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5 settimane di Smart Working. Un primo bilancio

Oggi, 26 marzo, siamo quasi a 5 settimane complete dallo scoppio di questa emergenza. Molte aziende hanno preso la strada dello Smart Working da subito, altri più gradualmente dopo una o due settimane. Sta di fatto che ormai è passato un po’ di tempo anche dagli ultimi che si sono convinti e quindi si possono già guardare i primi dati e rispondere alle prime domande.

Cominciamo dai numeri. Secondo il Corriere della Sera, i numeri dello Smart Working sono aumentati vertiginosamente.

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Fonte: corriere.it

Niente di sorprendente in effetti. C’è però da riflettere sul fatto che qualcosa di così efficace come lo Smart Working, già disponibile da diversi anni, sia stato scoperto solo in stato di emergenza. Ma prima di trarre conclusioni, abbiamo fatto qualche domanda ai nostri colleghi e ai nostri clienti che hanno scelto il telelavoro per cercare di capire, nel concreto, cosa significa lavorare da casa.

I: Domanda poco scientifica: lavori più o meno di prima?

Tutti, all’unanimità, hanno risposto “Di più!”. Le motivazioni sono diverse: si passa dalla mancanza di pause e distrazioni, alla maggiore facilità di isolarsi e quindi di concentrarsi su quello che si sta facendo. L’azzeramento del tempo necessario per recarsi al lavoro e per tornare elimina il rischio di ritardi e gli orari stessi diventano più fluidi, quindi spesso non ci si rende conto di che si sono superate abbondantemente le 8 ore.

I: Come procede la comunicazione coi colleghi?

Le risposte in questo caso sono state diverse. Chi utilizza solo mail e telefono, spesso si trova in difficoltà: è più difficile infatti mettersi in contatto con le persone, perché i cellulari diventano una sorta di centralino continuo, di non sempre facile gestione. Chi invece ha associato strumenti di videoconferenza ha trovato un nuovo modo di lavorare, che da un lato costringe a una maggiore pianificazione, dall’altro però concentra tutte le domande e le interazioni nel momento della riunione, così che poi le fasi operative si svolgano senza interruzioni.

I: L’accesso alle informazioni è facile?

Anche per questa domanda le risposte sono state diverse. In Axioma ad esempio, abbiamo tutti accesso al nostro CRM, che da sempre è disponibile via web ed è quindi il repository di tutte le informazioni relative ai clienti e in generale alle vendite. Se ad esempio il nostro direttore commerciale ha bisogno di qualche dato sulle vendite negli ultimi mesi del 2019, potrà avere con pochi clic le sue risposte.
Chi invece non ha accesso a un CRM completamente via web, lamenta il fatto di dipendere ancora una volta da telefono e mail per richieste e scambi continui di messaggi e documenti, alla ricerca del collega che per miracolo ha salvato l’informazione sul suo desktop o nella sua testa.

I: E coi documenti?

La discriminante ancora una volta è la tecnologia scelta. Il sistema documentale di Axioma consente a tutti noi di accedere a tutti i documenti aziendali e salvarli, classificarli e conservarli in totale sicurezza. Purtroppo non è la stessa cosa per chi non può contare su uno strumento simile e si trova quindi a doversi basare solo sulla mail per la condivisione e sul proprio pc per l’archiviazione. Anche il processo di approvazione è complicato senza un motore di workflow, che permetterebbe invece di rendere definitivo un documento senza la creazione di mille versioni sovrapposte e confuse che girano ancora una volta su posta elettronica.

I: E se qualche documento era rimasto fuori dal documentale ma salvato sul desktop di un pc rimasto in ufficio?

Per alcuni rimane inaccessibile, per altri è un problema superabile. Grazie alle tecnologie proposte dal nostro IT infrastructure manager infatti è possibile accedere direttamente alle cartelle di rete in totale sicurezza, creando una vera e propria postazione virtuale.

I: La tecnologia quindi può risolvere ogni cosa?

La maggior parte, ma altre si possono risolvere solo così:

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