gestire le scorte di magazzino

Come prevedere la domanda da parte del mercato e gestire le scorte di magazzino

Oggi un’azienda che deve comprare per rivendere o per produrre cerca di avere il minimo livello di scorte e diventa ancora più complicato gestire le scorte in un mercato dove gli ordini di vendita sono sempre più ridotti e parcellizzati.

Un nostro cliente una volta ci ha detto “prima pianificavo la produzione per 2/3 mesi, oggi mi muovo a settimane”. In questa situazione, per rispondere efficacemente agli ordini che arrivano dalle vendite (e sappiamo bene che il cliente vuole subito la consegna…), bisogna che i prodotti finiti siano già a magazzino e che la produzione abbia a disposizione le scorte di prodotti intermedi e materie prime necessarie.

La direzione, d’altro canto, chiede espressamente di abbassare i valori di magazzino per aumentare il capitale circolante, e allora che cosa si può fare?

In questo articolo non prendiamo in considerazione tutta la Supply Chain, ma solo la parte iniziale, cioè la previsione della domanda sulla base della quale si organizza la gestione delle scorte. Lasciamo la capacità produttiva e la pianificazione e schedulazione delle attività ad un altro articolo (intanto potete dare un’occhiata qui).

La gestione delle scorte di magazzino

In base al tipo di azienda e dei prodotti che vende, le scorte sono relative a prodotti finiti, semilavorati e materie prime di lavorazione, ma in tutti i casi esistono gli stessi problemi di ottimizzazione. Come abbiamo visto, sotto la spinta della direzione (controllo dei costi) e dei clienti (disponibilità immediata o quasi dei prodotti) il gestore delle scorte di magazzino si trova sotto pressione per non avere sia rotture di stock, che overstock.

Spesso in molte aziende l’overstock riguarda prodotti a bassa rotazione, (che sono mediamente il 50% del valore di magazzino) con scarsa movimentazione e/o con facilità di obsolescenza.

Nonostante una continua attenzione del responsabile del magazzino e delle operations che lavorano sugli ordini fornitori, sulle scorte minime e sui lotti di riordino su basi previsionali, senza un software di Demand Planning che aiuti la previsione della domanda diventa veramente difficile ottimizzare le scorte, soprattutto in aziende con migliaia di SKU da gestire.

Come lavora un software di Demand Planning

Innanzitutto diciamo che un programma di questo tipo è veramente efficace per aziende che producono o vendono da stock e per aziende che producono e vendono in processo ripetitivo, che hanno cioè prodotti con serialità (parti di ricambio, piccoli elettrodomestici, food,etc…). Un prodotto di DP è molto meno performante ed efficiente per aziende che producono sempre nuovi prodotti che difficilmente possono essere accostati a prodotti simili fuori produzione (ad esempio nel settore fashion) a meno di verticalizzazioni specifiche (in alcuni ambiti sono addirittura preferiti prodotti di Production Planning).

Il programma inizia a recuperare i dati di vendita del periodo precedente (serie storiche di solito da 18 a 36 mesi) e propone in automatico un’ipotesi di vendita nel prossimo futuro. Le ipotesi saranno chiaramente più affidabili per periodi vicini alla data di simulazione, ma per prodotti particolari (automotive e spare parts) sono affidabili anche per per medi periodi.

Con molti sistemi la previsione può anche essere graficizzata per facilitarne la visione per gruppo o singolo SKU (vedi grafico 1). Molti prodotti software gestiscono in automatico stagionalità, step change, rotazione, deviazioni erratiche garantendo una previsione efficace.

Grafico 1

Variazioni da parte degli operatori

Ci sono però situazioni per cui le serie storiche non sono sufficienti: in questi casi interviene, per singolo SKU o per gruppo o categoria, un operatore che inserisce nuovi eventi e/o modifica la previsione fornita in automatico. Ad esempio, per le introduzioni e le progressive dismissioni di prodotti, nuovi mercati, canali e scenari di clienti, per promozioni o eventi a qualsiasi livello, per aumenti e diminuzioni sia a %, che in valore assoluto.

Le Note dei distributori e/o del responsabile vendite vengono registrate. Di solito, anche in aziende medio grandi, il lavoro per questi interventi è limitato a uno/due giorni al mese di un operatore e se richiesto, possono partecipare alle variazioni anche direttamente i responsabili di area o i venditori.

In questo modo viene effettuata una previsione della domanda sicura e il forecast viene così trasferito a un modulo di Inventory Planning che evidenzia, tra l’altro, la gestione delle scorte di magazzino giorno per giorno (grafico 2).

Grafico Modulo Inventory

Esempio di grafico di un modulo di Inventory Planning per la gestione delle scorte giornaliera

I valori temporali di scorta per singolo SKU

Siamo convinti che non tutti i prodotti richiedano gli stessi livelli di inventario, per cui un programma di Inventory Planning permette per ogni SKU di classificare la scorta temporalmente, di valutare e calcolare la quantità/frequenza ottimale dell’ordine definendo ogni mese (o ogni periodo a scelta) il lotto economico e il punto di riordino tenendo presente anche i vari lead-time da parte dei fornitori. 

Alcuni programmi prevedono anche delle tecniche “What if” sulle giacenze, ad esempio:

  • Quanto inventario serve per raggiungere un miglioramento dell’1% nel livello di servizio?

  • Quanto costerebbe?

  • Quanto mi farebbe risparmiare un miglioramento del 10% nell’accuratezza delle previsioni?

  • Quante scorte posso eliminare se il lead-time si riduce di 5 giorni?

Qualche programma di Previsione delle Domanda è integrato con l’ERP aziendale, ma è estremamente importante che, una volta fatte tutte le simulazioni, i dati congelati del prossimo futuro (settimana, mese, trimestre, ecc…) vengano inviati all’ERP aziendale sia per quanto riguarda le previsioni di vendita che le scorte di magazzino, comprensivi di giacenza giorno per giorno, punto di riordino e lotto economico ricalcolati.

Chi ci legge capisce a questo punto che programmi di questo genere danno la possibilità di evadere positivamente le richieste da parte della direzione e del mercato, esigenza che abbiamo visto all’inizio di questo articolo.

Da consulenti quali siamo, abbiamo visto molti dei nostri clienti ridurre in modo significativo il valore di magazzino (in qualche caso facendo promozioni su prodotti in obsolescenza), migliorando anche il livello di servizio.

Ai prossimi articoli per qualche case history…

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