Fatturazione elettronica

Fatturazione elettronica: dubbi e domande a cui dovresti dare risposta

Mancano 3 mesi alla partenza ufficiale della fatturazione elettronica B2B che interesserà tutte le aziende italiane, a eccezione dei contribuenti “minimi” e “forfettari”.

Come tutti sapranno ormai, la questione non è da prendere sottogamba: se all’inizio sembrava un cambiamento di poco impatto, limitato al formato elettronico a cui dovranno adeguarsi le fatture, ora è chiaro che si tratta di un cambiamento di considerevole entità che coinvolgerà molti processi aziendali, persone e sistemi. Cambierà il rapporto con i fornitori, con i clienti, muterà l’organizzazione del flusso informativo e si riposizioneranno le risorse all’interno del processo.

Come in ogni cambiamento, ci saranno pro e contro da valutare con attenzione per trasformare un adeguamento normativo impegnativo in un’opportunità imperdibile per migliorare l’efficienza della propria azienda: un’occasione per snellire i processi, per ridurre i costi, per garantire sicurezza e correttezza dei dati e per portare l’azienda ad un alto livello di automazione e digitalizzazione.

In questo articolo, cercheremo di suggerirvi alcune domande da porvi per effettuare delle valutazioni complete ed effettivamente aderenti alla vostra realtà aziendale.

Le vostre caselle mail saranno prese d’assalto dai messaggi pubblicitari che vi propongono “la miglior soluzione per la fatturazione elettronica”. Quali domande dobbiamo farci per capire se è davvero una valida soluzione per la nostra azienda?

Partiamo con il rivedere tutto il flusso coinvolto:

Fatturazione elettronica attiva

Ciclo attivo

Fatturazione elettronica passiva

Ciclo passivo

Come si vede dall’immagine, nel ciclo attivo, a seguito di una vendita, emissione DDT e consegna, la fattura viene emessa dall’ERP (come Axioma Cloud ERP), trasformata in XML, inviata allo SDI – che risponde con eventuali notifiche – e portata in conservazione sostitutiva. Si procede poi con la ricezione del pagamento.

Nel ciclo passivo si parte con una richiesta d’acquisto, l’arrivo della merce o l’erogazione di un servizio, la ricezione di una fattura in formato XML, la registrazione nell’ERP coerentemente con quanto richiesto nella richiesta d’acquisto e quindi l’autorizzazione al pagamento.

 

Fatturazione elettronica: perché si parla solo di processo documentale?

Prima questione: perché molti fornitori parlano esclusivamente di documento? La fatturazione elettronica riguarda, per l’appunto, i processi di fatturazione attiva e passiva. è vero che la normativa si basa sul concetto di formato standard, l’XML, e quindi è necessario dotarsi di uno strumento che estragga la fattura di vendita dal nostro sistema e che legga quella passiva in XML, ma questo è solo una parte di un intero processo che viene smaterializzato.

Il processo di per sé è prettamente gestionale. Banalmente, prima dell’entrata in vigore del concetto di fattura elettronica, quando si parlava di fatturazione si pensava all’ERP, non certo al documentale dove veniva archiviata la fattura.

Anche la conservazione sostitutiva, che lo ricordiamo può essere fatta solo da un ente accreditato, è una parte di un processo ben più ampio.

Quindi assolutamente il sistema documentale è un aspetto cruciale, ma non è il solo da considerare.

La domanda da porsi in questo caso è: che livello di automazione voglio raggiungere? Le strade in questo caso sono 2:

  1. posso accontentarmi di un servizio che gestisca solo l’invio e la ricezione delle fatture in XML: che converta cioè le fatture attive emesse dal mio ERP e legga le fatture passive che ricevo in formato XML, che gestisca il colloquio con lo SDI (attenzione perché anche questa attività potrebbe non essere coperta dal fornitore) e che proceda alla conservazione sostitutiva. Il resto delle attività, ad esempio la registrazione, la verifica e la contabilizzazione delle fatture, verrebbe così gestito a mano dal personale della mia azienda.
  2. posso avvalermi di un servizio che automatizzi l’intero processo attivo e passivo e che coinvolga quindi anche il gestionale.

Oltre che dall’obiettivo di innovazione, la risposta deriva sicuramente da un’analisi dei costi, e quindi del tempo, impiegato nelle varie fasi del processo, ma anche dalle risposte che darete alle prossime domande.

 

Fatturazione elettronica: come faccio a garantire coerenza tra l’XML e la fattura registrata?

In alcuni convegni abbiamo sentito alcune aziende dire: “…tanto mi farò mandare comunque il PDF della fattura dal mio fornitore”. Questo vuol dire adottare un sistema che gestisce ricezione e invio, ma procedere alla registrazione delle fatture in maniera manuale grazie al documento in PDF che facilita la lettura dei dati.

Una prassi che sicuramente semplifica il lavoro, ma espone l’azienda a forti rischi: chi ci assicura infatti che quello che è stato riportato nel PDF (generato manualmente dal fornitore? estratto dal suo ERP?) sia esattamente ciò che contiene l’XML? Se ci fossero delle incongruenze e io contabilizzo i dati del PDF, quali errori potrei riportare? Quando, ma soprattutto se, ho la possibilità di accorgermene?

Il sistema che sceglierai dovrà essere in grado di garantirti questa coerenza.

 

Fatturazione elettronica: in caso di controlli, dove risiedono i dati delle mie fatture?

In base al sistema da te scelto, devi sempre essere in grado di recuperare i dati – e sapere dove risiedono. Innanzitutto per una questione di sicurezza delle informazioni che gestisci e di operatività quotidiana (mai capitato di dover ricontrollare una fattura anche dopo averla archiviata?), ma anche in occasione di controlli fiscali.

 

Abbiamo elencato 3 delle domande principali che secondo noi possono indicarvi la strada da percorrere per sfruttare l’adeguamento normativo a vantaggio di un efficientamento dei vostri processi aziendali.

 

Sicuramente non sono tutte, l’argomento è delicato e meriterebbe un’analisi più approfondita.

Se hai interesse ad affrontare l’argomento della fatturazione elettronica puoi continuare a seguire il nostro blog o contattarci tramite apposito form.

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