Il futuro delle vendite? Innovazione e digitalizzazione

Secondo uno studio di Forrester Research (2019) il 77% dei consumatori afferma che i fattori principali per la scelta di un brand sono un’esperienza personalizzata e un’assistenza clienti efficace.

Questi sono i due fattori chiave per aumentare le vendite. Senza di essi, un’azienda non riuscirebbe né ad acquisire nuovi clienti, né ad assicurarsi vendite future e fidelizzare i clienti esistenti.

Tuttavia, il contesto attuale mette le imprese davanti a numerose sfide per raggiungerli. Il business corre a ritmi sempre più veloci, la concorrenza diventa sempre più spietata e come se non bastasse ci siamo trovati da un giorno all’altro ad affrontare un’emergenza sanitaria che ha destabilizzato imprese e consumatori.

Per far fronte a tutto questo, oggi più che mai, dobbiamo cogliere l’opportunità della digitalizzazione.

Anche nel nuovo Decreto Rilancio del Governo (che abbiamo approfondito nell’articolo precedente) le misure a supporto dell’innovazione tecnologica non mancano. Questo ci fa capire quanto la tecnologia, oggi, sia diventata un elemento imprescindibile da includere nelle strategie di business delle imprese.

È evidente che la Digital Transformation è un’esigenza percepita da un numero sempre più alto di aziende, ma l’entità di quelle che la mettono in pratica non è altrettanto elevata.

Secondo noi, riuscire a individuarne i vantaggi concreti può essere uno spunto interessante per convincersi.

Ecco perché abbiamo pensato di sviluppare degli approfondimenti a riguardo e il primo lo dedichiamo proprio alla digitalizzazione del processo di vendita.

Digitalizzare le operazioni di vendita può renderle più semplici e veloci? Utilizzare strumenti di configurazione guidata può essere un vantaggio competitivo per la ripresa delle aziende?

Axioma ha scritto un’articolo per BitMat, rivista online dedicata agli specialisti dell’lCT, dove rispondiamo a queste domande e approfondiamo questa tematica.

Giuseppe Conte decreto

Decreto Rilancio: ecco le principali misure per le imprese

La Fase 2 è arrivata e sono stati stanziati nuovi fondi per sostenere le imprese nella loro ripresa. Oltre ad affrontare le evidenti difficoltà dovute all’arresto dell’economia, c’è anche la difficoltà di garantire il distanziamento e le misure di protezione per i lavoratori, sia per la loro sicurezza, sia per evitare di tornare a nuovi picchi di contagio che richiederebbero ulteriori misure di lockdown.

Il decreto mira ad aumentare le risorse stanziate nel precedente provvedimento e a risolvere quei problemi nell’erogazione dei fondi che si sono riscontrati fino a qui.
Per prima cosa si parla di uno stanziamento di aiuti a fondo perduto alle imprese, di entità proporzionale ai danni subiti e alla dimensione dell’impresa stessa.

aiuti a fondo perduto

Da Il post

Anche le imprese più grandi riceveranno un sostegno alla ricapitalizzazione in termini di vere e proprie iniezioni di capitale.

ricapitalizzazione grandi imprese

Da Il Post

Dal punto di vista fiscale inoltre sono stati presi provvedimenti che serviranno a rimandare alcune scadenze e dare un po’ di respiro sia ai singoli, sia alle imprese.

fisco-rilancio

Da PMI.it

Non mancano inoltre le misure a supporto dell’innovazione tecnologica, più che mai necessarie in momento in cui la tecnologia ha reso possibile la continuazione della vita lavorativa di tante persone.

fondo innovazione tecnologica

Da Innovation Post

Continuano i sostegni e le tutele ai lavoratori dipendenti, con misure specifiche sulla cassa integrazione, cercando di sbloccarne il pagamento, e sul divieto di licenziamento, che rimane in vigore per altri tre mesi.

fondo cassa integrazione

Da Il Post

La chiusura della scuola è uno dei tasti dolenti nella gestione di questa emergenza, poiché molti genitori si trovano nella difficile situazione di non sapere come gestire i figli con il rientro al lavoro. Il decreto ha previsto a questo scopo ulteriori misure, sia con l’estensione del congedo parentale, sia con un’ulteriore erogazione del bonus baby sitter.

Da PMI.it

bonus baby sitter

Da Innovation Post

Lo Smart Working continua a essere incentivato, proprio perché, come dicevamo all’inizio, consente di continuare la propria attività produttiva senza rischiare di far aumentare di nuovo i contagi.

Secondo Innovation Post, “chi ha almeno un figlio minore di 14 anni avrà diritto a svolgere la prestazione di lavoro in smart working anche in assenza degli accordi individuali fino alla cessazione dello stato di emergenza, a condizione che entrambi i genitori lavorino e che nel nucleo familiare non vi sia “un genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito in caso di sospensione o cessazione dell’attività lavorativa”. Il lavoro agile dovrà essere “compatibile con le caratteristiche della prestazione”. Per i datori di lavoro del settore privato è previsto l’obbligo di comunicare al Ministero del Lavoro i nominativi dei lavoratori e la data di cessazione della prestazione di lavoro in modalità smart working.”

Axioma è stata in prima linea nell’attuazione dello Smart Working totale per i suoi dipendenti ed è disponibile a dare consulenza a chi lo voglia implementare in sicurezza nella sua azienda.

In alcuni settori però le imprese che invece non hanno la possibilità di consentire ai propri lavoratori di lavorare da casa, si prospettano nuovi costi per la sanificazione degli ambienti. Per fortuna però è previsto un bonus anche per questo aspetto.

Da Il Sole 24Ore: “La procedura implica nuovi costi da mettere a budget, per cui il Governo ha previsto un bonus fiscale – un credito d’imposta incrementato al 60% dal Dl Rilancio-, ma le imprese possono anche affidare la sanificazione a personale interno e i titolari di attività possono eseguirla in prima persona. Perché, di fatto, non esiste una certificazione “univoca” della validità del trattamento. L’unica indicazione, contenuta già nella circolare del ministero della Salute 5443 del 22 febbraio 2020, è quella dei prodotti da usare: varechina allo 0,1% o etanolo al 70 per cento.”

Infine, oltre agli sconti fiscali precedentemente citati, c’è anche un provvedimento dedicato al rilancio del turismo, con un fondo dedicato specificatamente alle famiglie in difficoltà che desiderano comunque andare in vacanza quest’estate.

Da PMI.it: “voucher da 150 a 500 euro in base all’ISEE e alla composizione del nucleo famigliare, in parte utilizzabili come sconto per alberghi e strutture ricettive in parte come credito d’imposta.”

Smart Working: sicurezza e continuità operativa per svolgerlo al meglio

Dopo un mese e mezzo di lockdown, settimana scorsa grazie all’avvio della Fase 2, molte imprese hanno potuto riaprire e ricominciare la propria attività.

Ciò nonostante, tutte quelle attività che non richiedono la presenza fisica in azienda, potranno continuare a lavorare in Smart Working.

Insomma, ormai siamo tutti convinti che si tratti di una soluzione dai numerosi vantaggi, da prendere in considerazione anche in futuro, una volta che l’emergenza sarà finita.

Secondo Gartner, entro il 2030, le richieste di lavoro agile aumenteranno del 30%. Oggi, il 64% dei dipendenti afferma di poter svolgere tranquillamente la propria attività lavorativa a distanza e il 71% delle organizzazioni ha già regolarizzato il lavoro da remoto.

Ma se la domanda da parte dei lavoratori di poter lavorare in Smart Working aumenta, aumentano anche le difficoltà e le sfide che professionisti IT devono affrontare per renderlo sicuro e pienamente operativo.

Il contesto attuale

Una cosa è certa: questa pandemia ha cambiato le carte in tavola. Nessuno poteva immaginare di dover sostenere tali ripercussioni economiche e sociali, ma pare che dovremo conviverci per un po’. Quindi, dobbiamo essere in grado di adeguarci a questa condizione, soprattutto in ambito lavorativo.

E, purtroppo, le criticità non mancano. La problematica principale riguarda l’inadeguatezza infrastrutturale e tecnologica delle imprese italiane, in aggiunta a una scarsa cultura del lavoro agile, che ne complica l’implementazione ed espone le aziende ai rischi di sicurezza.

Se poi si cade nel grande errore di pensare che tra un mese tutto tornerà come prima, gli effetti potrebbero essere ancora più disastrosi.

Per essere efficienti, le aziende devono -e dovranno- non solo attrezzarsi dal punto di vista tecnologico, ma anche dal punto di vista organizzativo. Ed è necessario organizzare una strategia digitale a medio-lungo termine.

Questi sono gli elementi che possono davvero garantire uno Smart Working in sicurezza e in continuità.

Il ruolo dell’area IT

Questa condizione di emergenza ha fatto sì che aziende e lavoratori abbiano dovuto “correre ai ripari” nel più breve tempo possibile, senza aver avuto la possibilità di organizzare questo passaggio in modo strutturato e sicuro.

Per non parlare poi di quelle piccole aziende dove il ruolo dell’area IT è pressoché inesistente e dirigenti e i responsabili hanno dovuto improvvisarsi esperti informatici per preservare la continuità operativa dell’azienda.

Axioma, oltre a sviluppare software, offre anche servizi IT per garantire business continuity e sicurezza delle applicazioni e dei dati. Il nostro quindi è stato un punto di vista privilegiato in questa occasione, perché abbiamo potuto toccare con mano e aiutare a superare le difficoltà e le complicazioni dei clienti nate in seguito un’attivazione messa in piedi “in fretta e furia”.

In molti erano convinti che bastasse attivare una VPN e aggiornare l’antivirus nel pc personale per lavorare bene in Smart Working. Ma presto si sono resi conto che adeguare l’infrastruttura attraverso il supporto di professionisti IT è fondamentale.

Le problematiche più comuni

Abbiamo detto che l’emergenza da Covid-19 ha colto tutti alla sprovvista.

Ma per le aziende cosa ha significato?

Ad esempio, è stato necessario organizzare e attivare in pochi giorni tantissime postazioni di lavoro da remoto, controllare che tutti i dispositivi in uso dai dipendenti fossero aggiornati e implementare applicazioni di sicurezza standard come i gateway VPN e software anti-malware.

Operazioni che di norma richiedono tempo e attenzione, sono state eseguite nel minor tempo possibile per limitare i danni causati dall’inattività dell’azienda. E molto spesso, la fretta porta con sé dei rischi.

Inoltre, gli interventi urgenti per l’attivazione di postazioni da remoto, molto spesso si scontrano con risorse informatiche obsolete e non aggiornate.

Gli attacchi informatici ai tempi del Covid-19

Se grazie al lavoro agile da una parte si vanno a eliminare problemi, dall’altra se ne generano di nuovi a cui spesso non si dà abbastanza importanza e attenzione. Come ad esempio il discorso legato alla sicurezza. Cerchiamo quindi di approfondire.

Qual è l’elemento imprescindibile per lavorare da casa? La connessione internet.

Il web è tanto utile, quanto insidioso e poco sicuro. Tutti i dati – aziendali e non – che vengono “messi in rete” possono essere rubati, spiati, letti e sfruttati da malintenzionati.

Il 71% dei professionisti che dichiara di aver notato un aumento di minacce e attacchi reali da quando è iniziata la pandemia. Inoltre, il 55% degli intervistati ha visto crescere il phishing, anche quello direttamente legato al coronavirus e un aumento anche dei malware. [Dimensional Research, 2020]

Inoltre, vengono utilizzati spesso dispositivi esterni all’azienda e quindi non gestiti direttamente dal team IT che ne garantisce la messa in sicurezza attraverso aggiornamenti, patch e protocolli. La distanza fisica, poi, impedisce di intervenire fisicamente sul pc come in azienda e l’assistenza telefonica o da remoto rende la risoluzione dei problemi più macchinosa e non sempre efficace.

Smart Working in sicurezza

È vero. Come abbiamo già detto, la Virtual Private Network (VPN) permette di creare una rete sicura e resiliente e gli antivirus proteggono da attacchi informatici esterni, ma questi due strumenti da soli non bastano. Occorre un approccio più olistico e un’analisi accurata dei processi coinvolti per poterne usufruire anche in futuro.

Ma allora come si può garantire una transizione dal lavoro in ufficio a uno Smart Working sicuro e performante?

Facendo sì che le persone vengano adeguatamente formate e preparate e che tutti i processi siano integrati con strumenti di collaboration, di comunicazione VoIP, di web conference, nonché di accesso alle applicazioni aziendali.

Se vogliamo rendere lo Smart Working una prospettiva valida e consolidata per il futuro, dobbiamo sviluppare una strategia digitale in grado di assicurare continuità operativa, sicurezza e maggior collaborazione e produttività.

Insomma, gli strumenti non mancano, ma vanno implementati con la giusta metodologia.

Gestione elettronica documenti

La gestione documentale in Smart Working

Questa settimana è cominciata finalmente la fatidica fase 2, che prevede il rientro al lavoro di tante categorie, soprattutto quelle per cui il lavoro da remoto non era una possibilità applicabile. Parliamo quindi del settore manifatturiero e di quello dell’edilizia, che potranno tornare alla propria attività pur rispettando le regole del distanziamento sociale.

Tutti quei settori che invece non richiedono una presenza fisica in azienda, ma anche quelle funzioni che si svolgono interamente in ufficio, possono invece continuare in modalità Smart Working. Questa accortezza consentirà di limitare il contagio senza fermare l’attività economica.

Come poi abbiamo già provato a dire negli articoli precedenti, lo Smart Working è una soluzione che può essere valutata al di là dell’emergenza Coronavirus, proprio perché è ricca di vantaggi e risvolti positivi proprio per il lavoro stesso. Migliore qualità della vita, maggiore responsabilizzazione delle persone, minori costi ma soprattutto… maggiore produttività.

Ma quindi quali sono gli ostacoli a un’adozione dello Smart Working anche al di fuori della situazione che stiamo vivendo? In tanti “non si fidano” del fatto che sia possibile avere anche a casa tutto quello che si ha sulla scrivania in ufficio.

E noi siamo d’accordo. Perché se si basa la propria attività ancora sulla carta, questa rappresenta un grosso limite. Parliamo per esperienza personale: se la nostra vita lavorativa si fosse basata ancora su faldoni e documenti stipati in schedari, proseguire con l’attività a casa avrebbe comportato la necessità di portarli fisicamente a casa propria! E anche a volerlo fare (e sicuramente in tanti lo hanno fatto) si pone un altro problema: la condivisione.

Il problema della condivisione e della revisione

Ogni documento infatti viene archiviato in singola copia, poiché poi rimane a disposizione di tutti quelli che ci lavorano. Come è possibile gestire questa condivisione se il documento si trova a casa di una persona sola? Si parla ancora di scansioni, telefonate o magari – perché no? – fotografie via Whatsapp. Tutti strumenti poco ortodossi, poco efficienti e poco sicuri.

Le difficoltà poi non finiscono qui. Se si lavora ancora con la carta oppure si comincia a produrre e scambiarsi documenti in formato elettronico senza mai stamparli, ci si trova davanti a un problema da risolvere: la revisione del documento. I file infatti raramente sono definitivi alla loro prima emissione. Spesso richiedono il lavoro di più di una persona affinché vengano completati. Questo processo di solito avviene attraverso delle lunghe passeggiate nei corridoi dell’azienda di qualcuno che, con i fogli in mano, gira tra gli uffici degli interessati annotandosi modifiche, aggiunte, ecc… e poi stila il documento definitivo. Altra modalità è quella dello scambio via mail: c’è quindi qualcuno che invia a un gruppo di colleghi il documento da correggere. Ognuno risponde in tempi e modi diversi senza tenere conto delle risposte degli altri, lasciando al mittente iniziale l’ingrato compito di mettere insieme i pezzi.

Naturalmente una situazione come quella che stiamo vivendo amplifica il problema.

E poi l’approvazione

I documenti poi, oltre a richiedere il contributo di più persone, devono passare anche attraverso un ciclo di approvazioni, magari in vari step, che li rendono definitivi solo all’ultimo “ok” dato dal capo. Torniamo quindi alla questione già presentata: siamo sicuri che il giro di mail sia la soluzione più efficiente per questo tipo di processo? La quantità di mail che ogni persona con un ruolo di responsabilità riceve è soverchiante rispetto al suo tempo lavorativo e succede che la corsa a smaltire le mail “da leggere” distolga di fatto da attività strategiche ben più importanti. Il rischio di perdersene qualcuna ovviamente c’è, ma il vero problema è che nella casella postale si accumulano mail di tutti i tipi, dalla pubblicità alle comunicazioni amministrative, da quelle personali a quelle urgenti, senza quindi un minimo di organizzazione che consenta di risparmiare tempo e fatica.

Archiviare i documenti: un problema di spazio e sicurezza

E infine c’è il problema dell’archiviazione. Quando ognuno è a casa propria, chi tiene il documento definitivo? Dove lo si salva? Come si garantisce la sua conservazione sicura? Tutte domande che rischiano di non avere risposta, o almeno nessuna soddisfacente, poiché se si lavora da casa senza soluzioni idonee, c’è solo una strada possibile: utilizzare il proprio pc, senza un sistema di protezione adeguato.

Anche stando in ufficio comunque, l’utilizzo di armadi e schedari è ormai obsoleto e spesso non più sufficiente. Ritrovare il documento inoltre richiede anche grande abilità nell’entrare nella testa di chi lo ha riposto, poiché il metodo di archiviazione non sempre è univoco per tutti.

La soluzione, non solo in tempo di Covid 19

L’emergenza Coronavirus ci ha obbligati tutti ad affrontare bruscamente questa realtà, ma come non ci stanchiamo mai di ripetere, lo Smart Working non deve essere un male necessario, ma un’opportunità per i motivi elencati prima.

E’ giusto allora cercare le soluzioni migliori per quelle difficoltà oggettive che si vengono a creare e ancora una volta la strada della digitalizzazione e dell’informatica diventano le uniche percorribili.

Partendo dal presupposto che ormai ogni documento prende vita in modo digitale e poi viene stampato, si tratta solo di far sì che la sua esistenza continui in formato elettronico. Ciò che fa quindi un software di gestione documentale non è altro che realizzare questa condizione, aggiungendo opzioni e possibilità che migliorano la semplice gestione via mail.

Con un software di gestione documentale in Smart Working sarebbe possibile rendere disponibile a tutti gli interessati ogni documento, immediatamente e senza scambio di mail. Questo potrebbe essere quindi consultato da chiunque e in qualsiasi momento, a patto che si abbia accesso a un dispositivo connesso a Internet.

Accessi regolati e approvazione garantita

Se il software lo consente, è possibile anche regolare accessi e azioni consentite a seconda del ruolo aziendale. Eliminando la necessità di mandare il documento via mail, non sarebbe più necessario ricordarsi i nomi delle persone che ricoprono una certa funzione e verrebbe eliminato il rischio di dimenticarsi qualcuno o al contrario di aggiungere troppi destinatari.

Se è necessario che più di una persona intervenga alla stesura del documento, un software documentale avanzato consente di lavorare su più versioni successive, così da rimanere sempre tutti costantemente aggiornati sulle modifiche e non creare mille revisioni diverse e parallele.

Ci sono molti prodotti che rendono possibile la modifica condivisa di un testo, ma spesso il lavoro di integrazione con il resto dei sistemi aziendali è lungo e complicato, in altre parole costoso.

Se poi il file deve passare attraverso diversi step approvativi, un buon sistema documentale è dotato anche di un motore di workflow, cioè un flusso i cui step vengono definiti in partenza e che consente di rendere definitivo il file dopo che è stato approvato dalle varie figure aziendali stabilite. Ogni volta che è richiesta l’approvazione, l’interessato dovrebbe ricevere una notifica, il tutto in modo automatico.

L’archiviazione fatta bene

E l’archiviazione? Abbiamo detto che questo è un tasto dolente in tempi di Smart Working, forzato o meno che sia, ma spesso lo è anche in una tradizionale gestione in ufficio: gli spazi fisici per stipare i documenti non sono infiniti, ma la loro produzione invece sembra non finire mai.

Con un software idoneo si potrebbe non solo trovare loro uno spazio digitale, ma consentire una classificazione attraverso più di un criterio. In questo modo sarebbe possibile una ricerca più veloce e semplice, senza per forza dover chiedere lumi alla persona che si è occupata dell’archiviazione. In casi estremi si potrebbe ad esempio cercare un documento anche per una parola particolare che contiene. Ma altrimenti ogni file potrebbe essere ritrovato sia per criteri temporali, o per tipologia o per cliente. Insomma, la ricerca sarebbe possibile da più strade.

Se poi questo sistema documentale è integrato con il gestionale e con gli altri sistemi aziendali in uso, i vantaggi si moltiplicherebbero, perché il processo avverrebbe in automatico.

Se vuoi qui puoi avere un’idea di ciò che fa il nostro. E voi come siete organizzati in azienda?