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Smart Working? Meno complicato di quello che si crede

Sarebbe facile introdurre questo articolo parlando di coronavirus e di come questo stia cambiando la nostra quotidianità, anche dal punto di vista lavorativo. È vero però che questo fortissimo argomento di attualità ha costretto le aziende e il mondo del lavoro in generale a fare i conti con una tematica che troppo spesso è stata tralasciata: lo Smart Working.

I giornali

Partiamo quindi da alcuni titoli di giornali di questi giorni che parlano proprio di questo:

Repubblica.it

Digital4Biz

Il Sole 24ore

Corriere.it

Si parla di sicurezza, di benefici, di esigenze… gli aspetti sono molti, noi ci concentreremo su quelli tecnologici.

I dati dello Smart Working

Cominciamo comunque con un dato incoraggiante e cioè che secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete per consentire ai propri dipendenti di lavorare da casa. Accanto a questo dato però ce n’è un altro che indica come contemporaneamente cresce la percentuale di imprese disinteressate al tema dal 38% al 51%.

Gli ostacoli

Ma come mai il tema è così scomodo nelle aziende italiane? Quali sono le reticenze che bloccano uno sviluppo in questo senso?

Alcuni temono la perdita di produttività, nonostante ormai ci siano moltissimi studi che dimostrano l’esatto opposto. Ma come abbiamo anticipato non ne discuteremo in questo articolo, in cui invece vogliamo trattare questioni tecnologiche.

La sicurezza è un’altra tra le preoccupazioni delle Direzioni aziendali, che temono che l’accesso ai dati da linee e postazioni esterne non protette adeguatamente possa rappresentare un pericolo. Questo paura ha una sua ragione d’essere, ma è anche vero che le misure di protezione di dati e sistemi andrebbero prese indipendentemente dallo smart working e qui vi diamo un’idea di come fare. (link)

Altra preoccupazione è l’impatto organizzativo. Un progetto di smart working può coinvolgere diverse aree e richiede sicuramente investimenti che un’azienda non necessariamente ha voglia e modo di impiegare. Si tratta di implementare tecnologie specifiche e dotare tutti i dipendenti di dispositivi e pc in grado di connettersi ai sistemi aziendali. È ovvio che un percorso del genere richiederebbe un cambiamento notevole anche nel modo di lavorare di ogni azienda e come ogni cambiamento richiederebbe tempo e traumi di vario genere.

Progetti graduali

È anche vero però che un progetto del genere non è per forza immediato, ma anzi, è necessario che sia graduale. Già l’apporto di alcuni cambiamenti relativi potrebbe consentire a moltissimi dipendenti di lavorare da casa, magari non tutti i giorni ma anche solo per parte della settimana. O come in questi giorni, per un caso di emergenza.

Qual è infatti lo strumento principale che si usa per lavorare nella stragrande maggioranza degli uffici al giorno d’oggi? La mail, alla quale è facile dare libero accesso. Se a questa si aggiunge poi l’accesso anche ad agenda e informazioni su clienti e fornitori… ecco che hai reso indipendente una persona per almeno un giorno alla settimana.

Lo Smart Working non ferma il flusso di informazioni

Le mail rappresentano infatti ancora il principale mezzo di comunicazione nel mondo aziendale, ma sappiamo che il loro limite è di rendere poco efficiente il lavoro, intrappolando le informazioni al loro interno e bloccandone la disponibilità a tutti gli interessati.

Da questa situazione di può uscirne collegando al client di posta un CRM, che sia accessibile completamente via web e che consenta quindi di salvare tutte le informazioni al loro posto, protette e accessibili a chi di dovere. Hai ricevuto feedback da qualche cliente? Devi fare una relazione sulla telefonata? Un CRM accessibile via web e da mobile ti permetterebbe di mettere tutte queste informazioni a fattor comune dei tuoi colleghi in Smart Working come te.

Scopri di più sul CRM di Axioma.

La gestione documentale in Smart Working

E i documenti? Ogni documento aziendale può essere salvato automaticamente o manualmente in un sistema unico che consente di eliminare la carta, il cui uso in fase di Smart Working sarebbe impossibile. Un sistema documentale accessibile via web infatti consentirebbe a chi lavora da casa di trovare facilmente tutti i documenti di cui ha bisogno e di salvarli classificandoli secondo le regole aziendali. Non solo. Un documentale avanzato consente anche di gestire il processo approvativo di ogni documento, che può passare attraverso vari step di approvazione da parte delle figure aziendali definite, rendendo ancora una volta non necessaria la presenza fisica in ufficio.

Scopri di più sul sistema documentale di Axioma.

 

Smart Working: cominciamo dai primi passi

Abbiamo provato in questo articolo a dare qualche suggerimento in un periodo di emergenza come questo. Sappiamo bene che un progetto completo di Smart Working sarebbe complesso e lungo, con notevoli impatti su tutta l’azienda. È vero però che con l’adozione di soluzioni informatiche avanzate e di facilissima implementazione si potrebbero ottenere già degli ottimi risultati e dei miglioramenti nella vita lavorativa di tutti, anche per quando il coronavirus non ci spaventerà più.

 

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