Un sistema di archiviazione documentale in Smart Working
Sono molte le società che hanno annunciato il ricorso allo Smart Working anche post pandemia, in quanto questa nuova organizzazione del lavoro permette di ottimizzare le giornate dei lavoratori, rendendoli più liberi e produttivi. Garantisce un miglioramento della qualità della vita, maggiore responsabilizzazione delle persone, minori costi ma soprattutto… maggiore produttività.
Ma quindi quali sono gli ostacoli a un’adozione dello Smart Working anche al di fuori della situazione che stiamo vivendo? In tanti “non si fidano” del fatto che sia possibile avere anche a casa tutto quello che si ha sulla scrivania in ufficio.
E noi siamo d’accordo. Perché se si basa la propria attività ancora sulla carta, questa rappresenta un grosso limite. Parliamo per esperienza personale: se la nostra vita lavorativa si fosse basata ancora su faldoni e documenti stipati in schedari, proseguire con l’attività a casa avrebbe comportato la necessità di portarli fisicamente a casa propria! E anche a volerlo fare (e sicuramente in tanti lo hanno fatto) emergono diversi problemi e difficoltà.
Il problema della ricerca, condivisione e revisione dei documenti
La gestione di un documento deve avvenire in modo organizzato per consentirne una ricerca veloce, archiviazione e condivisione e, nello stesso tempo, una protezione del contenuto. Inoltre, non va dimenticato che è necessario evitarne il deterioramento e il rischio di smarrimento.
Se si lavora ancora con la carta oppure si comincia a produrre e scambiarsi documenti in formato elettronico senza mai stamparli, ci si trova davanti a più problemi da risolvere:
- la ricerca del documento, poiché senza una classificazione dei documenti emessi e degli attributi di ricerca ben precisi, non sarà possibile ricercare i documenti con un criterio ben preciso e in velocità
- la condivisione del documento, se il documento si trova a casa di una persona si dovrà ricorrere a scansioni, telefonate o fotografie, strumenti poco efficienti e poco sicuri
- la revisione del documento, perché i file raramente sono definitivi alla loro prima emissione. Spesso richiedono il lavoro di più di una persona affinché vengano completati
E poi l’approvazione
I documenti poi, oltre a richiedere il contributo di più persone, devono passare anche attraverso un ciclo di approvazioni, magari in vari step, che li rendono definitivi solo all’ultimo “ok” dato dalla direzione. Torniamo quindi alla questione già presentata: siamo sicuri che il giro di mail sia la soluzione più efficiente per questo tipo di processo? La quantità di mail che ogni persona con un ruolo di responsabilità riceve è soverchiante rispetto al suo tempo lavorativo e succede che la corsa a smaltire le mail “da leggere” distolga di fatto da attività strategiche ben più importanti. Il rischio di perdersene qualcuna ovviamente c’è, ma il vero problema è che nella casella postale si accumulano mail di tutti i tipi, dalla pubblicità alle comunicazioni amministrative, da quelle personali a quelle urgenti, senza quindi un minimo di organizzazione che consenta di risparmiare tempo e fatica.
Archiviare i documenti: un problema di spazio e sicurezza
E infine c’è il problema dell’archiviazione. Quando ognuno è a casa propria, chi tiene il documento definitivo? Dove lo si salva? Come si garantisce la sua conservazione sicura? Tutte domande che rischiano di non avere risposta, o almeno nessuna soddisfacente, poiché se si lavora da casa senza soluzioni idonee, c’è solo una strada possibile: utilizzare il proprio pc, senza un sistema di protezione adeguato.
Anche stando in ufficio comunque, l’utilizzo di armadi e schedari è ormai obsoleto e spesso non più sufficiente. Ritrovare il documento inoltre richiede anche grande abilità nell’entrare nella testa di chi lo ha riposto, poiché il metodo di archiviazione non sempre è univoco per tutti.
La soluzione? Un sistema di archiviazione documentale
L’emergenza Coronavirus ci ha obbligati tutti ad affrontare bruscamente questa realtà, ma come non ci stanchiamo mai di ripetere, lo Smart Working non deve essere un male necessario, ma un’opportunità per i motivi elencati prima.
È giusto allora cercare le soluzioni migliori per quelle difficoltà oggettive che si vengono a creare e ancora una volta la strada della digitalizzazione e dell’informatica diventano le uniche percorribili.
Partendo dal presupposto che ormai ogni documento prende vita in modo digitale e poi viene stampato, si tratta solo di far sì che la sua esistenza continui in formato elettronico. Ciò che fa quindi un sistema di archiviazione documentale non è altro che realizzare questa condizione, aggiungendo opzioni e possibilità che migliorano la semplice gestione via mail.
Con un sistema di archiviazione documentale è possibile rendere disponibile a tutti gli interessati ogni documento, immediatamente e senza scambio di mail. I documenti possono essere consultati da chiunque e in qualsiasi momento, attraverso un accesso profilato e conforme alle disposizioni in materia di sicurezza GDPR e fruibili da PC o dispositivi connessi a Internet.
Accessi regolati e approvazione garantita
Un sistema di archiviazione documentale, ad esempio, consente di regolare accessi e azioni a seconda del ruolo aziendale. Eliminando la necessità di mandare il documento via mail, non sarebbe più necessario ricordarsi i nomi delle persone che ricoprono una certa funzione e verrebbe eliminato il rischio di dimenticarsi qualcuno o al contrario di aggiungere troppi destinatari.
Se è necessario che più di una persona intervenga alla stesura del documento, un sistema di archiviazione documentale avanzato consente di lavorare su più versioni successive, così da rimanere sempre tutti costantemente aggiornati sulle modifiche e non creare mille revisioni diverse e parallele.
Ci sono molti prodotti che rendono possibile la modifica condivisa di un testo, ma spesso il lavoro di integrazione con il resto dei sistemi aziendali è lungo e complicato, in altre parole costoso.
Se poi il file deve passare attraverso diversi step approvativi, un buon sistema documentale è dotato anche di un motore di workflow, cioè un flusso i cui step vengono definiti in partenza e che consente di rendere definitivo il file dopo che è stato approvato dalle varie figure aziendali stabilite. Ogni volta che è richiesta l’approvazione, l’interessato dovrebbe ricevere una notifica, il tutto in modo automatico.
L’archiviazione fatta bene
E l’archiviazione? Abbiamo detto che questo è un tasto dolente in tempi di Smart Working, forzato o meno che sia, ma spesso lo è anche in una tradizionale gestione in ufficio: gli spazi fisici per stipare i documenti non sono infiniti, ma la loro produzione invece sembra non finire mai.
Con un software idoneo si potrebbe non solo trovare loro uno spazio digitale, ma consentire una classificazione attraverso più di un criterio. In questo modo sarebbe possibile una ricerca più veloce e semplice, senza per forza dover chiedere alla persona che si è occupata dell’archiviazione. In casi estremi si potrebbe ad esempio cercare un documento anche per una parola particolare che contiene. Ma altrimenti ogni file potrebbe essere ritrovato sia per criteri temporali, o per tipologia o per cliente. Insomma, la ricerca sarebbe possibile da più strade.
Se poi questo sistema di archiviazione documentale è integrato con il gestionale e con gli altri sistemi aziendali in uso, i vantaggi si moltiplicherebbero, perché il processo avverrebbe in automatico.
