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5 settimane di Smart Working. Un primo bilancio

Oggi, 26 marzo, siamo quasi a 5 settimane complete dallo scoppio di questa emergenza. Molte aziende hanno preso la strada dello Smart Working da subito, altri più gradualmente dopo una o due settimane. Sta di fatto che ormai è passato un po’ di tempo anche dagli ultimi che si sono convinti e quindi si possono già guardare i primi dati e rispondere alle prime domande.

Cominciamo dai numeri. Secondo il Corriere della Sera, i numeri dello Smart Working sono aumentati vertiginosamente.

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Fonte: corriere.it

Niente di sorprendente in effetti. C’è però da riflettere sul fatto che qualcosa di così efficace come lo Smart Working, già disponibile da diversi anni, sia stato scoperto solo in stato di emergenza. Ma prima di trarre conclusioni, abbiamo fatto qualche domanda ai nostri colleghi e ai nostri clienti che hanno scelto il telelavoro per cercare di capire, nel concreto, cosa significa lavorare da casa.

I: Domanda poco scientifica: lavori più o meno di prima?

Tutti, all’unanimità, hanno risposto “Di più!”. Le motivazioni sono diverse: si passa dalla mancanza di pause e distrazioni, alla maggiore facilità di isolarsi e quindi di concentrarsi su quello che si sta facendo. L’azzeramento del tempo necessario per recarsi al lavoro e per tornare elimina il rischio di ritardi e gli orari stessi diventano più fluidi, quindi spesso non ci si rende conto di che si sono superate abbondantemente le 8 ore.

I: Come procede la comunicazione coi colleghi?

Le risposte in questo caso sono state diverse. Chi utilizza solo mail e telefono, spesso si trova in difficoltà: è più difficile infatti mettersi in contatto con le persone, perché i cellulari diventano una sorta di centralino continuo, di non sempre facile gestione. Chi invece ha associato strumenti di videoconferenza ha trovato un nuovo modo di lavorare, che da un lato costringe a una maggiore pianificazione, dall’altro però concentra tutte le domande e le interazioni nel momento della riunione, così che poi le fasi operative si svolgano senza interruzioni.

I: L’accesso alle informazioni è facile?

Anche per questa domanda le risposte sono state diverse. In Axioma ad esempio, abbiamo tutti accesso al nostro CRM, che da sempre è disponibile via web ed è quindi il repository di tutte le informazioni relative ai clienti e in generale alle vendite. Se ad esempio il nostro direttore commerciale ha bisogno di qualche dato sulle vendite negli ultimi mesi del 2019, potrà avere con pochi clic le sue risposte.
Chi invece non ha accesso a un CRM completamente via web, lamenta il fatto di dipendere ancora una volta da telefono e mail per richieste e scambi continui di messaggi e documenti, alla ricerca del collega che per miracolo ha salvato l’informazione sul suo desktop o nella sua testa.

I: E coi documenti?

La discriminante ancora una volta è la tecnologia scelta. Il sistema documentale di Axioma consente a tutti noi di accedere a tutti i documenti aziendali e salvarli, classificarli e conservarli in totale sicurezza. Purtroppo non è la stessa cosa per chi non può contare su uno strumento simile e si trova quindi a doversi basare solo sulla mail per la condivisione e sul proprio pc per l’archiviazione. Anche il processo di approvazione è complicato senza un motore di workflow, che permetterebbe invece di rendere definitivo un documento senza la creazione di mille versioni sovrapposte e confuse che girano ancora una volta su posta elettronica.

I: E se qualche documento era rimasto fuori dal documentale ma salvato sul desktop di un pc rimasto in ufficio?

Per alcuni rimane inaccessibile, per altri è un problema superabile. Grazie alle tecnologie proposte dal nostro IT infrastructure manager infatti è possibile accedere direttamente alle cartelle di rete in totale sicurezza, creando una vera e propria postazione virtuale.

I: La tecnologia quindi può risolvere ogni cosa?

La maggior parte, ma altre si possono risolvere solo così:

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Decreto Cura Italia: ecco le misure a sostegno delle imprese

È chiaro a tutti ormai che l’emergenza coronavirus non sarà né breve né facile. Per fortuna però è stata varata la manovra di sostegno alle imprese, motore sul quale poggia l’economia italiana e non solo. Questi provvedimenti, sufficienti o meno che siano, rappresentano comunque un tentativo di venire incontro alle imprese nel momento di maggiore necessità da parte loro.

Axioma offre servizi, consulenza e soluzioni software proprio alle imprese italiane e per questo motivo cerchiamo di sintetizzare in questo articolo alcune delle misure recentemente varate.

Per le imprese

La manovra per le imprese, per la quale sono stati stanziati 3 miliardi di euro, è volta soprattutto al sostegno rispetto ai prestiti erogati, a fornire garanzie e a supportare la liquidità delle imprese. Ci sono inoltre misure a sostegno del lavoro dipendente.

Ecco alcuni stralci dai principali quotidiani:

Da corriere.it

Viene inoltre potenziato il Fondo di Garanzia per le PMI, che ad esempio consentirà a ogni impresa di ricevere in garanzia fino a 5 milioni di euro: un sospiro di sollievo per molti. Ogni impresa avrà diritto a una copertura pari all’80 per cento per ogni singola operazione di rifinanziamento fino a un massimo di 1,5 milioni per impresa.

Da PMI.it

C’è inoltre un’attenzione particolare a chi ha dovuto sostenere o sosterrà spese per la sanificazione dell’ambiente di lavoro.

Da Internazionale.it

 

Tutela al lavoro dipendente

Anche i lavoratori dipendenti trovano in questa misura degli interventi tutelativi nei loro confronti. Un aiuto è dato ad esempio ai genitori che si trovano in Smart Working e devono trovare il modo di conciliarlo coi figlia a casa da scuola. È prevista infatti un’indennità per il pagamento di babysitter o in alternativa un’estensione del congedo parentale.

Particolare cura anche per la disabilità: lavoratori disabili  o lavoratori che si occupano di un parente disabile la cui struttura di degenza è stata chiusa hanno il diritto ad accedere a forme di Smart Working.

Si parla inoltre di cassa integrazione in varie forme che viene concessa a tutte le imprese indipendentemente dalla loro dimensione. Questo per evitare in tutti i modi che qualcuno perda il posto a causa di queste terribile emergenza.

Da ilpost.it

Da ilpost.it

 

Il turismo, uno dei settori con cui Axioma collabora da più tempo e del quale conosce bene le problematiche, risulta putroppo tra i più colpiti e per questo è beneficiario di misure speciali.

 

Da PMI.it

Conclusione

In questo articolo abbiamo fatto un riassunto delle misure previste dal decreto Cura Italia. I nostri consulenti rimangono comunque a disposizione dei nostri clienti per fornire supporto e consulenza in questo frangente e per trovare le soluzioni più idonee a lavorare al meglio e con continuità, per quanto è possibile.

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Sales Force Automation: perché adottarla?

Come raggiungere nuovi clienti? E come soddisfare le loro richieste prima che si rivolgano a un concorrente?

Queste domande perseguitano qualsiasi tipologia di impresa e trovare delle risposte non è sempre facile.

Raggiungere nuovi clienti, creare in loro interesse verso i nostri prodotti o servizi e fornirgli velocemente ciò che hanno richiesto sono le operazioni più complesse in assoluto. A maggior ragione oggi, dove l’avvento della digitalizzazione ha rivoluzionato le dinamiche di raccolta informazioni, scelta e acquisto dei consumatori.

Inoltre, le modalità di vendita e di gestione delle trattative commerciali non sono tutte uguali. Ogni azienda propone prodotti e servizi diversi a seconda del mercato di riferimento e in base agli obiettivi di business definiti.

 

L’aiuto della tecnologia

Come mai gestire in maniera efficiente le attività di marketing e vendite per creare nuovi lead e migliorare il rapporto con i clienti è così complicato?

Lo è se non si hanno strumenti adeguati.

Cercare nuovi clienti e gestire il ciclo di vendita di quelli esistenti richiede un impegno costante di risorse e tempo, ma non solo. In molte aziende i reparti marketing e vendite lavorano con strumenti diversi per registrare, consultare e analizzare le informazioni a loro disposizione, creando caos e errori durante tutte le fasi del processo commerciale.

Le aziende che non utilizzano un software CRM per i principali processi relazionali (vendite, marketing, customer care, post vendita) utilizzano File Excel/Access (52%), il sistema gestionale (37%), piattaforme di email marketing/marketing automation (24%) oppure un database sviluppato internamente (23%). [C-Direct Consulting, Osservatorio CRM & Marketing Automation 2019]

Al giorno d’oggi è impensabile sviluppare una strategia di lead generation efficace e al tempo stesso fidelizzare la relazione con il parco clienti senza l’aiuto della tecnologia.

Molte aziende utilizzano un sistema di gestione clienti, ma quando si tratta di lead generation e customer satisfaction non riescono ancora ad ottenere risultati soddisfacenti.

Come mai? Si possono migliorare i risultati di queste attività?

Sì, attraverso l’automazione. Così facendo, tutte le operazioni citate in precedenza sono racchiuse in un unico processo, più snello e semplice, che riduce al minimo le operazioni a basso valore aggiunto.

In poche parole: Sales Force Automation.

 

Le problematiche più comuni

Ogni giorno ci relazioniamo con numerose aziende e conosciamo bene le criticità, i dubbi e le sfide che devono affrontare se vogliono intraprendere un percorso di digitalizzazione e rimanere competitive sul mercato.

Con lo scopo di fornirvi qualche consiglio, abbiamo raccolto le problematiche più comuni che ci vengono esposte durante la fase di definizione e analisi dei processi e delle esigenze in un progetto di Digital Transformation volto all’introduzione di strumenti di Sales Force Automation.

“Impiego troppo tempo a creare liste profilate a cui inviare comunicazioni marketing”

Pensateci bene, quanto tempo ci vuole a creare liste profilate di contatti qualificati in base alle caratteristiche di interesse (posizione geografica, settore, dimensione, preferenze commerciali,…)?

È difficile farlo sui clienti (su cui si spera ci siano già informazioni), figuriamoci su quei contatti a cui devo proporre ciò che in quel momento potrebbe servigli o risolvergli una problematica.

Questa situazione si verifica anche in aziende che utilizzano un CRM, limitandolo però alla funzione di database.

Raccolgono le informazioni su possibili clienti a eventi o fiere di settore e le registrano sul CRM. Poi quante operazioni devono svolgere se vogliono inviare loro una comunicazione?

Estrarre la lista di contatti con le caratteristiche più rilevanti per quel determinato invio, controllare che gli indirizzi email siano aggiornati, controllare che sia stato fornito per quella tipologia di comunicazione il consenso al trattamento dei dati, importare la lista in una piattaforma di email marketing, creare graficamente l’email, schedulare l’invio,…insomma, quanto tempo portano via tutte queste operazioni? E siamo sicuri che tutto questo lavoro possa garantire dei risultati soddisfacenti?

Aumentare la personalizzazione delle attività marketing (60%) e migliorare i contenuti per creare più coinvolgimento (57%) sono gli obiettivi strategici su cui puntare se si vogliono ottenere lead più qualificati [Ascend2 Research, 2019]

Il raggiungimento di questi obiettivi, però, dipende dalle informazioni a disposizione.

Un software CRM con integrate funzioni di email marketing consente di avere a disposizione dati anagrafici, geografici, commerciali, attività pregresse per inviare comunicazioni a target altamente profilati, automatizzando tutto il processo e tracciando tutte le azioni post invio.

Scopri di più sul CRM di Axioma.

E poi? Cosa succede dopo l’invio? Entrano in gioco i venditori.

“La forza vendita non sa su quali contatti lavorare”

Conoscere e analizzare i risultati delle attività di email marketing è fondamentale. Sia per mantenere aggiornato il database (alcuni indirizzi potrebbero essere cambiati o sono stati scritti in maniera errata e vanno corretti) sia per verificare il grado di coinvolgimento dei destinatari. Quante email sono state lette? Quali contenuti hanno destato più interesse?

La forza vendita deve essere in grado di consultare questi dati per poter sviluppare opportunità commerciali quando il livello di interesse è alto.

Senza queste informazioni a disposizione dovrà perdere tempo in telefonate ai colleghi, email, consultare fogli Excel che arrivano da altri dipartimenti senza sapere se i dati al suo interno siano aggiornati o meno. In queste condizioni generare nuovi lead diventerà molto faticoso, e sviluppare azioni di up e cross selling sui clienti quasi impossibile.

Coloro che dichiarano di avere una buona conoscenza della customer base sono in forte aumento rispetto al 2018 (+25%), ma coloro che hanno una conoscenza parziale dei dati in loro possesso e li analizzano saltuariamente sono ancora la maggioranza (47%). [C-Direct Consulting, Osservatorio CRM & Marketing Automation 2019]

Dunque, la conoscenza e la facilità di consultazione (anche fuori ufficio) dei dati sui possibili clienti e su quelli esistenti e sulle informazioni commerciali (catalogo prodotti, listino prezzi, scontistiche…) è fondamentale.

“…e non riesce a concludere velocemente le trattative”

Infatti, nel momento in cui il possibile cliente decide di essere interessato ai nostri prodotti o servizi, il venditore dovrà essere in grado di configurare un’offerta che risponda davvero alle sue necessità nel rispetto delle politiche commerciali e produttive dell’azienda.

Senza uno strumento di Sales Force Automation dovrà contare esclusivamente sulla sua memoria, che per quanto possa essere infallibile, a volte può giocare brutti scherzi.

Perché non dotarsi di un software fruibile ovunque, per consultare informazioni e con pochi clic anche fornire un preventivo?

Se vuoi battere la concorrenza, armati di un configuratore d’offerta per offrire al cliente ciò che ha richiesto al primo incontro, senza errori.

Scopri di più sul CPQ di Axioma.

 

“Gli uffici di Customer Service non riescono a rispondere alle richieste post vendita dei clienti in modo veloce e competente”

La vendita si è conclusa, ma non è finita qui.

Per non vanificare tutti gli sforzi fatti finora, è necessario prestare attenzione e soddisfare tutte le richieste che arrivano dopo che il cliente ha effettuato l’ordine. Si può trattare di richieste di assistenza, di reclami sulle consegne o sul prodotto, …

Gli uffici di Customer Service sono sempre sotto pressione: “rispondi velocemente e in maniera corretta!”,”questo reclamo ha la priorità, prendi subito questa telefonata”,”perché non hai raccolto tutte le informazioni che ti servivano?”.

Non è così che si ottengono clienti soddisfatti e in più si rendono più stressati gli operatori. Inoltre, non è sufficiente raccogliere le segnalazioni e fornire una risposta.

Per superare queste difficoltà è necessario avere a disposizione strumenti adeguati che possano fornire informazioni complete e corrette.

Il compito di un software di Sales Force Automation è quello di semplificare e automatizzare il ciclo di vendita, ma anche di garantire una relazione più personalizzata e di conoscere e comprendere i propri clienti.

In questo modo sarà possibile anticipare le loro necessità e indipendentemente dalla tipologia di richiesta (tecnica, di assistenza, o supporto) far fronte in maniera immediata ed efficace all’evasione.

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Smart Working? Meno complicato di quello che si crede

Sarebbe facile introdurre questo articolo parlando di coronavirus e di come questo stia cambiando la nostra quotidianità, anche dal punto di vista lavorativo. È vero però che questo fortissimo argomento di attualità ha costretto le aziende e il mondo del lavoro in generale a fare i conti con una tematica che troppo spesso è stata tralasciata: lo Smart Working.

I giornali

Partiamo quindi da alcuni titoli di giornali di questi giorni che parlano proprio di questo:

Repubblica.it

Digital4Biz

Il Sole 24ore

Corriere.it

Si parla di sicurezza, di benefici, di esigenze… gli aspetti sono molti, noi ci concentreremo su quelli tecnologici.

I dati dello Smart Working

Cominciamo comunque con un dato incoraggiante e cioè che secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete per consentire ai propri dipendenti di lavorare da casa. Accanto a questo dato però ce n’è un altro che indica come contemporaneamente cresce la percentuale di imprese disinteressate al tema dal 38% al 51%.

Gli ostacoli

Ma come mai il tema è così scomodo nelle aziende italiane? Quali sono le reticenze che bloccano uno sviluppo in questo senso?

Alcuni temono la perdita di produttività, nonostante ormai ci siano moltissimi studi che dimostrano l’esatto opposto. Ma come abbiamo anticipato non ne discuteremo in questo articolo, in cui invece vogliamo trattare questioni tecnologiche.

La sicurezza è un’altra tra le preoccupazioni delle Direzioni aziendali, che temono che l’accesso ai dati da linee e postazioni esterne non protette adeguatamente possa rappresentare un pericolo. Questo paura ha una sua ragione d’essere, ma è anche vero che le misure di protezione di dati e sistemi andrebbero prese indipendentemente dallo smart working e qui vi diamo un’idea di come fare. (link)

Altra preoccupazione è l’impatto organizzativo. Un progetto di smart working può coinvolgere diverse aree e richiede sicuramente investimenti che un’azienda non necessariamente ha voglia e modo di impiegare. Si tratta di implementare tecnologie specifiche e dotare tutti i dipendenti di dispositivi e pc in grado di connettersi ai sistemi aziendali. È ovvio che un percorso del genere richiederebbe un cambiamento notevole anche nel modo di lavorare di ogni azienda e come ogni cambiamento richiederebbe tempo e traumi di vario genere.

Progetti graduali

È anche vero però che un progetto del genere non è per forza immediato, ma anzi, è necessario che sia graduale. Già l’apporto di alcuni cambiamenti relativi potrebbe consentire a moltissimi dipendenti di lavorare da casa, magari non tutti i giorni ma anche solo per parte della settimana. O come in questi giorni, per un caso di emergenza.

Qual è infatti lo strumento principale che si usa per lavorare nella stragrande maggioranza degli uffici al giorno d’oggi? La mail, alla quale è facile dare libero accesso. Se a questa si aggiunge poi l’accesso anche ad agenda e informazioni su clienti e fornitori… ecco che hai reso indipendente una persona per almeno un giorno alla settimana.

Lo Smart Working non ferma il flusso di informazioni

Le mail rappresentano infatti ancora il principale mezzo di comunicazione nel mondo aziendale, ma sappiamo che il loro limite è di rendere poco efficiente il lavoro, intrappolando le informazioni al loro interno e bloccandone la disponibilità a tutti gli interessati.

Da questa situazione di può uscirne collegando al client di posta un CRM, che sia accessibile completamente via web e che consenta quindi di salvare tutte le informazioni al loro posto, protette e accessibili a chi di dovere. Hai ricevuto feedback da qualche cliente? Devi fare una relazione sulla telefonata? Un CRM accessibile via web e da mobile ti permetterebbe di mettere tutte queste informazioni a fattor comune dei tuoi colleghi in Smart Working come te.

Scopri di più sul CRM di Axioma.

La gestione documentale in Smart Working

E i documenti? Ogni documento aziendale può essere salvato automaticamente o manualmente in un sistema unico che consente di eliminare la carta, il cui uso in fase di Smart Working sarebbe impossibile. Un sistema documentale accessibile via web infatti consentirebbe a chi lavora da casa di trovare facilmente tutti i documenti di cui ha bisogno e di salvarli classificandoli secondo le regole aziendali. Non solo. Un documentale avanzato consente anche di gestire il processo approvativo di ogni documento, che può passare attraverso vari step di approvazione da parte delle figure aziendali definite, rendendo ancora una volta non necessaria la presenza fisica in ufficio.

Scopri di più sul sistema documentale di Axioma.

 

Smart Working: cominciamo dai primi passi

Abbiamo provato in questo articolo a dare qualche suggerimento in un periodo di emergenza come questo. Sappiamo bene che un progetto completo di Smart Working sarebbe complesso e lungo, con notevoli impatti su tutta l’azienda. È vero però che con l’adozione di soluzioni informatiche avanzate e di facilissima implementazione si potrebbero ottenere già degli ottimi risultati e dei miglioramenti nella vita lavorativa di tutti, anche per quando il coronavirus non ci spaventerà più.

 

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Interconnessione e Analytics per una raccolta dati 4.0

Ormai siamo tutti a conoscenza del significato di interconnessione tra macchine, persone e risorse in ambito Industria 4.0. L’obiettivo è riuscire a gestire la produzione in modo integrato e in tempo reale per essere più reattivi alle esigenze del mercato ed eliminare le inefficienze.

Nel 2018 gli investimenti in tecnologie digitali si sono concentrati soprattutto in software, IoT e Cloud dimostrando che le imprese italiane hanno intrapreso progetti di digitalizzazione della produzione introducendo software avanzati connessi ai dispositivi, ai macchinari e alle persone.

Va precisato però che, per ottenere la totale efficienza produttiva, introdurre un software e integrarlo ai macchinari non basta. Non dev’essere soltanto un requisito da soddisfare in termini di Industria 4.0, ma deve apportare benefici tangibili attraverso la ridefinizione dei processi organizzativi e produttivi , con la creazione di nuove forme di interazione uomo-macchina dove per “uomo” si intende una figura professionale formata e competente a supporto di queste tecnologie abilitanti.

Cambiare e stravolgere le modalità di organizzazione di processi e persone però non è sempre facile, e noi di Axioma pensiamo che condividere esperienze e casi di successo possa risultare una guida molto efficace per comprendere meglio le tematiche di digitalizzazione e Industria 4.0.

Pertanto, in questo articolo, attraverso un progetto di Industria 4.0 di un nostro cliente, abbiamo deciso di approfondire una tematica sempre più rilevante in ambito manifatturiero: il valore aggiunto di effettuare una raccolta dati in tempo reale.

Integrare i processi aziendali

In un articolo precedente, abbiamo preso come esempio l’esperienza di un nostro cliente leader nel settore della produzione di prodotti in plastica tramite estrusione che, come abbiamo già approfondito, ha caratteristiche particolari che rendono la definizione e il controllo dei costi un’attività molto complessa.

Anche in questo caso l’azienda in questione produce attraverso estrusione prodotti in polietilene, ma la volontà di intraprendere un progetto di questo tipo nasce da un’esigenza diversa: ottenere un flusso costante di dati e informazioni aggiornate sull’avanzamento produttivo.

Il flusso produttivo di questa azienda, infatti, era spesso “bloccato” dall’assenza di una gestione integrata con le diverse linee produttive che rendeva complicata non solo la raccolta di dati affidabili sui consumi, ma anche la verifica immediata dei parametri macchina di ogni impianto.

Attraverso l’introduzione di un software di raccolta dati in tempo reale collegato ai macchinari e al gestionale in uso, l’azienda ha ottenuto i requisiti per diventare una fabbrica intelligente e aumentare l’efficienza produttiva: interconnessione e integrazione dei processi.

Entriamo più nel dettaglio e vediamo insieme come.

 

Come garantire una raccolta dati affidabile?

Avere a disposizione una grande quantità di dati oggi non è un problema.

La vera difficoltà sta nella raccolta e nell’elaborazione di quest’ultimi che molto spesso viene effettuata con strumenti che non sono all’altezza del concetto di Industria 4.0.

Abbiamo pensato tutti alla stessa cosa? Excel. Si tratta sicuramente di uno strumento flessibile, utilizzabile da chiunque e che permette di effettuare calcoli e set di dati in un formato di facile utilizzo e lettura. Tuttavia, nel momento in cui aumentano le vendite e la complessità produttiva, questo strumento diventa un limite allo sviluppo perché non garantisce l’attendibilità e l’affidabilità del dato. File estremamente complessi, con celle evidenziate di colori diversi che indicano qualcosa che solo l’autore è in grado di interpretare.

Questa era la situazione pre-progetto dell’azienda, in un contesto dove:

  • I responsabili di reparto erano costretti a impiegare ore e ore del loro tempo per effettuare la verifica manuale dei dati di produzione che non risultava mai precisa e in linea con gli ordini in attesa di lavorazione.
  • La Direzione non era in grado di definire i consumi e i margini reali di ogni commessa a causa di file con dati poco coerenti e di difficile interpretazione.
  • In caso di imprevisti, la Direzione e i responsabili tecnici non riuscivano ad organizzare velocemente risorse e materiali per mettere in atto azioni correttive e rischedulare il piano produttivo per far fronte alla consegna al cliente per la data prefissata.

Addirittura un guasto a una macchina poteva causare fermi della durata di più giorni perché poteva accadere che l’operaio specializzato non fosse presente in azienda nel momento in cui si verificava il malfunzionamento con conseguenti ritardi e problematiche supplementari.

Insomma, non era possibile monitorare le performance dello stabilimento, risalire velocemente all’origine delle anomalie di produzione e di conseguenza prendere decisioni in breve tempo, perché le informazioni a disposizione erano frammentate e il processo organizzativo confuso e non definito.

La domanda che incentivò la Direzione a intraprendere un progetto Industria 4.0 con Axioma fu: come valorizzare le informazioni che io e miei colleghi abbiamo a disposizione nelle diverse fasi della filiera produttiva e rendere tutto il processo più fluido ed efficiente?

Proviamo a rispondere con i risultati ottenuti a seguito dell’avviamento di questo progetto.

 

Cosa significa introdurre un software di raccolta dati?

Adottare un software di raccolta dati, integrato ai macchinari e al gestionale aziendale significa fornire alla direzione dati precisi e corretti su cui lavorare e che tengono conto di tutte le variabili di produzione (disponibilità dei materiali, utilizzo delle materie prime,..).

È quello che fece l’azienda in questione circa un anno fa, che, grazie al supporto continuo dei consulenti Axioma specializzati in Industria 4.0, ha ottenuto lo scambio di dati automatico e bidirezionale sui parametri di macchina e sul consumo effettivo dei materiali, con un riscontro immediato di tutto ciò che accade durante il ciclo produttivo.

Gli operatori a bordo macchina, in caso di anomalie o eventi perturbativi, ora riescono a ridurre drasticamente i tempi di reazione ottimizzando il processo di consegna. Inoltre, attraverso il modulo Analytics tutti i dati vengono poi archiviati in automatico, creando una base dati statistica valida e costantemente aggiornata per la realizzazione di report e cruscotti specifici.

Avere una grande mole di dati significa anche saperli gestire e con un software di raccolta dati in tempo reale queste operazioni diventano più semplici e sicure.

Naturalmente, un progetto di Industria 4.0 coinvolge più persone e il supporto del fornitore deve essere costante durante tutte le fasi del progetto, per fornire consulenza non solo in merito al funzionamento del software, ma soprattutto sulla ridefinizione e riorganizzazione dei processi produttivi aziendali che molto spesso vengono rivisti e riadattati.

Benefici e risultati raggiunti

Tutti gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti e l’azienda ora può:

  • Effettuare un monitoraggio continuo e in tempo reale della produzione che permette di adattare immediatamente e a costo zero il piano produttivo al verificarsi di qualsiasi evento
  • Lavorare su dati oggettivi, certificati e aggiornati e conoscere con precisione i costi oggettivi di ogni commessa e macchinario
  • Disporre in maniera immediata di report e grafici intuitivi sulle performance di produzione (stato macchinari, scarti, ore lavorate,…) eliminando l’enorme quantità di carta in circolazione nei diversi reparti produttivi.

L’integrazione software-macchinari consente di entrare nel mondo dell’industria 4.0 aumentando la propria competitività e innovazione.

classificazione documenti aziendali

Classificazione documenti aziendali: abolire la carta nelle agenzie di viaggi

Come avviene la classificazione dei documenti aziendali nella tua agenzia di viaggio? In questo articolo spiegheremo quali sono i vantaggi della digitalizzazione applicata alla classificazione dei documenti aziendali.

Cataloghi, contratti di viaggio, fatture, voucher… tutti i documenti che girano nelle agenzie di viaggi e che in effetti costituiscono il loro business sono gli stessi che occupano scaffali, tavoli, cassetti e che invadono le scrivanie degli operatori nel mondo del turismo.

Tra l’obbligo di legge di conservare certi documenti e la necessità operativa di farlo per ogni evenienza, lo spazio fisico di archiviazione può diventare un problema man mano che gli anni passano e i clienti, e i documenti, aumentano.

Classificazione documenti aziendali: ci vuole un metodo

Ma anche ammesso che lo spazio non sia un problema e che in qualche modo lo si trovi, rimane un’altra difficoltà: qual è il metodo di classificazione più intelligente? Quello che ti permette di ritrovare quello che stai cercando più facilmente e velocemente?

Puoi scegliere ad esempio di classificare tutto secondo un ordine temporale, ma poi succede che di un determinato cliente ti ricordi il nome ma non l’anno e quindi il tempo di ricerca si dilata, facendoti perdere tempo e pazienza. Può funzionare una classificazione per tipologia di documenti, ma il rischio di errori è alto e una certa fattura può finire nello schedario sbagliato. Non sono errori irrimediabili e in qualche modo una soluzione si trova sempre. Nel frattempo però è stato perso tempo che poteva essere sicuramente impiegato meglio.

Non fraintendeteci. Sappiamo che nelle agenzie ci sono dei ninja nella ricerca di documenti, che nella loro testa hanno un vero e proprio database di conoscenza dei propri clienti che nessuna tecnologia informatica potrà mai eguagliare. Vero. E proprio per questo pare proprio uno spreco di talento. Senza contare il pericolo che un giorno questi ninja scelgano di sfruttare il proprio talento altrove, portandosi con sé tutta la propria conoscenza.

La carta poi ha un altro limite e cioè che rimane sempre e solo nel posto dove è stata messa. Sembra banale, ma lo è meno quando si è fuori ufficio e si ha bisogno di quell’informazione scritta proprio in quel foglio rimasto sulla scrivania.

Anche qui le soluzioni ci sono, ma le conseguenze sono tempo perso e malumore creato.

 

La digitalizzazione dei documenti

L’unica soluzione che ti permette di risolvere queste difficoltà senza inutili perdite di tempo è classificare i documenti aziendali passando dalla loro digitalizzazione.

La loro gestione in formato elettronico infatti consente tutte una serie di azioni impossibili avendo a che fare con la carta.

Ecco un esempio di quello che potrebbe succedere in agenzia con un’archiviazione digitale dei documenti.

Una volta che viene conclusa la vendita di un pacchetto viaggi, vengono prodotti una serie di documenti, fra cui ad esempio la fattura. Con l’avvento della fatturazione elettronica, il processo di digitalizzazione è già stato introdotto, ma si tratta di file xml, difficili da consultare in caso di necessità. A questo punto l’operatore “analogico” può decidere di generare il pdf, stamparlo, andare allo schedario e inserirlo nel faldone “Fatture 2020”.

Oppure potrebbe venire archiviato direttamente in un sistema documentale.

Facendo così, quando il direttore dell’agenzia tra un anno chiamerà mentre si trova fuori ufficio chiedendo di verificare l’importo fatto pagare per un viaggio, l’operatore potrà cercarlo per anno, se se lo ricorda, ma anche per cliente. O se non si ricorda neanche il nome del cliente, può cercarlo per parola chiave: un sistema documentale avanzato infatti è in grado di trovare i documenti anche attraverso le parole contenute al suo interno.

Addirittura tutto questo può farlo il direttore in autonomia, semplicemente collegandosi col suo pc.

Certo, sarebbe una situazione risolvibile anche con metodi “analogici” come abbiamo già detto. Ma quanto tempo si può perdere in una situazione del genere? Diciamo mezz’ora. Non molto, direte voi. Proviamo allora a moltiplicarlo per tutte le fatture 74ter, fatture servizi singoli, contratti di viaggio, ricevute, bolle, registri IVA, cataloghi, … i minuti diventano ore perse e il singolo foglio di carta stampato, si trasforma in interi faldoni a cui bisogna trovare uno spazio.

 

La soluzione

Rendere digitale la classificazione dei documenti aziendali è quindi un’evoluzione che porterà risparmio di tempo e di costi legati alla stampa.

Il processo può essere graduale, in modo che non risulti troppo traumatico per l’organizzazione dell’agenzia.

Certo è che bisogna affidarsi a un partner che ha già affrontato progetti simili, che conosce il settore e che sia in grado di fornire una soluzione informatica valida. Il tutto con la garanzia di un’assistenza sempre presente.

Scopri di più sul sistema documentale di Axioma.

 

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Nuovi aggiornamenti software: perché è così importante non tralasciarli?

Quante volte vi capita di ricevere una comunicazione dal vostro fornitore di software che vi avvisa che è disponibile una nuova release di prodotto?

E quante volte vi sarete chiesti, ma è davvero così necessario un ulteriore aggiornamento?

Oppure, per fare un esempio più pratico pensiamo ai nostri smartphone. Con intervalli di tempo sempre più brevi arrivano notifiche che segnalano la disponibilità di una nuova versione del sistema operativo.

Anche se si tratta di un’attività che può durare pochi minuti, quante volte alla ricezione di questo avviso finite per posticipare l’operazione o ignorarla completamente?

Un pensiero comune è che effettuare gli aggiornamenti di sistema sia una perdita di tempo, con dubbi sull’effettivo miglioramento delle prestazioni.

Ma quando si parla di sistemi informativi e componenti software di un’azienda il ragionamento diventa un po’ più complesso e le conseguenze di un mancato aggiornamento sono più rischiose.

Vediamo insieme perché.

Quali rischi si corrono?

Il rischio è rappresentato dalla probabilità che una minaccia, sfruttando una vulnerabilità, generi un impatto negativo sugli asset informativi aziendali.

Infatti, effettuare un aggiornamento delle componenti tecnologiche software in uso permette non solo di ottenere nuove funzionalità e maggior efficienza, ma anche di rafforzare la sicurezza informatica.

Quindi, quali sono i rischi principali correlati all’utilizzo di componenti tecnologiche software non aggiornate?

  • Rischio di vulnerabilità: ad ogni aggiornamento il fornitore software risolve errori di codice, bug o falle di sistema della versione precedente che potrebbero essere sfruttate da criminali informatici per compromettere o sottrarre dati o addirittura negare l’uso delle applicazioni. Attraverso l’aggiornamento si riduce drasticamente la possibilità di subire un attacco informatico.
  • Rischio di non conformità: che è strettamente legato al rischio precedente perché una componente software vulnerabile mette a rischio la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati mettendo l’azienda cliente in una condizione di “non conformità” rispetto ai provvedimenti di legge in materia di protezione dei dati.
  • Rischio di incompatibilità: in caso di sostituzione di componenti hardware è necessario che tutte le componenti software siano coerentemente aggiornate. Ad esempio non potrò lavorare su un PC con un sistema operativo non più supportato dalla versione di database del software aziendale poiché vi sarà incompatibilità tra i due sistemi.

Questi rischi si traducono in costi perché nel migliore dei casi il cliente dovrà richiedere il ripristino di dati corrotti o persi, mentre se emergono problemi legati al mancato funzionamento di funzioni applicative necessarie al corretto svolgimento delle attività lavorative quotidiane, si va incontro a ripercussioni più gravi, come un blocco totale di qualsiasi operazione e quindi dell’intera azienda.

Non solo riduzione dei rischi, ma anche vantaggi

Per ridurre questi rischi i fornitori di software sono costantemente impegnati nel rendere disponibili sia gli aggiornamenti, sia delle roadmap che ne delimitano il ciclo di vita.

Infatti è ragionevole chiedersi: quanto durerà un aggiornamento prima che diventi obsoleto?

Questo grafico è un esempio di ciclo di vita di una release di prodotto, da quando viene rilasciata fino a quando non è più supportata e ne viene lanciata un’altra sul mercato. Conoscere la durata del ciclo di vita di un aggiornamento è fondamentale per poter prendere decisioni informate relativamente a quando aggiornare o apportare altre modifiche al software.

grafico-aggiornamenti-software

Oracle Database Roadmap

Inoltre, quando si pensa all’aggiornamento dei sistemi informativi, ci si focalizza troppo spesso sui costi tralasciandone i vantaggi e benefici.

Attraverso l’aggiornamento delle componenti software in uso in azienda si ottengono una serie di vantaggi a lungo termine:

  • disponibilità di patch di vulnerabilità che riducono drasticamente il rischio connesso alla sicurezza e al corretto funzionamento dell’infrastruttura
  • eliminazione del rischio del mancato funzionamento dei sistemi e della mancata possibilità di risolvere problematiche dovute ad applicazioni non supportate dalla precedente versione
  • conformità di legge alle misure per garantire riservatezza, integrità e disponibilità dei dati (ad es. GDPR)

Garantire soluzioni software aggiornate significa garantire affidabilità, continuità e sicurezza ai clienti, elementi fondamentali per far fronte alle nuove esigenze di mercato.

Naturalmente, una volta resa disponibile una nuova release, spetta poi all’azienda cliente valutarne l’adesione o meno, essendo però consapevole dei rischi che si corrono in presenza di obsolescenza delle proprie tecnologie.

Axioma grazie all’esperienza maturata in 40 anni presso i clienti offre alle aziende soluzioni software e servizi IT qualificati utilizzando le migliori tecnologie sul mercato.

 

Richieste di contributi: i requisiti Iccrea 2020

Il Gruppo Operativo Iccrea ha emesso una nuova disposizione che dal 2020 chiede alle Banche del Credito Cooperativo che fanno parte del gruppo di uniformare codici e report. La modifica renderà più uniforme e veloce i processi da parte di Iccrea, ma rende necessario che le banche del gruppo compiano uno sforzo di adeguamento in determinati settori.

Uno di questi è quella della raccolta, evasione e rendicontazione delle richieste di contributi, beneficenza, erogazioni liberali, …

La disposizione di Iccrea infatti richiede che vengano emessi report periodici che rispettino non solo tempi, ma anche specifiche classificazioni. Deve essere rispettata ad esempio la distinzione tra beneficenza e sponsorizzazioni con risvolti sulla comunità. O ancora i report devono mostrare la suddivisione per i contributi per aree di intervento (cultura, solidarietà, sanità, sport, ricerca, istruzione, ambiente, territorio, chiesa). Vanno inoltre inserite le descrizioni delle attività sostenute, definito in modo preciso il target di riferimento, … insomma le richieste sono tante e vanno soddisfatte al più presto per rispettare la conformità richiesta dal Gruppo.

La buona notizia è che esiste una soluzione che ti consente di essere già conforme senza nessuno sforzo di adeguamento.

Si tratta di Axioma RDC (Richieste di contributi), che oltre a emettere report che rispettano le richieste Iccrea, consentono di gestire la raccolta delle richieste e l’evasione delle stesse in modo veloce, organizzato e a prova di report. Scopri di più!

 

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Come cambia il ruolo del System Integrator

Nel precedente articolo abbiamo analizzato l’esperienza di un progetto di Digital Transformation di un nostro cliente che, grazie a soluzioni tecnologiche adeguate, può offrire ai propri clienti servizi sempre più personalizzati in maniera veloce ed efficiente.

Abbiamo anche visto che per avere successo in progetti innovativi le imprese devono confrontarsi con i propri sistemi IT, molto spesso datati e poco performanti.

Un progetto di Digital Transformation, infatti, oltre che dall’introduzione di nuove tecnologie, dev’essere accompagnato da un’adeguata integrazione dei sistemi.

Prima di sviluppare nuovi modelli di business, introdurre nuovi software, nuovi impianti o macchinari 4.0, è fondamentale avviare un processo per far comunicare le varie parti di un’azienda e assicurare efficienza al 100%.

Chi si occupa di sviluppare soluzioni che possano far dialogare correttamente i diversi sistemi informativi?

Il System Integrator.

Si tratta di realtà aziendali con al loro interno un team esperto e dedicato all’integrazione dei sistemi. Oggi, i System Integrator hanno un ruolo fondamentale nei progetti di innovazione del business e con l’avvento della Digital Trasformation stanno assumendo nuovi significati, utilizzando nuovi strumenti e sviluppando nuove competenze e funzionalità.

Vediamo insieme in questo articolo come si sta evolvendo il ruolo di questa funzione e per quali motivi è indispensabile in un progetto di digitalizzazione.

A cosa serve la System Integration?

Il mercato della System Integration dovrebbe raggiungere entro il 2024 un fatturato di oltre 450 miliardi di dollari. [Global System Integration Market Report, 2018]

Migliorare l’infrastruttura, gestire un’enorme mole di dati e informazioni, garantire la sicurezza IT, fornire piattaforme evolute (Cloud Computing, IoT, A.I.,…) queste sono solo alcune delle attività che permettono a un’impresa di essere più efficiente e competitiva.

Le aziende, però, non sono tutte uguali e per passare da processi analogici a digitali occorre qualcuno che sia in grado di guidarle.

Alcune operano in mercati diversi, quindi utilizzano metodologie e logiche organizzative, produttive e di vendita differenti. Ma soprattutto hanno affrontato (o stanno affrontando) un percorso tecnologico specifico e le nuove tecnologie digitali devono essere adattate al contesto aziendale.

Nel settore industriale e manifatturiero, per esempio, da quando si parla di Industria 4.0 viene valorizzata l’integrazione di sistemi, processi produttivi, risorse, macchine e software per ottenere interconnessione e maggior efficienza produttiva. Mentre chi lavora nel settore finanziario o del retail, ha vissuto un approccio diverso nei confronti dell’integrazione, che viene sfruttata principalmente per raccogliere e gestire grandi quantità di dati finanziari e di consumo.

Realtà aziendali complesse e tecnologie sempre più evolute rendono il processo di integrazione cruciale e difficile.

È qui che si inserisce il lavoro dei System Integrator.

Inoltre, come è emerso dall’Assintel Report 2019, una delle criticità principali è la mancanza di competenze specifiche. Ecco perché i System Integrator oggi più che mai, giocano un ruolo così importante.

Il System Integrator oggi

Perché abbiamo detto che il ruolo del System Integrator è cambiato?

Prima che iniziasse questa quarta rivoluzione industriale, la funzione del System Integrator era quella di connettere tecnologie tra loro differenti, perlopiù hardware, per farle dialogare e ottenere benefici in termini di efficienza aziendale. Oggi, in realtà è molto di più.

È un’azienda che offre servizi che vanno oltre l’integrazione e la configurazione hardware e software, come ad esempio servizi di consulenza e formazione.

Accompagna le aziende nella loro evoluzione digitale attraverso nuove competenze e funzionalità. Si parla di veri e propri progetti di System Integration perché si tratta di un percorso caratterizzato da più fasi: vengono analizzati i requisiti e le esigenze per poi sviluppare sistemi che possano garantire, sia sul piano IT che sul piano operativo, più flessibilità e sicurezza.

Ad esempio, se un’azienda decide di spostare le proprie applicazioni sul Cloud non potrà certo affrontare questa iniziativa da sola.

L’azienda System Integrator deve essere in grado di consigliare al cliente quali sono le procedure da seguire, che infrastruttura utilizzare, quali dati spostare e analizzare una serie di fattori per andare a scegliere l’entità dei servizi legati alla sicurezza.

In più, vi è la certezza di affidare i propri sistemi a un team di persone competenti e altamente specializzate.

La mancanza di competenze interne che possano dedicarsi totalmente alla gestione e al corretto funzionamento dei sistemi informatici è un grande freno all’innovazione.

Affidare l’intera gestione dell’infrastruttura e del corretto funzionamento a System Integrator esterni, consente alle imprese che non hanno risorse IT e competenze specifiche di promuovere strategie innovative, senza togliere tempo e risorse allo sviluppo del proprio business.

Ti piacerebbe lavorare con sistemi integrati, sempre connessi, agili e scalabili senza preoccuparti della loro manutenzione e sicurezza?

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Migliorare la Customer Experience? Attraverso un progetto di Digital Transformation con Axioma

Sul fronte dell’integrazione delle tecnologie digitali da parte delle imprese, l’Italia si posiziona al 23º posto tra gli Stati membri dell’UE, ben al di sotto della media UE. [Rapporto DESI UE, 2019]

Questa posizione in classifica sulla propensione delle aziende italiane verso il digitale non suscita grandi soddisfazioni.

Nonostante ciò, le potenzialità delle nostre imprese sono alte soprattutto per quanto riguarda i servizi Cloud e E-Commerce, che favoriscono l’avvio di progetti di digitalizzazione.

Siamo di fronte all’utilizzo quasi esclusivo del digitale, che ha rivoluzionato i meccanismi di domanda e offerta. Basta pensare a quando abbiamo intenzione di acquistare un prodotto o un servizio: ci bastano pochi clic per cercare informazioni e concludere l’acquisto. Anche quando si tratta di acquisti più complessi ed economicamente rilevanti, come per esempio le vacanze, ci affidiamo a sistemi di prenotazione online.

L’83% dei viaggiatori italiani si informa in rete prima di acquistare e l’86% conclude online almeno un acquisto (alloggio, trasporto, attività o servizio esperienziale). [Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo, Politecnico di Milano, 2019]

Come fanno le imprese tradizionali a stare al passo?

La relazione umana rimane un elemento fondamentale, ma per arricchire l’esperienza del cliente. Il processo va ripensato in ottica online. Adottare strumenti digitali significa offrire prodotti e servizi sempre più personalizzati, presidiare i canali dove si trova il cliente, ma anche rendere più veloci ed efficienti i processi interni e raggiungere risultati di business migliori.

Vediamo insieme, attraverso l’esperienza di un nostro cliente, cosa significa intraprendere un progetto di Digital Transformation per digitalizzare l’esperienza d’acquisto dei clienti e migliorare le operazioni di back office.

La delicata fase di ricerca e prenotazione

Chi viaggia per lavoro o divertimento desidera servizi di trasporto di alta qualità, affidabili e ben integrati ad altri servizi.

First Travel Italy è un’azienda italiana specializzata nel settore del trasporto persone con conducente nei viaggi “leasure”, “business” e nell’organizzazione di eventi, con presenza internazionale e servizi all’avanguardia.

Fornisce assistenza e servizi top-level per i suoi clienti, tipo di servizio che richiede un’attenzione e un’efficienza all’altezza delle aspettative.

Le aspettative dei clienti sono sempre più elevate e riuscire a rispettarle con sistemi informatici datati, telefonate e scambi di email diventa difficile, ma soprattutto limita la crescita aziendale.

Sono ancora tante le imprese dove gli addetti al back office ricorrono a lunghe telefonate o appuntamenti in filiale con i clienti per creare e prenotare un pacchetto viaggio. Inoltre, per farlo, devono passare da un’applicazione all’altra perché le informazioni risiedono in sistemi diversi e non integrati.

Pensate in occasione di grandi eventi o festività, dove le richieste aumentano a dismisura e la combinazione di servizi diventa molto più complessa. Quanto deve aspettare il cliente prima di finalizzare la prenotazione? Perché sprecare tutto questo tempo quando utilizzando il loro PC o smartphone avrebbe potuto fare la stessa cosa in pochi minuti?

Tempi lunghi e scarsa efficienza. Questi due elementi caratterizzano le imprese che ancora non hanno intrapreso un percorso di Digital Transformation e portano i clienti a rivolgersi a strutture che mettono a disposizione sistemi di prenotazione via web, più veloci e performanti.

I vantaggi della digitalizzazione

First Travel dopo un’attenta analisi delle problematiche e definizione delle esigenze ha individuato Axioma come partner ideale per intraprendere un progetto di Digital Transformation.

Un progetto di digitalizzazione prevede l’adozione di nuove tecnologie e di nuove modalità di interazione con i clienti, con il coinvolgimento di persone, processi e modelli di business che vengono ridisegnati in ottica innovativa e digitale.

Quali sono i vantaggi ottenuti da First Travel?

  • Miglioramento della Customer Experience grazie all’introduzione di un sistema di self-booking che permette ai clienti di organizzare e prenotare i servizi disponibili in maniera intuitiva e funzionale.
  • Processi più efficienti e riduzione dei tempi e costi di gestione. L’utilizzo di software più flessibili e integrati consente agli operatori lo svolgimento delle attività quotidiane senza difficoltà ed errori.
  • Ottimizzazione della fase di prenotazione e riduzione dei tempi di erogazione di servizi più mirati e personalizzati.

Digitalizzare i processi aziendali non è un percorso sempre facile. È necessario prevedere un impegno costante e collaborativo per la riorganizzazione dei processi operativi interni e la scelta di un fornitore in grado di fornire non solo la tecnologia, ma soprattutto il supporto e la consulenza specifica necessaria è fondamentale.

La crescita aziendale e l’aumento della competitività sul mercato sono determinate dall’avvio di progetti di Digital Transformation che rendono le imprese più innovative e in grado di offrire servizi sempre più personalizzati.

Vuoi digitalizzare la tua impresa?