Banche e riduzione dei costi: avete già aderito alla fatturazione elettronica?

Se operate con scuole, comuni, regioni, … starete anche voi utilizzando ormai da 2 anni la fatturazione elettronica alla PA.

Questo tipo di fatturazione vi permette un risparmio in termini di costi – perché elimina la carta, le spedizioni e il costo di archiviazione – e di tempo – perché abbatte sensibilmente i tempi di registrazione dei dati, di invio dei documenti e delle comunicazioni e permette di recepire immediatamente eventuali criticità nelle riconciliazioni.

In questo senso, vi sarete organizzate per poter emettere la fattura all’ente pubblico secondo lo standard previsto dalla legge, ma vi sarete anche attivate per erogare il servizio ai vostri clienti, accompagnandolo alla proposta di conservazione sostitutiva, anch’essa obbligatoria per legge per le fatture PA. Almeno così hanno fatto i nostri clienti!

Il passo successivo ora, grazie anche all’UE che spinge per un mercato unico e digitalizzato, è l’imposizione della fatturazione elettronica tra privati.

In Italia c’è un ulteriore passo intermedio, che è quello della possibilità, da parte dei soggetti passivi, di optare per la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le fatture, emesse e ricevute, e delle relative variazioni.

L’opzione può essere esercitata entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello di trasmissione, per il 2017 le aziende hanno tempo fino al 31 marzo 2017.

Le imprese invece che decidono di adottare la fatturazione elettronica tra privati, hanno la possibilità di inviare al cliente e ricevere le fatture dal fornitore attraverso il Sistema di Interscambio. Questo è chiaramente possibile se anche la controparte (cliente/fornitore) ha attivato il servizio elettronico.

La legge (Provvedimento n. 182070 del 28 ottobre 2016 in attuazione dell’articolo 1 comma 3 del Dlgs 127/2015) al momento non impone quindi la fatturazione elettronica alle imprese, ma la rende disponibile e la favorisce con l’introduzione di importanti agevolazioni (es. esonero dall’invio dello Spesometro, maggior velocità nei rimborsi IVA, controlli fiscali semplificati, …)

Oltre agli incentivi dello Stato, infatti, la gestione elettronica delle fatture, purché tutto il processo sia digitale, permetterebbe:

  • L’eliminazione degli errori di battitura e maggiore controllo

  • L’eliminazione delle attività di stampa, imbustamento e spedizione

  • Il miglioramento delle attività di back-office legate all’invoice management (ricerca, consultazione, contenzioso, …);

  • L’eliminazione degli archivi fisici

  • Abbattimento dei costi

Facilitazioni che permetterebbero anche alle banche di semplificare notevolmente le operazioni burocratiche, abbattendo ulteriormente i costi.

Risparmio_Fatturazione

Risparmio stimato a fattura

Questo risparmio è però garantito qualora tutti i processi siano digitali: generazione, emissione, ricezione, gestione e conservazione delle fatture in formato elettronico elaborabile dai sistemi informativi. Quello che dovrebbero fare le aziende per creare e diffondere una vera cultura digitale, e quindi per ottenere concreti benefici economici, sarebbe dotarsi di sistemi informativi che gestiscano automaticamente fatture in formato elettronico in entrata e in uscita, trasmettendole sempre in maniera automatica sia al cliente che al Sistema di Interscambio, comprendendo tutti i processi intermedi come per esempio i workflow autorizzativi e le riconciliazioni con i dati già presenti nel sistema.

Solo attraverso un’adesione massiva ai nuovi modelli digitali e solo integrando tutti i processi in maniera digitale, sarà possibile raggiungere il massimo grado di efficienza e quindi godere di reali benefici.

Axioma già da molti anni promuove la digitalizzazione dei documenti attraverso un potente sistema gestionale e documentale che, arricchitosi nel corso degli anni di nuove funzionalità, è in grado oggi di gestire tutto il flusso citato al paragrafo precedente.

La soluzione di Axioma comprende un software gestionale in grado di gestire tutte le spese della banca ed il ciclo attivo, producendo già in formato elettronico e XML i documenti che verranno poi inviati nei sistemi di interscambio. Gli stessi documenti vengono inoltre archiviati nella procedura da cui hanno origine (ad esempio il gestionale) e nel sistema certificato a norma di legge per la Conservazione sostitutiva.

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