un team di esperti in sistemi di protezione delle reti, siamo in grado di fornire la consulenza necessaria per migliorare le politiche di sicurezza attualmente in vigore presso la vostra organizzazione, attraverso ad esempio sistemi di backup e disaster recovery.

come migliorare l'efficienza aziendale

5 punti su come migliorare l’efficienza aziendale

A noi piace partire dai dati. Anche in questo caso infatti siamo partiti dall’Assintel Report 2018 e abbiamo analizzato quali sono le priorità di business delle aziende italiane nel 2018 per capire dove concentrare i nostri sforzi in quanto azienda informatica al servizio delle imprese italiane.

Priorità business 2018 - Assintel

Da questi dati risulta che la prima sfida che le aziende sentono di dover affrontare è quella della fidelizzazione del cliente. Questo dato dimostra che molte imprese sono uscite dalla crisi e quindi ora si possono concentrare su attività volte alla crescita dell’azienda e non solo alla sua sopravvivenza. Di fidelizzazione del cliente e Customer Satisfaction però abbiamo già parlato nel nostro articolo sul Customer Service, quindi ora ci possiamo dedicare al secondo e terzo posto della classifica, cioè la Riduzione dei costi aziendali e l’Incremento delle produttività del lavoro dei dipendenti.

Entrambe queste tematiche afferiscono direttamente alla sfera dell’efficienza, meta agognata nel pieno della crisi, ma evidentemente ancora attuale per chi ancora non si sente al sicuro.

Come migliorare l’efficienza aziendale quindi?

La aree di intervento possono essere tante e varie, ma noi ci occupiamo di software, quindi abbiamo fatto ciò che ci viene meglio e abbiamo cercato di capire quali sono le possibilità dal punto di vista applicativo. Abbiamo perciò messo insieme alcuni obiettivi parziali che concorrono poi al raggiungimento del goal finale: l’efficienza aziendale.

1 Utilizzare software semplici, ovvero non complicarsi inutilmente la vita

Partiamo dal punto all’apparenza più banale: per lavorare di più e in meno tempo dobbiamo avvalerci strumenti facili da usare. Sembra la più ovvia delle conclusioni, eppure quante volte sentiamo che l’informatica e in generale la tecnologia ci sono nemiche invece di sostenerci? Soprattutto quando si tratta di lavoro e business e quindi gli strumenti intervengono in processi complessi che devono essere compiuti sotto la pressione di tempo e obiettivi, si compie l’errore di scegliere soluzioni informatiche senza tenere conto della loro complessità d’uso. Eppure un software è solo un mezzo per raggiungere un obiettivo e come tale il suo scopo principale non deve essere solo quello di ottenere il risultato, ma anche di farlo nel minore tempo possibile e col minimo sforzo. Vien da sé che un software complicato, poco intuitivo, con la capacità di innervosire chi lo utilizza, manca almeno uno dei suoi obiettivi. Con una soluzione user-friendly invece gli effetti sono immediati: maggiore produttività, minor tempo, minori costi.

2 Mettere a disposizione tutte le informazioni

Se vogliamo migliorare l’efficienza dell’azienda, e quindi aumentare la produttività a fronte di una riduzione dei tempi e dei costi, dobbiamo mettere le persone nelle condizioni di avere sempre disponibili tutte le informazioni di cui ha bisogno. Lasciare che lo scambio di conoscenza avvenga solo attraverso le interazioni personali all’interno dell’azienda è troppo rischioso, se non ottimistico. Pensiamo a un commerciale, ad esempio. Se deve andare in visita da un cliente, è bene che sappia qual è la storia della relazione con lui: banalmente i prodotti che ha già, le offerte che gli sono state già sottoposte, il materiale marketing inviato. Prima di poter recuperare tutte queste informazioni semplicemente chiedendole ai colleghi coinvolti, potrebbe passare troppo tempo, e potrebbe non venire a sapere tutto ciò che gli serve. Spostiamoci dall’area commerciale e facciamo un altro esempio: personale tecnico che deve occuparsi di una richiesta post-vendita di un cliente. Anche in questo caso è importante sapere se aveva inoltrato altre richieste in precedenza, quali sono i prodotti acquistati, se esistono casi simili già risolti in precedenza, …. tutti elementi che potrebbero essere facilmente centralizzati e resi disponibili da un solo software applicativo e quindi raggiungibili in pochi clic.

3 Rendere accessibili tutte le funzioni facilmente

Per portare a compimento una determinata attività, ognuno di noi deve utilizzare diverse applicazioni aziendali. Entrare e uscire da queste, avviare nuovi programmi, utilizzare strumenti diversi sono tra le maggiori perdite di tempo per chi sta cercando di compiere un lavoro, lo sappiamo bene tutti. Una figura manageriale che deve ad esempio controllare le performance commerciali di una certa area e poi confrontarle con gli sforzi marketing, dovrebbe entrare e uscire da diverse applicazioni. Come può intervenire una soluzione informatica in questo caso? Raggruppando tutte le funzioni che servono nella stessa applicazione.

3-bis Mettere a disposizione informazioni e funzioni, sempre e ovunque

Questa è una postilla ai due punti precedenti, poiché tratta ancora della disponibilità di informazioni e funzioni, ma aggiunge due variabili: il tempo e lo spazio. Senza addentrarci in tematiche di telelavoro, possiamo però sostenere con sicurezza che l’efficienza aziendale passa inevitabilmente anche dalla possibilità di poter lavorare in qualsiasi posto e momento grazie a una connessione via internet. Chiamate e e-mail da smartphone e tablet hanno fatto la differenza per i lavoratori, ma perché limitarsi a questo? Perché non consentire un pieno utilizzo di un’applicazione software anche fuori dall’ufficio? Chi potrebbe beneficiarne è subito chiaro: dipendenti in trasferta con davanti lunghe ore di viaggio, o personale con la necessità di fornire immediatamente a un cliente il suo preventivo. E queste sono solo alcune delle occasioni in cui può succedere che la disponibilità via web e mobile di un’applicazione possa aumentare l’efficienza di un’azienda.

4 Monitorare e analizzare

Non basta agire e mettere le persone in grado di dare il meglio sul lavoro. Arriva un momento in cui è necessario trarre conclusioni per prendere le decisioni migliori sul futuro. Misurare lo sforzo che è costato il raggiungimento di un determinato obiettivo aziendale è fondamentale in un’ottica di attenzione ai costi. E questo genere di analisi va compiuto non solo alla conclusione di un processo, che sia commerciale o produttivo, ma anche durante il processo stesso per effettuare eventuali azioni correttive. Software applicativi in grado di fornire avanzate funzionalità di analisi sono quindi da preferire, proprio per i vantaggi che portano.

5 Integrare, integrare, integrare

Per ultimo, ma non per importanza, il punto senza il quale la maggior parte dei passi precedenti sarebbero irrealizzabili: utilizzare soluzioni integrate. Innanzi tutto spieghiamo cosa significa: utilizzare applicazioni che “si parlano” tra loro, che attingano cioè una dai dati dell’altra. Questo nella pratica si traduce per prima cosa in dati coerenti, autentico miraggio per tante aziende ancora oggi. Eppure non sarebbe più facile la vita di tutti se il gestionale, il CRM e le soluzioni di gestione della produzione utilizzassero tutti gli stessi codici cliente o codici prodotto? Non sarebbe più breve analizzare ogni mese le performance commerciali se i dati che risultano alla direzione vendite fossero gli stessi che si trovano nell’ERP? Siete d’accordo anche voi che il personale in trasferta potrebbe lavorare meglio, in modo più efficiente, se si basasse su dati affidabili e coerenti in tutti i sistemi, e non validi solo nell’applicazione a cui riesce ad accedere? L’integrazione tra i sistemi renderebbe possibile tutto questo.

Questi sono i punti su cui secondo noi è importante riflettere se ci si sta chiedendo come migliorare l’efficienza aziendale, e anche le caratteristiche sui cui vale la pena investire quando si valuta l’adozione di un software per la propria azienda, che si tratti di gestionale, CRM, CPQ (nel caso di prodotti configurabili) o SCM.

Axioma ha tenuto ben presente queste caratteristiche quando ha sviluppato le sue soluzioni, e i suoi clienti hanno ottenuto gli obiettivi di efficienza che cercavano. E nella tua azienda avete tenuto in considerazione gli stessi punti?

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La fatturazione elettronica tra privati: cosa c’è [ancora] da sapere

L’anno scorso abbiamo scritto un articolo sull’attesissima fatturazione elettronica tra privati, la cosiddetta Fattura B2B. In quell’articolo dicevamo che le aziende avevano la possibilità di godere fin da subito dei benefici fiscali derivanti dall’adozione di questa modalità di fatturazione.
Modalità quindi disponibile e opzionabile, ma non obbligatoria.

In quanti avranno aderito? Pochi (alcune statistiche parlano dell’1% delle aziende), date le incertezze che, come sempre, generano queste disposizioni intermedie.
Con l’approvazione della manovra finanziaria del 30 novembre 2017 in Senato, le incertezze crollano e la fatturazione elettronica tra privati diventa obbligatoria.

Fatturazione B2B: il tuo gestionale è conforme? Axioma Cloud ERP è già predisposto per la nuova normativa. Scrivici per scoprire come funziona!

Fatturazione elettronica tra privati: normative, scadenze e dati di utilizzo

Senza ripercorrere tutti i passi normativi che hanno portato ai diversi step della fatturazione elettronica – anche perché ammettiamolo, alla maggior parte di noi interessa in concreto COME oggi dobbiamo adeguarci – vediamo i punti salienti: nel 2014 è entrata in vigore la FattPA, ovvero l’obbligo di fatturare in modalità elettronica alla Pubblica Amministrazione. Tutte le aziende fornitori di Comuni, Province, Regioni, scuole, … stanno utilizzando da circa 4 anni questa nuova, e unica, modalità di fatturazione.

Dall’Agenzia dell’Entrate possiamo recuperare i dati sull’utilizzo, riferiti ai diversi periodi. Vediamo il primo mese di avvio:

  • 6 giugno 2014 – 30 giugno 2014: 25.851 file fattPA inviate al Sistema di Interscambio, di cui il 53% non conforme.

Per altri periodi potete consultare il sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/numeri_sdi.htm

Da gennaio 2017 tale modalità è possibile anche tra privati, come si diceva prima in regime opzionale. Di seguito il report a gennaio 2018 della Fattura PA e Fattura B2B:

Dati fatturazione elettronica tra privati

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Prima fase compiuta. Ora tocca rendere obbligatoria anche la fatturazione elettronica tra privati.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati dal 1° gennaio 2019. Ma non per tutti, vediamo i dettagli:

  1. Decorrenza 1° luglio 2018 per le cessioni di benzina o gasolio per motori e per le prestazioni rese da subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici. Questo significa l’abolizione della scheda carburante da parte di soggetti IVA che dovrà essere documentata solo con fattura elettronica
  2. Decorrenza 1° settembre 2018 per i soggetti extra-UE nell’ambito tax free shopping. In concreto in caso di cessioni di beni o servizi per un valore superiore a 154,94 euro, ai fini personali o familiari, da trasportarsi in bagagli personali fuori dal territorio doganale comunitario, l’emissione delle fatture deve avvenire in modalità elettronica. È uno stimolo per il turismo europeo in quanto i residenti al di fuori della Comunità Europea possono richiedere a rimborso l’IVA pagata sugli acquisti effettuati in Italia.
  3. Decorrenza 1° gennaio 2019 per tutte le operazioni effettuate nei confronti di altri privati titolari di partita IVA, tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato.
  4. Esonero dall’obbligo per i soggetti di minori dimensioni che si avvalgono del cosiddetto “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14

Cosa succede se non si rispetta l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati? In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B è necessario ricordare che il documento emesso in qualsiasi altra forma non ha nessuna validità. Trovano poi applicazione le sanzioni amministrative che consistono in un pagamento compreso tra il 90 e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.

Facciamo un passo indietro: che cos’è la fatturazione elettronica tra privati?

Fatturazione elettronica tra privati, fatturazione B2B, fatturazione Business to Business, fatturazione tra imprese: stiamo parlando della stessa cosa!
La fatturazione elettronica tra privati consiste nell’emissione di una fattura in formato elettronico standard (XML), nella sua trasmissione e ricezione tramite il Sistema Di Interscambio (SDI) e nella relativa conservazione sostitutiva per 10 anni in formato elettronico.

Al momento lo standard previsto è simile a quello utilizzato per la fattura PA, ma bisognerà adeguarsi al formato unico europeo che la Comunità approverà in tempi successivi.
La fattura B2B sarà l’unica fattura ammessa e ne garantisce l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Perché adottare la fatturazione elettronica tra privati?

Innanzitutto per recepire le direttive europee, volte a creare un unico mercato con standard condivisi per facilitare il commercio e lo scambio tra i Paesi membri.

Altro punto è rappresentato dai vantaggi che la dematerializzazione dei documenti comporta, lo abbiamo detto per altri processi aziendali, ma vale anche in questo caso: riduzione dei costi, semplificazione delle operazioni e maggior possibilità di controllo.

Nello specifico, lo Stato è in grado di:

  1. prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, fenomeno particolarmente elevato nel nostro paese;
  2. aumentare la semplificazione fiscale;
  3. ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie a una maggiore quantità di dati a disposizione dell’Amministrazione Finanziaria.

Per gli utilizzatori del sistema, come abbiamo sottolineato nell’articolo citato all’inizio, la maggior parte dei vantaggi economici non deriva dal risparmio sui costi di stampa o spedizione, ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le aziende: se da entrambi i lati si utilizzano processi digitalizzati, si evitano data entry manuali con conseguenti rischi di errori e perdita dei dati, duplicazioni di informazioni e ridondanze di registrazioni a favore di tempi più veloci nei pagamenti e nelle ricerche documentali.

Per riepilogare di quali vantaggi potremmo godere a regime:

I vantaggi fiscali:

  • Accertamenti fiscali ridotti di 2 anni con tracciabilità dei flussi finanziari
  • Rimborsi IVA entro 3 mesi dalla richiesta
  • Controlli fiscali meno gravosi
  • Soppressione della comunicazione dello Spesometro periodico
  • Soppressione dell’obbligo di apposizione del visto di conformità sul credito IVA (per importi superiori ai 5.000€)

I vantaggi economici e di processo:

  • Riduzione acquisti materiali quali carta, buste, bolli
  • Riduzione dei costi di stampa, spedizione ed archiviazione
  • Riduzione del tempo di archiviazione e ricerca documenti
  • Integrazione dei processi di Ricezione delle Fatture
  • Riduzione delle attività manuali
  • Azzeramento dei costi dovuti agli errori di data entry
  • Riduzione dei tempi di esecuzione
  • Eliminazione dei ritardi e dei disguidi dovuti all’invio di fatture cartacee
  • Riduzione degli errori di fatturazione
  • Unificazione comunicazione commerciale e fiscale

Un’unica via: la dematerializzazione dei processi

Siamo nel bel mezzo del cambiamento. Sta a noi decidere se farne parte fin da subito o arrivare in ritardo e con più fatica.

Le normative italiane e comunitarie stanno accelerando processi che in altri stati sono già completamente digitalizzati e consolidati. Ma non possiamo aspettare l’obbligo normativo per innovarci, risparmiare e organizzarci meglio.

Serve una tecnologia adeguata, serve personale competente e qualificato o comunque una formazione più adeguata dei team di lavoro, servono processi ben definiti e controllabili. Serve prima di tutto un cambiamento nella mentalità dell’imprenditoria, ma non solo. Il cambiamento deve coinvolgere tutti: dal negozietto sotto casa che accetta pagamenti tramite carta ed emette fatture elettroniche, alla multinazionale che condivide informazioni, documenti e processi uniformi in ogni sua sede attraverso sistemi di collaboration, di gestione documentale avanzata che consente processi autorizzativi senza alzarsi dalla scrivania  e senza l’utilizzo della penna per apporre la firma, di integrazione delle informazioni tra applicazioni diverse, …

Da parte nostra cerchiamo di diffondere questa cultura e soprattutto di aiutare le aziende nel cambiamento, accompagnandole nell’adozione di nuovi modelli di lavoro in cui l’efficienza dei processi aziendali viene coniugata alla capacità di interagire efficacemente con clienti e fornitori, ma soprattutto all’interno dell’azienda stessa.

software compliant banche

Banche straniere con filiali in Italia: anche voi avete bisogno di software compliant localizzati

Con l’articolo di oggi vorrei fare qualche riflessione su una frase che ultimamente ho sentito spesso da aziende straniere, banche comprese, che hanno branch in Italia: “La casa madre ci fornisce tutti i software di cui abbiamo bisogno”.

Bene. Ma per le procedure normative? Per quelle fiscali? Faccio un esempio banale: il calcolo degli ammortamenti fiscali. Faccio questo esempio perché Axioma stessa si è trovata, qualche anno fa, nel bel mezzo di un’analisi sul calcolo dei cespiti di quasi tutti i Paesi europei. L’obiettivo, per una banca cliente, era quello di realizzare una procedura standard per ogni filiale con sede all’estero per poi raccordarla alla contabilità generale della casa madre tedesca. Come ben sapete le normative sono molte diverse da Stato a Stato. C’è di buono, per Axioma, che quella italiana è la più complessa e quindi bene o male vi sono rientrate tutte le casistiche e siamo potuti così partire dal nostro modulo gestionale dei cespiti per definire le specifiche di realizzazione per gli altri Paesi.

Questo è stato possibile per un’azienda italiana che sviluppa applicazioni gestionali da più di 30 anni. Ma se la software house è straniera e non ha personale in Italia che localizza le procedure, come si fa a realizzare o ad aggiornare in tempi brevi software compliant e quindi adeguati alle normative italiane? Soprattutto in un contesto, come quello bancario, dove gli istituti di vigilanza stanno diventando sempre più attenti ed esigenti.

Di come scegliere un software per il settore bancario ne abbiamo già discusso ampiamente in questo articolo e non voglio tediarvi ulteriormente, ma è importante sottolineare come la scelta di un fornitore esperto delle normative che regolano il settore e che offre soluzioni localizzate e rispondenti ai requisiti stabiliti dalla Banca d’Italia e dagli altri enti regolatori sia di fondamentale importanza, prima di tutto, per essere compliant e, poi, per ridurre i tempi per la ricerca delle normative da seguire e i costi di eventuali personalizzazioni per gli adeguamenti (quelli fiscali dovrebbero oltretutto essere gratuiti e quindi compresi nel canone di manutenzione!).

Nel concreto, di quali procedure stiamo parlando?

L’abbiamo già citata prima, quella della gestione dei cespiti. Potrebbe essere svolta tramite un banale file Excel, da ricongiungere comunque alla contabilità, tenendo presenti i vincoli e le regole per il censimento dei beni, per il calcolo degli ammortamenti, per la movimentazione civilistica e fiscale. Regole che, chiaramente, possono cambiare con il tempo. Regole che potremmo scrivere una volta sola in un codice software anziché ricordarcele a memoria con il rischio di errori anche di inserimento dati. Quindi, forse, è meglio adottare un software compliant e integrato che ci consentirebbe inoltre di evitare di inserire manualmente i dati in contabilità.

Un’altra procedura coinvolta è quella contabile dove – tra Certificazione Unica, Spesometro, Superammortamento, Fatturazione alla PA, e, correlata ai documenti fiscali, Conservazione sostitutiva – negli ultimi anni le cose sono cambiate alla velocità della luce!

Ultimo esempio di procedura soggetta a normative, è la Gestione dei reclami. In questo caso Banca d’Italia, ABI, Consob, … “invitano” le Banche ad un’organizzazione più rigida e puntuale della ricezione e risoluzione delle richieste e controversie con la clientela fornendo delle indicazioni ben precise su come registrare i reclami, sull’obbligatorietà di pubblicare report annuali e di inviare ai vari organismi report cadenzati.

 

Inutile dirvi che Axioma dispone di software compliant alle normative italiane.

 

 

 

 

 

 

software gestione banche

Software gestione banche: 3 dubbi e 3 soluzioni

Chi pensa di avere esigenze troppo particolari, chi di non avere sicurezza: ecco alcuni dei dubbi relativi ai software gestione banche. Eppure le soluzioni ci sono.

Non lo nascondiamo. Le banche sono uno dei settori più difficili da raggiungere per chi come noi vende applicativi. I motivi sono diversi e sono relativi soprattutto a un’errata percezione dell’offerta di software disponibile per la gestione delle banche. In questo post vogliamo fare un po’ di chiarezza su qual è la reale situazione del mercato a partire proprio dai vostri dubbi.

“La mia situazione è diversa da tutte le altre”

Verissimo. Ogni istituto bancario ha i suoi processi e le sue peculiari “abitudini”. Ogni realtà ha sicuramente impostato un particolare tipo di organizzazione, di flusso delle informazioni, di cicli approvativi per i documenti, … che soddisfa almeno in parte tutte le esigenze quotidiane di una banca.

Ma perché accontentarsi?

Con le soluzioni software giuste, gli stessi processi possono essere velocizzati e automatizzati, facendo risparmiare tempo ed errori. Certo, i software devono essere stati progettati proprio a partire delle esigenze degli istituti bancari e non devono essere software gestionali generici riadattati per l’occasione. In più i software per la gestione delle banche di oggi sono molto più agili e flessibili e possono quindi essere modellati con facilità alle esigenze anche della singola filiale.

“Sviluppare un software gestione banche sarebbe troppo costoso”

È una credenza che deriva direttamente dalla prima. Anche quando ci si convince che un software possa effettivamente migliorare l’efficienza dei processi, si continua a credere che sia necessario uno sviluppo su misura che farebbe inevitabilmente alzare i prezzi. Qui l’errore è su due fronti e uno lo abbiamo affrontato già nel punto precedente: se si scelgono software già progettati per le banche, la necessità di personalizzazione si abbassa notevolmente. Se poi si sceglie un software flessibile, si riduce ulteriormente. Come dite? Ancora pensate che non esista un software per la vostra particolare situazione? Potrebbe accadere, ma anche in questo caso c’è una soluzione e non è così costosa come si possa pensare. Attraverso una piattaforma di sviluppo open source è possibile progettare, o commissionare lo sviluppo, di soluzioni software con facilità e notevole riduzione dei costi.

“Le novità legislative ci perseguitano”

Senza dubbio normative, circolari e chi più ne ha più ne metta… rappresentano un problema per chi lavora nel settore bancario, perché significa cambiare continuamente processi e organizzazione. E come può venire in aiuto un software? È facile: se il fornitore scelto è all’altezza della situazione, sarà lui a monitorare la situazione legislativa e a proporre di conseguenza costanti aggiornamenti che rendano questi cambiamenti il più soft e automatici possibili.

La scelta del fornitore è infatti la più delicata: l’offerta è più ampia di quanto si pensi e non è limitata solo a quella dei grandi vendor o a quelli suggeriti dalle società di consulenza. Anzi, si possono trovare le soluzioni più adatte alle proprie esigenze da fornitori più piccoli, che possono essere più agili nel fornire soluzioni specifiche e più vicini agli utenti finali.

Ci stiamo dimenticando qualcosa? La sicurezza!

Che giustamente è il pallino di questo settore. Anche qui possiamo dire che dipende tutto dal fornitore e da quello che può fare in termini di architettura del software. Certo non basta, poiché anche l’infrastruttura va protetta nel migliore dei modi.

Noi di Axioma abbiamo dedicato un insieme di soluzioni software proprio alla gestione delle banche, in particolare alla gestione delle spese. Se ti va, puoi dare un’occhiata e chiederci informazioni.

Integrazione software in banca

Il telefono senza fili in banca

Parlare di integrazione di dati e sistemi informativi è sempre complesso, perciò oggi voglio partire dal concetto di telefono senza fili.

Sapete di cosa sto parlando: quel giochino che tutti abbiamo imparato da piccoli dove una frase viene sussurrata all’orecchio di una persona, e poi di un’altra e così via finché raggiunge l’ultimo interlocutore che la ripete puntualmente… distorta!

Ecco, questa è la stessa cosa che subisce un’informazione quando viaggia in sistemi informativi non integrati.

Un sistema informativo è l’insieme di procedure, strumenti e risorse umane impegnate nel produrre e gestire informazioni. Le informazioni gestite nascono, si arricchiscono, vengono modificate e sostituite esternamente e internamente all’azienda. Lo stesso dato viene poi condiviso da più uffici per scopi differenti all’interno della stessa azienda.

La sfida è di assicurarsi un dato utile, aggiornato e certo, al contrario del telefono senza fili dove l’ultimo bambino riceve un’informazione sicuramente imprecisa. 

Fino a pochi anni fa ogni ufficio sembrava un’isola indipendente. Dati e documenti erano appannaggio di una sola area aziendale che al massimo procedeva a fare una fotocopia per altri dipartimenti che lavoravano le informazioni anch’essi in maniera autonoma, come appartenenti ad aziende diverse. Quindi database separati e dati disgregati.

Secondo questo tipo di organizzazione, i sistemi informativi non sono integrati tra loro: ogni software governa dati che non trasferisce ad altri sistemi, la registrazione manuale in altri programmi è del tutto fuori dal controllo di chi li ha generati.

Oggi fortunatamente il mercato è cambiato e molte realtà hanno compreso il valore di gestire informazioni scambiate e condivise trasversalmente tra i diversi uffici. Due vantaggi tra tutti sono:

  • l’univocità della base dati: ogni elemento viene registrato in modo univoco e centralizzato all’interno del database e reso immediatamente disponibile a tutti i reparti che lo utilizzano e ne hanno i permessi aziendali. Questo consente di registrare i dati una volta sola riducendo al minimo gli errori di imputazione, di non dover attivare procedure di trasferimento dati asincrono tra diversi sistemi e quindi di poter aggiornare i dati una volta sola, aggiornamento che scenderà a cascata su tutti gli altri sistemi/database
  • l’omogeneità delle informazioni: qualsiasi sia il soggetto in grado di ottenere l’informazione e il sistema che ne permette la lavorazione, questa avrà le stesse caratteristiche e le stesse peculiarità di quella inserita originariamente

Questi sono i punti che le banche nostre clienti ci sentono ripetere ultimamente, unitamente al concetto di risparmio che l’integrazione porta con sé.

In questo mercato in piena trasformazione, sia per esigenze normative che finanziarie, perché continuare a gestire processi obsoleti, lunghi e onerosi? Perché si è restii al cambiamento, perché l’investimento (visto in realtà come un costo) in tecnologia è l’ultima delle priorità e perché le risorse interne non si abitueranno mai ad un nuovo strumento (“sa quanti miei dipendenti hanno iniziato da poco a usare il PC?”): queste sono le obiezioni più frequenti.

Che queste affermazioni siano o meno condivisibili, rimane un dato di fatto, cioè che l’inserimento una tantum di un dato, che viene subito dato in pasto ai sistemi che devono processarlo, ha molti più vantaggi del suo inserimento moltiplicato n volte in programmi non comunicanti tra loro: se viene aggiornato in un software, cosa succede negli altri dove è stato replicato? Come si fa a creare il flusso operativo se ad un certo punto le operazioni vengono interrotte per estrarre uno statico file Excel che poi verrà importato – sicuramente modificato – in un altro sistema?

Per fare un esempio più semplice: senza un sistema integrato, dei documenti prodotti in filiale quanti arrivano in sede integralmente? Il collega o il corriere che si incarica di raccogliere le pile di carta tra fotocopie, documenti aggiornati a penna, allegati che non sono graffettati al documento primario, … non sono certo una garanzia di completezza e integrità dell’informazione.

La soluzione in questo caso? Potrebbe essere un unico sistema documentale in grado di archiviare dati e documenti dipartimentali (per uffici e filiali) integrati ai sistemi operativi che li generano o a cui sono correlati.

Integrazione software in banca

L’integrazione di software bancari di Axioma

Se vuoi scoprire di più sull’integrazione clicca qui

In assenza di un sistema integrato, il controllo sul patrimonio informativo sfugge inevitabilmente di mano e se gli uffici dispongono di informazioni parziali e diverse tra loro, probabilmente svilupperanno strategie di business contrastanti.

Senza farvi i soliti discorsi sui vantaggi in termini di tempo e di denaro dell’integrazione, vorrei che vi soffermaste a riflettere su una domanda: quante informazioni siete disposti a perdere?

 

Banche: innovazione per il cliente, ma anche per il nostro back-office?

Mobile banking, carte paypass, totem di sportelli digitalizzati, prelievi tramite app,…

L’indagine di ABI e Gfk rivela che il cliente in Banca dell’era moderna è online, interessato ai nuovi canali di acquisto e comunicazione.
Ma se il rapporto con la clientela è mediato da strumenti super tecnologici, che cosa ne è del back-office delle banche? Qui purtroppo, Excel è il re dell’operatività.

Sebbene i sistemi aziendali siano ormai pane quotidiano per gli istituti bancari, molte procedure sfuggono al loro controllo. Ed è così che dati e documenti viaggiano di scrivania in scrivania, sostando un po’ nei desktop dei PC dei dipendenti, moltiplicandosi nelle stampanti o accantonandosi sulle scrivanie nella speranza che prima o poi vengano ritrovati. Per tornare al nostro citato Excel, bisogna essere fortunati se nessuno apporta modifiche non coerenti durante i vari passaggi!

Prendiamo l’esempio dell’area acquisti e contabilità:

in assenza di un sistema che gestisca le operazioni dall’inizio alla fine, con informazioni integrate, aggiornate e corrette, come viene garantita la coerenza tra ciò che si voleva spendere e ciò che realmente è stata l’uscita di cassa? E come si risale alle varie approvazioni di spesa? Siamo sicuri che il budget stanziato non sia stato sforato?

Un’attenta gestione delle spese di questi tempi è di fondamentale importanza per qualsiasi azienda, anche per quella bancaria. Riuscire a controllare e monitorare tutte le spese è il sogno di qualsiasi direttore e la bella notizia è che non si tratta di un’utopia. Bisogna però abbandonare Excel.

Sul mercato esistono diverse soluzioni software che aiutano le banche ad espletare le operazioni di gestione del ciclo passivo. Per poter avere un controllo effettivo delle spese è però consigliabile l’adozione di una soluzione completa che, partendo dalla definizione del budget annuale, riesca a integrare tutte le fasi (richieste di acquisto, richieste di approvvigionamento, contratti di merce o di servizio, ordini, fatture, cespiti) e quindi tutti i dati, con la sicurezza di ottenere operazioni di spesa coerenti con i limiti di budget.

Per darvi un’idea, la soluzione software di Axioma che propongo si configura così:

Gestione delle Spese Axioma

Gestione delle Spese Axioma

Un sistema integrato che parte dalla definizione del budget e scende verso la contabilità e il calcolo dei cespiti senza dover duplicare dati e documenti e, soprattutto, con la sicurezza di avere sotto controllo qualsiasi spesa.

Da dove passa la vostra innovazione?

Riforma BCC: a che punto siamo?

Un paio di settimane fa la Banca d’Italia ha aperto una consultazione pubblica su nuove disposizioni di vigilanza per le banche di credito cooperativo.

Si tratta di un altro tassello all’interno del quadro di cambiamento del credito cooperativo italiano che si sta riorganizzando per presentare, entro il 3 maggio 2018, le domande di costituzione dei gruppi bancari cooperativi.

La riforma del 2016 ha introdotto l’obbligo, per tutte le BCC, di aderire a un Gruppo Bancario Cooperativo che dovrà avere un numero minimo di soci superiori a 500 e partecipazione massima detenibile da ciascun socio pari a 100 mila euro. È stato disposto, inoltre, che la capogruppo controllerà le BCC attraverso un contratto di coesione, mentre le BCC controlleranno la capogruppo su base azionaria.

Fonte Banca d’Italia e Federcasse

Nel 2016 il credito cooperativo era costituito da circa 334 banche, 4.352 sportelli e 37 mila dipendenti. Oggi i numeri si sono già ridotti, ma il percorso è ancora lungo e probabilmente si concluderà non prima della fine del prossimo anno.

I 3 gruppi che si sono costituiti (Iccrea con circa 160 adesioni, Cassa Centrale Trentina con altre 100 e Cassa Centrale Alto Adige di cui non conosciamo i numeri esatti) si stanno muovendo nella scacchiera italiana dove le sovrapposizioni territoriali sono all’ordine del giorno: la ricerca di nuovi aderenti sta provocando infatti tensioni in molte regioni come la Lombardia, il Veneto e l’Emilia, dove nelle fusioni e incorporazioni non sempre vincono le logiche di efficienza e rafforzamento promosse dalla riforma.

Settimana scorsa la Banca d’Italia ha aperto una consultazione pubblica per ulteriori disposizioni in materia di vigilanza. Commenti e proposte potranno essere inoltrate entro il 10 novembre 2017.

Dal sito di Banca d’Italia si legge che “Con le nuove disposizioni viene introdotta la disciplina prudenziale delle azioni di finanziamento, strumento di capitale utilizzabile per ripatrimonializzare tempestivamente le BCC; sono rivisti i criteri che presiedono alla competenza territoriale, resi più flessibile anche per rimuovere possibili ostacoli alla razionalizzazione della rete territoriale dei costituendi gruppi bancari cooperativi; viene modificata la regola di operatività prevalente con i soci (che rileva anche per la mutualità delle BCC), per tenere conto della rilevanza che assumeranno, nei gruppi bancari cooperativi, le esposizioni infragruppo nell’ambito dei meccanismi di gestione della liquidità e di garanzia reciproca; vengono aggiornate e modificate le norme in materia di attività esercitabili e partecipazioni detenibili, ampliando le possibilità operative delle BCC in considerazione dell’accresciuta capacità di controllo dei rischi conseguibile grazie alle strutture di gruppo.”

Axioma sta accompagnando le BCC nella loro riorganizzazione attraverso le migrazioni, fusioni e implementazioni dei sistemi informativi che mai come ora rappresentano uno degli aspetti su cui puntare per rafforzare il controllo interno delle operazioni, della spesa e dei dati. 

Quello che ci auguriamo è che la riforma conduca a un sistema più forte, efficiente e competitivo nel contesto italiano, e non solo.

Più attacchi, ma meno danni

Dopo la Pubblica Amministrazione, quello finanziario è il settore più attaccato dal crimine informatico.

La spiegazione risiede sicuramente nella mole di dati sensibili che custodiscono: poter accedere ai sistemi bancari consente ai criminali informatici di trarre profitto da miliardi di informazioni personali e dai dati delle carte di credito in un sol colpo.

L’Executive’s Guide dell’NTT Security Global Threat Intelligence Report 2017 ha evidenziato come, a livello globale, gli attacchi al settore finanziario hanno subito un significativo incremento, raggiungendo il 14% totale, mentre il Kaspersky Lab ha quantificato il valore degli attacchi: un cybercrime ai servizi di online banking, ad esempio, costa in media alla banca 1.754.000 dollari, il doppio del costo sostenuto per riprendersi da un incidente malware (in media 825.000 dollari).

Ma il costo da sostenere non è solo quello tangibile, ma è anche quello legato alla reputazione: se una banca viene attaccata, è difficile che i suoi clienti siano ancora disposti a lasciare lì il proprio denaro.

La perdita di reputazione è la conseguenza di un incidente informatico più temuta da quasi 1 istituto su 5 (17%). Per questo motivo, Kaspersky Lab invita le aziende del settore a essere più consapevoli dei pericoli che affrontano, di proteggere i loro servizi, i clienti e il loro brand.

Tuttavia, se gli attacchi sono aumentati, nel 2016 sono diminuite le imprese che hanno subito danni economici a seguito di virus, malware, attacchi all’online banking, …

Le banche quindi stanno reagendo attraverso la prevenzione di possibili crimini ai danni dei propri sistemi. Sono questi i principali risultati del Rapporto del Consorzio ABI Lab sulla sicurezza online.

Un’indagine del Consorzio ABI Lab conferma l’attenzione delle banche per la sicurezza informatica anche sul fronte degli investimenti: il 32,2% delle banche intervistate ha dichiarato, infatti, un aumento superiore al 5% degli investimenti in misure di sicurezza digitale rivolte al cliente e circa il 36% delle banche in progetti e interventi interni alla banca.

Grazie ai presidi informatici delle banche solo 1 su 50.000 clienti ha subito un danno economico nel 2016.

Come hanno fatto questi istituti a far prevenzione? Per ridurre al minimo gli effetti negativi di una gestione non oculata delle informazioni è necessario proteggere l’infrastruttura e le postazioni di lavoro, in cui passano la maggior parte delle informazioni, attraverso misure preventive come le copie sistematiche dei dati.

Axioma attraverso la partnership con Kaspersky, tra i leader mondiali in materia di sicurezza, offre un’ampia gamma di servizi e tecnologie in grado di offrire un livello altissimo di sicurezza, con protezione anti-malware, sicurezza mobile, gestione dei sistemi e crittografia dei dati, e soprattutto un ambiente sempre aggiornato con le ultime definizioni di minacce.

Inoltre, Axioma e Kaspersky forniscono un’ulteriore protezione per i servizi bancari online e mobile, comprese le app per il mobile banking, offrendo una salvaguardia completa dalle frodi finanziarie ai clienti e ai loro dispositivi, in modo che possano gestire il proprio conto facilmente e comodamente online, senza esporre se stessi o il provider a rischi.

Per saperne di più http://www.infrastrutturait.com/