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Sara Quadri

Interconnessione e Analytics per una raccolta dati 4.0

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Ormai siamo tutti a conoscenza del significato di interconnessione tra macchine, persone e risorse in ambito Industria 4.0. L’obiettivo è riuscire a gestire la produzione in modo integrato e in tempo reale per essere più reattivi alle esigenze del mercato ed eliminare le inefficienze.

Scopri come gestire la produzione in real time

Nel 2018 gli investimenti in tecnologie digitali si sono concentrati soprattutto in software, IoT e Cloud dimostrando che le imprese italiane hanno intrapreso progetti di digitalizzazione della produzione introducendo software avanzati connessi ai dispositivi, ai macchinari e alle persone.

Va precisato però che, per ottenere la totale efficienza produttiva, introdurre un software e integrarlo ai macchinari non basta. Non dev’essere soltanto un requisito da soddisfare in termini di Industria 4.0, ma deve apportare benefici tangibili attraverso la ridefinizione dei processi organizzativi e produttivi , con la creazione di nuove forme di interazione uomo-macchina dove per “uomo” si intende una figura professionale formata e competente a supporto di queste tecnologie abilitanti.

Cambiare e stravolgere le modalità di organizzazione di processi e persone però non è sempre facile, e noi di Axioma pensiamo che condividere esperienze e casi di successo possa risultare una guida molto efficace per comprendere meglio le tematiche di digitalizzazione e Industria 4.0.

Pertanto, in questo articolo, attraverso un progetto di Industria 4.0 di un nostro cliente, abbiamo deciso di approfondire una tematica sempre più rilevante in ambito manifatturiero: il valore aggiunto di effettuare una raccolta dati in tempo reale.

Integrare i processi aziendali

In un articolo precedente, abbiamo preso come esempio l’esperienza di un nostro cliente leader nel settore della produzione di prodotti in plastica tramite estrusione che, come abbiamo già approfondito, ha caratteristiche particolari che rendono la definizione e il controllo dei costi un’attività molto complessa.

Anche in questo caso l’azienda in questione produce attraverso estrusione prodotti in polietilene, ma la volontà di intraprendere un progetto di questo tipo nasce da un’esigenza diversa: ottenere un flusso costante di dati e informazioni aggiornate sull’avanzamento produttivo.

Il flusso produttivo di questa azienda, infatti, era spesso “bloccato” dall’assenza di una gestione integrata con le diverse linee produttive che rendeva complicata non solo la raccolta di dati affidabili sui consumi, ma anche la verifica immediata dei parametri macchina di ogni impianto.

Attraverso l’introduzione di un software di raccolta dati in tempo reale collegato ai macchinari e al gestionale in uso, l’azienda ha ottenuto i requisiti per diventare una fabbrica intelligente e aumentare l’efficienza produttiva: interconnessione e integrazione dei processi.

Entriamo più nel dettaglio e vediamo insieme come.

Leggi di più sulle esperienze dei nostri clienti

 

Come garantire una raccolta dati affidabile?

Avere a disposizione una grande quantità di dati oggi non è un problema.

La vera difficoltà sta nella raccolta e nell’elaborazione di quest’ultimi che molto spesso viene effettuata con strumenti che non sono all’altezza del concetto di Industria 4.0.

Abbiamo pensato tutti alla stessa cosa? Excel. Si tratta sicuramente di uno strumento flessibile, utilizzabile da chiunque e che permette di effettuare calcoli e set di dati in un formato di facile utilizzo e lettura. Tuttavia, nel momento in cui aumentano le vendite e la complessità produttiva, questo strumento diventa un limite allo sviluppo perché non garantisce l’attendibilità e l’affidabilità del dato. File estremamente complessi, con celle evidenziate di colori diversi che indicano qualcosa che solo l’autore è in grado di interpretare.

Questa era la situazione pre-progetto dell’azienda, in un contesto dove:

  • I responsabili di reparto erano costretti a impiegare ore e ore del loro tempo per effettuare la verifica manuale dei dati di produzione che non risultava mai precisa e in linea con gli ordini in attesa di lavorazione.
  • La Direzione non era in grado di definire i consumi e i margini reali di ogni commessa a causa di file con dati poco coerenti e di difficile interpretazione.
  • In caso di imprevisti, la Direzione e i responsabili tecnici non riuscivano ad organizzare velocemente risorse e materiali per mettere in atto azioni correttive e rischedulare il piano produttivo per far fronte alla consegna al cliente per la data prefissata.

Addirittura un guasto a una macchina poteva causare fermi della durata di più giorni perché poteva accadere che l’operaio specializzato non fosse presente in azienda nel momento in cui si verificava il malfunzionamento con conseguenti ritardi e problematiche supplementari.

Insomma, non era possibile monitorare le performance dello stabilimento, risalire velocemente all’origine delle anomalie di produzione e di conseguenza prendere decisioni in breve tempo, perché le informazioni a disposizione erano frammentate e il processo organizzativo confuso e non definito.

La domanda che incentivò la Direzione a intraprendere un progetto Industria 4.0 con Axioma fu: come valorizzare le informazioni che io e miei colleghi abbiamo a disposizione nelle diverse fasi della filiera produttiva e rendere tutto il processo più fluido ed efficiente?

Proviamo a rispondere con i risultati ottenuti a seguito dell’avviamento di questo progetto.

Vuoi intraprendere un progetto Industria 4.0?

 

Cosa significa introdurre un software di raccolta dati?

Adottare un software di raccolta dati, integrato ai macchinari e al gestionale aziendale significa fornire alla direzione dati precisi e corretti su cui lavorare e che tengono conto di tutte le variabili di produzione (disponibilità dei materiali, utilizzo delle materie prime,..).

È quello che fece l’azienda in questione circa un anno fa, che, grazie al supporto continuo dei consulenti Axioma specializzati in Industria 4.0, ha ottenuto lo scambio di dati automatico e bidirezionale sui parametri di macchina e sul consumo effettivo dei materiali, con un riscontro immediato di tutto ciò che accade durante il ciclo produttivo.

Gli operatori a bordo macchina, in caso di anomalie o eventi perturbativi, ora riescono a ridurre drasticamente i tempi di reazione ottimizzando il processo di consegna. Inoltre, attraverso il modulo Analytics tutti i dati vengono poi archiviati in automatico, creando una base dati statistica valida e costantemente aggiornata per la realizzazione di report e cruscotti specifici.

Avere una grande mole di dati significa anche saperli gestire e con un software di raccolta dati in tempo reale queste operazioni diventano più semplici e sicure.

Naturalmente, un progetto di Industria 4.0 coinvolge più persone e il supporto del fornitore deve essere costante durante tutte le fasi del progetto, per fornire consulenza non solo in merito al funzionamento del software, ma soprattutto sulla ridefinizione e riorganizzazione dei processi produttivi aziendali che molto spesso vengono rivisti e riadattati.

Benefici e risultati raggiunti

Tutti gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti e l’azienda ora può:

  • Effettuare un monitoraggio continuo e in tempo reale della produzione che permette di adattare immediatamente e a costo zero il piano produttivo al verificarsi di qualsiasi evento
  • Lavorare su dati oggettivi, certificati e aggiornati e conoscere con precisione i costi oggettivi di ogni commessa e macchinario
  • Disporre in maniera immediata di report e grafici intuitivi sulle performance di produzione (stato macchinari, scarti, ore lavorate,…) eliminando l’enorme quantità di carta in circolazione nei diversi reparti produttivi.

L’integrazione software-macchinari consente di entrare nel mondo dell’industria 4.0 aumentando la propria competitività e innovazione.

Vuoi approfondire la tematica?
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Chiara Grumelli

Classificazione documenti aziendali: abolire la carta nelle agenzie di viaggi

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Come avviene la classificazione dei documenti aziendali nella tua agenzia di viaggio? In questo articolo spiegheremo quali sono i vantaggi della digitalizzazione applicata alla classificazione dei documenti aziendali.

Cataloghi, contratti di viaggio, fatture, voucher… tutti i documenti che girano nelle agenzie di viaggi e che in effetti costituiscono il loro business sono gli stessi che occupano scaffali, tavoli, cassetti e che invadono le scrivanie degli operatori nel mondo del turismo.

Tra l’obbligo di legge di conservare certi documenti e la necessità operativa di farlo per ogni evenienza, lo spazio fisico di archiviazione può diventare un problema man mano che gli anni passano e i clienti, e i documenti, aumentano.

Classificazione documenti aziendali: ci vuole un metodo

Ma anche ammesso che lo spazio non sia un problema e che in qualche modo lo si trovi, rimane un’altra difficoltà: qual è il metodo di classificazione più intelligente? Quello che ti permette di ritrovare quello che stai cercando più facilmente e velocemente?

Puoi scegliere ad esempio di classificare tutto secondo un ordine temporale, ma poi succede che di un determinato cliente ti ricordi il nome ma non l’anno e quindi il tempo di ricerca si dilata, facendoti perdere tempo e pazienza. Può funzionare una classificazione per tipologia di documenti, ma il rischio di errori è alto e una certa fattura può finire nello schedario sbagliato. Non sono errori irrimediabili e in qualche modo una soluzione si trova sempre. Nel frattempo però è stato perso tempo che poteva essere sicuramente impiegato meglio.

Non fraintendeteci. Sappiamo che nelle agenzie ci sono dei ninja nella ricerca di documenti, che nella loro testa hanno un vero e proprio database di conoscenza dei propri clienti che nessuna tecnologia informatica potrà mai eguagliare. Vero. E proprio per questo pare proprio uno spreco di talento. Senza contare il pericolo che un giorno questi ninja scelgano di sfruttare il proprio talento altrove, portandosi con sé tutta la propria conoscenza.

La carta poi ha un altro limite e cioè che rimane sempre e solo nel posto dove è stata messa. Sembra banale, ma lo è meno quando si è fuori ufficio e si ha bisogno di quell’informazione scritta proprio in quel foglio rimasto sulla scrivania.

Anche qui le soluzioni ci sono, ma le conseguenze sono tempo perso e malumore creato.

Chiedici subito come risolvere il problema

 

La digitalizzazione dei documenti

L’unica soluzione che ti permette di risolvere queste difficoltà senza inutili perdite di tempo è classificare i documenti aziendali passando dalla loro digitalizzazione.

La loro gestione in formato elettronico infatti consente tutte una serie di azioni impossibili avendo a che fare con la carta.

Ecco un esempio di quello che potrebbe succedere in agenzia con un’archiviazione digitale dei documenti.

Una volta che viene conclusa la vendita di un pacchetto viaggi, vengono prodotti una serie di documenti, fra cui ad esempio la fattura. Con l’avvento della fatturazione elettronica, il processo di digitalizzazione è già stato introdotto, ma si tratta di file xml, difficili da consultare in caso di necessità. A questo punto l’operatore “analogico” può decidere di generare il pdf, stamparlo, andare allo schedario e inserirlo nel faldone “Fatture 2020”.

Oppure potrebbe venire archiviato direttamente in un sistema documentale.

Facendo così, quando il direttore dell’agenzia tra un anno chiamerà mentre si trova fuori ufficio chiedendo di verificare l’importo fatto pagare per un viaggio, l’operatore potrà cercarlo per anno, se se lo ricorda, ma anche per cliente. O se non si ricorda neanche il nome del cliente, può cercarlo per parola chiave: un sistema documentale avanzato infatti è in grado di trovare i documenti anche attraverso le parole contenute al suo interno.

Addirittura tutto questo può farlo il direttore in autonomia, semplicemente collegandosi col suo pc.

Certo, sarebbe una situazione risolvibile anche con metodi “analogici” come abbiamo già detto. Ma quanto tempo si può perdere in una situazione del genere? Diciamo mezz’ora. Non molto, direte voi. Proviamo allora a moltiplicarlo per tutte le fatture 74ter, fatture servizi singoli, contratti di viaggio, ricevute, bolle, registri IVA, cataloghi, … i minuti diventano ore perse e il singolo foglio di carta stampato, si trasforma in interi faldoni a cui bisogna trovare uno spazio.

Scopri le altre soluzioni Axioma per il Turismo

 

La soluzione

Rendere digitale la classificazione dei documenti aziendali è quindi un’evoluzione che porterà risparmio di tempo e di costi legati alla stampa.

Il processo può essere graduale, in modo che non risulti troppo traumatico per l’organizzazione dell’agenzia.

Certo è che bisogna affidarsi a un partner che ha già affrontato progetti simili, che conosce il settore e che sia in grado di fornire una soluzione informatica valida. Il tutto con la garanzia di un’assistenza sempre presente.

Scopri di più sul sistema documentale di Axioma.

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Sara Quadri

Nuovi aggiornamenti software: perché è così importante non tralasciarli?

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Quante volte vi capita di ricevere una comunicazione dal vostro fornitore di software che vi avvisa che è disponibile una nuova release di prodotto?

E quante volte vi sarete chiesti, ma è davvero così necessario un ulteriore aggiornamento?

Oppure, per fare un esempio più pratico pensiamo ai nostri smartphone. Con intervalli di tempo sempre più brevi arrivano notifiche che segnalano la disponibilità di una nuova versione del sistema operativo.

Anche se si tratta di un’attività che può durare pochi minuti, quante volte alla ricezione di questo avviso finite per posticipare l’operazione o ignorarla completamente?

Un pensiero comune è che effettuare gli aggiornamenti di sistema sia una perdita di tempo, con dubbi sull’effettivo miglioramento delle prestazioni.

Ma quando si parla di sistemi informativi e componenti software di un’azienda il ragionamento diventa un po’ più complesso e le conseguenze di un mancato aggiornamento sono più rischiose.

Vediamo insieme perché.

Quali rischi si corrono?

Il rischio è rappresentato dalla probabilità che una minaccia, sfruttando una vulnerabilità, generi un impatto negativo sugli asset informativi aziendali.

Infatti, effettuare un aggiornamento delle componenti tecnologiche software in uso permette non solo di ottenere nuove funzionalità e maggior efficienza, ma anche di rafforzare la sicurezza informatica.

Quindi, quali sono i rischi principali correlati all’utilizzo di componenti tecnologiche software non aggiornate?

  • Rischio di vulnerabilità: ad ogni aggiornamento il fornitore software risolve errori di codice, bug o falle di sistema della versione precedente che potrebbero essere sfruttate da criminali informatici per compromettere o sottrarre dati o addirittura negare l’uso delle applicazioni. Attraverso l’aggiornamento si riduce drasticamente la possibilità di subire un attacco informatico.
  • Rischio di non conformità: che è strettamente legato al rischio precedente perché una componente software vulnerabile mette a rischio la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati mettendo l’azienda cliente in una condizione di “non conformità” rispetto ai provvedimenti di legge in materia di protezione dei dati.
  • Rischio di incompatibilità: in caso di sostituzione di componenti hardware è necessario che tutte le componenti software siano coerentemente aggiornate. Ad esempio non potrò lavorare su un PC con un sistema operativo non più supportato dalla versione di database del software aziendale poiché vi sarà incompatibilità tra i due sistemi.

Questi rischi si traducono in costi perché nel migliore dei casi il cliente dovrà richiedere il ripristino di dati corrotti o persi, mentre se emergono problemi legati al mancato funzionamento di funzioni applicative necessarie al corretto svolgimento delle attività lavorative quotidiane, si va incontro a ripercussioni più gravi, come un blocco totale di qualsiasi operazione e quindi dell’intera azienda.

Non solo riduzione dei rischi, ma anche vantaggi

Per ridurre questi rischi i fornitori di software sono costantemente impegnati nel rendere disponibili sia gli aggiornamenti, sia delle roadmap che ne delimitano il ciclo di vita.

Infatti è ragionevole chiedersi: quanto durerà un aggiornamento prima che diventi obsoleto?

Questo grafico è un esempio di ciclo di vita di una release di prodotto, da quando viene rilasciata fino a quando non è più supportata e ne viene lanciata un’altra sul mercato. Conoscere la durata del ciclo di vita di un aggiornamento è fondamentale per poter prendere decisioni informate relativamente a quando aggiornare o apportare altre modifiche al software.

grafico-aggiornamenti-software

Oracle Database Roadmap

Inoltre, quando si pensa all’aggiornamento dei sistemi informativi, ci si focalizza troppo spesso sui costi tralasciandone i vantaggi e benefici.

Attraverso l’aggiornamento delle componenti software in uso in azienda si ottengono una serie di vantaggi a lungo termine:

  • disponibilità di patch di vulnerabilità che riducono drasticamente il rischio connesso alla sicurezza e al corretto funzionamento dell’infrastruttura
  • eliminazione del rischio del mancato funzionamento dei sistemi e della mancata possibilità di risolvere problematiche dovute ad applicazioni non supportate dalla precedente versione
  • conformità di legge alle misure per garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati (ad es. GDPR)

Garantire soluzioni software aggiornate significa garantire affidabilità, continuità e sicurezza ai clienti, elementi fondamentali per far fronte alle nuove esigenze di mercato.

Naturalmente, una volta resa disponibile una nuova release, spetta poi all’azienda cliente valutarne l’adesione o meno, essendo però consapevole dei rischi che si corrono in presenza di obsolescenza delle proprie tecnologie.

Axioma grazie all’esperienza maturata in 40 anni presso i clienti offre alle aziende soluzioni software e servizi IT qualificati utilizzando le migliori tecnologie sul mercato.

Scopri di più!

 

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MarketingAxioma

Richieste di contributi: i requisiti Iccrea 2020

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Il Gruppo Operativo Iccrea ha emesso una nuova disposizione che dal 2020 chiede alle Banche del Credito Cooperativo che fanno parte del gruppo di uniformare codici e report. La modifica renderà più uniforme e veloce i processi da parte di Iccrea, ma rende necessario che le banche del gruppo compiano uno sforzo di adeguamento in determinati settori.

Uno di questi è quella della raccolta, evasione e rendicontazione delle richieste di contributi, beneficenza, erogazioni liberali, …

La disposizione di Iccrea infatti richiede che vengano emessi report periodici che rispettino non solo tempi, ma anche specifiche classificazioni. Deve essere rispettata ad esempio la distinzione tra beneficenza e sponsorizzazioni con risvolti sulla comunità. O ancora i report devono mostrare la suddivisione per i contributi per aree di intervento (cultura, solidarietà, sanità, sport, ricerca, istruzione, ambiente, territorio, chiesa). Vanno inoltre inserite le descrizioni delle attività sostenute, definito in modo preciso il target di riferimento, … insomma le richieste sono tante e vanno soddisfatte al più presto per rispettare la conformità richiesta dal Gruppo.

La buona notizia è che esiste una soluzione che ti consente di essere già conforme senza nessuno sforzo di adeguamento.

Si tratta di Axioma RDC (Richieste di contributi), che oltre a emettere report che rispettano le richieste Iccrea, consentono di gestire la raccolta delle richieste e l’evasione delle stesse in modo veloce, organizzato e a prova di report. Scopri di più!

 

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Sara Quadri

Come cambia il ruolo del System Integrator

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Nel precedente articolo abbiamo analizzato l’esperienza di un progetto di Digital Transformation di un nostro cliente che, grazie a soluzioni tecnologiche adeguate, può offrire ai propri clienti servizi sempre più personalizzati in maniera veloce ed efficiente.

Abbiamo anche visto che per avere successo in progetti innovativi le imprese devono confrontarsi con i propri sistemi IT, molto spesso datati e poco performanti.

Un progetto di Digital Transformation, infatti, oltre che dall’introduzione di nuove tecnologie, dev’essere accompagnato da un’adeguata integrazione dei sistemi.

Prima di sviluppare nuovi modelli di business, introdurre nuovi software, nuovi impianti o macchinari 4.0, è fondamentale avviare un processo per far comunicare le varie parti di un’azienda e assicurare efficienza al 100%.

Chi si occupa di sviluppare soluzioni che possano far dialogare correttamente i diversi sistemi informativi?

Il System Integrator.

Si tratta di realtà aziendali con al loro interno un team esperto e dedicato all’integrazione dei sistemi. Oggi, i System Integrator hanno un ruolo fondamentale nei progetti di innovazione del business e con l’avvento della Digital Trasformation stanno assumendo nuovi significati, utilizzando nuovi strumenti e sviluppando nuove competenze e funzionalità.

Vediamo insieme in questo articolo come si sta evolvendo il ruolo di questa funzione e per quali motivi è indispensabile in un progetto di digitalizzazione.

A cosa serve la System Integration?

Il mercato della System Integration dovrebbe raggiungere entro il 2024 un fatturato di oltre 450 miliardi di dollari. [Global System Integration Market Report, 2018]

Migliorare l’infrastruttura, gestire un’enorme mole di dati e informazioni, garantire la sicurezza IT, fornire piattaforme evolute (Cloud Computing, IoT, A.I.,…) queste sono solo alcune delle attività che permettono a un’impresa di essere più efficiente e competitiva.

Le aziende, però, non sono tutte uguali e per passare da processi analogici a digitali occorre qualcuno che sia in grado di guidarle.

Alcune operano in mercati diversi, quindi utilizzano metodologie e logiche organizzative, produttive e di vendita differenti. Ma soprattutto hanno affrontato (o stanno affrontando) un percorso tecnologico specifico e le nuove tecnologie digitali devono essere adattate al contesto aziendale.

Nel settore industriale e manifatturiero, per esempio, da quando si parla di Industria 4.0 viene valorizzata l’integrazione di sistemi, processi produttivi, risorse, macchine e software per ottenere interconnessione e maggior efficienza produttiva. Mentre chi lavora nel settore finanziario o del retail, ha vissuto un approccio diverso nei confronti dell’integrazione, che viene sfruttata principalmente per raccogliere e gestire grandi quantità di dati finanziari e di consumo.

Realtà aziendali complesse e tecnologie sempre più evolute rendono il processo di integrazione cruciale e difficile.

È qui che si inserisce il lavoro dei System Integrator.

Inoltre, come è emerso dall’Assintel Report 2019, una delle criticità principali è la mancanza di competenze specifiche. Ecco perché i System Integrator oggi più che mai, giocano un ruolo così importante.

Il System Integrator oggi

Perché abbiamo detto che il ruolo del System Integrator è cambiato?

Prima che iniziasse questa quarta rivoluzione industriale, la funzione del System Integrator era quella di connettere tecnologie tra loro differenti, perlopiù hardware, per farle dialogare e ottenere benefici in termini di efficienza aziendale. Oggi, in realtà è molto di più.

È un’azienda che offre servizi che vanno oltre l’integrazione e la configurazione hardware e software, come ad esempio servizi di consulenza e formazione.

Accompagna le aziende nella loro evoluzione digitale attraverso nuove competenze e funzionalità. Si parla di veri e propri progetti di System Integration perché si tratta di un percorso caratterizzato da più fasi: vengono analizzati i requisiti e le esigenze per poi sviluppare sistemi che possano garantire, sia sul piano IT che sul piano operativo, più flessibilità e sicurezza.

Ad esempio, se un’azienda decide di spostare le proprie applicazioni sul Cloud non potrà certo affrontare questa iniziativa da sola.

L’azienda System Integrator deve essere in grado di consigliare al cliente quali sono le procedure da seguire, che infrastruttura utilizzare, quali dati spostare e analizzare una serie di fattori per andare a scegliere l’entità dei servizi legati alla sicurezza.

In più, vi è la certezza di affidare i propri sistemi a un team di persone competenti e altamente specializzate.

La mancanza di competenze interne che possano dedicarsi totalmente alla gestione e al corretto funzionamento dei sistemi informatici è un grande freno all’innovazione.

Affidare l’intera gestione dell’infrastruttura e del corretto funzionamento a System Integrator esterni, consente alle imprese che non hanno risorse IT e competenze specifiche di promuovere strategie innovative, senza togliere tempo e risorse allo sviluppo del proprio business.

Ti piacerebbe lavorare con sistemi integrati, sempre connessi, agili e scalabili senza preoccuparti della loro manutenzione e sicurezza?

Contattaci!
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Sara Quadri

Migliorare la Customer Experience? Attraverso un progetto di Digital Transformation con Axioma

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Sul fronte dell’integrazione delle tecnologie digitali da parte delle imprese, l’Italia si posiziona al 23º posto tra gli Stati membri dell’UE, ben al di sotto della media UE. [Rapporto DESI UE, 2019]

Questa posizione in classifica sulla propensione delle aziende italiane verso il digitale non suscita grandi soddisfazioni.

Nonostante ciò, le potenzialità delle nostre imprese sono alte soprattutto per quanto riguarda i servizi Cloud e E-Commerce, che favoriscono l’avvio di progetti di digitalizzazione.

Siamo di fronte all’utilizzo quasi esclusivo del digitale, che ha rivoluzionato i meccanismi di domanda e offerta. Basta pensare a quando abbiamo intenzione di acquistare un prodotto o un servizio: ci bastano pochi clic per cercare informazioni e concludere l’acquisto. Anche quando si tratta di acquisti più complessi ed economicamente rilevanti, come per esempio le vacanze, ci affidiamo a sistemi di prenotazione online.

L’83% dei viaggiatori italiani si informa in rete prima di acquistare e l’86% conclude online almeno un acquisto (alloggio, trasporto, attività o servizio esperienziale). [Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo, Politecnico di Milano, 2019]

Come fanno le imprese tradizionali a stare al passo?

La relazione umana rimane un elemento fondamentale, ma per arricchire l’esperienza del cliente. Il processo va ripensato in ottica online. Adottare strumenti digitali significa offrire prodotti e servizi sempre più personalizzati, presidiare i canali dove si trova il cliente, ma anche rendere più veloci ed efficienti i processi interni e raggiungere risultati di business migliori.

Vediamo insieme, attraverso l’esperienza di un nostro cliente, cosa significa intraprendere un progetto di Digital Transformation per digitalizzare l’esperienza d’acquisto dei clienti e migliorare le operazioni di back office.

La delicata fase di ricerca e prenotazione

Chi viaggia per lavoro o divertimento desidera servizi di trasporto di alta qualità, affidabili e ben integrati ad altri servizi.

First Travel Italy è un’azienda italiana specializzata nel settore del trasporto persone con conducente nei viaggi “leasure”, “business” e nell’organizzazione di eventi, con presenza internazionale e servizi all’avanguardia.

Fornisce assistenza e servizi top-level per i suoi clienti, tipo di servizio che richiede un’attenzione e un’efficienza all’altezza delle aspettative.

Le aspettative dei clienti sono sempre più elevate e riuscire a rispettarle con sistemi informatici datati, telefonate e scambi di email diventa difficile, ma soprattutto limita la crescita aziendale.

Sono ancora tante le imprese dove gli addetti al back office ricorrono a lunghe telefonate o appuntamenti in filiale con i clienti per creare e prenotare un pacchetto viaggio. Inoltre, per farlo, devono passare da un’applicazione all’altra perché le informazioni risiedono in sistemi diversi e non integrati.

Pensate in occasione di grandi eventi o festività, dove le richieste aumentano a dismisura e la combinazione di servizi diventa molto più complessa. Quanto deve aspettare il cliente prima di finalizzare la prenotazione? Perché sprecare tutto questo tempo quando utilizzando il loro PC o smartphone avrebbe potuto fare la stessa cosa in pochi minuti?

Tempi lunghi e scarsa efficienza. Questi due elementi caratterizzano le imprese che ancora non hanno intrapreso un percorso di Digital Transformation e portano i clienti a rivolgersi a strutture che mettono a disposizione sistemi di prenotazione via web, più veloci e performanti.

I vantaggi della digitalizzazione

First Travel dopo un’attenta analisi delle problematiche e definizione delle esigenze ha individuato Axioma come partner ideale per intraprendere un progetto di Digital Transformation.

Un progetto di digitalizzazione prevede l’adozione di nuove tecnologie e di nuove modalità di interazione con i clienti, con il coinvolgimento di persone, processi e modelli di business che vengono ridisegnati in ottica innovativa e digitale.

Quali sono i vantaggi ottenuti da First Travel?

  • Miglioramento della Customer Experience grazie all’introduzione di un sistema di self-booking che permette ai clienti di organizzare e prenotare i servizi disponibili in maniera intuitiva e funzionale.
  • Processi più efficienti e riduzione dei tempi e costi di gestione. L’utilizzo di software più flessibili e integrati consente agli operatori lo svolgimento delle attività quotidiane senza difficoltà ed errori.
  • Ottimizzazione della fase di prenotazione e riduzione dei tempi di erogazione di servizi più mirati e personalizzati.

Digitalizzare i processi aziendali non è un percorso sempre facile. È necessario prevedere un impegno costante e collaborativo per la riorganizzazione dei processi operativi interni e la scelta di un fornitore in grado di fornire non solo la tecnologia, ma soprattutto il supporto e la consulenza specifica necessaria è fondamentale.

La crescita aziendale e l’aumento della competitività sul mercato sono determinate dall’avvio di progetti di Digital Transformation che rendono le imprese più innovative e in grado di offrire servizi sempre più personalizzati.

Vuoi digitalizzare la tua impresa?

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Sara Quadri

Sicurezza e continuità con il Cloud Amazon AWS

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Torniamo a parlare della tecnologia che ha riscosso più successo negli ultimi anni: il Public Cloud.

L’Assintel Report ha evidenziato che il Public Cloud risulta essere l’area tecnologica dove le imprese concentreranno la maggior parte degli investimenti ICT per il prossimo anno (oltre il 40% sul totale aziende) soprattutto nella sua declinazione SaaS.

Scegliere questa tecnologia significa avere una marcia in più in termini di flessibilità e velocità nello sviluppo di progetti di trasformazione digitale.

Ma le aziende non sono solo alla ricerca di maggior agilità e velocità dei sistemi, vogliono anche maggior sicurezza.

Alla ricerca di più sicurezza

È inevitabile che l’introduzione di nuove tecnologie e dispositivi interconnessi tra loro ci espone ad un rischio maggiore. Se da un lato, infatti, ci saranno strumenti avanzati che ci permetteranno di gestire ed effettuare operazioni sempre più complesse in maniera semplice ed efficiente, dall’altro l’esposizione al Cyber Crime sarà sempre più elevata.

Nel biennio 2017-2018 il numero di attacchi gravi è cresciuto del +37,7% rispetto al biennio 2015-2016 che aveva registrato un aumento del solo +3,8%. [Rapporto Clusit, 2019]

Gli attacchi informatici aumentano e il ruolo della sicurezza non può essere tralasciato o dato per scontato.

L’espansione del Cloud, fino a qualche anno fa, era frenata proprio dal timore in merito alla sicurezza. Molte realtà aziendali pensavano che se i dati erano in rete e gestiti da fornitori esterni fossero più facilmente accessibili e violabili. Oggi, questo concetto si sta invertendo.

Molte aziende hanno compreso che spostare i sistemi informativi sul Cloud può aumentare la sicurezza dell’infrastruttura, e non solo!

Cosa garantisce il Cloud Amazon AWS

Quali sono le problematiche più comuni in ambito IT che devono affrontare le aziende?

I cosiddetti downtime di servizio, il rischio di data breach e la limitata scalabilità di un’infrastruttura IT datata e obsoleta.

Noi di Axioma abbiamo accompagnato molti clienti nel loro percorso verso l’innovazione e ogni giorno ci confrontiamo con i dubbi, gli ostacoli e le esigenze di molte aziende. Ecco perché in questo articolo ci concentreremo su come è possibile risolvere queste criticità, che possono causare perdita di profitti, ma anche danni sulla propria reputazione con i clienti.

Se avete letto questo articolo, saprete già cos’è Amazon AWS. E se vi diciamo che affidarsi al Cloud Amazon AWS significa anche non avere più preoccupazioni in merito al rischio di perdite dei dati, interruzioni di servizio e spese eccessive in aggiornamenti e manutenzioni?

In che modo? Garantendo:

  • MAGGIOR SICUREZZA: tutti i dati aziendali vengono memorizzati in server all’avanguardia sparsi geograficamente per il mondo e gestiti e controllati da personale qualificato il cui compito è esclusivamente pensare alla loro protezione e sicurezza. Qual è il vantaggio di non avere tutti i dati in un unico server fisico? Che sarà molto difficile, se non impossibile, che tutti i server che ospitano i dati vengano violati e/o attaccati contemporaneamente. Inoltre, AWS supporta 90 standard di sicurezza e certificati di conformità e tutti i servizi AWS che archiviano i dati dei clienti offrono la possibilità di crittografare tali dati, in maniera scalabile ed efficiente.
  • CONTINUITÀ: pensate alla vostra giornata lavorativa, potete fare a meno anche un solo giorno del corretto funzionamento del pc e dei software aziendali? Immagino di no. Le cause di queste interruzioni posso essere dovute a disastri naturali, guasti meccanici o errori umani. Pensiamo ad un semplice calo di tensione elettrica, la tua infrastruttura fisica ne risentirebbe e per quanto tempo resterà inutilizzabile? AWS, oltre a fornire servizi di Disaster Recovery che consentono un recupero rapido dell’infrastruttura e dei dati IT a causa di interruzioni, garantisce continuità di utilizzo e un elevato grado di ridondanza.
  • FLESSIBILITÀ: nel contesto attuale si fa fatica ad essere competitivi, la tecnologia si evolve troppo velocemente. Attivare e sviluppare nuovi progetti innovativi in breve tempo e con condizioni economicamente vantaggiose è molto complicato, a maggior ragione per quelle imprese che utilizzano un’infrastruttura IT datata, obsoleta e poco flessibile. Amazon AWS ti permette di attivare nuovi progetti IT in pochi giorni pagando solo le tecnologie che usi. Pensavi di aver bisogno di una gamma di funzioni e servizi più ampia? Nessun problema, con il Cloud Amazon AWS, le modifiche alle configurazioni dei sistemi possono essere eseguite in pochi giorni!

Insomma, il Cloud Amazon AWS ha tutte le caratteristiche necessarie per diventare il partner tecnologico ideale per garantirti innovazione, affidabilità e sicurezza.

Ti piacerebbe adottare soluzioni software in Cloud all’altezza dei cambiamenti richiesti dalla Digital Transformation?

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Sara Quadri

L’evoluzione digitale in Italia: quali sfide ci aspettano?

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Come promesso, riprendiamo l’articolo di settimana scorsa per completare l’approfondimento in merito all’evoluzione digitale in Italia.

Abbiamo avuto la conferma che il mercato ICT continua a essere in forte crescita e, differenze geografiche e settoriali a parte, il Cloud, declinato in tutte le sue forme, domina la classifica delle tecnologie su cui sono stati fatti più investimenti.

Ora, invece, vediamo insieme quali saranno gli approcci, le priorità e le sfide delle aziende italiane nel corso del prossimo anno per affrontare l’evoluzione digitale in atto.

Priorità di business e IT

Oggi tutti parlano di customer experience e di quanto sia importante mettere il cliente al centro.

Sviluppare una strategia orientata al cliente offrendo loro servizi e prodotti sempre più personalizzati e di valore è l’obiettivo principale delle aziende.

Lo conferma anche il risultato della ricerca IDC condotta per l’Assintel Report 2020.

Per il 2020, le aziende italiane saranno focalizzate in misura prioritaria sul miglioramento della soddisfazione e della fidelizzazione dei clienti (oltre il 50%) e sulla riduzione dei costi aziendali (oltre il 30%). Seguono la necessità di entrare in nuovi segmenti di mercato e di sviluppare nuovi prodotti e servizi, per rimanere competitivi in un mercato in continua evoluzione.

Quando si parla di tecnologie e innovazione, però, il vero protagonista è il reparto IT. Se spostiamo l’attenzione verso le priorità prettamente tecnologiche emerge che, a parte la riduzione e il controllo dei costi comune a tutti, le necessità sono diversificate in base alla dimensione aziendale.

I costi possono influire negativamente sull’avvio di investimenti in tecnologie e formazione ed è per questo motivo che la riduzione e il controllo dei costi è l’unica priorità che prescinde dalla classe dimensionale delle imprese.

Per le grandi imprese la priorità sarà quella di migliorare la qualità e i tempi di erogazione dei servizi IT e di potenziare la sicurezza dei sistemi e delle infrastrutture. Infatti, per questa tipologia di azeinde che hanno già effettuato progetti di trasformazione digitale, diventa fondamentale concentrarsi sulla garanzia e la protezione dei sistemi.

Per le medie, piccole e micro imprese, invece, le priorità maggiori sono l’ottimizzazione dei processi IT e l’innovazione del core business.

Date queste tendenze, cosa possiamo ipotizzare?

Sicuramente le imprese stanno accelerando la digitalizzazione e innovazione dei processi e questo sarà un trend che caratterizzerà anche gli anni a venire. A partire dall’azienda più piccola – ma non per questo meno incentivata – fino ad arrivare all’azienda di più grandi dimensioni, l’obiettivo è quello di focalizzarsi su nuovi livelli di innovazione, per non perdere competitività.

Ma quali sono le motivazioni che spingono maggiormente le aziende a digitalizzarsi? Rispondiamo attraverso questo grafico.

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Fonte: Survey IDC per Assintel Report 2020

Le imprese determinate a intraprendere un progetto di digitalizzazione stanno puntando sulla possibilità di ridisegnare il modello di business, quindi di cogliere i vantaggi del digitale per sfruttarli nella pianificazione e definizione di nuovi prodotti, servizi e processi e permettere loro di evolvere insieme al mercato.

Seguono la valorizzazione e monetizzazione dei dati, per poter analizzare e utilizzare i canali digitali in modo coerente, integrato ed efficiente, e gli ambiti relativi alla gestione delle risorse umane, all’introduzione di forme di automazione e all’impiego dei canali digitali in maniera integrata.

Gli ostacoli da superare

In uno scenario come questo, contraddistinto da un cambiamento continuo, non mancano nuove sfide e ostacoli da superare.

Prima di andarli ad analizzare, un segnale importante che ci preme evidenziare è che la maggior parte delle imprese non considera la sicurezza IT un passaggio fondamentale nel proprio percorso di innovazione.

Soltanto il 36% delle imprese spende regolarmente per la sicurezza nell’ambito nel budget generale IT, meno del 10% considera la sicurezza IT un investimento strategico a cui riservare risorse dedicate nel 2020, mentre ben il 44% delle imprese spende in modo del tutto saltuario e contingente, con un’allocazione di risorse che molto spesso e annegata in progetti e investimenti più generali.

Si tratta di dati preoccupanti, perché il ruolo della sicurezza nel budget IT sembra non essere preso in considerazione quanto dovrebbe. Eppure ogni giorno siamo alle prese con nuovi attacchi informatici, sempre più mirati e gravi quindi perché non investire in misure di sicurezza più efficaci?

Quali sono le mancanze da colmare? E dove concentrare i propri sforzi?

Rimanendo all’interno dell’ambito sicurezza IT, la problematica principale è la carenza di risorse finanziarie per gli investimenti, che risulta essere una condizione che riguarda il 31% delle imprese italiane. Tra le sfide più rilevanti con sfaccettature diverse a seconda della dimensione d’azienda – ma questo ormai è un fattore che caratterizza qualsiasi trend – troviamo:

  • la complessità di una gestione continuativa 24×7 della sicurezza
  • la carenza di competenze/risorse umane per una gestione del rischio efficace
  • la definizione di una policy di sicurezza efficace accompagnata dalla crescente complessità delle normative

Cosa ci aspetta nel 2020

Una cosa è certa, esiste un quadro generale molto eterogeneo in merito ai livelli di implementazione delle strategie di digitalizzazione che varia in base alla dimensione aziendale e in base al settore di appartenenza.

Questo gap così elevato deriva in particolar modo da tre mancanze, su cui le imprese dovranno concentrare i loro sforzi:

  1. la mancanza di una strategia unica e condivisa derivante a sua volta dall’assenza di una cultura aziendale propensa al cambiamento e all’innovazione
  2. la carenza di risorse economiche
  3. la mancanza di competenze adeguate, che rallenta o ancora peggio, impedisce la piena realizzazione di progetti innovativi

Purtroppo, la tecnologia continua a essere considerata un costo e questo porta le aziende a intraprendere progetti di trasformazione digitale con risorse e budget molto limitati o addirittura a non poterli intraprendere affatto.

Alla luce di queste considerazioni, se con il Piano Impresa 4.0 lato investimenti e incentivi economici si sta cercando di fare qualcosa, dal punto di vista della formazione è necessario sviluppare nuove competenze e nuovi modelli organizzativi, perché se da un lato la tecnologia ha il potenziale di trasformare il business delle aziende, dall’altro lato i cambiamenti oggi sono troppo rapidi, rendendo le competenze dei professionisti di settore obsolete in poco tempo.

L’analisi del mercato ICT fornisce sicuramente dei dati interessanti, e noi, approfondendo queste tematiche ci auguriamo di avervi fornito qualche spunto di riflessione in più su come far fronte ad un contesto sempre più evoluto.

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Sara Quadri

Assintel Report 2020: lo scenario ICT in Italia

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A ottobre, come ogni anno, si è tenuta la presentazione dell’Assintel Report 2020. La fotografia annuale sul mercato dell’ICT che fornisce una panoramica sugli investimenti e sugli effetti della tecnologia tra le imprese italiane.

Sono già diversi anni che i dati evidenziano un interesse maggiore verso lo sviluppo di competenze legate all’innovazione tecnologica e all’adozione di nuove tecnologie quali i Big Data, l’Internet of Things, l’A.I. e il Cloud, ma le imprese che effettivamente hanno intrapreso un progetto di Digital Transformation sono ancora troppo poche.

Tuttavia in Italia sembra esserci in atto un cambio di rotta. Perché?

Ci si è resi conto che l’innovazione tecnologica non è più necessaria solo per competere, ma addirittura per sopravvivere.

Per questo motivo l’adozione di nuove tecnologie non può essere prerogativa delle aziende di grandi dimensioni, più propense all’innovazione e al cambiamento già da qualche anno, ma deve coinvolgere anche le aziende di piccole e medie dimensioni.

Sviluppare una strategia indirizzata all’innovazione non è semplice, a maggior ragione per quelle imprese con un’impostazione ancora tradizionale, che stanno affrontando una serie di sfide organizzative, economiche e culturali e che quindi faticano a trarne dei vantaggi concreti.

Approfondiremo gli ostacoli, le sfide e le priorità del 2020 nel prossimo articolo, perché prima è opportuno capire qual è il trend di spesa ICT in Italia.

 

Qualche numero sul mercato ICT in Italia

Nonostante un rallentamento del PIL, il mercato dell’Information Technology italiano è in crescita rispetto all’anno scorso (+2,3%) registrando una spesa che supera i 31 miliardi di €.

Entrando più nel dettaglio e analizzando le due componenti principali, IT e Telecomunicazioni, il trend è caratterizzato da dinamiche differenti: mentre il comparto IT registra una spesa complessiva superiore ai 24,2 miliardi di € e una crescita del 3,8%, la spesa delle aziende per i Servizi di Telecomunicazioni si assesta sui 6,9 miliardi di €, registrando una diminuzione del 2,7% rispetto al 2018.

Fino a qui, niente che ribalti la situazione registratasi durante gli anni scorsi dove il comparto delle Telecomunicazioni faticava a raggiungere risultati soddisfacenti.

Ciò che cattura maggiormente l’attenzione e gli investimenti da parte delle aziende è il mercato delle tecnologie della Terza Piattaforma (Cloud Computing, Big Data e Analytics) e degli Acceleratori di Innovazione (IoT, A.I., Blockchain, Realtà virtuale e aumentata, Robotica,…) dove in termini di volume e crescita trionfa il mercato dei servizi di Public Cloud (ne abbiamo parlato qualche settimana fa proprio qui) con una crescita del 26,1% rispetto al 2018 e livelli di spesa che nel 2020 supereranno i 2,5 miliardi di €.

Grafico Public Cloud 2018-2020

Fonte: Elaborazioni IDC per Assintel Report 2020

Il Public Cloud è una tecnologia flessibile ed economica e non sorprende che sia lo strumento prediletto per iniziare un processo di trasformazione digitale.

Finora, in linea generale la spesa ICT cresce, ma se entriamo nel dettaglio ci accorgiamo che la situazione è un po’ disomogenea.

Il 25% delle Medie Imprese e il 23% delle Grandi Imprese intendono incrementare la spesa nel corso dei prossimi 12 mesi, in alcuni casi anche al di sopra del 20% (circa il 2%). A comprimere la spesa per il 2020 sono soprattutto le Micro e le Piccole Imprese, rispettivamente il 10 e il 7%.

Come dicevamo prima, la distribuzione della spesa ICT mostra una forte concentrazione nelle aziende di grandi dimensioni (48% del valore totale del mercato) e il settore merceologico che contribuisce maggiormente alla spesa è quello manifatturiero (23% del valore totale del mercato) seguito da quello finanziario (21%). Inoltre, rispetto all’area geografica, troviamo ai primi posti il Nord e Centro Italia (Lazio, Lombardia, Piemonte ed Emilia Romagna insieme nel 2020 genereranno il 64% della spesa nazionale).

Ciò che evidenziano questi dati è un’Italia divisa in due. Inoltre viene da chiedersi, quanto avrà influito il Piano Impresa 4.0?

Gli investimenti hanno avuto sicuramente un ruolo centrale nello sviluppo di progetti innovativi e nell’introduzione di macchine intelligenti e software evoluti, ma non dimentichiamo ciò di cui abbiamo parlato in un articolo di un paio di mesi fa: la Nuova Legge di Bilancio ha apportato delle modifiche al Piano Impresa 4.0 rendendo gli investimenti più accessibili alle piccole e medio imprese.

Si spera, quindi, che questo divario così evidente possa – in parte – essere sanato da questa nuova opportunità.

Ovviamente è presto per dirlo, i risultati non sono ancora visibili, ma avranno sicuramente un impatto sulla distribuzione della spesa ICT per classe di impresa dei prossimi anni.

Per confermare questa ipotesi, però, non ci resta che aspettare l’Assintel Report del prossimo anno.

Priorità e sfide per il 2020

L’Assintel Report 2020 non si limita a esaminare i livelli di spesa del mercato ICT, ma individua anche quali saranno le esigenze, le priorità e gli ostacoli che le imprese dovranno affrontare il prossimo anno per ottenere la piena realizzazione della trasformazione digitale.

Siamo entrati nella seconda fase della Digital Transformation, e se prima l’elemento su cui puntare era l’introduzione di nuove tecnologie, oggi è indispensabile focalizzarsi sulle competenze necessarie per abilitarle e sul ruolo della sicurezza IT, spesso sottovalutato.

Ma non vogliamo svelarvi altro, perché di queste tematiche ne parleremo nel prossimo articolo!

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Sara Quadri

I vantaggi di una gestione documentale in Cloud

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L’entrata in vigore della fatturazione elettronica ha contribuito ad incentivare la digitalizzazione dei processi, ma soprattutto dei documenti.

Se pensiamo alla nostra attività lavorativa di almeno 10-15 anni fa, ci si immagina una scrivania con pile di fogli di carta, appunti, penne, post-it,…mentre ora è tutto diverso. Basta un PC o dispositivo mobile per avere accesso a qualsiasi documento e poterlo consultare, modificare e condividere attraverso pochi clic.

Stampare, firmare, fotocopiare, archiviare in raccoglitori ingombranti porta via tempo, ma soprattutto ha un ingente costo.

C’è ancora chi non riesce ad affidare totalmente al digitale i documenti con cui lavora, ma fortunatamente l’introduzione della fatturazione elettronica ha avuto un forte impatto sulla diffusione del processo di dematerializzazione del documento e, a partire dall’ambito amministrativo, a poco a poco i benefici di questa modalità di fruizione e archiviazione dei documenti si sta estendendo anche agli altri dipartimenti aziendali.

Lavorare con documenti in formato elettronico permette di snellire i processi e di renderli più efficienti, ma questo non deve farci pensare che basta produrre un documento in formato digitale e il gioco è fatto. È necessario dotarsi di strumenti adeguati e un sistema di gestione documentale è uno di questi, ancora meglio un sistema di gestione documentale in Cloud che gode di maggiori benefici.

Le problematiche del trattamento manuale dei documenti

La normativa sulla fatturazione elettronica è stata un obbligo quindi molte aziende non hanno fatto altro che adeguarsi.

In queste aziende, a parte all’interno dell’ufficio amministrazione che è stato “costretto” a gestire l’invio, la ricezione e l’archivio delle fatture in formato elettronico, i problemi legati all’utilizzo della carta sono pressoché rimasti.

Proviamo ad elencarne alcuni, attraverso qualche esempio:

  • NUMEROSE STAMPE: il venditore ha preparato un’offerta che prima di essere inviata al cliente, deve essere approvata dal reparto tecnico e anche dalla direzione. Ecco originata una serie di stampe e fotocopie che poi probabilmente si riveleranno inutili perché quell’offerta andrà versionata o persa. E per la nuova approvazione cosa fare? Andrà stampata un’altra volta e così via. Stampe di più versioni creano confusione, in più, l’ufficio acquisti non sarà contento di dover ordinare toner su toner e carta su carta.
  • PERDITE DI TEMPO: se si vuole ricontrollare un ordine, un documento di trasporto o un documento tecnico, dove cercarlo? Ma soprattutto con che criterio? Se è stato archiviato sul PC di un collega bisognerà aspettare che rientri in ufficio oppure sperare che l’abbia stampato e lasciato sulla scrivania, ma ci sono altri fogli e una confusione tale che è meglio lasciar perdere e aspettare…
  • SCARSA SICUREZZA E PRIVACY DEI DATI: tutti i documenti con i quali lavoriamo ogni giorno contengono informazioni su clienti, fornitori,..e stamparli significa renderli disponibili a chiunque e mettere a rischio la loro protezione, oppure ancora peggio, rischiare di perderli.

Anche nella tua azienda hai queste difficoltà? Sai che possono essere risolte con un sistema di gestione documentale in Cloud?

Molto spesso si associa il significato di questa applicazione alla mera archiviazione e ricerca dei documenti in formato elettronico, ma un sistema documentale in realtà è molto di più. Vediamo insieme perché.

Un software di gestione documentale in Cloud

Che un software di gestione documentale possa ridurre l’utilizzo della carta e quindi anche i costi ormai è chiaro.

Per raggiungere l’obiettivo di digitalizzazione dei processi e renderli più veloci ed efficienti, poter visualizzare e archiviare i documenti in formato elettronico aiuta, ma non basta.

Axioma offre un sistema di gestione documentale in Cloud in grado di archiviare, classificare e abilitare workflow approvativi in maniera elettronica così da rendere i flussi operativi più veloci e sicuri.

Disporre di  un archivio elettronico dei documenti via web, organizzato secondo una classificazione specifica di attributi, condivisi da tutta l’azienda, permette di trovare subito ciò di cui si ha bisogno attraverso ricerche di parole chiave trasversali, indipendentemente dalla cartella in cui si è archiviato il documento. Non si tratta del solito file system, ma di un sistema documentale avanzato basato su un vero database relazionale. Qui i documenti risiedono in archivi catalogati, ma sono anche raggruppati in relazione al termine di ricerca utilizzato (data, autore, fornitore, codice cliente, tipo documento, …).

E il workflow approvativo? A cosa serve?

Avere un processo di approvazione automatico significa che se, ad esempio, la direzione deve approvare un’offerta commerciale non sarà più necessario stampare fogli, raccogliere firme, o inviare email, ma basterà salvare un documento con una tipologia soggetta ad approvazione ed il sistema invierà automaticamente una notifica alla persona interessata che dovrà solo effettuare un clic per autorizzare o rifiutare.

È possibile configurare più livelli di autorizzazione, in base all’organizzazione di ufficio acquisti e dei diversi buyer aziendali, e, una volta ottenuti tutti, la procedura in essere si sblocca in automatico (pensate all’autorizzazione al pagamento delle fatture fornitori a seguito della ricezione della merce). Un bel risparmio di tempo!

Non dimentichiamoci però che la digitalizzazione dei processi si realizza solo se il sistema di gestione documentale è integrato agli altri software in uso in azienda.

In questo caso, infatti, i documenti che provengono dal gestionale vengono archiviati automaticamente e se al responsabile acquisti serve visualizzare una fattura fornitori, per autorizzare il pagamento, potrà farlo in autonomia e tranquillamente dalla propria postazione.

Condivisione, condivisione, condivisione. E la sicurezza? Ogni utente viene configurato secondo un profilo aziendale che gli concede permessi di visualizzazione, modifica, eliminazione dei documenti, autorizzazioni, …

La sicurezza è garantita anche dal Cloud. Perché? La risposta potete trovarla sul nostro ultimo articolo.

Ormai dotarsi di un sistema documentale in Cloud è diventato indispensabile, non solo per la fatturazione elettronica, ma anche per sviluppare un processo di trasformazione digitale in grado di migliorare tutti i processi e coinvolgere tutta l’azienda.