Scegliere il software adatto

2 elementi necessari per scegliere il software adatto alle tue esigenze

In questo articolo affronteremo il tema dell’adozione di un software e, nello specifico, della valutazione di due elementi molto importanti per scegliere il software adatto alle tue esigenze: l’analisi e la demo.

Digitalizzazione dei processi, automazione della forza vendita, digital disruption, gestione paperless, … tutti concetti molto attuali, considerati talvolta degli imperativi aziendali e che sottintendono l’adozione di strumenti tecnologici avanzati. Ma come scegliere la miglior soluzione? In un precedente articolo abbiamo detto che non esiste il miglior software in assoluto, ma il miglior software ADATTO A TE. E allora come deve essere affrontata tale valutazione?

Scegliere il software adatto alla tua azienda: l’analisi

Sembrerà una banalità, ma per capire se quel programma è in grado di soddisfare le richieste aziendali, sia applicative che tecnologiche, è necessario condurre un’analisi.

In questa fase l’azienda dovrebbe descrivere i processi fino a quel momento in essere e raccogliere l’elenco delle esigenze espresse dai reparti coinvolti dal futuro processo di automazione. Si tratta di una fase molto delicata, in cui è fondamentale sviscerare tutti gli elementi e le pratiche inerenti, eccezioni al flusso comprese. L’azienda deve cioè essere in grado di sapere in che situazione si trova e quali obiettivi vuole raggiungere.

Si parte con il coinvolgimento della direzione e dei futuri utilizzatori del software, oltre che del reparto IT: la direzione in qualità di decision maker e probabilmente – ci si augura – promotrice dell’innovazione e della digitalizzazione di quell’area aziendale; gli utilizzatori del software o key user perché conoscono il processo nel profondo e potranno contribuire a individuare le funzionalità imprescindibili oltre a valutarne l’interfaccia; infine l’IT, fondamentale per le scelte in merito alle modalità di installazione, distribuzione, accesso e sicurezza della nuova soluzione software.

Insieme, si ripercorrono tutti gli step delle attività svolte quotidianamente indicando i punti critici del relativo espletamento manuale e se vengono utilizzati strumenti informatici di supporto.

L’errore che l’impresa commette solitamente consiste nel descrivere le funzioni del programma piuttosto che il processo applicativo desiderato. Facciamo un semplice esempio: non dovrò dire che cerco un programma online, bensì un software che potrà essere utilizzato dai miei agenti, spesso fuori ufficio e con accesso al solo tablet o smartphone. Cosa che significa ben più di un semplice “software online”!

Le funzioni lasciamole a carico del fornitore che contatteremo, l’importante è che la soluzione proposta risponda esattamente ai nostri bisogni.

La stessa cosa vale per l’aspetto tecnologico: se in azienda non dispongo di risorse in grado di lavorare su uno specifico database o tecnologia oppure non ho i mezzi e la capacità economica di dotarmi di un’infrastruttura tale da accogliere un software di un certo tipo , lo farò presente nell’analisi in modo tale che sia il fornitore a propormi la soluzione più idonea. Se il prodotto è standard e quindi non si può intervenire sulla tecnologia usata per svilupparlo,  ad esempio, mi proporrà un’adozione in cloud per sollevarmi da qualsiasi incombenza, a patto di avere una connessione Internet adeguata.

Una volta terminata la vostra parte, spetta all’azienda informatica completare il vostro documento in base alla sua esperienza e agli approfondimenti che condurrà con voi.

E un buon approfondimento non può prescindere da una demo. Il consiglio che vi diamo è quello di affrontare una demo, dopo aver analizzato la vostra realtà o rischiereste di essere troppo influenzati da ciò che avete visto e quindi legarvi alle funzioni interessanti che vi hanno presentato – che potrebbero essere un plus ma non un must – piuttosto che sulle vostre reali esigenze.

 

Scegliere il software adatto alla tua azienda: la demo

Cosa vuol dire demo? In base alla nostra esperienza, il termine ha assunto diversi significati che hanno un un minimo comun denominatore: la dimostrazione pratica del funzionamento del software. Come poi viene effettuata questa dimostrazione, dipende dal fornitore.

Noi di Axioma amiamo presentare il software vis à vis al possibile cliente e quindi ripercorrere con lui i moduli e le funzioni simulando casi reali. Vien da sé che per l’incontro ci impegniamo nel creare un ambiente dove il cliente possa riconoscere la propria operatività. Crediamo che questa modalità sia utile per il cliente che viene guidato nella visione di un nuovo programma e che può trovare risposte immediate ai suoi dubbi, ma anche per noi che riusciamo a interpretare meglio le sue esigenze grazie alla relazione diretta e individuare subito i punti critici che richiedono un maggior approfondimento.

C’è invece chi fornisce demo online, chiamate anche trial, senza contatto diretto con il cliente che, previa registrazione, scarica una prova gratuita per un periodo limitato. Durante questo periodo ha la possibilità di “giocare” con le diverse funzioni e valutare autonomamente se risponde ai bisogni aziendali. Alcuni fornitori forniscono comunque supporto durante il periodo di demo.

La presentazione del software vi permette di immedesimarvi nell’utilizzo quotidiano che potreste farne, immaginando la futura automazione del vostro lavoro.

 

Per concludere non servono grossi ragionamenti: non acquistate un software senza aver condotto un’analisi sulle esigenze e, soprattutto, senza averlo visto all’opera!

 

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