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Migliorare la Customer Experience? Attraverso un progetto di Digital Transformation con Axioma

Sul fronte dell’integrazione delle tecnologie digitali da parte delle imprese, l’Italia si posiziona al 23º posto tra gli Stati membri dell’UE, ben al di sotto della media UE. [Rapporto DESI UE, 2019]

Questa posizione in classifica sulla propensione delle aziende italiane verso il digitale non suscita grandi soddisfazioni.

Nonostante ciò, le potenzialità delle nostre imprese sono alte soprattutto per quanto riguarda i servizi Cloud e E-Commerce, che favoriscono l’avvio di progetti di digitalizzazione.

Siamo di fronte all’utilizzo quasi esclusivo del digitale, che ha rivoluzionato i meccanismi di domanda e offerta. Basta pensare a quando abbiamo intenzione di acquistare un prodotto o un servizio: ci bastano pochi clic per cercare informazioni e concludere l’acquisto. Anche quando si tratta di acquisti più complessi ed economicamente rilevanti, come per esempio le vacanze, ci affidiamo a sistemi di prenotazione online.

L’83% dei viaggiatori italiani si informa in rete prima di acquistare e l’86% conclude online almeno un acquisto (alloggio, trasporto, attività o servizio esperienziale). [Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo, Politecnico di Milano, 2019]

Come fanno le imprese tradizionali a stare al passo?

La relazione umana rimane un elemento fondamentale, ma per arricchire l’esperienza del cliente. Il processo va ripensato in ottica online. Adottare strumenti digitali significa offrire prodotti e servizi sempre più personalizzati, presidiare i canali dove si trova il cliente, ma anche rendere più veloci ed efficienti i processi interni e raggiungere risultati di business migliori.

Vediamo insieme, attraverso l’esperienza di un nostro cliente, cosa significa intraprendere un progetto di Digital Transformation per digitalizzare l’esperienza d’acquisto dei clienti e migliorare le operazioni di back office.

La delicata fase di ricerca e prenotazione

Chi viaggia per lavoro o divertimento desidera servizi di trasporto di alta qualità, affidabili e ben integrati ad altri servizi.

First Travel Italy è un’azienda italiana specializzata nel settore del trasporto persone con conducente nei viaggi “leasure”, “business” e nell’organizzazione di eventi, con presenza internazionale e servizi all’avanguardia.

Fornisce assistenza e servizi top-level per i suoi clienti, tipo di servizio che richiede un’attenzione e un’efficienza all’altezza delle aspettative.

Le aspettative dei clienti sono sempre più elevate e riuscire a rispettarle con sistemi informatici datati, telefonate e scambi di email diventa difficile, ma soprattutto limita la crescita aziendale.

Sono ancora tante le imprese dove gli addetti al back office ricorrono a lunghe telefonate o appuntamenti in filiale con i clienti per creare e prenotare un pacchetto viaggio. Inoltre, per farlo, devono passare da un’applicazione all’altra perché le informazioni risiedono in sistemi diversi e non integrati.

Pensate in occasione di grandi eventi o festività, dove le richieste aumentano a dismisura e la combinazione di servizi diventa molto più complessa. Quanto deve aspettare il cliente prima di finalizzare la prenotazione? Perché sprecare tutto questo tempo quando utilizzando il loro PC o smartphone avrebbe potuto fare la stessa cosa in pochi minuti?

Tempi lunghi e scarsa efficienza. Questi due elementi caratterizzano le imprese che ancora non hanno intrapreso un percorso di Digital Transformation e portano i clienti a rivolgersi a strutture che mettono a disposizione sistemi di prenotazione via web, più veloci e performanti.

I vantaggi della digitalizzazione

First Travel dopo un’attenta analisi delle problematiche e definizione delle esigenze ha individuato Axioma come partner ideale per intraprendere un progetto di Digital Transformation.

Un progetto di digitalizzazione prevede l’adozione di nuove tecnologie e di nuove modalità di interazione con i clienti, con il coinvolgimento di persone, processi e modelli di business che vengono ridisegnati in ottica innovativa e digitale.

Quali sono i vantaggi ottenuti da First Travel?

  • Miglioramento della Customer Experience grazie all’introduzione di un sistema di self-booking che permette ai clienti di organizzare e prenotare i servizi disponibili in maniera intuitiva e funzionale.
  • Processi più efficienti e riduzione dei tempi e costi di gestione. L’utilizzo di software più flessibili e integrati consente agli operatori lo svolgimento delle attività quotidiane senza difficoltà ed errori.
  • Ottimizzazione della fase di prenotazione e riduzione dei tempi di erogazione di servizi più mirati e personalizzati.

Digitalizzare i processi aziendali non è un percorso sempre facile. È necessario prevedere un impegno costante e collaborativo per la riorganizzazione dei processi operativi interni e la scelta di un fornitore in grado di fornire non solo la tecnologia, ma soprattutto il supporto e la consulenza specifica necessaria è fondamentale.

La crescita aziendale e l’aumento della competitività sul mercato sono determinate dall’avvio di progetti di Digital Transformation che rendono le imprese più innovative e in grado di offrire servizi sempre più personalizzati.

Vuoi digitalizzare la tua impresa?

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Storie dai nostri clienti: gestionale e self-booking via web per First Travel

First Travel ha scelto Axioma per la digitalizzazione dei suoi servizi allo scopo di migliorare la customer experience.

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Sicurezza e continuità con il Cloud Amazon AWS

Torniamo a parlare della tecnologia che ha riscosso più successo negli ultimi anni: il Public Cloud.

L’Assintel Report ha evidenziato che il Public Cloud risulta essere l’area tecnologica dove le imprese concentreranno la maggior parte degli investimenti ICT per il prossimo anno (oltre il 40% sul totale aziende) soprattutto nella sua declinazione SaaS.

Scegliere questa tecnologia significa avere una marcia in più in termini di flessibilità e velocità nello sviluppo di progetti di trasformazione digitale.

Ma le aziende non sono solo alla ricerca di maggior agilità e velocità dei sistemi, vogliono anche maggior sicurezza.

Alla ricerca di più sicurezza

È inevitabile che l’introduzione di nuove tecnologie e dispositivi interconnessi tra loro ci espone ad un rischio maggiore. Se da un lato, infatti, ci saranno strumenti avanzati che ci permetteranno di gestire ed effettuare operazioni sempre più complesse in maniera semplice ed efficiente, dall’altro l’esposizione al Cyber Crime sarà sempre più elevata.

Nel biennio 2017-2018 il numero di attacchi gravi è cresciuto del +37,7% rispetto al biennio 2015-2016 che aveva registrato un aumento del solo +3,8%. [Rapporto Clusit, 2019]

Gli attacchi informatici aumentano e il ruolo della sicurezza non può essere tralasciato o dato per scontato.

L’espansione del Cloud, fino a qualche anno fa, era frenata proprio dal timore in merito alla sicurezza. Molte realtà aziendali pensavano che se i dati erano in rete e gestiti da fornitori esterni fossero più facilmente accessibili e violabili. Oggi, questo concetto si sta invertendo.

Molte aziende hanno compreso che spostare i sistemi informativi sul Cloud può aumentare la sicurezza dell’infrastruttura, e non solo!

Cosa garantisce il Cloud Amazon AWS

Quali sono le problematiche più comuni in ambito IT che devono affrontare le aziende?

I cosiddetti downtime di servizio, il rischio di data breach e la limitata scalabilità di un’infrastruttura IT datata e obsoleta.

Noi di Axioma abbiamo accompagnato molti clienti nel loro percorso verso l’innovazione e ogni giorno ci confrontiamo con i dubbi, gli ostacoli e le esigenze di molte aziende. Ecco perché in questo articolo ci concentreremo su come è possibile risolvere queste criticità, che possono causare perdita di profitti, ma anche danni sulla propria reputazione con i clienti.

Se avete letto questo articolo, saprete già cos’è Amazon AWS. E se vi diciamo che affidarsi al Cloud Amazon AWS significa anche non avere più preoccupazioni in merito al rischio di perdite dei dati, interruzioni di servizio e spese eccessive in aggiornamenti e manutenzioni?

In che modo? Garantendo:

  • MAGGIOR SICUREZZA: tutti i dati aziendali vengono memorizzati in server all’avanguardia sparsi geograficamente per il mondo e gestiti e controllati da personale qualificato il cui compito è esclusivamente pensare alla loro protezione e sicurezza. Qual è il vantaggio di non avere tutti i dati in un unico server fisico? Che sarà molto difficile, se non impossibile, che tutti i server che ospitano i dati vengano violati e/o attaccati contemporaneamente. Inoltre, AWS supporta 90 standard di sicurezza e certificati di conformità e tutti i servizi AWS che archiviano i dati dei clienti offrono la possibilità di crittografare tali dati, in maniera scalabile ed efficiente.
  • CONTINUITÀ: pensate alla vostra giornata lavorativa, potete fare a meno anche un solo giorno del corretto funzionamento del pc e dei software aziendali? Immagino di no. Le cause di queste interruzioni posso essere dovute a disastri naturali, guasti meccanici o errori umani. Pensiamo ad un semplice calo di tensione elettrica, la tua infrastruttura fisica ne risentirebbe e per quanto tempo resterà inutilizzabile? AWS, oltre a fornire servizi di Disaster Recovery che consentono un recupero rapido dell’infrastruttura e dei dati IT a causa di interruzioni, garantisce continuità di utilizzo e un elevato grado di ridondanza.
  • FLESSIBILITÀ: nel contesto attuale si fa fatica ad essere competitivi, la tecnologia si evolve troppo velocemente. Attivare e sviluppare nuovi progetti innovativi in breve tempo e con condizioni economicamente vantaggiose è molto complicato, a maggior ragione per quelle imprese che utilizzano un’infrastruttura IT datata, obsoleta e poco flessibile. Amazon AWS ti permette di attivare nuovi progetti IT in pochi giorni pagando solo le tecnologie che usi. Pensavi di aver bisogno di una gamma di funzioni e servizi più ampia? Nessun problema, con il Cloud Amazon AWS, le modifiche alle configurazioni dei sistemi possono essere eseguite in pochi giorni!

Insomma, il Cloud Amazon AWS ha tutte le caratteristiche necessarie per diventare il partner tecnologico ideale per garantirti innovazione, affidabilità e sicurezza.

Ti piacerebbe adottare soluzioni software in Cloud all’altezza dei cambiamenti richiesti dalla Digital Transformation?

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L’evoluzione digitale in Italia: quali sfide ci aspettano?

Come promesso, riprendiamo l’articolo di settimana scorsa per completare l’approfondimento in merito all’evoluzione digitale in Italia.

Abbiamo avuto la conferma che il mercato ICT continua a essere in forte crescita e, differenze geografiche e settoriali a parte, il Cloud, declinato in tutte le sue forme, domina la classifica delle tecnologie su cui sono stati fatti più investimenti.

Ora, invece, vediamo insieme quali saranno gli approcci, le priorità e le sfide delle aziende italiane nel corso del prossimo anno per affrontare l’evoluzione digitale in atto.

Priorità di business e IT

Oggi tutti parlano di customer experience e di quanto sia importante mettere il cliente al centro.

Sviluppare una strategia orientata al cliente offrendo loro servizi e prodotti sempre più personalizzati e di valore è l’obiettivo principale delle aziende.

Lo conferma anche il risultato della ricerca IDC condotta per l’Assintel Report 2020.

Per il 2020, le aziende italiane saranno focalizzate in misura prioritaria sul miglioramento della soddisfazione e della fidelizzazione dei clienti (oltre il 50%) e sulla riduzione dei costi aziendali (oltre il 30%). Seguono la necessità di entrare in nuovi segmenti di mercato e di sviluppare nuovi prodotti e servizi, per rimanere competitivi in un mercato in continua evoluzione.

Quando si parla di tecnologie e innovazione, però, il vero protagonista è il reparto IT. Se spostiamo l’attenzione verso le priorità prettamente tecnologiche emerge che, a parte la riduzione e il controllo dei costi comune a tutti, le necessità sono diversificate in base alla dimensione aziendale.

I costi possono influire negativamente sull’avvio di investimenti in tecnologie e formazione ed è per questo motivo che la riduzione e il controllo dei costi è l’unica priorità che prescinde dalla classe dimensionale delle imprese.

Per le grandi imprese la priorità sarà quella di migliorare la qualità e i tempi di erogazione dei servizi IT e di potenziare la sicurezza dei sistemi e delle infrastrutture. Infatti, per questa tipologia di azeinde che hanno già effettuato progetti di trasformazione digitale, diventa fondamentale concentrarsi sulla garanzia e la protezione dei sistemi.

Per le medie, piccole e micro imprese, invece, le priorità maggiori sono l’ottimizzazione dei processi IT e l’innovazione del core business.

Date queste tendenze, cosa possiamo ipotizzare?

Sicuramente le imprese stanno accelerando la digitalizzazione e innovazione dei processi e questo sarà un trend che caratterizzerà anche gli anni a venire. A partire dall’azienda più piccola – ma non per questo meno incentivata – fino ad arrivare all’azienda di più grandi dimensioni, l’obiettivo è quello di focalizzarsi su nuovi livelli di innovazione, per non perdere competitività.

Ma quali sono le motivazioni che spingono maggiormente le aziende a digitalizzarsi? Rispondiamo attraverso questo grafico.

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Fonte: Survey IDC per Assintel Report 2020

Le imprese determinate a intraprendere un progetto di digitalizzazione stanno puntando sulla possibilità di ridisegnare il modello di business, quindi di cogliere i vantaggi del digitale per sfruttarli nella pianificazione e definizione di nuovi prodotti, servizi e processi e permettere loro di evolvere insieme al mercato.

Seguono la valorizzazione e monetizzazione dei dati, per poter analizzare e utilizzare i canali digitali in modo coerente, integrato ed efficiente, e gli ambiti relativi alla gestione delle risorse umane, all’introduzione di forme di automazione e all’impiego dei canali digitali in maniera integrata.

Gli ostacoli da superare

In uno scenario come questo, contraddistinto da un cambiamento continuo, non mancano nuove sfide e ostacoli da superare.

Prima di andarli ad analizzare, un segnale importante che ci preme evidenziare è che la maggior parte delle imprese non considera la sicurezza IT un passaggio fondamentale nel proprio percorso di innovazione.

Soltanto il 36% delle imprese spende regolarmente per la sicurezza nell’ambito nel budget generale IT, meno del 10% considera la sicurezza IT un investimento strategico a cui riservare risorse dedicate nel 2020, mentre ben il 44% delle imprese spende in modo del tutto saltuario e contingente, con un’allocazione di risorse che molto spesso e annegata in progetti e investimenti più generali.

Si tratta di dati preoccupanti, perché il ruolo della sicurezza nel budget IT sembra non essere preso in considerazione quanto dovrebbe. Eppure ogni giorno siamo alle prese con nuovi attacchi informatici, sempre più mirati e gravi quindi perché non investire in misure di sicurezza più efficaci?

Quali sono le mancanze da colmare? E dove concentrare i propri sforzi?

Rimanendo all’interno dell’ambito sicurezza IT, la problematica principale è la carenza di risorse finanziarie per gli investimenti, che risulta essere una condizione che riguarda il 31% delle imprese italiane. Tra le sfide più rilevanti con sfaccettature diverse a seconda della dimensione d’azienda – ma questo ormai è un fattore che caratterizza qualsiasi trend – troviamo:

  • la complessità di una gestione continuativa 24×7 della sicurezza
  • la carenza di competenze/risorse umane per una gestione del rischio efficace
  • la definizione di una policy di sicurezza efficace accompagnata dalla crescente complessità delle normative

Cosa ci aspetta nel 2020

Una cosa è certa, esiste un quadro generale molto eterogeneo in merito ai livelli di implementazione delle strategie di digitalizzazione che varia in base alla dimensione aziendale e in base al settore di appartenenza.

Questo gap così elevato deriva in particolar modo da tre mancanze, su cui le imprese dovranno concentrare i loro sforzi:

  1. la mancanza di una strategia unica e condivisa derivante a sua volta dall’assenza di una cultura aziendale propensa al cambiamento e all’innovazione
  2. la carenza di risorse economiche
  3. la mancanza di competenze adeguate, che rallenta o ancora peggio, impedisce la piena realizzazione di progetti innovativi

Purtroppo, la tecnologia continua a essere considerata un costo e questo porta le aziende a intraprendere progetti di trasformazione digitale con risorse e budget molto limitati o addirittura a non poterli intraprendere affatto.

Alla luce di queste considerazioni, se con il Piano Impresa 4.0 lato investimenti e incentivi economici si sta cercando di fare qualcosa, dal punto di vista della formazione è necessario sviluppare nuove competenze e nuovi modelli organizzativi, perché se da un lato la tecnologia ha il potenziale di trasformare il business delle aziende, dall’altro lato i cambiamenti oggi sono troppo rapidi, rendendo le competenze dei professionisti di settore obsolete in poco tempo.

L’analisi del mercato ICT fornisce sicuramente dei dati interessanti, e noi, approfondendo queste tematiche ci auguriamo di avervi fornito qualche spunto di riflessione in più su come far fronte ad un contesto sempre più evoluto.

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Assintel Report 2020: lo scenario ICT in Italia

A ottobre, come ogni anno, si è tenuta la presentazione dell’Assintel Report 2020. La fotografia annuale sul mercato dell’ICT che fornisce una panoramica sugli investimenti e sugli effetti della tecnologia tra le imprese italiane.

Sono già diversi anni che i dati evidenziano un interesse maggiore verso lo sviluppo di competenze legate all’innovazione tecnologica e all’adozione di nuove tecnologie quali i Big Data, l’Internet of Things, l’A.I. e il Cloud, ma le imprese che effettivamente hanno intrapreso un progetto di Digital Transformation sono ancora troppo poche.

Tuttavia in Italia sembra esserci in atto un cambio di rotta. Perché?

Ci si è resi conto che l’innovazione tecnologica non è più necessaria solo per competere, ma addirittura per sopravvivere.

Per questo motivo l’adozione di nuove tecnologie non può essere prerogativa delle aziende di grandi dimensioni, più propense all’innovazione e al cambiamento già da qualche anno, ma deve coinvolgere anche le aziende di piccole e medie dimensioni.

Sviluppare una strategia indirizzata all’innovazione non è semplice, a maggior ragione per quelle imprese con un’impostazione ancora tradizionale, che stanno affrontando una serie di sfide organizzative, economiche e culturali e che quindi faticano a trarne dei vantaggi concreti.

Approfondiremo gli ostacoli, le sfide e le priorità del 2020 nel prossimo articolo, perché prima è opportuno capire qual è il trend di spesa ICT in Italia.

 

Qualche numero sul mercato ICT in Italia

Nonostante un rallentamento del PIL, il mercato dell’Information Technology italiano è in crescita rispetto all’anno scorso (+2,3%) registrando una spesa che supera i 31 miliardi di €.

Entrando più nel dettaglio e analizzando le due componenti principali, IT e Telecomunicazioni, il trend è caratterizzato da dinamiche differenti: mentre il comparto IT registra una spesa complessiva superiore ai 24,2 miliardi di € e una crescita del 3,8%, la spesa delle aziende per i Servizi di Telecomunicazioni si assesta sui 6,9 miliardi di €, registrando una diminuzione del 2,7% rispetto al 2018.

Fino a qui, niente che ribalti la situazione registratasi durante gli anni scorsi dove il comparto delle Telecomunicazioni faticava a raggiungere risultati soddisfacenti.

Ciò che cattura maggiormente l’attenzione e gli investimenti da parte delle aziende è il mercato delle tecnologie della Terza Piattaforma (Cloud Computing, Big Data e Analytics) e degli Acceleratori di Innovazione (IoT, A.I., Blockchain, Realtà virtuale e aumentata, Robotica,…) dove in termini di volume e crescita trionfa il mercato dei servizi di Public Cloud (ne abbiamo parlato qualche settimana fa proprio qui) con una crescita del 26,1% rispetto al 2018 e livelli di spesa che nel 2020 supereranno i 2,5 miliardi di €.

Grafico Public Cloud 2018-2020

Fonte: Elaborazioni IDC per Assintel Report 2020

Il Public Cloud è una tecnologia flessibile ed economica e non sorprende che sia lo strumento prediletto per iniziare un processo di trasformazione digitale.

Finora, in linea generale la spesa ICT cresce, ma se entriamo nel dettaglio ci accorgiamo che la situazione è un po’ disomogenea.

Il 25% delle Medie Imprese e il 23% delle Grandi Imprese intendono incrementare la spesa nel corso dei prossimi 12 mesi, in alcuni casi anche al di sopra del 20% (circa il 2%). A comprimere la spesa per il 2020 sono soprattutto le Micro e le Piccole Imprese, rispettivamente il 10 e il 7%.

Come dicevamo prima, la distribuzione della spesa ICT mostra una forte concentrazione nelle aziende di grandi dimensioni (48% del valore totale del mercato) e il settore merceologico che contribuisce maggiormente alla spesa è quello manifatturiero (23% del valore totale del mercato) seguito da quello finanziario (21%). Inoltre, rispetto all’area geografica, troviamo ai primi posti il Nord e Centro Italia (Lazio, Lombardia, Piemonte ed Emilia Romagna insieme nel 2020 genereranno il 64% della spesa nazionale).

Ciò che evidenziano questi dati è un’Italia divisa in due. Inoltre viene da chiedersi, quanto avrà influito il Piano Impresa 4.0?

Gli investimenti hanno avuto sicuramente un ruolo centrale nello sviluppo di progetti innovativi e nell’introduzione di macchine intelligenti e software evoluti, ma non dimentichiamo ciò di cui abbiamo parlato in un articolo di un paio di mesi fa: la Nuova Legge di Bilancio ha apportato delle modifiche al Piano Impresa 4.0 rendendo gli investimenti più accessibili alle piccole e medio imprese.

Si spera, quindi, che questo divario così evidente possa – in parte – essere sanato da questa nuova opportunità.

Ovviamente è presto per dirlo, i risultati non sono ancora visibili, ma avranno sicuramente un impatto sulla distribuzione della spesa ICT per classe di impresa dei prossimi anni.

Per confermare questa ipotesi, però, non ci resta che aspettare l’Assintel Report del prossimo anno.

Priorità e sfide per il 2020

L’Assintel Report 2020 non si limita a esaminare i livelli di spesa del mercato ICT, ma individua anche quali saranno le esigenze, le priorità e gli ostacoli che le imprese dovranno affrontare il prossimo anno per ottenere la piena realizzazione della trasformazione digitale.

Siamo entrati nella seconda fase della Digital Transformation, e se prima l’elemento su cui puntare era l’introduzione di nuove tecnologie, oggi è indispensabile focalizzarsi sulle competenze necessarie per abilitarle e sul ruolo della sicurezza IT, spesso sottovalutato.

Ma non vogliamo svelarvi altro, perché di queste tematiche ne parleremo nel prossimo articolo!

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I vantaggi di una gestione documentale in Cloud

L’entrata in vigore della fatturazione elettronica ha contribuito ad incentivare la digitalizzazione dei processi, ma soprattutto dei documenti.

Se pensiamo alla nostra attività lavorativa di almeno 10-15 anni fa, ci si immagina una scrivania con pile di fogli di carta, appunti, penne, post-it,…mentre ora è tutto diverso. Basta un PC o dispositivo mobile per avere accesso a qualsiasi documento e poterlo consultare, modificare e condividere attraverso pochi clic.

Stampare, firmare, fotocopiare, archiviare in raccoglitori ingombranti porta via tempo, ma soprattutto ha un ingente costo.

C’è ancora chi non riesce ad affidare totalmente al digitale i documenti con cui lavora, ma fortunatamente l’introduzione della fatturazione elettronica ha avuto un forte impatto sulla diffusione del processo di dematerializzazione del documento e, a partire dall’ambito amministrativo, a poco a poco i benefici di questa modalità di fruizione e archiviazione dei documenti si sta estendendo anche agli altri dipartimenti aziendali.

Lavorare con documenti in formato elettronico permette di snellire i processi e di renderli più efficienti, ma questo non deve farci pensare che basta produrre un documento in formato digitale e il gioco è fatto. È necessario dotarsi di strumenti adeguati e un sistema di gestione documentale è uno di questi, ancora meglio un sistema di gestione documentale in Cloud che gode di maggiori benefici.

Le problematiche del trattamento manuale dei documenti

La normativa sulla fatturazione elettronica è stata un obbligo quindi molte aziende non hanno fatto altro che adeguarsi.

In queste aziende, a parte all’interno dell’ufficio amministrazione che è stato “costretto” a gestire l’invio, la ricezione e l’archivio delle fatture in formato elettronico, i problemi legati all’utilizzo della carta sono pressoché rimasti.

Proviamo ad elencarne alcuni, attraverso qualche esempio:

  • NUMEROSE STAMPE: il venditore ha preparato un’offerta che prima di essere inviata al cliente, deve essere approvata dal reparto tecnico e anche dalla direzione. Ecco originata una serie di stampe e fotocopie che poi probabilmente si riveleranno inutili perché quell’offerta andrà versionata o persa. E per la nuova approvazione cosa fare? Andrà stampata un’altra volta e così via. Stampe di più versioni creano confusione, in più, l’ufficio acquisti non sarà contento di dover ordinare toner su toner e carta su carta.
  • PERDITE DI TEMPO: se si vuole ricontrollare un ordine, un documento di trasporto o un documento tecnico, dove cercarlo? Ma soprattutto con che criterio? Se è stato archiviato sul PC di un collega bisognerà aspettare che rientri in ufficio oppure sperare che l’abbia stampato e lasciato sulla scrivania, ma ci sono altri fogli e una confusione tale che è meglio lasciar perdere e aspettare…
  • SCARSA SICUREZZA E PRIVACY DEI DATI: tutti i documenti con i quali lavoriamo ogni giorno contengono informazioni su clienti, fornitori,..e stamparli significa renderli disponibili a chiunque e mettere a rischio la loro protezione, oppure ancora peggio, rischiare di perderli.

Anche nella tua azienda hai queste difficoltà? Sai che possono essere risolte con un sistema di gestione documentale in Cloud?

Molto spesso si associa il significato di questa applicazione alla mera archiviazione e ricerca dei documenti in formato elettronico, ma un sistema documentale in realtà è molto di più. Vediamo insieme perché.

Un software di gestione documentale in Cloud

Che un software di gestione documentale possa ridurre l’utilizzo della carta e quindi anche i costi ormai è chiaro.

Per raggiungere l’obiettivo di digitalizzazione dei processi e renderli più veloci ed efficienti, poter visualizzare e archiviare i documenti in formato elettronico aiuta, ma non basta.

Axioma offre un sistema di gestione documentale in Cloud in grado di archiviare, classificare e abilitare workflow approvativi in maniera elettronica così da rendere i flussi operativi più veloci e sicuri.

Disporre di  un archivio elettronico dei documenti via web, organizzato secondo una classificazione specifica di attributi, condivisi da tutta l’azienda, permette di trovare subito ciò di cui si ha bisogno attraverso ricerche di parole chiave trasversali, indipendentemente dalla cartella in cui si è archiviato il documento. Non si tratta del solito file system, ma di un sistema documentale avanzato basato su un vero database relazionale. Qui i documenti risiedono in archivi catalogati, ma sono anche raggruppati in relazione al termine di ricerca utilizzato (data, autore, fornitore, codice cliente, tipo documento, …).

E il workflow approvativo? A cosa serve?

Avere un processo di approvazione automatico significa che se, ad esempio, la direzione deve approvare un’offerta commerciale non sarà più necessario stampare fogli, raccogliere firme, o inviare email, ma basterà salvare un documento con una tipologia soggetta ad approvazione ed il sistema invierà automaticamente una notifica alla persona interessata che dovrà solo effettuare un clic per autorizzare o rifiutare.

È possibile configurare più livelli di autorizzazione, in base all’organizzazione di ufficio acquisti e dei diversi buyer aziendali, e, una volta ottenuti tutti, la procedura in essere si sblocca in automatico (pensate all’autorizzazione al pagamento delle fatture fornitori a seguito della ricezione della merce). Un bel risparmio di tempo!

Non dimentichiamoci però che la digitalizzazione dei processi si realizza solo se il sistema di gestione documentale è integrato agli altri software in uso in azienda.

In questo caso, infatti, i documenti che provengono dal gestionale vengono archiviati automaticamente e se al responsabile acquisti serve visualizzare una fattura fornitori, per autorizzare il pagamento, potrà farlo in autonomia e tranquillamente dalla propria postazione.

Condivisione, condivisione, condivisione. E la sicurezza? Ogni utente viene configurato secondo un profilo aziendale che gli concede permessi di visualizzazione, modifica, eliminazione dei documenti, autorizzazioni, …

La sicurezza è garantita anche dal Cloud. Perché? La risposta potete trovarla sul nostro ultimo articolo.

Ormai dotarsi di un sistema documentale in Cloud è diventato indispensabile, non solo per la fatturazione elettronica, ma anche per sviluppare un processo di trasformazione digitale in grado di migliorare tutti i processi e coinvolgere tutta l’azienda.