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Gestione elettronica documenti

La gestione documentale in Smart Working

Questa settimana è cominciata finalmente la fatidica fase 2, che prevede il rientro al lavoro di tante categorie, soprattutto quelle per cui il lavoro da remoto non era una possibilità applicabile. Parliamo quindi del settore manifatturiero e di quello dell’edilizia, che potranno tornare alla propria attività pur rispettando le regole del distanziamento sociale.

Tutti quei settori che invece non richiedono una presenza fisica in azienda, ma anche quelle funzioni che si svolgono interamente in ufficio, possono invece continuare in modalità Smart Working. Questa accortezza consentirà di limitare il contagio senza fermare l’attività economica.

Come poi abbiamo già provato a dire negli articoli precedenti, lo Smart Working è una soluzione che può essere valutata al di là dell’emergenza Coronavirus, proprio perché è ricca di vantaggi e risvolti positivi proprio per il lavoro stesso. Migliore qualità della vita, maggiore responsabilizzazione delle persone, minori costi ma soprattutto… maggiore produttività.

Ma quindi quali sono gli ostacoli a un’adozione dello Smart Working anche al di fuori della situazione che stiamo vivendo? In tanti “non si fidano” del fatto che sia possibile avere anche a casa tutto quello che si ha sulla scrivania in ufficio.

E noi siamo d’accordo. Perché se si basa la propria attività ancora sulla carta, questa rappresenta un grosso limite. Parliamo per esperienza personale: se la nostra vita lavorativa si fosse basata ancora su faldoni e documenti stipati in schedari, proseguire con l’attività a casa avrebbe comportato la necessità di portarli fisicamente a casa propria! E anche a volerlo fare (e sicuramente in tanti lo hanno fatto) si pone un altro problema: la condivisione.

Il problema della condivisione e della revisione

Ogni documento infatti viene archiviato in singola copia, poiché poi rimane a disposizione di tutti quelli che ci lavorano. Come è possibile gestire questa condivisione se il documento si trova a casa di una persona sola? Si parla ancora di scansioni, telefonate o magari – perché no? – fotografie via Whatsapp. Tutti strumenti poco ortodossi, poco efficienti e poco sicuri.

Le difficoltà poi non finiscono qui. Se si lavora ancora con la carta oppure si comincia a produrre e scambiarsi documenti in formato elettronico senza mai stamparli, ci si trova davanti a un problema da risolvere: la revisione del documento. I file infatti raramente sono definitivi alla loro prima emissione. Spesso richiedono il lavoro di più di una persona affinché vengano completati. Questo processo di solito avviene attraverso delle lunghe passeggiate nei corridoi dell’azienda di qualcuno che, con i fogli in mano, gira tra gli uffici degli interessati annotandosi modifiche, aggiunte, ecc… e poi stila il documento definitivo. Altra modalità è quella dello scambio via mail: c’è quindi qualcuno che invia a un gruppo di colleghi il documento da correggere. Ognuno risponde in tempi e modi diversi senza tenere conto delle risposte degli altri, lasciando al mittente iniziale l’ingrato compito di mettere insieme i pezzi.

Naturalmente una situazione come quella che stiamo vivendo amplifica il problema.

E poi l’approvazione

I documenti poi, oltre a richiedere il contributo di più persone, devono passare anche attraverso un ciclo di approvazioni, magari in vari step, che li rendono definitivi solo all’ultimo “ok” dato dal capo. Torniamo quindi alla questione già presentata: siamo sicuri che il giro di mail sia la soluzione più efficiente per questo tipo di processo? La quantità di mail che ogni persona con un ruolo di responsabilità riceve è soverchiante rispetto al suo tempo lavorativo e succede che la corsa a smaltire le mail “da leggere” distolga di fatto da attività strategiche ben più importanti. Il rischio di perdersene qualcuna ovviamente c’è, ma il vero problema è che nella casella postale si accumulano mail di tutti i tipi, dalla pubblicità alle comunicazioni amministrative, da quelle personali a quelle urgenti, senza quindi un minimo di organizzazione che consenta di risparmiare tempo e fatica.

Archiviare i documenti: un problema di spazio e sicurezza

E infine c’è il problema dell’archiviazione. Quando ognuno è a casa propria, chi tiene il documento definitivo? Dove lo si salva? Come si garantisce la sua conservazione sicura? Tutte domande che rischiano di non avere risposta, o almeno nessuna soddisfacente, poiché se si lavora da casa senza soluzioni idonee, c’è solo una strada possibile: utilizzare il proprio pc, senza un sistema di protezione adeguato.

Anche stando in ufficio comunque, l’utilizzo di armadi e schedari è ormai obsoleto e spesso non più sufficiente. Ritrovare il documento inoltre richiede anche grande abilità nell’entrare nella testa di chi lo ha riposto, poiché il metodo di archiviazione non sempre è univoco per tutti.

La soluzione, non solo in tempo di Covid 19

L’emergenza Coronavirus ci ha obbligati tutti ad affrontare bruscamente questa realtà, ma come non ci stanchiamo mai di ripetere, lo Smart Working non deve essere un male necessario, ma un’opportunità per i motivi elencati prima.

E’ giusto allora cercare le soluzioni migliori per quelle difficoltà oggettive che si vengono a creare e ancora una volta la strada della digitalizzazione e dell’informatica diventano le uniche percorribili.

Partendo dal presupposto che ormai ogni documento prende vita in modo digitale e poi viene stampato, si tratta solo di far sì che la sua esistenza continui in formato elettronico. Ciò che fa quindi un software di gestione documentale non è altro che realizzare questa condizione, aggiungendo opzioni e possibilità che migliorano la semplice gestione via mail.

Con un software di gestione documentale in Smart Working sarebbe possibile rendere disponibile a tutti gli interessati ogni documento, immediatamente e senza scambio di mail. Questo potrebbe essere quindi consultato da chiunque e in qualsiasi momento, a patto che si abbia accesso a un dispositivo connesso a Internet.

Accessi regolati e approvazione garantita

Se il software lo consente, è possibile anche regolare accessi e azioni consentite a seconda del ruolo aziendale. Eliminando la necessità di mandare il documento via mail, non sarebbe più necessario ricordarsi i nomi delle persone che ricoprono una certa funzione e verrebbe eliminato il rischio di dimenticarsi qualcuno o al contrario di aggiungere troppi destinatari.

Se è necessario che più di una persona intervenga alla stesura del documento, un software documentale avanzato consente di lavorare su più versioni successive, così da rimanere sempre tutti costantemente aggiornati sulle modifiche e non creare mille revisioni diverse e parallele.

Ci sono molti prodotti che rendono possibile la modifica condivisa di un testo, ma spesso il lavoro di integrazione con il resto dei sistemi aziendali è lungo e complicato, in altre parole costoso.

Se poi il file deve passare attraverso diversi step approvativi, un buon sistema documentale è dotato anche di un motore di workflow, cioè un flusso i cui step vengono definiti in partenza e che consente di rendere definitivo il file dopo che è stato approvato dalle varie figure aziendali stabilite. Ogni volta che è richiesta l’approvazione, l’interessato dovrebbe ricevere una notifica, il tutto in modo automatico.

L’archiviazione fatta bene

E l’archiviazione? Abbiamo detto che questo è un tasto dolente in tempi di Smart Working, forzato o meno che sia, ma spesso lo è anche in una tradizionale gestione in ufficio: gli spazi fisici per stipare i documenti non sono infiniti, ma la loro produzione invece sembra non finire mai.

Con un software idoneo si potrebbe non solo trovare loro uno spazio digitale, ma consentire una classificazione attraverso più di un criterio. In questo modo sarebbe possibile una ricerca più veloce e semplice, senza per forza dover chiedere lumi alla persona che si è occupata dell’archiviazione. In casi estremi si potrebbe ad esempio cercare un documento anche per una parola particolare che contiene. Ma altrimenti ogni file potrebbe essere ritrovato sia per criteri temporali, o per tipologia o per cliente. Insomma, la ricerca sarebbe possibile da più strade.

Se poi questo sistema documentale è integrato con il gestionale e con gli altri sistemi aziendali in uso, i vantaggi si moltiplicherebbero, perché il processo avverrebbe in automatico.

Se vuoi qui puoi avere un’idea di ciò che fa il nostro. E voi come siete organizzati in azienda?

industria4.0-post-coronavirus

Settore manifatturiero: come ripartire in chiave 4.0

L’emergenza Coronavirus ha portato come effetto collaterale alle aziende italiane grossi danni economici.

“Secondo i primi dati dell’Osservatorio economia e territorio, l’impatto economico delle misure di contrasto all’epidemia da Covid-19 ha compromesso, in Lombardia, 62,2 miliardi di euro di fatturato, pari all’8% del valore annuo complessivo.”

Anche se si tratta di un dato poco rassicurante, dobbiamo riconoscere che alcune delle misure messe in atto per il contrasto e il contenimento del contagio hanno ridotto il rischio di danni economici ben peggiori.

Infatti, come abbiamo analizzato negli articoli precedenti, lo Smart Working ha garantito a moltissime imprese il continuo svolgimento della propria attività lavorativa, a patto che vengano utilizzati strumenti tecnologici adeguati e sicuri.

Tuttavia, non tutti hanno potuto ricorrere a questa strategia.

Chi non ha potuto ricorrere allo Smart Working

Infatti, hanno potuto abilitare lo Smart Working quei settori economici e quelle aree aziendali dove la propria mansione può essere svolta al proprio domicilio o in modalità “a distanza”.

Ma per i comparti produttivi e manifatturieri? A esclusione delle attività indispensabili ed essenziali (ad esempio i comparti agroalimentare e farmaceutico), questi settori hanno dovuto fermare la produzione.

Questo stop ha causato rallentamenti e disagi difficili da risolvere, aprendo gli occhi anche sulla necessità di una maggior digitalizzazione del comparto produttivo.

E, ora più che mai, per garantire una ripresa efficace le imprese non possono rifiutarsi di cogliere questa occasione anche per il futuro.

Quindi, come rispondere all’esigenza di ripartire con efficienza e velocità?

Fase 2: pronti a ripartire?

Ormai manca poco all’attuazione della fase 2 e quindi alla riapertura di molte attività produttive, che dovranno fare i conti con una serie di difficoltà. Prima fra tutte, la riorganizzazione totale dei piani produttivi e della disponibilità di risorse umane.

Per poi arrivare a risolvere problemi di approvvigionamento, ritardi, rallentamenti e guasti o manutenzioni a macchinari lasciati inattivi da giorni.

Se già prima dell’emergenza queste erano complessità difficili da gestire, figuriamoci adesso.

Dunque, utilizzare soluzioni software per l’Industria 4.0 connessi ai dispositivi, ai macchinari e alle persone in questo momento di crisi può diventare anche un trampolino di lancio per attuare nuovi modelli produttivi, più efficienti, performanti e reattivi alle instabilità del mercato.

Le esigenze di un reparto produttivo

Chi si occupa di monitorare tutta la filiera produttiva e pianificarne l’avanzamento sa quanto sia importante operare con tempestività e con dati corretti e aggiornati.

Purtroppo sono ancora troppe le imprese che non riescono ad abbandonare l’utilizzo della carta e dei fogli di calcolo.

E, nel momento in cui la complessità produttiva aumenta, questi strumenti diventano un limite.

File difficili da interpretare, calcoli sulla marginalità di commessa errati, disallineamenti tra fabbisogni e disponibilità di materiali, imprevisti e fermi macchina difficili da risolvere…con impatti disastrosi sulla puntualità di consegna.

Ecco che, un’accurata pianificazione e schedulazione diventano condizioni imprescindibili per recuperare il tempo perso e attuare una ripresa all’altezza della situazione.

Ecco come intervenire (in tempo reale)

Molti responsabili di stabilimento si troveranno a fare i conti con riduzioni e modifiche all’organizzazione del lavoro, ma anche a stabilire turnazioni ridotte per quanto riguarda il personale.

Come organizzare tutto al meglio e garantire il corretto allineamento tra disponibilità di risorse (sia materiali, che fisiche), priorità e ordini di lavoro?

E in caso di imprevisti come riorganizzare velocemente risorse e materiali?

Le soluzioni software di Axioma per l’Industria 4.0 consentono di riorganizzare in maniera corretta e precisa gli ordini di lavoro, tenendo conto delle priorità e della disponibilità di risorse e competenze.

Inoltre, trattandosi di software integrati ai macchinari e al gestionale aziendale, permettono di monitorare le performance dello stabilimento in tempo reale e di facilitare il lavoro di analisi alla direzione che avrà a disposizione dati corretti, precisi e che tengano conto di tutte le variabili di produzione.

…con qualche regola in più da seguire

Inoltre, non dimentichiamo che il 4 maggio gli impianti riprenderanno ad operare, ma sempre adottando le misure sul distanziamento sociale imposte fin dall’inizio della pandemia.

Questo significa che, sarà più difficile comunicare rispetto a prima, poiché gli operai si ritroveranno a lavorare distanziati sia su postazioni che in turni di lavoro diversi.

Le soluzioni software per l’Industria 4.0, oltre a rendere tutto il processo produttivo più fluido ed efficiente, consentono di condividere le informazioni in velocità e semplicità, grazie all’utilizzo di task operativi, dashboard intuitive e la presenza di un documentale per la ricerca e l’archivio dei documenti in formato elettronico.

In questo modo tutti gli attori coinvolti nel processo di produzione sono in grado di avere accesso alle stesse informazioni in tempo reale, senza dover essere fisicamente presenti in stabilimento.

Software per l’Industria 4.0 per superare la crisi

Tutti sappiamo quanto sia importante oggi, nel mondo manifatturiero, riuscire a reagire rapidamente alle perturbazioni e ai cambiamenti del mercato.

Noi di Axioma riteniamo che la tecnologia sia un alleato fondamentale per mantenere la propria competitività. Per cui, questi strumenti con il supporto e la consulenza dei nostri esperti, possono garantire alle imprese un buon punto di partenza per ripartire massimizzando l’efficienza produttiva degli impianti e apportando benefici a tutta l’organizzazione aziendale.

CRM post-vendita smart-working

CRM in Smart Working 3: la gestione del post-vendita

C’è chi li chiama reclami, chi segnalazioni, chi ticket, altri ancora semplicemente richieste dei clienti. Ma tutti questi termini hanno una cosa in comune: l’urgenza di essere affrontati e risolti. Pandemia o non pandemia.

Vediamo quindi in questo articolo quali sono le necessità e le soluzioni di chi si occupa della gestione del post-vendita in azienda e delle possibilità che ha quando è in modalità Smart Working.

Hai già letto i nostri articoli precedenti? Abbiamo parlato di marketing e vendite e di come un CRM completo funzionalmente e disponibile via web sia la soluzione per poter interamente lavorare dalla propria postazione casalinga. Scopriamo quindi se anche il post-vendita ha le stesse possibilità.

Esigenza di partenza: saper raccogliere le richieste dei clienti

Per prima cosa è necessario che le richieste dei clienti vengano raccolte e catalogate in modo funzionale e ordinato. Sia che la raccolta avvenga attraverso un portale, sia per telefono, oppure tramite e-mail, ogni segnalazione deve trovare spazio in un sistema unico che consenta di individuare immediatamente il suo argomento.

E questo per quale motivo? Certo, anche a fini di archiviazione, ma soprattutto perché a seconda dell’ambito, ci sarà una persona diversa in azienda che interviene per risolvere il problema.

Seconda fase: l’assegnazione

Come abbiamo detto, la natura della segnalazione può essere un guasto, ma anche il ritardo di una consegna, una sostituzione, una richiesta di un pezzo di ricambio… questo se si tratta di un’azienda industriale. Se invece stiamo parlando di un’azienda che eroga servizi, i ticket possono essere riguardare malfunzionamenti, richieste di modifiche o miglioramenti o a volte semplicemente richieste di chiarimenti o informazioni.

E’ evidente quindi che gli ambiti sono numerosi e che le figure aziendali che devono occuparsene possono essere diversissime tra loro.

Se chi si occupa di raccogliere le segnalazioni è in sede, può semplicemente andare di ufficio in ufficio finché tutte le segnalazioni non sono state assegnate. Se però ci si trova in Smart Working? Il telefono o la mail diventano l’unica possibilità? Non sarebbe però una via molto efficiente.

L’intervento di risoluzione: tempismo e accuratezza

Tutti sappiamo, in quanto fornitori ma anche in quanto clienti, quanto sia importante la tempestività della risposta rispetto alla richiesta di un cliente. La capacità di soddisfarlo non solo con la vendita, ma anche nel post-vendita, trasforma un cliente sporadico in uno abituale e contribuisce in maniera preponderante a costruire la reputazione di un’azienda.

Rispondere subito e bene quindi diventa la presentazione migliore che un’azienda può fare di sé stessa. Ma per riuscirci è necessaria una condizione preliminare: avere chiara la situazione del cliente. Sapere quali prodotti ha acquistato o quali servizi ha sottoscritto, quali richieste ha già fatto e quando.

E cosa succede quando non si può essere presenti in ufficio e quindi comunicazioni e contatti diventano più complicati? Ci vuole un repository per tutte le informazioni di un cliente, una sorta di fascicolo elettronico che dia tutte le informazioni necessarie.

Tempi certi: quanto tempo ci vuole ancora?

Questa è una domanda che parte dal cliente e arriva a cascata su tutte le persone coinvolte nel progetto. E chi deve rispondere non sempre ha tutte le informazioni per poterlo fare con esattezza. Questo perché la cosa che capita più spesso è che ognuno rimanga con un pezzetto del lavoro o di conoscenza nella sua testa o nel suo pc. Cosa complicata da gestire in ufficio, figuriamoci in Smart Working.

La richiesta del cliente rimane quindi in un limbo senza risposta e non sempre si ha un’idea del reale stato di avanzamento del lavoro.

Insomma le complessità sono numerose e non legate necessariamente alla necessità di lavorare fuori sede, anche se di sicuro è una situazione che le aggrava.

E quindi, quali sono le soluzioni?

Centralizzazione delle informazioni, condivisione organizzata… il tutto via web!

Partiamo dall’inizio: la raccolta della segnalazione, reclamo, o qualsiasi termine scegliate di utilizzare. Ogni azienda avrà il suo modo di raccoglierle, come abbiamo già detto, ma l’importante è una cosa sola: che tutte vengano centralizzate in un unico sistema. Un software che sia in grado di normalizzarle e concentrarle in un archivio, consultabile da tutte le persone interessate in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione via web.

In questo modo si rende più facile la seconda fase del processo, e cioè l’assegnazione del ticket. A seconda delle scelte fatte e del business di cui ci si occupa, la soluzione informatica deve essere in grado di dare un’assegnazione automatica alle persone coinvolte. Questo significa che ogni persona deve collegarsi ogni giorno per controllare che gli sia arrivato qualche nuovo compito? Naturalmente no. È necessario un sistema di notifiche che renda gli avvisi tempestivi.

E questo ci porta al punto nevralgico della questione: immediatezza nella risposta al cliente. Come possiamo risolvere velocemente il suo problema? Notifiche immediate sono il primo passo, ma ciò che può fare davvero la differenza è avere a disposizione tutte le informazioni sul cliente. Prodotti e servizi scelti, ticket già aperti e risolti, situazione commerciale, referenti interni che se ne sono occupati in passato… tutti dati che dovrebbero essere raccolti sotto una sorta di fascicolo elettronico.

Consultabile via web, ovviamente.

La disponibilità di una soluzione del genere via web diventa un punto chiave anche per quanto riguarda lo stato di avanzamento del lavoro. Posto che ci sia un sistema che prevede di condividere la conclusione di ogni step, mettendo così a fattor comune la situazione di ogni segnalazione, il fatto che tutto questo sia accessibile via web rende superflua la presenza in ufficio o la necessità di chiamate ed e-mail.

La soluzione di Axioma

Il CRM di Axioma integra tutto quanto abbiamo detto fino ad ora ai moduli di marketing e vendite, così da rendere la gestione del cliente completa, dal primo contatto, fino al post-vendita. In particolare poi la gestione delle segnalazioni è arricchita anche di un archivio di tutti i ticket. Questo per rendere possibile la consultazione in ogni momento, per trovare casi simili già risolti o i colleghi giusti a cui rivolgersi.

Vuoi dare un’occhiata? Ecco qui

Qui invece i nostri precedenti articoli sul marketing e sulle vendite.

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CRM in Smart Working 2: le soluzioni per le vendite

Come promesso, continuano i nostri approfondimenti su come un software CRM può rendere lo Smart Working efficiente per tutte le aree aziendali.

Settimana scorsa abbiamo analizzato le necessità dei marketers e come un CRM completo e fruibile via web può permettere loro di continuare a sviluppare campagne marketing come se fossero in ufficio.

Vien da sé, però, che la realizzazione di campagne marketing e lead generation, deve essere poi seguita e rafforzata dal lavoro dall’area commerciale.

Infatti, acquisire nuovi contatti, elaborare preventivi e costruire rapporti di fiducia con i clienti non sono attività che possono essere messe “in pausa”. A maggior ragione in questi giorni, in previsione dell’attuazione della fase 2 che consisterà nella riapertura di determinate attività.

Quindi, di cosa ha bisogno un venditore che sta lavorando da casa? Analizziamolo insieme.

Le necessità del venditore in Smart Working

Chi si occupa di vendite, è consapevole che dalla sua attività dipende la redditività dell’azienda. Benché la forza vendita di alcune aziende non ha potuto far altro che sospendere -o comunque limitare- alcune operazioni, ce n’è una che non può essere interrotta: rimanere in contatto con i clienti.

Comunicare con loro, ascoltarli e raccogliere le loro richieste diventa fondamentale in un periodo come questo, dove regna sovrana l’incertezza e la paura di non riuscire a riprendere in mano la produttività e l’economia del Paese.

La forza vendita avrà bisogno di pianificare appuntamenti e telefonate, raccogliere informazioni salienti, creare documenti per analizzare richieste specifiche, consultare un catalogo prodotti con listini, prezzi e scontistiche aggiornate…e avere tutto sotto controllo anche da casa.

Però, per fare tutto ciò, avrà anche bisogno di tutti gli strumenti che utilizza anche in ufficio (o presso i clienti). Uno di questi è sicuramente il CRM.

Conoscere il cliente a 360° in Smart Working

La soluzione CRM ideale deve racchiudere tutte le informazioni sui clienti e possibili tali. E quando dico tutte, intendo proprio tutti i dettagli utili alla vendita.

Un CRM completo deve consentire di consultare tutte le informazioni, dati anagrafici, email scambiate, appuntamenti e attività dei clienti in una sola schermata. In realtà, non solo consultare, ma anche registrare, piuttosto che utilizzare fogli di carta che poi vengono dimenticati o erroneamente buttati. Così da poter condividere queste informazioni coi colleghi e utilizzarle per generare nuove opportunità di vendita.

Una soluzione CRM accessibile via web, consente a tutta l’area commerciale la consultazione immediata di tutte le informazioni su clienti e prospect, ma anche di spostare appuntamenti semplicemente con un drag and drop sul calendario condiviso e riprendere in mano offerte pregresse per rielaborarle con nuove caratteristiche o esigenze.

Insomma, avere tutta la storia commerciale del cliente (o del prospect) a portata di mano, anche se mi trovo seduto in salotto piuttosto che in ufficio (dove magari mi basterebbe chiedere al collega), è un valore aggiunto imprescindibile se si vuole essere dei venditori efficienti anche da casa.

Soddisfare le richieste dei clienti in Smart Working

Inoltre, in questo periodo, molti di noi sono stati costretti a mutare il modo di lavorare e a modificare i prodotti e i servizi offerti, per andare incontro a nuovi bisogni e preferenze dei clienti.

Ad esempio, pensiamo alle numerose aziende che hanno dovuto riadattare il loro core business per far fronte alla richiesta di materiale sanitario: nel tessile aziende di alta moda che ora producono mascherine e camici, oppure Ferrari che ora produce respiratori.

Si tratta di prodotti con caratteristiche mai realizzate, quindi come riuscire a confezionare offerte senza errori o incompatibilità di prodotto?

Se si ha a disposizione un CRM integrato ad uno strumento di configuratore d’offerta sarà molto semplice configurare offerte (anche su prodotti o servizi mai realizzati) senza errori anche da casa.

Entriamo più nel dettaglio e vediamo insieme come.

 

Configurare offerte senza errori da casa

La funzione principale di un CPQ è aiutare il venditore nella definizione di un’offerta grazie alla sua capacità di semplificare un’attività che altrimenti risulterebbe troppo complessa.

Ai venditori capita spesso di dover fornire risposte immediate e che non vadano contro le regole produttive e commerciali dell’azienda. Questa operazione risulta già molto complicata quando si è in ufficio: consulta il catalogo, verifica i listini, chiedi la fattibilità al reparto tecnico e l’approvazione alla direzione e forse poi -dopo quanti giorni?- fornisci una risposta al cliente con tanto di offerta.

Figuriamoci effettuare queste operazioni in un contesto casalingo e senza uno strumento adeguato. Si rischia di passare l’intera giornata al telefono o in video conferenza coi colleghi per recuperare informazioni o chiedere approvazioni.

CRM via web e integrato a un configuratore d’offerta

Attraverso un configuratore d’offerta il processo di configurazione è guidato attraverso una proposta di combinazioni possibili e valorizzazione automatica di ciascuna variabile. Come è possibile tutto ciò? Questi valori vengono definiti a priori in base alle regole produttive e commerciali dell’azienda (e modificabili in breve tempo a seconda delle esigenze).

Questo elimina la necessità di dover richiedere e aspettare un’approvazione sulla validità del preventivo e sulla producibilità di quanto richiesto (anche su prodotti mai realizzati…).

Inoltre, se la vendita va a buon fine, la raccolta degli ordini avviene in tempo reale poiché vengono inviati direttamente al gestionale aziendale.

In più, questo software se integrato a un CRM, può trasformarsi in uno strumento veramente completo con una serie di funzionalità in grado di rendere agile e performante il lavoro del venditore anche da casa. In effetti, questa cosa potrebbe risultare alquanto strana per questa figura aziendale, abituata a spostarsi frequentemente e con pochissimo tempo per rimanere seduto alla scrivania.

…e dopo la vendita?

Non possiamo svelarvi tutto subito. Possiamo anticiparvi però, che nel prossimo articolo approfondiremo le necessità del customer service e di come un CRM può supportare le attività di post-vendita quando si è in Smart Working. Siete curiosi? Continuate a seguirci!

CRM in Smart Working: le soluzioni per il marketing

Proseguiamo nei nostri articoli di approfondimento sulle soluzioni tecnologiche che possono essere utili in fase di Smart Working. Anzi, a dirla tutta, abbiamo potuto constatare negli articoli precedenti che le soluzioni tecnologiche non sono semplicemente utili, ma sono la discriminante tra uno Smart Working funzionante e senza intoppi e uno che provoca frustrazioni e inefficienze.

Ma quali sono le reali funzionalità che cerca chi sta lavorando da casa in questo momento? Analizziamo ad esempio le necessità dell’area marketing.

Le necessità del marketing in Smart Working

Chi si occupa di marketing ad esempio, come la sottoscritta, ha bisogno di poter accedere al suo tesoro più prezioso, e cioè il database dei contatti di clienti e prospect. L’attività di marketing infatti può essere vista come un dialogo e la scelta dell’interlocutore è fondamentale. Da quella poi dipende tutto il resto, dalla definizione del messaggio, fino alla scelta stessa del contenuto.

E se anche le operazioni di marketing si fermassero, visto il momento critico del mercato, potrebbe essere il momento giusto per fare quelle operazioni di manutenzione e cura che in condizioni normali non si ha mai tempo di fare.

Se invece le azioni vanno avanti, è più che mai necessario essere in grado di confezionare campagne, inviarle al target selezionato e poi tracciare i risultati, con la possibilità di condividere i risultati con colleghi e responsabili.

Lo strumento che consente di fare tutte queste cose è ovviamente il CRM. Ma tutti i CRM sul mercato possono vantare questa completezza di funzionalità? E soprattutto… tutti sono completamente accessibili via web?

CRM in Smart Working: le possibilità per il marketing

Una soluzione CRM utile in Smart Working infatti deve essere in grado di farti accedere all’anagrafica dei contatti in modo facile, dando la possibilità di modifica e intervento a seconda delle responsabilità aziendali. Contatti, clienti, società, situazione aziendale… Per ogni contatto e società è importante sapere non solo il suo stato di cliente o prospect, ma anche quali comunicazioni ha ricevuto, di quali attività è stato protagonista, quali sono stati i risultati di chiamate e incontri, quali eventuali offerte, preventivi, o documenti tecnici ha mai ricevuto.

Insomma, in fase di Smart Working più che mai, tutto deve essere chiaro e definito limitando al minimo il bisogno di chiedere delucidazioni ai colleghi.

Inviare campagne marketing anche da casa

La soluzione CRM inoltre deve offrire funzionalità tali che consentano di inviare campagne marketing senza l’ausilio di fogli excel. Questi forse sono rimasti sul pc in ufficio e richiedono approvazioni incrociate di più di una persona. Lo scambio via mail di questi file crea solo sovrapposizioni di versioni e intasamento della posta elettronica, che in questo periodo ha già i suoi problemi. Tutto dovrebbe essere gestito attraverso il CRM e le sue funzionalità di filtro sul database.

Con un CRM adeguato, si è poi in grado di analizzare i risultati di ogni campagna e rendere partecipi tutti gli interessati senza bisogno di inviare alcun file, ma semplicemente lavorando su accessi e permessi. Sarà così possibile anche per il responsabile, senza sforzo, sapere chi ha letto la mail e dove ha cliccato.

Manutenzione del database: fondamentale per ogni marketer

Che altro può fare il reparto marketing con un buon CRM? Lavorare sul database, abbiamo detto. Poter inserire nuovi contatti, cancellarne altri che non risultano più validi, ma soprattutto, affinare la classificazione. Prendiamo ad esempio l’anagrafica di aziende e società: si parte infatti dalla definizione delle informazioni base con ragione sociale, indirizzo, informazioni di contatto, persone a essa collegate. Ma poi spesso ci si trova a dover gestire altre informazioni che possono risultare necessarie ai fini di una futura profilazione. Dove si possono inserire ad esempio l’appartenenza di una società a un gruppo o a un particolare settore? O il fatto che questa società utilizzi un prodotto o un altro?

Diventa quindi necessario un altro campo.

Se si tratta di un CRM flessibile, facilmente personalizzabile e sviluppato con una tecnologia avanzata, aggiungere un campo nelle anagrafiche è una cosa semplice che si può fare in poco tempo con un piccolo intervento tecnico. Quel campo poi, sarà selezionabile in fase di estrazione dei dati.

Capita spesso inoltre di dover inviare a prospect e clienti documentazione di prodotto, come brochure, presentazioni, video, … Se queste sono state salvate sul catalogo prodotti del CRM, il fatto di essere in Smart Working non è un impedimento, poiché sarà facile e immediato raggiungerle per aggiornarle, caricare eventualmente la nuova versione e poi inviarle ai nostri contatti.

CRM via web, ovviamente

Questo è ovviamente ciò che succede se il CRM è completamente raggiungibile via web, da pc ma anche dai dispositivi mobile, per venire incontro alle esigenze di tutti che in casa spesso si trovano a dover lavorare in orari e postazioni non sempre paragonabili a quelle dell’ufficio.

Nei prossimi articoli proseguiremo nell’analisi delle aree aziendali e delle loro necessità. Nel frattempo, date un’occhiata al nostro CRM

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Smart Working e Cloud: un’accoppiata vincente

Nell’articolo precedente abbiamo visto che, a cinque settimane dallo scoppio dell’emergenza Coronavirus, molte aziende si sono attrezzate per abilitare lo Smart Working.

Il primo bilancio non è stato negativo, infatti, dalla nostra intervista a colleghi e clienti, abbiamo potuto trarre le seguenti conclusioni: maggior efficienza e produttività dei lavoratori, meno costi per le aziende e anche meno traffico e inquinamento.

“Secondo una ricerca Bva Doxa di metà marzo il 73% delle aziende italiane ha introdotto il lavoro agile per garantire continuità operativa durante la pandemia da Coronavirus. Il 90% si dice soddisfatto dei risultati in termini di efficienza e operatività.”

In poche parole, lo Smart Working ha impatti positivi sia sulla qualità della vita lavorativa, sia sull’ambiente.

I dubbi più frequenti

In realtà, per molte aziende queste considerazioni sullo Smart Working non sono una novità poiché ne fanno uso già da parecchi anni, ma c’è chi, invece, ha fatto conoscenza con questa modalità solo ora e, purtroppo, è stato colto di sorpresa.

Infatti, molte imprese non erano ancora pronte ad attuare una trasformazione digitale di questa portata e per tutelare la salute dei lavoratori e allo stesso tempo mantenere la continuità dei servizi, si sono ritrovate ad attivare lo Smart Working in pochi giorni, in maniera improvvisata.

E come per tutte quelle cose sulle quali non siamo adeguatamente preparati, hanno dovuto fare i conti con molti dubbi e difficoltà.

Quali rischi si possono correre? Quali sono gli strumenti tecnologici più adeguati? Ci vuole molto tempo per abilitarlo? E ancora, come è possibile garantire sicurezza e fruibilità dei dati aziendali a tutti i lavoratori?

Queste sono alcune domande sulle incertezze più comuni, alla quale abbiamo provato a rispondere con una sola parola: il Cloud.

Vediamo insieme perché.

Azzerare i rischi

L’esigenza di rendere in breve tempo l’azienda e i suoi dipendenti in grado di lavorare da casa, in alcuni casi, ha portato a sottovalutare l’attivazione del lavoro agile con la seguente frase: “vi basterà utilizzare il vostro pc personale e sarete in grado di lavorare come se foste in ufficio”.

In gran parte è vero, ma bisogna prima di tutto pensare ai rischi che può comportare, in termini di sicurezza, privacy e cybersecurity.

Accedere all’email aziendale, ai calendari e alle applicazioni software via web da un pc esterno all’azienda può andare a scapito della sicurezza dell’intera rete aziendale.

Infatti, in azienda, per proteggere reti e computer vengono utilizzati firewall, proxy, antivirus e sistemi di messaggistica sicuri.

Ma a casa? Bisogna far attenzione alla qualità della propria connessione, ai sistemi operativi in uso (che devono essere aggiornati), all’antivirus installato, alla gestione delle password…

Perciò, è fondamentale attrezzarsi con strumenti per proteggere le connessioni da remoto e che possano garantire la totale sicurezza nella gestione dei dati.

Quindi, da dove iniziare?

Per prima cosa è opportuno fornire una VPN (virtual private network) e sicura e  limitare i diritti di accesso ai soli dipendenti.

E poi? Non è finita qui.

Esiste una modalità che, oltre a garantire che tutti i dati aziendali vengano memorizzati in cartelle locali sincronizzate in tempo reale con il server, rende in breve tempo l’azienda e i suoi dipendenti agili e collaborativi in tutta sicurezza: il Cloud.

Attivare il Cloud richiede poco tempo

La cosiddetta “nuvola tecnologica” rende disponibili, ad ogni computer in grado di accedere ad internet, le risorse aziendali (dati e infrastruttura) garantendo continuità, flessibilità e sicurezza.

Dunque, i vantaggi del Cloud ormai li conosciamo tutti, ma chissà quanto tempo richiederà attivare e trasferire tutto sul Cloud…

In realtà, qualche ora!

Possono testimoniarlo molti nostri clienti che, in questi giorni di emergenza sanitaria, in un arco temporale molto breve, hanno potuto attivare e fruire dell’utilizzo delle soluzioni software Axioma per tutti i loro dipendenti, a livello nazionale e globale.

Quindi, non lasciatevi spaventare dal pensiero che i tempi di attivazione possano essere lunghi e difficoltosi, perché non è così.

Comunicazione a distanza sicura

Nel concreto, quindi, tutto si può tradurre in un accesso facile e sicuro alle informazioni, ai documenti e ai dati aziendali.

Ma per quanto riguarda la comunicazione coi colleghi? Bisogna rendere sicura anche quella.

C’è chi utilizza email e telefono, ma in questi giorni è esploso l’utilizzo di strumenti di videoconferenza perché permettono una maggior pianificazione degli appuntamenti e un’interazione migliore tra gli interlocutori.

Anche in questo caso, utilizzare strumenti di questo tipo attraverso il Cloud garantisce una comunicazione sicura a distanza.

Il Cloud favorisce l’adozione dello Smart Working

Insomma, lo Smart Working aumenta la produttività e la flessibilità e il Cloud ne favorisce l’adozione in tutta sicurezza e velocità.

Il nostro partner Amazon AWS mette a disposizione servizi di cloud computing, il proprio supporto e la propria assistenza per lo sviluppo di progetti digitali, soprattutto per l’abilitazione allo Smart Working.

E noi di Axioma possiamo aiutarti a realizzare le condizioni necessarie affinché tutti i tuoi collaboratori siano sempre in grado di accedere alle informazioni aziendali attraverso prodotti e servizi per attivare postazioni di lavoro virtuali e strumenti di videoconferenza.

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5 settimane di Smart Working. Un primo bilancio

Oggi, 26 marzo, siamo quasi a 5 settimane complete dallo scoppio di questa emergenza. Molte aziende hanno preso la strada dello Smart Working da subito, altri più gradualmente dopo una o due settimane. Sta di fatto che ormai è passato un po’ di tempo anche dagli ultimi che si sono convinti e quindi si possono già guardare i primi dati e rispondere alle prime domande.

Cominciamo dai numeri. Secondo il Corriere della Sera, i numeri dello Smart Working sono aumentati vertiginosamente.

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Fonte: corriere.it

Niente di sorprendente in effetti. C’è però da riflettere sul fatto che qualcosa di così efficace come lo Smart Working, già disponibile da diversi anni, sia stato scoperto solo in stato di emergenza. Ma prima di trarre conclusioni, abbiamo fatto qualche domanda ai nostri colleghi e ai nostri clienti che hanno scelto il telelavoro per cercare di capire, nel concreto, cosa significa lavorare da casa.

I: Domanda poco scientifica: lavori più o meno di prima?

Tutti, all’unanimità, hanno risposto “Di più!”. Le motivazioni sono diverse: si passa dalla mancanza di pause e distrazioni, alla maggiore facilità di isolarsi e quindi di concentrarsi su quello che si sta facendo. L’azzeramento del tempo necessario per recarsi al lavoro e per tornare elimina il rischio di ritardi e gli orari stessi diventano più fluidi, quindi spesso non ci si rende conto di che si sono superate abbondantemente le 8 ore.

I: Come procede la comunicazione coi colleghi?

Le risposte in questo caso sono state diverse. Chi utilizza solo mail e telefono, spesso si trova in difficoltà: è più difficile infatti mettersi in contatto con le persone, perché i cellulari diventano una sorta di centralino continuo, di non sempre facile gestione. Chi invece ha associato strumenti di videoconferenza ha trovato un nuovo modo di lavorare, che da un lato costringe a una maggiore pianificazione, dall’altro però concentra tutte le domande e le interazioni nel momento della riunione, così che poi le fasi operative si svolgano senza interruzioni.

I: L’accesso alle informazioni è facile?

Anche per questa domanda le risposte sono state diverse. In Axioma ad esempio, abbiamo tutti accesso al nostro CRM, che da sempre è disponibile via web ed è quindi il repository di tutte le informazioni relative ai clienti e in generale alle vendite. Se ad esempio il nostro direttore commerciale ha bisogno di qualche dato sulle vendite negli ultimi mesi del 2019, potrà avere con pochi clic le sue risposte.
Chi invece non ha accesso a un CRM completamente via web, lamenta il fatto di dipendere ancora una volta da telefono e mail per richieste e scambi continui di messaggi e documenti, alla ricerca del collega che per miracolo ha salvato l’informazione sul suo desktop o nella sua testa.

I: E coi documenti?

La discriminante ancora una volta è la tecnologia scelta. Il sistema documentale di Axioma consente a tutti noi di accedere a tutti i documenti aziendali e salvarli, classificarli e conservarli in totale sicurezza. Purtroppo non è la stessa cosa per chi non può contare su uno strumento simile e si trova quindi a doversi basare solo sulla mail per la condivisione e sul proprio pc per l’archiviazione. Anche il processo di approvazione è complicato senza un motore di workflow, che permetterebbe invece di rendere definitivo un documento senza la creazione di mille versioni sovrapposte e confuse che girano ancora una volta su posta elettronica.

I: E se qualche documento era rimasto fuori dal documentale ma salvato sul desktop di un pc rimasto in ufficio?

Per alcuni rimane inaccessibile, per altri è un problema superabile. Grazie alle tecnologie proposte dal nostro IT infrastructure manager infatti è possibile accedere direttamente alle cartelle di rete in totale sicurezza, creando una vera e propria postazione virtuale.

I: La tecnologia quindi può risolvere ogni cosa?

La maggior parte, ma altre si possono risolvere solo così:

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imprese decreto coronavirus

Decreto Cura Italia: ecco le misure a sostegno delle imprese

È chiaro a tutti ormai che l’emergenza coronavirus non sarà né breve né facile. Per fortuna però è stata varata la manovra di sostegno alle imprese, motore sul quale poggia l’economia italiana e non solo. Questi provvedimenti, sufficienti o meno che siano, rappresentano comunque un tentativo di venire incontro alle imprese nel momento di maggiore necessità da parte loro.

Axioma offre servizi, consulenza e soluzioni software proprio alle imprese italiane e per questo motivo cerchiamo di sintetizzare in questo articolo alcune delle misure recentemente varate.

Per le imprese

La manovra per le imprese, per la quale sono stati stanziati 3 miliardi di euro, è volta soprattutto al sostegno rispetto ai prestiti erogati, a fornire garanzie e a supportare la liquidità delle imprese. Ci sono inoltre misure a sostegno del lavoro dipendente.

Ecco alcuni stralci dai principali quotidiani:

Da corriere.it

Viene inoltre potenziato il Fondo di Garanzia per le PMI, che ad esempio consentirà a ogni impresa di ricevere in garanzia fino a 5 milioni di euro: un sospiro di sollievo per molti. Ogni impresa avrà diritto a una copertura pari all’80 per cento per ogni singola operazione di rifinanziamento fino a un massimo di 1,5 milioni per impresa.

Da PMI.it

C’è inoltre un’attenzione particolare a chi ha dovuto sostenere o sosterrà spese per la sanificazione dell’ambiente di lavoro.

Da Internazionale.it

 

Tutela al lavoro dipendente

Anche i lavoratori dipendenti trovano in questa misura degli interventi tutelativi nei loro confronti. Un aiuto è dato ad esempio ai genitori che si trovano in Smart Working e devono trovare il modo di conciliarlo coi figlia a casa da scuola. È prevista infatti un’indennità per il pagamento di babysitter o in alternativa un’estensione del congedo parentale.

Particolare cura anche per la disabilità: lavoratori disabili  o lavoratori che si occupano di un parente disabile la cui struttura di degenza è stata chiusa hanno il diritto ad accedere a forme di Smart Working.

Si parla inoltre di cassa integrazione in varie forme che viene concessa a tutte le imprese indipendentemente dalla loro dimensione. Questo per evitare in tutti i modi che qualcuno perda il posto a causa di queste terribile emergenza.

Da ilpost.it

Da ilpost.it

 

Il turismo, uno dei settori con cui Axioma collabora da più tempo e del quale conosce bene le problematiche, risulta putroppo tra i più colpiti e per questo è beneficiario di misure speciali.

 

Da PMI.it

Conclusione

In questo articolo abbiamo fatto un riassunto delle misure previste dal decreto Cura Italia. I nostri consulenti rimangono comunque a disposizione dei nostri clienti per fornire supporto e consulenza in questo frangente e per trovare le soluzioni più idonee a lavorare al meglio e con continuità, per quanto è possibile.

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Sales Force Automation: perché adottarla?

Come raggiungere nuovi clienti? E come soddisfare le loro richieste prima che si rivolgano a un concorrente?

Queste domande perseguitano qualsiasi tipologia di impresa e trovare delle risposte non è sempre facile.

Raggiungere nuovi clienti, creare in loro interesse verso i nostri prodotti o servizi e fornirgli velocemente ciò che hanno richiesto sono le operazioni più complesse in assoluto. A maggior ragione oggi, dove l’avvento della digitalizzazione ha rivoluzionato le dinamiche di raccolta informazioni, scelta e acquisto dei consumatori.

Inoltre, le modalità di vendita e di gestione delle trattative commerciali non sono tutte uguali. Ogni azienda propone prodotti e servizi diversi a seconda del mercato di riferimento e in base agli obiettivi di business definiti.

 

L’aiuto della tecnologia

Come mai gestire in maniera efficiente le attività di marketing e vendite per creare nuovi lead e migliorare il rapporto con i clienti è così complicato?

Lo è se non si hanno strumenti adeguati.

Cercare nuovi clienti e gestire il ciclo di vendita di quelli esistenti richiede un impegno costante di risorse e tempo, ma non solo. In molte aziende i reparti marketing e vendite lavorano con strumenti diversi per registrare, consultare e analizzare le informazioni a loro disposizione, creando caos e errori durante tutte le fasi del processo commerciale.

Le aziende che non utilizzano un software CRM per i principali processi relazionali (vendite, marketing, customer care, post vendita) utilizzano File Excel/Access (52%), il sistema gestionale (37%), piattaforme di email marketing/marketing automation (24%) oppure un database sviluppato internamente (23%). [C-Direct Consulting, Osservatorio CRM & Marketing Automation 2019]

Al giorno d’oggi è impensabile sviluppare una strategia di lead generation efficace e al tempo stesso fidelizzare la relazione con il parco clienti senza l’aiuto della tecnologia.

Molte aziende utilizzano un sistema di gestione clienti, ma quando si tratta di lead generation e customer satisfaction non riescono ancora ad ottenere risultati soddisfacenti.

Come mai? Si possono migliorare i risultati di queste attività?

Sì, attraverso l’automazione. Così facendo, tutte le operazioni citate in precedenza sono racchiuse in un unico processo, più snello e semplice, che riduce al minimo le operazioni a basso valore aggiunto.

In poche parole: Sales Force Automation.

 

Le problematiche più comuni

Ogni giorno ci relazioniamo con numerose aziende e conosciamo bene le criticità, i dubbi e le sfide che devono affrontare se vogliono intraprendere un percorso di digitalizzazione e rimanere competitive sul mercato.

Con lo scopo di fornirvi qualche consiglio, abbiamo raccolto le problematiche più comuni che ci vengono esposte durante la fase di definizione e analisi dei processi e delle esigenze in un progetto di Digital Transformation volto all’introduzione di strumenti di Sales Force Automation.

“Impiego troppo tempo a creare liste profilate a cui inviare comunicazioni marketing”

Pensateci bene, quanto tempo ci vuole a creare liste profilate di contatti qualificati in base alle caratteristiche di interesse (posizione geografica, settore, dimensione, preferenze commerciali,…)?

È difficile farlo sui clienti (su cui si spera ci siano già informazioni), figuriamoci su quei contatti a cui devo proporre ciò che in quel momento potrebbe servigli o risolvergli una problematica.

Questa situazione si verifica anche in aziende che utilizzano un CRM, limitandolo però alla funzione di database.

Raccolgono le informazioni su possibili clienti a eventi o fiere di settore e le registrano sul CRM. Poi quante operazioni devono svolgere se vogliono inviare loro una comunicazione?

Estrarre la lista di contatti con le caratteristiche più rilevanti per quel determinato invio, controllare che gli indirizzi email siano aggiornati, controllare che sia stato fornito per quella tipologia di comunicazione il consenso al trattamento dei dati, importare la lista in una piattaforma di email marketing, creare graficamente l’email, schedulare l’invio,…insomma, quanto tempo portano via tutte queste operazioni? E siamo sicuri che tutto questo lavoro possa garantire dei risultati soddisfacenti?

Aumentare la personalizzazione delle attività marketing (60%) e migliorare i contenuti per creare più coinvolgimento (57%) sono gli obiettivi strategici su cui puntare se si vogliono ottenere lead più qualificati [Ascend2 Research, 2019]

Il raggiungimento di questi obiettivi, però, dipende dalle informazioni a disposizione.

Un software CRM con integrate funzioni di email marketing consente di avere a disposizione dati anagrafici, geografici, commerciali, attività pregresse per inviare comunicazioni a target altamente profilati, automatizzando tutto il processo e tracciando tutte le azioni post invio.

Scopri di più sul CRM di Axioma.

E poi? Cosa succede dopo l’invio? Entrano in gioco i venditori.

“La forza vendita non sa su quali contatti lavorare”

Conoscere e analizzare i risultati delle attività di email marketing è fondamentale. Sia per mantenere aggiornato il database (alcuni indirizzi potrebbero essere cambiati o sono stati scritti in maniera errata e vanno corretti) sia per verificare il grado di coinvolgimento dei destinatari. Quante email sono state lette? Quali contenuti hanno destato più interesse?

La forza vendita deve essere in grado di consultare questi dati per poter sviluppare opportunità commerciali quando il livello di interesse è alto.

Senza queste informazioni a disposizione dovrà perdere tempo in telefonate ai colleghi, email, consultare fogli Excel che arrivano da altri dipartimenti senza sapere se i dati al suo interno siano aggiornati o meno. In queste condizioni generare nuovi lead diventerà molto faticoso, e sviluppare azioni di up e cross selling sui clienti quasi impossibile.

Coloro che dichiarano di avere una buona conoscenza della customer base sono in forte aumento rispetto al 2018 (+25%), ma coloro che hanno una conoscenza parziale dei dati in loro possesso e li analizzano saltuariamente sono ancora la maggioranza (47%). [C-Direct Consulting, Osservatorio CRM & Marketing Automation 2019]

Dunque, la conoscenza e la facilità di consultazione (anche fuori ufficio) dei dati sui possibili clienti e su quelli esistenti e sulle informazioni commerciali (catalogo prodotti, listino prezzi, scontistiche…) è fondamentale.

“…e non riesce a concludere velocemente le trattative”

Infatti, nel momento in cui il possibile cliente decide di essere interessato ai nostri prodotti o servizi, il venditore dovrà essere in grado di configurare un’offerta che risponda davvero alle sue necessità nel rispetto delle politiche commerciali e produttive dell’azienda.

Senza uno strumento di Sales Force Automation dovrà contare esclusivamente sulla sua memoria, che per quanto possa essere infallibile, a volte può giocare brutti scherzi.

Perché non dotarsi di un software fruibile ovunque, per consultare informazioni e con pochi clic anche fornire un preventivo?

Se vuoi battere la concorrenza, armati di un configuratore d’offerta per offrire al cliente ciò che ha richiesto al primo incontro, senza errori.

Scopri di più sul CPQ di Axioma.

 

“Gli uffici di Customer Service non riescono a rispondere alle richieste post vendita dei clienti in modo veloce e competente”

La vendita si è conclusa, ma non è finita qui.

Per non vanificare tutti gli sforzi fatti finora, è necessario prestare attenzione e soddisfare tutte le richieste che arrivano dopo che il cliente ha effettuato l’ordine. Si può trattare di richieste di assistenza, di reclami sulle consegne o sul prodotto, …

Gli uffici di Customer Service sono sempre sotto pressione: “rispondi velocemente e in maniera corretta!”,”questo reclamo ha la priorità, prendi subito questa telefonata”,”perché non hai raccolto tutte le informazioni che ti servivano?”.

Non è così che si ottengono clienti soddisfatti e in più si rendono più stressati gli operatori. Inoltre, non è sufficiente raccogliere le segnalazioni e fornire una risposta.

Per superare queste difficoltà è necessario avere a disposizione strumenti adeguati che possano fornire informazioni complete e corrette.

Il compito di un software di Sales Force Automation è quello di semplificare e automatizzare il ciclo di vendita, ma anche di garantire una relazione più personalizzata e di conoscere e comprendere i propri clienti.

In questo modo sarà possibile anticipare le loro necessità e indipendentemente dalla tipologia di richiesta (tecnica, di assistenza, o supporto) far fronte in maniera immediata ed efficace all’evasione.

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Smart Working? Meno complicato di quello che si crede

Sarebbe facile introdurre questo articolo parlando di coronavirus e di come questo stia cambiando la nostra quotidianità, anche dal punto di vista lavorativo. È vero però che questo fortissimo argomento di attualità ha costretto le aziende e il mondo del lavoro in generale a fare i conti con una tematica che troppo spesso è stata tralasciata: lo Smart Working.

I giornali

Partiamo quindi da alcuni titoli di giornali di questi giorni che parlano proprio di questo:

Repubblica.it

Digital4Biz

Il Sole 24ore

Corriere.it

Si parla di sicurezza, di benefici, di esigenze… gli aspetti sono molti, noi ci concentreremo su quelli tecnologici.

I dati dello Smart Working

Cominciamo comunque con un dato incoraggiante e cioè che secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete per consentire ai propri dipendenti di lavorare da casa. Accanto a questo dato però ce n’è un altro che indica come contemporaneamente cresce la percentuale di imprese disinteressate al tema dal 38% al 51%.

Gli ostacoli

Ma come mai il tema è così scomodo nelle aziende italiane? Quali sono le reticenze che bloccano uno sviluppo in questo senso?

Alcuni temono la perdita di produttività, nonostante ormai ci siano moltissimi studi che dimostrano l’esatto opposto. Ma come abbiamo anticipato non ne discuteremo in questo articolo, in cui invece vogliamo trattare questioni tecnologiche.

La sicurezza è un’altra tra le preoccupazioni delle Direzioni aziendali, che temono che l’accesso ai dati da linee e postazioni esterne non protette adeguatamente possa rappresentare un pericolo. Questo paura ha una sua ragione d’essere, ma è anche vero che le misure di protezione di dati e sistemi andrebbero prese indipendentemente dallo smart working e qui vi diamo un’idea di come fare. (link)

Altra preoccupazione è l’impatto organizzativo. Un progetto di smart working può coinvolgere diverse aree e richiede sicuramente investimenti che un’azienda non necessariamente ha voglia e modo di impiegare. Si tratta di implementare tecnologie specifiche e dotare tutti i dipendenti di dispositivi e pc in grado di connettersi ai sistemi aziendali. È ovvio che un percorso del genere richiederebbe un cambiamento notevole anche nel modo di lavorare di ogni azienda e come ogni cambiamento richiederebbe tempo e traumi di vario genere.

Progetti graduali

È anche vero però che un progetto del genere non è per forza immediato, ma anzi, è necessario che sia graduale. Già l’apporto di alcuni cambiamenti relativi potrebbe consentire a moltissimi dipendenti di lavorare da casa, magari non tutti i giorni ma anche solo per parte della settimana. O come in questi giorni, per un caso di emergenza.

Qual è infatti lo strumento principale che si usa per lavorare nella stragrande maggioranza degli uffici al giorno d’oggi? La mail, alla quale è facile dare libero accesso. Se a questa si aggiunge poi l’accesso anche ad agenda e informazioni su clienti e fornitori… ecco che hai reso indipendente una persona per almeno un giorno alla settimana.

Lo Smart Working non ferma il flusso di informazioni

Le mail rappresentano infatti ancora il principale mezzo di comunicazione nel mondo aziendale, ma sappiamo che il loro limite è di rendere poco efficiente il lavoro, intrappolando le informazioni al loro interno e bloccandone la disponibilità a tutti gli interessati.

Da questa situazione di può uscirne collegando al client di posta un CRM, che sia accessibile completamente via web e che consenta quindi di salvare tutte le informazioni al loro posto, protette e accessibili a chi di dovere. Hai ricevuto feedback da qualche cliente? Devi fare una relazione sulla telefonata? Un CRM accessibile via web e da mobile ti permetterebbe di mettere tutte queste informazioni a fattor comune dei tuoi colleghi in Smart Working come te.

Scopri di più sul CRM di Axioma.

La gestione documentale in Smart Working

E i documenti? Ogni documento aziendale può essere salvato automaticamente o manualmente in un sistema unico che consente di eliminare la carta, il cui uso in fase di Smart Working sarebbe impossibile. Un sistema documentale accessibile via web infatti consentirebbe a chi lavora da casa di trovare facilmente tutti i documenti di cui ha bisogno e di salvarli classificandoli secondo le regole aziendali. Non solo. Un documentale avanzato consente anche di gestire il processo approvativo di ogni documento, che può passare attraverso vari step di approvazione da parte delle figure aziendali definite, rendendo ancora una volta non necessaria la presenza fisica in ufficio.

Scopri di più sul sistema documentale di Axioma.

 

Smart Working: cominciamo dai primi passi

Abbiamo provato in questo articolo a dare qualche suggerimento in un periodo di emergenza come questo. Sappiamo bene che un progetto completo di Smart Working sarebbe complesso e lungo, con notevoli impatti su tutta l’azienda. È vero però che con l’adozione di soluzioni informatiche avanzate e di facilissima implementazione si potrebbero ottenere già degli ottimi risultati e dei miglioramenti nella vita lavorativa di tutti, anche per quando il coronavirus non ci spaventerà più.