Archivio per mese: Luglio, 2020

Riprendiamo il nostro viaggio attraverso la Digital Transformation e le possibilità di miglioramento che ne scaturiscono per le imprese che decidono di intraprendere questo percorso.

Abbiamo già stabilito che anche il nome Digital Transformation non è casuale. La chiave sta proprio nel fatto che non si deve trattare in nessun caso di una rivoluzione o comunque di un cambiamento drastico e improvviso. Al contrario, affinché sortisca i suoi frutti, è necessario che sia un processo graduale, che non crei “traumi” nel tessuto aziendale e che lasci il tempo alle persone di abituarsi per trarne il maggior profitto possibile.

Non solo vendita, ma anche post-vendita

Il processo di vendita è tra quelli che più sono oggetto di questa onda trasformativa. L’errore che spesso si fa però è di limitare il processo commerciale alla vendita vera e propria e al massimo estendendolo alla ricerca di nuove opportunità, i cosiddetti lead. Ma il processo commerciale va molto oltre e soprattutto non finisce con la vendita stessa.

Anzi, sia che l’azienda si occupi di produzione o di erogazione dei servizi, sia che si tratti di un B2B o di un B2C, la sua reputazione si gioca tutta nella fase che segue la vendita, cioè quella in cui si eroga l’assistenza ai clienti e si comunica con loro sia per risolvere problemi ma anche per manutenzione e assistenza.

La velocità e la cortesia con la quale si risponde a una richiesta del cliente diventano il punto principale con il quale si viene giudicati e da cui parte poi il passaparola tra clienti, che grazie ai mezzi di comunicazione odierni (social, siti di recensione, …) si è enormemente amplificato: ecco un altro effetto della Digital Transformation.

Come si può quindi essere sicuri di fare un buon lavoro in questo campo?

Il problema non sussiste se si ha a che fare con numeri esigui di contatti post-vendita. Ma nel momento in cui questi aumentano è importante organizzarsi affinché nessuno di questi venga perso per strada.

La Digital Transformation nella raccolta delle segnalazioni

Concentriamoci ad esempio sulla raccolta. Ogni impresa può essere organizzata in modo diverso. Sia che affronti problemi di consegna o guasti, sia che debba risolvere questioni legate ai servizi erogati, in ogni caso deve aprire un canale attraverso il quale il cliente può comunicare. Questo può avvenire tramite e-mail, telefonate, aree riservate del sito, addirittura social network… ma molto spesso il cliente chiama direttamente il suo contatto all’interno dell’azienda e con una telefonata informale espone il suo disagio.

Insomma, le possibilità sono tante, ma ciò che importa è una cosa sola: che tutte le richieste vengano poi centralizzate in un solo luogo. Ed è qui che si parla di Digital Transformation. Una soluzione informatica adatta infatti consente di inserire in un sistema unico tutte le richieste, indipendentemente dal canale da cui arrivano, e averle quindi in un sistema unico e condiviso che consenta di gestirle in modo univoco e organizzato.

Il passo successivo: l’assegnazione

La questione “chi fa cosa” è uno degli stalli che più rischiano di rallentare un qualsiasi processo aziendale. E anche quando è ben definito, spesso la persona scelta non riceve l’incarico in tempo. Quando si parla di post-vendita, la posta in gioco è, come abbiamo detto, la reputazione dell’azienda stessa e va da sé quanto sia importante non perdersi neanche una segnalazione.

Se ci si affida a una soluzione digitale, l’assegnazione avviene in modo automatico. Una volta stabiliti i ruoli all’interno dell’azienda, ogni ticket viene automaticamente assegnato a chi se ne dovrà occupare tramite un sistema di notifiche.

Ma se per un caso specifico la persona più adatta a risolvere il problema non è quella assegnataria? O se è il cliente stesso a richiedere una persona specifica? O al contrario, l’organizzazione aziendale non prevede un’assegnazione prestabilita di quel ruolo? La Digital Transformation non deve irrigidire i processi, ma al contrario renderli più fluidi e semplici. L’assegnazione quindi dovrebbe avvenire in modo automatico, ma devo consentire anche l’intervento manuale in caso di eccezioni alle regole.

Clienti impazienti? Risposte immediate!

Tutti, da clienti, abbiamo sperimentato la frustrazione di non sapere niente del nostro prodotto che ancora non è arrivato o del nostro servizio non erogato. Tutti in questi casi abbiamo cercato di comunicare con l’azienda e in cambio abbiamo ricevuto informazioni vaghe e imprecise, che ci hanno lasciato la sensazione che la nostra richiesta si fosse persa nei meandri di qualche schedario tentacolare.

Da fornitori invece sappiamo bene che spesso la richiesta non è stata persa, ma semplicemente non si è in grado di dare una risposta perché non si sa a che punto è lo stato della sua evasione!

Eppure basterebbe così poco per dare risposte tranquillizzanti al cliente. Una gestione digitale della situazione consentirebbe di avere sempre chiara la situazione, così da poter rassicurare il cliente e farlo sentire veramente al centro.

Questo genere di informazioni serve anche all’azienda stessa, che potrebbe in questo modo essere in grado di effettuare analisi e statistiche sul tasso di evasione e sui tempi necessari per chiudere ogni segnalazione e migliorare le eventuali criticità.

Far tesoro della propria esperienza, ovvero sfruttare il know-how aziendale

Ma c’è un modo in cui la Digital Transformation può agire direttamente sulla velocità di risposta al cliente?

In effetti c’è e parte da una semplice considerazione pratica: i problemi dei clienti non sono quasi mai completamente diversi gli uni dagli altri. D’altra parte come potrebbero esserlo, visto che i prodotti e i servizi venduti sono gli stessi? Ovvio, ogni cliente ha la sua situazione peculiare che va trattata di conseguenza, ma sarebbe molto più comodo non partire ogni volta da zero nella risoluzione di un problema.

La possibilità quindi di accedere a un archivio digitale facile da consultare, ordinato e ricco di informazioni, consentirebbe a chi deve risolvere un problema di risparmiare del tempo. Potrebbe infatti attingere al suo lavoro precedente, o a quello di qualche collega, partendo dai punti di contatto con il caso che sta seguendo. In questo modo riuscirebbe a non cominciare da zero e potrebbe accelerare notevolmente i tempi di risposta.

Soluzioni di Digital Transformation

Tutto questo è possibile se le informazioni e i dati venissero condivisi nell’impresa e le soluzioni tecnologiche scelte fossero davvero in grado di automatizzare i processi di cui abbiamo parlato.

Se vuoi puoi dare un’occhiata alla nostra proposta per la gestione dei ticket e del post-vendita.