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Fatturazione elettronica tra privati: a che punto siamo?

Siamo pronti ad affrontare l’entrata in vigore della fatturazione elettronica tra privati? Questa domanda è stata posta ormai fin troppe volte, ma questo adempimento è ormai una realtà e possiamo dire che la maggioranza delle aziende italiane è pronta.

Dopo i dubbi iniziali, sta aumentando la consapevolezza che questo adempimento porterà benefici e nuove opportunità nella gestione di un processo amministrativo finora effettuato un po’ manualmente e un po’ con sistemi informatici tradizionali e datati. In questo modo la gestione delle informazioni e le fasi di trasmissione delle fatture vengono automatizzate velocizzando il processo e rendendolo standardizzato. Questo è un ulteriore step verso l’automazione e l’ottimizzazione dei processi aziendali, focus che persiste ormai da molto tempo nell’ambito della digital transformation.

Ciò che è successo negli ultimi giorni però, ci mette di fronte ad un’altra domanda: se siamo pronti, perché c’è già stata una proroga della prima scadenza?

C’è ancora qualche dubbio

Via libera al primo rinvio e si spera anche l’unico. In realtà la pressione e la preoccupazione di un adeguamento, ha già provocato una proroga per coloro che dovevano partire per primi. L’obbligo di emissione di fatturazione elettronica per cessioni di carburante ad uso motore, fissata per il 1° luglio 2018, slitta al 2019 in modo da uniformarlo a quanto previsto dalla normativa generale valida per tutte le imprese. Rimane invece confermata l’entrata in vigore per le prestazioni rese da soggetti subappaltatori e subcontraenti delle PA.

Ancora qualche dubbio, quindi, che in parte frena alcune imprese ad intraprendere questo percorso. Le scarse competenze interne e la confusione nel capire esattamente come gestire in modo corretto questa nuova procedura provocano ancora un po’ di diffidenza e di conseguenza ritardi. Ecco perché è importante comunicare a queste imprese che ancora non si sentono pronte i benefici di questa normativa, fatta per creare efficienza nei processi di verifica, migliorare e rafforzare le procedure attraverso degli strumenti digitali e per porre le basi alla creazione di un Mercato Unico Digitale Europeo entro il 2020.

Certo come in ogni cambiamento le difficoltà non sono pari a zero, soprattutto per quelle imprese che hanno sempre lavorato nello stesso modo, svolgendo le attività di emissione, registrazione e ricezione delle fatture in modo tradizionale e le parole “digitale” e “innovazione” non fanno ancora del tutto parte dei valori aziendali. Per questa piccola fetta di imprese significherebbe gestire le informazioni sulle transazioni in maniera completamente diversa, digitale ed elettronica. Il timore di incorrere in sanzioni e di non riuscire a trovare un partner affidabile, in questo momento, hanno la meglio sulla volontà di fare un passo verso la digitalizzazione e l’automazione dei processi.

Qual è stato l’impatto finora?

I dati in realtà smentiscono questi dubbi e paure, confermando che nel complesso le imprese italiane sono a buon punto sia in termini di conoscenza sia di capacità di adeguamento alla normativa.

Dal sondaggio dell’ Osservatorio Fatturazione Elettronica & eCommerce B2B del Politecnico di Milano su 126 grandi imprese (con più di 250 addetti) e 218 PMI “soltanto il 5% delle grandi imprese e il 9% delle PMI non ha ancora deciso come organizzarsi per adempiere all’obbligo normativo o non ne è a conoscenza. Sono positive anche le aspettative: il 50% delle grandi imprese e il 34% delle PMI percepiscono l’obbligo come un’opportunità per ottimizzare i processi aziendali, mentre il 13% delle grandi imprese e il 14% delle PMI lo vedono come un aiuto per combattere l’evasione fiscale. Inoltre, poco più di un quinto del campione (21%) ritiene che ci sarà un po’ di confusione sul mercato al momento dell’entrata in vigore dell’obbligo.”

Chi ha saputo cogliere questa opportunità dovrà rivedere internamente i propri processi e sfruttare le potenzialità che si generano grazie al passaggio da una gestione cartacea e costituita da documenti a una gestione di flussi di dati, dove la dematerializzazione di un documento fa sì che l’intero ciclo ordine-pagamento diventi digitale e ben definito.

“I benefici di questo passaggio sono evidenti: con l’introduzione della sola fattura elettronica strutturata si possono risparmiare tra i 5,5 e gli 8,2 euro per ogni fattura, mentre con la digitalizzazione dell’intero ciclo dell’ordine tra 25 e 65 euro ogni ciclo” afferma Claudio Rorato, Direttore dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e eCommerce B2b.

Quindi si parla anche di benefici in termini economici, legati alla riduzione dell’impiego di manodopera e costi di spedizione, produzione e stampa delle fatture.

I software gestionali rivestono un ruolo importante

Avere gli strumenti adeguati e tecnologicamente avanzati per far fronte a questo adempimento non è importante, è fondamentale.

Sempre secondo la ricerca dell’Osservatorio il 39% delle grandi aziende e il 32% delle PMI adegueranno il proprio gestionale per adempiere all’obbligo normativo. Mentre le imprese che hanno la propensione ad esternalizzare il servizio sono pari al 34% per le grandi aziende e al 21% per le PMI. Utilizzare un gestionale in grado di emettere fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate e di archiviarle con un sistema di conservazione sostitutiva a norma di legge sono i requisiti per poter emettere fatture in formato XML sia per la pubblica amministrazione, sia per le altre aziende.

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