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La fatturazione elettronica tra privati: cosa c’è [ancora] da sapere

L’anno scorso abbiamo scritto un articolo sull’attesissima fatturazione elettronica tra privati, la cosiddetta Fattura B2B. In quell’articolo dicevamo che le aziende avevano la possibilità di godere fin da subito dei benefici fiscali derivanti dall’adozione di questa modalità di fatturazione.
Modalità quindi disponibile e opzionabile, ma non obbligatoria.

In quanti avranno aderito? Pochi (alcune statistiche parlano dell’1% delle aziende), date le incertezze che, come sempre, generano queste disposizioni intermedie.
Con l’approvazione della manovra finanziaria del 30 novembre 2017 in Senato, le incertezze crollano e la fatturazione elettronica tra privati diventa obbligatoria.

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Fatturazione elettronica tra privati: normative, scadenze e dati di utilizzo

Senza ripercorrere tutti i passi normativi che hanno portato ai diversi step della fatturazione elettronica – anche perché ammettiamolo, alla maggior parte di noi interessa in concreto COME oggi dobbiamo adeguarci – vediamo i punti salienti: nel 2014 è entrata in vigore la FattPA, ovvero l’obbligo di fatturare in modalità elettronica alla Pubblica Amministrazione. Tutte le aziende fornitori di Comuni, Province, Regioni, scuole, … stanno utilizzando da circa 4 anni questa nuova, e unica, modalità di fatturazione.

Dall’Agenzia dell’Entrate possiamo recuperare i dati sull’utilizzo, riferiti ai diversi periodi. Vediamo il primo mese di avvio:

  • 6 giugno 2014 – 30 giugno 2014: 25.851 file fattPA inviate al Sistema di Interscambio, di cui il 53% non conforme.

Per altri periodi potete consultare il sito http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/numeri_sdi.htm

Da gennaio 2017 tale modalità è possibile anche tra privati, come si diceva prima in regime opzionale. Di seguito il report a gennaio 2018 della Fattura PA e Fattura B2B:

Dati fatturazione elettronica tra privati

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Prima fase compiuta. Ora tocca rendere obbligatoria anche la fatturazione elettronica tra privati.

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica tra privati dal 1° gennaio 2019. Ma non per tutti, vediamo i dettagli:

  1. Decorrenza 1° luglio 2018 per le cessioni di benzina o gasolio per motori e per le prestazioni rese da subappaltatori nel quadro di un contratto di appalti pubblici. Questo significa l’abolizione della scheda carburante da parte di soggetti IVA che dovrà essere documentata solo con fattura elettronica
  2. Decorrenza 1° settembre 2018 per i soggetti extra-UE nell’ambito tax free shopping. In concreto in caso di cessioni di beni o servizi per un valore superiore a 154,94 euro, ai fini personali o familiari, da trasportarsi in bagagli personali fuori dal territorio doganale comunitario, l’emissione delle fatture deve avvenire in modalità elettronica. È uno stimolo per il turismo europeo in quanto i residenti al di fuori della Comunità Europea possono richiedere a rimborso l’IVA pagata sugli acquisti effettuati in Italia.
  3. Decorrenza 1° gennaio 2019 per tutte le operazioni effettuate nei confronti di altri privati titolari di partita IVA, tra soggetti residenti o stabiliti nel territorio dello Stato.
  4. Esonero dall’obbligo per i soggetti di minori dimensioni che si avvalgono del cosiddetto “regime di vantaggio” previsto dall’art. 27 comma 3 del Decreto Legge n. 98/11 o del “regime forfettario” previsto dalla Legge n. 190/14

Cosa succede se non si rispetta l’obbligo della fatturazione elettronica tra privati? In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica B2B è necessario ricordare che il documento emesso in qualsiasi altra forma non ha nessuna validità. Trovano poi applicazione le sanzioni amministrative che consistono in un pagamento compreso tra il 90 e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio.

Facciamo un passo indietro: che cos’è la fatturazione elettronica tra privati?

Fatturazione elettronica tra privati, fatturazione B2B, fatturazione Business to Business, fatturazione tra imprese: stiamo parlando della stessa cosa!
La fatturazione elettronica tra privati consiste nell’emissione di una fattura in formato elettronico standard (XML), nella sua trasmissione e ricezione tramite il Sistema Di Interscambio (SDI) e nella relativa conservazione sostitutiva per 10 anni in formato elettronico.

Al momento lo standard previsto è simile a quello utilizzato per la fattura PA, ma bisognerà adeguarsi al formato unico europeo che la Comunità approverà in tempi successivi.
La fattura B2B sarà l’unica fattura ammessa e ne garantisce l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

Perché adottare la fatturazione elettronica tra privati?

Innanzitutto per recepire le direttive europee, volte a creare un unico mercato con standard condivisi per facilitare il commercio e lo scambio tra i Paesi membri.

Altro punto è rappresentato dai vantaggi che la dematerializzazione dei documenti comporta, lo abbiamo detto per altri processi aziendali, ma vale anche in questo caso: riduzione dei costi, semplificazione delle operazioni e maggior possibilità di controllo.

Nello specifico, lo Stato è in grado di:

  1. prevenire e contrastare l’evasione fiscale e, soprattutto, le frodi IVA, fenomeno particolarmente elevato nel nostro paese;
  2. aumentare la semplificazione fiscale;
  3. ridurre il numero degli adempimenti fiscali, grazie a una maggiore quantità di dati a disposizione dell’Amministrazione Finanziaria.

Per gli utilizzatori del sistema, come abbiamo sottolineato nell’articolo citato all’inizio, la maggior parte dei vantaggi economici non deriva dal risparmio sui costi di stampa o spedizione, ma dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le aziende: se da entrambi i lati si utilizzano processi digitalizzati, si evitano data entry manuali con conseguenti rischi di errori e perdita dei dati, duplicazioni di informazioni e ridondanze di registrazioni a favore di tempi più veloci nei pagamenti e nelle ricerche documentali.

Per riepilogare di quali vantaggi potremmo godere a regime:

I vantaggi fiscali:

  • Accertamenti fiscali ridotti di 2 anni con tracciabilità dei flussi finanziari
  • Rimborsi IVA entro 3 mesi dalla richiesta
  • Controlli fiscali meno gravosi
  • Soppressione della comunicazione dello Spesometro periodico
  • Soppressione dell’obbligo di apposizione del visto di conformità sul credito IVA (per importi superiori ai 5.000€)

I vantaggi economici e di processo:

  • Riduzione acquisti materiali quali carta, buste, bolli
  • Riduzione dei costi di stampa, spedizione ed archiviazione
  • Riduzione del tempo di archiviazione e ricerca documenti
  • Integrazione dei processi di Ricezione delle Fatture
  • Riduzione delle attività manuali
  • Azzeramento dei costi dovuti agli errori di data entry
  • Riduzione dei tempi di esecuzione
  • Eliminazione dei ritardi e dei disguidi dovuti all’invio di fatture cartacee
  • Riduzione degli errori di fatturazione
  • Unificazione comunicazione commerciale e fiscale

Un’unica via: la dematerializzazione dei processi

Siamo nel bel mezzo del cambiamento. Sta a noi decidere se farne parte fin da subito o arrivare in ritardo e con più fatica.

Le normative italiane e comunitarie stanno accelerando processi che in altri stati sono già completamente digitalizzati e consolidati. Ma non possiamo aspettare l’obbligo normativo per innovarci, risparmiare e organizzarci meglio.

Serve una tecnologia adeguata, serve personale competente e qualificato o comunque una formazione più adeguata dei team di lavoro, servono processi ben definiti e controllabili. Serve prima di tutto un cambiamento nella mentalità dell’imprenditoria, ma non solo. Il cambiamento deve coinvolgere tutti: dal negozietto sotto casa che accetta pagamenti tramite carta ed emette fatture elettroniche, alla multinazionale che condivide informazioni, documenti e processi uniformi in ogni sua sede attraverso sistemi di collaboration, di gestione documentale avanzata che consente processi autorizzativi senza alzarsi dalla scrivania  e senza l’utilizzo della penna per apporre la firma, di integrazione delle informazioni tra applicazioni diverse, …

Da parte nostra cerchiamo di diffondere questa cultura e soprattutto di aiutare le aziende nel cambiamento, accompagnandole nell’adozione di nuovi modelli di lavoro in cui l’efficienza dei processi aziendali viene coniugata alla capacità di interagire efficacemente con clienti e fornitori, ma soprattutto all’interno dell’azienda stessa.

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