gestire le scorte di magazzino
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Come prevedere la domanda da parte del mercato e gestire le scorte di magazzino

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Oggi un’azienda che deve comprare per rivendere o per produrre cerca di avere il minimo livello di scorte e diventa ancora più complicato gestire le scorte in un mercato dove gli ordini di vendita sono sempre più ridotti e parcellizzati.

Un nostro cliente una volta ci ha detto “prima pianificavo la produzione per 2/3 mesi, oggi mi muovo a settimane”. In questa situazione, per rispondere efficacemente agli ordini che arrivano dalle vendite (e sappiamo bene che il cliente vuole subito la consegna…), bisogna che i prodotti finiti siano già a magazzino e che la produzione abbia a disposizione le scorte di prodotti intermedi e materie prime necessarie.

La direzione, d’altro canto, chiede espressamente di abbassare i valori di magazzino per aumentare il capitale circolante, e allora che cosa si può fare?

In questo articolo non prendiamo in considerazione tutta la Supply Chain, ma solo la parte iniziale, cioè la previsione della domanda sulla base della quale si organizza la gestione delle scorte. Lasciamo la capacità produttiva e la pianificazione e schedulazione delle attività ad un altro articolo (intanto potete dare un’occhiata qui).

La gestione delle scorte di magazzino

In base al tipo di azienda e dei prodotti che vende, le scorte sono relative a prodotti finiti, semilavorati e materie prime di lavorazione, ma in tutti i casi esistono gli stessi problemi di ottimizzazione. Come abbiamo visto, sotto la spinta della direzione (controllo dei costi) e dei clienti (disponibilità immediata o quasi dei prodotti) il gestore delle scorte di magazzino si trova sotto pressione per non avere sia rotture di stock, che overstock.

Spesso in molte aziende l’overstock riguarda prodotti a bassa rotazione, (che sono mediamente il 50% del valore di magazzino) con scarsa movimentazione e/o con facilità di obsolescenza.

Nonostante una continua attenzione del responsabile del magazzino e delle operations che lavorano sugli ordini fornitori, sulle scorte minime e sui lotti di riordino su basi previsionali, senza un software di Demand Planning che aiuti la previsione della domanda diventa veramente difficile ottimizzare le scorte, soprattutto in aziende con migliaia di SKU da gestire.

Come lavora un software di Demand Planning

Innanzitutto diciamo che un programma di questo tipo è veramente efficace per aziende che producono o vendono da stock e per aziende che producono e vendono in processo ripetitivo, che hanno cioè prodotti con serialità (parti di ricambio, piccoli elettrodomestici, food,etc…). Un prodotto di DP è molto meno performante ed efficiente per aziende che producono sempre nuovi prodotti che difficilmente possono essere accostati a prodotti simili fuori produzione (ad esempio nel settore fashion) a meno di verticalizzazioni specifiche (in alcuni ambiti sono addirittura preferiti prodotti di Production Planning).

Il programma inizia a recuperare i dati di vendita del periodo precedente (serie storiche di solito da 18 a 36 mesi) e propone in automatico un’ipotesi di vendita nel prossimo futuro. Le ipotesi saranno chiaramente più affidabili per periodi vicini alla data di simulazione, ma per prodotti particolari (automotive e spare parts) sono affidabili anche per per medi periodi.

Con molti sistemi la previsione può anche essere graficizzata per facilitarne la visione per gruppo o singolo SKU (vedi grafico 1). Molti prodotti software gestiscono in automatico stagionalità, step change, rotazione, deviazioni erratiche garantendo una previsione efficace.

Grafico 1

Variazioni da parte degli operatori

Ci sono però situazioni per cui le serie storiche non sono sufficienti: in questi casi interviene, per singolo SKU o per gruppo o categoria, un operatore che inserisce nuovi eventi e/o modifica la previsione fornita in automatico. Ad esempio, per le introduzioni e le progressive dismissioni di prodotti, nuovi mercati, canali e scenari di clienti, per promozioni o eventi a qualsiasi livello, per aumenti e diminuzioni sia a %, che in valore assoluto.

Le Note dei distributori e/o del responsabile vendite vengono registrate. Di solito, anche in aziende medio grandi, il lavoro per questi interventi è limitato a uno/due giorni al mese di un operatore e se richiesto, possono partecipare alle variazioni anche direttamente i responsabili di area o i venditori.

In questo modo viene effettuata una previsione della domanda sicura e il forecast viene così trasferito a un modulo di Inventory Planning che evidenzia, tra l’altro, la gestione delle scorte di magazzino giorno per giorno (grafico 2).

Grafico Modulo Inventory

Esempio di grafico di un modulo di Inventory Planning per la gestione delle scorte giornaliera

I valori temporali di scorta per singolo SKU

Siamo convinti che non tutti i prodotti richiedano gli stessi livelli di inventario, per cui un programma di Inventory Planning permette per ogni SKU di classificare la scorta temporalmente, di valutare e calcolare la quantità/frequenza ottimale dell’ordine definendo ogni mese (o ogni periodo a scelta) il lotto economico e il punto di riordino tenendo presente anche i vari lead-time da parte dei fornitori. 

Alcuni programmi prevedono anche delle tecniche “What if” sulle giacenze, ad esempio:

  • Quanto inventario serve per raggiungere un miglioramento dell’1% nel livello di servizio?

  • Quanto costerebbe?

  • Quanto mi farebbe risparmiare un miglioramento del 10% nell’accuratezza delle previsioni?

  • Quante scorte posso eliminare se il lead-time si riduce di 5 giorni?

Qualche programma di Previsione delle Domanda è integrato con l’ERP aziendale, ma è estremamente importante che, una volta fatte tutte le simulazioni, i dati congelati del prossimo futuro (settimana, mese, trimestre, ecc…) vengano inviati all’ERP aziendale sia per quanto riguarda le previsioni di vendita che le scorte di magazzino, comprensivi di giacenza giorno per giorno, punto di riordino e lotto economico ricalcolati.

Chi ci legge capisce a questo punto che programmi di questo genere danno la possibilità di evadere positivamente le richieste da parte della direzione e del mercato, esigenza che abbiamo visto all’inizio di questo articolo.

Da consulenti quali siamo, abbiamo visto molti dei nostri clienti ridurre in modo significativo il valore di magazzino (in qualche caso facendo promozioni su prodotti in obsolescenza), migliorando anche il livello di servizio.

Ai prossimi articoli per qualche case history…

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Sara Quadri

Come velocizzare la preparazione delle offerte ai clienti

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Quante volte capita che il cliente è davvero interessato ad acquistare il nostro prodotto e manca veramente poco per finalizzare la vendita, ma passano giorni e giorni prima che gli venga inviata l’offerta formale? Magari nel frattempo il cliente ha già valutato preventivi dei nostri concorrenti…

Non è un segreto che formulare e inviare velocemente un preventivo corretto al cliente, battendo sul tempo la concorrenza, aumenta la possibilità di concludere la vendita. Ma i dettagli a cui i venditori devono prestare attenzione sono molti e la preparazione dell’offerta può richiedere più tempo del previsto.

Offrire il giusto supporto all’area vendite

È anche vero che, molto spesso, l’area vendite è poco supportata dagli altri reparti e non è dotata di strumenti adeguati. Blocchi degli appunti, post-it, agende, strumenti di produttività quotidiana per registrare le informazioni e formulare le offerte (tra fogli di calcolo e di testo, chi riesce a ritrovare tutto?): l’intero processo di vendita viene gestito a mano, e ogni volta che serve recuperare delle informazioni si perde molto tempo e si origina disorganizzazione.

Con tutte le attività che un venditore deve svolgere ogni giorno, è davvero complicato stare dietro a tutte le trattative di vendita.

“solo 10,8 delle ore settimanali dei professionisti e manager che si occupano di Sales sono dedicate alla vendita (poco più del 22% del tempo lavorativo complessivo). La maggior parte del tempo viene impiegata per compiti amministrativi (23% del tempo) e gestione degli ordini (12%). Alla pianificazione ed ai servizi pre e post vendita vendono dedicate poche ore, solo il 10% del tempo complessivo delle attività di lavoro.” [GetMoreDone Research]

Inoltre la gestione non organizzata delle informazioni sui clienti e possibili tali, ne rallenta notevolmente la ricerca e la consultazione. “Dove ho registrato le informazioni sul cliente che ho incontrato settimana scorsa?”, “Devo essermi appuntato da qualche parte quella richiesta, ma non ricordo dove…”,…

Se queste possono essere le difficoltà nella “banale” ricerca delle informazioni, figuriamoci quanto tempo occorre per la formulazione delle offerte.
I tempi si allungano notevolmente se l’azienda vende prodotti composti da più variabili perché il processo di preventivazione richiederà il coinvolgimento e l’approvazione di più reparti.

Più il prodotto è configurabile, più sono le approvazioni da richiedere

Proviamo a ripensare ai passaggi che il venditore deve fare per ottenere un’offerta corretta per un prodotto o servizio ad alta configurabilità:

  1. consultare e verificare a catalogo i listini applicabili
  2. se il cliente mi chiede una personalizzazione, verificarne la fattibilità insieme al reparto tecnico e attendere una loro approvazione
  3. calcolare i costi interni
  4. decidere il prezzo da applicare al cliente
  5. infine, inviare l’offerta al cliente

…ma non è tutto. Il cliente richiede uno sconto, quindi è probabile che dovrai inviare la richiesta alla direzione commerciale per un’ulteriore autorizzazione.

Ecco, ora è possibile fornire al cliente quanto richiesto. Ma quanti giorni sono passati? E se i colleghi dell’area tecnica sono troppo impegnati per visionare la mia offerta? E se il file Excel che ho consultato per controllare i prezzi non è l’ultima versione aggiornata?

Tutti questi inconvenienti rallentano il processo di preventivazione e causano errori.

Come velocizzare la formulazione delle offerte, avere tutte le informazioni commerciali a portata di mano e garantire la fattibilità della richiesta in pochi passaggi, magari direttamente presso il cliente?

I vantaggi di una vendita guidata con un CPQ

Un software di configurazione d’offerta automatizza molti passaggi, riducendo drasticamente sia gli errori, sia il tempo di creazione dei preventivi. Con i seguenti vantaggi:

  • RISPOSTE IMMEDIATE AL CLIENTE: con tutte le informazioni su cataloghi, listini delle diverse linee di prodotto, scontistiche applicabili il venditore non dovrà più ricorrere al solo aiuto della memoria o a strumenti diversi per confermare velocemente la fattibilità della richiesta al cliente e supportarlo nel processo di acquisto.
  • RIDUZIONE DEGLI ERRORI E DELLE TEMPISTICHE NELLA GENERAZIONE DEI PREVENTIVI: il processo di configurazione è guidato attraverso una proposta di combinazioni possibili e valorizzazione automatica di ciascuna variabile, definite a priori in base alle regole produttive e commerciali dell’azienda. Questo elimina la necessità di dover richiedere e aspettare un’approvazione sulla validità del preventivo e sulla producibilità di quanto richiesto (anche su prodotti mai realizzati…).
  • RISPETTO DELLA MARGINALITÀ: grazie al calcolo automatico dei prezzo delle variabili coerentemente ai costi interni, il venditore ha la sicurezza di concludere la trattativa tutelando ila marginalità.
  • RECUPERO IMMEDIATO DI DOCUMENTI COMMERCIALI: tutte le offerte configurate vengono salvate in un archivio digitale così da essere disponibili per la creazione di un’offerta simile. Non dover ripartire da zero, è un grande vantaggio in termini di tempo!
  • RACCOLTA DEGLI ORDINI IN TEMPO REALE: se il cliente conferma l’offerta, viene inviata direttamente al gestionale aziendale, eliminando attività di trascrizione, inserimento e controllo una volta tornati in ufficio. Anche l’invio della distinta base alla Supply Chain è automatico, di modo da rendere immediato l’avvio in produzione.

Insomma, i vantaggi sono davvero tanti. Soprattutto per quelle aziende che hanno più sedi e una forza vendita multicanale: agenti, rivenditori, distributori,… Formulare offerte con un software CPQ rende uniforme il flusso di informazioni commerciali e l’intero processo di preventivazione che molto spesso viene effettuato da persone diverse, con ruoli differenti.

Noi di Axioma offriamo una soluzione di CPQ utilizzabile via web così da poter accedervi direttamente presso il cliente su tablet o su pc, disponibile anche in cloud e integrabile con i sistemi aziendali già in uso.