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5 settimane di Smart Working. Un primo bilancio

Oggi, 26 marzo, siamo quasi a 5 settimane complete dallo scoppio di questa emergenza. Molte aziende hanno preso la strada dello Smart Working da subito, altri più gradualmente dopo una o due settimane. Sta di fatto che ormai è passato un po’ di tempo anche dagli ultimi che si sono convinti e quindi si possono già guardare i primi dati e rispondere alle prime domande.

Cominciamo dai numeri. Secondo il Corriere della Sera, i numeri dello Smart Working sono aumentati vertiginosamente.

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Fonte: corriere.it

Niente di sorprendente in effetti. C’è però da riflettere sul fatto che qualcosa di così efficace come lo Smart Working, già disponibile da diversi anni, sia stato scoperto solo in stato di emergenza. Ma prima di trarre conclusioni, abbiamo fatto qualche domanda ai nostri colleghi e ai nostri clienti che hanno scelto il telelavoro per cercare di capire, nel concreto, cosa significa lavorare da casa.

I: Domanda poco scientifica: lavori più o meno di prima?

Tutti, all’unanimità, hanno risposto “Di più!”. Le motivazioni sono diverse: si passa dalla mancanza di pause e distrazioni, alla maggiore facilità di isolarsi e quindi di concentrarsi su quello che si sta facendo. L’azzeramento del tempo necessario per recarsi al lavoro e per tornare elimina il rischio di ritardi e gli orari stessi diventano più fluidi, quindi spesso non ci si rende conto di che si sono superate abbondantemente le 8 ore.

I: Come procede la comunicazione coi colleghi?

Le risposte in questo caso sono state diverse. Chi utilizza solo mail e telefono, spesso si trova in difficoltà: è più difficile infatti mettersi in contatto con le persone, perché i cellulari diventano una sorta di centralino continuo, di non sempre facile gestione. Chi invece ha associato strumenti di videoconferenza ha trovato un nuovo modo di lavorare, che da un lato costringe a una maggiore pianificazione, dall’altro però concentra tutte le domande e le interazioni nel momento della riunione, così che poi le fasi operative si svolgano senza interruzioni.

I: L’accesso alle informazioni è facile?

Anche per questa domanda le risposte sono state diverse. In Axioma ad esempio, abbiamo tutti accesso al nostro CRM, che da sempre è disponibile via web ed è quindi il repository di tutte le informazioni relative ai clienti e in generale alle vendite. Se ad esempio il nostro direttore commerciale ha bisogno di qualche dato sulle vendite negli ultimi mesi del 2019, potrà avere con pochi clic le sue risposte.
Chi invece non ha accesso a un CRM completamente via web, lamenta il fatto di dipendere ancora una volta da telefono e mail per richieste e scambi continui di messaggi e documenti, alla ricerca del collega che per miracolo ha salvato l’informazione sul suo desktop o nella sua testa.

I: E coi documenti?

La discriminante ancora una volta è la tecnologia scelta. Il sistema documentale di Axioma consente a tutti noi di accedere a tutti i documenti aziendali e salvarli, classificarli e conservarli in totale sicurezza. Purtroppo non è la stessa cosa per chi non può contare su uno strumento simile e si trova quindi a doversi basare solo sulla mail per la condivisione e sul proprio pc per l’archiviazione. Anche il processo di approvazione è complicato senza un motore di workflow, che permetterebbe invece di rendere definitivo un documento senza la creazione di mille versioni sovrapposte e confuse che girano ancora una volta su posta elettronica.

I: E se qualche documento era rimasto fuori dal documentale ma salvato sul desktop di un pc rimasto in ufficio?

Per alcuni rimane inaccessibile, per altri è un problema superabile. Grazie alle tecnologie proposte dal nostro IT infrastructure manager infatti è possibile accedere direttamente alle cartelle di rete in totale sicurezza, creando una vera e propria postazione virtuale.

I: La tecnologia quindi può risolvere ogni cosa?

La maggior parte, ma altre si possono risolvere solo così:

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Decreto Cura Italia: ecco le misure a sostegno delle imprese

È chiaro a tutti ormai che l’emergenza coronavirus non sarà né breve né facile. Per fortuna però è stata varata la manovra di sostegno alle imprese, motore sul quale poggia l’economia italiana e non solo. Questi provvedimenti, sufficienti o meno che siano, rappresentano comunque un tentativo di venire incontro alle imprese nel momento di maggiore necessità da parte loro.

Axioma offre servizi, consulenza e soluzioni software proprio alle imprese italiane e per questo motivo cerchiamo di sintetizzare in questo articolo alcune delle misure recentemente varate.

Per le imprese

La manovra per le imprese, per la quale sono stati stanziati 3 miliardi di euro, è volta soprattutto al sostegno rispetto ai prestiti erogati, a fornire garanzie e a supportare la liquidità delle imprese. Ci sono inoltre misure a sostegno del lavoro dipendente.

Ecco alcuni stralci dai principali quotidiani:

Da corriere.it

Viene inoltre potenziato il Fondo di Garanzia per le PMI, che ad esempio consentirà a ogni impresa di ricevere in garanzia fino a 5 milioni di euro: un sospiro di sollievo per molti. Ogni impresa avrà diritto a una copertura pari all’80 per cento per ogni singola operazione di rifinanziamento fino a un massimo di 1,5 milioni per impresa.

Da PMI.it

C’è inoltre un’attenzione particolare a chi ha dovuto sostenere o sosterrà spese per la sanificazione dell’ambiente di lavoro.

Da Internazionale.it

 

Tutela al lavoro dipendente

Anche i lavoratori dipendenti trovano in questa misura degli interventi tutelativi nei loro confronti. Un aiuto è dato ad esempio ai genitori che si trovano in Smart Working e devono trovare il modo di conciliarlo coi figlia a casa da scuola. È prevista infatti un’indennità per il pagamento di babysitter o in alternativa un’estensione del congedo parentale.

Particolare cura anche per la disabilità: lavoratori disabili  o lavoratori che si occupano di un parente disabile la cui struttura di degenza è stata chiusa hanno il diritto ad accedere a forme di Smart Working.

Si parla inoltre di cassa integrazione in varie forme che viene concessa a tutte le imprese indipendentemente dalla loro dimensione. Questo per evitare in tutti i modi che qualcuno perda il posto a causa di queste terribile emergenza.

Da ilpost.it

Da ilpost.it

 

Il turismo, uno dei settori con cui Axioma collabora da più tempo e del quale conosce bene le problematiche, risulta putroppo tra i più colpiti e per questo è beneficiario di misure speciali.

 

Da PMI.it

Conclusione

In questo articolo abbiamo fatto un riassunto delle misure previste dal decreto Cura Italia. I nostri consulenti rimangono comunque a disposizione dei nostri clienti per fornire supporto e consulenza in questo frangente e per trovare le soluzioni più idonee a lavorare al meglio e con continuità, per quanto è possibile.

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Sales Force Automation: perché adottarla?

Come raggiungere nuovi clienti? E come soddisfare le loro richieste prima che si rivolgano a un concorrente?

Queste domande perseguitano qualsiasi tipologia di impresa e trovare delle risposte non è sempre facile.

Raggiungere nuovi clienti, creare in loro interesse verso i nostri prodotti o servizi e fornirgli velocemente ciò che hanno richiesto sono le operazioni più complesse in assoluto. A maggior ragione oggi, dove l’avvento della digitalizzazione ha rivoluzionato le dinamiche di raccolta informazioni, scelta e acquisto dei consumatori.

Inoltre, le modalità di vendita e di gestione delle trattative commerciali non sono tutte uguali. Ogni azienda propone prodotti e servizi diversi a seconda del mercato di riferimento e in base agli obiettivi di business definiti.

 

L’aiuto della tecnologia

Come mai gestire in maniera efficiente le attività di marketing e vendite per creare nuovi lead e migliorare il rapporto con i clienti è così complicato?

Lo è se non si hanno strumenti adeguati.

Cercare nuovi clienti e gestire il ciclo di vendita di quelli esistenti richiede un impegno costante di risorse e tempo, ma non solo. In molte aziende i reparti marketing e vendite lavorano con strumenti diversi per registrare, consultare e analizzare le informazioni a loro disposizione, creando caos e errori durante tutte le fasi del processo commerciale.

Le aziende che non utilizzano un software CRM per i principali processi relazionali (vendite, marketing, customer care, post vendita) utilizzano File Excel/Access (52%), il sistema gestionale (37%), piattaforme di email marketing/marketing automation (24%) oppure un database sviluppato internamente (23%). [C-Direct Consulting, Osservatorio CRM & Marketing Automation 2019]

Al giorno d’oggi è impensabile sviluppare una strategia di lead generation efficace e al tempo stesso fidelizzare la relazione con il parco clienti senza l’aiuto della tecnologia.

Molte aziende utilizzano un sistema di gestione clienti, ma quando si tratta di lead generation e customer satisfaction non riescono ancora ad ottenere risultati soddisfacenti.

Come mai? Si possono migliorare i risultati di queste attività?

Sì, attraverso l’automazione. Così facendo, tutte le operazioni citate in precedenza sono racchiuse in un unico processo, più snello e semplice, che riduce al minimo le operazioni a basso valore aggiunto.

In poche parole: Sales Force Automation.

 

Le problematiche più comuni

Ogni giorno ci relazioniamo con numerose aziende e conosciamo bene le criticità, i dubbi e le sfide che devono affrontare se vogliono intraprendere un percorso di digitalizzazione e rimanere competitive sul mercato.

Con lo scopo di fornirvi qualche consiglio, abbiamo raccolto le problematiche più comuni che ci vengono esposte durante la fase di definizione e analisi dei processi e delle esigenze in un progetto di Digital Transformation volto all’introduzione di strumenti di Sales Force Automation.

“Impiego troppo tempo a creare liste profilate a cui inviare comunicazioni marketing”

Pensateci bene, quanto tempo ci vuole a creare liste profilate di contatti qualificati in base alle caratteristiche di interesse (posizione geografica, settore, dimensione, preferenze commerciali,…)?

È difficile farlo sui clienti (su cui si spera ci siano già informazioni), figuriamoci su quei contatti a cui devo proporre ciò che in quel momento potrebbe servigli o risolvergli una problematica.

Questa situazione si verifica anche in aziende che utilizzano un CRM, limitandolo però alla funzione di database.

Raccolgono le informazioni su possibili clienti a eventi o fiere di settore e le registrano sul CRM. Poi quante operazioni devono svolgere se vogliono inviare loro una comunicazione?

Estrarre la lista di contatti con le caratteristiche più rilevanti per quel determinato invio, controllare che gli indirizzi email siano aggiornati, controllare che sia stato fornito per quella tipologia di comunicazione il consenso al trattamento dei dati, importare la lista in una piattaforma di email marketing, creare graficamente l’email, schedulare l’invio,…insomma, quanto tempo portano via tutte queste operazioni? E siamo sicuri che tutto questo lavoro possa garantire dei risultati soddisfacenti?

Aumentare la personalizzazione delle attività marketing (60%) e migliorare i contenuti per creare più coinvolgimento (57%) sono gli obiettivi strategici su cui puntare se si vogliono ottenere lead più qualificati [Ascend2 Research, 2019]

Il raggiungimento di questi obiettivi, però, dipende dalle informazioni a disposizione.

Un software CRM con integrate funzioni di email marketing consente di avere a disposizione dati anagrafici, geografici, commerciali, attività pregresse per inviare comunicazioni a target altamente profilati, automatizzando tutto il processo e tracciando tutte le azioni post invio.

Scopri di più sul CRM di Axioma.

E poi? Cosa succede dopo l’invio? Entrano in gioco i venditori.

“La forza vendita non sa su quali contatti lavorare”

Conoscere e analizzare i risultati delle attività di email marketing è fondamentale. Sia per mantenere aggiornato il database (alcuni indirizzi potrebbero essere cambiati o sono stati scritti in maniera errata e vanno corretti) sia per verificare il grado di coinvolgimento dei destinatari. Quante email sono state lette? Quali contenuti hanno destato più interesse?

La forza vendita deve essere in grado di consultare questi dati per poter sviluppare opportunità commerciali quando il livello di interesse è alto.

Senza queste informazioni a disposizione dovrà perdere tempo in telefonate ai colleghi, email, consultare fogli Excel che arrivano da altri dipartimenti senza sapere se i dati al suo interno siano aggiornati o meno. In queste condizioni generare nuovi lead diventerà molto faticoso, e sviluppare azioni di up e cross selling sui clienti quasi impossibile.

Coloro che dichiarano di avere una buona conoscenza della customer base sono in forte aumento rispetto al 2018 (+25%), ma coloro che hanno una conoscenza parziale dei dati in loro possesso e li analizzano saltuariamente sono ancora la maggioranza (47%). [C-Direct Consulting, Osservatorio CRM & Marketing Automation 2019]

Dunque, la conoscenza e la facilità di consultazione (anche fuori ufficio) dei dati sui possibili clienti e su quelli esistenti e sulle informazioni commerciali (catalogo prodotti, listino prezzi, scontistiche…) è fondamentale.

“…e non riesce a concludere velocemente le trattative”

Infatti, nel momento in cui il possibile cliente decide di essere interessato ai nostri prodotti o servizi, il venditore dovrà essere in grado di configurare un’offerta che risponda davvero alle sue necessità nel rispetto delle politiche commerciali e produttive dell’azienda.

Senza uno strumento di Sales Force Automation dovrà contare esclusivamente sulla sua memoria, che per quanto possa essere infallibile, a volte può giocare brutti scherzi.

Perché non dotarsi di un software fruibile ovunque, per consultare informazioni e con pochi clic anche fornire un preventivo?

Se vuoi battere la concorrenza, armati di un configuratore d’offerta per offrire al cliente ciò che ha richiesto al primo incontro, senza errori.

Scopri di più sul CPQ di Axioma.

 

“Gli uffici di Customer Service non riescono a rispondere alle richieste post vendita dei clienti in modo veloce e competente”

La vendita si è conclusa, ma non è finita qui.

Per non vanificare tutti gli sforzi fatti finora, è necessario prestare attenzione e soddisfare tutte le richieste che arrivano dopo che il cliente ha effettuato l’ordine. Si può trattare di richieste di assistenza, di reclami sulle consegne o sul prodotto, …

Gli uffici di Customer Service sono sempre sotto pressione: “rispondi velocemente e in maniera corretta!”,”questo reclamo ha la priorità, prendi subito questa telefonata”,”perché non hai raccolto tutte le informazioni che ti servivano?”.

Non è così che si ottengono clienti soddisfatti e in più si rendono più stressati gli operatori. Inoltre, non è sufficiente raccogliere le segnalazioni e fornire una risposta.

Per superare queste difficoltà è necessario avere a disposizione strumenti adeguati che possano fornire informazioni complete e corrette.

Il compito di un software di Sales Force Automation è quello di semplificare e automatizzare il ciclo di vendita, ma anche di garantire una relazione più personalizzata e di conoscere e comprendere i propri clienti.

In questo modo sarà possibile anticipare le loro necessità e indipendentemente dalla tipologia di richiesta (tecnica, di assistenza, o supporto) far fronte in maniera immediata ed efficace all’evasione.

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Smart Working? Meno complicato di quello che si crede

Sarebbe facile introdurre questo articolo parlando di coronavirus e di come questo stia cambiando la nostra quotidianità, anche dal punto di vista lavorativo. È vero però che questo fortissimo argomento di attualità ha costretto le aziende e il mondo del lavoro in generale a fare i conti con una tematica che troppo spesso è stata tralasciata: lo Smart Working.

I giornali

Partiamo quindi da alcuni titoli di giornali di questi giorni che parlano proprio di questo:

Repubblica.it

Digital4Biz

Il Sole 24ore

Corriere.it

Si parla di sicurezza, di benefici, di esigenze… gli aspetti sono molti, noi ci concentreremo su quelli tecnologici.

I dati dello Smart Working

Cominciamo comunque con un dato incoraggiante e cioè che secondo i risultati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete per consentire ai propri dipendenti di lavorare da casa. Accanto a questo dato però ce n’è un altro che indica come contemporaneamente cresce la percentuale di imprese disinteressate al tema dal 38% al 51%.

Gli ostacoli

Ma come mai il tema è così scomodo nelle aziende italiane? Quali sono le reticenze che bloccano uno sviluppo in questo senso?

Alcuni temono la perdita di produttività, nonostante ormai ci siano moltissimi studi che dimostrano l’esatto opposto. Ma come abbiamo anticipato non ne discuteremo in questo articolo, in cui invece vogliamo trattare questioni tecnologiche.

La sicurezza è un’altra tra le preoccupazioni delle Direzioni aziendali, che temono che l’accesso ai dati da linee e postazioni esterne non protette adeguatamente possa rappresentare un pericolo. Questo paura ha una sua ragione d’essere, ma è anche vero che le misure di protezione di dati e sistemi andrebbero prese indipendentemente dallo smart working e qui vi diamo un’idea di come fare. (link)

Altra preoccupazione è l’impatto organizzativo. Un progetto di smart working può coinvolgere diverse aree e richiede sicuramente investimenti che un’azienda non necessariamente ha voglia e modo di impiegare. Si tratta di implementare tecnologie specifiche e dotare tutti i dipendenti di dispositivi e pc in grado di connettersi ai sistemi aziendali. È ovvio che un percorso del genere richiederebbe un cambiamento notevole anche nel modo di lavorare di ogni azienda e come ogni cambiamento richiederebbe tempo e traumi di vario genere.

Progetti graduali

È anche vero però che un progetto del genere non è per forza immediato, ma anzi, è necessario che sia graduale. Già l’apporto di alcuni cambiamenti relativi potrebbe consentire a moltissimi dipendenti di lavorare da casa, magari non tutti i giorni ma anche solo per parte della settimana. O come in questi giorni, per un caso di emergenza.

Qual è infatti lo strumento principale che si usa per lavorare nella stragrande maggioranza degli uffici al giorno d’oggi? La mail, alla quale è facile dare libero accesso. Se a questa si aggiunge poi l’accesso anche ad agenda e informazioni su clienti e fornitori… ecco che hai reso indipendente una persona per almeno un giorno alla settimana.

Lo Smart Working non ferma il flusso di informazioni

Le mail rappresentano infatti ancora il principale mezzo di comunicazione nel mondo aziendale, ma sappiamo che il loro limite è di rendere poco efficiente il lavoro, intrappolando le informazioni al loro interno e bloccandone la disponibilità a tutti gli interessati.

Da questa situazione di può uscirne collegando al client di posta un CRM, che sia accessibile completamente via web e che consenta quindi di salvare tutte le informazioni al loro posto, protette e accessibili a chi di dovere. Hai ricevuto feedback da qualche cliente? Devi fare una relazione sulla telefonata? Un CRM accessibile via web e da mobile ti permetterebbe di mettere tutte queste informazioni a fattor comune dei tuoi colleghi in Smart Working come te.

Scopri di più sul CRM di Axioma.

La gestione documentale in Smart Working

E i documenti? Ogni documento aziendale può essere salvato automaticamente o manualmente in un sistema unico che consente di eliminare la carta, il cui uso in fase di Smart Working sarebbe impossibile. Un sistema documentale accessibile via web infatti consentirebbe a chi lavora da casa di trovare facilmente tutti i documenti di cui ha bisogno e di salvarli classificandoli secondo le regole aziendali. Non solo. Un documentale avanzato consente anche di gestire il processo approvativo di ogni documento, che può passare attraverso vari step di approvazione da parte delle figure aziendali definite, rendendo ancora una volta non necessaria la presenza fisica in ufficio.

Scopri di più sul sistema documentale di Axioma.

 

Smart Working: cominciamo dai primi passi

Abbiamo provato in questo articolo a dare qualche suggerimento in un periodo di emergenza come questo. Sappiamo bene che un progetto completo di Smart Working sarebbe complesso e lungo, con notevoli impatti su tutta l’azienda. È vero però che con l’adozione di soluzioni informatiche avanzate e di facilissima implementazione si potrebbero ottenere già degli ottimi risultati e dei miglioramenti nella vita lavorativa di tutti, anche per quando il coronavirus non ci spaventerà più.