Configuratore di prodotto Excel? I pregi e i difetti
Configuratore di prodotto Excel: se sei finito su questo articolo è perché ti stai chiedendo quale sia lo strumento migliore da utilizzare per creare preventivi e offerte nella tua azienda. Noi cercheremo di fare un po’ di chiarezza sui vantaggi e gli svantaggi di un configuratore di prodotto Excel, e darti tutte le informazioni necessarie per farti un’idea.
Un software specifico di configuratore di prodotto (CPQ) ed Excel infatti hanno grandi differenze dal punto di vista economico e funzionale e possono quindi suscitare diversi dubbi in chi, in un’azienda, deve compiere una scelta.
Spesso infatti il principale motore di ogni decisione è il budget a disposizione, ma questo vincolo rischia di mettere in ombra le esigenze operative da cui era partita la ricerca. Il risultato è che il budget viene rispettato nel breve termine, ma ampiamente sforato nel tempo.
Cerchiamo quindi di capire quali sono le caratteristiche di un configuratore di prodotto Excel e mettiamole a confronto.
CPQ Excel? Le esigenze di partenza
Partiamo quindi dal definire l’esigenza che spinge un’azienda a mettersi alla ricerca di un software specifico di configuratore di prodotto Excel. Prendiamo l’esempio di un’impresa che commercializza prodotti complessi, altamente configurabili, il cui processo di vendita è lungo e complicato proprio per la loro natura. È necessario infatti stabilire le esigenze del cliente, avere chiare tutte le possibilità di configurazione del prodotto finale, i vincoli produttivi, i listini, le scontistiche applicabili. E poi emettere un preventivo, che deve arrivare in tempi brevi ed essere assolutamente corretto per potersi trasformare in offerta.
Non va sottovalutato inoltre il rapporto col reparto tecnico. Spesso succede che la vendita si blocca quando ci si accorge che il prodotto venduto è infattibile. Qualcosa è sfuggito in fase di preventivazione e quindi, pur di non perdere la trattativa, si diminuisce la marginalità per realizzare il prodotto ormai acquistato dal cliente.
A questo punto, quando l’azienda cresce ed è chiaro che la memoria e l’abilità dei commerciali non bastano più, è richiesta un’evoluzione. Diventa necessario uno strumento informatico che possa supportare la forza vendita per aiutarla a velocizzare il processo, renderlo efficiente e di conseguenza più efficace.
Configuratore di prodotto ed Excel: quando comanda il budget
Come abbiamo accennato prima, ogni azienda deve fare i conti col budget. Anche quando la cifra a disposizione garantirebbe l’acquisto dello strumento che vorremmo, le esigenze da coprire sono tante. La ricerca quindi si rivolge a una soluzione economica che consenta di risparmiare e destinare una parte anche ad altri acquisti.
Ed ecco quindi che arriviamo ad Excel, lo straordinario software della suite Office che tutti più o meno – ma poi ci arriviamo – sanno usare. È di sicuro una soluzione economica, se non altro perché quasi sempre la suite Office è già un costo presente e calcolato per l’azienda, indipendentemente dalle esigenze che stiamo analizzando ora. Difficilmente esiste un reparto commerciale che per un motivo o per un altro non usa Excel.
Questo file Excel che servirebbe allo scopo sarebbe inoltre gestito internamente, garantendo quindi flessibilità in caso di modifiche o cambiamenti che si rendono necessari nel tempo. Ogni commerciale potrebbe inoltre gestirsi il suo file facilmente e in autonomia. Questo significa poter mettere in atto tutti gli strumenti necessari a velocizzare l’emissione del preventivo e quindi la conclusione della vendita.
Sono infatti gli stessi commerciali a creare quel file su misura delle proprie esigenze e proprio per questo il risultato non può che essere uno strumento efficiente e di vero supporto a tutta l’area commerciale.
Configuratore di prodotto ed Excel: vantaggi e svantaggi
Quindi possiamo dire che Excel è la soluzione giusta? Direi proprio di no. Andiamo a vedere anche i suoi difetti, partendo proprio da quelli che sembrano i suoi plus. Excel lo sanno usare tutti, dicevamo. Vero che, chi più e chi meno, abbiamo tutti messo mano nella nostra vita a righe, celle e colonne. Confermiamo questa sua caratteristica, ma possiamo anche dire che non è tutto oro quello che luccica. Non tutti infatti sono dei maghi di Excel, soprattutto quando si tratta di utilizzare formule complesse.
Il tempo e il costo necessari per una formazione seria sarebbero meglio investiti in un training ad hoc su uno strumento più efficiente e nato proprio per lo scopo di cui sopra.
Da qui nasce l’importanza del fornitore che si sceglie. Un configuratore di prodotto dovrebbe essere facile da usare e avere alle spalle una squadra di consulenti esperti in grado di guidarne l’implementazione e l’avvio in azienda. Questo fornitore dovrebbe poi poter garantire la sua presenza nel tempo in caso di necessità future.
Configuratore di prodotto Excel: flessibilità o caos?
Per quanto riguarda la flessibilità di Excel, anche qui purtroppo non possiamo non citare l’altra faccia della medaglia. Infatti se da un lato flessibilità è sinonimo di velocità e semplicità, dall’altro corrisponde a regole che vengono trasgredite. Lo scopo finale infatti è portare a casa una vendita, ad ogni costo.
Listini e scontistiche infatti esistono, ma è proprio la flessibilità di Excel che consente di superarli con troppa facilità.
Un configuratore di prodotto invece garantisce lo stesso tipo di libertà nella gestione del prezzo, ma in un range stabilito aziendalmente.
In questo modo si evitano problemi che Excel con la sua flessibilità semplicemente posticipa.
Anche il fatto che ogni commerciale utilizza il suo file pone immediatamente un’altra questione: l’aggiornamento di informazioni e dati. Il salvataggio nella memoria locale del proprio dispositivo infatti, oltre a non essere sicuro, rende impossibile il controllo centralizzato e l’aggiornamento. Se avvengono modifiche sulle politiche commerciali o anche produttive dell’azienda, i file Excel necessitano di un intervento manuale. Se ognuno lavora sulla sua copia, ognuno è libero di modificarla a suo piacimento.
L’utilizzo di un software di CPQ invece consente a tutti di lavorare su dati e informazioni aggiornati e condivisi. Le configurazioni create inoltre diventano patrimonio comune in caso possano servire come base per configurazioni future.
Configuratore di prodotto ed Excel: commerciali vs tecnici
Quante volte capita nelle aziende che i commerciali vendano qualcosa che i tecnici non producono? Non siamo qui a giudicare gli uni o gli altri, ma di certo regole stabilite aiuterebbero. Un software di configuratore di prodotto, a differenza di Excel, parte proprio dalla definizione di regole di produzione, e quindi commerciali, che stabiliscono una volta per tutte cosa può essere venduto e cosa no. Come un arbitro imparziale, il CPQ blocca tutte quelle configurazioni infattibili e viceversa avalla tutte quelle che rispettano le regole.
Basta discussioni, quindi. Ciò che il configuratore consente può e deve essere prodotto.
Un configuratore di prodotto avanzato inoltre non si limita ad emettere preventivi commerciali, ma scrive anche quelli tecnici. Il reparto tecnico riceve così in modo automatico la Distinta Base per avviare in tempi brevissimi la produzione.
Implementazione e integrazione: le armi invincibili del configuratore di prodotto
Una paura che spesso emerge, ed è in realtà comune ad altri software aziendali, è quella dei tempi e modi di implementazione. A differenza di Excel, il configuratore di prodotto richiede necessariamente un tempo di implementazione in azienda. Ma questo è proporzionale all’abilità del fornitore scelto.
Inoltre, meglio viene eseguito il lavoro di preparazione iniziale, la definizione delle regole appunto, più sarà il tempo guadagnato in seguito.
Infine c’è un ulteriore aspetto che Excel non potrà mai eguagliare: l’integrazione con gli altri software aziendali.
La possibilità di interagire direttamente con il CRM e con il gestionale è un plus inestimabile in termini di efficienza aziendale.
Si può infatti accedere alle anagrafiche dei clienti in modo automatico, o immettere con un clic l’ordine direttamente nell’ERP. Se l’integrazione è anche con il documentale, lo scambio di file diventa immediato.
Configuratore di prodotto ed Excel: il vincitore
Noi non abbiamo dubbi. Il configuratore di prodotto vince su tutti i piani. Anche il lato economico infatti viene non solo ampiamente compensato da tutti gli altri vantaggi, ma induce una riflessione in più. Siamo sicuri che, su un orizzonte temporale medio, il vantaggio economico ci sia davvero? L’utilizzo di file Excel sembra creare più problemi di quelli che risolve e in linguaggio aziendale questo è sempre un costo.
