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I vantaggi di una gestione documentale in Cloud

L’entrata in vigore della fatturazione elettronica ha contribuito ad incentivare la digitalizzazione dei processi, ma soprattutto dei documenti.

Se pensiamo alla nostra attività lavorativa di almeno 10-15 anni fa, ci si immagina una scrivania con pile di fogli di carta, appunti, penne, post-it,…mentre ora è tutto diverso. Basta un PC o dispositivo mobile per avere accesso a qualsiasi documento e poterlo consultare, modificare e condividere attraverso pochi clic.

Stampare, firmare, fotocopiare, archiviare in raccoglitori ingombranti porta via tempo, ma soprattutto ha un ingente costo.

C’è ancora chi non riesce ad affidare totalmente al digitale i documenti con cui lavora, ma fortunatamente l’introduzione della fatturazione elettronica ha avuto un forte impatto sulla diffusione del processo di dematerializzazione del documento e, a partire dall’ambito amministrativo, a poco a poco i benefici di questa modalità di fruizione e archiviazione dei documenti si sta estendendo anche agli altri dipartimenti aziendali.

Lavorare con documenti in formato elettronico permette di snellire i processi e di renderli più efficienti, ma questo non deve farci pensare che basta produrre un documento in formato digitale e il gioco è fatto. È necessario dotarsi di strumenti adeguati e un sistema di gestione documentale è uno di questi, ancora meglio un sistema di gestione documentale in Cloud che gode di maggiori benefici.

Le problematiche del trattamento manuale dei documenti

La normativa sulla fatturazione elettronica è stata un obbligo quindi molte aziende non hanno fatto altro che adeguarsi.

In queste aziende, a parte all’interno dell’ufficio amministrazione che è stato “costretto” a gestire l’invio, la ricezione e l’archivio delle fatture in formato elettronico, i problemi legati all’utilizzo della carta sono pressoché rimasti.

Proviamo ad elencarne alcuni, attraverso qualche esempio:

  • NUMEROSE STAMPE: il venditore ha preparato un’offerta che prima di essere inviata al cliente, deve essere approvata dal reparto tecnico e anche dalla direzione. Ecco originata una serie di stampe e fotocopie che poi probabilmente si riveleranno inutili perché quell’offerta andrà versionata o persa. E per la nuova approvazione cosa fare? Andrà stampata un’altra volta e così via. Stampe di più versioni creano confusione, in più, l’ufficio acquisti non sarà contento di dover ordinare toner su toner e carta su carta.
  • PERDITE DI TEMPO: se si vuole ricontrollare un ordine, un documento di trasporto o un documento tecnico, dove cercarlo? Ma soprattutto con che criterio? Se è stato archiviato sul PC di un collega bisognerà aspettare che rientri in ufficio oppure sperare che l’abbia stampato e lasciato sulla scrivania, ma ci sono altri fogli e una confusione tale che è meglio lasciar perdere e aspettare…
  • SCARSA SICUREZZA E PRIVACY DEI DATI: tutti i documenti con i quali lavoriamo ogni giorno contengono informazioni su clienti, fornitori,..e stamparli significa renderli disponibili a chiunque e mettere a rischio la loro protezione, oppure ancora peggio, rischiare di perderli.

Anche nella tua azienda hai queste difficoltà? Sai che possono essere risolte con un sistema di gestione documentale in Cloud?

Molto spesso si associa il significato di questa applicazione alla mera archiviazione e ricerca dei documenti in formato elettronico, ma un sistema documentale in realtà è molto di più. Vediamo insieme perché.

Un software di gestione documentale in Cloud

Che un software di gestione documentale possa ridurre l’utilizzo della carta e quindi anche i costi ormai è chiaro.

Per raggiungere l’obiettivo di digitalizzazione dei processi e renderli più veloci ed efficienti, poter visualizzare e archiviare i documenti in formato elettronico aiuta, ma non basta.

Axioma offre un sistema di gestione documentale in Cloud in grado di archiviare, classificare e abilitare workflow approvativi in maniera elettronica così da rendere i flussi operativi più veloci e sicuri.

Disporre di  un archivio elettronico dei documenti via web, organizzato secondo una classificazione specifica di attributi, condivisi da tutta l’azienda, permette di trovare subito ciò di cui si ha bisogno attraverso ricerche di parole chiave trasversali, indipendentemente dalla cartella in cui si è archiviato il documento. Non si tratta del solito file system, ma di un sistema documentale avanzato basato su un vero database relazionale. Qui i documenti risiedono in archivi catalogati, ma sono anche raggruppati in relazione al termine di ricerca utilizzato (data, autore, fornitore, codice cliente, tipo documento, …).

E il workflow approvativo? A cosa serve?

Avere un processo di approvazione automatico significa che se, ad esempio, la direzione deve approvare un’offerta commerciale non sarà più necessario stampare fogli, raccogliere firme, o inviare email, ma basterà salvare un documento con una tipologia soggetta ad approvazione ed il sistema invierà automaticamente una notifica alla persona interessata che dovrà solo effettuare un clic per autorizzare o rifiutare.

È possibile configurare più livelli di autorizzazione, in base all’organizzazione di ufficio acquisti e dei diversi buyer aziendali, e, una volta ottenuti tutti, la procedura in essere si sblocca in automatico (pensate all’autorizzazione al pagamento delle fatture fornitori a seguito della ricezione della merce). Un bel risparmio di tempo!

Non dimentichiamoci però che la digitalizzazione dei processi si realizza solo se il sistema di gestione documentale è integrato agli altri software in uso in azienda.

In questo caso, infatti, i documenti che provengono dal gestionale vengono archiviati automaticamente e se al responsabile acquisti serve visualizzare una fattura fornitori, per autorizzare il pagamento, potrà farlo in autonomia e tranquillamente dalla propria postazione.

Condivisione, condivisione, condivisione. E la sicurezza? Ogni utente viene configurato secondo un profilo aziendale che gli concede permessi di visualizzazione, modifica, eliminazione dei documenti, autorizzazioni, …

La sicurezza è garantita anche dal Cloud. Perché? La risposta potete trovarla sul nostro ultimo articolo.

Ormai dotarsi di un sistema documentale in Cloud è diventato indispensabile, non solo per la fatturazione elettronica, ma anche per sviluppare un processo di trasformazione digitale in grado di migliorare tutti i processi e coinvolgere tutta l’azienda.

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