Blog Axioma

digital-transformation-index

Digital Transformation: perché attuarla ora

“Nel 2020, secondo il nuovo Digital Transformation Index di Dell Technologies, l’accelerazione digitale ha registrato un importante balzo in avanti, con l’85% delle aziende italiane che ha all’attivo un processo di Digital Transformation.

È evidente, la pandemia da Covid-19 ha spinto le imprese italiane ad accelerare.

Lo scenario globale dell’ultimo anno ha rafforzato la consapevolezza che per affrontare le nuove sfide del mercato la strada da intraprendere è soltanto una: ridisegnare i processi di business in chiave digital.

Pertanto, se da una parte la pandemia sta avendo pesanti effetti sull’economia, dal punto di vista tecnologico invece, sta agendo da acceleratore della digitalizzazione. Ci si è resi conto che l’innovazione tecnologica non è più necessaria solo per competere, ma addirittura per sopravvivere.

Quali sono le priorità di un progetto di Digital Transformation? Quali sono le sfide più grandi?

E ancora, quali sono le tecnologie abilitanti?

In questo articolo abbiamo analizzato i dati più significativi di questa ricerca che ci aiuteranno a rispondere a queste domande.

Le priorità dei progetti di Digital Transformation

Dando uno sguardo all’Italia, le maggiori iniziative sono state prese per abilitare il lavoro da remoto (46%) e per mettere in sicurezza gli asset e i dati aziendali (46%) seguite dai progetti sull’edge della rete (36%).

I risultati incoraggianti partono proprio da un aumento vertiginoso dello smart working, con in parallelo un rafforzamento della messa in sicurezza di dati.

Secondo il 72% dei business leader italiani, oggi, più del 30% della forza lavoro di ogni azienda sta operando a distanza, un dato in linea con la media dei Paesi europei (71%).

Peccato però, che qualcosa di così efficace e utilizzato già da diversi anni in tutta Europa, in Italia sia stato scoperto e apprezzato solo per via di uno stato di emergenza.

In questi mesi abbiamo aiutato molti dei nostri clienti a intraprendere progetti di smart working, con effetti notevoli su tutta l’azienda (e sui lavoratori). Inoltre, ne abbiamo parlato a lungo in diversi articoli del nostro blog, passando a setaccio tutti i benefici di questa modalità di lavoro per tutte le aree aziendali.

 

Le tecnologie abilitanti

Ciononostante, attuare un percorso di digitalizzazione non è qualcosa di facile e immediato.

Innanzitutto, prima di valutare quali tecnologie abilitanti adottare, è opportuno domandarsi se la propria organizzazione è pronta ad affrontare un cambiamento di questo tipo. Per poi decidere a quale livello di profondità arrivare e quali risultati si vogliono ottenere.

Ridisegnare i modelli di business e riuscire a cogliere i vantaggi del digitale sono due elementi fondamentali. Senza di essi, si rischia di investire in qualcosa che poi non si è in grado di sfruttare in maniera efficiente.

Secondo il Digital Transformation Index il focus è su infrastrutture IT agili e scalabili capaci di rispondere tempestivamente a ogni eventuale criticità. Inoltre, gli investimenti si stanno indirizzando verso l’infrastruttura 5G (45%), che serve proprio come pilastro per la trasformazione digitale, verso le soluzioni di cybersecurity (45%) e verso l’hardware 5G-ready (10%).

Quindi, non basta investire in tecnologie tradizionali, anzi. Queste sono tecnologie emergenti e avanzate, necessarie a rendere i benefici di una digitalizzazione duraturi nel tempo.

Gli ostacoli

In realtà è ancora evidente che l’imprenditorialità italiana fa ancora fatica ad abbracciare questo mondo.

In particolar modo a causa di tre mancanze, su cui le imprese dovranno concentrare i loro sforzi nei prossimi anni:

  1. la mancanza di una strategia unica e condivisa derivante a sua volta dall’assenza di una cultura aziendale propensa al cambiamento e all’innovazione
  2. la carenza di risorse economiche
  3. la mancanza di competenze adeguate, che rallenta o ancora peggio, impedisce la piena realizzazione di progetti innovativi

Purtroppo, queste condizioni poco favorevoli portano le imprese a intraprendere progetti di trasformazione digitale con risorse e budget molto limitati o addirittura a non poterli intraprendere affatto.

Digital Transformation: perché attuarla ora?

Alla luce di queste considerazioni e di quello che stiamo affrontando a livello mondiale, diventa cruciale dare continuità ai processi di business e alla redditività delle aziende. Per farlo, non ci resta che cogliere tutte le opportunità che il digitale ci può dare.

Qual è il momento migliore per innovarsi, se non quello di oggi?

smart-factory-4.0

2 elementi necessari per diventare una Smart Factory 4.0

Provate a chiedere a un dirigente di un’azienda manifatturiera quali siano le sue priorità.

La risposta conterrà sicuramente queste tre espressioni: aumento dell’efficienza, ottimizzazione dei processi e riduzione delle inefficienze.

In sintesi, aumentare l’efficienza delle macchine, limitando i costi. Richieste che non fanno dormire sonni tranquilli ai direttori di stabilimento, diretti responsabili nel raggiungimento di questi obiettivi.

Eppure, nonostante le imprese vengano bersagliate da messaggi sui benefici fiscali, l’acquisto di nuovi macchinari e software è ancora poco diffuso.

Senza dubbio questi strumenti consentono di avere una marcia in più ed essere più competitivi. Ciò non toglie però, che per intraprendere un progetto di Industria 4.0 gli elementi da prendere in considerazione sono tanti. Si tratta di un percorso che va definito nei minimi dettagli, con l’aiuto di consulenti esperti.

Pertanto, in questo articolo, abbiamo pensato di condividere con voi 2 elementi necessari per affrontare in maniera adeguata la strada per diventare una Smart Factory 4.0.

1. Analisi delle criticità

Potrebbe sembrare un passaggio ovvio e scontato, motivo per cui molto spesso viene sottovalutato.

Per capire se l’introduzione di soluzioni software per l’Industria 4.0 può davvero migliorare e rendere più efficienti il reparto produttivo, è necessario stilare un elenco di tutte le problematiche, esigenze e criticità in essere.

Si tratta di una fase molto delicata, dove anche il dettaglio più piccolo e banale può risultare importante per comprendere la situazione in cui si trova l’azienda e quali obiettivi vuole raggiungere.

Da dove cominciare? O meglio, da chi?

Dalle persone che tutti i giorni si trovano a dover risolvere errori, effettuare telefonate di emergenza, perdere tempo in scambi di email inutili. Loro conoscono bene quali sono i punti critici dell’assolvimento di tutte quelle attività che richiedono un’operazione manuale e che potrebbero essere gestite in maniera più sicura e automatica da strumenti informatici.

Facciamo un esempio: il capo reparto deve controllare le postazioni degli operatori in turno quel giorno per raccogliere i dati relativi alla giornata. Se la raccolta è manuale, però, non sempre riesce ad avere il dettaglio di tutti e un quadro generale corretto.

C’è chi a fine turno non ha chiuso la bolla di lavoro, chi non ha lasciato il proprio foglio in ordine, chi invece ha addirittura abbandonato una parte di pezzi prodotti sul tavolo…

Insomma, il capo reparto dovrà perdere un sacco di tempo per riuscire a ottenere dati e informazioni completi e magari sarà anche costretto a fermarsi di più in ufficio.

Questa operazione è senz’altro una criticità (che a sua volta ne scatena delle altre, coinvolgendo altri reparti) che deve essere inserita nel documento di analisi del progetto.

Ma, perché è così importante?

Queste mancanze se individuate a priori nella fase di analisi insieme al cliente, evitano che emergano problematiche una volta installato e configurato il prodotto. Vi immaginate di scoprire, una volta installato, che il software non è in grado di coprire determinate casistiche e situazioni? Un bel guaio. Significherebbe cambiare interlocutore e dover ricominciare tutto da capo.

È così che introduciamo il secondo elemento.

2. Integrazione e completezza funzionale del software

Una volta effettuata la fase di analisi delle criticità bisogna considerare la completezza funzionale del software. Inoltre, la facilità di integrazione con i sistemi informativi esistenti.

Tornando all’esempio di prima, quelle criticità possono essere risolte con un software di raccolta dati in tempo reale.

Così facendo, il capo reparto potrà monitorare in tempo reale l’avanzamento degli ordini di lavoro, prevenire i fermi macchina e verificare la disponibilità di materie prime in pochi passaggi attraverso un monitor a bordo macchina.

Tuttavia, questi software sono molto complessi e non sono tutti uguali. Gestire una catena di fornitura in maniera integrata e completa significa prendere in considerazione tantissime operazioni. Cosa che non tutti i software sono in grado di fare.

In linea generale possiamo dire che un software per la gestione avanzata della produzione dovrebbe avere le seguenti caratteristiche:

  • flessibilità e scalabilità (così facendo sarà più semplice adattarlo esigenze del cliente anche in un’ottica di crescita futura)
  • sviluppato con una tecnologia tale da integrarsi facilmente con altre applicazioni già presenti in azienda (fondamentale infatti è l’integrazione all’ERP, per poter avere un flusso di informazioni corrette e coerenti dall’inizio alla fine)
  • rispondere al requisito dell’interconnessione, ovvero fare in modo che oltre al gestionale, il software di raccolta dati sia integrato ai macchinari. Infatti, lo scambio di dati automatico e bidirezionale sui parametri di macchina consente di avere un riscontro immediato di tutto ciò che accade durante il ciclo produttivo.
  • semplicità di utilizzo (non dimentichiamoci che lo utilizzeranno molti utenti con ruoli aziendali diversi perciò dovrà essere altamente configurabile e facile da utilizzare)

In conclusione, quello che possiamo dire è se vuoi evolvere la tua azienda in una Smart Factory 4.0, prima è bene condurre un’analisi sulle esigenze e considerare tra i criteri di scelta un software completo, integrabile e user friendly.

Le 10 mail di phishing che ci fregano sempre

“Buongiorno,

oggi era previsto l’arrivo di un pacco a suo nome, ma la consegna non è andata a buon fine. Clicchi qui per concordare una nuova data.

DHL”

Una mail scritta bene, con la grammatica giusta e che fa leva su qualcosa a cui tutti teniamo: il pacco che abbiamo fretta di ricevere. Clicchiamo e… diamo il via a un attacco informatico che rischia di bloccare i dati dell’intera azienda.

Questo è quello che succede nelle aziende di tutto il mondo, con sempre più frequenza. I cybercriminali hanno affinato sempre di più le loro tecniche e ormai le mail che inviano non sono facilmente distinguibili da quelle autentiche. Una volta era chiaro che si trattava di una truffa, poiché il testo era a malapena in italiano, i loghi e le eventuali immagini erano chiaramente fuori posto e spesso il tutto finiva direttamente nella casella della posta indesiderata.

attacchi-cybercrimeE’ naturale quindi che col tempo le tecniche siano migliorate e sia aumentata perciò la necessità di attenzione da parte dei dipendenti. E’ infatti la mancanza di attenzione quella su cui fanno leva i criminali, poiché spesso i dipendenti per mancanza di tempo, leggerezza o ansia non si prendono la briga di controllare il mittente. Però i danni che possono conseguire da un semplice clic fatto senza pensieri si calcolano a suon di milioni di euro per le aziende che rimangono bloccate o i cui dati vengono rubati.

Le possibilità per riprendersi da questi danni esistono e hanno un costo, ma è ovvio che come sempre prevenire è meglio che curare. Cultura, formazione e in un certo senso allenamento sono gli elementi che davvero possono evitare a un’azienda dei lunghi tempi di blocco o il pagamento di riscatti per il recupero dei dati.

Per questo motivo esistono società il cui scopo è testare la capacità dei dipendenti delle aziende mandando mail ingannevoli e verificando con quali e chi, sostanzialmente, ci casca. Una di queste è Sophos, una società britannica che sul suo blog ha fatto l’elenco delle mail che più traggono in inganno i dipendenti:

  1. Il nuovo codice di condotta che arriva dall’ufficio del personale. Nessuno mette in dubbio che possa esserci un’iniziativa del genere.
  2. Siamo in ritardo con la dichiarazione dei redditi. Tema che fa tremare chiunque e nel panico si clicca per saperne di più.
  3. Bisogna fare la manutenzione dei server. Succede regolarmente e ora che ognuno lavora da casa propria non ha neanche modo di verificare coi colleghi alla macchinetta del caffè.
  4. Hai una nuova cosa da fare. Se la tua azienda usa sistemi automatici di assegnazione delle attività, puoi ricevere una mail che ha l’aspetto in tutto e per tutto di quelle che ricevi di solito.
  5. Abbiamo cambiato il sistema delle email. Ancora il reparto IT di mezzo, che ti chiede di cliccare per verificare che funzioni tutto. E chi osa disobbedire?
  6. Abbiamo aggiornato il calendario delle vacanze. Perché va bene il lavoro, ma se cambiano le ferie un po’ di fretta di conoscere la nostra sorte ce l’abbiamo.
  7. Hai lasciato i fanali della macchina accesi. Quando si lavora in centri direzionali dotati di immensi parcheggi, può capitare una situazione del genere. Se però c’è anche un allegato con la foto della macchina, forse dovremmo insospettirci.
  8. Non siamo riusciti a consegnare il tuo pacco. Ormai lo standard grafico dei corrieri è noto, imitarlo per i cybercriminali è un gioco da ragazzi.
  9. Documento criptato. E guarda caso per vederlo è necessario inserire la tua password per accedere ai sistemi aziendali.
  10. Hai un nuovo messaggio su LinkedIn. Non solo LinkedIn, ma tutti i social network.

Come abbiamo capito le minacce sono sempre più insidiose e quello che dovremmo fare è controllare l’indirizzo del mittente. Se poi la mail arriva da un collega, perché no?, chiedere direttamente a lui.

Eppure nonostante le precauzioni, spesso i cybercriminali riescono comunque a fare breccia nei sistemi aziendali.

Esistono molti sistemi per proteggersi da questo genere di pericoli e la protezione dei dati deve essere valutata nel contesto del rischio di impresa. La sicurezza informatica è infatti un tema che va trattato con una ampia visone d’insieme e il modello attuativo va dunque disegnato anch’esso come un ‘ecosistema’.

Le misure di sicurezza dovrebbero quindi fare parte del disegno iniziale di un’architettura e far parte di un programma di formazione che, come abbiamo visto in questo articolo, riduce notevolmente i rischi.

Si tratta infatti non solo di protezioni a livello “software”, ma anche a livello fisico, cioè di costruzione dell’ambiente. Le minacce infatti non arrivano solo dai criminali, ma anche da incendi, terremoti e alluvioni e avere i server al piano terra o al primo piano significa adottare accorgimenti diversi.

Bisogna poi capire quale rischio l’azienda intende correre: in poche parole, quanto ti costa rimanere fermo per un’ora? Un giorno? Una settimana? E se i tuoi dati vengono modificati o rubati? La famigerata GDPR è in vigore da un po’ e le multe per questo genere di leggerezze sono salate.

Spesso i costi di riparazione  superano quelli di prevenzione, ma non sempre. Per questo è necessario affidarsi a esperti di valutazione del rischio per assicurarsi una protezione efficace ma evitare di spendere più di quanto sia necessario.

Axioma è a disposizione.

digital transformation post vendita

Digital Transformation: il post-vendita

Riprendiamo il nostro viaggio attraverso la Digital Transformation e le possibilità di miglioramento che ne scaturiscono per le imprese che decidono di intraprendere questo percorso.

Abbiamo già stabilito che anche il nome Digital Transformation non è casuale. La chiave sta proprio nel fatto che non si deve trattare in nessun caso di una rivoluzione o comunque di un cambiamento drastico e improvviso. Al contrario, affinché sortisca i suoi frutti, è necessario che sia un processo graduale, che non crei “traumi” nel tessuto aziendale e che lasci il tempo alle persone di abituarsi per trarne il maggior profitto possibile.

Non solo vendita, ma anche post-vendita

Il processo di vendita è tra quelli che più sono oggetto di questa onda trasformativa. L’errore che spesso si fa però è di limitare il processo commerciale alla vendita vera e propria e al massimo estendendolo alla ricerca di nuove opportunità, i cosiddetti lead. Ma il processo commerciale va molto oltre e soprattutto non finisce con la vendita stessa.

Anzi, sia che l’azienda si occupi di produzione o di erogazione dei servizi, sia che si tratti di un B2B o di un B2C, la sua reputazione si gioca tutta nella fase che segue la vendita, cioè quella in cui si eroga l’assistenza ai clienti e si comunica con loro sia per risolvere problemi ma anche per manutenzione e assistenza.

La velocità e la cortesia con la quale si risponde a una richiesta del cliente diventano il punto principale con il quale si viene giudicati e da cui parte poi il passaparola tra clienti, che grazie ai mezzi di comunicazione odierni (social, siti di recensione, …) si è enormemente amplificato: ecco un altro effetto della Digital Transformation.

Come si può quindi essere sicuri di fare un buon lavoro in questo campo?

Il problema non sussiste se si ha a che fare con numeri esigui di contatti post-vendita. Ma nel momento in cui questi aumentano è importante organizzarsi affinché nessuno di questi venga perso per strada.

La Digital Transformation nella raccolta delle segnalazioni

Concentriamoci ad esempio sulla raccolta. Ogni impresa può essere organizzata in modo diverso. Sia che affronti problemi di consegna o guasti, sia che debba risolvere questioni legate ai servizi erogati, in ogni caso deve aprire un canale attraverso il quale il cliente può comunicare. Questo può avvenire tramite e-mail, telefonate, aree riservate del sito, addirittura social network… ma molto spesso il cliente chiama direttamente il suo contatto all’interno dell’azienda e con una telefonata informale espone il suo disagio.

Insomma, le possibilità sono tante, ma ciò che importa è una cosa sola: che tutte le richieste vengano poi centralizzate in un solo luogo. Ed è qui che si parla di Digital Transformation. Una soluzione informatica adatta infatti consente di inserire in un sistema unico tutte le richieste, indipendentemente dal canale da cui arrivano, e averle quindi in un sistema unico e condiviso che consenta di gestirle in modo univoco e organizzato.

Il passo successivo: l’assegnazione

La questione “chi fa cosa” è uno degli stalli che più rischiano di rallentare un qualsiasi processo aziendale. E anche quando è ben definito, spesso la persona scelta non riceve l’incarico in tempo. Quando si parla di post-vendita, la posta in gioco è, come abbiamo detto, la reputazione dell’azienda stessa e va da sé quanto sia importante non perdersi neanche una segnalazione.

Se ci si affida a una soluzione digitale, l’assegnazione avviene in modo automatico. Una volta stabiliti i ruoli all’interno dell’azienda, ogni ticket viene automaticamente assegnato a chi se ne dovrà occupare tramite un sistema di notifiche.

Ma se per un caso specifico la persona più adatta a risolvere il problema non è quella assegnataria? O se è il cliente stesso a richiedere una persona specifica? O al contrario, l’organizzazione aziendale non prevede un’assegnazione prestabilita di quel ruolo? La Digital Transformation non deve irrigidire i processi, ma al contrario renderli più fluidi e semplici. L’assegnazione quindi dovrebbe avvenire in modo automatico, ma devo consentire anche l’intervento manuale in caso di eccezioni alle regole.

Clienti impazienti? Risposte immediate!

Tutti, da clienti, abbiamo sperimentato la frustrazione di non sapere niente del nostro prodotto che ancora non è arrivato o del nostro servizio non erogato. Tutti in questi casi abbiamo cercato di comunicare con l’azienda e in cambio abbiamo ricevuto informazioni vaghe e imprecise, che ci hanno lasciato la sensazione che la nostra richiesta si fosse persa nei meandri di qualche schedario tentacolare.

Da fornitori invece sappiamo bene che spesso la richiesta non è stata persa, ma semplicemente non si è in grado di dare una risposta perché non si sa a che punto è lo stato della sua evasione!

Eppure basterebbe così poco per dare risposte tranquillizzanti al cliente. Una gestione digitale della situazione consentirebbe di avere sempre chiara la situazione, così da poter rassicurare il cliente e farlo sentire veramente al centro.

Questo genere di informazioni serve anche all’azienda stessa, che potrebbe in questo modo essere in grado di effettuare analisi e statistiche sul tasso di evasione e sui tempi necessari per chiudere ogni segnalazione e migliorare le eventuali criticità.

Far tesoro della propria esperienza, ovvero sfruttare il know-how aziendale

Ma c’è un modo in cui la Digital Transformation può agire direttamente sulla velocità di risposta al cliente?

In effetti c’è e parte da una semplice considerazione pratica: i problemi dei clienti non sono quasi mai completamente diversi gli uni dagli altri. D’altra parte come potrebbero esserlo, visto che i prodotti e i servizi venduti sono gli stessi? Ovvio, ogni cliente ha la sua situazione peculiare che va trattata di conseguenza, ma sarebbe molto più comodo non partire ogni volta da zero nella risoluzione di un problema.

La possibilità quindi di accedere a un archivio digitale facile da consultare, ordinato e ricco di informazioni, consentirebbe a chi deve risolvere un problema di risparmiare del tempo. Potrebbe infatti attingere al suo lavoro precedente, o a quello di qualche collega, partendo dai punti di contatto con il caso che sta seguendo. In questo modo riuscirebbe a non cominciare da zero e potrebbe accelerare notevolmente i tempi di risposta.

Soluzioni di Digital Transformation

Tutto questo è possibile se le informazioni e i dati venissero condivisi nell’impresa e le soluzioni tecnologiche scelte fossero davvero in grado di automatizzare i processi di cui abbiamo parlato.

Se vuoi puoi dare un’occhiata alla nostra proposta per la gestione dei ticket e del post-vendita.

Da Impresa 4.0 a Transizione 4.0: innovazione e sostenibilità

Transizione 4.0: ecco la nuova politica industriale per il rilancio economico del Paese.

In effetti, non è passato molto da quando Stefano Patuanelli, Ministro dello Sviluppo Economico, a fine anno aveva presentato le linee guida per la rivisitazione degli strumenti e degli incentivi a supporto della trasformazione digitale delle imprese per il 2020.

L’emergenza sanitaria da Covid-19, però, ha cambiato le carte in tavola ed è stato necessario un rafforzamento.

Quali sono gli obiettivi? Maggior attenzione all’innovazione, agli investimenti green e per le attività di design e ideazione estetica per valorizzare il Made in Italy.

E non solo: i dati del precedente Piano hanno evidenziato che erano ancora poche le imprese che entravano nel mondo dell’innovazione 4.0 e che intendevano avvalersi delle agevolazioni per la digitalizzazione. Quindi, con l’attuale decreto, vi è l’ambizione di raggiungere una più ampia platea di aziende, mobilitando 7 miliardi di euro.

Ma entriamo più nel dettaglio, analizzando le novità e il futuro del cosiddetto “Industria 4.0”, poi diventato “Impresa 4.0” e ora Transizione 4.0.

Piano Transizione 4.0: le azioni principali

Partiamo con il dire che lo strumento per stimolare gli investimenti non sarà più il superammortamento e/o l’iperammortamento, ma il credito d’imposta.

Si mira, quindi, ad aumentare di oltre il 40% la platea delle aziende che possono accedere alla misura, resa disponibile nella forma di crediti di imposta con differenti aliquote, e non incentivi come il precedente Piano Industria 4.0.

Nello specifico le azioni previste dalla Legge di Bilancio 2020 per il Piano Transizione 4.0 sono:

  • Credito d’imposta per investimenti in beni strumentali: volto a supportare e incentivare le imprese che investono in beni strumentali nuovi, materiali e immateriali, funzionali alla trasformazione tecnologica e digitale dei processi produttivi destinati a strutture produttive ubicate nel territorio dello Stato.
  • Credito d’imposta ricerca, sviluppo, innovazione e design: per stimolare la spesa privata in Ricerca, Sviluppo e Innovazione tecnologica e favorire i processi di transizione digitale e nell’ambito dell’economia circolare e della sostenibilità ambientale.
  • Credito d’imposta formazione 4.0: per stimolare gli investimenti delle imprese nella formazione del personale sulle materie aventi ad oggetto le tecnologie rilevanti per la trasformazione tecnologica e digitale delle imprese.

Inoltre, il decreto, oltre a consentire alle imprese di condurre gli investimenti in corso e di programmare quelli successivi con maggiori certezze sul piano operativo e interpretativo, definisce le modalità attuative del nuovo credito d’imposta che viene esteso a tutte le spese sostenute nel periodo successivo al 31 dicembre 2019.

Gli obiettivi del Piano Transizione 4.0

Come ogni decreto che si rispetti sono stati individuati degli obiettivi, che in questo caso, vanno sempre più verso l’innovazione digitale 4.0 e la transizione ecologica e sostenibile. Quest’ultima infatti, risulterà essere un elemento rilevante per la maggiorazione dell’aliquota del credito di imposta.

Cosa significa?

In pratica verranno applicate aliquote maggiorate per gli investimenti che avranno un impatto positivo anche sulla sostenibilità ambientale. Benefici per l’ambiente, ma anche per le imprese che avranno la possibilità di investire in tecnologie ecosostenibili.

Tuttavia, non ci si può limitare solamente a stanziare risorse. La crescita tecnologica è un processo che va supportato anche con il sostegno in termini di formazione e informazione.

Per questo motivo il decreto prevede incentivi e obiettivi anche sotto questo fronte, di modo da potenziare la connessione tra il mondo produttivo e quello della ricerca.

In questa immagine vengono elencati gli obiettivi del Piano Transizione 4.0:

obettivi piano transizione 4.0

Obiettivi Piano Transizione 4.0 – Fonte: https://www.mise.gov.it/index.php/it/transizione40

Qualche numero

Ora entriamo più nel dettaglio con qualche numero sugli incentivi fiscali previsti.

Credito d’imposta per investimenti in beni strumentali

Per gli investimenti in beni strumentali materiali tecnologicamente avanzati è riconosciuto un credito d’imposta nella misura del:

  • 40% del costo per la quota di investimenti fino a 2,5 milioni di euro
  • 20% del costo per la quota di investimenti oltre i 2,5 milioni di euro e fino al limite di costi complessivamente ammissibili pari a 10 milioni di euro.

Per gli investimenti in beni strumentali immateriali funzionali ai processi di trasformazione 4.0 è riconosciuto un credito d’imposta nella misura del:

  • 15% del costo nel limite massimo dei costi ammissibili pari a 700.000. Si considerano agevolabili anche le spese per servizi sostenute mediante soluzioni di cloud computing per la quota imputabile per competenza.

Per investimenti in altri beni strumentali materiali è riconosciuto un credito d’imposta nella misura del:

  •  6% nel limite massimo dei costi ammissibili pari a 2 milioni di euro.

Credito d’imposta ricerca, sviluppo, innovazione e design

Attività di ricerca fondamentale, ricerca industriale e sviluppo sperimentale in campo scientifico e tecnologico:

  • il credito d’imposta è riconosciuto in misura pari al 12% delle spese agevolabili nel limite massimo di 3 milioni di euro.

Attività di innovazione tecnologica finalizzate alla realizzazione di prodotti o processi di produzione nuovi o sostanzialmente migliorati:

  • il credito d’imposta è riconosciuto in misura pari al 6% delle spese agevolabili nel limite massimo di 1,5 milioni di euro
  • il credito d’imposta è riconosciuto in misura pari al 10% delle spese agevolabili nel limite massimo di 1,5 milioni di euro in caso di attività di innovazione tecnologica finalizzate al raggiungimento di un obiettivo di transizione ecologica o di innovazione digitale 4.0.

Attività di design e ideazione estetica per la concezione e realizzazione dei nuovi prodotti e campionari nei settori tessile e della moda, calzaturiero, dell’occhialeria, orafo, del mobile e dell’arredo e della ceramica, e altri individuati con successivo decreto ministeriale:

  • il credito d’imposta è riconosciuto in misura pari al 6% delle spese agevolabili nel limite massimo di 1,5 milioni di euro.

Credito d’imposta formazione 4.0

Il credito d’imposta in percentuale delle spese relative al personale dipendente impegnato nelle attività di formazione ammissibili, limitatamente al costo aziendale riferito alle ore o alle giornate di formazione. In particolare, è riconosciuto in misura del:

  • 50% delle spese ammissibili e nel limite massimo annuale di €. 300.000 per le piccole imprese
  • 40% delle spese ammissibili nel limite massimo annuale di €. 250.000 per le medie imprese
  •  30% delle spese ammissibili nel limite massimo annuale di €. 250.000 le grandi imprese.

 

Quindi, ci saranno novità sia per quanto riguarda le aliquote (che sono quasi raddoppiate) sia per quanto riguarda i settori coinvolti, tipici del segmento manifatturiero, molto diffuso nel nostro Paese.

Con queste nuove proposte le condizioni sono favorevoli e si spera che siano di incoraggiamento per tutte quelle aziende che finora erano rimaste un po’ escluse.

I vantaggi di queste novità

Queste novità portano con sé una serie di benefici che possiamo sintetizzare con un estratto della lettera a “Il Sole 24 Ore” del Ministro Patuanelli:

“Anzitutto, abbiamo dato alle misure una maggiore stabilità programmando la revisione in ottica pluriennale, così da garantire alle imprese un respiro di medio lungo periodo. Poi siamo passati agli strumenti di accesso, individuando il credito d’imposta come principale canale.

Inoltre, il ricorso al credito d’imposta compensabile in 5 anni comporta una riduzione del tempo di rientro dell’incentivo (soprattutto per i beni materiali, se si considera un periodo medio di ammortamento di 8 anni) e un’anticipazione del momento di fruizione già da gennaio dell’anno successivo. Mentre oggi bisogna aspettare la dichiarazione fiscale dell’anno seguente a quello dell’investimento: un recupero di tempo pari a circa 7 mesi. “

Noi di Axioma offriamo consulenza e software per progetti di integrazione, supporto e formazione in ambito di Industria 4.0 e sappiamo bene che scegliere di innovare processi e sistemi comporta sempre costi e impegni elevati.

Pertanto, per le imprese diventa cruciale poter contare sul sostegno pubblico per affrontare tali investimenti. Senza dubbio, questi elementi forniranno più certezze e garanzie a chi farà investimenti e renderà più semplice e accessibile la strada verso la ripartenza e l’innovazione.

 

digital transformation nel marketing

Digital Transformation: il marketing

.Trasformazione digitale. È evidente che il suo impatto su ogni aspetto del nostro mondo sia sempre più ampio e stia pian piano conquistando terreno in ogni campo della vita umana. Ma in questo blog noi ci occupiamo di processi aziendali e per questo motivo analizzeremo nel dettaglio ogni aspetto del flusso commerciale di un’azienda B2B, cercando di capire come la Digital Transformation stia trasformando anche quest’area. Partiremo quindi dalla Digital Transformation nel marketing B2B.

Siamo abituati a pensare a come l’e-commerce e l’esperienza on line siano ormai fortemente consolidati nei business B2C: il consumatore finale si sta spostando sempre più spesso dal negozio fisico a quello on line, sia attraverso l’e-commerce del produttore stesso, sia attraverso rivenditori come Amazon o simili. Ma nel B2B si può parlare della stessa cosa? È più difficile immaginarlo, poiché i prodotti e i servizi che vengono venduti sono spesso più complessi e costosi. Eppure la Digital Transformation è una realtà anche qui.

Secondo HBR (2017), negli Stati Uniti, nel 75% dei casi, il processo di acquisto nel B2B inizia con una ricerca online da parte dell’acquirente, il quale raggiunge il 57% del processo decisionale prima ancora di aver incontrato un venditore. Il trend interessa non più solamente i contesti B2C, ma in modo crescente anche quelli B2B.
SDA Bocconi

Ma come è possibile?

La risposta è semplice. La Digital Transformation non è solo l’e-commerce, ma una trasformazione più ampia e globale di tutti processi, non solo quello di vendita. Prima di arrivare al momento in cui avviene l’acquisto vero e proprio, e anche dopo che questo è avvenuto, si passa attraverso una più o meno lunga gestione della relazione che proprio in questi ultimi anni si sta spostando sempre di più sul piano digitale.

Non perché non esista più l’interazione faccia a faccia, che rimane assolutamente necessaria, ma perché si avvale di tutta una serie di strumenti informatici e tecnologici che la rendono più agevole e “smart”. Cos’è dopotutto la Digital Transformation?

Digital Transformation nel supporto alla vendita

La Digital Transformation è l’applicazione della tecnologia digitale a un determinato aspetto che si prende in considerazione. Proviamo quindi a guardare più da vicino la vendita e in particolare la gestione della relazione con tutti i contatti e i clienti.

Una ricerca costante di efficienza e profitto da parte del management delle imprese porta inevitabilmente a cercare nuovi modi per differenziarsi dalla concorrenza. Gli obiettivi da raggiungere diventano quindi quelli di aumentare l’efficacia di ogni singola relazione con un contatto ma allo stesso tempo di ridurre i costi lungo l’intero flusso commerciale.

Gli strumenti digitali disponibili oggi giorno vanno proprio in questa direzione, consentendo di rendere più efficiente ed efficace tutto il processo.

Eppure, anche se i software dedicati a questo scopo potrebbero rendere immediatamente digitale tutto il flusso, il cambiamento risulterebbe troppo traumatico e causerebbe probabilmente più danni che vantaggi. È più che mai opportuno quindi l’utilizzo del termine “transformation”, che esprime bene il concetto di un cambiamento graduale. Una trasformazione appunto, non una rivoluzione.

Esempi concreti: come avviene la Digital Transformation nel marketing

Ma passiamo a qualche esempio concreto. Se analizziamo il processo di vendita, dobbiamo partire dalla gestione della relazione col cliente fin dal primo contatto. Di solito è compito del marketing, ma non è detto. C’è la parte creativa, che prevede come confezionare il messaggio e in che modo veicolarlo. Ma poi una cospicua parte del lavoro è rappresentata dalla cura del database, segmentazione e soprattutto analisi dei risultati. Appare subito evidente come la Digital Transformation possa venire in aiuto in quest’ultima fase dell’attività, attraverso software che consentono di archiviare con precisione, ricchezza di informazioni, ma soprattutto flessibilità tutti i contatti del database di un’azienda.

Ogni azienda infatti ha bisogno di avere determinate informazioni rispetto ai suoi clienti, e di utilizzarle per eseguire filtri su tutto il database. La portata innovativa di un software in questo campo sta proprio nella capacità di velocizzare ma soprattutto aumentare le azioni possibili sul database, favorendo quindi la creatività del marketing che può a questo punto concentrarsi maggiormente sui messaggi.

L’efficacia del messaggio va anche misurata. Ogni invio di mass-mail, ma in generale ogni campagna, deve essere analizzata a posteriori rispetto ai suoi risultati. Ancora una volta è la Digital Transformation che interviene a supportare anche questa fase. Un buon software consente infatti di effettuare tutte le analisi possibili, evidenziando chi ha letto le mail, chi ha cliccato e dove. Fornisce quindi tutte le informazioni affinché siano poi le persone a prendere le decisioni migliori sui progetti futuri: rimane infatti un compito esclusivamente umano, ma grazie alla Digital Transformation si può basare su dati certi.

Dal grande al piccolo

Abbiamo visto cosa succede in caso di grandi numeri e di come la Digital Transformation sia motore di maggiore efficienza. Ma spesso il marketing è un lavoro di fino che richiede attenzioni particolari per i singoli contatti e per questo i marketer hanno la necessità di annotare informazioni e attività svolte anche per i singoli contatti. Se però lo fanno su post-it attaccati alla scrivania, sui pc personali o nella loro testa, a perderci è tutta l’azienda. Le informazioni infatti acquistano valore se vengono condivise e per questo motivo è necessario uno spazio accessibile a tutti e allo stesso tempo protetto.

Un altro compito per la Digital Transformation insomma, che ha prodotto software in grado di raccogliere anche le informazioni e le note più discorsive, quelle appunto che si segnavano sui post-it, e le ha normalizzate e inserite in un sistema raggiungibile da tutti gli interessati.

Se quindi per un solo cliente o un solo contatto è necessaria un’attenzione particolare. O se una telefonata è stata particolarmente interessante dal punto di vista commerciale. Esiste un posto digitale dove queste note possono essere inserite e condivise, in modo da diventare a pieno titolo patrimonio aziendale.

Evoluzione, non rivoluzione

Per un’azienda che fosse ancora molto lontana da un concetto di digitale, già questo tipo di cambiamento risulterebbe un enorme passo in avanti. Ma non si può certo chiedere di portare questo tipo di trasformazione a tutti i livelli in un colpo solo, poiché, come abbiamo detto all’inizio, il risultato sarebbe traumatico.

Eppure ci sono software “monolitici”, che richiedono un’adozione in blocco e che quindi rischiano di causare una rivoluzione in azienda, con morti e feriti annessi. Ma se il desiderio è di andare in questa direzione, massimizzando i vantaggi e scongiurando il pericolo di traumi, è necessario pensare a un concetto di evoluzione.

Questo implica gradualità e di conseguenza può essere realizzato solo attraverso un software modulare, che permetta cioè di essere adottato parzialmente, concentrandosi su un’area per volta.

La nostra proposta per la Digital Transformation nel marketing

Axioma CRM è un software diviso in moduli (marketing, vendite, post-vendita, progetti) che possono essere adottati tutti insieme ma anche singolarmente, consentendo così di raggiungere gli obiettivi prefissati in sicurezza e serenità.

Il futuro delle vendite? Innovazione e digitalizzazione

Secondo uno studio di Forrester Research (2019) il 77% dei consumatori afferma che i fattori principali per la scelta di un brand sono un’esperienza personalizzata e un’assistenza clienti efficace.

Questi sono i due fattori chiave per aumentare le vendite. Senza di essi, un’azienda non riuscirebbe né ad acquisire nuovi clienti, né ad assicurarsi vendite future e fidelizzare i clienti esistenti.

Tuttavia, il contesto attuale mette le imprese davanti a numerose sfide per raggiungerli. Il business corre a ritmi sempre più veloci, la concorrenza diventa sempre più spietata e come se non bastasse ci siamo trovati da un giorno all’altro ad affrontare un’emergenza sanitaria che ha destabilizzato imprese e consumatori.

Per far fronte a tutto questo, oggi più che mai, dobbiamo cogliere l’opportunità della digitalizzazione.

Anche nel nuovo Decreto Rilancio del Governo (che abbiamo approfondito nell’articolo precedente) le misure a supporto dell’innovazione tecnologica non mancano. Questo ci fa capire quanto la tecnologia, oggi, sia diventata un elemento imprescindibile da includere nelle strategie di business delle imprese.

È evidente che la Digital Transformation è un’esigenza percepita da un numero sempre più alto di aziende, ma l’entità di quelle che la mettono in pratica non è altrettanto elevata.

Secondo noi, riuscire a individuarne i vantaggi concreti può essere uno spunto interessante per convincersi.

Ecco perché abbiamo pensato di sviluppare degli approfondimenti a riguardo e il primo lo dedichiamo proprio alla digitalizzazione del processo di vendita.

Digitalizzare le operazioni di vendita può renderle più semplici e veloci? Utilizzare strumenti di configurazione guidata può essere un vantaggio competitivo per la ripresa delle aziende?

Axioma ha scritto un’articolo per BitMat, rivista online dedicata agli specialisti dell’lCT, dove rispondiamo a queste domande e approfondiamo questa tematica.

Giuseppe Conte decreto

Decreto Rilancio: ecco le principali misure per le imprese

La Fase 2 è arrivata e sono stati stanziati nuovi fondi per sostenere le imprese nella loro ripresa. Oltre ad affrontare le evidenti difficoltà dovute all’arresto dell’economia, c’è anche la difficoltà di garantire il distanziamento e le misure di protezione per i lavoratori, sia per la loro sicurezza, sia per evitare di tornare a nuovi picchi di contagio che richiederebbero ulteriori misure di lockdown.

Il decreto mira ad aumentare le risorse stanziate nel precedente provvedimento e a risolvere quei problemi nell’erogazione dei fondi che si sono riscontrati fino a qui.
Per prima cosa si parla di uno stanziamento di aiuti a fondo perduto alle imprese, di entità proporzionale ai danni subiti e alla dimensione dell’impresa stessa.

aiuti a fondo perduto

Da Il post

Anche le imprese più grandi riceveranno un sostegno alla ricapitalizzazione in termini di vere e proprie iniezioni di capitale.

ricapitalizzazione grandi imprese

Da Il Post

Dal punto di vista fiscale inoltre sono stati presi provvedimenti che serviranno a rimandare alcune scadenze e dare un po’ di respiro sia ai singoli, sia alle imprese.

fisco-rilancio

Da PMI.it

Non mancano inoltre le misure a supporto dell’innovazione tecnologica, più che mai necessarie in momento in cui la tecnologia ha reso possibile la continuazione della vita lavorativa di tante persone.

fondo innovazione tecnologica

Da Innovation Post

Continuano i sostegni e le tutele ai lavoratori dipendenti, con misure specifiche sulla cassa integrazione, cercando di sbloccarne il pagamento, e sul divieto di licenziamento, che rimane in vigore per altri tre mesi.

fondo cassa integrazione

Da Il Post

La chiusura della scuola è uno dei tasti dolenti nella gestione di questa emergenza, poiché molti genitori si trovano nella difficile situazione di non sapere come gestire i figli con il rientro al lavoro. Il decreto ha previsto a questo scopo ulteriori misure, sia con l’estensione del congedo parentale, sia con un’ulteriore erogazione del bonus baby sitter.

Da PMI.it

bonus baby sitter

Da Innovation Post

Lo Smart Working continua a essere incentivato, proprio perché, come dicevamo all’inizio, consente di continuare la propria attività produttiva senza rischiare di far aumentare di nuovo i contagi.

Secondo Innovation Post, “chi ha almeno un figlio minore di 14 anni avrà diritto a svolgere la prestazione di lavoro in smart working anche in assenza degli accordi individuali fino alla cessazione dello stato di emergenza, a condizione che entrambi i genitori lavorino e che nel nucleo familiare non vi sia “un genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa”. Il lavoro agile dovrà essere “compatibile con le caratteristiche della prestazione”. Per i datori di lavoro del settore privato è previsto l’obbligo di comunicare al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità smart working.”

Axioma è stata in prima linea nell’attuazione dello Smart Working totale per i suoi dipendenti ed è disponibile a dare consulenza a chi lo voglia implementare in sicurezza nella sua azienda.

In alcuni settori però le imprese che invece non hanno la possibilità di consentire ai propri lavoratori di lavorare da casa, si prospettano nuovi costi per la sanificazione degli ambienti. Per fortuna però è previsto un bonus anche per questo aspetto.

Da Il Sole 24Ore: “La procedura implica nuovi costi da mettere a budget, per cui il Governo ha previsto un bonus fiscale – un credito d’imposta incrementato al 60% dal Dl Rilancio-, ma le imprese possono anche affidare la sanificazione a personale interno e i titolari di attività possono eseguirla in prima persona. Perché, di fatto, non esiste una certificazione “univoca” della validità del trattamento. L’unica indicazione, contenuta già nella circolare del ministero della Salute 5443 del 22 febbraio 2020, è quella dei prodotti da usare: varechina allo 0,1% o etanolo al 70 per cento.”

Infine, oltre agli sconti fiscali precedentemente citati, c’è anche un provvedimento dedicato al rilancio del turismo, con un fondo dedicato specificatamente alle famiglie in difficoltà che desiderano comunque andare in vacanza quest’estate.

Da PMI.it: “voucher da 150 a 500 euro in base all’ISEE e alla composizione del nucleo famigliare, in parte utilizzabili come sconto per alberghi e strutture ricettive in parte come credito d’imposta.”

Smart Working: sicurezza e continuità operativa per svolgerlo al meglio

Dopo un mese e mezzo di lockdown, settimana scorsa grazie all’avvio della Fase 2, molte imprese hanno potuto riaprire e ricominciare la propria attività.

Ciò nonostante, tutte quelle attività che non richiedono la presenza fisica in azienda, potranno continuare a lavorare in Smart Working.

Insomma, ormai siamo tutti convinti che si tratti di una soluzione dai numerosi vantaggi, da prendere in considerazione anche in futuro, una volta che l’emergenza sarà finita.

Secondo Gartner, entro il 2030, le richieste di lavoro agile aumenteranno del 30%. Oggi, il 64% dei dipendenti afferma di poter svolgere tranquillamente la propria attività lavorativa a distanza e il 71% delle organizzazioni ha già regolarizzato il lavoro da remoto.

Ma se la domanda da parte dei lavoratori di poter lavorare in Smart Working aumenta, aumentano anche le difficoltà e le sfide che professionisti IT devono affrontare per renderlo sicuro e pienamente operativo.

Il contesto attuale

Una cosa è certa: questa pandemia ha cambiato le carte in tavola. Nessuno poteva immaginare di dover sostenere tali ripercussioni economiche e sociali, ma pare che dovremo conviverci per un po’. Quindi, dobbiamo essere in grado di adeguarci a questa condizione, soprattutto in ambito lavorativo.

E, purtroppo, le criticità non mancano. La problematica principale riguarda l’inadeguatezza infrastrutturale e tecnologica delle imprese italiane, in aggiunta a una scarsa cultura del lavoro agile, che ne complica l’implementazione ed espone le aziende ai rischi di sicurezza.

Se poi si cade nel grande errore di pensare che tra un mese tutto tornerà come prima, gli effetti potrebbero essere ancora più disastrosi.

Per essere efficienti, le aziende devono -e dovranno- non solo attrezzarsi dal punto di vista tecnologico, ma anche dal punto di vista organizzativo. Ed è necessario organizzare una strategia digitale a medio-lungo termine.

Questi sono gli elementi che possono davvero garantire uno Smart Working in sicurezza e in continuità.

Il ruolo dell’area IT

Questa condizione di emergenza ha fatto sì che aziende e lavoratori abbiano dovuto “correre ai ripari” nel più breve tempo possibile, senza aver avuto la possibilità di organizzare questo passaggio in modo strutturato e sicuro.

Per non parlare poi di quelle piccole aziende dove il ruolo dell’area IT è pressoché inesistente e dirigenti e i responsabili hanno dovuto improvvisarsi esperti informatici per preservare la continuità operativa dell’azienda.

Axioma, oltre a sviluppare software, offre anche servizi IT per garantire business continuity e sicurezza delle applicazioni e dei dati. Il nostro quindi è stato un punto di vista privilegiato in questa occasione, perché abbiamo potuto toccare con mano e aiutare a superare le difficoltà e le complicazioni dei clienti nate in seguito un’attivazione messa in piedi “in fretta e furia”.

In molti erano convinti che bastasse attivare una VPN e aggiornare l’antivirus nel pc personale per lavorare bene in Smart Working. Ma presto si sono resi conto che adeguare l’infrastruttura attraverso il supporto di professionisti IT è fondamentale.

Le problematiche più comuni

Abbiamo detto che l’emergenza da Covid-19 ha colto tutti alla sprovvista.

Ma per le aziende cosa ha significato?

Ad esempio, è stato necessario organizzare e attivare in pochi giorni tantissime postazioni di lavoro da remoto, controllare che tutti i dispositivi in uso dai dipendenti fossero aggiornati e implementare applicazioni di sicurezza standard come i gateway VPN e software anti-malware.

Operazioni che di norma richiedono tempo e attenzione, sono state eseguite nel minor tempo possibile per limitare i danni causati dall’inattività dell’azienda. E molto spesso, la fretta porta con sé dei rischi.

Inoltre, gli interventi urgenti per l’attivazione di postazioni da remoto, molto spesso si scontrano con risorse informatiche obsolete e non aggiornate.

Gli attacchi informatici ai tempi del Covid-19

Se grazie al lavoro agile da una parte si vanno a eliminare problemi, dall’altra se ne generano di nuovi a cui spesso non si dà abbastanza importanza e attenzione. Come ad esempio il discorso legato alla sicurezza. Cerchiamo quindi di approfondire.

Qual è l’elemento imprescindibile per lavorare da casa? La connessione internet.

Il web è tanto utile, quanto insidioso e poco sicuro. Tutti i dati – aziendali e non – che vengono “messi in rete” possono essere rubati, spiati, letti e sfruttati da malintenzionati.

Il 71% dei professionisti che dichiara di aver notato un aumento di minacce e attacchi reali da quando è iniziata la pandemia. Inoltre, il 55% degli intervistati ha visto crescere il phishing, anche quello direttamente legato al coronavirus e un aumento anche dei malware. [Dimensional Research, 2020]

Inoltre, vengono utilizzati spesso dispositivi esterni all’azienda e quindi non gestiti direttamente dal team IT che ne garantisce la messa in sicurezza attraverso aggiornamenti, patch e protocolli. La distanza fisica, poi, impedisce di intervenire fisicamente sul pc come in azienda e l’assistenza telefonica o da remoto rende la risoluzione dei problemi più macchinosa e non sempre efficace.

Smart Working in sicurezza

È vero. Come abbiamo già detto, la Virtual Private Network (VPN) permette di creare una rete sicura e resiliente e gli antivirus proteggono da attacchi informatici esterni, ma questi due strumenti da soli non bastano. Occorre un approccio più olistico e un’analisi accurata dei processi coinvolti per poterne usufruire anche in futuro.

Ma allora come si può garantire una transizione dal lavoro in ufficio a uno Smart Working sicuro e performante?

Facendo sì che le persone vengano adeguatamente formate e preparate e che tutti i processi siano integrati con strumenti di collaboration, di comunicazione VoIP, di web conference, nonché di accesso alle applicazioni aziendali.

Se vogliamo rendere lo Smart Working una prospettiva valida e consolidata per il futuro, dobbiamo sviluppare una strategia digitale in grado di assicurare continuità operativa, sicurezza e maggior collaborazione e produttività.

Insomma, gli strumenti non mancano, ma vanno implementati con la giusta metodologia.

Gestione elettronica documenti

La gestione documentale in Smart Working

Questa settimana è cominciata finalmente la fatidica fase 2, che prevede il rientro al lavoro di tante categorie, soprattutto quelle per cui il lavoro da remoto non era una possibilità applicabile. Parliamo quindi del settore manifatturiero e di quello dell’edilizia, che potranno tornare alla propria attività pur rispettando le regole del distanziamento sociale.

Tutti quei settori che invece non richiedono una presenza fisica in azienda, ma anche quelle funzioni che si svolgono interamente in ufficio, possono invece continuare in modalità Smart Working. Questa accortezza consentirà di limitare il contagio senza fermare l’attività economica.

Come poi abbiamo già provato a dire negli articoli precedenti, lo Smart Working è una soluzione che può essere valutata al di là dell’emergenza Coronavirus, proprio perché è ricca di vantaggi e risvolti positivi proprio per il lavoro stesso. Migliore qualità della vita, maggiore responsabilizzazione delle persone, minori costi ma soprattutto… maggiore produttività.

Ma quindi quali sono gli ostacoli a un’adozione dello Smart Working anche al di fuori della situazione che stiamo vivendo? In tanti “non si fidano” del fatto che sia possibile avere anche a casa tutto quello che si ha sulla scrivania in ufficio.

E noi siamo d’accordo. Perché se si basa la propria attività ancora sulla carta, questa rappresenta un grosso limite. Parliamo per esperienza personale: se la nostra vita lavorativa si fosse basata ancora su faldoni e documenti stipati in schedari, proseguire con l’attività a casa avrebbe comportato la necessità di portarli fisicamente a casa propria! E anche a volerlo fare (e sicuramente in tanti lo hanno fatto) si pone un altro problema: la condivisione.

Il problema della condivisione e della revisione

Ogni documento infatti viene archiviato in singola copia, poiché poi rimane a disposizione di tutti quelli che ci lavorano. Come è possibile gestire questa condivisione se il documento si trova a casa di una persona sola? Si parla ancora di scansioni, telefonate o magari – perché no? – fotografie via Whatsapp. Tutti strumenti poco ortodossi, poco efficienti e poco sicuri.

Le difficoltà poi non finiscono qui. Se si lavora ancora con la carta oppure si comincia a produrre e scambiarsi documenti in formato elettronico senza mai stamparli, ci si trova davanti a un problema da risolvere: la revisione del documento. I file infatti raramente sono definitivi alla loro prima emissione. Spesso richiedono il lavoro di più di una persona affinché vengano completati. Questo processo di solito avviene attraverso delle lunghe passeggiate nei corridoi dell’azienda di qualcuno che, con i fogli in mano, gira tra gli uffici degli interessati annotandosi modifiche, aggiunte, ecc… e poi stila il documento definitivo. Altra modalità è quella dello scambio via mail: c’è quindi qualcuno che invia a un gruppo di colleghi il documento da correggere. Ognuno risponde in tempi e modi diversi senza tenere conto delle risposte degli altri, lasciando al mittente iniziale l’ingrato compito di mettere insieme i pezzi.

Naturalmente una situazione come quella che stiamo vivendo amplifica il problema.

E poi l’approvazione

I documenti poi, oltre a richiedere il contributo di più persone, devono passare anche attraverso un ciclo di approvazioni, magari in vari step, che li rendono definitivi solo all’ultimo “ok” dato dal capo. Torniamo quindi alla questione già presentata: siamo sicuri che il giro di mail sia la soluzione più efficiente per questo tipo di processo? La quantità di mail che ogni persona con un ruolo di responsabilità riceve è soverchiante rispetto al suo tempo lavorativo e succede che la corsa a smaltire le mail “da leggere” distolga di fatto da attività strategiche ben più importanti. Il rischio di perdersene qualcuna ovviamente c’è, ma il vero problema è che nella casella postale si accumulano mail di tutti i tipi, dalla pubblicità alle comunicazioni amministrative, da quelle personali a quelle urgenti, senza quindi un minimo di organizzazione che consenta di risparmiare tempo e fatica.

Archiviare i documenti: un problema di spazio e sicurezza

E infine c’è il problema dell’archiviazione. Quando ognuno è a casa propria, chi tiene il documento definitivo? Dove lo si salva? Come si garantisce la sua conservazione sicura? Tutte domande che rischiano di non avere risposta, o almeno nessuna soddisfacente, poiché se si lavora da casa senza soluzioni idonee, c’è solo una strada possibile: utilizzare il proprio pc, senza un sistema di protezione adeguato.

Anche stando in ufficio comunque, l’utilizzo di armadi e schedari è ormai obsoleto e spesso non più sufficiente. Ritrovare il documento inoltre richiede anche grande abilità nell’entrare nella testa di chi lo ha riposto, poiché il metodo di archiviazione non sempre è univoco per tutti.

La soluzione, non solo in tempo di Covid 19

L’emergenza Coronavirus ci ha obbligati tutti ad affrontare bruscamente questa realtà, ma come non ci stanchiamo mai di ripetere, lo Smart Working non deve essere un male necessario, ma un’opportunità per i motivi elencati prima.

E’ giusto allora cercare le soluzioni migliori per quelle difficoltà oggettive che si vengono a creare e ancora una volta la strada della digitalizzazione e dell’informatica diventano le uniche percorribili.

Partendo dal presupposto che ormai ogni documento prende vita in modo digitale e poi viene stampato, si tratta solo di far sì che la sua esistenza continui in formato elettronico. Ciò che fa quindi un software di gestione documentale non è altro che realizzare questa condizione, aggiungendo opzioni e possibilità che migliorano la semplice gestione via mail.

Con un software di gestione documentale in Smart Working sarebbe possibile rendere disponibile a tutti gli interessati ogni documento, immediatamente e senza scambio di mail. Questo potrebbe essere quindi consultato da chiunque e in qualsiasi momento, a patto che si abbia accesso a un dispositivo connesso a Internet.

Accessi regolati e approvazione garantita

Se il software lo consente, è possibile anche regolare accessi e azioni consentite a seconda del ruolo aziendale. Eliminando la necessità di mandare il documento via mail, non sarebbe più necessario ricordarsi i nomi delle persone che ricoprono una certa funzione e verrebbe eliminato il rischio di dimenticarsi qualcuno o al contrario di aggiungere troppi destinatari.

Se è necessario che più di una persona intervenga alla stesura del documento, un software documentale avanzato consente di lavorare su più versioni successive, così da rimanere sempre tutti costantemente aggiornati sulle modifiche e non creare mille revisioni diverse e parallele.

Ci sono molti prodotti che rendono possibile la modifica condivisa di un testo, ma spesso il lavoro di integrazione con il resto dei sistemi aziendali è lungo e complicato, in altre parole costoso.

Se poi il file deve passare attraverso diversi step approvativi, un buon sistema documentale è dotato anche di un motore di workflow, cioè un flusso i cui step vengono definiti in partenza e che consente di rendere definitivo il file dopo che è stato approvato dalle varie figure aziendali stabilite. Ogni volta che è richiesta l’approvazione, l’interessato dovrebbe ricevere una notifica, il tutto in modo automatico.

L’archiviazione fatta bene

E l’archiviazione? Abbiamo detto che questo è un tasto dolente in tempi di Smart Working, forzato o meno che sia, ma spesso lo è anche in una tradizionale gestione in ufficio: gli spazi fisici per stipare i documenti non sono infiniti, ma la loro produzione invece sembra non finire mai.

Con un software idoneo si potrebbe non solo trovare loro uno spazio digitale, ma consentire una classificazione attraverso più di un criterio. In questo modo sarebbe possibile una ricerca più veloce e semplice, senza per forza dover chiedere lumi alla persona che si è occupata dell’archiviazione. In casi estremi si potrebbe ad esempio cercare un documento anche per una parola particolare che contiene. Ma altrimenti ogni file potrebbe essere ritrovato sia per criteri temporali, o per tipologia o per cliente. Insomma, la ricerca sarebbe possibile da più strade.

Se poi questo sistema documentale è integrato con il gestionale e con gli altri sistemi aziendali in uso, i vantaggi si moltiplicherebbero, perché il processo avverrebbe in automatico.

Se vuoi qui puoi avere un’idea di ciò che fa il nostro. E voi come siete organizzati in azienda?